Mettre en place mon équipe en tant que Superadmin – Docebo Help & Support

Introduction

La fonctionnalité Mon équipe permet aux managers d’avoir une vue d’ensemble des activités de leur équipe, comme les échéances, les cours à compléter et le contenu de formation qui pourrait bénéficier aux membres de l’équipe. Mon équipe est une fonctionnalité de base de votre plateforme, disponible pour tous les clients. En tant que Superadmin ou Power User (avec les droits nécessaires), vous pouvez utiliser la fonctionnalité Mon équipe pour :

Créer et gérer des types de managers. Votre plateforme vous permet de configurer différents types de managers selon la structure de votre entreprise. Par exemple, l’organigramme de votre entreprise peut être structuré de manière à ce qu’un utilisateur (Utilisateur A) soit rattaché à un manager direct (Manager A) qui est lui-même rattaché à un autre manager (Manager B). Dans cet exemple, l’Utilisateur A est directement géré par le Manager A et le Manager B est un manager de second niveau de l’utilisateur.
Associer des utilisateurs et des managers. Quand vous associez un utilisateur à un manager, vous définissez une relation de travail et vous construisez l’équipe du manager. Chaque utilisateur peut être associé à plusieurs types de managers en fonction de l’organigramme de votre entreprise.
Permettre aux managers de créer leurs propres associations. Vous pouvez autoriser les managers à créer leurs équipes en envoyant des requêtes d’association aux utilisateurs.
Gérer les demandes d’équipe. Vous pouvez consulter le statut des associations utilisateur - manager et agir s’il le faut.
Supprimer des associations. Si nécessaire, vous pouvez supprimer l’association entre un utilisateur et un manager.
Gérer les questions de confidentialité et les règles d’inscription. Vous pouvez configurer les paramètres de confidentialité pour vos utilisateurs afin de ne pas montrer leurs noms dans les recherches. Vous pouvez également permettre aux managers d’inscrire les utilisateurs aux cours et aux plans de formation.
Permettre aux managers d’accéder à davantage d’outils de supervision. La page Mon équipe propose des onglets pour la gestion des compétences, des checklists d’observation, des rapports disponibles au téléchargement, ainsi que des tableaux de bord pour aider les managers à assurer le suivi et à soutenir la progression des membres de leur équipe.

Créer et gérer les types de managers

La première étape pour définir correctement une association utilisateur-manager dans votre plateforme est de configurer les types de managers existant dans votre entreprise. Un manager est un utilisateur (tout niveau d’utilisateur dans votre plateforme) avec des membres d’équipe attribués.

Une fois que vous avez créé les types de managers dans votre plateforme, vous pouvez attribuer les managers aux types de managers définis. Référez-vous au chapitre Créer un manager, dans l'article dédié à la gestion des utilisateurs, dans la base de connaissances, pour plus d’informations sur l’attribution des utilisateurs à un type de managers, dans l’espace de gestion des Utilisateurs de la plateforme, après la création des types de managers.

Veuillez noter que si vous ne modifiez pas cette association, tous les managers définis dans la plateforme sont associés avec le même type de manager ainsi que les membres d’équipe.

Pour configurer les types de managers sur la plateforme, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez au Menu de navigation, puis repérez l’icône Personnes et cliquez sur Utilisateurs. Sur la page suivante, cliquez sur les points de suspension dans l’angle supérieur droit, puis sur Gestion des équipes et des managers, et enfin sélectionnez Gérer les types de managers parmi les options proposées. La page dédiée affichera la liste de tous les types de managers déjà définis sur la plateforme.

Quand vous accédez à cette page pour la première fois, la liste ne comporte que le type de manager obligatoire. Le manager obligatoire est toujours actif dans la plateforme et ne peut pas être supprimé ou désactivé. Cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page pour ajouter un nouveau type de manager. Insérez le nom du Type de Manager et éventuellement une description. Cliquez sur Créer pour compléter votre action.

À noter ! Vous pouvez avoir un maximum de 10 types de manager.

