Introduction
Votre plateforme vous permet d’envoyer des newsletters directement depuis le Superadmin vers les utilisateurs de la plateforme. Les newsletters peuvent contenir des informations sur les évènements à venir, des nouveaux contenus de formation et des catalogues ou tout autre chose que souhaitez communiquer à vos utilisateurs. En tant que Superadmin, vous pouvez choisir d’envoyer vos newsletters à tous les utilisateurs de la plateforme ou à certains groupes ou branches de l’organigramme. Cet article apporte une explication pas à pas pour créer et gérer les newsletters dans la plateforme.
Veuillez noter que la fonctionnalité de newsletter n’est pas disponible pour les versions d’essai.
Conditions & Limitations
Afin d'assurer un bon niveau de performance et des délais de livraison acceptables, il est recommandé de sélectionner un maximum de 1 000 destinataires lorsque vous envoyez une newsletter. Lors de l'envoi d'une newsletter, la plateforme prend un certain temps pour traiter l'envoi, en plus du temps nécessaire par l'expéditeur SMTP et le destinataire SMTP. Le temps nécessaire pour compléter l'opération et le risque que la newsletter soit considérée comme du spam sont impactés par le nombre de destinataires. Plus le nombre de destinataires augmente, plus le temps d'envoi de la newsletter s'allonge et plus le risque que la newsletter soit considérée comme du spam augmente. Le temps de livraison moyen d'une newsletter envoyée à 1 000 destinataires est de 180 minutes, mais ceci ne peut être garanti car certaines étapes impliquent des systèmes externes.
Créer une Newsletter
Connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Puis, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage. Dans la section E-Learning, sélectionnez Newsletter. Vous pouvez alors commencer à créer une newsletter.
Cliquez sur le bouton Ajouter dans la section Destinataires en haut de la page. Dans la fenêtre pop-up Destinataires, sélectionnez des utilisateurs spécifiques, des branches ou des groupes à l’aide des onglets à gauche de la fenêtre. A l’aide de la barre de recherche, vous pouvez également rechercher des utilisateurs, branches ou groupes spécifiques. Cochez la case près du nom des destinataires et cliquez sur Confirmer.
A noter : lorsque vous sélectionnez des branches d’utilisateurs de votre organigramme pour les inclure dans un rapport et que vous avez plus de 1 000 branches dans votre plateforme, vous verrez un champ texte pour entrer le nom de la branche plutôt qu’une liste de branches à sélectionner afin de rendre la sélection plus simple et rapide.
Dans la section Utilisateurs Inactifs, vous pouvez choisir d’exclure les utilisateurs suspendus de la liste des destinataires. Ainsi, si les groupes ou les branches que vous avez sélectionnés contiennent des utilisateurs suspendus, ceux-ci ne reçoivent pas la newsletter. Choisissez ensuite comment vous souhaitez que la newsletter soit envoyée : par e-mail, dans l’espace notification de l'utilisateur ou les deux.
Puis, entrez dans le champ correspondant, l’adresse e-mail à partir de laquelle vous souhaitez que la newsletter soit envoyée. Insérez le titre et le texte de la newsletter. Vous pouvez modifier le texte à l’aide de la barre d’outils et insérer des images à l’aide du bouton correspondant. Veuillez noter que les emojis ne sont pas pris en charge pour le moment.
Vous pouvez télécharger un document dans votre newsletter si besoin. Les types de fichiers acceptés sont DOC, XLS, PPT, JPG, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODT, ODP, CSV. La taille maximale du fichier autorisée pour les pièces jointes est de 5 Mo et la taille maximale de l’e-mail (pièce jointe + texte/HTML) est de 10 Mo.
Les pièces jointes ne s’affichent pas lorsque la newsletter est reçue dans l’espace notification de l’utilisateur. Cependant, elles s’affichent dans les e-mails. Si vous devez envoyer une pièce jointe avec votre newsletter, il vous faut choisir une des deux options qui comprend l’envoi par e-mail.
Une fois la création de votre newsletter terminée, cliquez sur Envoyer. Vous recevrez alors une confirmation de la plateforme vérifiant que votre notification a bien été envoyée. Vos utilisateurs recevront ensuite la newsletter via e-mail ou dans l’espace notifications.
Consulter les Newsletter dans l’Espace Notifications de l’Utilisateur
Une fois les utilisateurs connectés à leur plateforme, ils voient que l’icône cloche en haut de l’écran indique un certain chiffre correspondant au nombre de notifications à consulter. Lorsque les utilisateurs cliquent sur l’icône cloche, un menu déroulant s’ouvre affichant un aperçu des notifications les plus récentes de l’utilisateur.
L’utilisateur doit alors cliquer sur le titre de la newsletter pour que celle-ci s’affiche dans une fenêtre pop-up.
Gérer les Paramètres E-mail des Newsletters
Si nécessaire, vous pouvez gérer le nombre de notifications qui sont envoyées en une seule fois. Cela est utile si vous envoyez un grand nombre de newsletters ou si votre serveur de messagerie a des règles spécifiques. Pour cela, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage. Puis, cliquez sur Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Une fois sur la page de Paramètres Avancés, sélectionnez l’onglet Options Avancées sur le côté gauche.
Dans la section Newsletter, vous pouvez choisir le nombre de newsletters qui sont envoyées en un seul bloc. Ce paramètre est réglé sur 50 par défaut. Si vous laissez le champ vide, la valeur par défaut sera utilisée.
En-dessous, vous pouvez choisir le nombre de secondes de pause que le système prend entre les envois des différents blocs de newsletters. Une fois la configuration terminée, cliquez sur Enregistrer en bas de la page.