Introduction

Dans votre plateforme, les utilisateurs peuvent être catégorisés par groupe ou selon les branches de votre organigramme. Les groupes sont utiles lorsque vous avez un ensemble d’utilisateurs avec des caractéristiques différentes de celles déterminant les branches de l’organigramme. Vous pouvez créer des groupes manuellement ou en utilisant des règles automatiques. 

Notes importantes avant de débuter: Le processus d'ajout ou de changement de l'appartenance à un groupe se fait en fonction des événements de la plateforme. Ce processus analyse en permanence les événements de la plateforme afin de savoir si des utilisateurs doivent être ajoutés à des groupes ou en être retirés, sur la base de ces événements.

Par conséquent, toute modification d'utilisateur qui implique un changement de groupe est traité de manière asynchrone et le temps nécessaire à la mise à jour du contenu des groupes peut varier en fonction des activités en cours de la plateforme et des processus simulitanément en cours d'exécution

Cas d’usage

Si votre entreprise souhaite fournir une expérience dynamique et personnalisée aux différents types d’utilisateurs, vous devez, en tant que Superadmin, identifier des segments d’utilisateurs spécifiques de la plateforme afin de cibler une audience pour diverses actions d’Admin telles que l’inscription aux cours, la visibilité des catalogues de cours, la visibilité des pages/menus, la remise de rapports et notifications.

Afin d’identifier des segments spécifiques d’utilisateurs, vous pouvez configurer plusieurs champs supplémentaires utilisateur qui couvrent des caractéristiques importantes des utilisateurs. Ces champs peuvent inclure des informations telles que l'intitulé du poste, la date d’embauche, le département, le lieu, le manager, le produit, le statut de l’employé ou toute autre information qu’il peut être intéressant de suivre dans la plateforme. Avec ces caractéristiques suivies pour chaque utilisateur, vous pouvez définir des groupes avec une attribution automatique pour automatiser le processus d’identification d’un segment d’utilisateur. Vous pouvez définir des groupes de grande envergure qui ne contiennent qu’une seule règle (par exemple : le groupe “Commerciaux” doit contenir toute personne dont l’intitulé du poste contient le mot “commercial”) ainsi que des groupes restreints avec des règles multiples (par exemple : le groupe “Nouveaux embauchés de l’équipe commerciale de Los Angeles” ne doit contenir que des utilisateurs dont le lieu est Los Angeles, l’intitulé du poste est “Commercial” et la date d’embauche se fait après le x). En créant plusieurs groupes, vous pouvez, en tant que Superadmin, facilement cibler divers segments d’utilisateurs dans la plateforme. 

Créer des groupes

Pour créer un nouveau groupe, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin et accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans le Menu admin, cliquez sur Groupes dans la section E-Learning. 

Sur la page principale Groupes, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit. Dans le panneau de droite Nouveau groupe, attribuez un nom et éventuellement une description au groupe. Puis choisissez la méthode de création du groupe (manuelle ou automatique) et cliquez sur Créer et modifier. 

Ajouter manuellement des utilisateurs aux groupes 

Si vous avez choisi d’ajouter des utilisateurs manuellement au groupe, passez à l’onglet Utilisateurs après la création du groupe et cliquez sur Attribuer des utilisateurs dans le coin supérieur droit. Choisissez maintenant si vous souhaitez remplir le groupe avec des utilisateurs uniques ou en copiant des utilisateurs déjà attribués à d’autres groupes ou encore en copiant les utilisateurs attribués à une branche.  

Vous pouvez répéter plusieurs fois la procédure de remplissage du groupe en utilisant des options différentes. 

Une fois que les utilisateurs ont été ajoutés au groupe, ceux-ci sont répertoriés dans l’onglet Utilisateurs sur la page principale du groupe. Pour supprimer un utilisateur du groupe, survolez le bout de la ligne de l’utilisateur avec votre souris, cliquez sur le bouton ellipse et sélectionnez Supprimer. 

Pour supprimer plusieurs utilisateurs d’un groupe en une seule fois, sélectionnez-les en cochant la case à côté de leur nom d’utilisateur et cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page puis Supprimer. 

Il est possible d’exporter la liste des utilisateurs sous format CSV en cliquant sur le bouton Exporter la liste des utilisateurs par CSV dans le coin supérieur droit de la page. 

Un utilisateur peut être attribué à plus d’un groupe. Les utilisateurs d’un groupe peuvent être ajoutés ou supprimés à tout moment.

Groupes automatiques

Les groupes automatiques vous permettent de créer des groupes dynamiques qui sont remplis avec des utilisateurs répondant à une ou plusieurs conditions. Grâce à ces automatisations, les utilisateurs sont également retirés des groupes automatiques lorsqu'ils ne répondent plus aux conditions d'appartenance au groupe

Lorsque vous créez un groupe automatique, après avoir défini le nom et la description du groupe, vous accédez à la page Propriétés du groupe. Vous pouvez à tout moment modifier le nom et la description du groupe dans la section Général.

