Introduction

Les certificats Docebo peuvent être gérés en personnalisant les modèles et en les attribuant à des champs spécifiques d’utilisateurs et de cours. En associant un certificat à un cours, vous pouvez le donner à tous les utilisateurs qui ont complété ce cours. Cet article décrit les étapes nécessaires pour créer un modèle, associer le modèle à un cours, générer le modèle et télécharger le certificat. 

A noter : Lorsque vous créez un modèle, utilisez un arrière-plan en ligne avec le profil de votre entreprise (logo, couleurs) et remplissez tous les champs nécessaires. Veuillez noter qu’à cause du rendu des PDF dans Firefox avec les polices intégrées, Docebo recommande d’utiliser cette fonctionnalité sur un de nos navigateurs pris en charge. Au lieu d’ouvrir le PDF directement dans Firefox, celui-ci sera automatiquement téléchargé. 

Créer un Nouveau Modèle de Certificat

Pour créer de nouveaux modèles, accédez au Menu Admin en cliquant sur l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de votre plateforme, et sélectionnez Mise en Page des Certificats dans la section Paramètres. Sur la page principale des certificats, vous retrouverez tous les modèles disponibles de certificats. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur Nouveau Certificat en haut de la page.  

Dans la fenêtre pop-up, entrez un code, un nom et une description puis cliquez sur Confirmer. Le modèle de certificat s’affichera alors dans la liste des modèles dans la moitié inférieure de la page des modèles de certificats. 

Vous pouvez gérer votre modèle grâce aux icônes présentes dans la ligne correspondante au modèle. En utilisant ces icônes, vous pouvez télécharger le certificat, créer le modèle, voir à qui le certificat a été délivré, modifier le nom et la description du modèle ou le supprimer. 

Commençons avec l’outil d’édition (la deuxième icône en partant de la droite), pour personnaliser votre modèle. Vous serez redirigé vers la page d’édition où vous pourrez créer votre certificat en utilisant des phrases et des balises de la plateforme. Les phrases peuvent être tapées directement dans le champ de texte. Plus d’informations sur la liste des polices prises en charge. Veuillez noter que votre plateforme utilise l’ancienne bibliothèque TCPDF qui ne convertit pas les polices à la volée.    

De plus, des balises peuvent être copiées et collées depuis le bas de la page. Les balises sont des clés HTML qui extraient des informations sur les utilisateurs et les cours à chaque fois qu’un nouveau certificat est généré. Par exemple, quand vous utilisez la balise [date_complete] “Date de l’achèvement du cours”, le système affichera la date à laquelle l’utilisateur a complété le cours. Les balises du certificat sont répertoriées dans des onglets dans le modèle du certificat afin de vous permettre une meilleure organisation et un processus plus rapide lorsque vous créez un certificat.  

Lorsque vous souhaitez ajouter des balises à votre modèle de certificat, vous verrez quatre onglets à gauche de la section correspondante vous permettant de diviser les balises en quatre catégories : Champs Utilisateurs, Champs Cours, Autre Champs, Champs du Plan de Formation. 

Recherchez la balise que vous souhaitez ajouter à votre certificat dans l’onglet correspondant. Insérer une balise est très facile. Il vous suffit de copier et coller les balises dont vous avez besoin depuis la liste. Veuillez noter que les balises dans la section Champs Utilisateurs comprennent les champs additionnels utilisateur, ils sont identifiés en tant que [userfield_n].

Pour de meilleurs résultats, nous vous suggérons de créer chaque modèle en utilisant un tableau. Chaque tableau peut être personnalisé en insérant et/ou supprimant des lignes et des colonnes. La largeur et la hauteur peuvent être gérées manuellement. Vous pouvez également ajouter une image d’arrière-plan et choisir l’orientation du certificat (Paysage ou Portrait). Voici quelques suggestions pour la gestion des images.  

