Introduction

Les champs supplémentaires utilisateur vous permettent de recueillir des informations sur vos utilisateurs au-delà des données standard nécessaires pour la création d’un utilisateur (Nom d’utilisateur, Prénom, Nom, Adresse email, Niveau d’utilisateur). Les champs utilisateur peuvent être remplis par l’administrateur de la plateforme ou par les utilisateurs eux-mêmes. Cet article explique comment créer et gérer les champs supplémentaires utilisateur. 

Cas d’Utilisation

Si votre entreprise souhaite apporter une expérience dynamique et personnalisée pour les différents types d’utilisateurs, en tant que Superadmin, vous devez identifier les différents segments d’utilisateurs de la plateforme. Cela vous permet de cibler un public pour certaines actions comme l’inscription aux cours, la visibilité des catalogues de cours, le reporting et l’envoi des notifications. 

Afin d’identifier des segments d’utilisateurs spécifiques, vous pouvez configurer différents Champs supplémentaires utilisateur qui permettent de saisir des attributs utilisateur importants. Ces champs peuvent inclure des informations telles que Intitulé de Poste, Date d’Embauche, Service, Emplacement, Manager, Produit, Statut de l’employé, ou tout autre chose qu’il pourrait être intéressant de suivre sur la plateforme. Avec ces attributs suivis sur la plateforme, vous pouvez mettre en place des groupes avec une attribution automatique pour automatiser le processus d’identification d’un segment d’utilisateur. Vous pouvez créer des groupes de grande envergure qui ne contiennent qu’une règle (par exemple : le groupe “Commercial” inclut toute personne dont l’intitulé de poste contient le mot “commercial”) et des groupes restreints qui contiennent plusieurs règles (par exemple, le groupe  “Nouveaux embauchés de l’équipe commerciale de Los Angeles” inclut tous les utilisateurs dont l’Emplacement est Los Angeles, dont l’Intitulé de Poste contient le mot “commercial” et dont la Date d’Embauche intervient après la date X). En créant plusieurs groupes, vous pouvez, en tant que Superadmin, cibler des segments d’utilisateurs différents pour l’utilisation de la plateforme. 

Créer des Champs Supplémentaires Utilisateur

Afin de créer des champs supplémentaires utilisateur, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-Learning, cliquez sur Utilisateurs. Cliquez sur le bouton ellipsis dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur le bouton Champs Supplémentaires qui s’affiche. Sur la page suivante, cliquez sur le bouton Plus. 

Dans le panneau coulissant, sélectionnez la langue du champ en cliquant sur l’icône globe situé en haut du panneau, sélectionnez votre langue préférée dans la liste. Puis, sélectionnez le type de champ depuis le menu déroulant Type de Champ :  code fiscal, pays (avec une liste prédéfinie de pays), date (affiche un calendrier), champ déroulant (jusqu’à 300 ou 500 éléments par champ déroulant en fonction de votre plan), champ texte, champ fichier, Iframe, ou champ oui/non. 

Ajoutez le nom du champ dans le champ de texte correspondant. Pour le type champ déroulant, insérez tous les éléments du champ déroulant dans les champs de texte correspondants et cliquez sur le bouton Nouvel Élément après chaque entrée afin de l’ajouter au menu déroulant.  

Enfin, définissez le réglage des champs : 

• Champ obligatoire. Ce champ est un champ obligatoire pour le profil utilisateur. Lorsque cette option est activée, l’utilisateur doit renseigner ce champ à sa prochaine connexion à la plateforme. Cette option n’est pas disponible lorsque le champ supplémentaire sélectionné est Iframe.
• Invisible à l’utilisateur. Ce champ n’est pas visible pour l’utilisateur quand il/elle visualise son propre profil. Veuillez noter que cela s’applique également pour les Power Users même s'ils ont l’autorisation de modifier le profil d’un utilisateur. Ce champ n’est visible qu’aux Superadmins.  

Une fois terminé, cliquez sur Confirmer. 

Veuillez noter qu’il est possible de créer jusqu’à 50 champs supplémentaires utilisateur sur votre plateforme. 

Gérer les Champs Supplémentaires Utilisateur

Lorsqu’un champ supplémentaire est créé, vous le retrouvez dans la liste de tous les champs supplémentaires. Quand vous survolez la ligne correspondant à un champ avec votre souris, les options modifier et supprimer s’affichent au bout de la ligne. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de la page pour recherche un champ spécifique. 

