Introduction

Le fait de déléguer des activités à d'autres utilisateurs est une décision stratégique qui améliore l'efficacité, responsabilise les utilisateurs et permet à l'équipe d'administreurs de se concentrer sur les responsabilités essentielles. Il s'agit d'une approche gagnant-gagnant qui profite à la fois aux administrateurs et à l'organisation dans son ensemble.

Les Superadmins peuvent déléguer leurs activités à d'autres utilisateurs, appelés Power Users.

En fonction de la taille et de la structure de votre organisation, vous pouvez envisager de créer une hiérarchie de Power Users, de sorte que certains Power Users puissent gérer d'autres Power Users afin de créer un écosystème structuré et efficace, de promouvoir le partage des connaissances et d'améliorer l'assistance globale et l'expérience utilisateur.

Envisagez la possibilité d'attribuer différentes responsabilités (telles que la gestion des utilisateurs, la gestion du contenu, l'assistance, etc.) à différents Power Users afin de tirer parti de leur expertise dans des domaines spécifiques. Inspirez-vous du guide de Docebo Community Power Users Personas (s'ouvre dans un nouvel onglet).

Cet article explique comment créer des Power Users et configurer des profils de Power Users avec des droits différents.

Conditions & limitations

• Les Power Users peuvent gérer d'autres Power Users uniquement lorsque l'option Rendre disponible le droit de gestion des Power Users leur permettant de gérer d'autres Power Users et les profils qui leur sont attribués en tant que ressources, est activée dans les Paramètres avancés de la plateforme.
• Les Power Users ayant des droits de gestion sur d'autres Power Users ne peuvent pas créer de profils de Power Users, seuls les Superadmins le peuvent.

Allez plus loin avec DoceboU

Vous voulez en savoir plus sur les Power Users ? Consultez le cours dédié Delegating Administrative Tasks with Power Users (s'ouvre dans un nouvel onglet) sur DoceboU !

Cas d’usage

• La création de profils Power Users est très utile pour la gestion des branches situées dans différents pays, ou en association avec l'application Extended Enterprise, pour gérer différents domaines.
• Les Superadmins peuvent accorder à certains Power Users les droits pour gérer d'autres Power Users, ce qui fait d'eux des Super Power Users et crée une hiérarchie d'utilisateurs au sein de la plateforme. Les Super Power Users se situent un cran au-dessus des Power Users : ils ont le pouvoir de gérer et de superviser les activités de plusieurs Power Users à travers la plateforme, en maintenant l'ordre, la sécurité et l'efficacité des opérations au sein du système.

Définition d'un "Profil"

Lorsque l'on parle de Power Users, le terme "profil" a une double signification :

Profils en tant qu'ensemble de droits

Les profils sont des ensembles de droits créés par les Superadmins qui déterminent les actions que les Power Users peuvent effectuer sur la plateforme. Seuls les Superadmins peuvent créer des profils et les attribuer à des Power Users. Les profils rationalisent la gestion de la plateforme en permettant aux Superadmins d'attribuer et d'ajuster les drotis de plusieurs Power Users en fonction de leur rôle ou de leurs responsabilités. Les Power Users sont généralement attribués à un ou plusieurs profils qui définissent leurs droits au sein de la plateforme. Par exemple, vous pouvez avoir des profils tels que "Gestionnaire d'utilisateurs" ou "Gestionnaire de contenu", chacun avec des autorisations différentes. En savoir plus sur la création de profils.

Profils en tant que ressource

Les profils peuvent être attribués en tant que ressources aux Power Users autorisés à gérer d'autres Power Users en utilisant le même processus d'attribution que les autres ressources (utilisateurs, cours et plans de formation, lieux, etc.), afin qu'ils puissent, à leur tour, les attribuer aux Power Users qu'ils gèrent. En savoir plus sur l'attribution de ressources aux Power Users.

Créer un Power User

Pour commencer, créez vos Power Users soit en suivant la procédure standard de création d'utilisateur en définissant le niveau utilisateur comme Power User, soit directement à partir de la page d'administration des Power Users. Pour ce faire, accédez au Menu admin en cliquant sur l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page d’accueil. Dans la section E-Learning, sélectionnez l'élément Power Users. La page Gestion Power User est composée de deux onglets :

• Power Users : cet onglet affiche tous les Power Users configurés dans votre plateforme
• Profils : cet onglet affiche tous les profils Power User déjà configurés dans votre plateforme

Pour créer un Power User, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Nouveau Power User.

