Introduction
En tant que Superadmin, une de vos responsabilités est peut-être de gérer les compétences de vos utilisateurs. Cela veut dire attribuer des compétences à vos utilisateurs et les maintenir à jour, comprendre leurs besoins de montée en compétence et trouver le contenu qui les aidera à atteindre leurs objectifs tout en les gardant motivés. Cette activité est chronophage quand vous devez gérer toute la plateforme et son contenu.
L’objectif de Docebo Skills est de vous aider à automatiser certaines tâches qui constituent le processus continu de gestion des compétences en vous fournissant un catalogue préétabli de compétences, en impliquant les utilisateurs dans l’identification de leurs compétences et en faisant en sorte que les processus de la plateforme réunissent et sélectionnent le bon contenu pour les bons utilisateurs.
Activer la Gestion des Compétences dans Votre Plateforme
Une fois que Docebo Skills est activé, vous verrez apparaître une fenêtre pop-up vous informant de la nouvelle fonctionnalité lors de votre connexion. Cliquez sur Pas Maintenant pour reporter la configuration à votre prochaine connexion ou fermez la fenêtre. Cliquez sur Configurer la Fonctionnalité pour commencer la configuration. Il n’y a aucune limite de temps pour commencer la configuration.
Lorsque vous cliquez sur Configurer la Fonctionnalité, vous serez redirigé vers la zone de Gestion des Compétences sur la plateforme. Vous pouvez accéder à cette zone depuis le Menu Admin en cliquant sur Gestion des Compétences dans la section E-Learning.
La page Gestion des Compétences liste les groupes de compétences disponibles dans votre plateforme. Vous pouvez personnaliser l’aspect du tableau afin de n’afficher que les colonnes qui sont pertinentes pour vous. Pour cela, cliquez sur l’icône Gestion des Colonnes en haut du tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher. Utilisez l’icône en croix pour déplacer les colonnes dans la liste afin de les classer selon vos besoins.
Vous pouvez filtrer le contenu en cliquant l’icône filtre en haut du tableau. La liste complète des filtres s'affiche vous permettant de faire votre sélection. Les filtres sont appliqués en temps réel. De plus, vous pouvez utiliser la zone de texte pour rechercher des groupes de compétences et trier les colonnes en cliquant sur leur entête. A noter, toutes les colonnes ne peuvent pas être triées.
Gérer la Chaîne Mes Compétences
La fonctionnalité de gestion des compétences se base sur la chaîne Mes Compétences (My Skills). Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous devez vous assurer que la chaîne est activée. Pour cela, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage située en haut à droite puis cliquez sur Chaînes dans la section E-Learning. Dans la liste des chaînes qui se trouvent sur cette page, vous trouverez la chaîne Mes Compétences. Assurez-vous que le check dans la partie Publié est vert.
Lorsque vous configurez la chaîne Mes Compétences, en plus des options générales de gestion des chaînes , vous devez configurer le mode de remplissage du contenu de la chaîne. Pour cela, passez à la section Réglages Contenus et sélectionnez les types de contenu que vous souhaitez que la plateforme collecte et affiche dans la chaîne Mes Compétences. Sélectionnez une ou plusieurs des options disponibles:
Contenu Formel
Cette chaîne collecte et affiche des cours formels selon les compétences sélectionnées par chaque utilisateur. Vous pouvez affecter des compétences aux cours depuis la zone Gestion des Cours. Sélectionnez le cours, puis allez dans les onglets Propriétés Avancées et Compétences. Plus d’informations dans le chapitre de cet article Affecter des Compétences aux Cours.
Contenu Informel
Cette chaîne collecte et affiche les contributions disponibles dans la plateforme selon les compétences sélectionnées par chaque utilisateur. Ce type de contenu n’est disponible que lorsque Discover, Coach & Share est activé dans la plateforme. Plus d’informations dans le chapitre de cet article Affecter des Compétences aux Contributions.
Contenu Externe
La chaîne collecte et affiche du contenu provenant de sources web externes, filtrés de sorte à exclure le contenu inapproprié. Vous pouvez gérer les sources utilisées pour collecter ce type de contenu:
- En définissant une liste de sources non-souhaitées (liste de blocage) qui seront exclues de la sélection de contenus ou
- En construisant une liste de sources approuvées (liste d’autorisation) que la plateforme utilise pour sélectionner du contenu, limitant ainsi la recherche à cette liste de sources uniquement.