Vous pouvez également classer les champs supplémentaires en les faisant glisser dans la liste. Cet ordre se retrouve dans l’onglet Champs Supplémentaires du panneau Gestion des Utilisateurs lorsqu’un utilisateur est créé ou modifié et pendant la procédure d’auto-enregistrement. 

Si un champ supplémentaire a été ajouté après la création ou l’importation d’utilisateurs, le champ sera automatiquement attribué au fichier de données de référence présent dans la plateforme. Cependant, afin de mettre à jour ce contenu, vous devez importer un nouveau fichier CSV pour le nouveau champ, ou vous devez créer une requête qui demande aux utilisateurs de renseigner le nouveau champ (s’il est exigé).

Vous pouvez faire cela depuis le menu Paramètres Avancés (Menu Admin, Paramètres Avancés, Onglet Utilisateurs). Sur cet onglet, cochez l’option À la connexion, l'utilisateur doit remplir les champs obligatoires associés à son profil. 

Veuillez noter que si votre plateforme est intégrée avec Salesforce, tous les utilisateurs sont associés avec les champs supplémentaires sfdc_user_type et  sfdc_id avant même de procéder à la première synchronisation. Ces champs supplémentaires ne peuvent être ni modifiés ni supprimés car ils sont utilisés pour gérer le processus de synchronisation entre les deux systèmes. 

Veuillez noter que les champs supplémentaires utilisateur sont également disponibles en tant que balises dans la configuration des modèles de certificats.

Personnaliser la Visibilité des Champs Supplémentaires

Vous pouvez attribuer des champs différents à chaque branche de votre organigramme afin d'optimiser les détails des utilisateurs en lien avec les différentes entreprises, pays, bureaux ou toutes autres catégories de tri que vous pouvez utiliser pour classer vos apprenants. 

Après avoir créé vos champs supplémentaires, vous pouvez choisir lesquels attribuer à une branche spécifique de l’organigramme. Pour activer cette option, accéder au Menu Admin et sélectionnez Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Puis, recherchez l’onglet Utilisateurs. Dans la première section (Options), cochez l’option d’appliquer la visibilité des champs supplémentaires en fonction des nœuds de branche.   

Vous pouvez maintenant commencer à personnaliser les champs pour chaque branche. Pour cela, accéder à l’espace Gestion des Utilisateurs depuis le Menu Admin. Sur la page Tous les utilisateurs, utilisez le menu branches situé sur le côté gauche pour sélectionner une branche. Survolez la ligne correspondant à la branche avec votre souris et cliquez sur l’icône ellipsis qui s’affiche. 

Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option Définir la visibilité des champs supplémentaires. Dans le panneau coulissant, cochez les champs supplémentaires que vous souhaitez attribuer à la branche et cliquez sur Confirmer. Ces champs supplémentaires utilisateur sont maintenant disponibles pour les utilisateurs attribués à cette branche et pour tout nouvel utilisateur que vous créez dans la branche. Répétez cette opération pour chaque branche de l’organigramme comme souhaité. 

Lorsque vous définissez un champ supplémentaire utilisateur comme visible pour une branche donnée, veuillez noter que les sous-branches bénéficient également de cette visibilité. De la même manière, lorsque vous supprimez la visibilité d’un champ supplémentaire pour une branche, les sous-branches perdront également l'attribution de ce champ.

A noter : La visibilité de branche a toujours la priorité. Par conséquent, si vous placez un utilisateur dans une branche ayant des champs supplémentaires spécifiques et que vous essayez de lui attribuer d’autres champs supplémentaires qui ne sont pas attribués à la branche, alors l’utilisateur verra UNIQUEMENT les champs attribués à la branche. Cela s’applique également lorsque vous importez ou mettez à jour des utilisateurs via CSV ou SSO. La visibilité des champs supplémentaires de branche est toujours prioritaire par rapport à la visibilité des champs supplémentaires qui n’est pas appliquée à partir de l’attribution de branche. 

En tant que Superadmin, en créant ou modifiant des utilisateurs, vous pouvez attribuer les utilisateurs à toute branche et voir tous les champs supplémentaires. Lorsque vous modifiez un utilisateur et que vous voyez ses champs supplémentaires dans l’onglet Champs Supplémentaires du panneau Modifier Utilisateur, vous pouvez voir tous les champs supplémentaires associés aux branches auxquelles l’utilisateur a été attribué, dans la partie supérieure de l’onglet. Vous pouvez également voir la liste de tous les champs supplémentaires qui ne sont pas associés à la branche à laquelle l’utilisateur a été attribué dans la partie inférieure de l’onglet. Ainsi, vous pouvez facilement voir la personnalisation des champs supplémentaires pour chaque branche. 

