Guide utilisateur du manager

Introduction

En tant que manager, vous pouvez suivre l’activité des membres de votre équipe depuis votre plateforme en gérant une partie de leur expérience de formation ou en les contactant pour approfondir certaines situations.

Selon les configurations mises en place par le Superadmin, vous pourrez composer votre équipe en envoyant des demandes aux utilisateurs afin que ceux-ci confirment que vous êtes leur manager. Les utilisateurs sont ajoutés à votre équipe une fois qu’ils ont accepté votre demande d’association.

La page Mon équipe

Si vous gérez au moins un utilisateur sur la plateforme, ouvrez le Menu principal en haut à gauche de votre plateforme et cliquez sur Mon équipe pour accéder à la page Mon équipe que vous pouvez utiliser pour surveiller et gérer votre équipe.

La page Mon équipe est composée des onglets suivants :

Membres de l’équipe. L'onglet Membres de l'équipe offre un aperçu de votre équipe.
Cours. cet onglet affiche la progression des membres votre équipe dans les cours auxquels ils sont inscrits. En savoir plus sur le tableau de bord Cours.
Plans de formation. L'onglet Plans de formation montre la progression de votre équipe dans les plans de formation qui leur sont assignés. En savoir plus sur le tableau de bord Plans de formation.
Aperçu des compétences. Cet onglet dresse une liste des compétences de votre équipe, et fournit un aperçu du contenu, des niveaux et des améliorations disponibles. Si aucun utilisateur de votre équipe n'a sélectionné la moindre compétence, cet onglet n'apparaîtra pas. En savoir plus sur les compétences de votre équipe.
Checklists. Cet onglet répertorie les listes de contrôle relatives aux membres de votre équipe. En savoir plus sur la gestion des checklists en tant que manager.
Rapports. Utilisez l'onglet Rapports pour télécharger des rapports sur les cours, utilisateurs, plans de formation, certifications et sessions impliquant les membres de votre équipe (en savoir plus sur l’onglet Rapports).

À noter : l’onglet Aperçu des compétences n’est visible que si la chaîne Mes compétences ou toute autre chaîne basée sur l’IA est publiée et que l’option Activer l’aperçu des compétences et le tableau de bord des compétences est activée sur l'onglet Équipes et managers des Paramètres avancés de la plateforme. Contactez votre administrateur pour en savoir plus.

Ce chapitre traite uniquement de l'onglet Membres de l'équipe.

La page Mon équipe : membres de l’équipe

L'onglet Membres de l'équipe offre un aperçu de votre équipe où chaque utilisateur est identifié par une carte comprenant des informations sur son poste et ses activités.

L'onglet Membres de l'équipe affiche uniquement les utilisateurs actifs de la plateforme, indépendamment de leur statut mais vous pouvez également les filtrer avant d’effectuer votre sélection. Les filtres s’appliquent en temps réel. En outre, vous pouvez utiliser la barre de recherche textuelle pour repérer les membres de votre équipe grâce à leur prénom, leur nom de famille, leur nom d’utilisateur ou leur adresse e-mail, avant de les trier par ordre de priorité ou alphabétiquement. Avec le tri par ordre de priorité, les membres nécessitant une action de la part de leur manager figurent parmi les premiers sur la liste.

Chaque carte affiche l’avatar de l’utilisateur, son nom et son prénom, son métier et les compétences qui y sont associées. L’emploi et les compétences associées à l’utilisateur ne seront visibles que si la chaîne Mes compétences ou toute autre chaîne basé sur l'IA est publié, et si :

L'utilisateur les a précédemment sélectionnées depuis la section Mes compétences de l'espace Mon profil ou dans leur Tableau de bord des compétences, si celui-ci a été activé par le Superadmin.
Ils sont remplis avec des données provenant d'une plateforme externe de gestion des talents ou SIRH.

Dans le cas contraire, les champs situés sous le nom d'utilisateur resteront vides (affichant un tiret).

Les cartes des utilisateurs de la page Mon équipe.

En plus des données personnelles, chaque carte contient les informations suivantes :

Certifications expirées. Les certifications qui ont expiré. Ce KPI, ou indicateur clé, ne s’affiche dans la carte que lorsque l’Application de Certification & reconversion est activée sur la plateforme. Cliquez sur ce champ pour accéder à la page des certifications du membre de l'équipe.
Cours en retard. Les cours pour lequel l’inscription de l’utilisateur a expiré, avec une date d’échéance indicative ou stricte. Cliquez sur ce champ pour accéder au rapport de synthèse utilisateur du membre de l'équipe.
Compétences suggérées. Le nombre de compétences que vous avez suggérées aux membres de l’équipe qui n’ont pas encore été acceptées (affichées uniquement si les compétences des utilisateurs ont été définies).
Si l’utilisateur est à son tour le manager d’une autre équipe, vous pourrez également voir les membres de son équipe. Pour ce faire, cliquez sur Visualiser l'équipe.

