Attention : cet article explique comment utiliser le nouveau service de notification, qui sera publiquement disponible pour tous les clients début 2025. Pour en savoir plus sur le calendrier de déploiement, consulter le post sur le déploiement du nouveau service de notification sur la Community.
→Si vous observez des différences entre votre plateforme et ce qui est décrit dans cet article, merci de consulter l’article sur l’ancienne application Notifications.
En savoir plus sur le cycle de publication.

Introduction

La fonctionnalité Notifications vous permet de configurer des messages automatisés qui sont envoyés lorsque des événements spécifiques se produisent sur votre plateforme. Cet article explique en détail comment configurer et gérer des notifications sur votre plateforme.

Tour d’horizon des notifications :

Lorsque vous configurez une notification, vous devez préciser les éléments suivants :

• Type d’événement : le type d’événement de plateforme qui déclenche l’envoi du message. Par exemple, Utilisateur inscrit à un cours.
• Destinataires : les destinataires prévus du message. Ceux-ci sont définis en fonction de leur relation avec l’événement. Par exemple, vous pouvez envoyer une notification Utilisateur inscrit à un cours à l’apprenant qui s’est inscrit ou au formateur du cours concerné.
• Canal de diffusion : la méthode via laquelle le message sera envoyé. Par exemple, par courrier électronique ou via une notification sur la plateforme.
• Message : le texte du message à envoyer. Il vous faut généralement l’adapter au type d’événement choisi, ainsi qu’aux destinataires prévus.
• Délais : selon le type d’événement, vous pouvez avoir plusieurs options pour programmer l’envoi du message. Par exemple, immédiatement au moment de l’événement ou un certain nombre de jours plus tard.
• Filtres de déclenchement : vous pouvez éventuellement appliquer des filtres pour limiter les conditions dans lesquelles la notification est envoyée. Par exemple, vous pouvez créer une notification Utilisateur inscrit à un cours qui n’est envoyée que pour un sous-ensemble de cours, ou uniquement lorsqu’un certain sous-ensemble d’utilisateurs s’inscrit à un cours.

L’article Événements et conditions des notifications fournit la liste complète des événements de plateforme pour lesquels vous pouvez configurer une notification. Pour chaque type d’événement, il vous indique également les groupes de destinataires auxquels vous pouvez adresser la notification, ainsi que les options de planification à disposition.

Prérequis

Application Notifications

L’application Notifications doit être activée sur votre plateforme en procédant comme décrit dans l’article Gérer les applications et les fonctionnalités. L’application est répertoriée sur l’onglet vertical Docebo additional features (Fonctionnalités supplémentaires de Docebo), accessible grâce au bouton Ajouter de nouvelles applications du Menu admin.

Droits

Les Power Users doivent disposer des droits adéquats relatifs aux notifications pour pouvoir visualiser et gérer des notifications. Ils n’auront de visibilité que sur celles relatives aux ressources qui leur sont assignées (groupes, branches, cours et plans de formation).

Domaines Docebosuite

Pour que la page de gestion des notifications se charge correctement, le site *.docebosuite.com ne doit pas être bloqué par votre pare-feu ou votre infrastructure réseau. Vérifiez auprès de votre service informatique que les domaines *.docebosuite.com sont placés sur la liste d’autorisation.

Afficher la liste des notifications

Sélectionnez Menu admin > Notifications > Gérer pour accéder à la page de Gestion des notifications. L’onglet Notifications affiche la liste des notifications déjà configurées.

Vous pouvez voir le Type d’événement et les icônes représentant les canaux de diffusion configurés, ainsi que le Statut de chaque notification. Seules celles dont le statut est Actif peuvent être envoyées. Certaines notifications sont accompagnées d’un bouton de lecture (triangle), qui peut être utilisé pour en déclencher manuellement l’envoi. Vous pouvez également appliquer des filtres ou utiliser le champ de recherche pour vous aider à trouver une notification particulière.

Pour obtenir plus de détails sur la configuration d’une notification, vous devez soit cliquer sur son nom, soit sélectionner les points de suspension et cliquer sur Modifier.

Conseil : dans cette liste, les Power Users ne pourront voir que les notifications relatives aux ressources qui leur sont assignées. Cela signifie que tous les groupes, branches ou cours/plans de formation définis comme filtres de déclenchement d’une notification doivent également leur être assignés en tant que ressources. Dans le cas contraire, la notification ne sera pas visible.

Les Journaux vous permettent de vérifier quelles notifications ont été récemment envoyées, automatiquement ou manuellement. Reportez-vous au chapitre, Consultez les journaux des notifications.