L’option par défaut est Ne Pas Gérer les Sources ce qui veut dire que la sélection du contenu se base uniquement sur les filtres de la plateforme. Selon vos besoins, sélectionnez des Sources sur la Liste de Blocage pour définir une liste de sources que vous ne souhaitez pas que la plateforme inclue dans sa sélection ou choisissez des Sources sur la Liste d'Autorisation pour limiter la recherche de contenu aux sources identifiées. A noter, indépendamment de l’option choisie, la fonction de filtrage pour éviter les contenus inappropriés est toujours active.
Entrez les sources dans les zones dédiées, leur format n’a pas besoin d’inclure les préfixes (http://, https://, www) et les sous-domaines.
Attention : vous ne pouvez insérer que les sources incluses dans l’ensemble des domaines à partir desquels Docebo Discover sélectionne du contenu. (les champs Sources Placées sur la Liste de Blocage ou Sources Placées sur la Liste d’Autorisation ne fonctionnent PAS avec tous les sites web mais uniquement avec ceux qui se trouvent dans la liste des domaines).
Après avoir tapé la troisième lettre du nom du domaine, la fonction auto-complete vous proposera tous les domaines inclus dans le groupe de sources utilisés dans la chaîne Mes Compétences et qui correspondent au texte inséré.
Catalogue des Compétences
La fonctionnalité de gestion des compétences intègre un catalogue complet de compétences, divisées en catégories, qui couvrent la plupart des fonctions occupées par les utilisateurs dans les principaux secteurs d’activité.
Vous ne pouvez pas modifier les compétences disponibles dans le catalogue ou en ajouter de nouvelles mais vous pouvez les combiner pour composer des groupes de compétences selon les besoins de votre entreprise et les rendre disponibles aux utilisateurs pour leur auto-évaluation.
Par exemple, vous pouvez créer des groupes de compétences correspondant aux descriptions des postes de votre entreprise et les affecter aux utilisateurs à des fins d’auto-évaluation selon leur fonction.
Par défaut, le catalogue de compétences complet est disponible sous la forme d’un set de compétences appelé Toutes les Compétences dans la zone de Gestion des Compétences de la plateforme.
Créer et Gérer les Groupes de Compétences
Pour créer et gérer les groupes de compétences dans la plateforme, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage en haut à droite de la page et cliquez sur Gestion des Compétences dans la section E-Learning. Cette page répertorie tous les groupes de compétences déjà configurés dans la plateforme.
Le groupe Toutes les Compétences est disponible par défaut dans la plateforme et rassemble toutes les compétences disponibles dans le catalogue des compétences. Vous ne pouvez pas en modifier le contenu mais vous pouvez en gérer les détails et la visibilité comme décrit plus loin dans ce chapitre. De la même manière, vous pouvez avoir plus d’un groupe de compétences disponibles dans votre plateforme selon votre secteur d’activités. Vous pouvez gérer ces groupes comme tous les autres groupes de compétences que vous créez manuellement.
Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur Nouveau Groupe de Compétences en haut à droite. Dans le panneau de droite, entrez le nom du groupe et cliquez sur Créer et Modifier pour accéder à la zone de configuration.
La zone de configuration du groupe est divisée en deux onglets: Propriétés et Compétences Attribuées.
L’onglet Propriétés est divisé en deux sections: Général et Visibilité. L’onglet Général sert à gérer le nom et la description du groupe. Le champ Attribution des Compétences n’est pas modifiable et est toujours défini sur Choix Restreint quand un groupe de compétences est créé manuellement.
L'espace Chaîne Agrégateur affiche la chaîne sur laquelle la plateforme charge en permanence le contenu nécessaire à la montée en compétences de vos utilisateurs. Accédez à l’onglet Visibilité pour définir si le groupe de compétences doit être disponible pour tous les utilisateurs (dans tous les groupes et les branches) ou pour des utilisateurs de certains groupes et/ou certaines branches. Vous ne pouvez pas affecter un groupe de compétences à un utilisateur unique. Seuls les utilisateurs inclus dans des groupes ou des branches peuvent bénéficier de cette fonctionnalité.
L'espace Compétences Attribuées répertorie toutes les compétences associées au groupe. A partir de là, vous pouvez associer des compétences au groupe ou les dissocier. Pour ajouter des compétences au groupe en les sélectionnant à partir du Catalogue de Compétences, cliquez sur Ajouter Compétences depuis l’icône Catalogue en haut à droite puis sélectionnez les compétences en les parcourant en fonction des catégories disponibles et des descriptions de poste. Sélectionnez les compétences que vous souhaitez ajouter au groupe en cochant la case à côté du nom de la compétence puis cliquez sur Ajoutez Compétences pour finaliser l’opération.
