Introduction
Lors de cours dirigés par un formateur (ILT), les apprenants assistent « en direct » à la formation à un moment spécifié : soit en salle de classe physique, soit en ligne via un outil de webinaire. Les cours dispensés dans le cadre de webinaires sont également appelés formations virtuelles dirigées par un formateur (VILT). Pour en savoir plus sur les cours ILT, consultez l'article Création et gestion des cours ILT et VILT .
Cet article traite spécifiquement de la manière dont les administrateurs peuvent inscrire les apprenants aux cours ILT et aux sessions ILT.
→ Pour des informations sur les inscriptions aux formations en ligne, consultez plutôt l'article Inscrire des utilisateurs aux cours e-learning.
Cours ILT vs session ILT
Les formations ILT peuvent être dispensés en une ou plusieurs occurrences, appelées « sessions ». Une fois qu'un utilisateur est inscrit à un cours ILT, il doit également être inscrit à la session spécifique à laquelle il devra assister :
- Si nécessaire, vous pouvez initialement inscrire un utilisateur uniquement au cours ILT, puis ultérieurement à l'une des sessions disponibles.
- Vous pouvez également inscrire directement un utilisateur à une session ILT spécifique, auquel cas il sera automatiquement inscrit au cours ILT également.
Astuce : les inscriptions aux cours sont affichées dans l’onglet Cours > [nom du cours ILT] > Inscriptions. Les inscriptions aux sessions sont affichées dans l’onglet Cours > [nom du cours ILT] > [nom de la session] > Inscriptions et évaluations.
Sessions ILT et événements
Les sessions ILT sont elles-mêmes composées d’un ou plusieurs événements. Lorsqu'un utilisateur est inscrit à une session ILT, il est automatiquement inscrit à tous les événements de cette session.
Qui peut inscrire les apprenants
Les apprenants peuvent être inscrits aux cours et sessions ILT par un Superadmin, ou par un Power User disposant des droits requis pour les cours, les inscriptions et les sessions ILT. Si un cours est configuré pour le permettre, les apprenants peuvent aussi être en mesure de s'inscrire eux-mêmes. Pour en savoir plus, consultez l’article sur la gestion des auto-inscriptions et des listes d'attente.
Formateurs
Les formateurs ILT sont assignés individuellement aux sessions, dans l’onglet Propriétés de la page de la session ILT.
- Le formateur de la session est automatiquement défini comme formateur de tous les événements de la session.
- Vous pouvez également assigner des formateurs à chaque événement depuis l’onglet Propriétés de la page de l'événement ILT.
Cela signifie que, contrairement aux cours e-learning, les formateurs ILT n'ont pas besoin d'être inscrits au cours.
Les formateurs que vous assignez à un cours ILT pourront ensuite effectuer certaines actions de gestion du cours. Pour en savoir plus, consultez l’article Guide utilisateur du formateur.
Inscrire des utilisateurs à des cours ILT
Depuis la page des Cours, vous pouvez inscrire un ou plusieurs utilisateurs à un cours ILT spécifique. Vous pouvez également inscrire des utilisateurs à plusieurs cours ILT en même temps. Lors de l'inscription ILT, vous pourrez choisir d'inscrire également les utilisateurs à une session spécifique, ou seulement au cours ILT.
Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (dossier) > Cours pour afficher la liste des cours. Pour ne voir que les cours ILT, cliquez sur l’icône Filtres et sous Type de cours cochez la case ILT. Ensuite :
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Pour inscrire des utilisateurs à un seul cours ILT : cliquez sur le
pour en ouvrir la page de configuration. Puis, en haut à droite, cliquez sur le bouton Gérer les inscriptions et sélectionnez Inscrire des utilisateurs. - Pour inscrire des utilisateurs à plusieurs cours ILT : cochez les cases à côté de chaque cours ILT. Ensuite, en bas à droite, cliquez sur le bouton Sélectionner une action, et choisissez Inscrire des utilisateurs.