Créer une nouvelle notification

Pour créer une nouvelle notification :

1. Sélectionnez Menu admin > Notifications > Gérer et cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit.
2. Dans le panneau Créer une notification qui s’ouvre, définissez l’événement de plateforme pour lequel vous souhaitez configurer cette notification : sélectionnez d’abord la Catégorie d’événement (par exemple, Cours), puis sélectionnez le Type d’événement dans cette catégorie (par exemple, Début de l’événement ILT).
3. Donnez-lui un Nom suffisamment descriptif pour que vous puissiez l’identifier facilement dans la liste et les journaux.
   → Par défaut, ce champ est prérempli avec le type d’événement, mais n’oubliez pas que vous pouvez avoir plusieurs notifications pour le même type d’événement (par exemple, pour cibler différents destinataires ou sous-ensembles de cours). Il est donc utile de fournir un nom distinctif.
4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer et modifier pour poursuivre la configuration.
   Notez que l’événement sélectionné passera alors en lecture seule. Bien qu’il soit impossible de modifier ultérieurement l’événement d’une notification, tous les autres aspects de sa configuration peuvent être changés par la suite.
5. Poursuivez comme décrit dans le chapitre Configurer une notification.

Conseil : vous pouvez également créer une nouvelle notification à partir d’une notification existante. Pour ce faire, dans la liste principale des notifications, cliquez sur les points de suspension sur la ligne de l’élément souhaité, et sélectionnez Dupliquer.

• Le type d’événement est copié à partir de la notification originale, et mis en lecture seule.
• Vous pouvez ensuite définir un Nom et sélectionner les autres éléments de la configuration à copier : Délai, Filtres de déclenchement, Destinataires et Canaux de diffusion.

Cette option est pratique, par exemple, si vous souhaitez créer plusieurs copies d’une même notification pour l’envoyer à différents groupes de destinataires.

Configurer une notification

Pour commencer à configurer une nouvelle notification, suivez d’abord les étapes décrites dans le chapitre Créer une nouvelle notification.

Afin d’accéder à la page de configuration d’une notification existante, sélectionnez Menu admin > Notifications > Gérer et cliquez sur le Nom de la notification.

La page de configuration comporte trois onglets : Propriétés, Destinataires et Filtres de déclenchement. Vous pouvez y configurer tous les paramètres de la notification, à l’exception de son événement, qui est en lecture seule.

Procédez comme suit :

• Onglet Destinataires : définissez les destinataires de la notification. Consultez le chapitre Définir les destinataires d’une notification.
• Onglet Propriétés > Rédaction : ici, vous pouvez définir un ou plusieurs canaux de diffusion et rédiger le texte du message qui sera envoyé. Consultez le chapitre Rédiger le message de la notification.
• Onglet Propriétés > Détails et délais : ici, si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le Nom de la notification. N’oubliez pas que l’événement de notification est en lecture seule. Ensuite, dans l’espace Planificateur, configurez le moment de l’envoi de la notification. Consultez le chapitre Planifier une notification.
• Onglet Filtres de déclenchement : vous pouvez définir ici les ressources (groupes d’utilisateurs/branches, cours et plans de formation) qui déclencheront la notification. Consultez le chapitre Paramétrer des filtres de déclenchement pour une notification.

Vous pouvez à tout moment cliquer sur Enregistrer les modifications pour sauvegarder votre configuration partielle.

Définir les destinataires d’une notification

Sur la page de configuration d’une notification, sélectionnez l’onglet Destinataires.

Vous pouvez ici sélectionner les « rôles » des utilisateurs qui recevront la notification en fonction de leur relation avec l’événement déclencheur. Les options disponibles sont les suivantes : Utilisateurs, Power Users, Managers, Formateurs et Superadmins.

Par exemple, vous pouvez configurer une notification La certification a expiré afin qu’elle soit directement adressée aux utilisateurs concernés ou aux managers de ces utilisateurs.

• Les rôles disponibles dépendent du type d’événement. L’article Événements et conditions des notifications détaille les destinataires autorisés pour chaque événement déclencheur. Certains événements peuvent ne pas nécessiter la définition d’un rôle pour les destinataires.
• Notez qu’il n’est pas possible de sélectionner plusieurs rôles de destinataires. Pour ce faire, vous devez configurer deux notifications distinctes, avec le même type d’événement mais des destinataires différents.
  → Ce faisant, n’oubliez pas que certains rôles de destinataires peuvent se chevaucher. Par exemple, une même personne peut être à la fois un Power User et un manager, et recevra donc des notifications adressées à ces deux rôles.

