Introduction

Docebo est un réseau fermé et protégé, ce qui signifie que seuls les utilisateurs inscrits peuvent accéder à la plateforme. En tant que Superadmin, vous avez la possibilité de décider entre trois modalités d’inscription pour créer un nouvel utilisateur:

• L’utilisateur doit être créé et inscrit par le Superadmin.
• L’utilisateur peut s’inscrire via auto-inscription.
• L’utilisateur peut s’inscrire via auto-inscription modérée.

La première option, où les utilisateurs sont créés et inscrits par un Superadmin, est adaptée à ceux qui gèrent directement l’activité d’inscription de leurs plateformes. Les seconde et troisième options permettent à un utilisateur de s’inscrire et d’utiliser le réseau librement. Veuillez vous référer à cet article pour plus de détails sur les types d’inscription disponibles.

Ce manuel se concentre sur les utilisateurs qui sont créés et inscrits par le Superadmin.

Créer un Nouvel Utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur, connectez-vous votre plateforme en tant que Superadmin. Accédez au menu Admin en cliquant sur l’icône engrenage en haut à droite de l’écran. Dans la section E-Learning, sélectionnez l’item Utilisateurs. Sur la page principale des utilisateurs, cliquez sur le bouton plus en haut de l’écran, puis cliquez sur le bouton Nouvel Utilisateur.

Dans le panneau qui s’affiche sur la droite de l’écran, renseignez les champs de la première page, Informations Générales. Nous recommandons de remplir tous les champs, même si tous ne sont pas obligatoires. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque*. Quelques remarques sur les champs de cette section:

• Nom d’utilisateur. Doit être unique mais facilement identifiable pour vous et vos utilisateurs. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom d'utilisateur, prénom et nom sont validés selon les lignes directrices OWASP et traités pour empêcher l'insertion de code malveillant.
• Niveau. Sélectionnez le niveau de l’utilisateur dans le menu déroulant. Veuillez vous référer à cet article pour plus d’informations sur les niveaux d’utilisateurs.
• Email. Bien qu’insérer une adresse mail ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons fortement de le faire, afin de pouvoir envoyer des newsletters et autres notifications par mail (comme par exemple la notification pour Mot de passe oublié).
• Prénom et Nom. Bien qu’insérer le nom et le prénom ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons fortement de le faire, afin que d’autres espaces de votre plateforme comme les notifications et les certificats puissent afficher le nom complet de l’utilisateur. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom d'utilisateur, prénom et nom sont validés selon les lignes directrices OWASP et traités pour empêcher l'insertion de code malveillant.
• Statut de Validation de l'Email. Vous pouvez définir l’adresse email comme vérifiée ou non vérifiée dans le menu déroulant correspondant. Merci de vous rapporter à cet article afin d’en savoir plus sur cette option.
• Mot de Passe. Vous pouvez définir les options de mot de passe dans les Paramètres Avancés de la plateforme. Veuillez vous référer à cet article pour plus d’informations sur la politique de mots de passe. Merci de bien vouloir noter que si le nombre maximum de tentatives de connexion manquées est atteint, toute l’adresse IP de l’utilisateur est empêchée d’accéder au système pendant 10 minutes. Il n’y a aucun moyen de réinitialiser le compteur dans la partie Administrateur de la plateforme.
• Forcer les utilisateurs à changer leur mot de passe à la première connexion. Cette option force un utilisateur à changer son mot de passe lors de sa première connexion à la plateforme.
• Expiration. Définissez une date d'expiration pour désactiver l'utilisateur automatiquement  au moment où elle est atteinte. Cliquez sur l'icône calendrier, puis sélectionnez une date dans le calendrier afin de définir une date d’expiration. Pour retirer la date d’expiration d’un utilisateur, cliquer sur l'icône X à côté de ce champ. En savoir plus sur les utilisateurs dont le compte est expiré.
• Activer l’utilisateur à la fin du processus de création. En activant cette option, l’utilisateur sera créé dès que vous cliquerez sur le bouton Créer après avoir rempli toutes les pages du formulaire.
• Envoyez la notification 'Utilisateur créé (par l'administrateur)' au nouvel utilisateur. Cette option est active par défaut. Quand le nouvel utilisateur est créé, la notification Utilisateur créé (par l'administrateur) est envoyée à l’adresse mail que vous avez ajoutée à l’utilisateur. Plus d’informations sur cette option dans la section correspondante ci-dessous.
• Langue. Sélectionnez la langue de choix pour l’utilisateur. L’utilisateur sera en mesure de changer sa langue selon ses préférences depuis le Menu Principal, en cliquant sur l'icône en forme de stylo et en accédant à la section Préférences.
• Fuseau Horaire.  Sélectionner le fuseau horaire de l’utilisateur.

