Introduction

Le fait de déléguer des activités à d'autres utilisateurs est une décision stratégique qui aide à gagner en rendement, responsabilise les utilisateurs, et permet aux équipes d'administreurs de se concentrer sur les responsabilités essentielles. Il s'agit d'une approche gagnant-gagnant qui profite à la fois aux administrateurs et à l'organisation dans son ensemble.

Les Superadmins peuvent déléguer leurs activités à d'autres utilisateurs, appelés Power Users.

En fonction de la taille et de la structure de votre organisation, vous pouvez envisager de créer une hiérarchie de Power Users, de sorte que certains d'entre eux puissent gérer d'autres Power Users afin de créer un écosystème structuré et efficace, de promouvoir le partage des connaissances et d'améliorer l'assistance globale et l'expérience utilisateur.

Envisagez d'attribuer différentes responsabilités (telles que la gestion des utilisateurs, la gestion du contenu, l'assistance, etc.) à différents Power Users afin de tirer parti de leur expertise dans des domaines spécifiques. Inspirez-vous du guide de Docebo Community Power Users Personas (s'ouvre dans un nouvel onglet).

Cet article explique comment créer des Power Users et configurer des profils de Power Users avec des droits différents.

Conditions & limitations

• Les Power Users peuvent gérer d'autres Power Users uniquement lorsque l'option Rendre disponible le droit de gestion des Power Users leur permettant de gérer d'autres Power Users et les profils qui leur sont attribués en tant que ressources, est activée dans les Paramètres avancés de la plateforme.
• Les Power Users ayant des droits de gestion sur d'autres Power Users ne peuvent pas créer de profils de Power Users, seuls les Superadmins le peuvent.

Allez plus loin avec DoceboU

Vous voulez en savoir plus sur les Power Users ? Consultez le cours dédié Delegating Administrative Tasks with Power Users (s'ouvre dans un nouvel onglet) sur DoceboU !

Cas d’usage

• La création de profils Power Users est très utile pour la gestion des branches situées dans différents pays, ou en association avec l'application Extended Enterprise, pour gérer différents domaines.
• Les Superadmins peuvent accorder à certains Power Users les droits pour gérer d'autres Power Users, ce qui fait d'eux des Super Power Users et crée une hiérarchie d'utilisateurs au sein de la plateforme. Les Super Power Users se situent un cran au-dessus des Power Users : ils ont le pouvoir de gérer et de superviser les activités de plusieurs Power Users à travers la plateforme, en maintenant l'ordre, la sécurité et l'efficacité des opérations au sein du système.

Définition d'un "Profil"

Lorsque l'on parle de Power Users, le terme "profil" a une double signification :

Profils en tant qu'ensemble de droits

Les profils sont des ensembles de droits créés par les Superadmins qui déterminent les actions que les Power Users peuvent effectuer sur la plateforme. Seuls les Superadmins peuvent créer des profils et les attribuer à des Power Users. Les profils rationalisent la gestion de la plateforme en permettant aux Superadmins d'attribuer et d'ajuster les droits de plusieurs Power Users en fonction de leur rôle ou de leurs responsabilités. Les Power Users sont généralement attribués à un ou plusieurs profils qui définissent leurs droits au sein de la plateforme. Par exemple, vous pouvez avoir des profils tels que "Gestionnaire d'utilisateurs" ou "Gestionnaire de contenu", chacun avec des autorisations différentes. En savoir plus sur la création de profils.

Profils en tant que ressource

Les profils peuvent être attribués en tant que ressources aux Power Users autorisés à gérer d'autres Power Users en utilisant le même processus d'attribution que les autres ressources (utilisateurs, cours et plans de formation, lieux, etc.), afin qu'ils puissent, à leur tour, les attribuer aux Power Users qu'ils gèrent. En savoir plus sur l'attribution de ressources aux Power Users.

