Introduction

Votre plateforme vous permet d'organiser les utilisateurs en dossiers et sous-dossiers (aussi appelées branches et sous-branches), ce qui veut dire que vous pouvez structurer vos apprenants de façon similaire à votre organigramme. Les noms des branches peuvent être modifiés dans la plateforme à tout moment, et des sous-branches peuvent être créées en sélectionnant une nouvelle branche et en insérant un dossier dans cette branche. De plus, des dossiers individuels peuvent être glissés dans vos branches afin que vous puissiez les classer comme souhaité. 

Créer une Branche dans votre Organigramme

Afin de créer un organigramme, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Puis, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page. Dans le Menu Admin, cliquez sur Utilisateurs dans la section E-Learning. 

Sur la page principale Tous les Utilisateurs, vous pouvez organiser vos utilisateurs dans différents dossiers selon un ordre unique ou selon la structure de votre entreprise. Chaque utilisateur que vous créez est placé dans une branche. Ceci est essentiel à l’organisation et à la création des différents dossiers par bureau, agence, division, unité, pays, etc. Les utilisateurs nouvellement créés seront toujours placés dans votre dossier racine sauf si vous précisez une branche ou une sous-branche spécifique dans laquelle les placer pendant la phase de création. 

Pour ajouter une nouvelle branche (dossier), cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur Ajouter Branche. Dans le panneau de droite, entrez le nom de la branche et un code de branche. Veuillez noter que si le dossier a été défini dans une langue qui n’est pas la langue par défaut de la plateforme, le nom du dossier est toujours affiché dans la langue par défaut de la plateforme. Le code que vous attribuez sera le même pour toutes les langues. Le code est une valeur alphanumérique différente de zéro et n’est pas un champ obligatoire. Attention : si vous n’attribuez pas de code à une branche, celle-ci ne sera pas visible dans le formulaire d’inscription de la plateforme et il ne sera donc pas possible de la sélectionner.

Dans la section Destination du panneau, choisissez où vous souhaitez placer le dossier. Si vous souhaitez que le nouveau dossier soit un dossier dans le dossier racine, sélectionnez le dossier racine (le dossier en haut de la liste). Sinon, si vous souhaitez que le nouveau dossier soit un sous-dossier (sous-branche), sélectionnez le dossier de la liste dans lequel vous souhaitez placer cette nouvelle sous-branche. Une fois terminé, cliquez sur Confirmer. 

Gérer un Dossier ou une Branche 

Pour gérer une branche, cliquez sur l’icône dossier dans le coin supérieur gauche de la page Tous les Utilisateurs. Le panneau de gauche affichera votre organigramme. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut du panneau pour rechercher une branche ou une sous-branche spécifique. Pour gérer une branche, survolez le nom de la branche dans le panneau avec votre souris puis cliquez sur l’icône ellipsis qui apparaît. Vous pouvez alors déplacer la branche, modifier le nom et le code de la branche ou la supprimer.  

Si une branche est associée à une Condition basée sur la Branche régissant le remplissage des groupes automatiques, vous ne pourrez pas la supprimer sauf si vous enlevez d’abord la condition du/des groupe(s) à laquelle la branche est associée. 

Ajouter des Utilisateurs à une Branche

Pour ajouter des utilisateurs à une branche, sélectionnez les utilisateurs dans la liste sur la page Tous les Utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionner une Action dans le coin inférieur droit. Dans le menu, cliquez sur Ajouter à la Branche. Dans le panneau de droite, sélectionnez la branche dans laquelle vous souhaitez placer les utilisateurs sélectionnés puis cliquez sur Confirmer. 

Déplacer des Utilisateurs dans une Branche

Pour déplacer des utilisateurs d’une branche à une autre, sélectionnez les utilisateurs dans la liste sur la page Tous les utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page. Dans le menu, cliquez sur Branches > Changer de Branche. Dans le panneau de droite, sélectionnez la branche dans laquelle vous souhaitez placer les utilisateurs sélectionnés puis cliquez sur Confirmer. Tous les utilisateurs sélectionnés seront alors supprimés de la branche à laquelle ils étaient précédemment attribués et placés dans la nouvelle branche. 

Supprimer des Utilisateurs d’une Branche

Pour supprimer des utilisateurs d’une branche, sélectionnez les utilisateurs dans la page Tous les Utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page. Dans le menu, cliquez sur Branches > Supprimer de la Branche. Dans le panneau de droite, sélectionnez la branche de laquelle vous souhaitez supprimer les utilisateurs sélectionnés et cliquez sur Confirmer. Dans ce cas, vous devez vous assurer que tous les utilisateurs sélectionnés appartiennent à la même branche. Vous ne pouvez pas supprimer des utilisateurs de la branche racine. 

Bonnes Pratiques

• Si vous prévoyez de gérer l'organigramme via une intégration (par exemple Salesforce), API ou import CSV, il est recommandé de toujours utiliser une valeur CODE unique. Cela permet de d'éviter tout ambiguïté pour la branche désignée pendant le processus d'importation. Le fait d'avoir le même code qu'un élément existant peut provoquer des conflits internes que le système ne peut pas traiter seul, ce qui entraîne des erreurs lors de l'importation.
• Comme un utilisateur ne peut être déplacé d’une branche à l’autre que manuellement ou via API ou CSV, veuillez prendre en considération qu’une structure de branches très imbriquées peut être difficile à maintenir à jour, surtout si vos utilisateurs passent souvent d’une branche à une autre. Préparez votre structure de branche en considérant la manière dont vous souhaiteriez diffuser votre contenu d’apprentissage (par BU, par métier, par région…) plutôt que de reproduire l’organigramme de l’entreprise. Si l’organigramme de votre entreprise change souvent, essayez de maintenir les branches à un niveau plus élevé et de travailler avec des groupes automatiques par le biais de champs supplémentaires qui peuvent être mis à jour par vous en tant que Superadmin ou par les utilisateurs eux-mêmes. 
• Evitez d’utiliser la branche racine (niveau 0) autant que possible, car celle-ci a un comportement différent des autres branches (vous ne pourrez pas afficher les utilisateurs qui sont SEULEMENT dans la branche racine : le système affichera toujours les utilisateurs de tout l’organigramme dans ce cas). Les utilisateurs doivent toujours être placés dans une structure de branche sous la racine, cela aide à filtrer quand vous sélectionnez des utilisateurs pour le reporting et l’inscription. 
• Evitez de placer un utilisateur dans plusieurs branches car cela rend la gestion des utilisateurs et l’expérience utilisateur plus complexe (cela peut déclencher des notifications multiples pour les utilisateurs). Plutôt que de placer un utilisateur dans deux branches ou plus, vous pouvez placer l’utilisateur dans une seule branche puis le placer dans des groupes différents.