Sur les cartes des membres de votre équipe, cliquez sur Certifications expirées ou Cours en retard pour voir les informations correspondantes dans la Synthèse personnelle de l’utilisateur.

Cliquez sur le nombre de compétences visible dans la carte utilisateur pour accéder à la page de présentation de ses compétences. En savoir plus sur cette page dans le chapitre Page d’aperçu des compétences des utilisateurs de cet article.

À noter ! Il n’est possible de voir le nombre de compétences affiché sur la carte d'un utilisateur et d'accéder à l'aperçu des compétences que si la chaîne Mes compétences ou toute autre chaîne basée sur l’intelligence artificielle est publiée, si l'option Activer l'aperçu des compétences et le tableau de bord des compétences a été activé dans le menu Paramètres avancés de la plateforme, et si la page du Tableau de bord des compétences est ajoutée à votre menu et au menu de l’utilisateur. Veuillez contacter votre administrateur pour en savoir plus.

Si un membre de l'équipe supervise lui-même une équipe, dans le même organigramme, le lien Visualiser l'équipe sera affiché sur la carte. Cliquez sur ce lien pour voir les membres de l'équipe de la personne sélectionnée.

Cliquez sur les points de suspension sur la carte pour :

Envoyer e-mail : cette option vous permet de contacter l'utilisateur par e-mail. Un panneau coulissant s’ouvre avec l’adresse e-mail de l’utilisateur déjà automatiquement renseignée. Précisez l’objet de l’e-mail (ce champ est obligatoire), puis saisissez votre message dans la zone de texte correspondante, puis cliquez sur Envoyer e-mail.
À noter :
- L’option d’envoi d’e-mail n’est pas disponible lorsqu’une adresse e-mail valide n’est pas associée à l’utilisateur et que l’adresse e-mail du destinataire ne peut pas être modifiée.
- Pour que les e-mails soient envoyés correctement, l'expéditeur d’e-mail de la plateforme doit être configuré correctement par un Superadmin, comme décrit dans l’article Gestion des domaines : configuration des domaines de messagerie.
Inscrire aux cours / Inscrire aux plans de formation. Vous pouvez voir ces options pour vos membres d'équipe ainsi que pour les personnes qui leur sont rattachées, selon la configuration faite par votre administrateur. Ces options vous permettent d'inscrire les membres de votre équipe aux cours ou plans de formation que vous pouvez visualiser. Après avoir fait votre sélection, cliquez sur Suivant pour afficher les informations supplémentaires définies pour les cours et les plans de formation sélectionnés (le cas échéant). Vous pouvez aussi consulter un récapitulatif des cours auxquels vous inscrivez les membres de votre équipe. Selon la configuration faite par votre administrateur, vous pouvez définir un délai d'inscription pour les cours e-learning. Vous ne pouvez pas inscrire les membres de votre équipe à des cours ou des plans de formation, s'ils y sont déjà inscrits, ni si les cours ou les plans de formation sont complets ou disponibles à la vente, avant ou après la période d'inscription. Vous ne pouvez pas non plus y inscrire les membres de votre équipe si seuls les Superadmin peuvent inscrire des utilisateurs. Notez également que vous pouvez inscrire le membre de l'équipe à des cours ILT et VILT, mais que vous ne pouvez pas sélectionner de sessions spécifiques pour l'inscription.
Exclure de l'équipe. Cette option vous permet de supprimer un membre de l'équipe. Quand un utilisateur est supprimé, vous ne verrez plus sa carte sur la page Mon équipe et vous devrez envoyer une nouvelle demande d’association pour l’inclure de nouveau dans votre équipe.
Rapport de synthèse de l'utilisateur. Cette option vous permet d'accéder à la page principale de la Synthèse personnelle de l'utilisateur en mode visualisation.

En plus d’afficher les détails de l’utilisateur, les cartes affichent des alertes et des messages d’avertissement colorés lorsque le statut d’un utilisateur, sur la plateforme, nécessite une quelconque intervention. Les alertes suivantes apparaissent en fonction de la valeur des KPI (indicateurs) :

À contrôler. Cette alerte identifie les utilisateurs ayant reçu au moins un avertissement pour cause d'expiration de l'inscription à un cours ou d’expiration d’une certification.
À jour. Ce message identifie les utilisateurs dont le statut est normal.
Pas de donnée disponible. Ce message s’affiche lorsqu'il n'y a aucune donnée disponible à afficher concernant l’utilisateur, parce qu’il s’agit d’un nouvel utilisateur et qu’aucune donnée n’a encore été enregistrée.
Nouveau. Ce message identifie les utilisateurs qui ont été ajoutés à l'équipe au cours des 15 derniers jours.