Créer un Power User

Pour commencer, créez vos Power Users soit en suivant la procédure standard de création d'utilisateur en définissant le niveau utilisateur comme Power User, soit directement à partir de la page d'administration des Power Users. Pour ce faire, accédez au Menu admin en cliquant sur l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page d’accueil. Dans la section E-Learning, sélectionnez l'élément Power Users. La page Gestion Power User est composée de deux onglets :

• Power Users : cet onglet affiche tous les Power Users configurés dans votre plateforme
• Profils : cet onglet affiche tous les profils Power User déjà configurés dans votre plateforme

Pour créer un Power User, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Nouveau Power User.

Dans le panneau de droite qui s’ouvre, sélectionnez les utilisateurs que vous voulez désigner en tant que Power Users, puis cliquez Confirmer.

Créer un profil de Power User

Un profil est un ensemble de droits que vous pouvez accorder à un ou plusieurs Power Users. Les Superadmins peuvent configurer autant de profils que nécessaire sur la plateforme mais notez que vous pouvez attribuer jusqu’à 10 profils à chaque Power User. 

Pour créer un nouveau profil Power User, depuis la page de gestion Power Users, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, puis sélectionnez Nouveau profil.

Dans le panneau de droite, définissez un nom et au besoin, une description. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom et description sont validés selon les lignes directrices OWASP (s'ouvre dans un nouvel onglet) et nettoyés pour empêcher l'insertion de code malveillant. Cliquez sur Créer et modifier pour commencer la configuration. 

Utilisez la section Général pour modifier le nom et la description si nécessaire. Veuillez noter que les caractères suivants < > | / = + ne sont pas acceptés dans le champ du nom du profil et que vous ne serez pas autorisé à enregistrer les changements liés au profil lorsque le nom comprend ces caractères.

A l'aide des Champs supplémentaires utilisateurs pré-remplis, sélectionnez les champs supplémentaires utilisateur qui seront automatiquement attribués aux utilisateurs créés par les Powers Users associés à ce profil lorqu'ils créent de nouveaux utilisateurs. Pour cela, cliquez sur Sélectionnez champs supplémentaires, sélectionnez un ou plusieurs champs depuis le panneau de droite en cochant la case près du nom du champ et cliquez Sélectionner pour confirmer votre action. Cette étape est optionnelle. Les champs supplémentaires utilisateurs définis comme Invisible à l'utilisateur ne sont pas remplis automatiquement au moment de la création de l'utilisateur. 

Dans la section Gérer les droits, vous pouvez attribuer des droits au profil, c’est-à-dire définir ce que le Power User possédant ce profil aura le droit de faire sur la plateforme. Cliquez Ajouter droit et sélectionnez une zone dans la liste déroulante correspondante dans le panneau de droite. Une fois que vous avez choisi une zone,  utilisez la liste déroulante Type pour définir si vous souhaitez attribuer toutes les droits relatifs à l'espace sélectionné au profil Power User, ou choisissez Droits personnalisées pour sélectionner un sous-ensemble de droits dans la troisième liste déroulante.   

Consultez la liste complète des droits disponibles pour la configuration des profils Power User pour avoir un aperçu des droits disponibles et des options pertinentes.

Une fois que vous avez terminé votre sélection, cliquez sur Confirmer. Le droit que vous avez ajouté est maintenant affiché dans la section Gérer les droits. Répétez cette sélection pour tous les droits que vous souhaitez attribuer au profil Power User que vous êtes en train de créer.

Assigner des profils à des Power Users

Une fois qu'un profil de Power User est créé, vous pouvez lui assigner des Power Users. Dans la page de création du profil, allez sur l'onglet Power Users, cliquez sur le bouton Accorder des Power Users dans le coin supérieur droit, sélectionnez les Power Users que vous souhaitez  accorder au profil dans le panneau de droite et cliquez sur Accorder. Lorsque qu'un profil Power User est accordé à un Power User, vous lui donnez les droits attribués à ce profil spécifique.

Vous pouvez, à tout moment, supprimer n'importe lequel des Power Users à qui vous avez accordé un profil à partir de l'onglet Power Users. Pour ce faire, placez votre souris à la fin de la ligne du Power User, cliquez sur le menu ellipse et sélectionnez Retirer du profil. Une fois que le Power User est retiré d'un profil, il ne pourra plus utiliser les droits attribués au profil, mais restera un Power User sur votre plateforme.