Le statut de manager peut être activé et désactivé depuis la page Gérer les types de managers. Utilisez la case à cocher dans la colonne Actif pour cela. Cochez la case (faites-la passer de gris à vert) pour activer le statut, ou décochez (de vert à gris) pour le désactiver.

Quand le statut d’un type de manager est désactivé, son organigramme est masqué dans la plateforme mais les associations sont conservées dans la base de données. Cliquez sur l’icône ellipse au bout de la ligne, correspondant au type de manager pour en modifier les détails ou pour le supprimer.

À noter ! Un type de manager ne peut pas être supprimé si un manager lui est attribué et que ce manager a des membres d’équipe qui lui sont associés. Dans ce cas, l’option Supprimer n’est pas disponible. Vous devez d’abord supprimer toutes les associations avant de supprimer le type de manager.

Associer des utilisateurs aux managers

En tant que Superadmin ou Power User, vous pouvez créer des associations entre les utilisateurs et les managers quand vous modifiez le profil d’un utilisateur dans la plateforme. Accédez au Menu de navigation, puis repérez l’élément Personnes et cliquez sur Utilisateurs. Depuis cette page, recherchez l’utilisateur dans la liste, cliquez sur les points de suspension qui apparaissent quand vous passez votre souris sur le ligne de l’utilisateur, puis sélectionnez Modifier dans le menu déroulant.

Cliquez sur Suivant en bas du panneau de droite jusqu’à atteindre la page Membres de l'équipe. Complétez les champs dans la section Infos Manager pour définir quels managers doivent être associés à l’utilisateur. Il est possible d'associer un seul type de manager par utilisateur, par exemple, le même utilisateur ne peut pas avoir deux managers directs. Une fois terminé, cliquez sur Mise à jour.

À noter ! un manager peut également gérer une équipe dont l'un des membres est manager d'une équipe. Le manager le plus haut placé dans la hiérarchie peut voir les membres de son équipe ainsi que les membres de l'équipe du manager/membre de l'équipe, à condition qu'ils aient le même type de manager. Par exemple, un manager direct peut voir les utilisateurs que l'un des membres de son équipe gère en tant que manager direct, tandis qu'un coordinateur fonctionnel peut voir les utilisateurs que l'un des membres de son équipe gère en tant que coordinateur fonctionnel.

Par ailleurs, vous pouvez définir tous les managers en téléversant des fichiers CSV sur la page Utilisateurs de la plateforme. À noter : quand vous créez des associations manuellement et via des téléchargements CSV, les utilisateurs doivent déjà exister dans la plateforme avant de définir l’association.

Quand vous modifiez le profil d’un utilisateur qui est défini comme étant le manager d’un autre utilisateur, vous verrez une liste des membres de l’équipe attribués à l’utilisateur sous le bouton Cet utilisateur gère une équipe sur la page Membres d’équipe du panneau de droite. Vous pouvez manuellement supprimer l’association entre le membre d’un équipe et un manager en cliquant sur l’icône X à côté du nom d’utilisateur dans la liste.

Identifier les utilisateurs en tant que managers et associer des utilisateurs via CSV

Une fois que le type de manager a été créé, vous pouvez identifier un utilisateur en tant que manager et associer des utilisateurs en tant que membres d'équipe via un import CSV. Suivez les étapes décrites dans cet article de la base de connaissances sur l'importation d'utilisateurs via CSV en vous assurant d'identifier les utilisateurs en tant que manager à l'aide du champ Is Manager.

Règles à suivre :

L’utilisateur identifié en tant que manager doit être inséré dans une ligne CSV au-dessus des lignes des membres d’équipe car les managers sont créés dans la plateforme avant les membres d’équipe (les entrées sont créées une ligne à la fois via le fichier CSV)
Lorsque vous associez un utilisateur à un manager, l’attribut username du manager doit être utilisé pour identifier l’utilisateur qui est le manager. Vous pouvez associer n’importe quel utilisateur qui est un manager à n’importe quel type de manager fourni, mais l’utilisateur doit d’abord être identifié comme un manager.
Si vous indiquez qu'un utilisateur (Utilisateur A) est un membre d'équipe d'un utilisateur qui n'est pas un manager (Utilisateur B), alors l'utilisateur B devient un manager et l'utilisateur A devient un membre de son équipe.