Ensuite, dans le panneau latéral de droite qui s'ouvre, suivez les étapes de l’assistant (Utilisateurs, Sessions, Informations complémentaires, Notifications) pour inscrire les utilisateurs au(x) cours sélectionné(s). Après chaque étape, cliquez sur Suivant pour passer à la suivante.
Étape Utilisateurs
À cette étape, vous sélectionnez les utilisateurs à inscrire au(x) cours ILT que vous avez choisi(s) précédemment. Trois onglets sont disponibles, où vous pouvez sélectionner des utilisateurs, des branches, des groupes, ou une combinaison de ceux-ci :
- Utilisateurs : vous permet de sélectionner des utilisateurs individuels à inscrire, en cochant les cases à côté de leurs noms.
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Branches : sur cet onglet, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs branches dont les utilisateurs seront inscrits. Si une branche sélectionnée possède des sous-branches, vous pouvez cliquer une fois pour inclure uniquement les membres directs de la branche (l’icône marquée d’un tiret) ou cliquer une seconde fois pour inclure également les membres des branches descendantes (icône cochée).
→ Notez que vous ne pouvez pas sélectionner la branche racine.
Groupes : sur cet onglet, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs groupes dont les membres seront inscrits.
À noter : pour inscrire tous les utilisateurs de la plateforme à un cours, cliquez sur Tout sélectionner dans l’onglet Utilisateurs du panneau Inscrire des utilisateurs après avoir coché la case à proximité de la colonne Nom. Pour les inscrire à plusieurs cours, répétez ce processus pour chaque cours individuellement, car inscrire en masse tous les utilisateurs à plusieurs cours simultanément peut être à l’origine de problèmes de performances.
Étape Sessions
À cette étape, vous pouvez définir si vous souhaitez inscrire les utilisateurs au cours, ou à l'une des sessions disponibles. Si vous avez précédemment sélectionné plusieurs cours ILT, ce choix vous sera proposé pour chaque cours ILT :
Si vous inscrivez plusieurs utilisateurs, le choix effectué pour chaque cours ILT s'appliquera à tous les utilisateurs que vous inscrivez.
- Je veux inscrire les utilisateurs au cours : Avec cette option, les utilisateurs sont inscrits au cours ILT, mais pas directement à une session ILT. Les apprenants accédant à la page du cours peuvent cliquer sur Choisir une session pour s'inscrire à l'une des sessions disponibles. Vous pouvez aussi inscrire les apprenants aux sessions depuis la page des cours.
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Je veux inscrire les utilisateurs à une session : Avec cette option, vous pouvez sélectionner une des sessions disponibles dans la liste. L'utilisateur sera inscrit à la fois au cours et à la session sélectionnée.
→ Depuis cet espace, vous pouvez inscrire les utilisateurs à une session par cours. Pour inscrire les utilisateurs à plusieurs sessions d’un même cours ILT, consultez le chapitre Inscrire les utilisateurs à plusieurs sessions d’un cours.
Étape Informations complémentaires
Dans l’onglet Informations complémentaires, vous pouvez configurer les options suivantes :
Niveau d'inscription
Sélectionnez le niveau que les utilisateurs auront dans le cours : Apprenants ou Tuteurs. N’oubliez pas que le niveau que vous sélectionnez est défini lors de l'inscription au cours et s'appliquera à toutes les sessions du cours auxquelles l'utilisateur sera inscrit.
Une fois que vous avez défini le niveau d'inscription d’un utilisateur dans un cours ou une session ILT ou VILT, vous ne pouvez plus le modifier. Si vous devez le faire, supprimez l'inscription et créez-en une nouvelle avec un niveau différent. Consultez le tableau comparatif des niveaux d'inscription pour des détails sur les droits de chaque niveau utilisateur.
À noter : seuls les utilisateurs inscrits au cours en tant qu’apprenants apparaîtront dans la liste des utilisateurs du rapport de synthèse du cours.
