Présentation
Votre plateforme vous permet de gérer les niveaux, les rôles et les statuts des utilisateurs afin de mieux réguler les inscriptions, l’accès à certaines fonctionnalités, responsabilités, et la gestion de votre plateforme. Voici un aperçu de ces niveaux, rôles et statuts, à la fois pour la plateforme et pour les cours qu’elle contient.
Niveaux des Utilisateurs sur Votre Plateforme
Il existe trois niveaux d’utilisateurs sur votre plateforme: Utilisateurs, Power Users et Superadmins. Le niveau d’un utilisateur est défini pour la première fois quand l’utilisateur est créé dans la plateforme, mais il peut être changé par la suite depuis la partie de Gestion des Utilisateurs.
- La majorité des personnes qui accèdent à votre plateforme seront très probablement des utilisateurs. Le niveau “utilisateur” dispose d’autorisations basiques. Les utilisateurs peuvent accéder à des cours et à des plans de formation, ils peuvent voir les contenus pédagogiques mais ne peuvent pas gérer une application, une fonctionnalité ou un réglage de la plateforme, ni le Menu Admin. Quand les utilisateurs accèdent à la plateforme, ils peuvent avoir accès aux fonctionnalités qu’ils ont l’autorisation de voir, depuis le menu principal associé à leur profil d’utilisateur.
- Les Superadmins peuvent gérer tous les aspects de la plateforme. Ils peuvent voir toutes les applications, fonctionnalités, et réglages. Il n’est pas possible de limiter les autorisations d’un Superadmin au sein du système. Les Superadmin sont en mesure d’accéder à n’importe quel espace de la plateforme depuis l'icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, ce qui leur permet d’afficher le Menu Admin. Vous aurez probablement un ou quelques Superadmins.
- Un troisième niveau d’utilisateur, les Power Users, est disponible sur la plateforme. Les Power Users sont des utilisateurs qui ont besoin d’effectuer des opérations de gestion spécifiques ou de superviser des groupes d’utilisateurs ou des cours spécifiques sur la plateforme. Pour cette raison, on leur attribue un sous-ensemble d'autorisations dont dispose un Superadmin. Les Power Users peuvent accéder au Menu Admin depuis l'icône engrenage, mais leur menu sera limité en fonction des autorisations que vous leur avez accordées. Plus d'informations sur les permissions visibles et configurables par chaque niveau d’utilisateur.
Les Rôles des Utilisateurs dans Votre Plateforme
Les utilisateurs peuvent prendre un ou plusieurs rôles dans la plateforme, indépendamment de leur niveau. Ces rôles peuvent être apprenant, formateur, manager et expert.
- Les apprenants représentent la majorité de vos utilisateurs, parce qu’ils sont le public “cible” des plateformes d’apprentissage. Il est très probable que toutes les personnes de niveau utilisateur soient des apprenants, mais les Superadmins et les Power Users peuvent aussi être des apprenants, puisqu’ils peuvent aussi être impliqués dans les programmes de formation de votre organisation. Le rôle d’apprenant est attribué quand un utilisateur est inscrit à un cours. Référez-vous au Guide de l’Apprenant pour un manuel global sur la manière dont les apprenants interagissent avec la plateforme.
- Les formateurs dispensent les cours sur votre plateforme et peuvent gérer certains réglages des cours E-Learning et ILT (Instructor-Led Training). Les formateurs peuvent téléverser des contenus pédagogiques pour les cours, gérer le contenu et l’apparence des cours de la plateforme, voir les rapports de cours et les inscriptions. Les formateurs ne peuvent pas inscrire des utilisateurs dans les cours. Le rôle de formateur est attribué à un utilisateur au moment de son inscription à un cours. N’hésitez pas à vous rapporter au Guide du formateur pour un guide global sur ce que les formateurs peuvent faire sur la plateforme.
- Les managers peuvent voir l’activité des membres de leur équipe en gérant directement des aspects de leur expérience d’apprentissage; ils peuvent contacter ces membres afin de leur poser des questions. Selon la manière dont le Superadmin configure la plateforme, les managers peuvent avoir l’autorisation de composer eux-mêmes leur équipe. Les Managers peuvent également inscrire des utilisateurs dans des cours et des plans de formation. Un utilisateur devient un manager quand un Superadmin ou un Power User (qui dispose de ces autorisations) attribue des membres d'équipe à cet utilisateur.
- Les experts sont des utilisateurs de la plateforme considérés comme plus expérimentés dans un certain domaine ou sur un sujet. Cela signifie qu’ils peuvent aider d’autres apprenants à mieux contribuer au contenu de la plateforme. Les experts peuvent ainsi vérifier le contenu partagé par des apprenants, répondre à des questions, etc. Les experts peuvent être attribués à une ou plusieurs chaînes. Les experts attribués à une chaîne peuvent vérifier le contenu chargé par les apprenants, et par un procédé de revue par les pairs, le publier ou le rejeter. Ils peuvent aussi répondre à des questions des apprenants à propos de la chaîne à laquelle ils sont attribués, ou bien concernant des contributions particulières à cette chaîne. Plus d’informations sur les experts sont disponibles dans le Guide de l’Expert. Le rôle d’Expert est disponible seulement quand le module Discover, Coach & Share est activé sur votre plate-forme.
