Introduction

Pour créer des certificats Docebo, vous pouvez personnaliser les modèles et les associer à des champs spécifiques utilisateurs ainsi qu'à des cours. En associant un certificat à un cours, vous pouvez le délivrer à tous les utilisateurs qui ont terminé ce cours. Cet article décrit les étapes nécessaires pour créer un modèle, associer le modèle à un cours, générer le modèle et télécharger le certificat. 

Lorsque vous créez un modèle, utilisez un arrière-plan en lien avec le profil de votre entreprise (logo, couleurs) et remplissez tous les champs nécessaires. Note : en raison du mauvais rendu des PDF dans Firefox, avec les polices intégrées, Docebo recommande d’utiliser un autre navigateur ou l'un de nos navigateurs pris en charge pour créer ou personnaliser un modèle. Lorsque vous tentez d'ouvrir le PDF directement dans Firefox, celui-ci sera automatiquement téléchargé. 

Créer un Nouveau Modèle de Certificat

Pour créer de nouveaux modèles, accédez au Menu Admin en cliquant sur l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de votre plateforme, et sélectionnez Modèle de Certificats dans la section Paramètres. Sur la page principale des certificats, vous retrouverez tous les modèles disponibles de certificats. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton Nouveau Certificat en haut de la page.  

Dans la fenêtre pop-up, entrez un code, un nom et une description puis cliquez sur Confirmer. Le modèle de certificat s’affichera alors dans la liste des modèles dans la moitié inférieure de la page des modèles de certificats. 

Vous pouvez gérer votre modèle grâce aux icônes visibles sur la ligne correspondant au modèle. En utilisant ces icônes, vous pouvez télécharger le certificat, créer le modèle, voir à qui le certificat a été délivré, modifier le nom et la description du modèle ou le supprimer. 

Commençons avec l’outil d’édition (la deuxième icône en partant de la droite), pour personnaliser votre modèle. Vous serez redirigé vers la page d’édition où vous pourrez créer votre certificat, en utilisant les balises de texte pré-définies de la plateforme. Les phrases du contenu du certificat peuvent être tapées directement dans le champ de texte. Plus d’informations sur la liste des polices prises en charge. Veuillez noter que votre plateforme utilise l’ancienne bibliothèque TCPDF qui ne convertit pas les polices d'un seul coup.    

De plus, des balises sont disponibles en bas de la page et peuvent être copiées et collées dans le certificat. Les balises sont des clés HTML qui extraient des informations sur les utilisateurs et les cours, à chaque fois qu’un nouveau certificat est généré. Par exemple, quand vous utilisez la balise [date_complete] “Date à laquelle le cours a été fini”, le système affichera la date à laquelle l’utilisateur a terminé le cours. Les balises du certificat sont répertoriées dans des onglets, dans le modèle du certificat, afin de vous permettre une meilleure organisation et un traitement plus rapide de l'information lorsque vous créez un certificat.  

Lorsque vous souhaitez ajouter des balises à votre modèle de certificat, vous verrez quatre onglets à gauche de la section correspondante vous permettant de diviser les balises en quatre catégories : Champs Utilisateurs, Champs Cours, Autre Champs, Champs du Plan de Formation. 

Recherchez la balise que vous souhaitez ajouter à votre certificat dans l’onglet correspondant. Insérer une balise est très facile. Il vous suffit de copier et coller les balises dont vous avez besoin depuis la liste. Veuillez noter que les balises dans la section Champs Utilisateurs comprennent les champs supplémentaires utilisateur. Ils sont identifiés ainsi : [userfield_n].

Pour de meilleurs résultats, nous vous suggérons de créer chaque modèle en utilisant un tableau. Chaque tableau peut être personnalisé en insérant et/ou supprimant des lignes et des colonnes. La largeur et la hauteur peuvent être gérées manuellement. Vous pouvez également ajouter une image d’arrière-plan et choisir l’orientation du certificat (Paysage ou Portrait). Voici quelques suggestions pour la gestion des images.  

