Introduction

Pour pouvoir accéder à la plateforme, les utilisateurs doivent être enregistrés afin de disposer d’un compte. Selon la configuration de votre plateforme, vos utilisateurs peuvent avoir la possibilité de s’inscrire eux-mêmes, ou la création de comptes d’utilisateurs peut être exclusivement réservée aux administrateurs.
→ Pour en savoir plus sur l’auto-inscription et le paramétrage de ces options, consultez l’article sur les Types d’inscription des utilisateurs.

Cet article traite de la création des utilisateurs par des administrateurs. Les utilisateurs peuvent être créés par des Superadmins, ou par des Power Users disposant des autorisations requises.

Créer un nouvel utilisateur

→ Power User avec les droits Utilisateurs / Afficher et Créer

Pour créer un nouvel utilisateur, sélectionnez Menu admin > E-Learning > Utilisateurs pour accéder à la page de Gestion des utilisateurs. Puis, cliquez sur l’icône plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Nouvel utilisateur.

Dans le panneau coulissant, renseignez les champs de la première page, Informations générales. Nous vous recommandons de tous les remplir, même s’ils ne sont pas obligatoires. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque*. Quelques remarques sur les champs de cette section :

Nom d’utilisateur

Doit être unique mais facilement identifiable pour vous et vos utilisateurs. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom d’utilisateur, prénom et nom sont validés selon les lignes directrices de l’OWASP (le lien s’ouvre dans un nouvel onglet), et traités pour empêcher l’insertion de code malveillant. Ce champ est désactivé lorsque l’option Utiliser l’adresse e-mail comme nom d’utilisateur est activée dans le menu Paramètres avancés de la plateforme, afin d’éviter que sa valeur ne soit modifiée par rapport à l’e-mail de l’utilisateur.

Niveau

Sélectionnez le niveau de l’utilisateur dans le menu déroulant. Plus d’informations sur les niveaux, rôles et statuts des utilisateurs.

E-mail

Bien qu’insérer une adresse e-mail ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons fortement de le faire, afin que vous puissiez recevoir des newsletters et autres notifications. Veillez à ce que les adresses e-mail utilisées sur la plateforme soient uniques. En effet, si plusieurs comptes se partagent la même adresse, les communications seront envoyées au premier compte par ordre alphabétique. Les messages pourraient ainsi parvenir aux mauvais destinataires.

Prénom et nom

Indiquer le nom et le prénom n’est pas obligatoire. Cependant, nous vous recommandons fortement de le faire, afin que d’autres espaces de votre plateforme, comme les notifications et les certificats, puissent afficher le nom complet de l’utilisateur. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom d'utilisateur, prénom et nom sont validés selon les lignes directrices OWASP (le lien s’ouvre dans un nouvel onglet) et traités pour empêcher l’insertion de code malveillant.

Statut de validation de l’e-mail

L’usage d’adresses électroniques vérifiées est essentielle à la sécurité de la plateforme. Par défaut, le statut de validation de l’adresse électronique d’un utilisateur nouvellement créé est Non vérifié.
- Si vous savez que l’adresse électronique de l’utilisateur est correcte, vous pouvez lui attribuer manuellement le statut Vérifié dans le champ déroulant correspondant. Vous pouvez également effectuer cette opération sur plusieurs utilisateurs en même temps en les sélectionnant, puis en choisissant l’option Modifier.
- Vous avez également la possibilité de demander aux nouveaux utilisateurs de vérifier leur adresse e-mail en cliquant sur un lien. Pour ce faire, vous devez activer l’option Envoyer un e-mail de vérification lors de la première connexion dans l’onglet vertical Menu admin > Paramètres avancés > Utilisateurs et configurer la notification L’adresse e-mail de l'utilisateur doit être vérifiée en veillant à inclure le code court [verification_link] dans le corps du message. La plateforme enverra une notification à tous les utilisateurs dont l’adresse électronique n’a pas été vérifiée lors de leur première connexion. Lorsque l’utilisateur clique sur le lien de vérification, son statut passe à « vérifié ».