À tout moment, vous pouvez accorder un profil à des Power Users à partir de l'onglet Profils de la page Gestion Power User en passant votre souris sur le menu ellipse de la ligne du profil et en sélectionnant Accorder aux Power Users.

Si vous devez accorder plus d'un profil à un Power User, sélectionnez les profils en cliquant sur les cases à cocher à côté de leur nom, et sélectionnez Sélectionner une action - Accorder aux Power Users dans le coin inférieur droit du tableau. L'action d'accorder plusieurs profils à un Power User se déroule en arrière-plan.

Vous pouvez également accorder un profil à un Power User à partir de l'onglet Power Users de la page Gestion Power User en cliquant sur l'icône de la colonne Profils accordés dans la ligne du Power User, ou en passant votre souris sur le menu ellipse à la fin de la ligne du Power User et en sélectionnant Accorder profils. Sélectionnez Retirer les profils attribués pour faire le contraire : retirer un ou plusieurs profils accordés au Power User sélectionné.

Vous pouvez vérifier les profils attribuée à chaque Power User, et consulter un récapitulatif des champs supplémentaires pré-remplis et des droits attribués à partir de la page de gestion des Power Users en cliquant sur le nom du Power User et en passant à l'onglet Propriétés.

À partir de cette page, cliquez sur Accorder des profils pour accorder des profils supplémentaires au Power User sélectionné, en les sélectionnant dans le panneau de droite qui s'ouvre. Au fur et à mesure que vous ajoutez des profils, la section Récapitulatif des droits se remplit avec la liste des droits liés aux profils accordés.

À noter ! Vous pouvez accorder jusqu'à 10 profils à chaque Power User.

Attribuer des ressources aux Power Users

Les droits que les Power Users obtiennent à partir des profils qui leur sont accordés s'appliquent aux ressources qu'ils peuvent gérer. Pour attribuer des ressources à un Power User, cliquez sur son nom dans l'onglet Power Users.

Passez à l’onglet Ressources attribuées pour attribuer plusieurs ressources de la plateforme au Power User : utilisateurs, groupes, branches, cours, plans de formation, catalogues, lieux et dossiers du Dépôt central ainsi que profils de Power Users.

Sélectionnez le Type de ressource dans le menu de gauche, cliquez sur Attribuer des ressources puis continuer votre sélection de ressources.

Au besoin, vous pouvez attribuer rapidement des ressources à un Power User depuis la page principale de Gestion Power User. Cliquez sur le menu ellipse au bout de la ligne du Power User puis sélectionnez l’option Attribuer des ressources. Dans le panneau de droite, choisissez le type de ressource que vous souhaitez attribuer et cliquez sur Suivant pour finaliser votre sélection.  

Vous pouvez également attribuer la même ressource à plusieurs Power Users en une seule action. Pour cela, sélectionnez les Power Users en cochant les cases correspondantes puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page et choisissez l’option Attribuer des ressources. 