Dans la section Options, indiquez si vous souhaitez exclure les utilisateurs désactivés de l'ajout au groupe par les conditions automatiques. Vous pourrez toujours ajouter manuellement des utilisateurs désactivés, comme décrit dans le chapitre de cet article Gestion manuelle des groupes automatiques.

Passez à la zone Éligibilité pour créer les conditions de remplissage automatique du groupe. Les utilisateurs seront automatiquement ajoutés ou retirés du groupe en fonction des conditions que vous avez configurées.

Afin de permettre la gestion automatique du groupe, les conditions sont regroupées en ensembles. Vous pouvez définir jusqu'à 50 ensembles, chaque ensemble pouvant comprendre jusqu'à 10 conditions. 

Pour chaque ensemble, définissez si l'utilisateur doit remplir toutes les conditions de l'ensemble ou au moins l'une d'entre elles pour être ajouté au groupe. Lorsque vous utilisez plusieurs ensembles, vous pouvez également définir si tous les ensembles ou au moins un ensemble doivent être satisfaits pour que les utilisateurs soient ajoutés au groupe.

Ajoutez un ensemble en cliquant sur Nouvel ensemble. 

Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Condition et sélectionnez une des options suivantes

Conditions basées sur le statut d'inscription Cette condition permet d'affecter les utilisateurs au groupe en fonction de leur statut dans un cours. Par exemple, vous voudrez peut-être inclure dans le groupe "Customer Care" tous les utilisateurs qui ont suivi le cours "Customer Care onboarding". En savoir plus sur l'inscription des utilisateurs aux cours.

Conditions basées sur la branche Utilisez cette condition pour attribuer des utilisateurs au groupe selon la branche à laquelle ils appartiennent. Si vous sélectionnez plusieurs branches, l'utilisateur sera inclus dans le groupe s'il ou elle appartient au moins à une des branches. Si la branche sélectionnée contient des sous-branches, celles-ci ne sont pas sélectionnées par défaut. Vous pouvez inclure toutes les sous-branches en cliquant deux fois sur la case près du nom du groupe ou les sélectionner individuellement en cliquant sur la flèche correspondant à la branche pour faire votre choix.

Conditions basées sur les champs supplémentaires des utilisateurs Cette condition permet d'attribuer des utilisateurs au groupe en fonction de la valeur du champ supplémentaire d'un utilisateur. Lorsque vous sélectionnez cette condition, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le champ supplémentaire de l'utilisateur, puis choisissez la valeur qui sera utilisée comme condition d'appartenance au groupe. Le type de valeur et les valeurs elles-mêmes dépendent de la configuration du champ supplémentaire. Pour les champs de texte, les champs de date et les champs déroulants, vous pouvez utiliser un opérateur pour affiner la condition et l'ensemble : Si la valeur du texte doit inclure un terme (opérateur contient), est égal au terme exact (opérateur est égal à) ou si elle est différente du terme (opérateur n'est pas égal à). Les opérateurs est égal à et n'est pas égal à permettent de sélectionner jusqu'à 10 valeurs, tandis que l'opérateur contient permet de sélectionner une seule valeur. Si le champ date doit être une date spécifique (opérateur le), après une date (opérateur est après), avant une date (opérateur est avant) ou dans une période (opérateur dans l'intervalle). Si la valeur de la liste déroulante doit être la valeur sélectionnée (opérateur value is) ou est différente de la valeur sélectionnée (opérateur value is not). Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 valeurs. Si le nombre de champs supplémentaires  utilisateur dépasse 250, seuls les 250 premiers seront listés dans la liste déroulante et pourront être sélectionnés. Si un champ supplémentaire n'apparaît pas dans la liste déroulante, recherchez-le en tapant son nom et en le sélectionnant parmi les résultats proposés. Veuillez noter que le champ supplémentaire de l'utilisateur Code fiscal n'est pas disponible pour remplir les groupes automatiques.

Conditions basées sur les champs utilisateur Utilisez cette condition pour attribuer des utilisateurs au groupe en fonction des champs standards utilisateur : Adresse email : attribuer automatiquement les utilisateurs au groupe si leur adresse email contient le mot clé inséré après avoir sélectionné cette option. Vous pouvez entrer un mot clé par condition configurée.  Langue: attribuer automatiquement des utilisateurs au groupe en fonction de la langue sélectionnée dans leur espace Mon profil. Veuillez noter que si les utilisateurs ne sélectionnent pas de langue, la plateforme leur attribue automatiquement la langue par défaut définie dans l'Outil de localisation de la plateforme.

