Créer et gérer des Power Users

Introduction

Sur la plateforme, les Superadmins peuvent déléguer une partie de leurs responsabilités administratives à d’autres utilisateurs : les Power Users.

Alors que les Superadmins disposent d’un accès complet à toutes les fonctionnalités d’administration, les Power Users se voient attribuer des droits et champs d’action spécifiques, dans une optique de délégation contrôlée et sécurisée.

Cette approche permet de répartir le fardeau administratif de manière efficace, sans pour autant accorder un accès complet à la plateforme.

Par exemple, vous pouvez confier à différents Power Users la responsabilité de la gestion des utilisateurs, la gestion du contenu ou l’assistance, en tirant parti de leur expertise dans des domaines spécifiques. Inspirez-vous de notre Guide sur les personas des Power Users (s’ouvre dans un nouvel onglet).
Vous pouvez également leur confier des ressources aux portées variées, afin de gérer des branches situées dans différents pays, ou tirer parti de l’application Extended entreprise pour gérer différents domaines.

Comment sont créés les Power Users

Les Power Users sont créés de la même manière que n’importe quel autre utilisateur, dans le menu de Gestion des utilisateurs. La seule différence est que, lors de la création de l’utilisateur, vous devez sélectionner l’option Power User au lieu d’Utilisateurdans le menu déroulant Niveau .

Vous pouvez également promouvoir un utilisateur existant en tant que Power User de deux manières :

• en modifiant leur niveau depuis la page de Gestion des utilisateurs ;
• en sélectionnant les utilisateurs existants à promouvoir depuis la page de gestion des Power Users. Cela aura pour effet de les faire passer au niveau de Power User.

Pour plus d'informations, consultez le chapitre Créer un Power User.

Une fois que le niveau d’un utilisateur est défini sur Power User, il est alors répertorié sur la page de gestion des Power Users , où vous pouvez définir les autorisations et les ressources associées.

Droits d’un Power User

Les droits d’un Power User déterminent les actions qu’il est autorisé à effectuer sur la plateforme. Par exemple : créer ou modifier des cours, inscrire des utilisateurs, gérer des utilisateurs, configurer des notifications, etc.

Celles-ci peuvent être définies de manière très granulaire. Pour des détails exhaustifs sur les droits disponibles, consultez l’article Droits des Power Users.

Les droits ne sont pas attribués directement à des Power Users individuels. Vous devez d’abord créer un ou plusieurs “profils”, chacun représentant un ensemble de permissions prédéfinies. Pour des instructions à ce sujet, consultez le chapitre Créer un profil de droits.

Chaque profil peut contenir n’importe quelle combinaison de permissions et couvrir différents domaines fonctionnels. vous pouvez donc le cibler précisément ou, à l’inverse, le rendre assez large. Deux exemples de profils sont présentés ci-dessous.

Une fois créé, le profil peut être attribué à un ou plusieurs Power Users. Si vous modifiez le profil, cette modification s’appliquera à tous les utilisateurs autorisés auxquels ce profil a été attribué. Vous pouvez également assigner plusieurs profils à un même Power User. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Assigner des profils aux Power Users.
De cette manière, les profils vous aident à gérer la complexité des différents droits.

Ressources d’un Power User

Les droits accordés à un Power User ne s’apppliquent qu’aux ressources qu’ils sont autorisés à gérer.

• Ces ressources peuvent être des utilisateurs, des groupes, des branches, des cours, des plans de formation, des catalogues, des chaînes, des pages, des menus, etc.
• Les ressources sont assignées directement aux Power Users individuels, à partir de la page gestion des Power Users . Pour en savoir plus, consultez le chapitre Assigner des ressources aux Power Users.

→ N’oubliez pas que, pour pouvoir effectuer une action particulière, un Power User doit disposer à la fois des droits et des affectations de ressources adéquats.

Par exemple, un Power User disposant d’un ensemble complet de droits relatifs aux cours (création, suppression, etc.) ne pourra effectuer ces actions que sur les cours qui lui ont été attribués en tant que ressource.

Power Users gérant d’autres Power Users

Dans les organisations plus grandes ou plus complexes, vous pouvez rationaliser les tâches administratives en créant une hiérarchie de Power Users, dans laquelle certains Power Users sont autorisés à gérer d’autres Power Users. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Power Users gérant d’autres Power Users.

La suite de cet article explique en détail comment effectuer toutes les configurations relatives aux Power Users.

Accéder à la page de gestion des Power Users

La page Gestion Power User est celle sur laquelle vous pouvez effectuer toutes les configurations relatives aux Power Users, y compris la configuration des profils et l’affectation des ressources. Pour y accéder, rendez-vous sur le Menu de navigation > Personnes > Power Users.
→ Les Power Users ayant au moins un droit de gestion des Power Users peuvent ouvrir cette page.