Destinataire sélectionné	Description
Utilisateurs	Les utilisateurs affectés par l’événement reçoivent la notification. Dans l’unique cas de la notification Nouvelle session ILT créée, vous pouvez choisir entre « tous les utilisateurs » et une sélection personnalisée qui cible les utilisateurs inscrits à aucune session et/ou les utilisateurs inscrits sur la liste d’attente pour au moins une session.
Power Users	Les Power Users dont les ressources assignées sont affectées par l’événement reçoivent la notification. En sélectionnant cette option, vous pouvez définir « Tous les profils Power User » ou indiquer un profil spécifique. Note : seul in Superadmin peut attribuer le rôle de destinataire à un Power User. Lorsque les Power Users configurent des notifications, ils ne peuvent pas paramétrer ce rôle de destinataire, et s’il est déjà défini, ils ne peuvent pas le modifier.
Managers	Les managers dont les équipes sont affectées par l'événement reçoivent la notification.
Formateurs	Les formateurs des cours affectés par l’événement reçoivent la notification. Remarque : ceci s’applique aux utilisateurs inscrits à un cours e-learning en tant que Formateurs. → Dans le cas des cours ILT, les formateurs sont assignés au cours ou à la session, mais n’y sont pas inscrits. Par conséquent, si vous avez une notification telle que « Début de la session ILT » avec des formateurs comme destinataires, elle ne sera PAS envoyée aux formateurs à moins qu’ils ne soient également inscrits au cours ou à la session en tant qu’apprenants.
Superadmins	Tous les Superadmins définis sur la plateforme reçoivent la notification
Superadmin et un autre rôle	Cette option n’est disponible que pour la notification Le plan d’abonnement a été acheté. Elle vous permet de définir comme destinataires les Superadmins, ainsi que n’importe lequel des autres rôles.

Rédiger le message de la notification

Sur la page de configuration d’une notification, sélectionnez l’onglet Propriétés.

Sous Rédaction, vous verrez une ou plusieurs rubriques correspondant aux canaux de diffusion activés sur votre plateforme. Les options disponibles sont E-mail, Notification de plateforme, Slack, ou notification push mobile.

Vous devez configurer au moins un canal de diffusion pour activer la notification.

Notification par e-mail

Pour une notification par e-mail, sélectionnez l’onglet Propriétés > Rédaction > E-mail. Ensuite, dans le panneau ouvert sur la droite, cochez la case Activer l’e-mail comme canal de diffusion.

Dans la zone Expéditeur, vous devrez fournir un nom et une adresse e-mail pour l’expéditeur.

À noter : l’adresse e-mail saisie pour l’expéditeur, par exemple nepasrepondre@mondomaine.com, doit avoir été configurée au préalable dans l’application de Gestion des domaines. Consultez l’article sur la configuration des domaines des expéditeurs.

Ensuite, suivez les instructions indiquées dans le chapitre Saisir le texte du message

Notification sur la plateforme

Les Notifications de plateforme sont envoyées aux utilisateurs dans l’espace dédié (l’icône de la cloche dans la barre d’en-tête).

Pour configurer ce canal de diffusion, sélectionnez l’onglet Propriétés > Rédaction > Notification de plateforme. Puis, dans le panneau de droite, cochez la case Activer les notifications de plateforme comme canal de diffusion.

Ensuite, suivez les instructions indiquées dans le chapitre Saisir le texte du message

Notification Slack

Cette option n’est disponible que si vous avez intégré votre plateforme avec Slack.

Pour une notification Slack sélectionnez l’onglet Propriétés > Rédaction > Slack. Ensuite, dans le panneau ouvert sur la droite, cochez la case Activer Slack comme canal de diffusion.

Sous Destination, vous pouvez choisir d’envoyer la notification sous forme de message direct à une personne ou à un canal Slack.
- Si la notification est envoyée sous forme de message direct, l’utilisateur recevra le message de la part de Slackbot (le lien s’ouvre dans un nouvel onglet).
- Si la notification est envoyée à un canal Slack, choisissez le canal dans le menu déroulant qui apparaît sous l’option sélectionnée. Vous ne pouvez envoyer des notifications qu’à des canaux Slack publics (le lien s’ouvre dans un nouvel onglet)

Ensuite, suivez les instructions indiquées dans le chapitre Saisir le texte du message

Saisir le texte du message

Dans le panneau du mode de diffusion activé (E-mail, Notification de plateforme ou Slack), vous trouverez une section Message dans laquelle vous pourrez rédiger le contenu de votre notification, dans une ou plusieurs langues.

Langue par défaut

Tout d’abord, saisissez le Sujet et le Corps de votre message dans la langue par défaut de la plateforme.

→ Pour certains événements déclencheurs, ces champs peuvent être pré-remplis avec un modèle de texte que vous pouvez personnaliser.

À noter : si la langue par défaut de la plateforme est modifiée dans l’outil de localisation, les notifications existantes pour lesquelles aucun texte n’a été rédigé dans la nouvelle langue par défaut ne seront pas envoyées. Lorsque vous modifiez ces notifications, vous devez remplir le texte du message dans la nouvelle langue par défaut avant de pouvoir enregistrer les modifications.

Formatage

Le texte du Corps du message peut également être formaté :
- En utilisant les boutons de la barre d’outils pour les notifications sur la plateforme et par e-mail. Outre les options standard de formatage de texte, vous pouvez insérer des liens, des images et des tableaux. Vous pouvez également passer en mode code source pour modifier directement le code html du message.

