AVERTISSEMENT : Une partie du contenu de cet article décrit des fonctionnalités qui seront publiquement disponibles pour tous les clients à la fin du mois de mai 2023. Si vous observez des différences entre votre plateforme et ce qui est décrit dans cet article, merci de vérifier à nouveau à cette date pour voir les mises à jour.

Introduction

En tant que Superadmin, vous pouvez avoir besoin d’attribuer des autorisations administratives à certains de vos utilisateurs afin qu'ils puissent vous aider à gérer la plateforme et les autres utilisateurs. Ces utilisateurs sont appelés Power Users.

Créez des utilisateurs en tant que Power Users, et configurez des profils Power User avec différentes autorisations, afin que vous puissiez créer différents types d'utilisateurs, avec différents droits, selon vos besoins. 

Allez plus loin avec DoceboU

Vous voulez en savoir plus sur les Power Users ? Consultez le cours dédié Delegating Administrative Tasks with Power Users (s'ouvre dans un nouvel onglet) sur DoceboU !

Cas d’Utilisation

La création de profils Power Users est très utile pour la gestion des branches situées dans différents pays, ou en association avec l'application Extended Enterprise, pour gérer différents domaines.

Créer un Power User

Pour commencer, créez vos Power Users soit en suivant la procédure standard de création d'utilisateur en définissant le niveau utilisateur comme Power User, soit directement à partir de la page d'administration des Power Users. Pour ce faire, accédez au Menu Admin en cliquant sur l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page d’accueil. Dans la section E-Learning, sélectionnez l'élément Power Users. La page Gestion Power User est composée de deux onglets :

• Power Users : cet onglet affiche tous les Power Users configurés dans votre plateforme
• Profils : cet onglet affiche tous les profils Power User déjà configurés dans votre plateforme Pour créer un Power User, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Nouveau Power User.

Dans le panneau de droite qui s’ouvre, sélectionnez les utilisateurs que vous voulez désigner en tant que Power Users, puis cliquez Confirmer.

Créer un Profil Power User

Un profil est un ensemble d’autorisations que vous pouvez associer à un ou plusieurs Power Users. Vous pouvez configurer autant de profils que nécessaire pour votre plateforme mais notez que vous pouvez attribuer jusqu’à 10 profils à chaque Power User. 

Pour créer un nouveau profil Power User, depuis la page de gestion Power Users, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, puis sélectionnez Nouveau Profil. Dans le panneau de droite, définissez un nom et au besoin, une description. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom et description sont validés selon les lignes directrices OWASP (s'ouvre dans un nouvel onglet) et nettoyés pour empêcher l'insertion de code malveillant. Cliquez sur Créer et Modifier pour commencer la configuration. 

Utilisez la section Général pour modifier le nom et la description si nécessaire. Veuillez noter que les caractères suivants < > | / = + ne sont pas acceptés dans le champ du nom du profil et que vous ne serez pas autorisé à enregistrer les changements liés au profil lorsque le nom comprend ces caractères.

A l'aide des Champs Supplémentaires Utilisateurs Pré-remplis, sélectionnez les champs supplémentaires utilisateur qui seront automatiquement attribués aux utilisateurs créés par les Powers Users associés à ce profil lorqu'ils créeent de nouveaux utilisateurs. Pour cela, cliquez sur Sélectionnez Champs Supplémentaires, sélectionnez un ou plusieurs champs depuis le panneau de droite en cochant la case près du nom du champ et cliquez Sélectionner pour confirmer votre action. Cette étape est optionnelle. Les champs supplémentaires utilisateurs définis comme Invisible à l'utilisateur ne sont pas remplis automatiquement au moment de la création de l'utilisateur. 

Dans la section Gérer les Autorisations, vous pouvez attribuer des droits au profil, c’est-à-dire définir ce que le Power User possédant ce profil aura l’autorisation de faire sur la plateforme. Cliquez Ajouter Autorisation et sélectionnez une zone dans la liste déroulante correspondante dans le panneau de droite. Une fois que vous avez choisi une zone,  utilisez la liste déroulante Type pour définir si vous souhaitez attribuer toutes les autorisations relatives à la zone sélectionnée au profil Power User, ou choisissez Autorisations Personnalisées pour sélectionner un sous-ensemble d'autorisations dans la troisième liste déroulante.     

Consultez la liste complète des autorisations disponibles pour la configuration des profils Power User pour avoir un aperçu des autorisations disponibles et des options pertinentes.

