Introduction

L’application Règles d’Inscription de Docebo vous permet d’enregistrer des utilisateurs appartenant à des groupes ou des branches de votre organigramme à des cours ou des plans de formation. Cet article explique comment activer l’application Règles d’Inscription, créer des règles d’inscription et gérer les journaux de règles d’inscription.

Exigences & limitations

• Les règles d'inscription sont disponibles pour les cours et les plans de formation, mais ne le sont pas pour les sessions des cours Instructor-Led Training (ILT).

Cas d’usage

Lorsque de nouveaux utilisateurs sont créés dans la plateforme, ils peuvent être ajoutés à un groupe Nouveaux arrivés en utilisant le champ supplémentaire de la date d’embauche. Vous pouvez alors utiliser l’application Règles d’inscription pour mettre en place une règle d’inscription afin que les utilisateurs ajoutés à ce groupe soient automatiquement inscrits aux cours et plans de formation d’onboarding. Pour mettre en place une règle d'inscription :

1. Créez un groupe sans conditions d’éligibilité.
2. Créez une règle d’inscription et attribuez-la au nouveau groupe, ainsi qu’aux cours d’onboarding ou aux plans de formation.
3. Configurer l’éligibilité du groupe en fonction de la date d’embauche des utilisateurs (champ supplémentaire utilisateur).
4. Une fois le groupe rempli, ses utilisateurs seront automatiquement inscrits aux cours d’onboarding ou aux plans de formation.

Activer l’application Règles d’inscription

Activez l'application Règles d'inscription tel que décrit dans l'article de la Knowledge Base Managing apps & features. L'application est répertoriée sur l'onglet Docebo additional features.

Créer des règles d’inscription

Une fois que vous avez installé l’application, vous pouvez créer des règles d’inscription. Accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page. Recherchez la section Règles d’inscription et cliquez sur Gérer.

Vous serez redirigé vers la page principale de l’application Règles d’inscription qui répertorie toutes les règles d’inscription que vous avez déjà configurées dans l’onglet Règles. Vous pouvez ajouter une nouvelle règle en cliquant sur le bouton plus dans le coin supérieur droit.

Dans le panneau coulissant qui s’ouvre, définissez le code et le nom de la règle, choisissez si la règle doit inscrire automatiquement des utilisateurs appartenant à des groupes ou des branches dans des cours ou des plans de formation en sélectionnant les options correspondantes. Cliquez sur Créer et modifier pour créer la règle et commencer sa configuration.

Attribuer et retirer l'attribution des ressources aux règles

Une fois que vous avez créé une règle comme décrit dans le paragraphe Créer des règles d’inscription de cet article, vous pouvez lui attribuer des ressources (utilisateurs, cours, plans de formation et notifications) soit depuis l’espace de configuration de la règle auquel vous accédez après sa création, soit depuis la page principale Règles d’inscription en cliquant sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à une règle et en sélectionnant Modifier.

Dans l’espace de configuration de la règle, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit pour attribuer des ressources à la règle. Vous pouvez également attribuer rapidement des ressources à la règle depuis l’onglet Ressources Attribuées en cliquant sur l’icône ellipsis correspondant à un des types de ressources dans le panneau de gauche Ressources, sélectionnez ensuite Attribuer.

Dans les deux cas, un panneau coulissant s’ouvre. Selon les paramètres que vous avez sélectionnés en créant la règle, vous pourrez sélectionner des groupes ou des branches et des cours ou des plans de formation. Dans le cas des branches, vous pouvez également sélectionner des sous-branches, mais lorsque vous sélectionnez une sous-branche sa branche mère n'est pas sélectionnée par défaut.

De plus, vous pouvez également configurer des notifications qui sont envoyées aux utilisateurs associés à la règle à l’inscription. Référez-vous au paragraphe Notifications d’inscription de cet article pour plus de détails sur les notifications.

Sélectionnez le type de ressource en cochant la case correspondante et cliquez sur Attribuer. Les ressources attribuées sont répertoriées sur l’onglet Ressources attribuées, classées par type de ressource.

Pour retirer l'attribution d'une ressource (y compris les notifications), cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à la ressource et cliquez sur Retirer.

Veuillez noter : les règles d’inscription ne sont pas déclenchées pour les utilisateurs désactivés.