 

Mot de passe

Vous pouvez définir les options de mot de passe dans les Paramètres avancés de la plateforme. Plus d’informations sur la politique de mots de passe. Merci de bien vouloir noter que si le nombre maximum de tentatives de connexion manquées est atteint, l’adresse IP publique de l’utilisateur ne pourra pas accéder au système pendant dix minutes. Il n’y a aucun moyen de réinitialiser ce compteur pour les administrateurs de la plateforme.

Forcer les utilisateurs à changer leur mot de passe à la première connexion

Cette option force un utilisateur à changer son mot de passe lors de sa première connexion à la plateforme.
Veuillez noter que cette option ne s’applique pas aux utilisateurs qui se connectent via SSO.

Expiration

Définissez une date d’expiration à l’issue de laquelle l’utilisateur n’aura plus accès à la plateforme. Cliquez sur l’icône du calendrier, puis sélectionnez une date. Pour retirer la date d’expiration d’un utilisateur, cliquer sur l’icône X à côté de ce champ. En savoir plus sur les utilisateurs dont le compte est expiré.

Activer l’utilisateur à la fin du processus de création

Cette option détermine si l’utilisateur nouvellement créé aura le statut activé (coche verte) ou désactivé (cercle gris) dans le menu de gestion des utilisateurs. Les utilisateurs désactivés ne peuvent pas encore accéder à la plateforme et doivent d'abord être activés manuellement : cette opération peut être effectuée par un Power User disposant du droit Utilisateurs / Modifier. Pour en savoir plus, consultez l’article sur les Statuts des utilisateurs.
→ Notez que cette option se contente de contrôler le statut qu’aura le nouvel utilisateur lors de son apparition dans la liste de gestion des utilisateurs. Dans certains cas, les utilisateurs nouvellement créés sont placés dans la liste des Utilisateurs en attente, où ils doivent être approuvés avant d’accéder à la gestion des utilisateurs.

Envoyer la notification 'Utilisateur créé (par l'administrateur)' au nouvel utilisateur

Cette option est active par défaut. Quand le nouvel utilisateur est créé, la notification Utilisateur créé (par l'administrateur) est envoyée à l’adresse e-mail que vous lui avez attribuée. Plus d’informations sur cette option dans la section correspondante ci-dessous.

Langue

Sélectionnez la langue de choix pour l’utilisateur. Ce dernier sera en mesure de changer sa langue selon ses préférences depuis le Menu utilisateur, en cliquant sur l’icône en forme de stylo et en accédant à la section Préférences.

Format date

Sélectionnez le format de la date pour l’utilisateur en fonction de la langue. Vous pouvez modifier le format de la date uniquement si l’option Sélection personnalisée utilisateur est activée dans l’onglet vertical Date et heure à partir des Paramètres avancés accessibles depuis la section Paramètres du Menu admin.

Fuseau horaire

Sélectionnez le fuseau horaire de l’utilisateur. Vous ne pouvez modifier le fuseau horaire que si l’option Permettre à l’utilisateur de choisir son fuseau horaire est activée dans l’onglet vertical Date et heure du menu Paramètres avancés, dans la section Paramètres du Menu admin.

Cliquez sur Suivant pour passer à la deuxième page du panneau, où vous pourrez assigner l’utilisateur à des branches dans l’organigramme. Sélectionnez le dossier depuis l’arbre, ou bien recherchez une branche en utilisant la barre de recherche. Notez que si vous avez activé votre plateforme après le 21 octobre 2019, vous ne pouvez pas assigner le même utilisateur à plusieurs branches. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Suivant.

Sur la troisième page du panneau coulissant, définissez tous les champs supplémentaires nécessaires. Ensuite, appuyez une nouvelle fois sur Suivant.

