Introduction
En tant que Superadmin, une de vos responsabilités peut être de gérer les compétences de vos utilisateurs. Cela veut dire attribuer des compétences à vos utilisateurs et les maintenir à jour, comprendre leurs besoins de montée en compétence et trouver le contenu qui les aidera à atteindre leurs objectifs tout en les gardant motivés. Cette activité est chronophage quand vous devez gérer toute la plateforme et son contenu.
La Gestion des Compétences vous aide à automatiser certaines tâches qui constituent le processus continu de gestion des compétences en vous fournissant un catalogue préétabli de compétences et la possibilité de de créer vos propres compétences. Cela se fait également en impliquant les utilisateurs dans l’identification de leurs compétences et en faisant en sorte que les processus de la plateforme réunissent et sélectionnent le bon contenu pour les bons utilisateurs.
Cet article est un guide pour savoir comment gérer les compétences à travers Docebo Learn. Il est également possible de gérer les compétences en intégrant une plateforme externe de gestion des talents ou SIRH.
Cas d'Utilisation
Les chaînes basées sur l'IA peuvent répondre à différents scénarios.
Par exemple, vous souhaitez aider vos collaborateurs à améliorer leurs soft skills et compétences techniques liées au produit. Vous souhaitez avoir deux chaînes différentes, une appelée Soft Skills qui contient uniquement des cours pour toute l'entreprise et une appelée Compétences Produit, avec des contenus formels et informels, dédiée uniquement aux équipes Marketing et Vente. Par ailleurs, seul le département Marketing doit avoir accès au contenu externe, pour répondre à vos besoins (Docebo Discover)
Vous devez donc :
- Créer deux ensembles de compétences avec les compétences nécessaires : Soft Skills et Compétences Produit. L'ensemble de compétences Soft Skills sera rendu disponible à toute l'entreprise tandis que Compétences Produit ne sera disponible que pour l'équipe Marketing.
- Créer trois types de chaînes basées sur l'IA comme suit :
- Une première chaîne pour les Soft Skills, visible pour tous les employés. Configurez l'option Type de Contenu comme Contenu Formel pour inclure tous les cours. Dans la section Ensembles de Compétences, sélectionnez Soft Skills.
- Une deuxième chaîne pour les Compétences Produit, pour les équipes Marketing et Vente. Configurez l'option Type de Contenu comme Contenu Formel et Contenu Informel pour inclure les cours et les contributions. Dans la section Ensembles de Compétences, sélectionnez Compétences Produit.
- Une troisième chaîne que vous pouvez appeler 'Contenu provenant d'Internet'. Configurez le Type de Contenu comme Contenu Externe pour inclure le contenu externe provenant du web. Dans la section Ensembles de Compétences, sélectionnez Compétences Produit et rendez la chaîne visible pour l'équipe Marketing uniquement.
Veuillez noter que pour ce faire vous devez configurer l'ensemble de compétences Soft Skills avec une visibilité appliquée à l'ensemble de l'entreprise. La visibilité de l'ensemble de compétences Marketing, lui, doit être appliquée à l'équipe Marketing uniquement.
Activer la Gestion des Compétences dans Votre Plateforme
Une fois que la Gestion des Compétences est activée, vous verrez apparaître une fenêtre pop-up vous informant de la nouvelle fonctionnalité lors de votre connexion. Cliquez sur Pas Maintenant pour reporter la configuration à votre prochaine connexion ou fermez la fenêtre. Cliquez sur Configurer la Fonctionnalité pour commencer la configuration. Il n’y a aucune limite de temps pour commencer la configuration.
Lorsque vous cliquez sur Configurer la Fonctionnalité, vous serez redirigé vers Gestion des Compétences, sur la plateforme. Vous pouvez y accéder depuis le Menu Admin en cliquant sur Gestion des Compétences dans la section E-Learning.
Vous trouverez plus d'information sur la page Gestion des Compétences dans le chapitre dédié, dans cet article.
Gérer la Chaîne Mes Compétences
La fonctionnalité de gestion des compétences se base sur la chaîne Mes Compétences. Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous devez vous assurer que la chaîne est activée. Pour cela, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage située en haut à droite puis cliquez sur Chaînes dans la section E-Learning. Dans la liste des chaînes qui se trouvent sur cette page, vous trouverez la chaîne My Skills (Mes Compétences). Cochez la case dans la colonne Publié, pour faire passer la case en vert et activer la chaîne.