La page de gestion des Power Users est composée de deux onglets :

• Power Users. Pour les Superadmins, cet onglet répertorie tous les Power Users configurés sur la plateforme. Pour les Power Users, il n’affiche que les Power Users qui leur sont attribués en tant que ressources.
  → Notez que les Power Users ne peuvent pas se voir dans cette liste (même s’ils sont assignés à eux-mêmes en tant que ressources), et ne peuvent donc pas voir ou modifier leurs propres droits et ressources en tant que Power User.
• Profils. Pour les Superadmins, cet onglet répertorie tous les profils déjà configurés sur la plateforme. Pour les Power Users, il n’affiche que les profils qui leur ont été attribués en tant que ressources.

Créer un Power User

Les Power Users sont des utilisateurs créés par la procédure de création d’utilisateurs standard, mais dont le niveau est fixé sur Power User plutôt que sur Utilisateur. La création d’un Power User implique donc de définir ou de faire passer le niveau d’un utilisateur à "Power User", ce que vous pouvez faire de deux manières :

Depuis la page de Gestion des utilisateurs :
→ Cela nécessite les droits de gestion des utilisateurs adéquats.

Créez un nouvel utilisateur (ou modifiez un utilisateur existant) et définissez son niveau sur Power User.

Depuis la page Gestion Power User :
→ Cela nécessite le droit Gestion Power User / Créer et gérer des Power Users,

Cliquez sur les boutons et dans le coin supérieur droit et sélectionnez Nouveau Power User. Le panneau qui s’ouvre sur la droite présente tous les utilisateurs pouvant bénéficier de cette promotion. Les Power Users ne verront ici que les utilisateurs qui leur ont été attribués en tant que ressources. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez promouvoir en tant que Power User, puis cliquez sur Confirmer.

Les Power Users nouvellement créés seront visibles dans l’onglet Power Users de la page de gestion des Power Users.

Conseil : la rétrogradation d’un Power User peut être effectuée de la même manière et requiert les mêmes autorisations. Depuis Gestion des utilisateurs, vous pouvez ramener leur niveau à Utilisateur. Puis, sur la page de gestion des Power Users, vous pouvez cliquer sur les points de suspension de la ligne d’un utilisateur et sélectionner Passer au niveau Utilisateur.

Créer un profil de droits

Un profil est un ensemble de droits que vous pouvez accorder aux Power Users, et déterminant les opérations qu’ils peuvent effectuer sur la plateforme. Par exemple, vous pouvez avoir des profils tels que "Gestionnaire des utilisateurs" ou "Gestionnaire de contenu", chacun avec des droits différents.

• Les Power Users sont généralement assignés à un ou plusieurs profils qui définissent leurs privilèges au sein de la plateforme.
• Les Superadmins peuvent configurer autant de profils qu’ils le souhaitent sur la plateforme, mais n’oubliez pas que vous pouvez attribuer au maximum 10 profils à chaque Power User.

→ Seuls les Superadmins peuvent créer ou modifier des profils de droits. Les Power Users autorisés à gérer d’autres Power Users ne peuvent pas créer ou modifier des profils. Ils peuvent uniquement assigner ou supprimer les profils préexistants qui leur ont été attribués.

Pour créer un nouveau profil Power User, depuis la page de gestion Power Users, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, puis sélectionnez Nouveau profil.

Dans le panneau de droite, définissez un nom et au besoin, une description. Afin de garantir la sécurité de la plateforme, les champs nom et description sont validés selon les lignes directrices OWASP (s'ouvre dans un nouvel onglet) et nettoyés pour empêcher l'insertion de code malveillant. Cliquez sur Créer et modifier pour commencer la configuration. 

Utilisez la section Général pour modifier le nom et la description si nécessaire. Veuillez noter que les caractères suivants < > | / = + ne sont pas acceptés dans le champ du nom du profil et que vous ne serez pas autorisé à enregistrer les changements liés au profil lorsque le nom comprend ces caractères.

A l'aide des Champs supplémentaires utilisateurs pré-remplis, sélectionnez les champs supplémentaires utilisateur qui seront automatiquement attribués aux utilisateurs créés par les Powers Users associés à ce profil lorqu'ils créent de nouveaux utilisateurs. Pour cela, cliquez sur Sélectionnez champs supplémentaires, sélectionnez un ou plusieurs champs depuis le panneau de droite en cochant la case près du nom du champ et cliquez Sélectionner pour confirmer votre action. Cette étape est optionnelle. Les champs supplémentaires utilisateurs définis comme Invisible à l'utilisateur ne sont pas remplis automatiquement au moment de la création de l'utilisateur. 