Taille minimum suggérée : 

• Portrait : 905  x 1280 pixels - 72 dpi
• Paysage : 1280 x 905 pixel - 72 dpi

Taille Optimale : 

• Portrait : 1810  x 2560 pixels – 150 dpi
• Paysage : 2560 x 1810 pixel – 150 dpi

Restrictions :

• L’image d’arrière-plan ne peut pas être plus grande que 2560x1810px et 10Mo
• Les formats d’image pris en charge sont JPG, PNG, JPEG, GIF.
• Les images avec transparence ne sont pas recommandées. 

Utilisez les boutons dans la barre de mise en forme en haut de l’éditeur de texte pour ajouter des photos (comme le logo de votre entreprise), des liens, des fichiers ou pour mettre en forme le texte que vous insérez dans le certificat.

Enfin, choisissez la langue du certificat, depuis le menu déroulant correspondant. Veuillez noter que la langue attribuée impacte le format des dates affichées sur le certificat. Cela se fait indépendamment de l'option sélectionnée dans la section Format de la Date, de l'onglet Date et Heure des Paramètres Avancés de la plateforme. 

Cliquez sur Confirmer pour enregistrer le modèle. Veuillez noter que pendant que vous construisez le certificat, vous pouvez afficher un aperçu afin de vérifier le rendu final du certificat. Pour cela, sélectionnez l’icône Aperçu dans la ligne correspondant au certificat sur la page des modèles. 

Lorsque vous utilisez une image d'arrière-plan, nous vous suggérons de tester le modèle de certificat en téléchargeant un certificat qui y est associé et de vous assurer que la mise en page du certificat s'affiche correctement, sur un appareil externe.

Gérer les Dates d’un Certificat

Vous pouvez utiliser le format de date qui vous convient en modifiant la balise de date de la manière suivante : 

• Balise standard : [date_complete] 01/01/2020
• Nouveau format : [date_complete format:”d,F Y”]
• Résultat : 1, January 2020

Veuillez noter que le format des dates dépend de la langue que vous sélectionnez pour le modèle de certificat. Les formats de date montrés dans cet article sont uniquement des exemples. 

Vous devez insérer le format de balise [date_complete] et tapez les lettres correspondant au jour, à la semaine, au mois, à l’heure et au fuseau horaire que vous souhaitez indiquer. Référez-vous au tableau ci-dessus pour savoir quelles lettres correspondent à quels jours, semaines, mois, heures et fuseaux horaires : 

Associer un Certificat à un Cours

Une fois que votre modèle est créé, vous pouvez l’associer à un cours. Accédez au Menu Admin et sélectionnez l’option Gestion des Cours, dans la section E-Learning. Sur la page principale des cours, recherchez le cours pour lequel vous souhaitez ajouter le certificat, puis cliquez sur la description du cours pour accéder dans l’espace du cours et allez sur l’onglet Propriétés.  

Allez ensuite sur l’onglet vertical Mise en page des certificats et cliquez sur le bouton plus au bout de la ligne Mise en page des certificats. Choisissez le modèle de certificat que vous souhaitez associer au cours, afin que la structure s'applique au moment de la création du certificat et cliquez sur Sélectionner pour confirmer votre choix. Cliquez sur Enregistrer les Modifications une fois terminé. 

Quand vous associez un modèle à un cours, le certificat sera délivré rétroactivement à tous les utilisateurs qui ont complété le cours au moment où l'association est établie.

Associer un Certificat à un Plan de Formation

En plus d’associer des certificats à des cours, vous pouvez également les associer à des plans de formation. Pour cela, accédez au Menu Admin et sélectionnez l’option Plans de Formation dans la section E-Learning. Sur la page principale des plans de formation, recherchez le plan de formation auquel vous souhaitez ajouter un certificat, puis cliquez sur l’icône Stylo et papier dans la ligne correspondant au plan de formation et allez sur l’onglet Paramètres. 

Choisissez le certificat que vous souhaitez associer depuis le menu déroulant Certificat. Cliquez sur Confirmer une fois terminé. 

Les certificats pour les plans de formations sont délivrés à l'utilisateur seulement après qu'il ait fini TOUS les cours du plan de formation. Cela est également valable lorsqu'un utilisateur n'est inscrit qu'à certains cours du plan de formation. 

Afin de supprimer l’association entre un certificat et un plan de formation, choisissez la valeur Aucun dans le menu déroulant Certificat. 

