Activer et gérer l’application Règles d’inscription

Introduction

Les règles d’inscription permettent d’inscrire automatiquement les utilisateurs à des cours ou plans de formation après avoir rejoint un groupe ou une branche spécifique.

Par exemple, en configurant une règle d’inscription pour le groupe « Nouvelles recrues » et le plan de formation « Intégration », tout utilisateur ajouté au groupe « Nouvelles recrues » sera automatiquement inscrit au plan de formation « Intégration ».

→ Veuillez noter que la règle d’inscription ne se déclenche que lorsque des utilisateurs sont ajoutés à un groupe ou à une branche. Les membres préexistants ne seront pas automatiquement inscrits. Pour plus d’informations, consultez les Notes sur les inscriptions automatiques.

Lorsque vous configurez une règle d’inscription, vous précisez :

• les groupes ou branches qui déclencheront la règle d’inscription lorsque de nouveaux utilisateurs y seront ajoutés ;
• les cours des plans de formation auxquels les utilisateurs seront automatiquement inscrits suite au déclenchement de la règle.

Veuillez noter qu’il n’est pas possible de mélanger des groupes et branches au sein d’une même règle. Vous pouvez indiquer un ensemble de groupes ou un ensemble de branches, mais pas combiner les deux. De la même façon, vous ne pouvez pas combiner des cours et plans de formation au sein d’une même règle.

L’application Règles d’inscription peut être gérée par tous les Superadmins et par les Power Users disposant du droit Inscription / Gestion des règles d’inscription, et seulement pour les ressources qui leur sont assignées.

Activer l’évaluation de formation pour un ensemble de cours

• Les règles d’inscription sont disponibles pour les cours en e-learning, les cours ILT (formation dirigée par un formateur) et les plans de formation, mais pas pour les sessions de cours ILT.
• Les règles d’inscription ne se déclenchent pas pour les utilisateurs désactivés.
• Le quota maximal d’inscription d’un cours n’est pas pris en compte pour les inscriptions traitées par les règles d’inscription. Cela signifie que des utilisateurs peuvent être inscrits alors même que le cours a déjà atteint sa capacité définie.

Cas d’usage

Pour mettre en œuvre une hiérarchie d’accès aux cours à l’aide de règles d’inscription et de groupes automatiques, configurez des groupes déplaçant les utilisateurs au sein du contenu en fonction de conditions spécifiques, comme la date d’embauche ou l’achèvement du cours, afin de créer des parcours de formation séquentiels.

• Première étape : lorsque de nouveaux utilisateurs sont créés sur la plateforme, ils sont ajoutés au groupe automatique Nouvelles recrues en fonction du champ supplémentaire utilisateur relatif à leur date d’embauche (une condition basée sur les champs supplémentaires utilisateur). Définissez ensuite une règle permettant d’inscrire automatiquement les membres du groupe Nouvelles recrues au plan de formation Intégration.
• Deuxième étape : créez un groupe automatique Employés permanents qui ajoute des utilisateurs à la fin du plan de formation Intégration (condition basée sur le Statut de l’inscription). Ajoutez ensuite une règle d’inscription pour que les utilisateurs de ce groupe soient automatiquement inscrits à un plan de formation Obligatoire destiné à tous les employés.

Cette configuration structure l’accès au contenu en fonction de critères de progression spécifiques, afin que les utilisateurs ne puissent aller de l’avant qu’après avoir rempli des conditions définies.

Activer l’application Règles d’inscription

Activez l’application Règles d’inscription en procédant comme décrit dans l’article Gérer les applications et les fonctionnalités de la base de connaissances. L’application est répertoriée sur l’onglet Docebo additional features (Fonctionnalités supplémentaires de Docebo).

Créer des règles d’inscription

Une fois que vous avez installé l’application, vous pouvez créer des règles d’inscription. Accédez au Menu de navigation. Ensuite, repérez la rubrique Configuration (icône de clé à molette), sélectionnez Automatisation, puis cliquez sur l’élément Règles d’inscription.

Vous serez redirigé vers la page principale de l’application Règles d’inscription qui répertorie toutes les règles d’inscription que vous avez déjà configurées dans l’onglet Règles. Vous pouvez ajouter une nouvelle règle en cliquant sur le bouton plus dans le coin supérieur droit.

Dans le panneau coulissant qui s’ouvre, définissez le code et le nom de la règle, choisissez si la règle doit inscrire automatiquement des utilisateurs appartenant à des groupes ou des branches dans des cours ou des plans de formation en sélectionnant les options correspondantes. Cliquez sur Créer et modifier pour créer la règle et commencer sa configuration.