Permettre aux managers de construire leur équipe

En tant que Superadmin, vous pouvez donner aux managers la possibilité de construire leur équipe dans la plateforme en envoyant des requêtes aux utilisateurs qui font partie de leur équipe leur demandant de confirmer leur manager. Pour activer cette option, accédez au Menu de navigation et cliquez sur Paramètres avancées dans Configuration (clé à molette) > Configuration de la plateforme et outils. Accédez ensuite à l’onglet Équipes et managers et activez l’option Composition de l’équipe pour les managers.

Les managers peuvent construire et gérer leurs équipes depuis la page intégrée de la plateforme Mon équipe, vous devez donc l’ajouter au menu principal du manager afin que ceux-ci puissent facilement et rapidement atteindre la page. Cette page répertorie tous les membres de l’équipe attribués au manager et fournit des informations relatives à ces membres. La page Mon équipe n’est visible que pour les personnes ayant au moins une personne dans leur équipe, dans le cas contraire, elle reste cachée.

Quand l’option Composition de l'équipe pour les managers est activée, les managers voient un bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, celui-ci leur permet d’envoyer des requêtes aux membres de leur équipe. Pour savoir comment les managers peuvent composer leur équipe et gérer les requêtes depuis cette page, référez-vous au Guide utilisateur du manager.

Gérer les requêtes de l'équipe

En tant que Superadmin ou Power User ayant les autorisations, vous pouvez consulter le statut des associations Utilisateur-Manager depuis la page Gestion des requêtes de mon équipe. Depuis la page de gestion des Utilisateurs, cliquez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit, sélectionnez Gestion des équipes et des managers et sélectionnez le bouton Gestion des requêtes de mon équipe qui s’affiche en dessous. La page Gestion des requêtes de mon équipe répertorie toutes les associations utilisateur-manager importées (via un fichier CSV), confirmées, en attente, ou non-confirmées dans la plateforme.

En plus du nom d’utilisateur et du rôle, la liste affiche le nom et le type de manager associé à l’utilisateur. Si l’utilisateur est associé à plus d’un manager, il sera listé plusieurs fois avec une ligne par association.

La colonne Date de la notification montre la date à laquelle le statut (Importé, Confirmé, En attente, ou Non confirmé) a été modifié pour la dernière fois et est donc lié à la colonne Statut qui peut avoir une des valeur suivantes :

Confirmé. un Superadmin ou un Power User a créé l'association manuellement ou l’utilisateur a confirmé l’association avec son manager.
Importé. L’association a été configurée via un import CSV.
Non confirmé. L’utilisateur n’a pas confirmé l’association avec son manager. Veuillez noter que si l’utilisateur ne confirme pas l’utilisation avec un manager (Manager A) et accepte ensuite une requête venant d’un autre manager (Manager B), alors la première requête Non confirmé (pour Manager A) sera supprimée de la liste et vous ne verrez que l’association Confirmé (pour le manager B).
En attente. La requête a été envoyée mais l’utilisateur n’a pas encore répondu.

Depuis cette page, vous pouvez gérer les requêtes de manière individuelle ou en masse. Afin de gérer une requête simple, recherchez-là dans la liste et cliquez sur l’icône ellipse qui apparaît au bout de la ligne quand vous survolez avec votre souris. Puis, sélectionnez une des options suivantes :

Forcer la confirmation. Cette option vous permet de forcer la confirmation d’une association. Cette option est disponible quand le statut d’une option est Non confirmé ou En attente.
Envoyer à nouveau la requête au membre de l’équipe. Cette option vous permet de renvoyer une requête pour confirmer une association. Cette option est disponible quand le statut de l’association est Confirmé, Importé ou Non confirmé.
Envoyer la notification au manager. Cette option vous permet d’envoyer une notification au manager quand le statut de la requête est En attente pour l’informer que l’utilisateur n’a pas encore accepté la requête. Cette notification ne sera envoyée que si la notification L'Admin vous demande de vérifier votre équipe est active dans la plateforme. P lus d’informations sur l’activation et la gestion des notifications.
Supprimer les associations. Cette option vous permet de supprimer de manière permanente une association de la liste. Cette option est disponible pour tous les statuts. Référez-vous au paragraphe suivant de cet article pour plus d’informations.