Notes sur les Certificats pour les Plans de Formation

• Quand vous associez un modèle à un plan de formation, le certificat sera délivré rétroactivement à tous les utilisateurs qui ont fini de suivre le plan au moment où l'association est établie.
• Lorsque vous supprimez l’association entre un plan de formation et un certificat, tous les utilisateurs qui ont obtenu le certificat, en complétant le plan de formation, perdront le certificat. Soyez vigilant quand vous effectuez cette action. 

Générer et Télécharger un Certificat

Une fois qu’un utilisateur a fini un cours ou un plan de formation, associé à un certificat, il peut le télécharger. Les utilisateurs peuvent télécharger leurs certificats depuis la page Mes Activités, en sélectionnant l’onglet correspondant au type de cours (cours, présentiel, formation externe, plans de formation ou webinaires) et en cliquant sur l’icône du certificat. N’oubliez pas de rendre cette page disponible dans le menu utilisateur si vous utilisez les certificats. Dans le cas contraire, les apprenants ne pourront pas les télécharger. En savoir plus sur les pages et les menus. 

Si le thème de la plateforme est le Thème 6.9, les utilisateurs peuvent également télécharger leur certificat, en cliquant sur Télécharger une Copie du Certificat, depuis le widget Informations sur les Cours, dans la page du cours (si configurée). Veuillez noter que le widget Informations sur les Cours n’est disponible que pour le thème 6.9. 

Consulter les Certificat Délivrés

Si vous êtes connectés à la plateforme en tant que Superadmin, vous pouvez voir tous les certificats délivrés, dans le cadre d'un cours ou d'un plan de formation. Pour cela, accédez au Menu Admin et choisissez l’option Modèle de Certificats depuis la section Paramètres. Sur la page principale des certificats, recherchez le certificat que vous souhaitez voir et cliquez sur l’icône Certificats Délivrés. 

Le système ouvrira une fenêtre pop-up, avec un menu déroulant, où vous pouvez voir les certificats délivrés pour le cours ou le plan de formation sélectionné. Vous verrez alors la liste de tous les utilisateurs inscrits à ce cours ou ce plan de formation. Depuis le menu déroulant Choisissez une Action, vous pouvez choisir de publier un certificat ou de supprimer des certificats délivrés aux utilisateurs. Cliquez ensuite sur Fermer.  

Si vous apportez un changement à un modèle de certificat, ces changements n’auront pas d’effet sur les certificats précédemment délivrés. Pour cela, vous devez supprimer et publier le certificat à nouveau pour l’utilisateur. 

Une fois qu’un apprenant a reçu un certificat, après avoir fini un cours ou un plan de formation, le certificat sera associé à l’utilisateur et sera disponible pour téléchargement. Si un modèle de certificat est supprimé de la plateforme, il ne sera plus téléchargeable, même par les Superadmins.

En tant que Superadmin, vous pouvez retirer le certificat à l'apprenant uniquement si vous le désinscrivez du cours, que vous supprimer le modèle du certificat puis réinscrivez l’apprenant au cours. 

Bonnes Pratiques

Quand vous copiez et collez les short codes dans les modèles des certificats, si vous voulez éviter d'inclure du formatage, nous conseillons de les copier et coller comme texte brut.

Conseils & Astuces 

• Vous trouverez un "modèle de certificat type” dans la liste des certificats. La bonne pratique consiste à le conserver dans le dossier. Vous pouvez le modifier, et copier/coller le HTML du Code Source dans un nouveau modèle. Ainsi, vous aurez une structure de modèle prête à l’emploi. 
• Lorsque vous créez un modèle, commencez par téléverser une image d’arrière-plan. Nous vous recommandons de faire cela avant d’insérer le texte HTML dans le certificat. Une fois que vous avez confirmé que l’image d’arrière-plan est à la bonne taille et prête à être utilisée, vous pouvez ajouter le texte et les short codes souhaités. 
• Le short code [course_certificate_number] est un code alphanumérique qui relie le certificat émis et l'utilisateur auquel il a été assigné. Si le certificat est associé à un cours, le code commence par C. Si le certificat est associé à un plan de formation, le code commence par LP.
• Il est possible d’associer un seul certificat par cours, plan de formation ou activité de formation externe. Vous pouvez quand même créer un plan de formation avec plusieurs certificats, en associant les certificats aux cours inclus dans le plan de formation, et pas au plan de formation.