Après avoir coché la case, lisez le message affiché dans la fenêtre pop-up et cliquez sur Activer. Une fois cette chaîne activée, tous les utilisateurs qui y ont accès sont invités à renseigner leurs compétences à leur prochaine connexion comme décrit dans l'article My Skills.
Lorsque la chaîne My Skills est activée depuis l'espace de gestion des Chaînes, une nouvelle chaîne est disponible pour les apprenants (dans la mesure où vous leur y donnez accès). Cette chaîne est accessible depuis la page Toutes les Chaînes ou depuis la page intégrées My Skills. En savoir plus sur comment gérer la page My Skills ainsi que les autres pages de la plateforme.
Lorsque vous configurez la chaîne My Skills (Mes Compétences), en plus des options générales de gestion des chaînes, vous devez configurer le mode de remplissage du contenu de la chaîne. Pour cela, passez à la section Réglages Contenus et sélectionnez les types de contenu que vous souhaitez que la plateforme collecte et affiche dans la chaîne Mes Compétences. Sélectionnez une ou plusieurs des options disponibles :
Contenu Formel
La chaîne va collecter et afficher des cours formels selon les compétences sélectionnées par chaque utilisateur. Vous pouvez affecter des compétences aux cours depuis la zone Gestion des Cours. Sélectionnez le cours, puis allez dans les onglets Propriétés Avancées et Compétences. Plus d’informations dans le chapitre de cet article Affecter des Compétences aux Cours.
Contenu Informel
La chaîne va collecter et afficher les contributions disponibles dans la plateforme selon les compétences sélectionnées par chaque utilisateur. Ce type de contenu n’est disponible que lorsque Discover, Coach & Share est activé dans la plateforme. Plus d’informations dans le chapitre de cet article Affecter des Compétences aux Contributions.
Le contenu informel externe de la chaîne Mes compétences (Docebo Discover) sera sélectionné uniquement en fonction des compétences Docebo, et non des compétences personnalisées que vous avez créées. Voir les compétences personnalisées et les compétences Docebo dans les chapitres suivants.
Contenu Externe
La chaîne va collecter et afficher du contenu provenant de sources web externes, filtrés de sorte à exclure le contenu inapproprié. Vous pouvez gérer les sources utilisées pour collecter ce type de contenu :
- En définissant une liste de sources non-souhaitées (liste de blocage) qui seront exclues de la sélection de contenus ou
- En construisant une liste de sources approuvées (liste d’autorisation) que la plateforme utilise pour sélectionner du contenu, limitant ainsi la recherche à cette liste de sources uniquement.
L’option par défaut est Ne Pas Gérer les Sources ce qui veut dire que la sélection du contenu se base uniquement sur les filtres de la plateforme. Selon vos besoins, sélectionnez des Sources sur la Liste de Blocage pour définir une liste de sources que vous ne souhaitez pas que la plateforme inclue dans sa sélection ou choisissez des Sources sur la Liste d'Autorisation pour limiter la recherche de contenu aux sources identifiées. A noter, indépendamment de l’option choisie, la fonction de filtrage pour éviter les contenus inappropriés est toujours active.
Entrez les sources dans les zones dédiées, leur format n’a pas besoin d’inclure les préfixes (http://, https://, www) et les sous-domaines.
Attention : vous ne pouvez insérer que les sources incluses dans l’ensemble des domaines à partir desquels Docebo Discover sélectionne du contenu (les champs Sources Placées sur la Liste de Blocage ou Sources Placées sur la Liste d’Autorisation ne fonctionnent PAS avec tous les sites web mais uniquement avec ceux qui se trouvent dans la liste des domaines).
Après avoir tapé la troisième lettre du nom du domaine, la fonction auto-complete vous proposera tous les domaines inclus dans le groupe de sources utilisés dans la chaîne Mes Compétences et qui correspondent au texte inséré.
Page Gestion des Compétences
Dans la page Gestion des Compétences, vous trouverez deux onglets : Ensemble de Compétences et Catalogue de la Plateforme.
La page Gestion des Compétences liste les ensembles de compétences disponibles dans votre plateforme. Vous pouvez personnaliser le style du tableau afin de n’afficher que les colonnes qui sont pertinentes pour vous. Pour cela, cliquez sur l’icône Gestion des Colonnes en haut du tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher. Vous pouvez déplacer les colonnes dans la liste en les faisant glisser afin de les classer selon vos besoins.