- Pour les notifications Slack, il n’y a pas de barre d’outils, mais vous pouvez utiliser la syntaxe markdown (s’ouvre dans un nouvel onglet) pour formater le texte.

Codes courts

Vous pouvez intégrer dans votre message les shortcodes (codes courts) figurant en bas de page.

• Il s’agit de tags tels que {{nom_cours}} ou {{prenom}} qui seront remplacées par les données pertinentes, issues de l’événement déclencheur et du destinataire e la notification lors de l’envoi de cette dernière.
• Les shortcodes disponibles dépendent de l’événement déclencheur choisi et vous ne pouvez utiliser que ceux qui sont répertoriés.
• Cliquez sur la puce d’un code court pour insérer celui-ci à la position actuelle du curseur dans l’objet ou le corps du message.

Pour en savoir plus, consultez l’article sur l’insertion de codes courts dans les notifications.

Autres langues

Si vous souhaitez traduire le message de la notification dans d’autres langues, activez l’option Traduire les champs. Ensuite, dans le menu Langues sélectionnez la langue souhaitée, puis rédigez et mettez en forme l’objet et le corps du message dans cette langue.

→ Répétez ces étapes jusqu’à ce que vous ayez composé le message de la notification dans toutes les langues requises.

Les notifications rédigées en plusieurs langues seront envoyées en tenant compte des préférences linguistiques des destinataires.

Pièces jointes

Dans la section Pièces jointes au bas de la page, vous pouvez inclure une pièce jointe au calendrier dans la notification. Cette option n’est disponible que pour certains types d’événements (ceux relatifs aux sessions et cours ILT), et uniquement pour les canaux de diffusion que sont l’e-mail ou Slack.

Notification push mobile

Les notifications push sur mobile sont envoyées aux utilisateurs de l’application mobile Go.learn ou de l’application mobile personnalisée, à condition qu’ils l’aient activée sur leur appareil.

Pour configurer le canal de diffusion que sont les notifications push sur mobile, sélectionnez Onglet Propriétés > Rédaction > Notification push mobile. Puis, dans le panneau de droite, cochez la case Activer la notification push mobile comme canal de diffusion.

Vous pouvez maintenant saisir un Titre (50 caractères maximum) et un Message en texte clair (150 caractères maximum).

• Les codes courts ne peuvent être inclus que dans le texte du message. Veuillez noter que le texte ne doit pas dépasser 150 caractères, même après que les codes courts ont été remplacés par leurs valeurs. Tout texte excédentaire sera tronqué dans la notification reçue par les utilisateurs.

La section URL de l’application en bas de page indique le lien vers la page de l’application mobile qui sera ouverte par la notification. Ce champ est en lecture seule et se remplit automatiquement en fonction du type d’événement.

Comme pour les autres canaux de notification, vous pouvez activer la fonction Traduire les champs pour saisir le message de la notification push mobile dans d’autres langues.

Conseil: selon les paramètres de l’appareil mobile du destinataire, si plusieurs notifications similaires arrivent en peu de temps, elles peuvent se retrouver empilées ou réduites en une seule. Par exemple, si une notification Utilisateur inscrit à un cours (exception faite des notifications condensées) est configurée pour être envoyée aux Power Users, et que 4 utilisateurs s’inscrivent au cours, le Power User pourrait ne recevoir qu’un seul message, au lieu de 4 messages distincts comme prévu.
→ Cela peut être évité en insérant des codes courts, tels que le nom de l’utilisateur inscrit, afin de garantir que les messages sont tous distincts.

Planifier une notification

Sur la page de configuration d’une notification, sélectionnez l’onglet vertical Propriétés > Détails et délais. Dans la section Planificateur, vous verrez les options de délais disponibles pour l’événement déclencheur.

• Les options de synchronisation pour chaque type d’événement sont répertoriées dans l’article Événements et conditions des notifications.

Selon le type d'événement, il peut n’y avoir qu’une seule option de planification fixe, ou vous pouvez avoir le choix entre deux ou plusieurs des options suivantes : Au moment de l'événement, Avant l'événement, Après l'événement, Manuellement et Chaque.

Pour de nombreuses options de programmation, vous pouvez définir l’Heure exacte de la journée à laquelle vous souhaitez que la notification soit envoyée et spécifier le Fuseau horaire correspondant.

Conseils: L'heure doit être saisie au format hh:mm am/pm. Exemple : 08:15 am.
→ Noter qu’au format am/pm, 12:00 am correspond à 00:00 (minuit, le début de la journée) sur un format de 24 heures, alors que 12:00 pm correspond à 12:00 sur un format de 24 heures (midi, le milieu de la journée).
Dans le planificateur, lorsque vous spécifiez une Période, les plages autorisées sont les suivantes : 1→72 heures, 1→365 jours, 1→52 semaines, 1→24 mois.