Si vous souhaitez réaliser la même action pour plusieurs utilisateurs, sélectionnez-les en cochant la case à côté de leur nom d’utilisateur dans la liste puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page et sélectionnez l’option souhaitée dans le menu déroulant. Les options que vous retrouvez ici sont les mêmes que celles qui sont disponibles quand vous gérez une association individuelle.

À noter ! Certaines options peuvent ne pas être disponibles, selon le statut des requêtes sélectionnées. Docebo suggère de sélectionner des requêtes ayant le même statut pour avoir les mêmes options que celles des requêtes individuelles.

De plus, vous pouvez exporter la liste au format CSV. Quand vous exportez des utilisateurs, un panneau de droite s’ouvre. Sélectionnez le séparateur, puis choisissez si vous souhaitez inclure le nom des colonnes dans la première ligne du fichier. Puis, choisissez, les champs utilisateur que vous souhaitez inclure dans le fichier. Veuillez noter que le nom d’utilisateur doit toujours être inclus dans la liste. Une fois prêt, cliquez sur Confirmer. Le téléchargement du fichier commencera automatiquement.

Supprimer une association

Quand une association est supprimée manuellement depuis la page Gestion des requêtes de mon équipe, ou depuis l’onglet Membres de l'équipe quand vous modifiez un profil utilisateur, alors le membre de l’équipe est supprimé de l’onglet Membres de l'équipe du manager et l’association est supprimée de la liste sur la page Gestion des requêtes de mon équipe.

Si l’association avec le manager obligatoire est supprimée, vous pouvez suggérer à l’utilisateur final de définir un nouveau manager dans la plateforme. Afin d’activer cette option, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez au Menu de navigation, puis cliquez sur Paramètres avancés > Configuration (clé à molette) > Configuration de la plateforme et outils. Accédez alors à l’onglet Équipes et managers. Sur cet onglet, activez l’option Notifications automatiques pour les membres de l'équipe. Quand cette option est activée et que les utilisateurs se connectent après la suppression de l’association, une fenêtre pop-up s’affichera pour les guider dans la procédure d’association des managers. Veuillez noter que cela ne fonctionne que pour l’identification sur poste de travail. Lors de l’accès depuis l’application mobile, aucune fenêtre contextuelle ne s’affichera.

Supprimer des managers

Lorsqu'un utilisateur disposant de privilèges de manager est supprimé de la page Utilisateurs (Menu de navigation > Personnes > Personnes > Utilisateurs), la plateforme affichera une fenêtre contextuelle vous permettant de définir comment les membres de l'équipe du gestionnaire seront réaffectés.

Selon vos besoins, les membres de l’équipe peuvent ne pas être réattribués, peuvent être attribués au manager direct du manager que vous avez supprimé (si le manager supprimé n’a pas de manager direct, cette option ne sera pas disponible), ou à tout autre manager dans la plateforme.

À noter : quand vous supprimez plus d’un manager, depuis la page Tous les utilisateurs, à l’aide d’une action de masse, alors les membres de l’équipe associés à ces managers ne seront pas réattribués.

Configurer les paramètres de confidentialité pour les managers

Quand l’option Notifications automatiques pour les membres de l'équipe est activée dans votre plateforme (Menu de navigation > Configuration (clé à molette) > Configuration de la plateforme et outils > onglet Équipes et managers), les utilisateurs peuvent eux-mêmes créer une association avec un manager. Vous pouvez également activer l’auto-suggestion du nom du manager quand l’utilisateur commence à taper son nom dans la procédure d’attribution du manager. Cela veut dire que le nom du manager peut s’afficher pour tout utilisateur.