Vous pouvez filtrer le contenu en cliquant l’icône filtre en haut du tableau pour afficher la liste entière des filtres et procéder à votre sélection. Les filtres s'appliquent en temps réel. De plus, vous pouvez utiliser la zone de texte pour rechercher des ensembles de compétences et trier les colonnes en cliquant sur leur entête. Toutes les colonnes ne peuvent pas être triées.
L'onglet Catalogue de la plateforme répertorie toutes les compétences que vous avez choisi d'avoir sur votre plateforme. Vous pouvez personnaliser la disposition du tableau afin de n'afficher que les colonnes qui vous concernent. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Gestion des colonnes en haut du tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez inclure dans la vue du tableau. Vous pouvez faire glisser et déposer les colonnes dans la liste pour les trier selon vos besoins.
Vous pouvez filtrer le contenu en cliquant sur l'icône de filtre en haut du tableau pour voir la liste complète des filtres et opérer votre sélection. Les filtres sont appliqués en temps réel. De plus, vous pouvez utiliser la zone de recherche en texte libre pour rechercher des compétences et trier les colonnes en cliquant sur l'en-tête de la colonne.
Les compétences listées dans le Catalogue de la Plateforme peuvent être créées à partir de zéro (Compétences Personnalisées) ou sélectionnées dans le Catalogue de Compétences Docebo. Le catalogue Compétences Docebo est un catalogue complet de compétences, réparties en catégories, couvrant la plupart des métiers utilisateurs disponibles dans les grandes industries.
Par défaut, le catalogue complet des compétences Docebo est disponible sous la forme d'un ensemble de compétences appelé Toutes les Compétences dans l'onglet Ensembles de Compétences.
Créer et Gérer des Compétences
Vous pouvez remplir votre Catalogue de Compétences en créant de nouvelles compétences ou en ajoutant des compétences depuis le catalogue Compétences Docebo.
Pour créer ou ajouter une compétence, sélectionnez le bouton Plus dans le coin supérieur droit de la page Gestion des compétences, puis appuyez sur Créer une Nouvelle Compétence. Dans le panneau de droite qui s'ouvre, dans la section Type de compétence, vous pouvez choisir de créer une compétence personnalisée ou d'en choisir une parmi les Compétences Docebo.
Si vous choisissez de créer une nouvelle compétence, il vous sera demandé d'entrer un nom et une description. Si vous choisissez d'ajouter une compétence au contenu du catalogue Compétences Docebo, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs compétences dans ce catalogue et les filtrer par catégorie et/ou métier.
Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton Confirmer en bas de la page.
Félicitations, votre compétence a été créée avec succès ! Une fois la compétence créée, elle sera visible dans le catalogue de la plateforme.
Pour modifier, attribuer ou supprimer une compétence, recherchez la compétence que vous souhaitez modifier, attribuer ou supprimer et cliquez l’icône ellipsis au bout de la ligne concernant la compétence et sélectionnez l'option correspondante.
Vous pouvez attribuer ou supprimer plusieurs compétences en même temps en les sélectionnant en cochant les cases à côté de leur nom, puis en cliquant sur Choisir une action dans le coin inférieur droit de la page et en sélectionnant le bouton Supprimer.
Remarque : si vous supprimez une compétence du catalogue de la plateforme, elle sera supprimée de tout le contenu et également dans le profil des utilisateurs auxquels elle est attribuée. Par conséquent, les utilisateurs qui avaient sélectionné cette compétence perdront tout le contenu qui s'y rapporte.
Créer et Gérer les Ensembles de Compétences
L'onglet Ensembles de Compétences répertorie tous les ensembles de compétences déjà configurés dans votre plateforme.
L'ensemblesensemble Toutes les Compétences est disponible par défaut dans la plateforme et rassemble toutes les compétences disponibles dans le Catalogue Docebo. Vous ne pouvez pas en modifier le contenu mais vous pouvez en gérer les détails et la visibilité comme décrit plus loin dans ce chapitre. De la même manière, vous pouvez avoir plus d’un ensemble de compétences disponible dans votre plateforme selon votre secteur d’activités. Vous pouvez gérer ces groupes comme tous les autres groupes de compétences que vous créez manuellement.
Pour créer un nouvel ensemble de compétences, cliquez sur le bouton Plus en haut à droite et sur Créer un Nouvel Ensemble de Compétences. Dans le panneau de droite, entrez le nom de votre ensemble et cliquez sur Créer et Modifier pour accéder à la zone de configuration.