Sur la quatrième page, dans la section Informations manager, tapez les noms du manager et de l'utilisateur dont vous modifiez les informations, dans les zones de texte correspondantes, par exemple, manager direct ou manager fonctionnel. Si cet utilisateur n’a pas de manager direct, activez l’option L’utilisateur n’a pas de manager direct.

À noter : les informations liées aux types de managers peuvent être consultées et gérées sur la page Type de manager du menu de Gestion des utilisateurs, en cliquant sur Gestion des équipes et des managers dans le coin supérieur droit, et en sélectionnant Gérer les types de manager parmi les options qui s’affichent dessous. En savoir plus sur la gestion des types de managers.

Si l’utilisateur n’est pas un manager, vous pouvez cliquer sur Créer l’utilisateur en bas du panneau afin d’achever le processus de création. Cliquez sur Résumé afin de passer en revue tous les détails que vous avez configurés, ou bien cliquez sur Précédent pour revenir en arrière et modifier des informations.

Une fois la création de l’utilisateur terminée, les étapes sont les suivantes :

• Si vous disposez du droit Utilisateurs / Peut activer des utilisateurs, l’utilisateur nouvellement créé apparaîtra directement sur la page de gestion des utilisateurs. Dans le cas contraire, il apparaîtra parmi les utilisateurs en attente.
• Si l’utilisateur se trouve parmi les utilisateurs en attente, il devra être approuvé. Pour ce faire, il est nécessaire de disposer du droit Utilisateurs / Utilisateurs en attente de la confirmation d’inscription. Après approbation, l’utilisateur sera transféré vers la page de gestion des utilisateurs.
• En accédant à la gestion des utilisateurs, le nouvel utilisateur sera déjà activé si vous avez sélectionné l’option Activer l’utilisateur à la fin du processus de création. Dans le cas contraire, vous devrez l’activer manuellement, ce qui nécessite le droit Utilisateurs / Modifier.

Une fois l’utilisateur visible sur la page de gestion des utilisateurs et activé, il aura la possibilité d’accéder à la plateforme. Vous pourrez alors l’inscrire directement à des cours, ou bien lui attribuer des licences d’abonnement. Notez que vous ne pourrez lui attribuer que des licences visibles par la branche à laquelle il appartient. Si l’utilisateur que vous créez est un manager, référez-vous à la section ci-dessous.

Utilisateurs en attente

→ Power Users disposant du droit Utilisateurs / Utilisateurs en attente de la confirmation d’inscription

La liste Utilisateurs en attente contient les utilisateurs nouvellement créés qui doivent être approuvés afin de terminer le processus de création. Il peut s’agir :

• d’utilisateurs créés par un Power User ne disposant pas du droit Utilisateurs / Peut activer les utilisateurs
• d’utilisateurs auto-inscrits, et qui doivent donc être approuvés par un administrateur, ou qui n’ont pas encore cliqué sur le lien de confirmation (pour plus d’informations, consultez l’article sur les auto-inscriptions.

À noter : les utilisateurs créés par un Superadmin ou par un Power User disposant du droit Peut activer les utilisateurs apparaîtront directement sur la page de gestion des utilisateurs, sans qu’il soit nécessaire de les approuver au préalable dans la liste des utilisateurs en attente.

Pour consulter la liste des Utilisateurs en attente, sélectionnez Menu admin > E-learning > Utilisateurs pour ouvrir la page de Gestion des utilisateurs. Puis, dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône de l’horloge (utilisateurs en attente).

Pour approuver un utilisateur, cliquez sur les points de suspension sur la ligne de l’utilisateur et sélectionnez Approuver.
→ L’utilisateur sera supprimé de cette liste et apparaîtra dans la liste principale de gestion des utilisateurs.

Vous pouvez également Refuser un utilisateur, ce qui le supprimera de cette liste. Pour approuver ou rejeter plusieurs utilisateurs en même temps, cochez les cases correspondantes et utilisez le bouton Sélectionner une action en bas à droite.

Gestion des utilisateurs

→ Power User disposant des droits Utilisateurs / Afficher pour ouvrir la page et Utilisateurs / Modifier pour gérer les utilisateurs.