Dans la section Gérer les droits, vous pouvez attribuer des droits au profil, c’est-à-dire définir ce que le Power User possédant ce profil aura le droit de faire sur la plateforme. Cliquez Ajouter droit et sélectionnez une zone dans la liste déroulante correspondante dans le panneau de droite. Une fois que vous avez choisi une zone,  utilisez la liste déroulante Type pour définir si vous souhaitez attribuer toutes les droits relatifs à l'espace sélectionné au profil Power User, ou choisissez Droits personnalisées pour sélectionner un sous-ensemble de droits dans la troisième liste déroulante.   

Consultez la liste complète des droits disponibles pour la configuration des profils Power User pour avoir un aperçu des droits disponibles et des options pertinentes.

Une fois que vous avez terminé votre sélection, cliquez sur Confirmer. Le droit que vous avez ajouté est maintenant affiché dans la section Gérer les droits. Répétez cette sélection pour tous les droits que vous souhaitez attribuer au profil Power User que vous êtes en train de créer.

Assigner des profils à des Power Users

Une fois qu’un profil a été créé, vous pouvez l’attribuer à un ou plusieurs Power Users. Lorsque vous assignez un profil à un Power User, vous lui accordez les droits définies dans ce profil spécifique.

→ Les Power Users gérant d’autres Power Users peuvent uniquement accorder les profils qui leur ont été attribués en tant que ressource. Ils peuvent toujours supprimer d’autres profils, mais ne pourront plus les assigner à nouveau par la suite.
i) Avec le droit Gestion Power User / Modifier les Power Users existants , ils peuvent créer ou supprimer des profils pour tout Power User sur lequel ils disposent d’une visibilité.
ii) Avec le droit Gestion Power User / Créer et gérer des Power Users , ils ne peuvent assigner ou supprimer des profils que pour les Power Users qu’ils ont eux-mêmes créés.

À noter ! Vous pouvez accorder jusqu’à 10 profils à chaque Power User.

Vérifier ou modifier les droits d’un Power User

Vous pouvez à tout moment vérifier et modifier les droits dont dispose un Power User en ouvrant sa page de configuration.

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Power Users > [nom du Power User].
2. Dans l’onglet Propriétés , la liste Profils accordés indique les profils actuellement attribués au Power User concerné.
   → Vous pouvez également cliquer sur x sur la puce d’un profil pour la supprimer, ou cliquer sur Accorder des profils pour en ajouter d’autres à cet utilisateur. Pour en savoir plus, consultez les chapitres Attribuer plusieurs profils à un même Power User et Retirer des profils à un Power User.
3. La section Récapitulatif des droits située en dessous indique exactement les autorisations correspondant aux profils attribués. Lorsque vous l’enregistrez, elle est mise à jour pour refléter les profils que vous avez attribués ou supprimés.

Attribuer plusieurs profils à un même Power User

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Power Users.
2. Suivez l’une des procédures suivants :
   • Cliquez sur le nom d’un [power user] dans la liste pour ouvrir sa page de configuration. Ensuite, dans l’onglet Propriétés , cliquez sur Accorder des profils.
   • Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’un utilisateur et sélectionnez Accorder des profils.
3. Dans le panneau de droite qui s’ouvre, sélectionnez les profils que vous souhaitez accorder à cet utilisateur, puis cliquez sur Accorder ou Confirmer.

Retirer plusieurs profils à un Power User

Remarque : n’oubliez pas que les Power Users qui gèrent d'autres Power Users peuvent supprimer les profils qui ne leur sont pas attribués en tant que ressources, mais qu’ils ne pourront plus les réattribuer par la suite.

Méthode 1 (à partir des propriétés du Power User)

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Power Users.
2. Cliquez sur le nom d’un [power user] dans la liste pour ouvrir sa page de configuration. Dans l’onglet Propriétés , la liste Accorder des profils affiche ceux qui sont actuellement accordés à l’utilisateur.
3. Vous pouvez cliquer sur x sur n’importe quelle puce pour supprimer le profil correspondant.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications. 

Méthode 2 (à partir de la liste des Power Users)

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Power Users.
2. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’un utilisateur et sélectionnez Retirer les profils.
3. Dans le panneau qui s’ouvre sur la droite, sélectionnez les profils que vous souhaitez supprimer pour cet utilisateur, puis cliquez sur Supprimer.

Astuce : si vous supprimez tous les profils d’un Power User, un message vous demandera si vous souhaitez également rétrograder cet utilisateur au rang d’utilisateur normal. Choisissez Passer au niveau utilisateur ou Laisser sur Power User (Garder Power User) selon le cas.

