Introduction
Votre plateforme vous permet d’organiser les utilisateurs en dossiers et sous-dossiers (branches et sous-branches), au sein d’une hiérarchie reflétant la structure de votre entreprise. Chaque branche peut représenter un département, une équipe ou une unité fonctionnelle, et contenir des sous-branches se divisant elles-mêmes en sous-sections.
Afficher et gérer des branches
Accédez à la page de Gestion des utilisateurs pour voir et configurer des branches. Utilisez l’icône en forme de dossier dans le panneau de gauche pour ouvrir et parcourir la structure. La sélection d’une branche affiche les utilisateurs assignés sur la droite.
La structure des branches commence toujours par la branche racine, nommée par défaut Docebo. Cette branche ne peut pas être supprimée, et vous ne pouvez pas créer d’autres branches au niveau de la racine. Sous cette branche racine, vous pouvez créer une ou plusieurs branches dans lesquelles vos utilisateurs peuvent être placés. Lorsque vous créez ou modifiez un utilisateur, vous pouvez définir à quelle branche il appartient.
Les noms des branches peuvent être modifiés dans la plateforme à tout moment, et des sous-branches peuvent être créées en sélectionnant une nouvelle branche et en créant un dossier dans cette branche. De plus, des dossiers individuels (ainsi que leurs utilisateurs) peuvent être placés ailleurs dans votre structure.
Utilité des branches
Une fois que vos utilisateurs sont organisés en branches, vous pouvez profiter des nombreuses fonctions de la plateforme de formation organisées sur ce même critère. En voici quelques exemples :
- Inscriptions : les administrateurs peuvent inscrire tous les utilisateurs d’une branche à des cours ou plans de formation spécifiques, sans sélectionner manuellement chacun de ces utilisateurs. Des règles d’inscription automatisée peuvent également être définies en fonction de branches.
- Personnalisation : vous pouvez définir des menus uniques pour les utilisateurs de différentes branches, afin que les apprenants ne voient que les éléments de menu qui les concernent. Différentes branches peuvent également avoir des champs utilisateur supplémentaires uniques, afin de créer des profils utilisateur personnalisés en fonction de leurs rôles, services ou régions.
- Catalogues et visibilité sur le contenu : les branches peuvent être utilisées pour définir les catalogues de cours visibles par les utilisateurs et assurer une livraison de contenu plus ciblée.
- Rapports : lors de la génération ou de la gestion de rapports, les branches aident à filtrer les informations sur des segments spécifiques de la base d’utilisateurs.
- Entreprise étendue : une branche peut être associée à son propre client d'entreprise étendue, avec une image de marque, des paramètres de contenu et une expérience d’apprentissage distincts.
- Ressources de Power User : vous pouvez assigner une branche à un utilisateur expérimenté en tant que ressource, et lui accorder ainsi la possibilité de gérer ses utilisateurs.
Le reste de cet article fournit des instructions détaillées sur la façon de configurer et de gérer des branches.
Créer une branche dans votre organigramme
Pour créer un organigramme, connectez-vous à votre plateforme en tant que Superadmin. Dans le Menu de navigation, repérez l’icône Personnes, puis sélectionnez l’élément Utilisateurs.
Sur la page principale Tous les utilisateurs, vous pouvez organiser vos utilisateurs dans différents dossiers selon un ordre unique ou selon la structure de votre entreprise. Chaque utilisateur que vous créez est placé dans une branche. Ceci est essentiel à l’organisation et à la création des différents dossiers par bureau, agence, division, unité, pays, etc. Les utilisateurs nouvellement créés seront toujours placés dans votre dossier racine, sauf si vous précisez une branche ou une sous-branche spécifique dans laquelle les placer pendant la phase de création. Pour ajouter une nouvelle branche (dossier), cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur Ajouter branche. Dans le panneau coulissant de droite, saisissez le nom et le code de la branche. Veuillez noter que si le dossier a été défini dans une langue qui n’est pas la langue par défaut de la plateforme, le nom du dossier est toujours affiché dans la langue par défaut de la plateforme. Le code que vous attribuez sera le même pour toutes les langues. Le code est une valeur alphanumérique différente de zéro et n’est pas un champ obligatoire. Attention : si vous n’attribuez pas de code à une branche, celle-ci ne sera pas visible dans le formulaire d’inscription de la plateforme et il ne sera donc pas possible de la sélectionner.
Dans la section Destination du panneau, choisissez où vous souhaitez placer le dossier. Si vous souhaitez que le nouveau dossier soit un dossier de la branche racine, sélectionnez le dossier racine (le dossier en haut de la liste). Sinon, si vous souhaitez que le nouveau dossier soit un sous-dossier (sous-branche), sélectionnez le dossier de la liste dans lequel vous souhaitez placer cette nouvelle sous-branche. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Confirmer.