Pour accéder à la page de gestion des utilisateurs, sélectionnez Menu admin > E-learning > Utilisateurs.
Cette page répertorie tous les utilisateurs créés sur votre plateforme. Veuillez noter qu’elle n’affiche pas les utilisateurs qui doivent encore terminer le processus de création de leur compte, ceux-ci étant visibles sur la page des Utilisateurs en attente.

Pour gérer un utilisateur, recherchez-le et cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne correspondante.

Vous pouvez profiter des options suivantes :

À noter : l’utilisateur staff.support est créé par défaut sur la plateforme et utilisé à des fins de support. Vous ne pouvez ni le modifier, ni le supprimer.

Synthèse personnelle de l’utilisateur

Accéder à la Synthèse personnelle de l’utilisateur, dont le contenu est déjà filtré pour l’utilisateur sélectionné.

Dissocier app d’authentification

Si l’e-signature est active sur votre plateforme, utilisez cette option pour dissocier l’utilisateur de l’application d’authentification utilisée pour prouver son identité.

Fusionner les utilisateurs

Utilisez cette option pour fusionner le profil de l’utilisateur avec un autre.

Chaîne

Utilisez cette option pour accéder rapidement à la chaîne personnelle de l’utilisateur.

Afficher le tableau de bord des compétences

Cette option vous permet d’accéder au Tableau de bord des compétences de l’utilisateur en lecture seule. Cette option est uniquement disponible si l’utilisateur sélectionné a configuré ses compétences. Si vous êtes le manager de l’utilisateur sélectionné, vous aurez aussi la possibilité de suggérer des nouvelles compétences, ainsi que du contenu depuis cette page et depuis la page d’Aperçu des compétences.

Réinitialiser profil de compétences

Si vous gérez les compétences des utilisateurs, cette option permet de réinitialiser les compétences associées au profil de l’utilisateur.

Se connecter en tant que cet utilisateur / Se connecter en tant que ce Power User

Utilisez cette option pour accéder à la plateforme en empruntant l’identité de l’utilisateur ou du Power User, selon son niveau. Plus d’infos sur la pocédure pour se connecter en tant qu’un autre utilisateur.

Accéder sur le profil du Power User

Si des Power Users sont configurés dans la plateforme, cette option permet d’accéder à leur page principale.

Modifier

Dans le panneau, modifiez les informations nécessaires et sélectionnez Mise à jour.

Supprimer

En effectuant cette opération, l’utilisateur sera supprimé. Veuillez noter que :
- Les données des utilisateurs supprimés restent stockées indéfiniment sur la plateforme.
Il est possible de garder les données des utilisateurs supprimés de façon anonyme, en activant l’option Anonymiser les utilisateurs supprimés dans les Paramètres avancés de la plateforme. Cette option est active par défaut pour les plateformes activées après le 2 septembre 2021.

À noter : pour ceux qui utilisent l’intégration Docebo VILT pour Zoom version 3, si un utilisateur que vous essayez de supprimer est configuré comme hôte Zoom dans un événement VILT existant, vous ne pourrez pas supprimer cet utilisateur dans Docebo à moins de le supprimer d’abord dans Zoom.

Actions de masse sur les utilisateurs

En tant que Superadmin, vous pouvez effectuer la même action sur une sélection d’utilisateurs. Depuis la page principale Utilisateurs, sélectionnez ceux que vous souhaitez impliquer en cochant la case située à côté de leur nom d’utilisateur, puis cliquez sur Sélectionner une action en bas à droite de la page. Plus de détails sur les options de gestion des utilisateurs par des actions de masse.

Créer un manager

Une fois que vous avez commencé à créer un nouvel utilisateur, vous pouvez le ou la désigner comme manager et lui assigner les membres d’une équipe. À cette fin, rendez-vous sur la page Membres de l’équipe du panneau coulissant de création ou de modification d’un utilisateur, et cochez la case Cet utilisateur gère une équipe. Tapez les noms des membres de l’équipe dans la section Membres de l’équipe. Utilisez la barre de recherche pour trouver des utilisateurs spécifiques, si nécessaire.