Notes sur l’attribution de ressources 

• Quand un Power User attribue une ressource à un utilisateur (comme par exemple inscrire un utilisateur à un cours, abonner un utilisateur), d'autres Power Users ne peuvent pas défaire ces actions. Seuls les Superadmins peuvent modifier ou invalider les attributions faites par les Power Users.
• Quand vous attribuez tout un ensemble de ressources à un ou plusieurs Power Users (tous les cours, tous les plans de formation, etc.), cette attribution est considérée comme la somme dynamique de toutes les ressources qui évoluent, selon les ressources créées ou supprimées dans la plateforme. Ce comportement se reflète également dans les filtres. Par exemple, si vous filtrez les Power Users en utilisant un filtre Sans Plan de formation, la page de résultats n’inclura jamais les Power Users auxquels les Plans de formation sont attribués, même si vous n’avez aucun plan de formation sur la plateforme.
• Si un Power User est aussi manager, il pourra voir les ressources (cours, plans de formation, catalogues, etc.) attribuées aux utilisateurs qu'il gère. Par exemple, si un Power User ayant des droits de manager navigue sur la page Mon équipe, il peut voir les cours et plans de formation auxquels les membres de son équipe sont inscrits, même si ces ressources ne lui sont pas directement attribués.
• Si vous attribuez des profils de Power Users à un Power User, vous devez également attribuer les profils aux Power Users qu'ils gèrent en tant que ressources depuis la section Utilisateurs dans le panneau Type de ressource de l'onglet Attribuer ressources.
• Les Power Users parents sont autorisés à voir toutes les ressources attribuées aux Power Users qu'ils gèrent dans la page de gestion des Power Users, y compris celles qui ne leur ont pas été attribuées au départ. Mais ils ne peuvent pas les gérer à leur tour si ces ressources ne leur sont pas également attribuées. En outre, s'ils retirent aux Power Users l'attribution des ressources qui ne leur ont pas été attribuées eux-mêmes, ils ne pourront pas les attribuer de nouveau.

Cours et plans de formation

Lorsque vous assignez des cours et des plans de formation comme ressource à un Power User, vous pouvez soit faire une Sélection personnalisée (ce qui signifie que vous choisissez individuellement les articles à assigner) soit sélectionner l'une des options "Tous", qui assignent au Power User tout le contenu existant et futur du type spécifié (cours, plans de formation, ou les deux).

Veuillez noter que l'option Tous les cours et plans de formation dans les catalogues visibles assigne au Power User tout le contenu des catalogues qui lui sont visibles avec la vue apprenant. Ainsi, la modification de la visibilité apprenant d'un catalogue (les branches, groupes ou utilisateurs autorisés à voir ce catalogue) peut par conséquent également affecter les affectations de ressources du Power User.

Lorsqu'un plan de formation est assigné comme ressource à un Power User, celui-ci acquiert implicitement une visibilité sur tous les cours contenus dans le plan de formation, et peut gérer ces derniers conformément aux droits qui lui sont octroyés sur les cours.

Branches

Les Power Users ne peuvent assigner des utilisateurs qu'aux branches qu'ils gèrent, c'est-à-dire celles qui leur sont assignées comme ressources.

Lorsqu'un Power User n'a aucune branche assignée comme ressource :

• Les utilisateurs créés par ce Power User seront placés dans la branche racine.
• Lors de la création ou de la modification d'utilisateurs, ce Power User aura une visibilité sur tous les champs supplémentaires, même si la visibilité des champs supplémentaires basée sur les nœuds de filiale a été définie.

Si un Power User se voit assigner un utilisateur appartenant à une branche qui ne lui est pas assignée, il pourra uniquement assigner l'utilisateur à l'une des branches qu'il gère.

Conseil : si votre plateforme a été activée avant le 21 octobre 2019, lorsqu'un Power User assigne l'utilisateur à une branche qu'il gère, l'utilisateur est conservé dans les deux branches. Cependant, pour les plateformes activées après le 21 octobre 2019, les utilisateurs ne peuvent appartenir qu'à une seule branche. Si le Power User assigne l'utilisateur à l'une des branches qu'il gère, l'utilisateur sera retiré de la branche précédemment assignée.

Pages et menus

Un Power User auquel un menu a été assigné en tant que ressource conserve l'assignation des pages (actuelles et futures) appartenant à ce menu.

• Vous ne pouvez pas retirer une page d’un Power User s'il un menu contenant cette page lui est assigné.
• Le retrait d’un menu des ressources assignées à un Power User n’entraîne pas automatiquement le retrait des pages de ce menu.
• Dans l'onglet Ressources assignées d'un Power User, vous pouvez retirer toutes les pages ou tous les menus en cliquant sur les points de suspension à la fin de l'onglet vertical Pages ou Menus, puis en sélectionnant Retirer toutes les pages assignées ou Retirer tous les menus assignés. Si vous souhaitez retirer à la fois les pages et les menus, assurez-vous de commencer par ces derniers avant de vous occuper des pages. Dans le cas contraire, les pages toujours liées aux menus resteront assignées.