Dans le panneau de droite qui s’ouvre, sélectionnez les utilisateurs que vous voulez désigner en tant que Power Users, puis cliquez Confirmer.

Créer un profil Power User

Un profil est un ensemble de droits que vous pouvez accorder à un ou plusieurs Power Users. Les Superadmins peuvent configurer autant de profils que nécessaire sur la plateforme mais notez que vous pouvez attribuer jusqu’à 10 profils à chaque Power User. 

Pour créer un nouveau profil Power User, depuis la page de gestion Power Users, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, puis sélectionnez Nouveau profil.

Dans le panneau de droite, définissez un nom et au besoin, une description. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom et description sont validés selon les lignes directrices OWASP (s'ouvre dans un nouvel onglet) et nettoyés pour empêcher l'insertion de code malveillant. Cliquez sur Créer et modifier pour commencer la configuration. 

Utilisez la section Général pour modifier le nom et la description si nécessaire. Veuillez noter que les caractères suivants < > | / = + ne sont pas acceptés dans le champ du nom du profil et que vous ne serez pas autorisé à enregistrer les changements liés au profil lorsque le nom comprend ces caractères.

A l'aide des Champs supplémentaires utilisateurs pré-remplis, sélectionnez les champs supplémentaires utilisateur qui seront automatiquement attribués aux utilisateurs créés par les Powers Users associés à ce profil lorqu'ils créeent de nouveaux utilisateurs. Pour cela, cliquez sur Sélectionnez champs supplémentaires, sélectionnez un ou plusieurs champs depuis le panneau de droite en cochant la case près du nom du champ et cliquez Sélectionner pour confirmer votre action. Cette étape est optionnelle. Les champs supplémentaires utilisateurs définis comme Invisible à l'utilisateur ne sont pas remplis automatiquement au moment de la création de l'utilisateur. 

Dans la section Gérer les droits, vous pouvez attribuer des droits au profil, c’est-à-dire définir ce que le Power User possédant ce profil aura le droit de faire sur la plateforme. Cliquez Ajouter droit et sélectionnez une zone dans la liste déroulante correspondante dans le panneau de droite. Une fois que vous avez choisi une zone,  utilisez la liste déroulante Type pour définir si vous souhaitez attribuer toutes les droits relatifs à l'espace sélectionné au profil Power User, ou choisissez Droits personnalisées pour sélectionner un sous-ensemble de droits dans la troisième liste déroulante.   

Consultez la liste complète des droits disponibles pour la configuration des profils Power User pour avoir un aperçu des droits disponibles et des options pertinentes.

Une fois que vous avez terminé votre sélection, cliquez sur Confirmer. Le droit que vous avez ajouté est maintenant affiché dans la section Gérer les drotis. Répétez cette sélection pour tous les droits que vous souhaitez attribuer au profil Power User que vous êtes en train de créer.

Attribuer des utilisateurs à un profil Power User

Une fois qu'un profil Power User est créé, vous pouvez lui accorder des Power Users. Dans la page de création du profil, allez sur l'onglet Power Users, cliquez sur le bouton Accorder des Power Users dans le coin supérieur droit, sélectionnez les Power Users que vous souhaitez  accorder au profil dans le panneau de droite et cliquez sur Accorder. Lorsque qu'un profil Power User est accordé à un Power User, vous lui donnez les droits attribués à ce profil spécifique.

Vous pouvez, à tout moment, supprimer n'importe lequel des Power Users à qui vous avez accordé un profil à partir de l'onglet Power Users. Pour ce faire, placez votre souris à la fin de la ligne du Power User, cliquez sur le menu ellipse et sélectionnez Retirer l'attribution au profil. Une fois que le Power User est retiré d'un profil, il ne pourra plus utiliser les droits attribués au profil, mais restera un Power User de votre plateforme.

À tout moment, vous pouvez accroder un profil à des Power Users à partir de l'onglet Profils de la page Gestion Power User en passant votre souris sur le menu ellipse de la ligne du profil et en sélectionnant Accorder aux Power Users. Si vous devez accorder plus d'un profil à un Power User, sélectionnez les profils en cliquant sur les cases à cocher à côté de leur nom, et sélectionnez Sélectionner une action - Accorder aux Power Users dans le coin inférieur droit du tableau. L'action d'accorder plusieurs profils à un Power User se déroule en arrière-plan. 