Soyez vigilant lorsque vous effectuez cette action en tant que Power User ou lorsque l’application Extended Enterprise est activée car cela peut réduire la visibilité de certaines branches ou champs supplémentaires. Veuillez noter également que lorsqu'aucun champ supplémentaire n’est défini pour aucune branche, la section des champs supplémentaires affichera tous les champs supplémentaires définis dans la plateforme. 

A noter : Lorsque vous déplacez des utilisateurs d’une branche à l’autre, la visibilité de certains champs supplémentaires peut changer. Les utilisateurs peuvent être déplacés dans une branche ayant des champs supplémentaires obligatoires, cela implique qu’il sera demandé aux utilisateurs de compléter ces champs supplémentaires avant de pouvoir se connecter de nouveau à la plateforme. 

Types de Champs Supplémentaires

Plusieurs types de champs supplémentaires sont disponibles dans la plateforme. Le type de champ détermine le format dans lequel le champ est renseigné. 

• Champ déroulant. Ce champ vous permet de créer une liste d’options qui peuvent être sélectionnées en tant que champ supplémentaire. Le nombre maximal d’éléments qui peuvent être inclus dans un champ déroulant est de 300 ou 500 en fonction de votre plan. 
• Champ texte. Ce champ vous permet d'ajouter du texte libre (dans une seule séquence, y compris les espaces) pour renseigner le champ. La limite de caractères est de 255. 
• Iframe. Ce champ vous permet d'intégrer une page web externe en tant qu’iframe (si la page le permet).
• Code fiscal. Ce champ vous permet d’ajouter un code unique, tel qu’un Numéro fiscal ou une suite unique de chiffres (créé à l'origine comme le numéro du Codice Fiscale pour les clients italiens) en tant que champ supplémentaire. 
• Pays. Ce champ vous permet de choisir parmi une liste prédéfinie de pays (standard ISO 3166-1 ) pour définir le champ supplémentaire. 
• Champ date. Ce champ vous permet d’ajouter une date en tant que champ supplémentaire. Les utilisateurs sélectionnent une date depuis un calendrier pour renseigner le champ. 
• Champ fichier. Ce champ vous permet ou permet aux utilisateurs d’importer un fichier PNG ou JPG dans leur profil utilisateur. Il peut s’agir par exemple d’une carte d’identité ou d’une licence. Veuillez vous référer au paragraphe Bonnes Pratiques & Conseils ci-dessous pour plus de détails. 
• Champ oui/non. Ce champ vous permet de renseigner une réponse “Oui” ou “Non” en tant que champ supplémentaire. 
• Champ texte libre. Ce champ vous permet de renseigner du texte libre (y compris espaces et lignes vides). La limite de caractères est de 65 000. 

Les champs supplémentaires sont utilisés pour créer des règles permettant de répartir les utilisateurs dans des groupes. Plus d'informations sur les groupes dans l'article Gérer les Groupes.

Créer un Champ Supplémentaire Iframe

Pour créer un champ supplémentaire Iframe, sélectionnez l’option Iframe depuis le menu déroulant Type de Champ lorsque vous créez votre champ supplémentaire. Entre ensuite le nom du champ, l’URL de l’Iframe, la hauteur de l’Iframe, le salt secret et le client Oauth2. 

L’URL et la hauteur de l’Iframe sont les seuls champs obligatoires mais il est recommandé de renseigner tous les champs pour assurer une configuration correcte. Configurer le réglage des champs et cliquez sur Confirmer. 

Certaines sources de contenu externe peuvent avoir des mécanismes de sécurité. Si cela est le cas, il peut être requis d’utiliser un client OAuth configuré dans une étape précédente. Vous pouvez activer l’option Paramètres Avancés pour ajouter à l’Iframe le Salt Secret et le Repeat Secret. Sélectionnez ensuite le Client OAuth depuis le menu déroulant si nécessaire. En fournissant le salt secret, vous ajoutez un checksum aux données, vous assurant ainsi que les informations d'identification pour cet accès sont conservées en toute sécurité. Si vous n’ajoutez pas le salt secret, le contenu de l’iframe est lancé depuis votre plateforme sans paramètres supplémentaires qui pourraient être exigés par le fournisseur du contenu. Retrouvez plus d’informations sur le salt secret ici  

Veuillez noter que lorsqu’un utilisateur ouvre cet Iframe dans la plateforme, le nom d’utilisateur et l’ID utilisateur sont transmis à l’iframe via POSTMESSAGE. Pour les apprenants, l’Iframe s’affiche dans la section Champs Supplémentaires quand ils modifient leur profil. 