Cliquez sur Suivant pour continuer vers la deuxième page du panneau, où vous pourrez assigner l’utilisateur à des branches dans l’organigramme. Sélectionnez le dossier depuis l’arbre, ou bien recherchez une branche en utilisant la barre de recherche. A noter, si vous avez activé votre plateforme après le 21 octobre 2019, vous ne pouvez pas assigner le même utilisateur à plusieurs branches. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Next.

Sur la troisième page du panneau de droite, définissez les champs supplémentaires dont vous avez besoin. Une fois sélectionnés, cliquer sur Suivant de nouveau. Si l’utilisateur n’est pas un manager, vous pouvez cliquer sur Créez l'Utilisateur en bas du panneau afin d’achever le procédé de création. Cliquez sur Révision afin de passer en revue tous les détails que vous avez configurés, ou bien cliquez sur Précédent pour revenir en arrière et modifier des informations.

Une fois l’utilisateur créé, vous pouvez l’inscrire directement dans des cours, ou bien lui associer des licences d’abonnement. Notez que vous pourrez seulement associer à l’utilisateur des licences qui sont visibles à la branche à laquelle appartient l’utilisateur. Si vous créez un utilisateur qui est un manager, référez-vous à la section ci-dessous.

Gérer les Utilisateurs

La page Tous les Utilisateurs permet de gérer les utilisateurs de la plateforme. Identifiez l'utilisateur et cliquez sur le bouton ellipsis au bout de la ligne mentionnant l’utilisateur.

• Synthèse Personnelle de l'Utilisateur. Permet d'accéder au rapport Synthèse Personnelle de l'Utilisateur, filtré pour l'utilisateur sélectionnée. 
• Dissociez App d'Authentification. Si l'E-Signature est active dans la plateforme, utilisez cette option pour dissocier l'utilisateur de l'application d'authentification utilisée pour démontrer son identité.
• Fusionner les Utilisateurs. Cette option permet de fusionner le profil de l'utilisateur au profil d'un autre utilisateur.  Plus d'informations.
• Chaȋne. Utilisez cette option pour accéder rapidement à la chaîne personnelle de l'utilisateur.
• Réinitialiser Profils de Compétences. Si vous gérez les compétences des utilisateurs, cette option permet de réinitialiser les compétences associées au profil de l'utilisateur.
• Se connecter en tant que cet utilisateur / Se connecter en tant que ce Power User.
• Utilisez cette option pour accéder à la plateforme sous l'identité l'utilisateur ou du Power User, selon le niveau de l'utilisateur. Plus d'infos sur la manière de se connecter en tant qu'un autre utilisateur. 
• Jump to Power User Management. Quand la app Power Users est activée dans la plateforme, cette option permet d'accéder à la page principale du Power User
• Modifier. Dans le panneau de droite, modifiez les informations nécessaires et sélectionnez Mise à Jour.
• Supprimer. Cette action vous permet de supprimer un utilisateur. Il est possible de garder les données des utilisateurs supprimés de façon anonyme, en activant l’option Anonymize Deleted Users (Anonymisez les Utilisateurs Supprimés) dans la section Utilisateurs du menu de Configuration Avancées de la plateforme. Cette option est active par défaut pour les plateformes activées après le 2 septembre 2021.

L'utilisateur staff.support est crée par défaut et utilisé à des fins de support. Vous ne pouvez pas le supprimer ou le modifier.

Actions de Masse sur les Utilisateurs

En tant que Superadmin, vous pouvez réaliser une même action sur une sélection d’utilisateurs. Depuis la page principale Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez impliquer en cochant la case située à côté de leur nom d’utilisateur, puis cliquez sur Sélectionnez une action en bas à droite de la page. Merci de vous rapporter à l'article dédié de la Knowledge Base pour plus de détails sur les options de gestion des utilisateurs par des actions de masse.

