Introduction

Dans votre plateforme, il y a différentes manières d’inscrire des utilisateurs à des cours E-Learning et ILT/VILT (Instructor-Led Training and Virtual Instructor-Led Training). Cet article détaille les options disponibles. Les utilisateurs peuvent être inscrits dans un cours juste après sa création, mais nous vous suggérons de les y inscrire après que le cours ait été configuré et que tous les contenus pédagogiques aient été ajoutés.

Inscrire des Utilisateurs aux Cours E-Learning

Afin d'inscrire des utilisateurs à un cours E-Learning, accédez à la page de Gestion des Cours de votre plateforme et recherchez le cours dans la liste des cours. Pour les inscrire, vous pouvez soit cliquer sur la description du cours et aller sur l'onglet Inscriptions soit cliquer sur l'icône utilisateurs pour accéder directement à cet onglet. Cliquez sur Gérer les Inscriptions dans le coin supérieur droit et sélectionnez Inscrire des Utilisateurs. 

Pour inscrire des utilisateurs à plusieurs cours E-Learning, sélectionnez les cours en cochant les cases dans les lignes correspondant aux cours. Lorsque vous sélectionnez au moins deux cours dans le tableau, le bouton Sélectionner une Action, situé en bas du tableau de Gestion des Cours, devient visible. Sélectionnez l'option Inscrire des Utilisateurs. Dans le panneau de droite, sélectionnez les utilisateurs à inscrire en cochant la case correspondant à leur nom. Vous pouvez également sélectionner des groupes ou des branches entières en utilisant les onglets correspondants. 

Veuillez noter que lorsque vous inscrivez les utilisateurs d'une branche à un cours, si la branche comporte des branches filles, alors les utilisateurs attribués aux branches filles ne seront pas inscrits au cours sauf si vous sélectionnez également ces branches filles. Seuls les utilisateurs appartenant à la branche mère seront inscrits. Par ailleurs, vous ne pouvez pas sélectionner la branche racine. cela permet d'éviter qu'un trop grand nombre d'utilisateurs soient inscrits aux cours. Si vous souhaitez inscrire tous les utilisateurs de la plateforme aux cours sélectionnées, utilisez la fonction Sélectionner tout dans l'onglet Utilisateurs. 

Une fois les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur Suivant. 

Sélectionnez le niveau que les utilisateurs auront dans le cours : Apprenants, Tuteurs ou Formateurs. 

Enfin, déterminez d'éventuelles dates limites d'inscriptions pour inscrire les utilisateurs. Si vous définissez une période de validité pour l'inscription (en utilisant les champs Date de début de Validité et Date de fin de Validité), les utilisateurs ne pourront voir le cours que pour la période donnée. Après la fin de la période de validité, les utilisateurs verront toujours le titre du cours sur leur plateforme mais ils ne pourront plus y accéder et une icône cadenas s'affichera sur la carte du cours. S'il n'y a pas de délai d'inscription à respecter, ne modifiez pas le paramétrage de cette option. Ainsi, il n'y aura pas de délai d'inscription et par défaut, les utilisateurs pourront accéder au cours en continu.

Cliquez sur Suivant pour sélectionner les notifications à envoyer à l'utilisateur lors de son inscription. Cette section répertorie toutes les notifications de type Résumé : Utilisateur inscrit à un cours, dans la plateforme. Cliquez sur Confirmer pour finaliser les inscriptions.

Veuillez noter que les notifications ne seront pas activées si l'option Envoyer un résumé de notifications immédiat suite à des inscriptions massives n'est pas sélectionnée dans les paramètres avancés. Veuillez vous reporter au chapitre relatif à la sécurité, dans l'article Gérer les Paramètres Avancés de la Plateforme.

Une procédure d’arrière-plan est lancée si le nombre d’inscriptions est supérieur à 20. Pour la plateforme, une inscription correspond à la combinaison d’un utilisateur et d’un cours, par conséquent sélectionner 3 cours et 2 utilisateurs compte comme 6 inscriptions.

Inscrire des Utilisateurs aux Cours ILT/VILT

Pour inscrire des utilisateurs à un cours ILT/VILT, accédez à la page Gestion des Cours de votre plateforme et recherchez le cours dans la liste des cours. Vous pouvez cliquer sur la description du cours et aller sur l'onglet Inscriptions ou cliquer sur l'icône utilisateurs pour accéder directement à cet onglet. Cliquez sur Gérer les Inscriptions dans le coin supérieur droit et sélectionnez Inscrire des Utilisateurs. 

Pour inscrire des utilisateurs à plusieurs cours ILT/VILT, sélectionnez les cours en cochant les cases dans les lignes correspondant aux cours. Lorsque vous sélectionnez au moins deux cours dans le tableau, le bouton Sélectionner une Action, situé en bas du tableau de Gestion des Cours, devient visible. Sélectionnez l'option Inscrire des Utilisateurs.