Les compétences associées à un groupe sont répertoriées dans l’onglet Compétences Attribuées. Pour dissocier une compétence d’un groupe, cliquez l’icône ellipsis au bout de la ligne et sélectionnez Désassigner du Groupe de Compétences. Quand vous dissociez une compétence d’un groupe de compétences, les utilisateurs qui se sont affectés cette compétence perdront tout le contenu relatif à cette compétence. Vous pouvez dissocier plusieurs compétences en même temps. Pour cela, sélectionnez plusieurs compétences en cochant la case à côté de leur nom puis cliquez sur Choisir une Action en bas à droite de la page et Désassigner du Groupe de Compétences.
Les compteurs Utilisateurs Attribués et Contenu Attribué affichent respectivement le nombre d'utilisateurs qui se sont attribués la compétence et nombre d’éléments de contenu (cours formels et contributions) affectés à la compétence.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour confirmer tous les changements apportés au groupe de compétences. Quand un groupe de compétences est créé, il est répertorié dans la page de Gestion des Compétences sous le statut Non-Publié, ce qui veut dire qu’il n’est pas disponible pour les utilisateurs. N’oubliez pas de passer le statut en Publié dans la barre de publication afin de le rendre disponible dans votre plateforme.
Vous pouvez modifier ou supprimer un groupe de compétences à tout moment en cliquant sur l’icône ellipsis au bout de la ligne et en sélectionnant l’option correspondante.
Supprimer un Groupe de Compétences
Pour supprimer un groupe de compétences, accédez à la Page Gestion des Compétences puis cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne pour sélectionner l’option correspondante.
Quand vous supprimez un groupe de compétences, les utilisateurs qui ont choisi la compétence incluse dans ce groupe perdent l’association avec cette compétence et donc tout le contenu relatif à cette compétence qui se trouve dans la page Mes Compétences.
A noter : Lorsque vous supprimez une compétence d'un groupe de compétences, les utilisateurs qui ont sélectionné cette compétence dans leur profil conservent cette association.
Affecter des Compétences aux Contributions
Pour affecter des compétences à une contribution, après l’avoir chargée avec la fonctionnalité Partager Contenu, cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la zone de la contribution dans la page Partager Contenu et cliquez sur Modifier Contribution.
Passez à la partie Compétences et entrez le nom des compétences que vous souhaitez attribuer. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 compétences par contribution. Veuillez noter que si vous tapez un synonyme de la compétence principale, la compétence principale sera suggérée.
De plus, l'Intelligence Artificielle analyse le contenu de formation, identifie les expressions clés et crée automatiquement des balises pour vos compétences, cela veut dire que vos compétences peuvent être entrées manuellement ou peuvent être calculées automatiquement par l'Intelligence Artificielle et ensuite choisies. Cela facilite l'ajout de compétences à votre contenu.
Auto-Attribution des Compétences par les Utilisateurs
Une fois qu’un groupe de compétences a été créé et associé à un groupe ou une branche d'utilisateurs, les utilisateurs peuvent sélectionner leurs compétences et s’auto-évaluer. En savoir plus.
Redéfinir les Compétences de Vos Utilisateurs
Si vous avez attribué des compétences incorrectes à un ou plusieurs utilisateurs, vous pouvez redéfinir leurs compétences depuis le Menu Utilisateur. Identifiez le profil qui vous intéresse, cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne et sélectionnez l'option Redéfinir le Profil des Compétences. Une fenêtre pop-up affiche le nom de l'utilisateur et un récapitulatif des compétences qu'il/elle a sélectionnées. Cliquez sur Redéfinir pour confirmer votre action.
Vous pouvez exécuter la même action pour plusieurs utilisateurs en les sélectionnant en cochant la case à côté de leur nom et en cliquant sur Choisir une Option dans le coin inférieur droit du tableau. Sélectionnez ensuite Redéfinir le Profil des Compétences. Cliquez sur Redéfinir pour finaliser votre action.
Note: si les utilisateurs que vous avez sélectionnés n'avaient pas précédemment sélectionné de compétences ou de métier, vous ne pouvez pas redéfinir leurs compétences.