Importer et gérer des utilisateurs à l’aide de fichiers CSV

Introduction

Docebo vous permet de gérer des utilisateurs de manière rapide et facile via des fichiers CSV, afin de pouvoir importer, activer ou désactiver les utilisateurs sur la plateforme en une seule action. Les fichiers CSV sont également utiles pour attribuer les membres d’une équipe à un manager. 

Veuillez noter que le comptage d’utilisateurs actifs n’est pas influencé par le téléchargement d’utilisateurs dans la plateforme via des fichiers CSV sauf si l’utilisateur suit un cours ou voit une contribution.

Connectez-vous à votre plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu de navigation. Dans l’onglet Personnes et cliquez sur Utilisateurs. Sur la page de gestion des Utilisateurs, cliquez sur le bouton Importer et gérer dans le coin supérieur droit, puis sur le bouton Gérer les utilisateurs via CSV.

Que sont les fichiers CSV (.csv) ?

Les fichiers CSV (Comma-Separated Values) contiennent des données au format texte. Chaque ligne/donnée est constituée de plusieurs champs/colonnes séparés par un délimiteur.

Les fichiers CSV peuvent être créés avec plusieurs logiciels (ex. Excel, Google Sheets, Notepad, TextEdit, Emacs).  Le contenu du fichier doit respecter les Standards du format CSV et le fichier doit avoir pour extension “.csv”.  

Comment sont formatés les fichiers CSV ?

Les fichiers CSV doivent respecter un format standard : 

• Les champs/colonnes sont séparés par un délimiteur à caractère unique, typiquement une virgule ou un point-virgule.
• Chaque ligne/donnée est terminée par une nouvelle ligne. 
• Toutes les lignes/données ont le même nombre de champs/colonnes dans le même ordre.
• La première ligne/colonne peut-être un en-tête qui contient les noms de chaque champ/colonne.
• Les données de chaque champ sont interprétées comme une séquence de caractères ou du texte.
• Tous les champs doivent être identifiés par des guillemets.
• Un champ doit être cité s’il contient un ou plusieurs caractères spéciaux. Consultez la liste complète des caractères spéciaux. 
• Les espaces de début et de fin seront supprimés des données du champ.

Comment les fichiers CSV sont-ils utilisés pour créer et mettre à jour les comptes utilisateurs ?

Les comptes utilisateurs dans votre plateforme se composent d’un nombre de champs de données utilisateur. Chacun de ces champs peut être ou non rempli de données selon les champs que vous avez remplis à la création de l’utilisateur. 

Pour créer un utilisateur, vous devez au moins remplir les champs utilisateur qui sont obligatoires pour créer un compte utilisateur (nom d’utilisateur et tout champ utilisateur supplémentaire obligatoire). Pour mettre à jour un compte utilisateur existant, il vous faudra mettre à jour les champs utilisateur pertinents du compte utilisateur avec de nouvelles données. La création et la mise à jour d’utilisateur (que ce soit pour un utilisateur à la fois ou pour plusieurs utilisateurs) peut être faite manuellement ou en important des champs de données utilisateur dans la plateforme via un fichier CSV. 

Pour la seconde option, chaque compte utilisateur que vous avez l’intention de créer ou mettre à jour est représenté par une ligne/donnée dans le fichier CSV. Chaque champ de données utilisateur est représenté par un champ/colonne dans le fichier. 

Importez le fichier CSV dans la plateforme, puis faites correspondre les données qu’il contient aux champs utilisateurs de la plateforme. En faisant cela, vous créez et mettez à jour les comptes utilisateur. 

Quelles sont les valeurs admises pour les champs de données utilisateur par défaut ? 

Référez-vous au tableau ci-dessous pour savoir comment configurer les valeurs de votre fichier CSV afin de bien faire correspondre les données aux champs de données de la plateforme. 

Veuillez noter que vous pouvez directement attribuer des autorisations partielles aux Power Users t à travers cette fonction. Vous pouvez identifier les utilisateurs avec le niveau Power User et leur attribuer un profil Power User. Cependant, vous pouvez uniquement attribuer des utilisateurs, des cours, des catalogues et des lieux à partir de l'espace Power Users. 

Consultez la liste des formats de date admis correspondant à chaque langue et à chaque code de langue.

À noter : la plateforme utilise les barres obliques pour séparer les noms et les codes de branches pendant l’importation. Si vous avez l’intention d’utiliser le nom ou le code de la branche pour importer la branche, vous devez éviter de créer un nom ou un code de branche contenant des barres obliques car la plateforme ne prend pas en charge les caractères spéciaux pour identifier le comportement des chaînes pendant l’importation des branches.

Consultez la liste de tous les fuseaux horaires pris en charge. .