Pour activer ou désactiver cette option, accédez au Menu de navigation, puis à Configuration (clé à molette). Ensuite, sélectionnez Configuration de la plateforme et outils, et enfin, cliquez sur Paramètres avancés. Accédez à l’onglet Équipes et managers et activez l’option Suggestion automatique pour la Notification automatique. Quand cette option est activée, une alerte s’affiche pour vous rappeler cette restriction de confidentialité.

Configurer les droits pour les managers

Dans l’onglet Équipes et managers des Paramètres avancés, accédez au paramètre Inscrire au contenu et suggérer contenu pour configurer les règles d’inscription et de suggestion de contenu du manager à partir de la page Mon équipe. Selon l’option sélectionnée :

Les managers peuvent inscrire les membres de leur équipe aux cours et aux plans de formation ou à suggérer du contenu aux membres de leur équipe. Si cette option n’est pas cochée, les managers verront toujours le bouton Suggérer lorsqu’ils suggèrent du contenu, mais ils ne pourront voir que la liste du contenu possible les cours et les plans de formation auxquels l’utilisateur est inscrit. Si elle est cochée, vous devez choisir l’une des options suivantes :
- Les managers pourront inscrire et suggérer aux membres de leur équipe les cours et les plans de formation gratuits offerts dans le domaine (et les sous-domaines connexes) au(x)quel(s) ils sont affectés.
- Les managers pourront inscrire et suggérer aux membres de leur équipe les cours et plans de formation gratuits disponibles dans le catalogue de cours qui leur est attribué
- Les managers pourront inscrire et suggérer aux membres de leur équipe les cours gratuits et les plans de formation disponibles dans les catalogues sélectionnés, dans la zone de texte. Il est possible d’inclure plus d’un catalogue dans la liste.

Alternativement, vous pouvez permettre aux managers :

d'inscrire et de suggérer des contenus également aux personnes rattachées à des membres de leur équipe.
de fixer des dates limites d’inscription aux cours de formation en ligne.

À noter ! Les managers sont autorisés à suggérer des contenus et à inscrire les membres de leur équipe uniquement aux cours et aux plans de formation GRATUITS. De plus, en ce qui concerne les cours ILT et VILT, les managers ne sont autorisés à inscrire les utilisateurs qu'à l'ensemble du cours et non à des sessions spécifiques.

Passez à la section Champs supplémentaires dans la page mon équipe pour rendre disponible ou non le filtre champs supplémentaires des utilisateurs dans la page Mon équipe. Lorsque cette option est sélectionnée, les managers peuvent filtrer les utilisateurs qu’ils voient dans leur page Mon équipe et les rapports qu’ils exportent via des champs supplémentaires utilisateur. Seuls les champs supplémentaires marqués comme Visible par les utilisateurs et visibles par la branche spécifique du manager seront accessibles dans les filtres Mon équipe.

Activer l'aperçu des compétences et le Tableau de bord des compétences

Si vous utilisez des compétences, lorsque l’option Activer l'aperçu des compétences et le Tableau de bord compétences est activée dans votre plateforme et que la page Tableau de bord des compétences est ajouté au menu utilisateur, les utilisateurs ont accès à leur Tableau de bord des compétences à partir de leur menu principal, à condition qu’au moins une chaîne basée sur l’IA soit publiée.

Si vous activez l'option Activer l'aperçu des compétences et le Tableau de bord compétences, les managers pourront voir l’onglet Aperçu des compétences et la page d’aperçu des compétences de chaque utilisateur à partir de la page Compétences de mon équipe. De plus, en tant que Superadmin, vous avez accès au Tableau de bord des compétences des utilisateurs en lecture seule depuis la page de gestion des Utilisateurs.

À noter : les Superadmins peuvent uniquement voir le Tableau de bord des compétences des utilisateurs qui ont configuré leurs compétences.

Veuillez noter que cette option est désactivée par défaut. Pour l’activer, accédez au Menu de navigation, repérez l’élément Configuration (clé à molette), puis sélectionnez Configuration de la plateforme et outils et cliquez sur l’élément Paramètres avancés. Accédez à l’onglet Équipe et managers et cochez l’option Activer l'aperçu des compétences et le Tableau de bord compétences.