Accorder un profil particulier à un ou plusieurs Power Users

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Profils pour afficher la liste de ces derniers.
2. Ensuite, vous pouvez accomplir l’une des tâches suivantes :
   • Après avoir cliqué sur les points de suspension sur la ligne d’un profil, sélectionnez Accorder aux Power Users.
   • Cliquez sur le [nom du profil]pour ouvrir la page de configuration de ce profil. Cliquez ensuite sur le bouton plus (Accorder aux Power Users) dans le coin supérieur droit.
3. Dans le panneau de droite, sélectionnez les Power Users auxquels vous souhaitez attribuer ce profil et cliquez sur Accorder.

Retirer un profil particulier à un ou plusieurs Power Users

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Profils > [nom du profil]) et sélectionnez l'onglet Power Users .
2. Vous y verrez les Power Users auxquels ce profil a été attribué.
3. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’un utilisateur et sélectionnez Retirer du profil.
   Note : pour les Superadmins uniquement, cette action peut également être effectuée en masse. Sélectionnez plusieurs Power Users dans la liste, cliquez sur le bouton Sélectionner une action et sélectionnez Retirer du profil.

Attribuer plusieurs profils à plusieurs Power Users en même temps (Superadmins uniquement)

→ Seuls des Superadmins peuvent accorder plusieurs profils à plusieurs utilisateurs en même temps.

Méthode 1 (à partir de la liste des profils) :

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Profils pour afficher la liste de ces derniers.
2. Cochez les cases en face des profils que vous souhaitez attribuer.
3. Cliquez sur le bouton Sélectionner une action et sélectionnez Accorder aux Power Users.
4. Dans le panneau qui s’ouvre sur la droite, sélectionnez les Power Users auxquels vous souhaitez accorder les profils sélectionnés, puis cliquez sur Accorder.

Méthode 2 (à partir de la liste des Power Users) :

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Power Users.
2. Cochez les cases situées à côté des Power Users auxquels vous souhaitez attribuer des profils
3. Cliquez sur le bouton Sélectionner une action et sélectionnez Attribuer des profils.
4. Dans le panneau qui s’ouvre sur la droite, sélectionnez les profils que vous souhaitez attribuer aux Power Users sélectionnés, puis cliquez sur Accorder.

L’octroi de plusieurs profils se fait en arrière-plan, sous la forme d’une procédure d’arrière-plan.

Notez qu’il n’est pas possible de retirer plusieurs profils sélectionnés de plusieurs Power Users en même temps. Cependant, les Superadmins peuvent sélectionner plusieurs utilisateurs et utiliser Sélectionner une action > Retirer tous les profils pour retirer tous les profils à ces utilisateurs.

Attribuer des ressources aux Power Users

Les droits accordés à un Power User ne s’apppliquent qu’aux ressources qu’ils sont autorisés à gérer.
→ Par exemple, si vous accordez des autorisations pour inscrire des utilisateurs à des cours, celles-ci ne seront effectives que pour les cours et les utilisateurs qui sont également assignés au Power User en tant que ressource.

Vous devez donc également attribuer à chaque Power User l’ensemble des ressources sur lesquelles il est autorisé à opérer. Les ressources peuvent être des utilisateurs, des groupes, des branches, des cours et des plans de formation, des catalogues, des salles, des pages, des menus, des profils, etc.

Afficher ou modifier les ressources attribuées à un Power User

Les ressources attribuées à un Power User peuvent être vérifiées et définies sur leur page de configuration.

1. Rendez-vous sur la page de Gestion des Power Users > onglet Power Users > [nom du Power User]. La page de configuration du Power User s’ouvre.
2. Sélectionnez l’onglet Ressources attribuées . Vous pouvez y voir les ressources actuellement attribuées à ce Power User.
3. Dans le volet de navigation sur la gauche, cliquez sur un type de ressource (par exemple, Catalogues) pour afficher les éléments de ce type qui sont actuellement attribués.
4. Pour enlever une ressource spécifique, cliquez sur les points de suspension sur la ligne de l’élément et sélectionnez Retirer.
   Remarque : cette action peut également être effectuée massivement par les Superadmins. Cochez les cases à proximité des éléments à supprimer, puis cliquez sur le bouton Sélectionner une action et sélectionnez Retirer.
5. Pour attribuer des ressources à cet utilisateur :
   1. Cliquez sur le bouton plus (Attribuer des ressources) dans le coin supérieur droit.
   2. Dans le panneau qui s’ouvre, sélectionnez la ressource Type et cliquez sur Suivant.
   3. Parmi la liste des éléments disponibles, sélectionnez ceux que vous souhaitez et cliquez sur Assigner.