Ajoutez les conditions à l'ensemble, puis déterminez si toutes les conditions ou au moins une d'entre elles doivent être remplies pour que les utilisateurs soient ajoutés au groupe en sélectionnant Toutes les conditions doivent être remplies ou Au moins une condition doit être remplie dans le coin supérieur droit du panneau Nouvel ensemble de conditions. Cliquez sur Créer pour confirmer la création de l'ensemble.

Répétez la procédure de création d'un ensemble pour créer différents ensembles. Si vous avez plus d’un ensemble de conditions, choisissez si tous les ensembles de conditions ou au moins un ensemble doit être satisfait pour ajouter des utilisateurs au groupe, en utilisant le menu déroulant dans le coin supérieur droit de la section Éligibilité. 

Une fois que vous avez configuré tous les ensembles de conditions, cliquez sur Enregistrer les modifications pour commencer à remplir le groupe. Les utilisateurs seront ajoutés au groupe quand ils satisfont aux conditions que vous avez définies et seront répertoriés dans l’onglet Utilisateurs. Leur méthode d’attribution sera définie comme Automatique. Veuillez noter que la procédure d'auto-remplissage prend également en considération les utilisateurs désactivés et expirés, à moins que vous ne sélectionniez l'option Retirer les utilisateurs désactivés du groupe dans la section Options.

Le temps nécessaire pour compléter le remplissage d’un groupe peut varier en fonction des activités en cours de la plateforme, des règles automatiques d’inscription définies pour le groupe, et du nombre d’utilisateurs impliqués dans la création du groupe.

Une fois le groupe rempli pour la première fois, la procédure de remplissage automatique suit en permanence les événements de la plateforme afin de maintenir la population du groupe alignée.

Il est possible d’exporter la liste des utilisateurs sous format CSV en cliquant sur le bouton Exporter la liste des utilisateurs par CSV dans le coin supérieur droit de la page. 

A tout moment, vous pouvez modifier ou supprimer les ensembles de conditions en survolant le coin supérieur droit de l’ensemble avec votre souris, cliquez ensuite sur le bouton menu et sélectionnez Modifier ou Supprimer. La population du groupe sera automatiquement recalculée à chaque fois que vous modifiez ou supprimez une des conditions que vous avez configurées. 

Les 10 dernières versions des conditions d’éligibilité du groupe sont conservées dans l’onglet Historique. Veuillez noter que vous ne pouvez pas revenir en arrière vers d’anciennes versions. Si vous avez besoin de revenir sur vos changements, vous devez configurer manuellement les ensembles. 

Gestion manuelle des groupes automatiques

Les groupes automatiques sont automatiquement remplis en fonction des ensembles de conditions que vous avez configurés mais vous pouvez aussi ajouter ou supprimer des utilisateurs manuellement. 

Afin d’ajouter manuellement des utilisateurs à un groupe, cliquez sur le nom du groupe depuis la page de gestion des Groupes et allez sur l’onglet Utilisateurs. Cliquez sur le bouton Attribuer des utilisateurs dans le coin supérieur droit et choisissez si vous souhaitez remplir le groupe avec des utilisateurs uniques ou en copiant des utilisateurs déjà attribués à d’autres groupes ou encore en copiant les utilisateurs attribués à une branche. Vous pouvez répéter la procédure plusieurs fois avec des options différentes. Cliquez sur Confirmer pour ajouter des utilisateurs au groupe.

Quand des utilisateurs sont manuellement ajoutés à un groupe, leur méthode d’attribution est définie comme Manuel. Les utilisateurs ajoutés manuellement à un groupe ne sont pas sujets au remplissage automatique basé sur les conditions. Ils resteront dans le groupe même s’ils ne satisfont pas aux conditions du groupe jusqu’à ce que vous supprimiez la méthode d’attribution manuelle en cliquant sur le menu ellipse au bout de la ligne de l’utilisateur et en sélectionnant Retirer l’attribution manuelle. 

Quand vous supprimez la méthode d’attribution Manuelle pour un utilisateur, l’utilisateur est supprimé du groupe sauf s’il répond aux conditions que vous avez configurées pour le remplissage automatique du groupe. Dans ce cas, l’utilisateur est conservé dans le groupe et sa méthode d’attribution devient Automatique.   

Si vous souhaitez attribuer un utilisateur à un groupe automatique de manière permanente, afin qu’il soit maintenu dans le groupe même s’il ne satisfait pas aux conditions de remplissage, passez la méthode d’attribution en mode Manuel en cliquant sur le menu ellipse au bout de la ligne de l’utilisateur et en sélectionnant Passer en attribution manuelle. 

Pour supprimer ou changer la méthode d’attribution de plusieurs utilisateurs à la fois, sélectionnez-les en cochant la case à côté de leur nom d’utilisateur, puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page et sélectionnez l’option voulue. 