Dans les deux cas, dans le panneau de droite, sélectionnez les utilisateurs à inscrire en cochant la case correspondant à leur nom. Vous pouvez également sélectionner des groupes ou des branches entières en utilisant les onglets correspondants. 

Lorsque vous inscrivez les utilisateurs d'une branches à un cours, si la branche comporte des branches filles, alors les utilisateurs attribués aux branches filles ne seront pas inscrits au cours sauf si vous sélectionnez également ces branches filles. Seuls les utilisateurs appartenant à la branche mère seront inscrits. Par ailleurs, vous ne pouvez pas sélectionner la branche racine. Cela permet d'éviter qu'un trop grand nombre d'utilisateurs ne soient inscrits aux cours. Si vous souhaitez inscrire tous les utilisateurs de la plateforme aux cours sélectionnées, utilisez la fonction Sélectionner tout de l'onglet Utilisateurs. 

Une fois les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur Suivant. 

Décidez si vous voulez inscrire les utilisateurs au cours ou uniquement à une des sessions. Lorsque les utilisateurs sont inscrits à un cours ILT ou VILT sans session sélectionnée, ils devront sélectionner eux-mêmes une session sur la page principale du cours. 

Pour inscrire un utilisateurs à plusieurs sessions d'un cours ILT/VILT, allez sur l'onglet Inscriptions et cliquez sur l'icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à l'utilisateur. Sélectionnez Inscrire dans des Sessions. Sélectionnez les sessions souhaitées en cochant les cases correspondantes et cliquez sur Inscrire. Vous pouvez effectuer cette action pour plusieurs utilisateurs en une seule fois en cochant la case située à côté du nom des utilisateurs et en cliquant sur Sélectionner une Action. 

Seuls les Superadmins et les Power Users peuvent inscrire un utilisateur à plusieurs sessions du même cours. Les utilisateurs peuvent uniquement s'inscrire à une seule session. Quand un apprenant est inscrit à plusieurs sessions d'un même cours, le statut de son inscription passe sur 'Complété' lorsqu'il termine une seule session du cours.

Sélectionnez le niveau à attribuer aux utilisateurs dans le cours : Apprenants ou Tuteurs. Veuillez noter que le niveau que vous sélectionnez est toujours défini lors de l'inscription au cours et s'applique pour toutes les sessions auxquelles participe l'utilisateur. Une fois le niveau défini pour un cours ILT/VILT, vous ne pourrez plus le changer. Si vous avez besoin de le modifier, vous devez supprimer l'inscription de l'utilisateur et en créer une nouvelle en mettant à jour le niveau. 

Définissez ou non une période de validité pour les inscriptions, à l'aide des sélecteurs Début de Validité et Fin de Validité. Si la période de validité de l'inscription a été paramétrée, les utilisateurs inscrits pourront accéder au cours uniquement pendant la période sélectionnée. Après la date limite de validité, les utilisateurs verront toujours la vignette du cours sur leurs plateformes, mais ils ne pourront plus y accéder et une icône cadenas s'affichera dans la fiche du cours. Si aucune chronologie d'inscription n'est nécessaire et que vous laissez cette option vide, aucune chronologie ne sera définie et l'accès continu pour les utilisateurs restera activé par défaut.

Cliquez sur Suivant pour sélectionner les notifications à envoyer à l’utilisateur au moment de l’inscription. Cet espace contient la liste de toutes les notifications de type Résumé : Utilisateur inscrit à un cours de la plateforme. Pour finir, cliquez sur Confirmer afin de finaliser les inscriptions.

Veuillez noter que les notifications ne seront pas activées si l'option Envoyer un résumé de notifications immédiat suite à des inscriptions massives n'est pas sélectionnée dans les propriétés avancées. Veuillez vous référer au chapitre traitant de la sécurité dans l'article Gérer les Paramètres Avancés de la Plateforme.

Une procédure d’arrière-plan se lance si le nombre d’inscriptions est supérieur à 20. Pour la plateforme, une inscription correspond à la combinaison d’un utilisateur et d’un cours, par conséquent sélectionner 3 cours et 2 utilisateurs compte comme 6 inscriptions.

Niveaux d’Inscription des Utilisateurs dans les Cours

Pour savoir quel niveau attribuer aux différents utilisateurs que vous inscrivez dans un cours (apprenants, formateurs, tuteurs), veuillez vous référer à ce tableau de Comparaison des Niveaux d'Inscription. Il vous fournira des informations relatives aux droits liés à chaque niveau d'utilisateur.

