Introduction

Avec l'application d'automatisation de Docebo, vous pouvez définir des règles et des déclencheurs spécifiques sur votre plateforme afin d’automatiser certains processus. Cet article décrira comment créer et gérer ces différents processus en utilisant les conditions et actions définies pour les règles de l'application d'automatisation. Pour découvrir comment activer l'application et gérer les règles créées, veuillez vous référer à l'article principal sur l'application d'automatisation dans la base de connaissances.

Remarque importante concernant les règles d'automatisation impliquant un protocole de transfert de fichiers (FTP/SFTP) : veuillez noter que Docebo ne prend en charge que les protocoles FTP, SFTP avec identifiants et SFTP avec des clés pré-partagées. Tous les protocoles de transfert de fichiers utilisent un délai de connexion de 10 secondes.
Si vous rencontrez une erreur « Nom d'utilisateur ou mot de passe invalide » lorsque vous essayez d'exécuter une automatisation liée à votre serveur SFTP, cela peut être dû à un algorithme non pris en charge. Si vous êtes sûr que les identifiants fournis sont corrects, veuillez ouvrir un ticket de support.

Créer une règle automatisée

Grâce à l'application d'automatisation, vous pouvez configurer des règles afin qu’elles se déclenchent sous certaines conditions. Il existe deux types de règles : les règles non programmées et les règles programmées. Les premières s'exécutent immédiatement une fois la condition est remplie. Les secondes s'exécutent à l'heure que vous indiquez. Les règles programmées se reproduiront à la même heure à une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Pour configurer l'application, accédez au Menu admin, puis sélectionnez l'élément Gérer dans la section Automatisation. Sur la page en question, sélectionnez le bouton Nouvelle règle en haut pour créer une nouvelle règle. Dans la boîte contextuelle, insérez un nom et une description, puis sélectionnez Suivant.

Indiquez si vous souhaitez programmer la règle ou qu’elle se déclenche en temps réel lorsque certaines conditions sont remplies. Si vous choisissez de la programmer, utilisez les menus déroulants correspondants pour définir les paramètres quotidiens, hebdomadaires ou mensuels et l'heure d'exécution (programmée sur une plage de 24 heures).

Les règles d'automatisation se basent sur le fuseau horaire de l'utilisateur qui crée ou édite la règle. Chaque fois qu'une règle est mise à jour, son fuseau horaire s'alignera sur celui de l'utilisateur l'enregistrant.

Cliquez sur Suivant pour continuer.

Si vous téléversez un fichier grâce à un protocole de transfert de fichiers (FTP/SFTP), votre chemin de dossier-fichier ne peut être que de 1er ou de 2ème niveau. Voir les exemples ci-dessous :

• Correct : home/HRISusers
• Pas correct (3 niveaux) : home/NorthAmerica/HRISusers/

Veuillez vous référer aux sections ci-dessous pour en savoir plus sur le processus de chaque condition ou action.

Remarques sur la création d'une règle automatisée :

• Si vous créez une règle d'automatisation programmée et que votre plateforme est paramétrée sur un fuseau horaire décalé de 30 ou 45 minutes sur l’échelle UTC, l'automatisation s'activera au début de l'heure une heure plus tôt. Pour la programmer correctement, réglez la une heure plus tard. Par exemple, si vous souhaitez commencer votre automatisation à 9h00, programmez-la pour 10h00. Les fuseaux horaires suivants sont concernés :
  • Heure normale de l'Inde (IST) : UTC +5:30
  • Heure normale de l'Australie centrale (ACST) : UTC +9:30
  • Heure normale de l'Australie centrale occidentale (ACWST) : UTC +8:45
  • Heure d'été de l'Australie centrale (ACDT) : UTC +10:30
  • Heure normale de Lord Howe (LHST) : UTC +10:30
  • Heure d'été de Lord Howe (LHDT) : UTC +11:30
  • Heure des îles Cocos (CCT) : UTC +6:30
  • Heure normale de l'île Chatham (CHAST) : UTC +12:45
  • Heure d'été de l'île Chatham (CHADT) : UTC +13:45
  • Heure de l'Afghanistan (AFT) : UTC +4:30
  • Heure normale d'Iran (IRST) : UTC +3:30
  • Heure d'été d'Iran (IRDT) : UTC +4:30
  • Heure du Myanmar (MMT) : UTC +6:30
  • Heure du Népal (NPT) : UTC +5:45
  • Heure normale de Terre-Neuve (NST) : UTC -3:30
  • Heure d'été de Terre-Neuve (NDT) : UTC -2:30
  • Heure des Marquises (MART) : UTC -9:30
• Veuillez noter que le caractère / (barre oblique) n'est pas autorisé dans le nom des fichiers téléchargés.