Créer un Manager

Une fois que vous avez commencé à créer un nouvel utilisateur, vous pouvez le ou la désigner comme manager et lui assigner les membres d’une équipe. Afin de ce faire, quand vous créez ou modifiez un utilisateur, rendez-vous sur la page Membre de l'Équipe du panneau de droite.

Sur cette page, activez le bouton Cet utilisateur gère une équipe. Ensuite, dans les champs Manager et Rôle, taper le nom du manager et son rôle dans la zone réservée au texte. En-dessous, sélectionnez les membres de l’équipe du manager à partir de la liste d’utilisateurs. Utilisez, si besoin est, la barre de recherche pour trouver des utilisateurs spécifiques.

Vous pouvez aussi ajouter le rôle de l’utilisateur, manager direct ou manager fonctionnel. Rapportez-vous à cet article pour en savoir plus sur l’utilisation de la fonctionnalité Mon Équipe sur votre plate-forme.

Une fois terminé, cliquer sur Créez l'Utilisateur en bas du panneau pour finir le procédé de création. Cliquez sur Révision afin de passer en revue tous les détails que vous avez configuré, ou bien cliquez sur Précédent pour revenir en arrière et modifier des informations. Une fois l’utilisateur créé, vous pouvez l’inscrire directement dans des cours, ou bien lui associer des licences d’abonnement. Notez que vous pourrez seulement associer à l’utilisateur des licences qui sont visibles à la branche à laquelle appartient l’utilisateur.

Note: si vous changez le manager d’un utilisateur, toutes les évaluations programmées pour cet utilisateur seront effacées sauf si l’évaluation est déjà en cours. Merci d’attendre 24 heures avant de voir les effets d’un changement de manager.

Vous pourriez avoir besoin de donner des droits de manager à plus d’un utilisateur à la fois. Afin de le faire, sélectionnez les utilisateurs que vous voulez promouvoir depuis la page Utilisateurs, cliquez sur Sélectionnez une Action en bas à droite de la page, puis choisissez l’option Assigner des Droits de Manager. En conséquence, le bouton Cet utilisateur gère une équipe sera activé pour tous les utilisateurs sélectionnés. Une tâche d’arrière-plan sera démarrée si plus de 100 utilisateurs sont sélectionnés. Merci de noter que cette option n’est pas disponible si les utilisateurs sont sélectionnés en utilisant le bouton Tout Sélectionner.

ID Unique de l’Utilisateur (UUID)

Une fois un nouvel utilisateur créé, il lui sera attribué un ID Unique de l’Utilisateur ou UUID, qui n’est pas modifiable par l’utilisateur ou le Superadmin, et ne peut pas être utilisée comme identifiant de connexion.

Cette donnée sert d’identifiant technique pour les utilisateurs et peut être utilisée au travers des API et pour des buts de SSO (Ouverture de Session Unique). Pour voir les UUID de vos utilisateurs, accédez à la page Utilisateurs, cliquez sur l'icône Gestion des colonnes en haut de la liste des utilisateurs, puis cliquez sur l’item UUID pour ajouter la colonne correspondante au tableau.

Les UUID de chaque utilisateurs seront ensuite affichées dans une colonne du tableau présentant la liste des utilisateurs.

Envoyer une Notification aux Nouveaux Utilisateurs

Quand vous créez un nouvel utilisateur, vous pouvez lui envoyer un mail pour les informer de leur nouveau compte sur la plateforme. Cette option est active par défaut dans le panneau de droite pendant le procédé de création de l’utilisateur. Quand un nouvel utilisateur est créé, la notification Utilisateur créé (par l'administrateur) sera envoyée à l’adresse mail que vous avez ajoutée pour l’utilisateur. Merci de bien vouloir noter que cette notification doit déjà être configurée et activée en utilisant l’app Notifications si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité.

Si vous désactivez cette option, vous pouvez envoyer la notification plus tard en sélectionnant le(s) utilisateur(s) dans la liste des utilisateurs, puis en cliquant sur le bouton ellipsis en bas à droite de la même page, puis en cliquant sur Envoyer la notification d'activation. Vous pouvez aussi renvoyer un mail de notification en utilisant cette méthode dans le cas où un utilisateur a raté la notification automatique originale (voir exemple ci-dessous).