Gérer la Page Inscription d’un Cours 

Une fois vos utilisateurs inscrits à un cours E-Learning, ils ou elles apparaissent dans la liste visible dans l’onglet Inscriptions du cours. Vous pouvez personnaliser la structure du tableau en sélectionnant les colonnes que vous voulez voir dans la liste, en sélectionnant l'icône de gestion des colonnes en haut à gauche du tableau. La structure sera mise à jour en temps réel au fur et à mesure que vous ajoutez ou retirez des colonnes.

Depuis cette page, vous pourrez effectuer plusieurs actions, pour les utilisateurs individuels ou pour plusieurs utilisateurs à la fois. Pour un utilisateur individuel, vous pouvez cliquer sur l'icône ellipsis au bout de la ligne d’un utilisateur pour effectuer les actions suivantes :

• Accéder aux Stats Utilisateur (pour les cours E-Learning uniquement). Si vous cliquez sur ce bouton, vous serez redirigé vers l’onglet Rapports du cours, qui affiche le Rapport Résumé de Cours, déjà filtré, pour l’utilisateur sélectionné.
• Modifier l'Inscription : vous pouvez modifier l’inscription de l’utilisateur en changeant le statut de l’inscription (par exemple de en cours à terminé) et gérer les champs supplémentaires d’inscription. Pour les cours E-Learning, vous pouvez également modifier le niveau de l'utilisateur (d'apprenant à formateur) et définir une date limite d'inscription. 
• Inscrire aux Sessions (pour les cours ILT/VILT uniquement) : dans le panneau de droite, cochez la case de la session pour laquelle vous souhaitez inscrire l'utilisateur et cliquez sur Inscrire. Pour plus d'informations, référez-vous au chapitre Gérer les Inscriptions et les Evaluations, dans l'article Créer et Gérer des Sessions ILT et VILT. 
• Utiliser l’action Réinitialiser Période d'Accès (pour les cours E-Learning uniquement) pour supprimer la période de validité paramétrée pour visionner un cours et rendre le cours visible et accessible en continu pour l’utilisateur sélectionné.
• Changer Statut en: changez rapidement le statut d’un utilisateur (par exemple de en cours à terminé). Certains statuts peuvent être désactivés en fonction du statut actuellement assigné à l’utilisateur. Cette fonctionnalité est utilisée également pour inscrire les utilisateurs dans le cours à partir de la liste d’attente.
• Envoyer Email : utiliser cette option pour envoyer un mail à l’utilisateur sélectionné. Si vous envoyez un mail depuis cet espace, un panneau s’ouvre sur la droite de l’écran pour que vous puissiez composer votre message. Vous pouvez utiliser dans le corps du message les “codes courts” suivants: [username] = nom d’utilisateur de l’utilisateur sélectionné; [first_name] = prénom de l’utilisateur (si existant); [last_name] = nom de l’utilisateur (si existant); [email] = adresse mail de l’utilisateur (si existant); [course_code] = code du cours (si défini); [course_name] = nom du cours; [course_description] = description du cours; [course_link] = lien qui amène directement vers le cours si l’utilisateur clique dessus.
• Désinscrire l’utilisateur du cours. Quand cette option est désactivée, cela signifie que l’utilisateur a été inscrit au cours à la suite d'une inscription à un plan de formation (qui contenait ce cours). Dans ce cas, l’utilisateur ne peut pas être désinscrit du cours car cela briserait la logique du plan de formation. Dans ce cas, vous devrez désinscrire l’utilisateur du plan de formation d’abord, afin de rendre la désinscription du cours possible. Veuillez noter que lorsqu’un utilisateur se désinscrit ou est désinscrit d’un cours, le traçage de ses données est conservé dans le cours de sorte que l'utilisateur peut reprendre le cours là où il l'a laissé s'il s'inscrit ou est ré-inscrit. 

Depuis la page d’inscription, vous pouvez effectuer la même action pour une sélection de plusieurs utilisateurs. Sélectionnez-les en cochant les cases situées près de chaque nom d’utilisateur et cliquez sur Sélectionner une action, en bas à droite de l’écran, afin de modifier rapidement le statut de ces utilisateurs dans le cours, de réinitialiser la date limite d’accès (pour les cours E-Learning), inscrire les utilisateurs à des sessions (pour les cours ILT/VILT) ou envoyer un mail. Au moment d’envoyer un mail à plusieurs destinataires depuis cette page, gardez à l’esprit que le mail sera envoyé aux utilisateurs sélectionnés, indépendamment de leur statut dans le cours. Si vous avez sélectionné des utilisateurs inactifs, ils recevront aussi l’email.

