Introduction
L’Application de Formation Externe permet aux utilisateurs de déclarer les activités de formation réalisées en dehors de la plateforme.
Les Superadmin peuvent signaler et consulter les activités externes entrées par les utilisateurs. De plus, ils peuvent importer des activités externes via CSV, configurer des champs supplémentaires dédiés et gérer les cours et les centres de formation externes.
Les Power Users ayant les autorisations de gérer l’application de Formation Externe peuvent uniquement signaler les activités de formation externe et les importer via CSV.
Activer l’application
Activez l'application de Formation Externe tel que décrit dans l'article de la Knowledge Base Managing Apps & Features. L'application est répertoriée sur l'onglet Docebo Additional Features.
Configurer l’application
Pour commencer la configuration de l’application, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage, puis cliquez sur Paramètres dans la section Formation Externe. Vous serez alors redirigé vers la page Paramètres de l’application. Sur cette page, vous pouvez cocher les cases suivantes pour activer les options correspondantes :
- Permettre aux utilisateurs d'ajouter leurs activités de formation externe
- Placer les activités de formation externe ajoutées par les utilisateurs sur une liste d'attente en vue de la validation de l'administrateur.
- Demander aux utilisateurs de sélectionner un centre de formation et des cours dans la liste définie. Quand cette option est sélectionnée, les utilisateurs pourront uniquement télécharger des cours e-learning et ILT (formation dirigée par un formateur) présentiels.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Ajouter manuellement des activités de formation externes en tant qu’admin
En tant que Superadmin, vous pouvez ajouter manuellement des activités de formation externes et consulter celles qui sont signalées par les utilisateurs. Pour cela, cliquez sur la sous-rubrique Gérer de la section Formation Externe à partir du Menu Admin. Sur cette page, vous trouverez des boutons d’action en haut de la page ainsi que la liste de toutes les activités signalées par vous et les utilisateurs.
Pour ajouter une nouvelle activité de formation externe, cliquez sur le bouton Nouvelle Activité de Formation. Dans la fenêtre pop-up, entrez toutes les informations en précisant qui a complété cette activité dans le champ Assigné(e) à, le centre de formation, le nom et le type de cours, la date de l’activité, le score et les crédits (CU). Vous pouvez également télécharger un certificat relatif à cette activité ou sélectionner une certification associée à l’activité depuis le menu déroulant Certifications & Reconversion. Si vous associez une certification à l’activité de formation externe, la Date de Complétion spécifiée dans le rapport de formation externe sera utilisée en tant que Date d'Émission de la certification.
A noter : lorsque vous ajoutez manuellement un certificat, vous pouvez ajouter des fichiers avec les extensions suivantes : DOC, XLS, PPT, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODP, CSV, MP4, JPG.
Cliquez sur Confirmer une fois terminé. L’activité externe s’ajoute à la liste affichée sur la page principale de gestion de Formation Externe. Vous pouvez la consulter, la modifier ou la supprimer à tout moment à l’aide des boutons correspondants.
Télécharger une activité de formation en tant qu’admin via CSV
Si vous avez un grand nombre d’activités externes à ajouter dans la plateforme, vous pouvez les importer via CSV. Cliquez sur le bouton Importer via CSV dans la barre d’actions situé en haut de la page principale de Formation Externe. Les colonnes de votre fichier CSV doivent comprendre les champs suivants :
Cours E-Learning
- Champs obligatoires : username, course name, course type et end date
- Champs optionnels : training institute, start date, score, et credits
Cours présentiels ILT
- Champs obligatoires : username, course name, course type, start date et end date
- Champs optionnels : training institute, score, et credits
Cette procédure ne vous permet pas de télécharger des cours webinaires ILT.
Sur la page suivante, cliquez sur le bouton Télécharger le fichier, sélectionnez le séparateur, indiquez si la première ligne doit être considérée comme entête, et insérez le charset du fichier (UTF-8). Cliquez sur Suivant pour continuer. Faites correspondre les informations du fichier CSV aux champs de la plateforme. Sélectionnez le champ que vous souhaitez associer à une colonne depuis le menu déroulant situé en haut de chaque colonne. Une fois terminé, cliquez sur Suivant pour enregistrer l’importation. Les activités sont maintenant importées et vous pouvez les modifier ou les supprimer à tout moment.