- Les utilisateurs peuvent aussi être inscrits en tant que tuteurs dans un cours. Les tuteurs ont exactement les mêmes autorisations que les apprenants dans un cours, mais ils peuvent aussi modérer les forums du cours, si le widget forum est activé dans le cours.
Un aperçu des autorisations de chacun de ces niveaux d’utilisateurs pour les cours est disponible sur ce tableau comparatif (s'ouvre dans un nouvel onglet)
Statuts des Utilisateurs sur la Plateforme
Les statuts d’utilisateurs déterminent quels utilisateurs ont accès à la plateforme et quels utilisateurs n’ont pas accès. Les Superadmins peuvent gérer les statuts d’utilisateurs en les activant ou en les désactivant sur la page Utilisateurs de la plateforme. Il n’y a que quatre statuts possibles pour un utilisateur:
- Actif. Un utilisateur actif est activé sur la plateforme et a accédé au moins une fois à un cours, ou à un contenu pédagogique, ou à une contribution faite via le module Discover, Coach & Share. Les utilisateurs actifs sont marqués par une coche verte sur leurs lignes dans la liste principale des utilisateurs.
- Activé. Un utilisateur activé a accès à la plateforme, mais n’a pas accédé à un cours ou un matériel pédagogique. Les utilisateurs activés sont marqués par une coche verte dans la liste principale des utilisateurs.
- Désactivé. Un utilisateur désactivé ne peut plus accéder à la plateforme. S’il ou elle essaie d’accéder à la plateforme, un message d’erreur s'affiche sur la page de connexion et l’utilisateur doit contacter un Superadmin. Les utilisateurs désactivés le sont manuellement, par le Superadmin, et la désactivation est immédiate, à moins que le Superadmin choisisse de faire expirer le compte. Les utilisateurs désactivés sont marqués par une coche grise dans la liste principale des utilisateurs. Même si l’utilisateur est désactivé, ses données ne sont pas effacées de la plateforme.
- Expiré. Un utilisateur expiré ne peut plus accéder à la plateforme, car le Superadmin a défini une date d’expiration pour son statut d’activation, et la date a été atteinte. Si un utilisateur expiré cherche à accéder à la plateforme, il/elle reçoit un message d’erreur et il ou elle doit contacter le Superadmin. Les données des utilisateurs expirés ne sont pas effacées de la plateforme. Ces utilisateurs sont identifiés par une icône d’alerte dans leur colonne Statut, qui empêche le Superadmin (et les Power Users autorisés à gérer les utilisateurs) de changer le statut. Vous pouvez revenir au statut précédent (Activé ou Désactivé) de l’utilisateur expiré avec une mise à jour de la date d’expiration de son profil. Cette opération n’active pas automatiquement le statut de l'utilisateur, le statut revient à son état précédent.
Pour voir ou changer le statut d’un utilisateur sur la plateforme, accédez au Menu Admin en cliquant sur l'icône engrenage en haut de l’écran. Ensuite, dans la section E-Learning, cliquez sur l’élément Utilisateurs pour arriver sur la page de gestion des utilisateurs. Sur cette page, recherchez un utilisateur dans la liste, puis localisez la coche sur la ligne mentionnant cet utilisateur. Si la coche est verte, alors l’utilisateur est activé. Si elle est grise, alors l’utilisateur est désactivé. Vous pouvez cliquer sur la coche, pour la faire passer du vert au gris, pour désactiver un utilisateur, et vice-versa.
En tant que Superadmin, il y a deux moyens d’activer et de désactiver plusieurs utilisateurs à la fois. Le premier moyen est de cocher les cases pour chaque ligne d’utilisateur que vous souhaitez activer ou désactiver. Ensuite, sélectionnez Activer ou Désactiver depuis le menu ellipsis en bas de la page. Vous pouvez aussi massivement activer ou désactiver des utilisateurs via fichier CSV. Plus d’informations dans l'article Importer et Gérer les Utilisateurs via les Fichiers CSV.
Merci de bien vouloir noter qu’il n’est pas possible de changer le statut d’un utilisateur si cet utilisateur est connecté à la plateforme.
Vous pouvez définir la date d’expiration d’un utilisateur, afin qu’il ou elle acquière le statut désactivé après une certaine date. Afin de définir une date d’expiration, cliquez sur le bouton ellipsis (à trois points) sur la ligne de l’utilisateur dans la liste des utilisateurs, puis sélectionnez le bouton Modifier. Dans le panneau de droite qui s’ouvre alors, dans le champ Expiration, cliquez sur l'icône calendrier pour sélectionner la date d’expiration dans le calendrier. Cliquez sur Définir la Date en bas du panneau de droite lorsque vous avez fini.