Important : les Power Users parents sont autorisés à voir toutes les ressources attribuées aux Power Users qu’ils gèrent dans la page de gestion des Power Users, y compris celles qui ne leur ont pas été attribuées au départ. Mais ils ne peuvent pas les gérer à leur tour si ces ressources ne leur sont pas également attribuées. En outre, s’ils retirent aux Power Users les ressources qui ne leur ont pas été attribuées eux-mêmes, ils ne pourront pas les attribuer de nouveau.

Attribuer des ressources à plusieurs Power Users en même temps (Superadmins uniquement)

Vous pouvez également attribuer des ressources à plusieurs utilisateurs en même temps. Pour ce faire, vous devez :

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Power Users.
2. Dans la liste des Power Users, sélectionnez ceux à qui vous voulez attribuer des ressources.
3. Cliquez sur le bouton Sélectionner une action et sélectionnez Attribuer des resources, puis choisissez l’une des options disponibles :
   • Les options Tous les cours, Tous les plans de formation, Tous les cours et plans de formation, et Tous les cours et plans de formation dans les catalogues visibles vous permettent d’attribuer rapidement l’une des options génériques "tous" pour le contenu.
   • La sélection personnalisée de ressources ouvre le panneau standard de droite où vous pouvez sélectionner la ressource Type et ensuite les éléments individuels à assigner

Retirer tout le contenu d’un Power User

Vous pouvez rapidement retirer toutes les ressources de contenu (cours, plans de formation et catégories) d’un Power User en une seule action.

1. Rendez-vous sur la page Gestion Power User > onglet Power Users pour afficher la liste de ces derniers.
2. En cliquant sur les points de suspension sur la ligne d’un utilisateur, sélectionnez Retirer tous les cours.
   → Une fenêtre s’ouvre pour vous avertir que vous êtes sur le point de retirer tous les cours, plans de formation et catégories assignés à l’utilisateur sélectionné. Et que si les ressources que vous retirez ne vous ont pas été attribuées, vous ne pourrez pas les ajouter à nouveau.
3. Cliquez sur Retirer pour confirmer.

Remarque : uniquement pour les Superadmins, vous pouvez également retirer tous les contenus assignés à plusieurs utilisateurs en même temps. Cochez les cases en regard des utilisateurs, puis cliquez sur le bouton Sélectionner une action et sélectionnez Retirer tous les cours.

Notes sur l’attribution de ressources 

• Quand un Power User attribue une ressource à un utilisateur (comme par exemple inscrire un utilisateur à un cours, abonner un utilisateur), d'autres Power Users ne peuvent pas défaire ces actions. Seuls les Superadmins peuvent modifier ou invalider les attributions faites par les Power Users.
• Quand vous attribuez tout un ensemble de ressources à un ou plusieurs Power Users (tous les cours, tous les plans de formation, etc.), cette attribution est considérée comme la somme dynamique de toutes les ressources qui évoluent, selon les ressources créées ou supprimées dans la plateforme. Ce comportement se reflète également dans les filtres. Par exemple, si vous filtrez les Power Users en utilisant un filtre Sans Plan de formation, la page de résultats n’inclura jamais les Power Users auxquels les Plans de formation sont attribués, même si vous n’avez aucun plan de formation sur la plateforme.
• Si un Power User est aussi manager, il pourra voir les ressources (cours, plans de formation, catalogues, etc.) attribuées aux utilisateurs qu'il gère. Par exemple, si un Power User disposant de droits de manager parcourt la page Mon équipe, il peut voir affiche les cours et plans de formation auxquels les membres de son équipe sont inscrits, même si ces ressources ne lui sont pas directement attribués.

Cours et plans de formation

Lorsque vous assignez des cours et des plans de formation comme ressource à un Power User, vous pouvez soit faire une Sélection personnalisée (ce qui signifie que vous choisissez individuellement les articles à assigner) soit sélectionner l'une des options "Tous", qui assignent au Power User tout le contenu existant et futur du type spécifié (cours, plans de formation, ou les deux).

Veuillez noter que l'option Tous les cours et plans de formation dans les catalogues visibles assigne au Power User tout le contenu des catalogues qui lui sont visibles avec la vue apprenant. Ainsi, la modification de la visibilité apprenant d'un catalogue (les branches, groupes ou utilisateurs autorisés à voir ce catalogue) peut par conséquent également affecter les affectations de ressources du Power User.

Lorsqu'un plan de formation est assigné comme ressource à un Power User, celui-ci acquiert implicitement une visibilité sur tous les cours contenus dans le plan de formation, et peut gérer ces derniers conformément aux droits qui lui sont octroyés sur les cours.

