Introduction

En tant que manager, vous pouvez suivre l’activité des membres de votre équipe depuis votre plateforme, en supervisant une partie de leur expérience d’apprentissage ou en les contactant pour approfondir certaines situations. 

Selon les configurations mises en place par le Superadmin, vous pourrez composer votre équipe en envoyant des demandes aux utilisateurs afin que ceux-ci confirment que vous êtes leur manager. Les utilisateurs sont ajoutés à votre équipe une fois qu’ils ont accepté votre demande d’association.

La Page Mon Équipe

Si vous avez au moins un membre d’équipe qui vous est attribué dans au moins un organigramme, vous pouvez ouvrir le Menu Principal depuis le coin supérieur gauche de la plateforme et cliquer sur Mon Équipe pour accéder à la page Mon Équipe qui vous permet de suivre et gérer les activités de votre équipe. 

La page Mon Equipe est composée des onglets suivants : 

• Membres de l'Equipe. L'onglet Membres de l'Equipe offre un aperçu de votre équipe.
• Aperçu des Compétences. L'onglet Aperçu des Compétences liste toutes les compétences disponibles dans votre équipe et fournit un aperçu du contenu disponible, des niveaux et des évolutions.  En savoir plus sur les compétences dans votre équipe.
• Checklists. L'onglet Checklists répertorie toutes les checklists relatives aux membres de votre équipe. En savoir plus sur la manière de gérer les checklists en tant que manager. 
• Rapports. L'onglet Rapports vous permet de télécharger les rapports relatifs aux cours, utilisateurs, plans de formation, certifications et sessions impliquant des membres de votre équipe. En savoir plus sur l'onglet Rapports. 

Note : L'onglet Aperçu des compétences n'est visible que si l'option Activer l'Aperçu des compétences et le Tableau de bord Compétences est activée dans le menu Paramètres Avancés de la plateforme. Contactez votre Administrateur et manager pour plus de détails.

Ce chapitre traite uniquement de l'onglet Membres de l'Equipe. 

La Page Mon Équipe : Membres de l'Equipe

L'onglet Membres de l'Equipe offre un aperçu de votre équipe où chaque utilisateur est identifié par une carte comprenant des informations sur son poste et ses activités. 

L'onglet Membres de l'Equipe affiche uniquement les utilisateurs actifs de la plateforme, indépendamment de leur statut mais vous pouvez filtrer les utilisateurs pour afficher uniquement des profils d'utilisateurs avec un statut spécifique et utiliser la barre de recherche pour rechercher des utilisateurs. 

Chaque carte affiche l'avatar de l'utilisateur, le nom et le prénom de l’utilisateur, ainsi que ses compétences associées. Le titre et les compétences associées de l'utilisateur sont affichées uniquement si : 

• L'utilisateur les a précédemment sélectionnées depuis la section Mes Compétences de l'espace Mon Profil ou dans leur Tableau de Bord de Compétences, si celui-ci a été activé par le Superadmin. 
• Ils sont remplis avec des données provenant d'une plateforme externe de gestion des talents ou SIRH. 

Dans le cas contraire, les champs situés sous le nom d'utilisateur resteront vides (affichant un tiret).

En plus des données personnelles, chaque carte affiche les informations suivantes : 

• Certifications Expirées. Certifications qui ont expiré. Ce KPI s’affiche dans la carte seulement quand l’Application de Certification & Reconversion est activée dans la plateforme.
• Cours en Retard. Cours pour lequel l’inscription de l’utilisateur a expiré, avec une date d’échéance flexible ou stricte.
• Suggestions sur le Niveau de Compétence. Le nombre de compétences que vous avez suggérées aux membres de l'équipe qui n'ont pas encore été acceptées (affichées uniquement si les compétences des utilisateurs ont été définies).
• Si l’utilisateur est à son tour le manager d’une autre équipe, vous pourrez également voir les membres de son équipe. Cliquez sur Visualiser l'Equipe pour voir la page avec les membres indirects de votre équipe.

Cliquez sur Certifications Expirées ou Cours en Retard, dans les cartes des membres de votre équipe, pour voir les informations correspondantes dans la Synthèse Personnelle de l’Utilisateur.