Page d'aperçu des compétences de l'utilisateur

Dans l'onglet Membres de l'équipe, cliquez sur le nombre de compétences visible dans la carte de l'utilisateur pour accéder à la page d'aperçu des compétences de l'utilisateur sélectionné. Vous pouvez également accéder à la page aperçu des compétences des personnes rattachées aux membres de votre équipe, toujours en cliquant sur le nombre de compétences visibles sur leur carte.

À noter : vous ne pouvez accéder à la page Aperçu des compétences de vos utilisateurs à partir de leurs cartes que si la chaîne Mes compétences ou tout autre chaîne basée sur l’IA est publiée, et que l’option Activer l’aperçu des compétences et le tableau de bord des compétences sont activées dans le menu Paramètres avancés de la plateforme, et si la page du Tableau de bord des compétences est ajoutée à votre menu et au menu de l’utilisateur. Veuillez contacter votre administrateur pour en savoir plus.

Cette page est divisée en plusieurs sections. Cliquez sur Personnaliser le tableau de bord, en haut à droite de la page pour activer ou désactiver la visibilité des widgets dans le tableau de bord et les trier. Veuillez noter que le widget Compétences est obligatoire et ne peut être caché.

Compétences

Cette zone affiche les compétences déjà associées à l’utilisateur. Les compétences avec un niveau cible seront affichées en haut de la liste.

Cliquez sur Suggérer des compétences pour recommander d'autres compétences à l'utilisateur. Sélectionnez les compétences depuis le panneau coulissant et cliquez sur Suggérer. L'utilisateur recevra une notification concernant votre recommandation.

Cliquez sur le nom d'une compétence pour vous rendre sur la page de détails de la compétence. Vous pourrez alors consulter des graphiques montrant l'évolution de la compétence dans le temps, le contenu complet relatif à la compétence, la durée passée dans le cours, les dernières mises à jour, et le contenu suggéré. En cliquant sur Suggérer, vous pouvez suggérer du contenu relatif à la compétence.

Sur la page d'aperçu des compétences, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’une compétence et sélectionnez Suggérer le niveau actuel pour suggérer à l’utilisateur de mettre à jour son niveau pour la compétence. Sélectionnez un niveau différent de celui défini par l’utilisateur et confirmez l’action en cliquant sur Suggérer.

Vous pouvez également suggérer de fixer un niveau cible ou de le mettre à jour en sélectionnant l'option Suggérer le niveau cible dans le menu accessible depuis les points de suspension. Sélectionnez un niveau supérieur à celui fixé par l’utilisateur et confirmez l’opération en cliquant sur Suggérer. Notez que l’utilisateur peut avoir un maximum de 10 compétences avec un niveau cible, vous ne pouvez donc pas suggérer de fixer un niveau cible pour d’autres compétences si l’utilisateur a déjà fixé 10 cibles.

Les utilisateurs verront vos suggestions dans leur Tableau de bord des compétences, et vous pourrez également mettre à jour celles qui se trouvent sous chaque compétence. Selon la configuration de votre plateforme, les utilisateurs peuvent recevoir une notification sur vos mises à jour.

Contenu suggéré

Depuis cette section vous pouvez suggérer des cours et des contributions à l'utilisateur. Veuillez noter que lorsque vous suggérez un cours à un utilisateur, il sera automatiquement inscrit au cours.

Cliquez sur Suggérer et sélectionnez le contenu que vous souhaitez recommander depuis le panneau coulissant. Le contenu est divisé en deux onglets : cours et contributions. Selon la configuration faite par votre Administrateur, vous pouvez voir, dans la liste de cours, tous les cours gratuits que vous avez le droit de visualiser, seulement les cours faisant partie de certains catalogues, ou seulement les cours dans lesquels l'utilisateur est déjà inscrit.

Les utilisateurs verront le contenu suggéré dans leur Tableau de bord des compétences. Selon la configuration de votre plateforme, les utilisateurs peuvent recevoir une notification sur vos mises à jour.

Cibles de compétences

Si l’utilisateur a sélectionné un niveau cible pour au moins 3 compétences, vous verrez un diagramme comparant votre niveau actuel et votre niveau cible dans ces compétences, ce qui vous donnera un aperçu visuel de vos axes d’amélioration.

Le diagramme de cette section présente des données sur le contenu associé aux compétences que vous avez suggérées à l'utilisateur et que ce dernier a effectivement réalisées au cours des 12 derniers mois.

Le contenu est réparti entre le contenu formel (cours) et le contenu informel (contributions).