À noter : lorsqu’un Power User gère d’autres Power Users, les règles suivantes s’appliquent :

• Le Power User « parent » ne peut attribuer qu’une Sélection personnalisée de contenu à son Power User « enfant ». L’option « Tous » n’est pas disponible.
• Lors de l’attribution d’une Sélection personnalisée, le Power User parent ne peut choisir que parmi les cours et les plans de formation qui lui sont explicitement attribués en tant que ressources via les options :  Tous les cours, Tous les plans de formation, Tous les cours et les plans de formation, ou Sélection personnalisée.
• Les cours et les plans de formation attribués indirectement au Power User parent via l’option Tous les cours et plans de formation dans les catalogues visibles ne peuvent pas être attribués aux Power Users enfants.

Branches

Les Power Users ne peuvent assigner des utilisateurs qu'aux branches qu'ils gèrent, c'est-à-dire celles qui leur sont assignées comme ressources.

Lorsqu'un Power User n'a aucune branche assignée comme ressource :

• Les utilisateurs créés par ce Power User seront placés dans la branche racine.
• Lors de la création ou de la modification d'utilisateurs, ce Power User aura une visibilité sur tous les champs supplémentaires, même si la visibilité des champs supplémentaires basée sur les nœuds de filiale a été définie.

Si un Power User se voit assigner un utilisateur appartenant à une branche qui ne lui est pas assignée, il pourra uniquement assigner l'utilisateur à l'une des branches qu'il gère.

Conseil : si votre plateforme a été activée avant le 21 octobre 2019, lorsqu'un Power User assigne l'utilisateur à une branche qu'il gère, l'utilisateur est conservé dans les deux branches. Cependant, pour les plateformes activées après le 21 octobre 2019, les utilisateurs ne peuvent appartenir qu'à une seule branche. Si le Power User assigne l'utilisateur à l'une des branches qu'il gère, l'utilisateur sera retiré de la branche précédemment assignée.

Pages et menus

Un Power User auquel un menu a été assigné en tant que ressource conserve l'assignation des pages (actuelles et futures) appartenant à ce menu.

• Vous ne pouvez pas retirer une page d’un Power User s'il un menu contenant cette page lui est assigné.
• Le retrait d’un menu des ressources assignées à un Power User n’entraîne pas automatiquement le retrait des pages de ce menu.
• Dans l'onglet Ressources assignées d'un Power User, vous pouvez retirer toutes les pages ou tous les menus en cliquant sur les points de suspension à la fin de l'onglet vertical Pages ou Menus, puis en sélectionnant Retirer toutes les pages assignées ou Retirer tous les menus assignés. Si vous souhaitez retirer à la fois les pages et les menus, assurez-vous de commencer par ces derniers avant de vous occuper des pages. Dans le cas contraire, les pages toujours liées aux menus resteront assignées.

Pour en savoir plus, consultez l'article Droits des Power Users aux chapitres Droits relatifs aux pages et Droits relatifs aux menus.

Notifications

Un Power User disposant de droits relatifs aux notifications ne peut voir et gérer que les notifications configurées pour les ressources assignées au Power User. Plus précisément :

• Les ressources définies comme filtres de déclenchement pour la notification (groupes, branches, cours et plans de formation) doivent toutes être assignées au Power User.

Pour en savoir plus, consultez l'article Configurer des notifications au chapitre Paramétrer des filtres de déclenchement pour une notification.

Rapports

Lors de la planification et de l'exportation de rapports, n'oubliez pas que la visibilité des Power Users sur les ressources dépend du délai de rafraîchissement des autres données des rapports, et n'est pas reflétée en temps réel. Au lieu de cela, les données reflétées seront celles obtenues après le dernier rafraîchissement des données.

À titre d'exemple, si vous modifiez les droits d'un Power User en ajoutant ou en retirant des cours associés au Power User, les modifications que vous avez apportées aux droits du Power User ne sont PAS immédiatement reflétées dans la valeur des filtres disponibles dans l'onglet Filtres du menu Rapports et ne sont PAS immédiatement reflétées dans les cours qui sont extraits et visibles dans le rapport. Au lieu de cela, les filtres et les rapports resteront inchangés jusqu'au prochain rafraîchissement des données. Gardez à l'esprit que ce délai concerne toutes les données et que le Power User ne verra donc aucun changement dans les données par rapport à ce qui existait avant vos modifications. Pour plus d'informations sur les rapports, consultez l'article dédié de la base de connaissances.

Profils attribués en tant que ressources

Comme décrit dans le chapitre Assigner des profils à des Power Users, les profils sont normalement accordés aux Power Users pour définir leurs droits sur la plateforme.