Cliquez sur le nombre de compétences, visibles dans la carte utilisateur, pour accéder à la page de présentation des compétences de cet utilisateur. En savoir plus sur cette page dans le chapitre Page de présentation des compétences des utilisateurs de cet article.

A noter : Il est possible de voir le nombre de compétences affiché sur la carte d'un utilisateur et d'accéder à l'aperçu des compétences seulement si le Tableau de Bord des Compétences a été ajouté en tant que page dans le menu utilisateur et que l'option Activer l'Aperçu des compétences et le Tableau de bord Compétences a été activé dans le menu Paramètres Avancés de la plateforme. Veuillez contacter votre administrateur pour plus d'informations. 

Si un membre de l'équipe supervise lui-même une équipe, dans le même organigramme, le lien Visualiser l'équipe sera affiché dans la carte. Cliquez sur ce lien pour voir les membres de l'équipe de la personne sélectionnée.

Cliquez sur le menu ellipsis dans la carte pour : 

• Envoyer un Email : cette option vous permet de contacter l'utilisateur par email. Un panneau coulissant s’ouvre avec l’adresse e-mail de l’utilisateur déjà automatiquement renseignée.  Précisez le sujet de l’email (ce champ est obligatoire), puis tapez votre message dans la zone de texte correspondante, puis cliquez sur Envoyer Email. Veuillez noter que l’option d’envoi d’email n’est pas disponible lorsqu’une adresse email valide n’est pas associée à l’utilisateur et que l’adresse email du destinataire ne peut pas être modifiée.
• Inscrire aux Cours / Inscrire aux Plans de Formation. Vous pouvez voir ces options pour vos membres d'équipe ainsi que pour les personnes qui leur sont rattachées, selon la configuration faite par votre Administrateur. Ces options vous permettent d'inscrire les membres de votre équipe aux cours ou plans de formation que vous pouvez visualiser. Après avoir fait votre sélection, cliquez sur Suivant pour afficher les informations supplémentaires définies pour les cours et les plans de formation sélectionnés (le cas échéant). Vous pouvez aussi consulter un récapitulatif des cours auxquels vous inscrivez les membres de votre équipe. Selon la configuration faite par votre Administrateur, vous pouvez définir un délai d'inscription pour les cours e-learning. Vous ne pouvez pas inscrire les membres de votre équipe à des cours ou des plans de formation, s'ils y sont déjà inscrits, ni si les cours ou les plans de formation sont complets ou disponibles à la vente, avant ou après la période d'inscription. Vous ne pouvez pas non plus y inscrire les membres de votre équipe si seuls les Superadmin peuvent inscrire des utilisateurs. 
• Exclure de l'Equipe. Cette option vous permet de supprimer un membre de l'équipe. Quand un utilisateur est supprimé, vous ne verrez plus sa carte sur la page Mon Équipe et vous devrez envoyer une nouvelle demande d’association pour l’inclure de nouveau dans votre équipe.
• Rapport de Synthèse de l'Utilisateur. Cette option vous permet d'accéder à la page principale de la Synthèse Personnelle de l'Utilisateur en mode visualisation. 

En plus d'afficher les détails de l'utilisateur, les cartes affichent des alertes et des messages d'avertissement colorés lorsque le statut d'un utilisateur, sur la plateforme, nécessite d'intervenir.

Les alertes suivantes apparaissent en fonction de la valeur des KPIs : 

• A contrôler. Cette alerte identifie les utilisateurs ayant reçu au moins un avertissement pour cause d'expiration de l'inscription à un cours ou d'expiration d'une certification.
• A Jour. Ce message identifie les utilisateurs dont le statut est normal. 
• Pas de donnée disponible. Ce message s’affiche lorsqu'il n'y a aucune donnée disponible à afficher concernant l'utilisateur, parce qu'il s'agit d'un nouvel utilisateur et qu'aucune donnée n'a encore été enregistrée.