Priorité d'inscription
Si l’option Afficher les attributs d'inscription est activée dans le menu paramètres avancés de la plateforme, l’onglet Informations complémentaires affiche également la section Attributs d'inscription, qui vous permet de configurer la priorité d’inscription pour préciser l’importance du cours ou pour les apprenants, en indiquant s'il est obligatoire, requis, recommandé ou facultatif. La priorité d'inscription est affichée sur la carte du cours dans la page Mes cours et mes plans de formation de l'utilisateur concerné.
À noter :
- Si le cours fait partie d'un plan de formation avec une priorité d'inscription définie pour un apprenant, l'inscription de l'apprenant au cours n'héritera pas de cette priorité.
- Si le cours fait partie d’un plan de formation, il est défini comme obligatoire ou facultatif pour l’achèvement du plan. Cette information est affichée dans les détails du cours dans la liste des cours de la page du plan de formation. Si une priorité a été attribuée à l'inscription de l'utilisateur au cours dans le cadre du plan de formation, cette valeur est affichée sur la carte du cours dans la page Mes cours et mes plans de formation, mais pas dans les détails du cours sur la page du plan de formation.
Période de validité de l'inscription
Si nécessaire, définissez une période de validité pour l'inscription des utilisateurs. Si vous définissez une période de validité (à l'aide des sélecteurs Début de validité et Fin de validité), les utilisateurs ne pourront accéder au cours que durant cette période. Passé ce délai, ils verront toujours la carte du cours sur la page Mes cours et mes plans de formation, mais ne pourront plus y accéder.
Champs supplémentaires d'inscription
Si le cours est associé à des champs supplémentaires d'inscription, ils figureront dans la dernière section du panneau de droite pour que vous puissiez les compléter. Si le cours est associé à des champs supplémentaires obligatoires, vous ne pourrez pas finaliser l'inscription tant qu'ils ne seront pas renseignés.
Étape Notifications
Si cette étape est visible, vous pouvez définir une ou plusieurs notifications à envoyer lors de l'inscription. Pour en savoir plus, consultez l’article Inscrire des utilisateurs aux cours e-learning > Étape Notifications.
Confirmer les inscriptions
Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Confirmer pour finaliser le processus d'inscription.
Une procédure d’arrière-plan est lancé pour traiter les inscriptions si le nombre maximum d’inscriptions dépasse 20. Rappelez-vous qu’une inscription correspond à la combinaison d’un utilisateur unique et d’un cours unique, donc sélectionner 3 cours et 2 utilisateurs correspond à 6 inscriptions.
Inscrire directement des utilisateurs à une session ILT
Vous pouvez également inscrire un ou plusieurs utilisateurs directement à une session ILT, depuis la page de cette dernière. En procédant ainsi, les utilisateurs seront automatiquement inscrits au cours ILT contenant la session.
→ Cette méthode vous permet uniquement d’inscrire des utilisateurs à une seule session d’un cours ILT. Pour inscrire des utilisateurs à plusieurs cours ILT, commencez depuis la page du cours comme décrit dans le chapitre Inscrire des utilisateurs aux cours ILT. Pour inscrire des utilisateurs à plusieurs sessions du même cours ILT, voir le chapitre Inscrire des utilisateurs à plusieurs sessions
Pour ce faire :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours, et enfin cliquez sur le <[Nom du cours ILT] > pour en ouvrir la page.
- Puis, sélectionnez l’onglet Sessions > [nom de la session] pour ouvrir la page de la session concernée.
- Depuis la page de la session, cliquez sur l’icône + (Nouveau) en haut à droite et sélectionnez Inscrire des utilisateurs.
- Dans le panneau de droite, suivez les étapes d'inscription (utilisateurs, sessions, informations supplémentaires) comme indiqué dans le chapitre Inscrire des utilisateurs aux cours ILT.
- La seule différence est qu’ici, l’étape Sessions sera par défaut « Je veux inscrire les utilisateurs à cette session ».
- Vous pouvez toujours choisir une autre option pour sélectionner une session différente, ou pour inscrire uniquement au cours ILT, sans choisir de session.