Une fois terminé, cliquez sur Créer l’utilisateur, en bas du panneau pour terminer la création du manager. Cliquez sur Résumé afin de passer en revue toutes les informations que vous avez configurées, ou bien cliquez sur Précédent pour revenir en arrière et modifier des informations. Une fois l’utilisateur créé, vous pouvez l’inscrire directement à des cours, ou bien lui associer des licences d’abonnement. Notez que vous ne pourrez assigner à l’utilisateur que des licences visibles par la branche à laquelle il appartient.

Vous pouvez avoir besoin d’attribuer des droits de manager à plus d’un utilisateur à la fois. Pour accorder ces droits, sélectionnez les utilisateurs que vous voulez promouvoir depuis la page Tous les utilisateurs, cliquez sur Sélectionner une action en bas à droite de la page, puis choisissez l’option Attribuer des droits de manager. Cette option n’est pas disponible si les utilisateurs sont sélectionnés en utilisant le bouton Tout sélectionner. En conséquence, le bouton Cet utilisateur gère une équipe sera activé pour tous les utilisateurs sélectionnés. Une procédure d’arrière-plan démarrera lors de la sélection de plus de 100 utilisateurs.

Alternativement, vous pouvez utiliser des fichiers CSV pour configurer les utilisateurs en tant que managers en réglant le champ Is Manager sur OUI. Vous avez en outre la possibilité d’attribuer des utilisateurs en tant que membres de l’équipe d’un manager en déclarant le nom d’utilisateur du manager associé à l’utilisateur à l’aide du champ Type de manager. En savoir plus sur l’importation et la gestion d’utilisateurs via des fichiers CSV.

ID unique de l’utilisateur (UUID)

Une fois un nouvel utilisateur créé, il lui sera attribué un ID unique de l’utilisateur ou UUID, qui n’est pas modifiable par l’utilisateur ou le Superadmin, et ne peut pas être utilisée comme identifiant de connexion. Cette donnée sert d’identifiant technique pour les utilisateurs et peut être utilisée au travers des API et à des fins d’authentification unique (SSO). Pour voir les UUID de vos utilisateurs, accédez à la page Tous les utilisateurs, cliquez sur l’icône de Gestion des colonnes en haut de la liste des utilisateurs, puis cliquez sur UUID pour ajouter la colonne correspondante au tableau.

Les UUID de chaque utilisateur seront ensuite affichés dans une colonne du tableau.

Envoyer une notification aux nouveaux utilisateurs

Quand vous créez un nouvel utilisateur, vous pouvez lui envoyer un e-mail pour l’informer de son nouveau compte sur la plateforme. Cette option est active par défaut dans le panneau pendant le processus de création de l’utilisateur. Quand un nouvel utilisateur est créé, la notification Utilisateur créé (par l'administrateur) est envoyée à l’adresse e-mail que vous avez ajoutée pour l’utilisateur. Merci de bien vouloir noter que cette notification doit déjà être configurée et activée en utilisant l’app Notifications si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité.

Si vous désactivez cette option, vous pouvez envoyer la notification plus tard en sélectionnant le(s) utilisateur(s) dans la liste, et en cliquant sur les points de suspension en bas à droite de la même page, puis sur Envoyer la notification d’activation. Vous pouvez aussi renvoyer un e-mail de notification en utilisant cette méthode dans le cas où un utilisateur a raté la notification automatique originale.

À noter : Le processus d’ajout ou de changement de l’appartenance à un groupe se fait en fonction des événements de la plateforme. Ce processus analyse en permanence les événements de la plateforme afin de savoir si des utilisateurs doivent être ajoutés/supprimés de certains groupes. Par conséquent, toute modification d’utilisateur impliquant un changement de groupe est traitée de manière asynchrone, et la mise à jour peut être retardée d’une heure.