Page d'Aperçu des Compétences de l'Utilisateur

Dans l'onglet Membres de l'Equipe, cliquez sur le nombre de compétences visible dans la carte de l'utilisateur pour accéder à la page d'aperçu des compétences de l'utilisateur sélectionné. Vous pouvez également accéder à la page aperçu des compétences des personnes rattachées aux membres de votre équipe, toujours en cliquant sur le nombre de compétences visibles sur leur carte.

Note: Vous ne pouvez accéder à la page Aperçu des Compétences de vos utilisateurs à partir de leurs cartes que si le Tableau de Bord des Compétences est ajouté en tant que page dans le menu utilisateur et que l'option Activer l'Aperçu des Compétences et le Tableau de Bord des Compétences est activée dans le menu Paramètres Avancés de la plateforme. Veuillez contacter votre administrateur pour plus d'informations.

Cette page est divisée en plusieurs sections. Cliquez sur Personnaliser le Tableau de Bord, en haut à droite de la page pour activer ou désactiver la visibilité des widgets dans le tableau de bord et les trier. Veuillez noter que le widget Compétences est obligatoire et ne peut être caché. 

Compétences

Cette section affiche les compétences déjà attribuées à l'utilisateur.

Cliquez sur Suggérer Compétences pour recommander d'autres compétences à l'utilisateur. Sélectionnez les compétences depuis le panneau coulissant et cliquez sur Suggérer. L'utilisateur recevra une notification concernant votre recommandation. 

Cliquez sur Inviter à Progresser pour envoyer une notification à l'utilisateur l'invitant à dédier du temps d'apprentissage à cette compétence. 

Cliquez sur Suggérer une Mise à Jour du Niveau pour envoyer une notification à l'utilisateur concernant un changement du niveau de cette compétence. Sélectionnez le niveau que vous souhaitez suggérer à l'utilisateur depuis la fenêtre pop-up et cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer votre action. 

Cliquez sur le nom d'une compétence pour vous rendre sur la page de détails de la compétence. Vous pourrez alors consulter des graphiques montrant l'évolution de la compétence dans le temps, le contenu complet relatif à la compétence, la durée passée dans le cours, les dernières mises à jour, et le contenu suggéré. En cliquant sur Suggérer, vous pouvez suggérer du contenu relatif à la compétence. 

Les utilisateurs verront vos suggestions dans leur Tableau de Bord des Compétences.

Contenu Suggéré

Depuis cette section vous pouvez suggérer des cours et des contributions à l'utilisateur. Veuillez noter que lorsque vous suggérez un cours à un utilisateur, il/elle sera automatiquement inscrit au cours. 

Cliquez sur Suggérer et sélectionnez le contenu que vous souhaitez recommander depuis le panneau coulissant. Le contenu est divisé en deux onglets : cours et contributions. Selon la configuration faite par votre Administrateur, vous pouvez voir, dans la liste de cours, tous les cours gratuits que vous avez le droit de visualiser, seulement les cours faisant partie de certains catalogues, ou seulement les cours dans lesquels l'utilisateur est déjà inscrit.

Les utilisateurs verront le contenu suggéré dans leur Tableau de Bord des Compétences.

Niveau de Compétence

Le diagramme de cette section présente des données sur le niveau de compétence de l'utilisateur pour chaque compétence attribuée à son profil, en comparant le niveau actuel avec celui sélectionné lorsque l'utilisateur a choisi ses compétences.

Contenu Suggéré Complété

Le diagramme de cette section présente des données sur le contenu associé aux compétences que vous avez suggérées à l'utilisateur et que ce dernier a effectivement réalisées au cours des 12 derniers mois. 

Le contenu est divisé entre le contenu formel (cours), le contenu informel (contributions) et le contenu externe. 

Contenu Disponible pour les Compétences Sélectionnées

Le diagramme de cette section présente des données sur le contenu que vous avez suggéré à l'utilisateur et qu'il doit encore compléter.

Le contenu est divisé entre le contenu formel (cours), le contenu informel (contributions) et le contenu externe. 

Effectuer des Opérations sur une Sélection d’Utilisateurs

Vous pouvez avoir besoin d’effectuer la même action pour plus d’un utilisateur. Pour cela, sélectionnez les utilisateurs en cliquant sur leur avatar dans leur carte et sélectionnez l’action à effectuer depuis le menu déroulant Sélectionner une Action, situé en bas de la plateforme. Depuis ce menu, vous pouvez envoyer un email aux utilisateurs, les exclure de l’équipe ou exporter les données des utilisateurs sélectionnés via CSV.