Cependant, des profils peuvent également être attribués en tant que ressource à des Power Users autorisés à gérer d’autres Power Users, afin qu’ils puissent à leur tour attribuer ces profils aux Power Users qu’ils gèrent. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Power Users gérant d’autres Power Users

N’oubliez pas : lorsqu’un profil est attribué en tant que ressource à un Power User, il ne définit pas les droits qui lui sont accordés. Cela lui permet seulement d’accorder ce profil aux Power Users qui lui sont assignés.

Gérer les Power Users

Directement à partir de la page de Gestion Power User , vous pouvez accéder aux opérations suivantes sur les Power Users en cliquant sur les points de suspension au bout de la ligne d’un utilisateur :

• Aperçu Power User. Avec cette option, vous accédez à un récapitulatif des ressources et des profils attribués au Power User, ainsi qu’un aperçu des droits qui lui sont accordés en fonction des profils attribués.
• Modifier. Utilisez cette option pour modifier les détails du Power User sélectionné.
• Attribuer des ressources. Cette option permet d’attribuer rapidement des ressources au Power User sélectionné. Consultez le chapitre Attribuer des ressources aux Power Users.
• Attribuer des profils. Utilisez cette option pour attribuer rapidement des profils au Power User sélectionné. Consultez le chapitre Attribuer plusieurs profils à un même Power User.
• Retirer les profils. Sélectionnez cette option pour supprimer rapidement les profils du Power User sélectionné en une seule action. Consultez le chapitre Retirer des profils à un Power User.
• Se connecter en tant que ce Power User. (Disponible uniquement pour les Superadmins) Vous pouvez vous connecter temporairement en tant que Power User sur votre plateforme pour effectuer des opérations en son nom, afin de l’aider à résoudre des problèmes sur sa plate-forme. En savoir plus sur l’emprunt de l’identité d’un Power User.
• Retirer tous les cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, les plans de formation et les catégories du Power User sélectionné. Consultez le chapitre Retirer tout le contenu d’un Power User
• Passer au niveau utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder le Power User au rang d’utilisateur normal. Dans ce cas, tous les profils et les ressources attribués seront supprimés pour cet utilisateur.

De plus, et uniquement pour les Superadmins, les opérations suivantes sont disponibles en tant qu’actions de masse. Pour y accéder, cochez les cases en regard de plusieurs Power users, puis cliquez sur le bouton Sélectionner une action.

• Attribuer des ressources : consultez le chapitre Attribuer des ressources à plusieurs Power Users en même temps (Superadmins uniquement)
• Attribuer des profils : consultez le chapitre Attribuer simultanément plusieurs profils à plusieurs Power Users (Superadmins uniquement)
• Retirer les profils : utilisez cette option pour retirer tous les profils liés aux Power Users sélectionnés. Cette action ayant pour conséquence de laisser les Power Users sans aucun profil, la plateforme vous demandera, pour pouvoir continuer, si vous souhaitez également rétrograder les Power Users au rang de simples utilisateurs.
• Retirer tous les cours. Utilisez cette option pour retirer tous les cours, les plans de formation et les catégories du Power User sélectionné. Consultez le chapitre Retirer tout le contenu d’un Power User
• Passer au niveau Utilisateur. Utilisez cette option pour rétrograder les Power Users au rang de simples utilisateurs. Dans ce cas, tous les profils et ressources attribués au Power user lui seront retirés.

À noter : lorsque vous modifiez le niveau d'un Power User, octroyez ou retirer des profils ou des ressources, ou mettez à jour les droits associés au profil d'un Power User, ce dernier sera déconnecté à la prochaine action effectuée sur la plateforme, et devra se reconnecter pour voir ses droits mis à jour. Dans le cas d'affectations indirectes de ressources (par exemple, lorsqu'un utilisateur est ajouté à un groupe auquel le Power User est déjà assigné), le Power User n'est pas automatiquement déconnecté, mais ses droits ne seront mis à jour qu'après sa prochaine connexion.  

Power Users gérant d’autres Power Users

Sur la plateforme, vous pouvez accorder à certains Power Users le droit de gérer d’autres Power Users, et créer ainsi une hiérarchie d’utilisateurs au sein de la plateforme. Ces Power Users "parents" se situent un cran au-dessus des Power Users ordinaires : ils ont le pouvoir de gérer et de superviser les activités de leurs Power Users "enfants" sur la plateforme.

Prérequis :

• Les Power Users peuvent gérer d'autres Power Users uniquement lorsque l'option Rendre disponible le droit de gestion des Power Users leur permettant de gérer d'autres Power Users et les profils qui leur sont attribués en tant que ressources, est activée dans les Paramètres avancés de la plateforme.