Taille minimum suggérée : 

• Portrait : 905  x 1280 pixels - 72 dpi
• Paysage : 1280 x 905 pixel - 72 dpi

Taille Optimale : 

• Portrait : 1810  x 2560 pixels – 150 dpi
• Paysage : 2560 x 1810 pixel – 150 dpi

Restrictions :

• L’image d’arrière-plan ne peut pas être plus grande que 2560x1810px et 10Mo
• Les formats d’image pris en charge sont JPG, PNG, JPEG, GIF.

Utilisez les boutons dans la barre de mise en forme en haut de l’éditeur de texte pour ajouter des photos (comme le logo de votre entreprise), des liens, des fichiers ou pour mettre en forme le texte que vous insérez dans le certificat.

Enfin, attribuez une langue au certificat depuis le menu déroulant correspondant. Veuillez noter que la langue attribuée impacte le format des dates affichées sur le certificat indépendamment de l'option sélectionnée dans la section Format de la Date de l'onglet Date et Heure des Paramètres Avancés de la plateforme. 

Cliquez sur Confirmer pour enregistrer le modèle. Veuillez noter que pendant que vous construisez le certificat, vous pouvez afficher un aperçu afin de vérifier le rendu final du certificat. Pour cela, sélectionnez l’icône Aperçu dans la ligne correspondant au certificat sur la page des modèles. 

Gérer les Dates d’un Certificat

Vous pouvez utiliser le format de date qui vous convient en modifiant la balise de date de la manière suivante : 

• Balise standard : [date_complete] 01/01/2020
• Nouveau format : [date_complete format:”d,F Y”]
• Résultat : 1, January 2020

Insérez la balise  [date_complete] et tapez le jour, la semaine, le mois, l’heure et le fuseau horaire en lettres. Référez-vous au tableau ci-dessus pour savoir quelles lettres correspondent à quels jours, semaines, mois, heures et fuseaux horaires : 

Associer un Certificat à un Cours

Une fois que votre modèle est créé, vous pouvez l’associer à un cours. Accédez au Menu Admin et sélectionnez l’option Gestion des Cours dans la section E-Learning. Sur la page principale des cours, recherchez le cours pour lequel vous souhaitez ajouter le certificat, puis cliquez sur la description du cours pour accéder dans l’espace du cours et allez sur l’onglet Propriétés.  

Allez ensuite sur l’onglet vertical Mise en page des certificats et cliquez sur le bouton plus au bout de la ligne Mise en page des certificats. Choisissez le modèle de certificat que vous souhaitez associer au cours afin que la structure s'applique au moment de la création du certificat et cliquez sur Sélectionner pour confirmer votre choix. Cliquez sur Enregistrer les Modifications une fois terminé. 

Associer un Certificat à un Plan de Formation

En plus d’associer des certificats à des cours, vous pouvez également les associer à des plans de formation. Pour cela, accédez au Menu Admin et sélectionnez l’option Plans de Formation dans la section E-Learning. Sur la page principale des plans de formation, recherchez le plan de formation auquel vous souhaitez ajouter un certificat, puis cliquez sur l’icône Mettre à jour dans la ligne correspondant au plan de formation et allez sur l’onglet Paramètres. 

Choisissez le certificat que vous souhaitez associer depuis le menu déroulant Certificat. Cliquez sur Confirmer une fois terminé. 

Les certificats pour les plans de formations sont délivrés uniquement une fois que l’utilisateur a complété TOUS les cours du plan de formation. Cela s’applique également si un utilisateur est inscrit à certains mais pas tous les cours du plan de formation. 

Afin de supprimer l’association entre un certificat et un plan de formation, choisissez la valeur Aucun dans le menu déroulant Certificat. 

Lorsque vous supprimez l’association entre un plan de formation et un certificat, tous les utilisateurs qui ont obtenu le certificat en complétant le plan de formation perdront le certificat. Soyez vigilant quand vous effectuez cette action. 