Quelles sont les valeurs admises pour les champs supplémentaires utilisateur personnalisés ?

Référez-vous au tableau ci-dessous pour savoir comment configurer les valeurs dans votre fichier CSV afin de bien faire correspondre les champs supplémentaires utilisateur. Veuillez noter que la correspondance des champs dépend du type de champ supplémentaire personnalisé, mais le paramètre de champ supplémentaire utilisé dans le fichier CSV doit correspondre parfaitement au paramètre de champ supplémentaire dans la plateforme pour que la correspondance fonctionne. 

Importer des utilisateurs via CSV

Pour un téléchargement réussi, il est important de créer un fichier CSV bien formaté. Pour voir un exemple de fichier correct, sélectionnez Télécharger le fichier exemple CSV dans le panneau de droite. Veuillez noter que les dates sont formatées de la manière suivante : yyyy-dd-mm mais votre fichier peut les afficher différemment selon le programme que vous utilisez pour ouvrir le fichier exemple CSV. 

Une fois que votre fichier est prêt, vous pouvez le glisser et le déposer dans la zone de téléchargement du panneau de droite ou cliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier. 

La taille maximum d’un fichier CSV que vous pouvez importer dans la plateforme pour un téléchargement d’utilisateurs est de 3 Mo.

Une fois téléchargé, cliquez sur Paramètres avancés. Le système est configuré pour détecter le séparateur automatiquement ce qui est nécessaire pour organiser les informations en colonnes.  Les informations peuvent être séparées par des virgules, des points-virgules ou manuellement selon vos besoins. 

Puis, choisissez si la première ligne doit être considérée comme un En-tête (si cela correspond à votre fichier CSV) et sélectionnez le Charset du fichier dans le menu déroulant. Nous recommandons UTF-8 qui est le standard. N’oubliez pas d’utiliser des guillemets pour délimiter le contenu du texte. Cliquez sur Confirmer pour télécharger le fichier .csv. 

Le système traite ensuite votre fichier CSV. Une fois prêt, vous serez redirigé vers la page d’importation. Dans le panneau de gauche, dans la section Options générales d’importation, configurez les options suivantes : 

Profils

Dans la section Préréglage, vous pouvez sélectionner un préréglage dans le menu déroulant afin d’associer une correspondance précédente à cette importation CSV. Les préréglages sont associés avec l’utilisateur que vous utilisez pour exécuter l’importation. La liste des préréglages précédents est visible dans d’autres parties de la plateforme telles que l’inscription aux cours via CSV. 

Cliquez sur le bouton Remplacer le préréglage actuel pour compléter cette action. Vous pouvez également faire correspondre les colonnes aux champs de la plateforme (voir ci-dessous), puis enregistrer cette configuration en cliquant sur Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la fenêtre pop-up, entrez le nom du préréglage puis cliquez sur Enregistrer.  

A noter : une fois créé, un préréglage ne peut pas être supprimé, mais vous pouvez l’écraser si vous le souhaitez.

Options générales d'importation

Cette section regroupe plusieurs paramètres relatifs à la procédure d’importation : 

• Forcer les utilisateurs à changer leur mot de passe à la première connexion. Quand cette option est activée, il sera immédiatement demandé aux utilisateurs de changer leur mot de passe après leur première connexion à la plateforme. Veuillez noter que si vous n’avez pas activé cette option, vous pouvez quand même forcer les utilisateurs à changer leur mot de passe après leur première connexion à la plateforme en créant la colonne correspondante dans votre fichier CSV et en la faisant correspondre au champ Force Password Change. 
• Ne pas forcer le changement du mot de passe pour les utilisateurs existants. Quand cette option est activée, tous les utilisateurs existants de la plateforme et qui sont également présents dans le fichier CSV nouvellement importé n’auront pas à mettre à jour leur mot de passe comme les nouveaux utilisateurs (si l’option Forcer les utilisateurs à changer leur mot de passe à la première connexion est également activée). 
• Envoyer notifications. Quand cette option est activée, tous les utilisateurs importés dans la plateforme reçoivent un e-mail de bienvenue une fois l’importation terminée. Si cette option n’est pas activée, les utilisateurs ne reçoivent pas d’e-mail après l’importation mais vous pouvez l’envoyer plus tard depuis la page de Gestion des Utilisateurs de votre plateforme. Veuillez noter que la notification Utilisateur créé (par l’administrateur) n’est pas envoyée si vous vous ne la configurez pas en tant que Superadmin dans l’application Notifications.  
• Créer de nouvelles branches quand le champ "branch name path" et le champ "branch code" sont mappés et la valeur attribuée à la branche n'existe pas sur la plateforme.  Quand cette option est activée, et à la fois les champs branch name path et branch code ont des champs correspondants dans le fichier CSV, une nouvelle branche est créée dans la plateforme, selon le nom et le chemin défini dans le fichier. 