1. Accorder aux Power Users "parents" le droit de gérer d’autres Power Users :

Une fois que vous aurez activé le paramètre avancé, la zone de gestion des Power Users sera disponible lorsque de la création ou de la modification d’un profil. Vous pourrez alors attribuer un profil contenant ces droits aux Power Users qui devront gérer d’autres Power Users.

→ Une fois qu’un Power User dispose d’au moins un de ces droits, il peut accéder à la page de gestion des Power Users et y afficher la liste de ceux qui lui ont été attribués en tant que ressources (voir étape 2).

2. Attribuer aux Power Users "parents" leurs Power Users "enfants" en tant que ressources :

Vous devez maintenant assigner à chaque Power User "parent" les Power Users "enfants" qu’il gérera. Pour ce faire, il suffit d’affecter les utilisateurs concernés en tant que ressources, soit individuellement, soit par l’intermédiaire d’un groupe ou d’une branche.

À ce partir de là, le Power User "parent" pourra afficher ses Power Users "enfants" sur la page Gestion Power User. Il peut y effectuer des actions telles qu’attribuer ou retirer de ressources, attribuer des profils, ou encore promouvoir des utilisateurs normaux au rang de Power Users :

• Avec les seuls droits Créer et gérer des Power Users , le Power User "parent" ne peut effectuer des opérations que sur les Power Users "enfants" qu'il a lui-même promus. Les autres apparaîtront dans la liste en lecture seule.
• Avec le droit Modifier les Power Users existants, le Power User "parent" peut effectuer des opérations sur tous les Power Users "enfants" visibles dans la liste.

3. Attribuer aux Power Users "parents" des profils en tant que ressources :

Si vous voulez que les Power Users parents puissent modifier les droits de leurs Power Users enfants, vous devez attribuer les profils appropriés aux parents en tant que ressources. Cela permettra aux Power Users parents d’accorder ces profils à ses Power Users enfants.

→ Notez que, lors de la modification des profils d’un Power User enfant, le Power User parent ne peut accorder que les profils qui lui ont été attribués en tant que ressource. Les autres profils sont visibles et peuvent être supprimés, mais le parent ne pourra plus les rajouter.

Créer et gérer les Power Users avec des fichiers CSV

La plateforme vous permet de créer et gérer les utilisateurs avec les fichiers CSV. Si vous créez ou gérez les Power Users avec cette méthode, souvenez-vous que vous pouvez attribuer au maximum 10 profils à chaque Power User.

Pour créer un Power User avec les fichiers CSV, définissez la zone données level comme poweruser et utilisez la zone Profile Name pour lister les noms des profils Power User que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur. Les noms des profils doivent être séparés par le signe | (pipe ou barre verticale). Quand vous attribuez plusieurs profils à un Power User, n’utilisez pas | comme séparateur dans le fichier CSV.

Distribuer des cours payants par le biais des Power Users

Si vous proposez des cours payants sur votre plateforme, il est fréquent que vous ne souhaitiez pas que les apprenants effectuent directement des achats. Au lieu de cela, vous pouvez configurer un environnement où un Power User gère les transactions et/ou s'occupe d'inscrire ses apprenants.

Nous avons mis en place certains mécanismes à cet effet :

• Places : un Power User avec le droit Peut acheter et attribuer des places dans des cours et des plans de formation a la possibilité d’acheter ou de se voir accorder un certain nombre de places pour un cours payant, qu'il peut ensuite utiliser pour inscrire ses apprenants. Consultez l'article Gérer les places des cours payants.
• Achat pour le compte de : un Power User disposant du droit Catalogues de cours / Permettre aux Power Users d'acheter des cours et des plans de formation au nom de quelqu'un d'autre a la possibilité d’acquérir un cours ou un plan de formation pour un tiers. Consultez l'article Explorer et gérer votre panier.
• Crédits de formation : un Power User peut acheter ou se voir accorder une certaine quantité de crédits de formation, qu'il peut utiliser soit pour :
  a) inscrire directement ses apprenants à des cours.
  b) distribuer des crédits à ses apprenants, qui peuvent les utiliser pour s'inscrire eux-mêmes à des cours payants, sans effectuer d'achat.
  Consultez l'article Crédits de formation pour l'e-commerce.

Trucs et astuces

• Les Power Users disposant des droits nécessaires pour créer des cours peuvent également configurer des catégories pour les cours. Si un autre Power User peut afficher la même catégorie de cours, les deux Power Users sont en mesure de travailler ensemble pour configurer les cours dans cette catégorie.
• Si votre plateforme est organisée en branches et vous devez attribuer un Power User à chaque branche/sous-branche, utilisez un fichier CSV plutôt qu'une méthode d’affectation manuelle. Lors de l’importation du fichier CSV, configurez l'option Attribuer automatiquement les branches aux Power Users.