Vous pouvez également accorder un profil à un Power User à partir de l'onglet Power Users de la page Gestion Power User en cliquant sur l'icône de la colonne Profils accordés dans la ligne du Power User, ou en passant votre souris sur le menu ellipse à la fin de la ligne du Power User et en sélectionnant Accorder profils. Sélectionnez Retirer les profils attribués pour faire le contraire : retirer un ou plusieurs profils accordés au Power User sélectionné.

Vous pouvez vérifier les profils attribuée à chaque Power User, ainsi qu'un récapitulatif des champs supplémentaires pré-remplis et des droits attribués à partir de la page de gestion des Power Users en cliquant sur le nom du Power User et en passant à l'onglet Propriétés.

À partir de cette page, cliquez sur Accorder des profils pour accorder des profils supplémentaires au Power User sélectionné, en les sélectionnant dans le panneau de droite qui s'ouvre. Au fur et à mesure que vous ajoutez des profils, la section Récapitulatif des droits se remplit avec la liste des droits liés aux profils accordés.

À noter ! Vous pouvez accorder jusqu'à 10 profils à chaque Power User.

Quand un Power User a plus d’un profil qui lui est accordé, il bénéficie de tous les droits des profils accordés.

Attribuer des ressources aux Power Users

Les droits que les Power Users obtiennent à partir des profils qui leur sont accordés s'appliquent aux ressources qu'ils peuvent gérer. Pour attribuer des ressources à un Power User, cliquez sur son nom dans l'onglet Power Users.

Passez à l’onglet Ressources attribuées pour attribuer plusieurs ressources de la plateforme au Power User : utilisateurs, groupes, branches, cours, plans de formation, catalogues, lieux et dossiers du Dépôt central ainsi que profils de Power Users.

Sélectionnez le Type de ressource dans le menu de gauche, cliquez sur Attribuer des ressources puis continuer votre sélection de ressources.

Au besoin, vous pouvez attribuer rapidement des ressources à un Power User depuis la page principale de Gestion Power User. Cliquez sur le menu ellipse au bout de la ligne du Power User puis sélectionnez l’option Attribuer des ressources. Dans le panneau de droite, choisissez le type de ressource que vous souhaitez attribuer et cliquez sur Suivant pour finaliser votre sélection.  

Vous pouvez également attribuer la même ressource à plusieurs Power Users en une seule action. Pour cela, sélectionnez les Power Users en cochant les cases correspondantes puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page et choisissez l’option Attribuer des ressources. 

À noter ! L'attribution de ressources aux Power Users est uniquement effective après la connexion suivante du Power User suite à l'attribution. Ceci est valable à la fois pour les attributions directes de ressources (par exemple, l'attribution d'un groupe à un Power User) et pour les attributionss indirectes (par exemple, l'ajout d'un utilisateur à un groupe auquel le Power User est déjà attribué).

À noter ! Lorsque vous programmez et exportez des rapports, n'oubliez pas que la visibilité des Power Users sur les ressources au sujet au même délai de mise à jour que les autres données des rapports et n'est pas mise à jour en temps réel. Pour plus d'informations sur l'attribution des ressources aux Power Users, voir la section suivante.