Valider les activités de formation signalées
Si sur la page de Paramètres, vous avez choisi l’option Placer les activités de formation externe ajoutées par les utilisateurs sur une liste d'attente en vue de la validation de l'administrateur, la barre d’actions de la page de Formation Externe comprendra le bouton En attente de validation. Le bouton contient une fenêtre rouge avec un chiffre dans le coin supérieur droit. Ce chiffre correspond au nombre d’activités en attente.
Cliquez sur ce bouton pour être redirigé vers la page affichant toutes les activités en attente. Vous verrez toutes les activités en attente de validation. Vous pouvez valider ou refuser les activités en sélectionnant le symbole vert (valide) ou rouge (refuser) dans chaque ligne.
Si vous choisissez l’icône rouge, vous pourrez refuser ou supprimer l’activité de manière permanente. Vous pouvez également envoyer directement un message à l’apprenant associé à l’activité. Les utilisateurs peuvent suivre la validation ou le refus depuis l’espace Mes Activités de la plateforme.
Champs supplémentaires des activités de formation externes
En tant que Superadmin, vous pouvez créer et gérer des champs supplémentaires relatifs aux activités de formation externes. Pour cela, cliquez sur le bouton Champs Supplémentaires dans la barre d'action de la page principale de Formation Externe. Vous serez alors redirigé vers la page Champs Supplémentaires.
Sur cette page, sélectionnez le type de champ supplémentaire que vous souhaitez ajouter à l'aide du menu déroulant correspondant : date, champ déroulant, texte libre (pour un texte long), ou texte (pour un texte court).
Puis cliquez sur Créer. Dans la fenêtre pop-up qui s'ouvre, entrez le titre du champ supplémentaire et cliquez sur Enregistrer les Modifications une fois terminé.
Veuillez noter que :
- Si une activité de formation externe requiert la validation de l'administrateur, vous ne pouvez pas voir le contenu des champs supplémentaires de l'activité de formation externe avant de la valider. Après la validation, vous pouvez voir et modifier les champs supplémentaires en sélectionnant cette activité depuis la page principale de l'application de Formation Externe et en passant en mode édition.
- Vous devez fournir la traduction du contenu du champ supplémentaire dans la langue par défaut de la plateforme.
- Les champs supplémentaires de Formation Externe ne peuvent pas être importés par CSV
Ajouter des centres de formation et des cours spécifiques
Vous pouvez demander aux utilisateurs de sélectionner les centres de formation et les cours depuis une liste pré-définie. Sur la page des Paramètres, choisissez la troisième option Demander aux utilisateurs de sélectionner un centre de formation et des cours dans la liste définie. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page pour confirmer cette action. La page se met automatiquement à jour. Puis, revenez sur la troisième option et cliquez sur le lien Configurez ici des cours et des centres de formation.
Vous serez alors redirigé vers la page Cours et Centres. Pour ajouter des centres, cliquez sur le bouton Gérer les centres en haut de la page pour être redirigé vers la page Gérer les centres de formation. Cliquez sur le bouton Nouveau Centre de formation, puis entrez le nom du centre de formation dans le champ correspondant et cliquez Confirmer pour ajouter le centre.
Le centre de formation s’affichera alors dans la liste des Centres de la page Gérer les centres. Vous pouvez en modifier le nom ou le supprimer à l’aide des icônes correspondantes. Retournez ensuite sur la page Cours et Centres pour ajouter des cours.
Cliquez sur le bouton Créer un Nouveau Cours dans la barre d’actions située en haut de la page. Indiquez si le cours est un cours E-Learning ou un cours ILT présentiel (les cours en formation virtuelle dirigée par un formateur (VILT) - webinaires ne sont pas pris en charge pour le moment) et entrez le titre du cours. Cliquez sur Confirmer une fois terminé. Le cours s’affiche alors dans la liste des Cours. Dans la ligne du cours, vous trouverez un texte vous demandant d’Attribuer un Centre de Formation. Cliquez sur ce texte et sélectionnez un centre depuis le menu déroulant.
Une fois sélectionné, la page se met automatiquement à jour et le centre sélectionné s’affiche dans la ligne du cours. Vous pouvez modifier ou supprimer le cours à l’aide des icônes correspondantes. Lorsqu’un utilisateur signale une nouvelle activité de formation, il/elle doit sélectionner un centre ou un cours depuis les menus déroulants correspondants.
Activités de formation externes en tant qu’apprenant
En savoir plus sur le reporting et la gestion des activités de formation externes sur la plateforme en tant qu’apprenant