Attention : si vous prévoyez de gérer l'organigramme via une intégration (par exemple Salesforce), une API ou en important un fichier CSV, il est recommandé de toujours utiliser une valeur CODE unique. Cela permet de d’éviter tout ambiguïté pour la branche désignée pendant le processus d’importation. Le fait d’avoir le même code qu’un élément existant peut provoquer des conflits internes que le système n’est pas en mesure de traiter seul, ce qui entraîne des erreurs lors de l’importation.
Gérer des dossiers et des branches
Pour gérer une branche, cliquez sur l’icône en forme de dossier dans le coin supérieur gauche de la page Utilisateurs. Le panneau de gauche affichera votre organigramme. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut du panneau pour rechercher une branche ou une sous-branche spécifique. Pour gérer une branche, survolez son nom dans le panneau avec votre souris, puis cliquez sur l’icône en forme d’engrenage qui apparaît. Vous pouvez alors déplacer la branche, créer une nouvelle sous-branche, définir la visibilité des champs supplémentaires utilisateur, et modifier ou supprimer la branche.
Si une branche est associée à une Condition basée sur une branche régissant le remplissage de groupes automatiques, vous ne pourrez pas la supprimer, à moins d’enlever d’abord la condition du/des groupe(s) à laquelle la branche est associée.
Conseil pratique : évitez autant que possible d’utiliser la branche racine (niveau 0), car celle-ci a un comportement différent des autres branches (par exemple, vous ne pourrez pas afficher les utilisateurs qui sont SEULEMENT dans la branche racine, car le système affichera toujours les utilisateurs de tout l’organigramme dans ce cas). Les utilisateurs doivent toujours être placés dans une structure de branche sous la racine ; cela vous aidera à filtrer quand vous sélectionnez des utilisateurs afin de gérer des rapports et des inscriptions.
Ajouter des utilisateurs à une branche
Pour ajouter des utilisateurs à une branche, sélectionnez les utilisateurs dans la liste sur la page Utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit. Sélectionnez Branches → Ajouter à la branche. Dans le panneau coulissant de droite, sélectionnez la branche dans laquelle vous souhaitez placer les utilisateurs sélectionnés puis cliquez sur Confirmer.
Conseil pratique : évitez de placer un utilisateur dans plusieurs branches, car cela rend la gestion des utilisateurs et l’expérience utilisateur plus complexe (cela peut déclencher des notifications multiples pour les utilisateurs). Plutôt que de placer un utilisateur dans deux branches ou plus, vous pouvez placer l’utilisateur dans une seule branche, puis le placer dans des groupes différents.
Déplacer les utilisateurs vers une branche
Pour déplacer des utilisateurs d’une branche à une autre, sélectionnez les utilisateurs dans la liste sur la page Utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page. Dans le menu, cliquez sur Branches → Déplacer vers la branche. Dans le panneau de droite, sélectionnez la branche dans laquelle vous souhaitez placer les utilisateurs sélectionnés, puis cliquez sur Confirmer. Tous les utilisateurs sélectionnés seront alors enlevés de la branche à laquelle ils étaient précédemment affectés, et placés dans la nouvelle branche.
Conseil pratique : comme un utilisateur ne peut être déplacé d’une branche à une autre que manuellement ou via API ou CSV, veuillez prendre en considération qu’une structure de branches très imbriquées peut être difficile à maintenir à jour, surtout si vos utilisateurs passent souvent d’une branche à une autre. Préparez votre structure de branche en considérant la manière dont vous souhaiteriez diffuser votre contenu de formation (par unité organisationnelle, métier, région…), plutôt que de reproduire l’organigramme de l’entreprise. Si l’organigramme de votre entreprise change souvent, essayez de maintenir les branches à un niveau plus élevé, et de travailler avec des groupes automatiques par le biais de champs supplémentaires qui peuvent être mis à jour par vous en tant que Superadmin ou par les utilisateurs eux-mêmes.
Supprimer des utilisateurs d’une branche
Pour supprimer des utilisateurs d’une branche, sélectionnez les utilisateurs dans la page Utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page. Dans le menu, cliquez sur Branches → Supprimer de la branche. Dans le panneau de droite, sélectionnez la branche de laquelle vous souhaitez supprimer les utilisateurs sélectionnés et cliquez sur Confirmer. Dans ce cas, vous devez vous assurer que tous les utilisateurs sélectionnés appartiennent à la même branche. Veuillez noter que vous ne pouvez pas supprimer des utilisateurs de la branche racine.