Notes sur l’attribution de ressources 

• Quand un Power User attribue une ressource à un utilisateur (comme par exemple inscrire un utilisateur à un cours, abonner un utilisateur), d'autres Power Users ne peuvent pas défaire ces actions. Seuls les Superadmins peuvent modifier ou invalider les attributions faites par les Power Users.  
• Si vous attribuez des groupes, des branches, des plans de formation et des catalogues à un Power User et mettez à jour ces ressources (en ajoutant ou en supprimant des éléments), nous suggérons fortement que le Power User se déconnecte et se reconnecte à la plateforme, une fois les modifications confirmées, afin de procéder à l'attribution des nouvelles ressources.
• Il est possible d’attribuer plus d’un profil à un Power User. Il bénéficiera de tous les droits des profils attribués.  
• Si un Power User est associé à un utilisateur appartenant à une branche à laquelle le Power User n’est pas associé, le Power User peut attribuer l’utilisateur à une des branches qu’il gère.
• Quand vous attribuez tout un ensemble de ressources à un ou plusieurs Power Users (tous les cours, tous les plans de formation, etc.), cette attribution est considérée comme la somme dynamique de toutes les ressources qui évoluent, selon les ressources créées ou supprimées dans la plateforme. Ce comportement se reflète également dans les filtres. Par exemple, si vous filtrez les Power Users en utilisant un filtre Sans Plan de formation, la page de résultats n’inclura jamais les Power Users auxquels les Plans de formation sont attribués, même si vous n’avez aucun plan de formation dans la plateforme. 
• Si un Power User est aussi manager, il pourra voir les ressources (cours, plans de formation, catalogues, etc.) attribuées aux utilisateurs qu'il gère. Par exemple, si un Power User ayant des droits de manager navigue sur la page Mon équipe, il peut voir les cours et plans de formation auxquels les membres de son équipe sont inscrits, même si ces ressources ne lui sont pas directement attribués. 
• Lorsqu'un Power User est associé à un profil incluant le droit Notifications, le Power User pourra uniquement gérer les notifications en lien avec les ressources qui lui sont attribuées.  
  • Si une notification n'inclut aucune des ressources associées au Power User, il ne pourra pas gérer cette notification (Afficher, Créer, Modifier, Supprimer) quels que soient les droits qui lui sont attribués. 
  • De même, si le Power User n'est associé à aucune des ressources liées à la notification, alors il ne pourra pas la gérer. 
• Si vous attribuez un plan de formation comme ressource à un Power User, il aura également la visibilité et les droits de gestion sur les cours inclus en fonction des droits sur les cours accordés aux profils auxquels il appartient.
• Si vous attribuez des profils de Power Users à un Power User, vous devez également attribuer les profils aux Power Users qu'ils gèrent en tant que ressources depuis la section Utilisateurs dans le panneau Type de ressource de l'onglet Attribuer ressources.
• Si votre plateforme a été activée avant le 21 octobre 2019, quand un Power User attribue l’utilisateur à une branche qu’il gère, l’utilisateur sera conservé dans les deux branches. Si votre plateforme a été activée après le 21 octobre 2019, les utilisateurs ne peuvent appartenir qu’à une seule branche. Si le Power User attribue l’utilisateur à une branche qu’il gère, l'utilisateur ne sera plus associé à sa précédente branche. 
  
• Les Power Users parents sont autorisés à voir toutes les ressources attribuées aux Power Users qu'ils gèrent dans la page de gestion des Power Users, y compris celles qui ne leur ont pas été attribuées au départ. Mais ils ne peuvent pas les gérer à leur tour si ces ressources ne leur sont pas également attribuées. En outre, s'ils retirent aux Power Users l'attribution des ressources qui ne leur ont pas été attribuées eux-mêmes, ils ne pourront pas les attribuer de nouveau.

Gérer les Power Users

Vous pouvez gérer les Power Users que vous avez créés dans votre plateforme depuis la page de Gestion Power User, de manière individuelle ou groupée.

Dans l’onglet Power Users de la page Gestion Power User, cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne du Power User pour exécuter les actions suivantes : 

• Aperçu Power User. Avec cette option, vous accédez à un récapitulatif des ressources et des profils attribués au Power User ainsi qu’un aperçu des droits qui lui sont accordés en fonction des profils attribués.  
• Modifier. Utilisez cette option pour modifier les détails du Power User sélectionné.
• Attribuer des ressources. Utilisez cette option pour attribuer des ressources au Power User sélectionné. Voir le chapitre Attribuer des ressources aux Power Users de cet article pour plus de détails. 
• Accorderr profils. Utilisez cette option pour accorder des profils au Power User sélectionné. Voir le chapitre Accorder des profils aux Power Users de cet article pour plus de détails. 
• Se connecter en tant que ce Power User. Les Superadmins peuvent accéder à la plateforme en tant sous l'identité d'un Power User, pour l'aider en cas de problèmes sur sa plateforme. La même option est disponible dans la page du profil du Power User, en haut à droite. Plus d'informations sur comment se connecter en tant qu'un autre utilisateur. 
• Retirer l'attribution des profils. Sélectionnez cette option pour retirer des profils du Power User en une seule action. 
• Retirer l'attribution de tous les cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, plans de formation et catégories du Power User sélectionné. En tant que Power User, n'oubliez pas que si vous retirez l'attribution d'une ressource qui ne vous a pas été attribuée, vous ne pourrez pas la réattribuer.
• Passer au niveau utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder le Power User en utilisateur normal. Dans ce cas, tous les profils, et les ressources attribués au Power User seront dissociés. 