Activer les tableaux de bord Cours et Plans de formation

Avec les tableaux de bord Cours et Plans de formation, les managers disposent d'un aperçu clair et détaillé de la progression de leur équipe dans le cadre de leur formation.

À noter : les données du tableau de bord ne sont disponibles qu'en anglais.

Cette option est activée par défaut. Pour la désactiver ou la réactiver, accéder au Menu de navigation, repérez l’élément Configuration (clé à molette), puis sélectionnez Configuration de la plateforme et outils et appuyez sur Paramètres avancés . Accédez à l’onglet Équipes et responsables et sélectionnez l’option Activer les tableaux de bord Cours et Plans de formation.

Notifications

Trois types de notifications sont disponibles pour les fonctionnalités relatives à Mon équipe :

Requête du manager non accepté. Se déclenche quand un utilisateur n’accepte pas la requête d’un manager pour confirmer leur association.
Membre de l’équipe ajouté à l’équipe. Se déclenche quand un utilisateur accepte la requête d’un manager pour confirmer leur association ou identifie un manager comme étant son manager (quand l’option Notifications automatiques pour les membres de l'équipe est activée), et quand un administrateur ou un Power User crée ou force un association depuis la page Gestion des requêtes de mon équipe.
L’Administrateur vous demande de contrôler votre équipe. Se déclenche quand un administrateur ou un Power User sélectionne l’option Envoyer la notification au manager depuis la page Gestion des requêtes de mon équipe lorsque le statut de la requête est En attente afin d’informer le manager que le membre de son équipe n’a pas encore accepté sa requête.

Veuillez noter que ces notifications ne seront pas envoyée aux utilisateurs ayant le statut en attente, expiré, ou désactivé ni aux utilisateurs n’ayant pas confirmé leur association avec leur manager. Quand cette notification est envoyée à travers une action de masse à plus de 99 utilisateurs, une procédure d’arrière-plan commencera automatiquement. P lus d’informations sur l’activation et la gestion des notifications.

Glossaire

Vous trouverez ci-dessous un glossaire des termes les plus utilisés dans cet article:

Managers. Un manager est un utilisateur (tous niveaux d’utilisateurs dans la plateforme) avec des membres d’équipe attribués.
Membres d'équipe. Personnes gérées par un manager. Les membres de l’équipe associés avec le même manager composent une équipe et peuvent donc être appelés Membres d'équipe.
Association. Une association est une relation de travail entre un manager et les membres composant son équipe.
Relation. Relation est utilisée au même sens qu’association dans cet article.
Types de managers. Docebo vous permet de définir différents types de managers que vous pouvez associer afin de les différencier selon les besoins de votre organigramme.

Trucs et astuces

Si vous importez des utilisateurs et des managers via un fichier CSV (manuellement ou avec l’app d’automatisation), veuillez noter qu’un manager doit toujours être mentionné avant les membres de son équipe. Dans le cas contraire, le système ne pourra pas établir la relation. Pour éviter ce problème, vous pouvez séparer la liste en deux fichiers CSV. Le premier contient les managers (avec au moins leur nom d’utilisateur et le champ “Is a Manager”) et le deuxième contient les champs utilisateur et les associations manager (le champ “Type of Manager”. Cela évite toute erreur durant l’importation, dans le cas où un manager n’a pas encore été créé mais où un utilisateur a été associé avec ce manager.
Vous pouvez créer une structure hiérarchique de managers en configurant les managers principaux comme managers directs des managers secondaires. Lorsque les managers principaux accèdent à la page Mon équipe, ils ont une vue d'ensemble des managers secondaires. En cliquant sur les cartes des managers secondaires, les managers principaux auront une visibilité sur les membres de l'équipe des managers secondaires.
Vous pourriez voir une bannière en haut de votre page Mon équipe vous invitant à essayer les objectifs de compétences. Si vous n'utilisez pas les compétences, vous pouvez désactiver cette bannière en désactivant l'option Activer l'aperçu des compétences et le tableau de bord compétences dans les Paramètres avancés de votre plateforme. Référez-vous à la section Activer l'aperçu des compétences et le Tableau de bord des compétences de cet article pour plus d'informations.