Générer et Télécharger un Certificat

Une fois qu’un utilisateur a complété un cours ou un plan de formation associé à un certificat, il peut alors le télécharger. Les utilisateurs peuvent télécharger leurs certificats depuis la page Mes Activités en sélectionnant l’onglet correspondant au type de cours (cours, présentiel, formation externe, plans de formation ou webinaires) et en cliquant sur l’icône du certificat. N’oubliez pas de rendre cette page disponible dans le menu utilisateur si vous utilisez les certificats, dans le cas contraire les apprenants ne pourront pas les télécharger. Consultez cette section de la Knowledge Base pour plus d’informations sur les pages et les menus. 

Si le thème de la plateforme est le Thème 6.9, les utilisateurs peuvent également télécharger leur certificat depuis le widget Informations sur les Cours dans la page du cours (si configuré), en cliquant sur Télécharger une Copie du Certificat. Veuillez noter que le widget Informations sur les Cours n’est disponible que pour le thème 6.9. 

Voir les Certificat Délivrés

Si vous êtes connectés à la plateforme en tant que Superadmin, vous pouvez voir tous les certificats associés à un cours ou un plan de formation qui ont été délivrés. Pour cela, accédez au Menu Admin et choisissez l’option Mise en Page des Certificats depuis la section Paramètres. Sur la page principale des certificats, recherchez le certificat que vous souhaitez voir et cliquez sur l’icône Certificats Délivrés. 

Le système ouvrira une fenêtre pop-up avec un menu déroulant où vous pouvez voir les certificats délivrés pour le cours ou le plan de formation sélectionné. Vous verrez alors la liste de tous les utilisateurs inscrits à ce cours ou ce plan de formation. Depuis le menu déroulant Choisissez une Action, vous pouvez choisir de publier un certificat ou de supprimer des certificats délivrés aux utilisateurs. Cliquez ensuite sur Fermer.  

Si vous apportez un changement à un modèle de certificat, ces changements n’auront pas d’effet sur les certificats précédemment délivrés. Pour cela, vous devez supprimer et publier le certificat à nouveau pour l’utilisateur. 

Une fois qu’un apprenant a reçu un certificat après avoir complété un cours ou un plan de formation, le certificat sera associé à l’utilisateur (et il pourra le télécharger) même si le modèle du certificat est supprimé de la plateforme. En tant que Superadmin, vous pouvez désattribuer le certificat uniquement si vous désinscrivez l’apprenant du cours, supprimez le modèle du certificat et inscrivez à nouveau l’apprenant au cours. 

Bonnes Pratiques

Quand vous copiez et collez les short codes dans les modèles des certificats, afin de ne pas inclure du formatage extra, nous conseillons de les copier et coller comme texte simple (plain texte).

Conseils & Astuces 

• Vous trouverez un certificat “type” dans la liste des certificats. Une bonne pratique consiste à le conserver dans le dossier. Vous pouvez le modifier, et copier/coller le HTML du Code Source dans un nouveau modèle. Ainsi, vous aurez une structure de modèle prête à l’emploi. 
• Lorsque vous créez un modèle, commencez par télécharger une image d’arrière-plan. Nous vous recommandons de faire cela avant d’insérer le texte HTML dans le certificat. Une fois que vous avez confirmé que l’image d’arrière-plan est à la bonne taille et prête à être utilisée, vous pouvez ajouter le texte et les short codes souhaités. 
• Le short code [course_certificate_number] est un code alphanumérique qui relie le certificat émis et l'utilisateur auquel il a été assigné. Si le certificat est associé à un cours, le code commence par C, si le certificat est associé à un plan de formation, le code commence par LP.
• Il est possible d’associer un seul certificat par cours, plan de formation ou activité de formation externe. Vous pouvez quand même créer un plan de formation avec plusieurs certificats en assignant les certificats aux cours inclus dans le plan de formation, et pas au plan de formation.