Affecter ou retirer des ressources aux règles

Une fois que vous avez créé une règle comme décrit dans le paragraphe Créer des règles d’inscription de cet article, vous pouvez lui attribuer des ressources. Vous pouvez également modifier les ressources qui lui sont assignées.

Sur l’onglet Ressources attribuées, il est possible d’indiquer les utilisateurs (groupes ou branches) qui seront inscrits au contenu spécifié (cours ou plans de formation) suite à l’application de cette règle.

Dans le volet de navigation vertical, sous Type de ressource vous trouverez :

• Groupes ou Branches : selon les paramètres que vous avez définis en créant la règle, vous pourrez assigner des utilisateurs sur la base de groupes ou de branches. Vous avez également la possibilité d’assigner soit plusieurs groupes, soit plusieurs branches, mais pas les deux à la fois.
• Cours ou Plans de formation : la possibilité d’utiliser la règle pour les inscriptions à des cours ou à des plans de formation dépend également de l’option définie lors de la création de la règle. Vous pouvez assigner plusieurs cours ou plusieurs plans de formation, mais pas les deux à la fois.
• Notifications : (disponible uniquement pour les Superadmins) vous pouvez également associer une notification qui sera envoyée lorsqu’une inscription automatisée se produit. Pour plus de détails, consultez le chapitre Notifications d’inscription.

Pour effectuer une affectation :

1. Sous Type de ressource, sélectionnez l’élément souhaité (par exemple, Branches, puis cliquez sur les points de suspension correspondants et sélectionnez l’action Attribuer (par exemple, Attribuer branches).
2. Dans le panneau de droite qui s’ouvre, vous pouvez sélectionner les éléments spécifiques que vous souhaitez assigner. Après avoir confirmé, vous verrez que les ressources sélectionnées sont répertoriées dans l’onglet Ressources attribuées de la règle. Notez que :
   • Lors de l’attribution de groupes, de cours , ou de plans de formation, le panneau de droite n’affiche que les éléments qui n’ont pas encore été assignés à la règle. Cochez les cases en regard des éléments souhaités et cliquez sur Attribuer pour confirmer.
   • Dans le cas des branches, le panneau de droite affiche toutes les branches, avec une case vide indiquant celles qui n’ont pas encore été assignées, et une case cochée pour celles qui sont actuellement affectées à la règle (avec ou sans descendants). Vous pouvez cocher ou décocher les cases pour modifier les branches assignées, puis cliquer sur Mise à jour pour confirmer. Notez que lorsque vous sélectionnez une branche mère, sa branche fille ne sera pas automatiquement sélectionnée par défaut.

Pour supprimer l’affectation d’une ressources de la règle :

1. Localisez l’élément que vous souhaitez supprimer sur l’onglet Ressources attribuées.
2. Cliquez sur les points de suspension sur sa ligne et sélectionnez Retirer.
    

Remarque : vous pouvez également affecter des ressources à partir de l’icône + (Attribuer des ressources) dans le coin supérieur droit. Dans ce cas, dans le panneau de droite, vous devez d’abord sélectionner le type de ressource, puis définir les éléments souhaités.

Remarques sur les inscriptions automatiques

Les règles d’inscription ne sont pas rétroactives

N’oubliez pas que les règles ne se déclenchent que lorsque des utilisateurs sont ajoutés aux groupes ou branches spécifiés.

Par conséquent, les utilisateurs appartenant déjà à ces groupes ou branches ne seront pas inscrits automatiquement. La règle inscrira uniquement les utilisateurs ajoutés à un groupe ou à une branche après son activation.

En outre, si vous ajoutez un cours ou plan de formation à une règle d’inscription existante :

• les utilisateurs appartenant au groupe ou à la branche déjà attribuée à la règle ne seront pas inscrits automatiquement au contenu nouvellement ajouté ;
• vous devrez les enlever du groupe ou de la branche, et les y ajouter de nouveau pour déclencher la règle, et faire ainsi en sorte qu’ils soient automatiquement inscrits au contenu.

Si vous retirez un cours ou un plan de formation d’une règle d’inscription, les utilisateurs appartenant au groupe ou à la branche affectés à la règle ne sont pas désinscrits du cours ou du plan de formation.