Au moment de l’événement

La notification sera envoyée aux destinataires dès que l’action aura été effectuée sur la plateforme. Par exemple, dans le cas de l’événement L'utilisateur a acheté un cours, avec ce paramètre, la notification sera envoyée dès que l’utilisateur aura effectué un tel achat.
À noter : dans certains cas, la notification « Au moment de l’événement » peut être quelque peu retardée par rapport à celui-ci. Par exemple, le système surveille les mises à jour des checklists toutes les trois heures. Par conséquent, une notification relative à une checklist peut être retardée de jusqu’à trois heures par rapport à l’événement.

Avant l’événement

Cette option est disponible pour les événements devant avoir lieu à une heure connue. La notification sera envoyée aux destinataires un certain temps avant l’événement, par exemple avant le début d’un webinaire ou d’une session ILT.

• Vous pouvez définir combien d’heures, de jours, de semaines ou de mois à l’avance la notification sera envoyée.
• Si vous définissez un intervalle en jours, semaines ou mois, vous pouvez également programmer l’heure à laquelle vous souhaitez que la notification soit envoyée et indiquer le fuseau horaire correspondant.

Heures avant l’événement :

Le planificateur enverra la notification le nombre d’heures spécifié avant l’événement, en tenant également compte des minutes. Supposons qu’une session ILT soit censée commencer à 10h25 :

• Si vous avez programmé la notification deux heures avant l’événement, elle sera envoyée à 8h25.

Jours avant l’événement

Si vous choisissez l’option jours avant l’événement, chaque jour, à l’heure programmée, le système recherche les événements qui se produiront dans le nombre de jours spécifié sur une période de 24 heures.

• Par exemple, si vous optez pour 2 jours avant l’événement, l’intervalle de temps est de 48 à 72 heures dans le futur.
• La première limite temporelle est inclusive, et la seconde est exclusive. Ainsi, en poursuivant sur cet exemple :
  48h =< temps écoulé jusqu’à l’événement < 72h
• Les heures jusqu’à l’événement sont comptées à partir de l’heure fixée pour l’envoi de la notification.

Conseil : les « jours avant l’événement » que vous avez définis peuvent ne pas correspondre à des jours calendaires.
Supposons qu’une session ILT commence mercredi à 7 heures du matin et que vous ayez configuré une notification pour qu’elle soit envoyée un jour avant l’événement à 8h00 du matin. Un jour avant l’événement signifie entre 24 et 48 heures avant :
24h =< temps écoulé jusqu’à l’événement < 48h
→ Le lundi à 8 heures, l’événement aura lieu dans 47 heures, la notification sera donc envoyée. Même si le lundi est deux jours calendaires avant l’événement.
→ En revanche, si l’heure de notification est fixée à 7h00 du matin, la notification sera envoyée le mardi (un jour civil avant l’événement).
D’une manière générale, les « jours avant l’événement » correspondent à des jours calendaires si l’heure de la notification est antérieure (ou égale) à l’heure de l’événement. Dans le cas contraire, la notification sera envoyée un jour calendaire « supplémentaire » à l’avance.

Semaines avant l’événement

Pour l’option semaines avant l’événement, la logique est la même que pour les jours précédant l’événement, à la différence que nombre de jours = nombre de semaines x 7.

Par exemple, pour l’option une semaine avant l’événement, chaque jour, à l’heure programmée, le système recherchera des événements dans la période de 24 heures comprise entre 7 jours (168 heures) et 8 jours (182 heures) en amont.

Conseil : la notification ne sera pas nécessairement envoyée le même jour de la semaine que l’événement. Par exemple, si l’événement a lieu le mercredi à 10h00 et que vous avez programmé une notification une semaine auparavant à 9h00, la notification sera envoyée le mercredi précédent. Mais si vous programmez la notification à 11 heures, elle sera envoyée un jour plus tôt, le mardi.

Mois avant l’événement

Pour l’option mois avant l’événement, chaque jour, à l’heure prévue, le système recherchera des événements sur une période de 24 heures correspondant au nombre de mois indiqué dans le futur.

Exemple : une notification est prévue un mois avant l’événement, à 9h00. Chaque jour, à l’heure prévue, le système consulte la date du jour (par exemple, le 2 mars à 9h) et incrémente le mois d’une unité (par exemple, le 2 avril à 9 heures). Il recherche ensuite les événements survenus dans la période de 24 heures comprise entre le 2 avril à 9h et le 3 avril à 8:59:59.

À noter : le 31 mars, pour incrémenter le mois d’une unité, le système prendra le 30 avril (c’est-à-dire le dernier jour du mois) et recherchera donc des événements dans le même laps de temps que celui pris en compte le 30 mars. Ainsi, en cas d’événements survenant dans les derniers jours du mois, la notification peut être envoyée sur deux jours consécutifs.