Notes sur les options générales d'importation

Les deux options Forcer les utilisateurs à changer leur mot de passe à la première connexion et Ne pas forcer le changement du mot de passe pour les utilisateurs existants forcent les utilisateurs à modifier leur mot de passe mais seule la première option impacte le changement de mot de passe pour les utilisateurs nouvellement créés alors que la deuxième option impacte les utilisateurs existants.  

Mise à jour des utilisateurs

Cette option permet de configurer la mise à jour des utilisateurs existants après l’importation d’un fichier CSV. Quand cette option est activée, les informations importées pour les utilisateurs déjà existants écraseront les informations contenues dans la plateforme pour ces utilisateurs si la branche de l’utilisateur ne change pas. Si la branche spécifiée dans le fichier CSV est différente de la branche actuelle et que votre plateforme a été activée avant le 21 octobre 2019, vous pouvez décider si vous souhaitez copier ou déplacer les utilisateurs impliqués dans la mise à jour dans la nouvelle branche. Si votre plateforme a été activée après le 21 octobre 2019, les utilisateurs seront déplacés par défaut dans la nouvelle branche et vous n’aurez pas l’option de les copier dans d’autres branches. Cela veut dire qu’il n’est pas possible de placer un utilisateur dans plus d’une branche. 

• Ajouter les utilisateurs à la branche. Quand les utilisateurs sont copiés dans une autre branche, ils sont disponibles dans plusieurs branches. Cette section n’est visible que si votre plateforme a été activée avant le 21 octobre 2019. Ainsi, les utilisateurs dans le fichier seront dans plusieurs branches. 
• Déplacer les utilisateurs dans la branche. Quand des utilisateurs sont déplacés d’une branche à une autre, ils ne sont plus disponibles dans la branche d’origine; s’ils sont attribués à plusieurs branches, ils sont supprimés de toutes les branches et déplacés vers la nouvelle branche. Ainsi, les utilisateurs du fichier ne seront que dans une seule branche. 

À noter : pour être en conformité avec la réglementation (ex. RGPD) qui demande d’anonymiser les comptes des personnes qui quittent l’entreprise, nous vous suggérons de changer les Noms d’Utilisateur, Prénom et Nom en utilisant un code à la place, vous pouvez ainsi avoir des statistiques complètes sans connaître l’identité des utilisateurs. Ces changements peuvent être faits grâce à une mise à jour par CSV ou via API (Batch importation utilisateurs)

Mise à jour des profils

Cette option vous permet de configurer si les profils attribués aux Power Users existants seront mis à jour après l’importation du fichier CSV. Quand cette option est activée, les attributions de profils des Power Users importées écraseront les attributions de profils existantes définies dans la plateforme. 

Branche de destination de repli 

Cette section est utilisée pour configurer une branche de destination “d’urgence” à utiliser quand le champ de branche de destination n’est pas mappé dans la zone Aperçu ou alors quand il est mappé mais que la valeur est vide. Choisissez une des options suivantes :

• Aucune action. Quand cette option est sélectionnée, et que le fichier CSV inclut des utilisateurs à mettre à jour, les informations utilisateurs ne seront pas mises à jour, les utilisateurs resteront inchangés. Si le fichier CSV inclut de nouveaux utilisateurs, ceux-ci seront créés dans le dossier racine Docebo.
• Utiliser branche existante. Quand cette option est sélectionnée, les utilisateurs mis à jour seront déplacés dans une des branches existantes, à sélectionner dans le menu déroulant.

Assigner automatiquement les branches aux Power Users

Cette section vous permet de configurer si vous souhaitez directement associer les Power Users créés avec le fichier CSV à la branche (et sous-branches) qu’ils gèrent en créant une association de branche simple ou une association entre les branches et les descendants. 

• Ne pas attribuer automatiquement les branches. Quand cette option est sélectionnée, les Power Users, ne seront pas automatiquement associés aux branches et vous devrez les associer manuellement. 
• Attribuer uniquement les branches. Quand cette option est sélectionnée, les Power Users gèrent la branche dans laquelle ils ont été placés durant le processus de création. 
• Attribuer des branches et des sous-branches. Quand cette option est sélectionnée, les Power Users gèrent la branche dans laquelle ils ont été placés durant le processus de création ainsi que tous les descendants de la branche.  