Plans de formation

Par défaut, les plans de formation suivent les règles suivantes :

• Lorsqu’un cours est ajouté à un plan de formation, les utilisateurs inscrits à ce plan sont automatiquement inscrits au cours nouvellement ajouté.
• En revanche, lorsqu’un cours est retiré d’un plan de formation, les utilisateurs inscrits à ce plan ne sont pas automatiquement désinscrits du cours.

Ces principes s’appliquent également aux plans de formation affectés à des règles d’inscription. Si la règle provoque l’inscription d’utilisateurs à un plan de formation, ces utilisateurs seront automatiquement inscrits à l’ensemble des cours, ainsi qu’à tous les cours ajoutés ultérieurement au plan de formation. De plus, ces inscriptions ne seront pas perdues si le plan de formation vient à être retiré de la règle, ou si des cours sont retirés du plan de formation.

Groupes automatiques

Si vous attribuez un groupe automatique à une règle d’inscription, n’oubliez pas que la population de ces groupes est traitée de manière asynchrone et peut évoluer au gré des événements de la plateforme. Cela peut entraîner le déclenchement inattendu de la règle si des membres existants sont brièvement retirés puis rajoutés au groupe.

Par exemple, si un cours est ajouté à une règle d’inscription active configurée pour un groupe, les membres existants dudit groupe ne seront pas inscrits à ce cours. Cependant, si un événement survenant sur la plateforme provoque le recalcul de l’appartenance automatique au groupe, tout membre retiré ou rajouté sera inscrit.

Configurer la période de validité de l’inscription

Activez l’option Activer la date limite pour indiquer une période d’accès au contenu pour les apprenants inscrits à des cours ou plans de formation liés à la règle, et définir ainsi la période de validité de leurs inscriptions. Vous pouvez également définir uniquement la date de début de validité de l’inscription, sans spécifier de date limite. La période de validité que vous configurez sera la même pour tous les apprenants inscrits au contenu par la règle d’inscription. Vous pouvez ensuite configurer des périodes de validité personnalisées pour chaque apprenant en modifiant leurs inscriptions individuelles.

Cette configuration définit la validité des inscriptions à partir du moment où les apprenants sont inscrits à des cours ou à des plans de formation via la règle d’inscription. Une fois cette option activée, définissez la période de validité de l’inscription en utilisant les options suivantes :

• Start date (Date de début). Définissez la première date disponible à laquelle les apprenants pourront accéder au cours ou au plan de formation. Le contenu n’aura pas de date limite et ne sera pas affiché dans le widget et la page Mon calendrier. La date de début est indiquée en UTC, ce qui signifie que le contenu sera accessible à 00:00:00 UTC à la date sélectionnée. Si, par exemple, votre fuseau horaire est UTC +04:00, le contenu sera accessible à 04:00:00 à la date sélectionnée.
• Date de fin. Définissez la dernière date disponible à laquelle les apprenants pourront accéder ou lancer la lecture du cours ou plan de formation. Après cette date, le contenu ne sera plus accessible. La date de fin est indiquée en UTC, ce qui signifie que le contenu sera verrouillé à 23:59:59 UTC de la date sélectionnée. Si, par exemple, votre fuseau horaire est UTC +04:00, le cours sera verrouillé à 03:59:59 le jour suivant.
• Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire pour le calcul de la période de validité.

Définir la priorité d’inscription

Une fois que vous avez attribué des cours ou des plans de formation à une règle d’inscription, si l’option Afficher les Attributs d’inscription est activée dans les paramètres avancés de la plateforme, l’onglet Général de la règle affiche la section Attributs d’inscription qui vous permet d’en définir la priorité. Les apprenants peuvent ainsi savoir si les cours et les plans de formation auxquels ils sont inscrits via la règle d’inscription sont obligatoires, requis, recommandés ou facultatifs.

La définition d’une priorité d’inscription permet aux apprenants de distinguer les cours et plans de formation devant être suivis en premier des éléments moins critiques ou entièrement facultatifs.

Une fois définie, la priorité d’inscription est affichée sur les cartes des cours et des plans de formation dans le menu Mes cours et mes plans de formation, et les apprenants peuvent filtrer le contenu par ordre de priorité.

Notifications d’inscription (mise à jour !)

Si la fonctionnalité Notifications est activée sur votre plateforme, vous pouvez choisir d’avertir les utilisateurs des inscriptions provoquées par une règle. Pour ce faire, associez à ces événements une notification de type Résumé : utilisateur inscrit à un cours. Les notifications étant associées règle par règle, vous pouvez décider de les activer pour les règles de votre choix.