Statuts des Utilisateurs dans les Cours
Les Superadmins peuvent gérer manuellement le statut des utilisateurs au sein des cours, en accédant à la page Inscriptions des cours de la plateforme. Il y a cinq statuts de cours possibles pour les utilisateurs :
- Inscrit. Ces utilisateurs sont inscrits au cours mais n’ont commencé aucun contenu pédagogique du cours. Pour les cours ILT, ces utilisateurs sont inscrits mais n’ont pas encore accédé à la ou les session(s) auxquels ils ou elles sont inscrit(es). Ces utilisateurs peuvent accéder librement au cours depuis l'espace Mes Cours et Plans de Formation.
- En Cours. Ces utilisateurs sont inscrits au cours et ils ont commencé à visualiser le contenu pédagogique du cours, mais ils n’ont pas complété le cours. Pour les sessions des cours ILT, ces utilisateurs sont inscrits au cours et ils ont choisi une session ou commencé à consulter le contenu pédagogique, mais n’ont pas vu tout ce contenu, indépendamment du fait qu’ils aient fréquenté les sessions ou non. Ce statut peut apparaître pour les cours ILT si l’utilisateur a fréquenté seulement une partie des sessions auxquelles il ou elle est inscrit(e).
- Terminé. Ces utilisateurs sont inscrits aux cours et ils ont déjà complété le cours, ou toutes les sessions auxquelles ils ou elles étaient inscrites dans le cas d’un cours ILT. Ils peuvent accéder au cours depuis l'espace Mes Cours et Plans de Formation.
- Utilisateurs en attente. Ces utilisateurs se sont inscrits eux-mêmes ou ont été inscrits par quelqu’un d’autre dans le cours, mais ils sont en cours d’attente d’une approbation administrative avant de pouvoir accéder au cours. Ils ont besoin de cette validation soit à cause des réglages d’inscription au cours ou bien car le cours est plein. Référez-vous à cet article pour en savoir plus sur les réglages d’inscription aux cours. Dans l’attente de l’approbation de l’inscription, ces utilisateurs n’ont pas accès au cours, mais ils verront une page d’attente s’ils essaient d’y accéder depuis l'espace Mes Cours et Plans de Formation.
- Inscription à confirmer. Ces utilisateurs sont inscrits à un cours ILT, mais ils sont en attente d’une validation d’inscription à une session de ce cours, soit à cause des réglages d’inscription au cours ou bien car la session est pleine. En attente de la validation d’inscription à une session, ces utilisateurs ont accès au cours depuis l'espace Mes Cours et Plans de Formation, et ils peuvent voir le contenu pédagogique dans le cours. Cependant, ils ne seront pas en mesure de fréquenter effectivement une session du cours. Merci de noter que ce statut apparaît pour les cours E-Learning également, mais il remplit la même fonction que le statut ci-dessus, Utilisateurs en attente. – Suspendu. Ces utilisateurs peuvent accéder à la plate-forme, mais ils ne peuvent pas entrer dans les cours dans lesquels ils sont suspendus. Un utilisateur est suspendu manuellement d’un cours par le Superadmin ou le Power User gérant le cours. Ils n’auront pas accès au contenu pédagogique ou autre page de cours pour lequel ils sont suspendus.
- Surréservation. En tant que Superadmin, vous pouvez manuellement attribuer ce statut à des utilisateurs après leur insciption à un cours en modifiant le statut de leur inscription. Ces utilisateurs sont inscrits au cours mais ils ne peuvent pas y accéder. Ce statut d'inscription est uniquement disponible pour les cours e-learning, il n'est pas disponible pour les cours ou les sessions ILT.
En tant que Superadmin (ou Power User avec les autorisations nécessaires pour un cours), vous pouvez toujours modifier manuellement le statut d’un utilisateur dans un cours. Pour cela, accédez au Menu Admin depuis l'icône engrenage, puis sélectionnez Gestion des Cours dans la section E-Learning. Recherchez le cours dans la liste principale de Gestion des Cours, puis cliquez sur l'icône silhouette dans la colonne Inscrits.
Statuts des Utilisateurs dans les Plans de Formation
Le statut de l'inscription d'un utilisateur dans un plan de formation dépend du statut de l'inscription de l'utilisateur dans les cours composant ce plan de formation ou, en fonction des paramètres du plan de formation, dépend de l'état d'avancement des cours du plan de formation. Les options possibles sont les suivantes :
- Inscrit/ Non Commencé. L'utilisateur est inscrit dans au moins un des cours composant le plan de formation et n'a encore commencé aucun cours.
- En Cours. L'utilisateur est inscrit dans tous ou une partie des cours composant le plan de formation et
- le statut d'inscription d'au moins un des cours est En Cours
- l'utilisateur a au moins complété un cours et est au moins inscrit dans un autre cours du plan de formation
- Complété. L'utilisateur a complété tous les cours du plan de formation ou son statut d'inscription dans les cours composant le plan de formation est Utilisateurs en Attente, Inscription à Confimer, Suspendu ou Surréservation.