Condition : Utilisateur connecté

Avec cette condition, la règle se déclenchera lorsqu'un utilisateur se connecte à la plateforme. Une fois que vous avez sélectionné cette option, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes ou au moins une des conditions ci-dessus doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes :

• Action : Définir la date d'expiration de l'utilisateur

Condition : Date d'expiration de l'utilisateur

Une fois cette condition sélectionnée, utilisez le menu déroulant qui apparaîtra pour choisir parmi les options suivantes pour la date d'expiration : N'est pas vide, Est dans le futur, ou Est dans le passé. Ensuite, sélectionnez Enregistrer les modifications.

La condition Date d'expiration de l'utilisateur ne peut pas être utilisée seule dans votre règle d'automatisation. Si cette condition est la seule sélectionnée, alors aucune action ne sera déclenchée. Après avoir sélectionné cette condition, revenez au menu déroulant, sélectionnez une autre condition et sélectionnez Enregistrer les modifications.

Ensuite, examinez les conditions actives et indiquez Toutes les conditions ci-dessus doivent être satisfaites. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes :

• Action : Définir la date d'expiration de l'utilisateur
• Action : Importer des utilisateurs à partir d'un fichier .CSV
• Action : Importer les branches via CSV
• Action : Importer les mappings du Power User via CSV
• Action : Importer les cours via CSV

Condition : Inscription au cours supprimée pour l'utilisateur

Cette condition peut être déclenchée lorsque l'utilisateur se désinscrit lui-même ou est désinscrit (par un Superadmin ou un Power User) d'un cours. La notification est envoyée aux utilisateurs tiers.

Une fois cette condition choisie, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser l'action non programmée suivante :

• Action : Envoyer les informations d'inscription

Condition : Inscription supprimée pour la session ILT

Cette condition peut être déclenchée lorsque l'utilisateur se désinscrit de lui-même ou est désinscrit (par un Superadmin ou un Power User) d'une session ILT (formation dirigée par un formateur). La notification est envoyée aux utilisateurs tiers.

Une fois cette condition choisie, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser l'action non programmée suivante :

• Action : Envoyer les informations d'inscription

Condition : Le cours a été modifié

Cette condition peut être déclenchée lorsque les paramètres du cours ou les informations de la structure du cours (nom du cours, description, etc.) ont été modifiés.

Une fois cette condition choisie, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser l'action non programmée suivante :

• Action : Envoyer des informations sur le cours

Informations supplémentaires sur les webhooks.

Condition : Cours ou plan de formation acheté

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un utilisateur a acheté un cours ou un plan de formation.

Une fois cette condition choisie, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser l'action non programmée suivante :

• Action : Envoyer les détails des cours et des plans de formation

Condition : Abonnement acheté ou renouvelé

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un utilisateur a acheté ou renouvelé un abonnement.

Une fois cette condition choisie, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser l'action non programmée suivante :

• Action : Envoyer les détails de la transaction de l'abonnement

Condition : Fournisseur de contenus activé

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un fournisseur de contenus est activé sur la plateforme, afin d’afficher ses cours dans les catalogues.