Une fois que vous avez terminé votre sélection, cliquez sur Confirmer. L’autorisation que vous avez ajoutée est maintenant affichée dans la section Gérer les Autorisations. Répétez cette sélection pour toutes les autorisations que vous souhaitez attribuer au profil Power User que vous êtes en train de créer.

Attribuer des Utilisateurs à un Profil Power User

Une fois que le profil Power User est créé, vous pouvez lui attribuer des Power Users. Dans la page de création du profil, allez à l'onglet Power Users Attribués, cliquez sur le bouton Attribuer Power Users dans le coin supérieur droit, sélectionnez les Power Users que vous souhaitez attribuer au profil dans le panneau de droite et cliquez sur Attribuer. Lorsque vous attribuez un profil Power User à un Power User, vous lui donnez les autorisations attribuées à ce profil spécifique.

Vous pouvez supprimer n'importe lequel des Power Users attribués à tout moment, à partir de l'onglet Power Users Attribués. Pour ce faire, placez votre souris à la fin de la ligne du Power User, cliquez sur le menu ellipsis et sélectionnez Retirer l'Attribution au Profil. Une fois que le Power User est retiré d'un profil, il ne pourra plus utiliser les autorisations attribuées au profil, mais restera un Power User de votre plateforme.

À tout moment, vous pouvez attribuer des Power Users à un profil à partir de l'onglet Profils de la page Gestion Power User en passant votre souris sur le menu ellipsis de la ligne du profil et en sélectionnant Attribuer Power Users. Si vous devez attribuer plus d'un profil à un Power User, sélectionnez les profils en cliquant sur les cases à cocher à côté de leur nom, et sélectionnez Sélectionner une Action - Attribuer Power Users dans le coin inférieur droit du tableau.

Vous pouvez également attribuer un Power User à un profil à partir de l'onglet Power Users de la page Gestion Power User en cliquant sur l'icône de la colonne Profils Attribués dans la ligne du Power User, ou en passant votre souris sur le menu ellipsis à la fin de la ligne du Power User et en sélectionnant Attribuer Profils. Sélectionnez Retirer les Profils Attribués pour faire le contraire : retirer un ou plusieurs profils attribués au Power User sélectionné.

Quand un Power User a plus d’un profil qui lui est attribué, il bénéficie de toutes les autorisations des profils attribués.

Si un Power User est attribué à un utilisateur appartenant à une branche à laquelle le Power User n’est pas associé, le Power User ne peut attribuer l’utilisateur qu’à une des branches qu’il gère. 

Si votre plateforme a été activée avant le 21 octobre 2019, quand un Power User attribue l’utilisateur à une branche qu’il gère, l’utilisateur sera conservé dans les deux branches. Si votre plateforme a été activée après le 21 octobre 2019, les utilisateurs ne peuvent appartenir qu’à une seule branche. Si le Power User attribue l’utilisateur à une branche qu’il gère, l'utilisateur ne sera plus associé à sa précédente branche. 

Attribuer des Ressources aux Power Users  (MIS A JOUR !)

Vous pouvez vérifier les profils attribués à chaque Power User ainsi qu’un récapitulatif des champs supplémentaires pré-remplis et des autorisations attribuées depuis la page de Gestion Power User en cliquant sur le nom du Power User et en consultant l’onglet Propriétés. 

Passez à l’onglet Ressources Attribuées pour attribuer plusieurs ressources de la plateforme au Power User : utilisateurs, groupes, branches, cours, plans de formation, catalogues, lieux et dossiers du Dépôt Central. Le Power User pourra ainsi les gérer. 

Sélectionnez le Type de Ressource dans le menu de gauche et cliquez sur Attribuer des Ressources puis continuer votre sélection de ressources.

Au besoin, vous pouvez attribuer rapidement des ressources à un Power User depuis la page principale de Gestion Power User. Cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne du Power User puis sélectionnez l’option Attribuer des Ressources. Dans le panneau de droite, choisissez le type de ressource que vous souhaitez attribuer et cliquez sur Suivant pour finaliser votre sélection.  

Vous pouvez également attribuer la même ressource à plusieurs Power Users en une seule action. Pour cela, sélectionnez les Power Users en cochant les cases correspondantes puis cliquez sur Sélectionner une Action dans le coin inférieur droit de la page et choisissez l’option Attribuer des Ressources.  