À noter : seuls les Superadmins peuvent associer des notifications à une règle d’inscription. Cette option n’est pas disponible pour les Power Users, même s’ils disposent de toutes les autorisations de notification et affectations aux ressources.

Sélectionnez Menu de navigation > Configuration (icône de clé à molette) > Automatisation > Règles d’inscription, puis cliquez sur le pour en ouvrir la page de configuration. Sur cette page, dans l’onglet Ressources attribuées, sélectionnez Notifications pour visualiser les éventuelles notifications actuellement associées à la règle.

Pour associer une notification, cliquez sur le bouton Attribuer des ressources (+) dans le coin supérieur droit, sélectionnez Notifications, et cliquez sur Suivant. La liste des Notifications éligibles affichera l’ensemble des notifications actives de type Résumé : utilisateur inscrit à un cours configurées sur la plateforme :

• Sélectionnez la case à cocher de la notification que vous souhaitez envoyer.
• Assurez-vous que la notification sélectionnée est configurée pour le public adéquat.
• Si la notification possède des filtres de déclenchement, veillez à ce que ceux-ci incluent les groupes ou branches, ainsi que les cours ou plans de formation configurés dans la règle d’inscription. Dans le cas contraire, la notification ne se déclenchera pas pour les ressources filtrées.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Attribuer.

La notification sélectionnée sera envoyée immédiatement lorsqu’une inscription se produira en vertu de cette règle.

Activer et désactiver les règles d’inscription

Les règles d’inscription créées sont désactivées par défaut afin que vous puissiez les activer une fois leur configuration terminée.

Afin d’activer une règle d’inscription, allez sur la page principale Règles d’inscription et cliquez sur le cercle dans la colonne Statut pour la règle que vous souhaitez activer, afin d’en cocher ainsi la case.

Vous pouvez désactiver une règle à tout moment en décochant le bouton prévu à cet effet pour le laisser vide.

Gérer les règles d’inscription

Toutes les règles d’inscription créées sur la plateforme sont répertoriées sur la page Règles d’inscription.

Depuis cette page, vous pouvez :

• cliquer sur le nom de la règle pour accéder à l’espace de configuration ;
• cliquer sur l’icône représentant les groupes/branches, les cours/plans de formation et les notifications dans la ligne correspondant à la règle pour accéder directement à l’onglet Ressources attribuées en fonction du type de ressource choisi ;
• activer et désactiver la règle en utilisant la colonne Statut ;
• modifier la règle en cliquant sur les points de suspension au bout de la ligne correspondant à la règle et en sélectionnant l’option Modifier ;
• supprimer la règle en cliquant sur les points de suspension au bout de la ligne correspondant à la règle et en sélectionnant l’option Supprimer. Quand une règle est supprimée, les utilisateurs déjà inscrits dans les cours et les plans de formation par la règle conservent leur inscription.

Journaux des règles d’inscription.

Vous pouvez voir tous les utilisateurs qui ont été assignés à des cours ou des plans de formation par les règles créées depuis l’onglet Journaux sur la page principale Règles d’inscription.

Chaque ligne affiche la date et l’heure de l’inscription, le nom d’utilisateur de l’individu inscrit, le type et le nom de la règle, et le nombre de cours et plans de formation auxquels l’utilisateur a été inscrit.

Cliquez sur l’icône dans la colonne Cours / plans de formation pour voir un récapitulatif des cours et plans de formation auxquels l’utilisateur a été inscrit.

Annuler des inscriptions automatiques

Vous pouvez annuler les inscriptions faites automatiquement par les règles d’inscription depuis l’onglet Journaux sur la page principale Règles d’inscription. Cette opération peut être faite pour un utilisateur individuel ou pour une sélection d’utilisateurs, en les désinscrivant de TOUS les cours et plans de formation auxquels ils ont été inscrits automatiquement.

Sur l’onglet Journaux, identifiez les utilisateurs que vous souhaitez désinscrire, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne correspondant à l’utilisateur et sélectionnez l’option Annuler. L’utilisateur est alors désinscrit de tous les cours et plans de formation auxquels il a été inscrit via la règle d’inscription.

Vous pouvez annuler l’inscription d’une sélection d’utilisateurs. Pour cela, cochez la case au début de la ligne correspondante et cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit, puis cliquez sur Annuler. Choisissez ensuite de désinscrire les utilisateurs des plans de formation uniquement ou également des cours inclus dans les plans de formation.

Les annulations sont gérées à l’aide de procédures d’arrière-plan.