Une fois cette condition choisie, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser l'action non programmée suivante :

• Action : Afficher tous les cours des partenaires de contenu dans les catalogues

Condition : Fournisseur de contenus désactivé

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un fournisseur de contenus est désactivé sur la plateforme, afin de masquer ses cours des catalogues.

Une fois cette condition choisie, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser l'action non programmée suivante :

• Action : Cacher tous les cours des partenaires de contenu des catalogues

Condition : L'utilisateur est inactif depuis

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un utilisateur a été inactif pendant une période définie.

Après avoir sélectionné cette condition, dans la section Valeur, définissez le comportement de la règle. Par exemple, L'utilisateur est inactif depuis plus de 8 semaines, ou L'utilisateur est inactif depuis moins de 1 mois.  Ensuite, cliquez sur Enregistrer les modifications.

→ Notez que « inactif » signifie « ne s'est pas connecté à la plateforme ». Les utilisateurs qui ne se connectent pas activement pendant un certain nombre de jours grâce à l'option « me garder connecté » seront considérés comme inactifs sur cette période, même s'ils peuvent utiliser la plateforme à ce moment-là et restent connectés avec une session valide.

Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes :

• Action : Définir la date d'expiration de l'utilisateur
• Action : Importer des utilisateurs à partir d'un fichier .CSV
• Action : Importer les branches via CSV
• Action : Importer les mappings du Power User via CSV
• Action : Importer des cours à partir de CSV

Condition : La valeur du champ supplémentaire utilisateur est

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un utilisateur a une valeur définie pour un champ supplémentaire d'utilisateur.

Une fois cette condition sélectionnée, utilisez le menu déroulant Champ supplémentaire pour préciser les paramètres de la règle. Vous devrez ensuite insérer une valeur dans la zone de texte correspondante. Enfin, sélectionnez Enregistrer les modifications. Examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une des conditions doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes : 

• Action : Définir la date d'expiration de l'utilisateur
• Action : Importer des utilisateurs à partir d'un fichier .CSV
• Action : Importer les branches via CSV
• Action : Importer les mappings du Power User via CSV
• Action : Importer des cours à partir de CSV

Condition : L'administrateur a téléversé un fichier dans un dossier FTP

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un fichier CSV a été téléversé sur un site FTP/SFTP pour être sur la plateforme.

Une fois cette condition sélectionnée, vous devez ajouter le Protocole et les Paramètres avant de continuer. Indiquez une des options FTP ou SFTP dans la section Protocole, puis insérez l'hôte, le port, le nom d'utilisateur, le mot de passe, le dossier et le nom du fichier dans les zones de texte correspondantes. Le service FTP/SFTP de l'application d'automatisation prend en charge des fichiers jusqu'à 10 Mo.

Sous les paramètres, vous pouvez cocher l'option permettant d’activer des sections supplémentaires, afin de pouvoir supprimer, renommer ou déplacer la source sur le site FTP/SFTP. Si vous cochez l'option pour renommer une source, insérez le nouveau nom de fichier dans la zone de texte correspondante. Si vous cochez l'option pour déplacer la source, insérez la nouvelle destination.

Une fois que vous avez inséré toutes les informations, sélectionnez Enregistrer les modifications. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes : 

• Action : Définir la date d'expiration de l'utilisateur
• Action : Importer des utilisateurs à partir d'un fichier .CSV
• Action : Importer les branches via CSV
• Action : Importer les mappings du Power User via CSV
• Action : Importer des cours à partir de CSV

Condition : L'utilisateur appartient au groupe ou à la branche

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un utilisateur appartient à un groupe ou une branche définis.

Une fois cette condition choisie, cliquez le bouton Sélectionner qui apparaîtra, cochez les groupes ou branches dans la boîte contextuelle, puis cliquez sur Confirmer. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes : 

• Action : Définir la date d'expiration de l'utilisateur
• Action : Importer des utilisateurs à partir d'un fichier .CSV
• Action : Importer les branches via CSV
• Action : Importer les mappings du Power User via CSV
• Action : Importer des cours à partir de CSV

Condition : Rapport généré

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un rapport personnalisé a été généré par le système. La condition Le rapport est généré vous permet d'exporter un rapport personnalisé de votre plateforme vers un serveur FTP. C'est une règle automatisée idéale pour ceux qui un nombre réduit d'enregistrements à exporter plus fréquemment.