Veuillez noter que le champ supplémentaire Iframe ne peut pas être défini comme un champ obligatoire. 

Bonnes Pratiques

Choisissez vos champs avec attention. Souvenez-vous que les champs supplémentaires utilisateur sont d’abord utilisés pour obtenir des informations supplémentaires pour les rapports, la création de groupes dynamiques et l’inscription automatique des utilisateurs aux cours. 

Gardez-les à jour. Assurez-vous que les informations relatives aux champs supplémentaires soient à jour et faciles à trouver pour éviter une gestion désordonnée de la plateforme et des utilisateurs. Par exemple, si vous utilisez une intégration comme ADFS, assurez-vous que tous les champs supplémentaires que vous souhaitez transmettre à votre plateforme d’apprentissage soient présents. Cela s’applique également aux mises à jour CSV. Veillez à la cohérence de vos bases de données.

Visibilité. En permettant aux utilisateurs de modifier certains champs supplémentaires qui leur sont visibles, vous pouvez leur permettre de passer automatiquement d’un groupe automatique à un autre et même de changer les catalogues qui leur sont visibles. Par exemple, vous pouvez créer des catalogues divisés par différentes lignes de produits, différents postes ou par séniorité de l’utilisateur (Débutant, Normal, Avancé, Expert) et ainsi de suite. 

Champs Supplémentaires Branche. En appliquant les champs supplémentaires aux branches en fonction d'un domaine de Extended Enterprise, les utilisateurs peuvent voir les champs supplémentaires qui sont pertinents pour leur branche uniquement. En tant que Superadmin, vous êtes donc sûr que seuls les champs nécessaires pour cette branche spécifique sont affichés et renseignés par cet utilisateur. 

Restez organisé. Lorsque vous voyez les champs supplémentaires dans l’espace Gestion des utilisateurs de la plateforme, vous pouvez utiliser des filtres et différentes vues afin de masquer ou filtrer les informations. Cela peut vous aider à affiner les informations que vous consultez. 

Soyez attentif aux entrées manuelles des utilisateurs. Dans certains cas, certaines informations relatives aux utilisateurs peuvent être difficiles à retrouver sur la plateforme. Dans ce cas, définissez le champ comme obligatoire et donnez la visibilité à l’utilisateur. A sa première connexion, l’utilisateur devra alors renseigner le champ pour continuer. Afin de réduire les erreurs de saisie, évitez les champs de texte et utilisez un champ où les utilisateurs n'ont pas à saisir les réponses manuellement.

Notes sur le type de champ Champ fichier. Ce champ supplémentaire peut être modifié par l’utilisateur depuis la section Mon Profil. Un nouveau fichier peut être téléchargé sur la plateforme depuis cet espace uniquement. Pour télécharger le fichier existant sur son appareil, l’utilisateur peut y accéder depuis le widget Mes Activités et la section Informations Supplémentaires. Il est possible de télécharger le fichier sur son appareil en cliquant sur le lien du fichier. 

En tant que Superadmin, vous pouvez accéder au fichier en sélectionnant l’utilisateur depuis la page Utilisateurs dans la section E-Learning du Menu Admin, et en modifiant le profil de l’utilisateur. Dans la section Champs Supplémentaires, cliquez sur le lien du fichier pour télécharger un nouveau fichier sur la plateforme, écrasant ainsi le fichier précédent. Vous pouvez télécharger le fichier existant depuis la Synthèse Personnelle de l’Utilisateur accessible depuis la page Tous les Utilisateurs. Cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à l’utilisateur et sélectionnez l’option correspondante, passez ensuite à l’onglet Informations Supplémentaires. 

Exemples de champs supplémentaires. Veuillez trouver ci-dessous une liste d’exemples de champs supplémentaires : 

• Région
• Pays
• Ville
• Intitulé de Poste
• Séniorité dans l’entreprise
• Gestion de la performance
• Date d’embauche
• Fin du contrat
• Département
• Niveau d’emploi
• Genre