Pour en savoir plus, consultez l'article Droits des Power Users aux chapitres Droits relatifs aux pages et Droits relatifs aux menus.

Notifications

Un Power User disposant de droits relatifs aux notifications ne peut voir et gérer que les notifications configurées pour les ressources assignées au Power User. Plus précisément :

• Les ressources définies comme filtres de déclenchement pour la notification (groupes, branches, cours et plans de formation) doivent toutes être assignées au Power User.

Pour en savoir plus, consultez l'article Configurer des notifications au chapitre Paramétrer des filtres de déclenchement pour une notification.

Rapports

Lors de la planification et de l'exportation de rapports, n'oubliez pas que la visibilité des Power Users sur les ressources dépend du délai de rafraîchissement des autres données des rapports, et n'est pas reflétée en temps réel. Au lieu de cela, les données reflétées seront celles obtenues après le dernier rafraîchissement des données.

À titre d'exemple, si vous modifiez les droits d'un Power User en ajoutant ou en retirant des cours associés au Power User, les modifications que vous avez apportées aux droits du Power User ne sont PAS immédiatement reflétées dans la valeur des filtres disponibles dans l'onglet Filtres du menu Rapports et ne sont PAS immédiatement reflétées dans les cours qui sont extraits et visibles dans le rapport. Au lieu de cela, les filtres et les rapports resteront inchangés jusqu'au prochain rafraîchissement des données. Gardez à l'esprit que ce délai concerne toutes les données et que le Power User ne verra donc aucun changement dans les données par rapport à ce qui existait avant vos modifications. Pour plus d'informations sur les rapports, consultez l'article dédié de la base de connaissances.

Gérer les Power Users

Vous pouvez gérer les Power Users que vous avez créés dans votre plateforme depuis la page Gestion Power User, de manière individuelle ou groupée.

Dans l’onglet Power Users de la page Gestion Power User, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du Power User pour exécuter les actions suivantes : 

• Aperçu Power User. Avec cette option, vous accédez à un récapitulatif des ressources et des profils attribués au Power User ainsi qu’un aperçu des droits qui lui sont accordés en fonction des profils attribués.
• Modifier. Utilisez cette option pour modifier les détails du Power User sélectionné.
• Attribuer des ressources. Utilisez cette option pour attribuer des ressources au Power User sélectionné. Voir le chapitre Attribuer des ressources aux Power Users de cet article pour plus de détails.
• Accorder des profils. Utilisez cette option pour accorder des profils au Power User sélectionné. Voir le chapitre Assigner des profils à des Power Users de cet article pour plus de détails.
• Retirer les profils. Sélectionnez cette option pour retirer rapidement et en une seule fois plusieurs profils d’un Power User.
• Se connecter en tant que ce Power User. Les Superadmins peuvent accéder à la plateforme en tant sous l'identité d'un Power User, pour l'aider en cas de problèmes sur sa plateforme. La même option est disponible dans la page du profil du Power User, en haut à droite. Plus d'informations sur comment se connecter en tant qu'un autre utilisateur.
• Retirer tous les cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, plans de formation et catégories du Power User sélectionné.
• Passer au niveau Utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder le Power User en utilisateur normal. Dans ce cas, tous les profils, et les ressources attribués au Power User seront dissociés. 

Vous pouvez exécuter la plupart des actions ci-dessus sur plusieurs Power Users en une seule fois. Pour cela, sélectionnez les Power Users en cochant la case près de leur nom d’utilisateur et cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droite du tableau pour utiliser les options suivantes : 

• Attribuer des ressources. Utilisez cette option pour attribuer aux Power Users sélectionnés :
  • Une sélection personnalisée de ressources (consultez le chapitre Attribuer des ressources aux Power Users de cet article pour plus de détails
  • Tous les cours disponibles sur la plateforme
  • Tous les plans de formation disponibles sur la plateforme
  • Tous les cours et les plans de formation disponibles sur la plateforme
  • Tous les cours et les plans de formation dans les catalogues visibles. Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que les Power Users soient attribués à un profil qui peut gérer les catalogues.