Si vous avez des milliers d'enregistrements sur la plateforme, ce n'est pas une option idéale. Il est recommandé d'exporter manuellement des rapports contenant des milliers d'enregistrements, car le temps nécessaire pour que la règle automatisée se déclenche est directement lié au nombre d'enregistrements dans le rapport.

Une fois cette condition sélectionnée, utilisez le menu déroulant pour choisir un rapport personnalisé. Ensuite, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes : 

• Action : Exporter au format CSV
• Action : Envoyer les informations d'inscription

Condition : Un Nouveau rapport est généré

Cette condition peut être déclenchée lorsqu'un rapport personnalisé a été généré par le système et s'applique à la section Nouveaux rapports de la plateforme. La condition Nouveau rapport généré vous permet d'exporter un rapport personnalisé de votre plateforme vers un serveur FTP. C'est une règle automatisée idéale pour ceux qui ont un nombre réduit d'enregistrements à exporter plus fréquemment.

Si vous avez des milliers d'enregistrements dans la plateforme, ce n'est pas une option idéale. Il est recommandé d'exporter manuellement des rapports contenant des milliers d'enregistrements, car le temps nécessaire pour que la règle automatisée se déclenche est directement lié au nombre d'enregistrements dans le rapport.

Une fois cette condition sélectionnée, utilisez le menu déroulant pour choisir un rapport personnalisé. Ensuite, sélectionnez Enregistrer les modifications. Enfin, examinez les conditions actives, puis indiquez si toutes, ou au moins une d'entre elles doit être satisfaite. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionnez une action dans le menu déroulant Définir une action. Avec cette condition, vous pouvez utiliser les actions non programmées suivantes :

• Action : Exporter au format CSV
• Action : Envoyer les informations d'inscription

Action : Définir la date d'expiration de l'utilisateur

Cette action vous permet de définir la date d'expiration des utilisateurs répondant aux critères de la condition. Une fois cette action sélectionnée après avoir défini une condition, choisissez la valeur sur laquelle vous souhaitez paramétrer la date d'expiration. Vous pouvez choisir de définir la date d'expiration à Hier, Aujourd'hui, Date du jour +7 jours, ou Date du jour +30 jours.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

Action : Envoyer les informations d'inscription

Cette action vous permet d'envoyer une notification à un tiers pour l'informer qu'un utilisateur s'est désinscrit de lui-même ou a été désinscrit (par un Superadmin ou un Power User) d'un cours. Dans le champ Endpoint, sélectionnez où vous souhaitez envoyer les informations de désinscription du cours. Ensuite, indiquez le type d'authentification et sélectionnez Enregistrer les modifications. Cliquez sur Suivant pour compléter le processus de création de la règle.

Les types d'authentification disponibles sont :

Aucune autorisation

Les informations sont envoyées directement au point de terminaison sélectionné. Cette méthode n'est pas recommandée car elle n'est pas sécurisée.

Autorisation de base

Le message tentera d'authentifier le point de terminaison en utilisant un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Oauth2

Le message invoquera d'abord un service Oauth2 pour valider les informations d'identification, puis enverra un message sécurisé au point de terminaison sélectionné.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Ajouter. Ensuite, cliquez sur Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

Action : Envoyer les informations du cours

Cette action vous permet d'envoyer une notification à un tiers pour l'informer que les informations d'un cours ont été modifiées. Dans le champ Endpoint, sélectionnez où vous souhaitez envoyer les informations sur le cours. Ensuite, indiquez le type d'authentification.

Les types d'authentification disponibles sont :

Aucune autorisation

Les informations sont envoyées directement au point de terminaison sélectionné. Cette méthode n'est pas recommandée car elle n'est pas sécurisée.