Après l’événement

La notification sera envoyée aux destinataires un certain temps après la fin de l’événement ou de l’action, par exemple une fois qu’un apprenant a terminé un cours.

Vous pouvez définir combien d’heures, de jours, de semaines ou de mois après l’événement la notification sera envoyée. Si vous choisissez des jours, des semaines ou des mois, vous pouvez également définir l’heure (et le fuseau horaire) à laquelle vous souhaitez que la notification soit envoyée.

Heures après l'événement

Si vous utilisez l’option heures, la notification sera retardée du nombre exact d’heures que vous indiquez à partir de celle de l’événement, en tenant compte également des minutes.

Jours après l’événement

Notez que pour l’option jours après l’événement, le délai est calculé comme suit :

• Le système avance du nombre de jours spécifié (sur des périodes de 24 heures) à partir de la date et de l’heure de l’événement.
• Le système envoie ensuite la notification à la première occurrence suivante de l’heure programmée que vous avez définie dans le champ « heure ».

Conseil : si l’heure de la notification est antérieure à celle de l’événement, la notification sera envoyée un jour plus tard que prévu. Par exemple, supposons qu’un événement se produise le lundi à 15 heures et que vous configuriez une notification 4 jours après l'événement, à 10h00 :
- 4 jours après l’événement = le vendredi à 15h00
- cependant, la prochaine occurrence de l’heure programmée est le samedi à 10h00, et c’est donc à ce moment-là que la notification est envoyée.

→ Une exception à la logique décrite dans cette section est celle de la notification L’apprenant n'a pas encore terminé un cours, qui calcule le délai sur la base de « jours humains ». Ainsi, à partir de la date de l’événement, le délai est avancé du nombre de jours spécifié, puis envoie la notification à l’heure prévue le même-jour.

Semaines après l’événement

L'option semaines après l’événement suit une logique similaire à celle de l’option jours après l’événement. À partir de la date et de l’heure de l'événement, le planificateur avance d’un délai = (nombre de semaines) x (7 jours/semaine) x (24 heures/jour). Il envoie ensuite la notification à la première occurrence suivante de l’heure programmée.

Conseil : la notification ne sera pas nécessairement envoyée le même jour de la semaine que l’événement. Par exemple, si l’événement a lieu le lundi à 11h00 et que vous définissez une notification pour une semaine plus tard à 9h00, la notification sera envoyée le mardi de la semaine suivante. Ce jour supplémentaire se produit si l’heure de la notification est antérieure à celle de l’événement.

Mois après l'événement

Pour l’option mois après l’événement, le planificateur avance le nombre de mois spécifié et envoie la notification à la première occurrence de l’heure programmée.

Par exemple :

• Dans le cas d’un événement prévu le 3 juin à 8h00, quatre mois après l’événement = le 3 octobre à 8h00
• Cependant, dans le cas d’un événement prévu le 31 mars, un mois après l’événement correspond au 30 avril (si le mois est plus court, le planificateur se rabat sur le dernier jour du mois)

Comme pour les jours et les semaines suivant l’événement, la notification sera envoyée un jour « supplémentaire » plus tard si l’heure de la notification est antérieure à celle de l’événement.

Manuellement

Certaines notifications peuvent être envoyées Manuellement. Cela signifie qu’elles ne sont jamais envoyées automatiquement par le planificateur. Elles peuvent être déclenchées manuellement en cliquant sur l’icône du bouton de lecture dans la liste des notifications.

Chaque

Cette option est disponible pour les notifications condensées, et permet d’envoyer la notification de manière répétitive : toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.

Pour en savoir plus, voir le chapitre Notifications condensées.

Notes sur la planification des notifications

• Il n’est pas possible de renvoyer des notifications programmées.
• Les notifications programmées sont envoyées de manière périodique et ne sont pas déclenchées au moment de l’événement. Ces notifications s’appuient sur une tâche exécutée de manière planifiée (la fréquence dépend de la configuration de la notification).

Paramétrer des filtres de déclenchement pour une notification

Les filtres de déclenchement vous permettent d’indiquer les utilisateurs et les contenus concernés par la notification.

→ Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer une notification L’apprenant a complété un cours uniquement lorsque les apprenants d’une branche spécifique terminent un cours. Vous pouvez aussi ne l’envoyer que pour certains cours.

Vérifiez les filtres de déclenchement

Sur la page de configuration d’une notification, sélectionnez l’onglet Filtres de déclenchement. Vous pouvez y vérifier les filtres de déclenchement déjà configurés, en utilisant le menu de navigation vertical sous Type de déclencheur.

Utilisateurs :

Cette partie montre les groupes et/ou les branches d’utilisateurs pouvant déclencher cette notification. Si plusieurs groupes ou branches sont définis, le lien logique entre eux est OU, ce qui signifie qu’il suffit qu’un utilisateur appartienne à au moins l’un d’entre eux.