Notes sur l’Attribution des Ressources 

• Quand un Power User attribue une ressource à un utilisateur (comme par exemple inscrire un utilisateur à un cours, abonner un utilisateur), d'autres Power Users ne peuvent pas défaire ces actions. Seuls les Superadmins peuvent modifier ou invalider les attributions faites par les Power Users.  
• Quand une ressource est attribuée à un Power User, l’attribution n'est effective que lors de la connexion suivante du Power User, une fois l’attribution confirmée. Ceci est valable à la fois pour les attributions directes de ressources (par exemple, attribuer un groupe à un Power User) et indirectes (par exemple, un utilisateur est ajouté à un groupe auquel le Power User est déjà attribué).
• Si vous attribuez des groupes, des branches, des plans de formation et des catalogues à un Power User et mettez à jour ces ressources (en ajoutant ou en supprimant des éléments), nous suggérons fortement que le Power User se déconnecte et se reconnecte à la plateforme, une fois les modifications confirmées, afin de procéder à l'attribution des nouvelles ressources.
• Quand vous attribuez des catalogues à des Power Users, pour ceux utilisant les catalogues de contenu du Marché des Contenus de Docebo, ils ne peuvent pas rendre visible, aux utilisateurs qui lui sont attribués, l'intégralité du contenu de ces catalogues. Seuls les Superadmin peuvent rendre visibles à des utilisateurs des catalogues issus du Marché des Contenus de Docebo.
• Il est possible d’attribuer plus d’un profil à un Power User. Il bénéficiera de toutes les autorisations des profils attribués.  
• Si un Power User est associé à un utilisateur appartenant à une branche à laquelle le Power User n’est pas associé, le Power User peut attribuer l’utilisateur à une des branches qu’il gère.
• Quand vous attribuez tout un ensemble de ressources à un ou plusieurs Power Users (tous les cours, tous les plans de formation, etc.), cette attribution est considérée comme la somme dynamique de toutes les ressources qui évoluent, selon les ressources créées ou supprimées dans la plateforme. Ce comportement se reflète également dans les filtres. Par exemple, si vous filtrez les Power Users en utilisant un filtre Sans Plan de Formation, la page de résultats n’inclura jamais les Power Users auxquels les Plans de Formation sont attribués, même si vous n’avez aucun plan de formation dans la plateforme. 
• Si un Power User est aussi manager, il pourra voir les ressources (cours, plans de formation, catalogues, etc.) attribuées aux utilisateurs qu'il gère. Par exemple, si un Power User ayant des autorisations de manager navigue sur la page Mon Equipe, il peut voir les cours et plans de formation auxquels les membres de son équipe sont inscrits, même si ces ressources ne sont pas directement associés à son profil. 
• Il n'est pas possible d'attribuer des ressources à une sélection de Power Users si le nombre total des attributions est supérieur à 1000.

Gérer les Power Users

Vous pouvez gérer les Power Users que vous avez créés dans votre plateforme depuis la page de Gestion Power User, de manière individuelle ou groupée.

Dans l’onglet Power Users de la page Gestion Power User, cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne du Power User pour exécuter les actions suivantes : 

• Aperçu Power User. Avec cette option, vous accédez à un récapitulatif des ressources et des profils attribués au Power User ainsi qu’un aperçu des autorisations qui lui sont accordées en fonction des profils attribués.  
• Modifier. Utilisez cette option pour modifier les détails du Power User sélectionné.
• Attribuer des Ressources. Utilisez cette option pour attribuer des ressources au Power User sélectionné. Voir le chapitre Attribuer des Ressources aux Power Users de cet article pour plus de détails. 
• Attribuer Profils. Utilisez cette option pour attribuer des profils au Power User sélectionné. Voir le chapitre Attribuer des Profils aux Power Users de cet article pour plus de détails. 
• Se connecter en tant que ce Power User. Les Superadmins peuvent accéder à la plateforme en tant sous l'identité d'un Power User, pour l'aider en cas de problèmes sur sa plateforme. La même option est disponible dans la page du profil du Power User, en haut à droite. Plus d'informations sur comment se connecter en tant qu'un autre utilisateur. 
• Retirer l'Attribution des Profils. Sélectionnez cette option pour retirer des profils du Power User en une seule action. 
• Retirer l'Attribution de Tous les Cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, plans de formation et catégories du Power User sélectionné.
• Passer au Niveau Utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder le Power User en utilisateur normal. Dans ce cas, tous les profils, et les ressources attribués au Power User seront dissociés. 