Gérer des groupes

Vous pouvez gérer les groupes manuels et automatiques à partir de la page principale Groupes. Les groupes ne peuvent être gérés qu'individuellement, vous ne pouvez pas effectuer la même action sur une sélection de groupes. Cliquez sur le menu ellipse à la fin du groupe pour modifier, dupliquer ou supprimer le groupe.

Lorsque vous dupliquez un groupe manuel, vous pouvez définir si vous souhaitez copier les utilisateurs du groupe source comme utilisateurs du nouveau groupe. Lorsque vous dupliquez un groupe automatique, les utilisateurs ne sont pas copiés, mais, en sélectionnant l'option permettant d'utiliser les mêmes conditions d'éligibilité, les règles seront mises à jour de façon à remplir le nouveau groupe. Vous pouvez également choisir de copier les utilisateurs ajoutés manuellement.

Les Power Users ne pouvant pas créer de groupes automatiques, ils ne sont pas autorisés non plus à les dupliquer. Les Power Users peuvent uniquement dupliquer des groupes manuels.

Associer des utilisateurs aux groupes via fichiers CSV

En tant que Superadmin, vous pouvez associer des utilisateurs à un groupe manuel ou automatique en utilisant des fichiers CSV. Pour cela, cliquez sur le nom du groupe sur la page Gestion des groupes et cliquez sur Gérer les associations de groupes via CVS dans le coin supérieur droit de la page. 

Un panneau coulissant s'ouvre sur le côté droit de la page pour le téléversement du fichier CSV. Pour un téléversement réussi, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Téléchargez le fichier exemple CSV pour un exemple de formatage. Lorsque votre fichier est prêt, déposez-le dans la section de téléchargement du panneau ou cliquez sur cet espace pour rechercher le fichier. Veuillez noter que la taille maximum du fichier est de 3Mo. 

Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur Paramètres avancés pour configurer des options supplémentaires. Le système est configuré pour détecter automatiquement le Séparateur afin d'organiser les informations en colonnes. Les informations peuvent être séparées par une virgule, un point-virgule ou manuellement en fonction de vos besoins. 

Choisissez si vous souhaitez utiliser la première ligne comme en-tête si cela correspond au format de votre fichier CSV et sélectionnez Charset du fichier depuis le menu déroulant. Nous recommandons le charset UTF-8 qui est standard. Assurez-vous d'utiliser des guillemets pour délimiter le contenu du texte. Cliquez sur Confirmer pour télécharger votre fichier CSV. 

Le système traite ensuite votre fichier CSV. Une fois prêt, vous serez redirigé vers la page de mappage des champs. Dans la section Profiles, vous pouvez sélectionner un profil pré-configuré depuis le menu déroulant pour associer une configuration précédente à cet import CSV. Cliquez sur Remplacer le préréglage actuel si vous souhaitez enregistrer les changements au réglage actuel. De plus, vous pouvez manuellement faire correspondre les colonnes aux champs de la plateforme (voir plus de détails ci-après), puis enregistrez la configuration en cliquant sur le bouton Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la fenêtre pop-up, entrez le nom du réglage et cliquez sur Enregistrer. 

Dans la section Aperçu, faites glisser et déposez les champs dans la section Champs Docebo sur la gauche pour faire correspondre les champs avec les noms de colonnes de votre fichier CSV, puis appuyez sur le bouton Associer utilisateurs en bas de la page. Confirmez les informations qui s'affichent dans la fenêtre pop-up et cliquez sur Associer utilisateurs. 

L'association s'exécute dans une procédure d'arrière-plan. En cas d'erreurs, un fichier d'erreur peut être téléchargé. Pour trouver ce fichier, accédez au Menu admin, puis sélectionnez Procédures d'arrière-plan. Recherchez la procédure dans la liste et téléchargez le fichier. 

Les utilisateurs importés sont listés dans l'onglet Utilisateurs du groupe. Leur méthode d'attribution est réglée sur Manuel. 

Gestion des groupes par les Powers Users

En fonction des drotis accordés par le Superadmin, les Power Users peuvent avoir des autorisations de gestion des groupes. 

• Si un profil de Power a des autorisations de Visibilité sur des groupes, les Power Users attribués à ce profil peuvent uniquement voir les groupes qui leur sont attribués. 
• Quand un profil a des autorisations Modification, les Power Users peuvent modifier les noms et les descriptions des groupes manuels et automatiques. Pour les groupes manuels, ils peuvent ajouter ou supprimer les utilisateurs pour lesquels ils ont des autorisations de visibilité. Ils ne peuvent pas modifier les conditions de remplissage des groupes automatiques. 
• Quand un profil de Power User a des autorisations de Création, les Power Users associés à ce profil ne peuvent que créer des groupes à gestion manuelle. L'option Création automatique ne sera pas disponible au moment de la création du groupe.