Si vous choisissez l’option Attribuer uniquement des branches ou Attribuer des branches et des sous-branches, afin que les utilisateurs soient automatiquement attribués à un Power User les conditions suivantes doivent être vérifiées sur la page Attribuer des Utilisateurs (pour l’atteindre, cliquez sur l’icône utilisateurs de la ligne du Power user sur la page de gestion des Power Users) : 

• Le fichier CSV doit contenir (au minimum) les champs suivants :  Username, Profile Name, Level, Branch Code ou Branch Name ou à la fois Branch Name Path et Branch Code Path
• Si le Power User existe déjà dans le système, l’option Mettre à jour les informations pour les utilisateurs existants doit être sélectionnée dans la section Mise à jour des Utilisateurs 

 La section Aperçu affiche un aperçu du fichier CSV tel que lu par le système. Faites glisser et déplacer les champs dans la section Champs Docebo à gauche pour faire correspondre les champs aux noms de vos colonnes dans votre fichier CSV. 

À noter : le format correct pour le champ Date Format est YYYY-MM-DD. Les champs suivants ne sont pas sensibles à la casse quand vous importez un fichier CSV d’utilisateurs : User status, User level, Language, Country, Timezone, Yes/No additional field.

Une fois que vous avez fait correspondre les champs de toutes vos colonnes, vérifiez toutes les informations sur la page d’importation puis cliquez sur le bouton Importer en bas de la page. Confirmez les informations dans le message pop-up qui s’affiche puis cliquez sur Importer des utilisateurs. 

La procédure d’importation se déroule en arrière-plan. Si des erreurs se produisent, un fichier d’erreurs est disponible à télécharger. Pour trouver ce fichier, accédez au Menu de navigation, repérez Données et analytique (icône graphique), puis sélectionnez Procédures d’arrière-plan. Recherchez la procédure dans la liste et téléchargez le fichier.

Tous les utilisateurs qui ont été importés dans la plateforme s’affichent dans la liste des utilisateurs sur le page de Gestion des Utilisateurs, vous pouvez modifier leur profil ou les supprimer de la plateforme si nécessaire. 

Activer ou désactiver des utilisateurs via CSV

Quand des utilisateurs sont activés, leurs identifiants sont valides et ils peuvent se connecter et accéder à la plateforme. Quand vous désactivez les utilisateurs, ils ne peuvent plus se connecter et accéder à la plateforme. 

En tant que Superadmin, vous pouvez activer et désactiver les utilisateurs dans la plateforme en utilisant des fichiers CSV. Pour cela, vous devez inclure la colonne active dans votre fichier CSV et la faire correspondre avec le Champ Docebo appelé Active en le faisant glisser de la zone des Champs Docebo vers la zone Aperçu (comme expliqué dans le précédent paragraphe de cet article). Quand la valeur du champ Active est égale à 1, l’utilisateur correspondant est activé, quand elle est égale à 0, l’utilisateur correspondant est désactivé.

Trucs et astuces 

• Quand vous importez des utilisateurs via un fichier CSV, si la plateforme envoie une notification à l’utilisateur lors de sa création, alors cette notification, si elle inclut le short code [password], l'utilisateur recevra un lien lui permettant de réinitialiser son  mot de passe au du mot de passe lui-même. 
• Quand vous téléchargez un fichier CSV avec des entêtes (les “titres” des colonnes), nous recommandons de sélectionner “Considérer la première ligne comme entête”. 
• Selon les champs utilisateur que vous souhaitez importer, vous pouvez choisir d’importer des utilisateurs via CSV, via SAML ou via Automation App. Vous pouvez retrouver ici une comparaison des champs que vous pouvez importer via Automation ou via SAML SSO. 
• Pour mettre à jour uniquement un champ (par ex. Définir un manager, un fuseau horaire etc.), quand vous créez votre fichier CSV, incluez uniquement la colonne username et la colonne pour l’élément que vous souhaitez mettre à jour. Il n’est pas nécessaire d’écraser les éléments existants avec les mêmes valeurs car si ces champs ne sont pas référencés dans le fichier, ils ne seront pas mis à jour. 
• Si le fichier CSV contient un Superadmin (vous-même ou un autre Superadmin) qui a accédé à l’application Whitelabel et enregistré la configuration, vous ne pouvez pas mettre à jour la ligne relative à ce Superadmin dans votre fichier CSV. Vous pouvez supprimer la ligne ou mettre à jour les Superadmins manuellement et un par un, et non par CSV. 
• Assurez-vous que le charset du fichier CSV est UTF-8  et sélectionnez ce charset dans le panneau Importer des utilisateurs à partir d'un fichier .CSV afin que les caractères spéciaux comme les trémas (Ü) soient bien importés. 
• Certains outils de tableur comme Excel altèrent le format des données si celles-ci ne sont pas importées correctement. Dans l'article de Docebo Community Special character formatting issues with CSV reports in Microsoft Excel (s'ouvre dans un nouvel onglet) vous retrouverez plusieurs conversations et informations utiles pour savoir comment importer correctement les caractères spéciaux tels que les trémas et les accents.