À noter : lorsque vous inscrivez des apprenants à une session, ils sont automatiquement inscrits à tous les événements inclus dans la session. Il n'est pas possible d'inscrire des apprenants à un événement sans les inscrire à sa session.
Inscrire des utilisateurs à plusieurs sessions d’un cours ILT
Si vous devez inscrire des apprenants à plus d'une session d'un cours ILT, vous ne pouvez le faire que depuis l’onglet Inscriptions de la page du cours. Cela signifie que les utilisateurs en question – même s'ils ne sont pas encore inscrits à une session – doivent déjà être inscrits au cours ILT lui-même.
Pour commencer :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT].
- Sélectionnez l’onglet Inscriptions et vérifiez si les utilisateurs concernés sont déjà inscrits.
- S'ils ne le sont pas, en haut à droite, cliquez sur le bouton Gérer les inscriptions et sélectionnez Inscrire des utilisateurs.
- Ensuite, inscrivez les utilisateurs ciblés comme décrit dans Inscrire des utilisateurs aux cours ILT (sur l’onglet Sessions, vous pouvez utiliser l'option par défaut Je veux inscrire les utilisateurs au cours)
Ensuite, toujours sur l’onglet Inscriptions de la page du cours ILT :
- Dans la liste, sélectionnez les cases à cocher à côté de l'utilisateur ou des utilisateurs que vous souhaitez inscrire.
- Dans le coin inférieur droit, cliquez sur le bouton Sélectionner une action et choisissez Inscrire à des sessions.
- Dans le panneau de droite, vous pouvez maintenant sélectionner une ou plusieurs des sessions disponibles pour ce cours ILT.
- Puis cliquez sur Inscrire pour inscrire directement les utilisateurs aux sessions sélectionnées, ou cliquez sur Ajouter à la liste d'attente pour les placer dans la liste d'attente de la session.
Remarque : dans le cas des sessions complètes, même si vous choisissez Inscrire, les utilisateurs seront néanmoins placés sur liste d’attente.
Vous pouvez vérifier le résultat depuis la page de gestion des Cours > [page du cours ILT] > [page de la session ILT] > Inscriptions et évaluations. Là, la colonne Statut d'inscription indique si chaque utilisateur est inscrit ou dans la liste d'attente. Vous pouvez déplacer des utilisateurs de la liste d'attente vers les inscrits en utilisant les points de suspension > Changer le statut.
Remarques sur l'inscription des utilisateurs à plusieurs sessions
- Seuls les Superadmins et Power Users peuvent inscrire des utilisateurs à plusieurs sessions du même cours. Les apprenants ne peuvent s’auto-inscrire qu’à une seule session d’un cours.
- Les Règles d’achèvementconfigurées pour le cours ILT définissent le nombre de sessions qu’un apprenant doit terminer pour achever le cours lui-même.
Autres moyens d’inscrire des utilisateurs aux cours ILT
Vous pouvez inscrire en masse des utilisateurs aux cours ILT à l’aide de fichiers CSV. Pour plus d’informations, consultez l’article Inscrire des utilisateurs aux cours et sessions à l’aide de fichiers CSV.
Vous pouvez également inscrire des utilisateurs aux cours ILT depuis la page des Utilisateurs. Le processus est le même que celui décrit dans l’article Inscription des utilisateurs aux cours e-learning > Inscription des utilisateurs depuis la page des utilisateurs.
→ Notez cependant qu’avec cette méthode, vous ne verrez pas l’onglet Sessions, et ne pourrez donc pas sélectionner une session ILT.
Gérer les inscriptions
Une fois les utilisateurs inscrits à un cours, gérez leurs inscriptions comme décrit dans l’article dédié.
Meilleures pratiques
- Les utilisateurs peuvent être inscrits aux cours à tout moment après leur création, mais assurez-vous de l'avoir complètement configuré, et d’avoir ajouté tous les contenus pédagogiques avant de procéder aux inscriptions.
- Dans les cours ILT et VILT, les formateurs sont assignés aux événements ou sessions sans être inscrits à ceux-ci.