Autorisation de base

Le message tentera d'authentifier le point de terminaison en utilisant un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Oauth2

Le message invoquera d'abord un service Oauth2 pour valider les informations d'identification, puis enverra un message sécurisé au point de terminaison sélectionné.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

Action : Envoyer les détails des cours et des plans de formation

Cette action vous permet d'envoyer une notification à un tiers pour l'informer qu'un cours a fait l'objet d’un achat électronique. Dans le champ Endpoint, sélectionnez où vous souhaitez envoyer les informations d'achat. Ensuite, indiquez le type d'authentification.

Les types d'authentification disponibles sont :

Aucune autorisation

Les informations sont envoyées directement au point de terminaison sélectionné. Cette méthode n'est pas recommandée car elle n'est pas sécurisée.

Autorisation de base

Le message tentera d'authentifier le point de terminaison en utilisant un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Oauth2

Le message invoquera d'abord un service Oauth2 pour valider les informations d'identification, puis enverra un message sécurisé au point de terminaison sélectionné.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

Action : Envoyer les détails de la transaction d'abonnement

Cette action vous permet d'envoyer une notification à un tiers pour l'informer qu'un abonnement a fait l'objet d'un achat électronique. Dans le champ Endpoint, sélectionnez où vous souhaitez envoyer les informations d'achat. Ensuite, indiquez le type d'authentification.

Les types d'authentification disponibles sont :

Aucune autorisation

Les informations sont envoyées directement au point de terminaison sélectionné. Cette méthode n'est pas recommandée car elle n'est pas sécurisée.

Autorisation de base

Le message tentera d'authentifier le point de terminaison en utilisant un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Oauth2

Le message invoquera d'abord un service Oauth2 pour valider les informations d'identification, puis enverra un message sécurisé au point de terminaison sélectionné.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

Action : Afficher les cours du fournisseur de contenus dans les catalogues

Cette action ne peut être sélectionnée que lorsque la condition Fournisseur de contenu activé est définie. Elle affiche les cours d'un fournisseur de contenu dans les catalogues lors de l'activation. Utilisez l'icône en forme de croix et l'icône X sur la ligne de chaque colonne pour changer l'ordre ou supprimer cette dernière. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications.

Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation. Découvrez comment remplir les colonnes de mapping lors de l'importation de schémas.

Action : Masquer tous les cours du fournisseur de contenus dans les catalogues

Cette action ne peut être sélectionnée que lorsque la condition Fournisseur de contenus désactivé est définie. Elle masque les cours d'un fournisseur de contenus des catalogues lors de la désactivation. Utilisez l'icône en forme de croix et l'icône X sur la ligne de chaque colonne pour changer l'ordre ou supprimer cette dernière. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications.

Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation. Découvrez comment remplir les colonnes de mapping lors de l'importation de schémas.

Action : Importer des utilisateurs à partir d'un fichier .CSV

Cette action vous permet d'importer des utilisateurs depuis un fichier CSV. Une fois cette action sélectionnée après avoir défini une condition, cliquez sur le bouton Importer le schéma, puis utilisez le bouton Ajouter une nouvelle colonne pour ajouter des colonnes. Sélectionnez une colonne dans le menu déroulant. Répétez le processus, si nécessaire. Utilisez l'icône en forme de croix et l'icône X sur la ligne de chaque colonne pour changer l'ordre ou supprimer cette dernière. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. 

Pour importer des utilisateurs depuis un fichier CSV, utilisez les noms de champs et les valeurs suivants pour garantir un mapping réussi avec les champs de données utilisateur de la plateforme. 

À noter : Découvrez-en plus sur la comparaison des champs que vous pouvez importer via Automation ou via SAML SSO.

Ensuite, renseignez les informations concernant le séparateur, le charset (jeu de caractères) du fichier, l'adresse e-mail pour le journal des erreurs, et les options des branches. Vous pouvez également cocher les options pour considérer la première ligne comme un en-tête, exiger que les utilisateurs mettent à jour leurs mots de passe lors de leur première connexion, ignorer l'option de changement de mot de passe forcé pour les utilisateurs existants, ou attribuer automatiquement des branches à tous les Power Users.