La zone de configuration de l'ensemble est divisée en deux onglets: Propriétés et Compétences.
L’onglet Propriétés est divisé en deux sections : Général et Visibilité. L’onglet Général sert à gérer le nom et la description de l'ensemble. Le champ Attribution des Compétences n’est pas modifiable et est toujours défini sur Sélection des Compétences quand un ensemble de compétences est créé manuellement.
La section Agrégateur Chaînes affiche la chaîne depuis laquelle la plateforme charge en continu le contenu nécessaire à la montée en compétences de vos utilisateurs.
Ici, vous pouvez attribuer des chaînes basées sur l'IA aux ensembles de compétences sélectionnés : pour cela, cliquez sur le bouton Attribuer les Chaînes Basées sur l’IA, choisissez les chaînes que vous souhaitez attribuer et cliquez sur Assigner.
Veuillez noter qu'il est également possible d'attribuer différents ensembles de compétences à une chaîne basée sur l'IA depuis la page de Gestion des Chaînes lors de la création ou de la modification d'une chaîne.
Accédez à l’onglet Visibilité pour définir si le ensemble de compétences doit être disponible pour tous les utilisateurs inclus dans tous les ensembles et les branches ou pour des utilisateurs de certains groupes et/ou certaines branches. Vous ne pouvez pas affecter un ensemble de compétences à un utilisateur unique.
Seuls les utilisateurs inclus dans des groupes ou des branches peuvent bénéficier de cette fonctionnalité.
La section Compétences répertorie toutes les compétences associées au ensemble. A partir de là, vous pouvez ajouter des compétences à l'ensemble ou les retirer. Pour ajouter des compétences à l'ensemble en les sélectionnant à partir du Catalogue de Compétences, cliquez sur Ajouter des Compétences issues du Catalogue de la Plateforme, en haut à droite. Vous pouvez rechercher des compétences spécifiques. Sélectionnez les compétences que vous souhaitez ajouter à l'ensemble en cochant les cases situées à côté des noms des compétences et cliquez sur Confirmer pour finaliser l’opération.
Vous pouvez également créer une nouvelle compétence à associer à l'ensemble ou en choisir une parmi les Compétences Docebo. Pour ce faire, après avoir cliqué sur l'icône Plus, sélectionnez Créer une Nouvelle Compétence. Veuillez consulter le chapitre précédent pour en savoir plus sur la création de nouvelles compétences.
Les compétences ajoutées dans un ensemble sont répertoriées dans l’onglet Compétences. Pour retirer une compétence d’un ensemble, cliquez l’icône de dossier interdit au bout de la ligne. Quand vous retirez une compétence d’un ensemble de compétences, les utilisateurs auxquels cette compétence est attribuée perdront tout le contenu relatif à cette compétence.
Vous pouvez retirer plusieurs compétences de l'ensemble de compétences en même temps. Pour cela, sélectionnez plusieurs compétences en cochant la case à côté de leur nom puis cliquez sur Choisir une Action en bas à droite de la page et Désassigner de l'Ensemble de Compétences.
Remarque : Si vous retirer une compétence d'un ensemble de compétences, les utilisateurs la verront toujours associée à leur profil.
Les compteurs Utilisateurs et Contenu affichent respectivement le nombre d'utilisateurs qui se sont attribués la compétence et nombre d’éléments de contenu (cours formels et contributions) affectés à la compétence.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour confirmer tous les changements apportés à l'ensemble de compétences. Quand un ensemble de compétences est créé, il est répertorié dans la page de Gestion des Compétences sous le statut Non-Publié, ce qui veut dire qu’il n’est pas disponible pour les utilisateurs. N’oubliez pas de passer le statut en Publié dans la barre de publication afin de le rendre disponible dans votre plateforme.
Vous pouvez modifier ou supprimer un ensemble de compétences à tout moment en cliquant sur l’icône ellipsis au bout de la ligne et en sélectionnant l’option correspondante.
Supprimer un Ensemble de Compétences
Pour supprimer un ensemble de compétences, accédez à la page Gestion des Compétences puis cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne pour sélectionner l’option correspondante.
Lorsque vous supprimez un ensemble de compétences, les utilisateurs qui se sont attribué des compétences incluses dans cet ensemble se voient retirer les dites compétences, ainsi que le contenu lié à ces compétences dans la page de la chaîne Mes Compétences.