Vous pouvez effectuer ces actions à la fois pour les membres de votre équipe et pour les membres de leur équipe. Veuillez noter que vous pouvez aussi utiliser ces actions sur les profils d'utilisateurs supervisés par un membre de votre équipe mais pas sur un seul et unique profil d'utilisateur. 

En cas d’erreur survenant lors d'une inscription simultanée de membres de votre équipe à du contenu, un message d’alerte s’affiche en bas de la page Mon Équipe avec un lien vers le fichier journal de l’inscription. Cliquez sur le lien Afficher les journaux pour ouvrir le panneau coulissant listant les inscriptions qui ont généré une erreur. 

Veuillez noter que les managers qui ne sont pas des Superadmins ou des Power Users ne peuvent pas sélectionner plus de 100 utilisateurs à la fois. Lorsqu’ils utilisent l’option Sélectionner Tout avec plus de 100 utilisateurs, les options Exclure et Envoyer E-mail sont grisées. 

Lorsque vous sélectionnez l’option Exporter les données des membres de l'équipe au format CSV, un panneau coulissant s’ouvre. Sélectionnez le séparateur à utiliser, puis choisissez si vous souhaitez inclure le nom des colonnes dans la première ligne. Choisissez ensuite les champs des membres de l’équipe que vous souhaitez inclure dans la liste. Cliquez ensuite sur Confirmer. Le téléchargement de votre fichier commence automatiquement. 

Créer votre Équipe

Selon les configurations mises en place par votre Admin, vous pouvez composer votre équipe depuis la page Mon Équipe. Si vous avez l’autorisation nécessaire pour le faire, un bouton plus s’affiche dans le coin supérieur droit de la page. Plus d’informations sur la manière de configurer les autorisations en tant que Superadmin ou Power User. 

Pour ajouter des membres d’équipe, cliquez sur le bouton plus. Dans le panneau de droite, entrez l’adresse email du membre d’équipe que vous souhaitez ajouter à votre équipe, puis sélectionnez le type d’association que vous souhaitez créer avec lui/elle. Cliquez sur Ajouter Membres de l’Equipe pour compléter l’action. L’utilisateur devra confirmer votre demande lors de sa prochaine connexion à la plateforme. Veuillez noter que chaque membre de l’équipe doit avoir une adresse email valide, associée à son compte, afin d’être ajouté à une équipe. 

Une fois votre demande envoyée, le statut de la demande sera En attente jusqu’à ce que l’utilisateur confirme ou refuse la demande. Quand l’utilisateur confirme la demande, la carte de l’utilisateur s’affichera sur la page Mon Équipe. Si l’utilisateur refuse la demande, la carte de l’utilisateur ne sera plus visible. Veuillez noter que si l’utilisateur accepte d'être ajouté à l'équipe d'un autre manager, ayant le même type de statut que vous, alors qu'il avait accepté d'être ajouté à votre équipe, son profil sera retiré de votre équipe. 

Vous pouvez recevoir des notifications, vous permettant de surveiller le statut de vos demandes. Elles vous indiquent que des utilisateurs ont accepté d'être ajoutés à votre équipe ou qu’un Superadmin ou Power User vous demande de vérifier le statut des membres de votre équipe, parce que votre demande est toujours en attente. 

Conseils & Astuces

• Vous pouvez inscrire un utilisateur à 10 plans de formation et jusqu’à 50 cours à la fois. Lorsque vous inscrivez un utilisateur à un plan de formation, le nombre de cours inclus dans le plan de formation ne change rien au nombre de cours sélectionnés en dehors des plans de formation. Par exemple, si vous inscrivez l’utilisateur à 7 plans de formations composés chacun de 50 cours, l’utilisateur sera alors inscrit à 350 cours. Si le nombre d’utilisateurs sélectionnés, multiplié par le nombre de cours, dépasse 100 inscriptions, une procédure d’arrière-plan se lance pour effectuer les actions demandées.