Alternativement, vous pouvez cocher l'option Mettre à jour les informations de l'utilisateur afin que les informations importées mettent à jour les données des utilisateurs déjà existants sur la plateforme. Cette option permet de configurer comment les informations des utilisateurs existants seront mises à jour lors de l'importation du fichier CSV. Lorsqu’elle est cochée, les informations importées pour les utilisateurs déjà existants sur la plateforme écraseront toute donnée existante si la branche de l'utilisateur reste inchangée. Si la branche spécifiée dans le fichier CSV est différente de celle actuellement assignée aux utilisateurs, et que votre plateforme a été activée avant le 21 octobre 2019, vous pouvez décider de copier ou de déplacer les utilisateurs concernés par la mise à jour vers la nouvelle branche assignée. Si votre plateforme a été activée après le 21 octobre 2019, lors de la mise à jour des données pour les utilisateurs existants, ces utilisateurs seront déplacés par défaut vers la nouvelle branche de destination, et vous n'aurez pas l'option de les copier vers différentes branches. Cela signifie qu'il n'est pas possible pour un utilisateur d'être placé dans plus d'une branche.

Copier les utilisateurs vers la branche déclarée dans le fichier CSV

Lorsque les utilisateurs sont copiés vers une autre branche, ils sont disponibles dans plusieurs branches. Cette section n'est visible que si votre plateforme a été activée avant la DATE indiquée ci-dessus.

Déplacer les utilisateurs vers la branche déclarée dans le fichier CSV

Lorsque les utilisateurs sont déplacés d'une branche à une autre, ils ne sont plus disponibles dans la branche source ; s'ils sont assignés à plusieurs branches, ils seront supprimés de toutes les branches et déplacés vers la nouvelle branche.

Si vous sélectionnez Mettre à jour les informations pour les utilisateurs existants, l'option Branche de destination de repli est affichée pour configurer une branche de destination "d'urgence" à utiliser lorsque le champ de la branche de destination n'est pas mappé dans la zone Aperçu, ou lorsqu'il est mappé, mais que sa valeur est vide. Sélectionnez comment vous souhaitez procéder :

Aucune action

Lorsque cette option est sélectionnée, les informations utilisateur ne seront pas mises à jour. Si le fichier CSV inclut de nouveaux utilisateurs, ils seront créés dans le dossier racine de Docebo. Veuillez noter que Docebo n'est pas une branche et ne pourra pas être sélectionné dans les rapports et dans d'autres espaces de la plateforme.

Utiliser branche existante

Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs mis à jour resteront dans la branche à laquelle ils sont actuellement assignés.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, cliquez sur Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

À noter : les Power Users ne sont importés que dans la branche racine, pas dans les sous-branches.

Action : Importer les branches via CSV

Cette action vous permet d'importer des branches à partir d'un fichier CSV. Pour ce fichier CSV, vous souhaiterez remplir les colonnes suivantes :

Pour obtenir un fichier CSV d'exemple pour cet importation, sélectionnez le lien Télécharger le fichier exemple CSV à côté du bouton Schéma d'importation. Une fois cette action sélectionnée après avoir défini une condition, cliquez sur le bouton Schéma d'importation, puis sélectionnez le bouton Ajouter une nouvelle colonne pour ajouter des colonnes. Sélectionnez une colonne dans le menu déroulant. Répétez ce processus, si nécessaire.

Utilisez l'icône de croix et l'icône X sur la ligne de chaque colonne pour en changer l'ordre ou supprimer la colonne. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Renseignez les informations concernant le séparateur, le charset du fichier et l'adresse e-mail pour le journal des erreurs. Vous pouvez également cocher les options permettant de considérer la première ligne comme un en-tête ou mettre à jour le titre de la branche.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation. 