→ Lorsqu’aucun groupe ou branche n’est défini : dans le cas d’une notification configurée par un Superadmin, cela signifie que tous les utilisateurs peuvent déclencher la notification. Mais dans le cas d’une notification configurée par un Power User, cela signifie qu’aucun utilisateur ne peut déclencher la notification.

Cours et plans de formation:

Cette partie montre le contenu pouvant déclencher la notification.

→ Lorsqu’aucun cours ou plan de formation n’est défini : dans le cas d’une notification configurée par un Superadmin, cela signifie que tous les contenus peuvent déclencher la notification. Mais dans le cas d’une notification configurée par un Power User, cela signifie qu’aucun contenu ne peut déclencher la notification.

Ajouter un filtre de déclenchement

Pour ajouter un filtre de déclenchement, cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit. Dans la fenêtre Ajouter des filtres de déclenchement, sélectionnez le type de filtre de déclenchement à appliquer (Groupes, Branches ou Cours et plans de formation) et cliquez sur Suivant. Effectuez ensuite votre sélection en fonction du type de ressource que vous avez choisi.

• Groupes : cochez la case en face des groupes d’utilisateurs pouvant déclencher la notification.
• Branches : cochez la case en face de chacune des branches pouvant déclencher la notification. Cliquez à nouveau sur la case pour inclure/exclure des descendants.
• Cours et plans de formation : cochez la case en face de chaque cours ou plan de formation pouvant déclencher la notification.

Si vous êtes un Power User, vous ne verrez que les groupes, branches, ou cours et plans de formation qui vous sont assignés en tant que ressources.

Filtres de déclenchement et visibilité

Lorsqu’un Superadmin crée une notification : 

• Par défaut, celle-ci s’applique à tous les utilisateurs, et à tous les cours et plans de formation.
• Cela signifie que si aucun filtre de déclenchement n’est appliqué, la notification sera envoyée pour toutes les occurrences de l’événement choisi.
• Des filtres de déclenchement peuvent être appliqués pour restreindre la notification à un ensemble particulier d’utilisateurs, ou à un sous-ensemble du contenu d’apprentissage, ou aux deux.
• Cette notification peut être activée même si aucun filtre de déclenchement n’est appliqué.

Lorsqu’un Power User crée une notification: 

• Par défaut, celle-ci ne s’applique à aucun utilisateur et à aucun cours ou plan de formation. Cela signifie que, dans son état initial, la notification ne sera pas envoyée en cas d’occurrence de l'événement choisi.
• Des filtres de déclenchement peuvent être appliqués pour indiquer pour quels cours et plans de formation cette notification doit être envoyée.
• Au moins un filtre de déclenchement doit être appliqué pour qu’il soit possible d’activer la notification dans pareil cas.

Les Power Users n’auront de visibilité sur une notification que si toutes les ressources définies comme filtres de déclenchement lui ont été assignées. Pour en savoir plus, consultez l’article sur les droits des Power Users relatifs aux notifications. Un Power User perdra la visibilité sur une notification (même s’il l’a lui-même créée) si quelqu’un d’autre la modifie pour y ajouter des filtres de déclenchement qui ne lui sont pas assignés.

Activer une notification

Sur la liste des notifications, la colonne Statut indique si chaque notification est activée ou désactivée.

Pour activer (ou désactiver) une notification, cliquez sur son nom pour ouvrir sa page de configuration, puis utilisez le bouton en bas à droite pour passer du statut Actif à Inactif et vice versa.

Note : pour qu’une notification puisse être activée, au moins un canal de diffusion doit avoir été défini.

En outre, les Power Users doivent définir au moins un filtre de déclenchement pour pouvoir activer une notification, car l’absence de filtre déclencheur équivaut à aucun utilisateur et aucun contenu. Toutefois, les Superadmins peuvent activer une notification même si aucun filtre de déclenchement n’est appliqué, car dans leur cas, cela signifie « tous les utilisateurs et tous les contenus ».

Modifier des notifications

• Il est fortement recommandé de désactiver une notification avant d’en modifier la configuration.
• Chaque modification d’une notification déclenchera la suppression et la recréation de la tâche programmée.

Notifications condensées

Les notifications condensées regroupent plusieurs notifications concernant le même type d’événement en une seule. Par exemple, au lieu de recevoir sept notifications distinctes pour des cours pas encore terminés, l’utilisateur n’en reçoit qu’une seule, avec la liste des cours à terminer.

Les notifications condensées disponibles sont répertoriées dans l’article Événements et conditions des notifications.

Les notifications condensées sont configurées de la même manière que les autres notifications. Lorsque vous rédigez le corps du message, le shortcode des éléments figurant dans le résumé doit être placé entre les balises {{#items}} et {{/items}}. Par exemple, pour la notification Résumé : utilisateur inscrit à un cours :

À noter : les cours figurant dans le résumé sont classés par ordre de création.