Associer des Compétences aux Cours et Contributions
En tant que SuperAdmin, vous pouvez décider si les utilisateurs et les Power Users peuvent voir toutes les compétences listées dans votre Catalogue de Plateforme, lors de l'ajout de compétences aux cours et contributions.
Dans le Menu Admin de la plateforme, cliquez sur Paramètres avancés dans la section E-learning, puis accédez à l'onglet Gestion des Compétences. Sélectionnez l'option Activer la visibilité complète du catalogue pour les utilisateurs et les Power Users.
Si l'option n'est pas cochée, lors de l'attribution de compétences aux cours et aux contributions, les utilisateurs et Power Users ne verront que les compétences rendues visibles pour leurs profils.
Ajouter des Compétences Aux Cours
Afin d'ajouter des compétences à un cours, allez dans la section Gestion des Cours du Menu Admin, identifiez le cours dans la page Gestion des Cours et cliquez sur sa description pour l'éditer. Accédez à l'onglet Propriétés, à l'onglet vertical Détails, à la section Compétences Attribuées.
À partir de là, vous pouvez soit ajouter manuellement des compétences au cours, soit importer les compétences attribuées à un autre cours de la plateforme. Vous pouvez associer jusqu'à 50 compétences par cours.
- Ajouter des compétences manuellement. Pour ajouter des compétences manuellement, cliquez sur Attribuer des Compétences, puis sélectionnez les compétences pertinentes dans le panneau de droite. Utilisez les filtres du panneau pour explorer les compétences en fonction de vos besoins. Cliquez sur Confirmer pour terminer votre action.
- Importer des compétences d'un autre cours. Cliquez sur Importer depuis le cours et sélectionnez le cours à partir duquel vous souhaitez importer des compétences, dans le panneau de droite qui s'ouvrira. Cliquez sur Confirmer pour continuer.
Remarque : si votre Catalogue de Plateforme est vide, lors de l'ajout manuel de compétences, vous pouvez les sélectionner directement dans le catalogue Compétences Docebo. Si le Catalogue de la Plateforme est rempli, le filtre Afficher Uniquement les Compétences du Catalogue de la Plateforme sera automatiquement coché, de sorte que vous ne verrez que les compétences que vous avez ajoutées à votre catalogue.
A Noter : Les Power Users peuvent uniquement attribuer des compétences aux cours qu'ils gèrent.
Ajouter des Compétences aux Contributions
Pour ajouter des compétences développées en consultant une contribution, après l’avoir mise en ligne via la fonctionnalité Partager Contenu, cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la zone de la contribution dans la page Partager Contenu et cliquez sur Modifier Contribution.
Passez à la partie Compétences et entrez le nom des compétences que vous souhaitez attribuer à la contribution. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 compétences par contribution et 15 compétences par cours. Veuillez noter que si vous tapez un synonyme de la compétence principale, la compétence principale sera suggérée.
De plus, l'Intelligence Artificielle analyse le contenu de formation, identifie les expressions clés et crée automatiquement des balises pour vos compétences, cela veut dire que vos compétences peuvent être entrées manuellement ou peuvent être calculées automatiquement par l'Intelligence Artificielle et ensuite choisies. Cela facilite l'ajout de compétences à votre contenu.
Auto-Attribution des Compétences par les Utilisateurs
Une fois qu’un ensemble de compétences a été créé et associé à un groupe ou une branche d'utilisateurs, les utilisateurs peuvent sélectionner leurs compétences et s’auto-évaluer. En savoir plus.
Réinitialiser les Compétences de Vos Utilisateurs
Si vous avez attribué des compétences incorrectes à un ou plusieurs utilisateurs, vous pouvez réinitialiser leurs compétences depuis la page Gestion des Utilisateurs. Identifiez le profil qui vous intéresse, cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne et sélectionnez l'option Réinitialiser Profil de Compétences. Une fenêtre pop-up affiche le nom de l'utilisateur et un récapitulatif des compétences qu'il/elle a sélectionnées. Cliquez sur Réinitialiser pour confirmer votre action.
Vous pouvez exécuter la même action pour plusieurs utilisateurs en les sélectionnant en cochant la case à côté de leur nom et en cliquant sur Choisir une Option dans le coin inférieur droit du tableau. Sélectionnez ensuite Réinitialiser Profil de Compétences. Cliquez sur Réinitialiser pour finaliser votre action.
Note: si les utilisateurs que vous avez sélectionnés n'avaient pas précédemment sélectionné de compétences ou de métier, vous ne pouvez pas réinitialiser leurs compétences.