Notes sur les inscriptions automatiques

Les règles d'inscription ne sont pas rétroactives. Les utilisateurs appartenant aux groupes ou aux branches avant la création de la règle ne sont pas inscrits aux cours ou aux plans de formation lorsque la règle est activée. La règle n'inscrit que les utilisateurs ajoutés à un groupe ou à une branche après la création de la règle. Cela signifie que :

• Si vous attribuez un cours ou un plan de formation à une règle d'inscription existante, les utilisateurs appartenant au groupe ou à la branche déjà attribués à la règle ne seront pas inscrits au contenu nouvellement ajouté. Vous devez les retirer du groupe ou de la branche ou de l'appartenance et les ajouter à nouveau pour qu'ils soient automatiquement inscrits au contenu.
• Si vous retirez l'attribution d'un cours ou un plan de formation d'une règle d'inscription, les utilisateurs appartenant au groupe ou à la branche attribués à la règle ne sont pas désinscrits du cours ou du plan de formation.
• Si vous ajoutez un cours à un plan de formation attribué à une règle d'inscription, les utilisateurs appartenant au groupe ou à la branche attribués à la même règle sont automatiquement inscrits au cours nouvellement ajouté. Il s'agit d'un comportement standard pour les plans de formation.
• Si vous supprimez un cours d'un plan de formation attribué à une règle d'inscription, l'inscription au cours des utilisateurs appartenant au groupe ou à la branche attribués à la règle est conservée. Il s'agit du comportement standard pour les plans de formation.

Notifications d’inscription

Les utilisateurs étant automatiquement inscrits aux cours ou aux plans de formation, vous pouvez les notifier de leur inscription en associant une notification à la règle, si vous avez activé l’application Notifications sur la plateforme. Les notifications sont associées au niveau de chaque règle, vous pouvez donc choisir de les activer pour quelques règles uniquement.

Commencer par activer l'option Envoyer un résumé de notification immédiate sur une action d'inscription massive dans les Paramètres avancés de la plateforme. Veuillez vous référer au chapitre Sécurité de l'article Gérer les paramètres avancés de la plateforme pour plus de détails.

Puis, mettez en place la notification Résumé : Utilisateur inscrit à un cours en vous assurant que les groupes et les branches définies dans la règle d'inscription correspondent aux groupes et aux branches définies pour la notification.

Associez ensuite la notification à la règle en sélectionnant l’option correspondante dans le panneau de droite en tant que ressource tel que décrit dans le paragraphe de cet article Attribuer et retirer l'attribution des ressources aux règles.

Activer et désactiver les règles d’inscription

Les règles d’inscription qui sont créées sont inactives, vous pouvez les activer une fois leur configuration complétée.

Afin d’activer une règle d’inscription, allez sur la page principale Règles d’inscription et cliquez sur le cercle dans la colonne Statut pour la règle que vous souhaitez activer, cochant ainsi la case.

Pour désactiver la règle, cliquez sur la case cochée qui devient de nouveau un cercle vide.

Gérer les règles d’inscription

Toutes les règles d’inscription créées sur la plateforme sont répertoriées sur la page Règles d’inscription.

A partir d’ici, vous pouvez :

• Cliquer sur le nom de la règle pour accéder à l’espace de configuration.
• Cliquer sur l’icône représentant les groupes/branches, les cours/plans de formation et les notifications dans la ligne correspondant à la règle pour accéder directement à l’onglet Ressources Attribuées en fonction du type de ressource choisi.
• Activer et désactiver la règle en utilisant la colonne Statut.
• Modifier la règle en cliquant sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à la règle et en sélectionnant l’option Modifier.
• Supprimer la règle en cliquant sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à la règle et en sélectionnant l’option Supprimer. Quand une règle est supprimée, les utilisateurs déjà inscrits dans les cours et les plans de formation par la règle conservent leur inscription.

Journaux règles d’inscription

Vous pouvez voir tous les utilisateurs qui ont été associés à des cours ou des plans de formation par les règles créées depuis l’onglet Logs sur la page principale Règles d’inscription.

Chaque ligne affiche la date et l’heure de l’inscription, le nom d’utilisateur de l’utilisateur inscrit, le type de règle, le nom et le nombre de cours et plans de formation auxquels l’utilisateur a été inscrit.

Cliquez sur l’icône dans la colonne cours/plans de formation pour voir un récapitulatif des cours et plans de formation auxquels l’utilisateur a été inscrit.

Annuler les inscriptions automatiques

Vous pouvez annuler les inscriptions faites automatiquement par les règles d’inscription depuis l’onglet Logs sur la page principale Règles d’inscription. Cette opération peut être faite pour un utilisateur individuel ou pour une sélection d’utilisateurs, en les désinscrivant de TOUS les cours et plans de formation auxquels ils ont été inscrits automatiquement.

Sur l’onglet Logs, identifiez les utilisateurs que vous souhaitez désinscrire, cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à l’utilisateur et sélectionnez l’option Faire marche arrière. L’utilisateur est alors désinscrit de tous les cours et plans de formation auxquels il/elle a été inscrit via la règle d’inscription.

Vous pouvez annuler l’inscription d’une sélection d’utilisateurs. Pour cela, cochez la case au début de la ligne correspondante et cliquez sur Sélectionnez une action dans le coin inférieur droit, sélectionnez ensuite Faire marche arrière. Choisissez de désinscrire les utilisateurs des plans de formation uniquement ou également des cours inclus dans les plans de formation.

Les annulations sont gérées par des procédures d’arrière-plan.