À noter : une procédure d'arrière-plan est créé lorsque cette action de l'application Automation est exécutée.

Action : Importer les mappings du Power User via CSV

Cette action vous permet de créer des relations entre les utilisateurs finaux et les Power Users sur votre plateforme. Une fois définie, une procédure d'arrière-plan sera automatiquement créée.

Une fois cette action sélectionnée après avoir défini une condition, cliquez sur le bouton Schéma d'importation, puis sélectionnez le bouton Ajouter une nouvelle colonne pour ajouter des colonnes. Sélectionnez une colonne dans le menu déroulant. Répétez ce processus, si nécessaire. Utilisez l'icône de croix et l'icône X sur la ligne de chaque colonne pour en changer l'ordre ou la supprimer. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications.

Renseignez les informations concernant le séparateur, le charset du fichier et l'adresse e-mail pour le journal des erreurs. Vous pouvez également cocher l'option permettant de considérer la première ligne comme un en-tête.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

Le mapping des colonnes permettant d’importer les données des Power Users afin de créer votre fichier CSV est décrit ici :

Action : Importer les cours via CSV

Cette action vous permet d'importer des shells de cours dans la plateforme. Une fois cette action sélectionnée après avoir défini une condition, cliquez sur le bouton Schéma d'importation, puis sélectionnez le bouton Ajouter une nouvelle colonne pour ajouter des colonnes. Sélectionnez une colonne dans le menu déroulant. Répétez ce processus, si nécessaire.

Utilisez l'icône de croix et l'icône X dans chaque ligne de colonne pour changer l'ordre ou supprimer la colonne. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, renseignez les informations concernant le séparateur, le charset du fichier et l'adresse e-mail pour le journal des erreurs. Vous pouvez également cocher l'option pour considérer la première ligne comme un en-tête. Les champs minimum requis sont le nom du cours, le type de cours et la description du cours.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, sélectionnez Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.

Le mapping des colonnes permettant d’importer des cours afin de créer votre fichier CSV est décrit ici :

Remarques importantes concernant l'importation de cours via CSV :

• Si vous importez un champ supplémentaire de cours d’un menu déroulant, la valeur du champ supplémentaire sera l'ID de l'élément du menu déroulant (sous forme de chaîne de caractères), et non le texte de l'élément du menu déroulant lui-même. Les ID des éléments d'un menu déroulant peuvent être trouvés en exécutant d’abord l’appel d’API GET /learn/v1/courses/field pour obtenir la liste de tous les champs supplémentaires de cours. Ensuite, dans cette liste, trouvez le field_id du champ en question, et utilisez GET /learn/v1/courses/field/{field_id} pour obtenir le option_id de chaque élément du menu déroulant. Pour en savoir plus sur les API Docebo, veuillez consulter l’article Informations générales sur les API Docebo.
• L'action Importer les cours via CSV est utilisée pour créer des cours et n'est pas destinée à en mettre à jour les détails.

Action : Exporter au format CSV

Cette action vous permet d'exporter un rapport sous forme de fichier CSV. Une fois cette action sélectionnée après avoir défini une condition, cliquez sur le bouton Schéma d'exportation. Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle colonne pour en ajouter. Sélectionnez l’élément souhaité dans le menu déroulant, puis saisissez un nom pour cette colonne dans la case de texte correspondante. Répétez ce processus, si nécessaire.

Utilisez l'icône de croix et l'icône X sur la ligne de chaque colonne pour changer l'ordre ou supprimer la colonne. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, renseignez les informations concernant le séparateur, le charset du fichier, l'adresse e-mail pour le journal des erreurs, et les informations sur le protocole pour votre serveur FTP. L’activation de l’option Appliquer des guillemets autour de chaque champ fera en sorte que tous les champs du fichier CSV soient placés entre des guillemets.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications. Ensuite, cliquez sur Suivant. À partir de là, vous pouvez Enregistrer, activer et exécuter la règle, ou l'enregistrer et revenir au lien des règles créées sur la page principale de l’application d’automatisation.