Vous pouvez exécuter la plupart des actions ci-dessus sur plusieurs Power Users en une seule fois. Pour cela, sélectionnez les Power Users en cochant la case près de leur nom d’utilisateur et cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droite du tableau pour utiliser les options suivantes : 

• Attribuer des ressources. Utilisez cette option pour attribuer aux Power Users sélectionnés :
• Une sélection personnalisée de ressources, voir le chapitre Attribuer des ressources aux Power Users de cet article pour plus de détails 
• Tous les cours disponibles dans la plateforme
• Tous les plans de formation disponibles dans la plateforme
• Tous les cours et les plans de formation disponibles dans la plateforme
• Tous les cours et les plans de formation visibles dans les catalogues. Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que les Power Users soient attribués à un profil qui peut gérer les catalogues.

• Accorder profils. Utilisez cette option pour accorder un ou plusieurs profils aux Power Users sélectionnés. Voir le chapitre Accorder des profils aux Power Users de cet article pour plus de détails. 
• Retirer l'attribution des profils. Utilisez cette option pour retirer tous les profils liés aux Power Users sélectionnés. Cette action ayant pour conséquence de laisser les Power Users sans aucun profil attribué, la plateforme vous demandera, pour pouvoir continuer, si vous souhaitez également rétrograder les Power Users en utilisateurs simples. 
• Retirer l'attribution de tous les cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, plans de formation et catégories des Power Users sélectionnés. 
• Passer au niveau utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder les Power Users en utilisateurs simples. Dans ce cas, tous les profils et ressources attribués au Power user seront dissociés. 

Créer et gérer les Power Users avec des fichiers CSV

La plateforme vous permet de créer et gérer les utilisateurs avec les fichiers CSV. Si vous créez ou gérez les Power Users avec cette méthode, souvenez-vous que vous pouvez attribuer au maximum 10 profils à chaque Power User.

Pour créer un Power User avec les fichiers CSV, définissez la zone données level comme poweruser et utilisez la zone Profile Name pour lister les noms des profils Power User que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur. Les noms des profils doivent être séparés par le signe | (pipe ou barre verticale). Quand vous attribuez plusieurs profils à un Power User, n’utilisez pas | comme séparateur dans le fichier CSV.

Accorder des places gratuites aux Power Users

Vous pouvez attribuer aux Power Users des places gratuites aux cours en vente à travers les catalogues, en leur permettant d'inscrire gratuitement au cours les utilisateurs qu'ils gèrent. 

Pour ce faire, accédez au Menu admin en cliquant sur l’icône engrenage en haut à droite de la page d’accueil. Dans la section E-Learning, sélectionnez l'élément Gestion des cours. Sélectionnez le cours pour lequel vous souhaitez attribuer des places gratuites supplémentaires, puis passez à l’onglet Places. Cliquez sur le bouton Ajouter des places dans le coin supérieur droit, entrez et sélectionnez le nom du Power User et configurez le nombre de places gratuites supplémentaires à attribuer au Power User.

Les Power User peuvent être sélectionnés à condition qu’ils soient attribués au cours où vous êtes en train d’ajouter des places gratuites et attribués à un profil Power User autorisé à gérer les places avec la permission Catalogue des cours -> Droits personnalisés -> Permettre au Power User d'acheter et attribuer des places pour les cours et les plans de formation. 

Les Power Users ne pourront utiliser les places pour s'inscrire eux-mêmes ou d'autres utilisateurs au cours que s'il y a encore des places disponibles. Si le Power User cherche à inscrire au cours plus d'utilisateurs que le nombre de places disponibles, l'inscription ne sera complétée que pour le nombre de places à disponibles. 

Dans l’onglet Places, vous pouvez contrôler la liste des Power Users qui sont en charge des places pour le cours sélectionné, voir combien de places ont été attribuées, combien de places ont été achetées par le Power User, combien de places gratuites le Power User peut attribuer, et le nombre total de places pour chaque Power User. Après avoir configuré cette option, le Power User pourra gérer gratuitement les places supplémentaires pour les autres utilisateurs.

Conseils & astuces

• Les Power Users qui ont les droits pour créer les cours peuvent également configurer des catégories pour le cours. Si un autre Power User peut afficher la même catégorie du cours, les deux Power Users sont en mesure de travailler ensemble pour configurer les cours dans cette catégorie.
• Si votre plateforme est organisée en branches et vous devez attribuer un Power User à chaque branche/sous-branche, utilisez un fichier CSV plutôt que l’attribution manuelle. Au cours de l’importation CSV, configurez l'option Attribuer automatiquement les branches aux Power Users.