Le diagramme de cette section affiche des données sur le contenu qui vous avez suggéré à l’utilisateur et qu’il doit encore terminer. Il s’agit de contenu formel (cours) ou informel (contributions).

Effectuer des opérations sur une sélection d’utilisateurs

Vous pourriez avoir besoin d’effectuer la même action pour plus d’un utilisateur. Pour cela, sélectionnez les utilisateurs en cliquant sur la partie supérieure de leur carte et sélectionnez l’action à effectuer depuis le menu déroulant Sélectionner une action, situé en bas de la plateforme. Depuis ce menu, vous pouvez envoyer un e-mail aux utilisateurs, les inscrire à des cours et/ou des plans de formation, les exclure de l’équipe ou exporter les données des utilisateurs sélectionnés via CSV.

Vous pouvez effectuer ces actions à la fois pour les membres de votre équipe et pour ceux de leur équipe. Veuillez noter que vous ne pouvez inscrire des utilisateurs appartenant aux équipes de vos membres qu’à l’aide d’actions massives. Il n’est pas possible d’en faire autant via des inscriptions individuelles.

En cas d’erreur survenant lors d’une inscription simultanée de membres de votre équipe à du contenu, un message d’alerte s’affiche en bas de la page Mon équipe avec un lien vers le fichier journal de l’inscription. Cliquez sur le lien Afficher les journaux pour ouvrir le panneau coulissant listant les inscriptions qui ont généré une erreur.

Veuillez noter que les managers qui ne sont pas des Superadmins ou des Power Users ne peuvent pas sélectionner plus de 100 utilisateurs à la fois. Lorsqu’ils utilisent l’option Sélectionner tout avec plus de 100 utilisateurs, les options Exclure et Envoyer e-mail sont grisées.

Lorsque vous sélectionnez l’option Exporter les données des membres de l’équipe au format CSV, un panneau coulissant s’ouvre. Sélectionnez le séparateur à utiliser, puis choisissez si vous souhaitez inclure le nom des colonnes dans la première ligne. Choisissez ensuite les champs des membres de l’équipe que vous souhaitez inclure dans la liste. Veuillez noter que le champ nom d’utilisateur est toujours inclus dans la liste. Cliquez ensuite sur Confirmer. Le téléchargement de votre fichier commence automatiquement.

Créer votre équipe

Selon les configurations mises en place par votre administrateur, vous pouvez composer votre équipe depuis la page Mon équipe. Si vous avez l’autorisation nécessaire pour le faire, un bouton plus s’affiche dans le coin supérieur droit de la page. Plus d’informations sur la configuration des autorisations en tant que Superadmin ou Power User.

Pour ajouter des membres d’équipe, cliquez sur le bouton plus. Dans le panneau coulissant, saisissez l’adresse e-mail du membre que vous souhaitez ajouter à votre équipe, puis sélectionnez le type d’association que vous souhaitez créer . Cliquez sur Ajouter des membres de l’équipe pour effectuer l’action. L’utilisateur devra confirmer votre demande lors de sa prochaine connexion à la plateforme. Veuillez noter que chaque membre de l’équipe doit avoir une adresse e-mail valide, associée à son compte, afin d’être ajouté à une équipe.

Une fois votre demande envoyée, le statut de la demande sera En attente jusqu’à ce que l’utilisateur confirme ou refuse la demande. Dans le premier cas, la carte de l’utilisateur s’affichera sur la page Mon équipe. Dans le deuxième cas, la carte de l’utilisateur ne sera plus visible. Veuillez noter que si l’utilisateur accepte d'être ajouté à l'équipe d'un autre manager ayant le même type de statut que vous, alors qu'il avait accepté d'être ajouté à votre équipe, son profil sera retiré de votre équipe.

Vous pouvez recevoir des notifications afin de surveiller le statut de vos demandes. Elles vous indiquent que des utilisateurs ont accepté d'être ajoutés à votre équipe ou qu’un Superadmin ou Power User vous demande de vérifier le statut des membres de votre équipe, parce que leur demande est encore en attente.

Trucs et astuces

Vous pouvez inscrire un utilisateur à 10 plans de formation et jusqu’à 50 cours à la fois. Lorsque vous inscrivez un utilisateur à un plan de formation, le nombre de cours inclus dans le plan ne change rien au nombre de cours sélectionnés en dehors des plans de formation. Par exemple, si vous inscrivez l’utilisateur à 7 plans de formations composés chacun de 50 cours, l’utilisateur sera alors inscrit à 350 cours. Si le nombre d’utilisateurs sélectionnés, multiplié par le nombre de cours, dépasse 100 inscriptions, une procédure d’arrière-plan se lance pour effectuer les actions demandées.