• Accorder des profils. Utilisez cette option pour accorder un ou plusieurs profils aux Power Users sélectionnés. Voir le chapitre Assigner des profils à des Power Users de cet article pour plus de détails.
• Retirer tous les profils. Utilisez cette option pour retirer tous les profils liés aux Power Users sélectionnés. Cette action ayant pour conséquence de laisser les Power Users sans aucun profil attribué, la plateforme vous demandera, pour pouvoir continuer, si vous souhaitez également rétrograder les Power Users en utilisateurs simples.
• Retirer tous les cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, plans de formation et catégories des Power Users sélectionnés.
• Passer au niveau Utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder les Power Users au rang de simples utilisateurs. Dans ce cas, tous les profils et ressources attribués au Power user seront dissociés.

À noter : lorsque vous modifiez le niveau d'un Power User, octroyez ou retirer des profils ou des ressources, ou mettez à jour les droits associés au profil d'un Power User, ce dernier sera déconnecté à la prochaine action effectuée sur la plateforme, et devra se reconnecter pour voir ses droits mis à jour. Dans le cas d'affectations indirectes de ressources (par exemple, lorsqu'un utilisateur est ajouté à un groupe auquel le Power User est déjà assigné), le Power User n'est pas automatiquement déconnecté, mais ses droits ne seront mis à jour qu'après sa prochaine connexion.  

Créer et gérer les Power Users avec des fichiers CSV

La plateforme vous permet de créer et gérer les utilisateurs avec les fichiers CSV. Si vous créez ou gérez les Power Users avec cette méthode, souvenez-vous que vous pouvez attribuer au maximum 10 profils à chaque Power User.

Pour créer un Power User avec les fichiers CSV, définissez la zone données level comme poweruser et utilisez la zone Profile Name pour lister les noms des profils Power User que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur. Les noms des profils doivent être séparés par le signe | (pipe ou barre verticale). Quand vous attribuez plusieurs profils à un Power User, n’utilisez pas | comme séparateur dans le fichier CSV.

Distribuer des cours payants par le biais des Power Users

Si vous proposez des cours payants sur votre plateforme, il est fréquent que vous ne souhaitiez pas que les apprenants effectuent directement des achats. Au lieu de cela, vous pouvez configurer un environnement où un Power User gère les transactions et/ou s'occupe d'inscrire ses apprenants.

Nous avons mis en place certains mécanismes à cet effet :

• Places : un Power User avec le droit Peut acheter et attribuer des places dans des cours et des plans de formation a la possibilité d’acheter ou de se voir accorder un certain nombre de places pour un cours payant, qu'il peut ensuite utiliser pour inscrire ses apprenants. Consultez l'article Gérer les places des cours payants.
• Achat pour le compte de : un Power User disposant du droit Catalogues de cours / Permettre aux Power Users d'acheter des cours et des plans de formation au nom de quelqu'un d'autre a la possibilité d’acquérir un cours ou un plan de formation pour un tiers. Consultez l'article Explorer et gérer votre panier.
• Crédits de formation : un Power User peut acheter ou se voir accorder une certaine quantité de crédits de formation, qu'il peut utiliser soit pour :
  a) inscrire directement ses apprenants à des cours.
  b) distribuer des crédits à ses apprenants, qui peuvent les utiliser pour s'inscrire eux-mêmes à des cours payants, sans effectuer d'achat.
  Consultez l'article Crédits de formation pour l'e-commerce.

Trucs et astuces

• Les Power Users disposant des droits nécessaires pour créer des cours peuvent également configurer des catégories pour les cours. Si un autre Power User peut afficher la même catégorie de cours, les deux Power Users sont en mesure de travailler ensemble pour configurer les cours dans cette catégorie.
• Si votre plateforme est organisée en branches et vous devez attribuer un Power User à chaque branche/sous-branche, utilisez un fichier CSV plutôt qu'une méthode d’affectation manuelle. Lors de l’importation du fichier CSV, configurez l'option Attribuer automatiquement les branches aux Power Users.