Options Manuellement et Chaque

Lorsque vous planifiez l’envoi de la notification, en fonction du type de résumé, les options disponibles seront Chaque et/ou Manuellement.

L’option Manuellement permet d’envoyer la notification condensée manuellement, et ne sera pas programmée automatiquement.

Pour l’option Chaque, vous pouvez définir une fréquence horaire, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle pour l’envoi du résumé. Ce condensé contiendra les éléments relatifs à cette période. Par exemple, une notification Résumé : utilisateur inscrit à un cours paramétrée sur une fréquence hebdomadaire contiendra les inscriptions de la semaine écoulée, ou celles du mois écoulé en cas de fréquence mensuelle.

• Chaque heure : le résumé sera envoyé une fois par heure.
• Chaque jour : le résumé sera envoyé une fois par jour. Vous pouvez indiquer l’heure et le fuseau horaire.
• Chaque semaine : le résumé sera envoyé une fois par semaine. Vous pouvez définir le jour de la semaine (le mercredi, par exemple), l’heure et le fuseau horaire.
• Chaque mois : le résumé sera envoyé une fois par mois. Vous pouvez définir le jour du mois (le 10, par exemple), ainsi que l’heure et le fuseau horaire
  Notez que si vous choisissez le 31, pour les mois comptant moins de jours, la notification sera toujours envoyée le dernier jour du mois.

Onglet Paramètres supplémentaires

La notification Résumé : le cours est expiré est unique en ce qu’elle dispose d’un onglet Paramètres supplémentaires sur lequel vous pouvez spécifier les cours à inclure dans la notification condensée. Veuillez noter que la fréquence d’envoi du résumé est toujours celle définie dans l’onglet Propriétés avec l’option Chaque.

Vous pouvez choisir d’inclure :

• Les Cours arrivant à échéance entre cette notification et la prochaine notification programmée. Par exemple, si le résumé est envoyé chaque semaine, il regroupera toutes les formations arrivant à échéance au cours de la semaine entre le résumé actuel et le suivant.
• Cours arrivant à échéance dans un délai donné après l’envoi de la notification. Le résumé énumérera les cours arrivant à échéance dans le nombre de jours spécifié. Par exemple, en fixant le nombre de jours sur 3, le résumé regroupera toutes les formations expirant dans 1, 2 ou 3 jours).
• Cours arrivant à échéance dans un certain nombre de jours après l’envoi de la notification : le résumé énumérera les cours dont l’échéance se situe dans un nombre exact de jours (par exemple, avec 3, le résumé regroupera tous les cours dont l’échéance se situe exactement dans 3 jours).

Consulter les journaux des notifications

À partir de la page principale de gestion des notifications, l’onglet Journaux vous permet de consulter toutes les notifications qui ont été envoyées. Par défaut, lorsque vous ouvrez cet onglet, la page des journaux en cours s’affiche. Vous pouvez néanmoins définir un filtre pour afficher une plage de dates différente :

• La plage de dates que vous définissez ne peut excéder 14 jours et ne peut remonter à plus de 3 mois.

Conseils relatifs aux notifications

• Caractères Unicode de 4 octets : les caractères Unicode de 4 octets ne sont pas pris en charge par la plateforme lors de la création ou de la modification d’une notification.
• Notifications longues : les notifications sont limitées à 65 535 caractères. Toute notification générée excédant cette limite ne s’affiche pas correctement. Veuillez noter que cette limite correspond à la limite de caractères reçues par le système de notifications. Ainsi, le contenu non affiché, tel que le code HTML et les shortcodes convertis, est également pris en compte dans cette limite.
• Renvoyer la notification de bienvenue : si vous souhaitez renvoyer la notification de bienvenue, vérifiez tout d’abord que vous avez une notification active configurée pour l’événement « Utilisateur créé (par l’administrateur) ». Ensuite, accédez à la page Menu admin > E-learning > Utilisateurs. Sur la page principale du menu Utilisateurs, sélectionnez tous les utilisateurs concernés, cliquez sur le bouton Sélectionner une action en bas de la page, et sélectionnez Envoyer la notification d’activation.
• Inscrire des utilisateurs à des cours non publiés : si vous inscrivez des utilisateurs à des cours qui ne sont pas encore publiés, choisissez si vous voulez envoyer les notifications d’inscription à l’avance, et assurez-vous de désactiver la notification avant d’inscrire les utilisateurs. Après les inscriptions, vous pourrez réactiver les notifications. Cela peut s’avérer nécessaire lorsque vous devez inscrire des utilisateurs à des cours non publiés pour conserver un historique des inscriptions.
• Fichiers ICS : les fichiers ICS ouverts avec Outlook s’ouvrent dans un nouveau calendrier et non dans le calendrier par défaut.