Vous pouvez exécuter la plupart des actions ci-dessus sur plusieurs Power Users en une seule fois. Pour cela, sélectionnez les Power Users en cochant la case près de leur nom d’utilisateur et cliquez sur Sélectionner une Action dans le coin inférieur droite du tableau pour utiliser les options suivantes : 

• Attribuer des Ressources. Utilisez cette option pour attribuer aux Power Users sélectionnés :
• Une sélection personnalisée de ressources, voir le chapitre Attribuer des Ressources aux Power Users de cet article pour plus de détails 
• Tous les cours disponibles dans la plateforme
• Tous les plans de formation disponibles dans la plateforme
• Tous les cours et les plans de formation disponibles dans la plateforme
• Tous les cours et les plans de formation visibles dans les catalogues. Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que les Power Users soient attribués à un profil qui peut gérer les catalogues.

• Attribuer Profils. Utilisez cette option pour attribuer un ou plusieurs profils aux Power Users sélectionnés. Voir le chapitre Attribuer des Profils aux Power Users de cet article pour plus de détails. 
• Retirer l'Attribution des Profils. Utilisez cette option pour retirer tous les profils liés aux Power Users sélectionnés. Cette action ayant pour conséquence de laisser les Power Users sans aucun profil attribué, la plateforme vous demandera, pour pouvoir continuer, si vous souhaitez également rétrograder les Power Users en utilisateurs simples. 
• Retirer l'Attribution de Tous les Cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, plans de formation et catégories des Power Users sélectionnés. 
• Passer au Niveau Utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder les Power Users en utilisateurs simples. Dans ce cas, tous les profils et ressources attribués au Power user seront dissociés. 

Créer et Gérer les Power Users avec les Fichiers CSV

La plateforme vous permet de créer et gérer les utilisateurs avec les fichiers CSV. Si vous créez ou gérez les Power Users avec cette méthode, souvenez-vous que vous pouvez attribuer au maximum 10 profils à chaque Power User.

Pour créer un Power User avec les fichiers CSV, définissez la zone données level comme poweruser et utilisez la zone Profile Name pour lister les noms des profils Power User que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur. Les noms des profils doivent être séparés par le signe | (pipe ou barre verticale). Quand vous attribuez plusieurs profils à un Power User, n’utilisez pas | comme séparateur dans le fichier CSV.

Accorder des Places Gratuites pour les Power Users

Les Superadmins peuvent attribuer aux Power Users des places gratuites aux cours en vente à travers les catalogues, en leur permettant d'inscrire gratuitement au cours les utilisateurs qu'ils gèrent. 

Pour ce faire, accédez au Menu Admin en cliquant sur l’icône engrenage en haut à droite de la page d’accueil. Dans la section E-Learning, sélectionnez l'élément Gestion des Cours. Sélectionnez le cours pour lequel vous souhaitez attribuer des places gratuites supplémentaires, puis passez à l’onglet Places. Cliquez sur le bouton Ajouter des Places dans le coin supérieur droit, entrez et sélectionnez le nom du Power User et configurez le nombre de places gratuites supplémentaires à attribuer au Power User.

Les Power User peuvent être sélectionnés à condition qu’ils soient attribués au cours où vous êtes en train d’ajouter des places gratuites et attribués à un profil Power User autorisé à gérer les places avec la permission Catalogue des Cours -> Autorisations Personnalisées -> Permettre au Power User d'acheter et attribuer des places pour les cours et les plans de formation. 

Les Power Users ne pourront utiliser les places pour s'inscrire eux-mêmes ou d'autres utilisateurs au cours que s'il y a encore des places disponibles. Si le Power User cherche à inscrire au cours plus d'utilisateurs que le nombre de places disponibles, l'inscription ne sera complétée que pour le nombre de places à disponibles. 

Dans l’onglet Places, vous pouvez contrôler la liste des Power Users qui sont en charge des places pour le cours sélectionné, voir combien de places ont été attribuées, combien de places ont été achetées par le Power User, combien de places gratuites le Power User peut attribuer, et le nombre total de places pour chaque Power User. Après avoir configuré cette option, le Power User pourra gérer gratuitement les places supplémentaires pour les autres utilisateurs.

Conseils & Astuces

• Un Power User ne peut pas modifier un autre profil de Power User. Les profils ne peuvent être modifiés que par les Superadmins.
• Les Power Users qui ont les autorisations pour créer les cours peuvent également configurer des catégories pour le cours. Si un autre Power User peut afficher la même catégorie du cours, les deux Power Users sont en mesure de travailler ensemble pour configurer les cours dans cette catégorie.
• Si votre plateforme est organisée en branches et vous devez attribuer un Power User à chaque branche/sous-branche, utilisez un fichier CSV plutôt que l’attribution manuelle. Au cours de l’importation CSV, configurez l'option Attribuer automatiquement les branches aux Power Users.