Si vous envoyez un mail depuis cet espace, un panneau s’ouvre sur la droite de l’écran pour que vous puissiez composer votre message. Vous pouvez utiliser dans le corps du message les “codes courts” suivants: [username] = nom d’utilisateur de l’utilisateur sélectionné; [first_name] = prénom de l’utilisateur (si existant); [last_name] = nom de l’utilisateur (si existant); [email] = adresse mail de l’utilisateur (si existant); [course_code] = code du cours (si défini); [course_name] = nom du cours; [course_description] = description du cours; [course_link] = lien qui amène directement vers le cours si l’utilisateur clique dessus.

Le menu Sélectionner une action peut aussi afficher un lien vers un site web extérieur. Cliquez sur cette option pour ouvrir le site dans une autre fenêtre, où vous serez en mesure, dans un système externe par exemple, d'indiquer qu'un utilisateur a terminé le cours. Les liens vers des sites externes doit être créé comme champ supplémentaire pour l’inscription de type iframe. Référez-vous au chapitre Ajouter des Champs Supplémentaires pour l’Inscription pour en savoir plus sur la création et la gestion de champs supplémentaires liés à l’inscription.

Importer les Inscriptions depuis un Autre Cours

Vous pouvez également importer les inscriptions d'un cours à un autre. Pour cela, cliquez sur Gérer les Inscriptions en haut à droite et sélectionnez Importer les Utilisateurs Inscrits d'un Cours.

Dans le panneau de droite, sélectionnez le cours depuis lequel vous souhaitez importer les inscriptions ou recherchez-le dans la liste, à l'aide de la fonction Rechercher des Cours. Puis choisissez d'importer tous les utilisateurs indépendamment de leur niveau et de leur statut ou sélectionnez un ou plusieurs niveaux ou statuts à importer. Si besoin, définissez la période de validité de l'inscription avec les dates limites Actif depuis et Actif jusqu'au. La période de validité des inscriptions pour le cours de démarrage est toujours dépassée. Si aucune période de validité d'inscription n'est définie pendant l'importation, il n'y aura pas de période de validité d'inscription pour les inscriptions importées. Cliquez sur Suivant, vérifiez votre sélection et confirmez-la en cliquant sur Soumettre. 

Inscrire des Utilisateurs aux Cours ou aux Sessions par CSV

Vous pouvez aussi inscrire des utilisateurs à des cours (E-Learning, ILT ou VILT) ou à des sessions de cours en utilisant un fichier CSV. Cela peut être fait via la page principale Gestion des Cours si vous souhaitez inscrire des utilisateurs à plusieurs cours, ou bien depuis l’onglet Inscriptions, s’il s’agit d’un cours spécifique ou d’une session de cours. Une fois que vous accédez au panneau d’importation, le processus de chargement du CSV et la vérification des données est le même. Pour commencer la procédure d’inscription :

• Dans plusieurs cours, accéder à la page principale Gestion des Cours, cliquer sur le bouton CSV et sélectionner Gérer Inscriptions par CSV
• Dans un cours unique, trouver le cours dans la liste sur la page Gestion des Cours, cliquer sur son titre pour y accéder puis cliquer sur l’onglet Inscriptions. Cliquer sur Gérer Inscriptions par CSV en haut de la page.

Une fois ces étapes terminées, un panneau Gérer Inscriptions par CSV apparaîtra à droite de votre écran. Pour que le téléversement fonctionne, vous devez veiller à bien formater le fichier CSV. Télécharger l'exemple de fichier CSV pour avoir un exemple de fichier déjà formaté. Veuillez noter que les dates sont au format aaaa-mm-jj, mais que votre fichier peut les afficher de manière différente, selon le programme utilisé pour ouvrir l'exemple de fichier CSV.

Une fois prêt, vous pouvez faire glisser voter fichier CSV dans la section de téléversement du panneau droit, ou bien cliquez sur l'espace de téléversement pour trouver le fichier. Souvenez-vous que le fichier exemple inclut toujours tous les champs disponibles. Selon votre cas, vous pouvez ne pas avoir besoin de remplir toutes les colonnes. Veuillez noter que la taille maximum pour les fichiers CSV est de 3 Mo.

 Une fois le fichier téléversé, cliquez sur le titre Paramètres Avancés pour configurer plus d’options. Le système est configuré pour détecter automatiquement le Séparateur de Champ requis pour organiser l’information en colonnes. L’information peut être divisée par des virgules, des demi-virgules, ou manuellement, selon vos besoins.

Cochez l’option pour utiliser la première ligne comme en-tête, si cela correspond au format de votre fichier CSV, et sélectionnez le charset du fichier depuis le menu déroulant. Nous recommandons le charset UTF-8, qui est standard. Attention à bien utiliser des guillemets pour délimiter le contenu du texte. Cliquez sur Confirmer pour charger votre fichier CSV.

Le système prendra ensuite en charge votre fichier CSV. Une fois prêt, vous serez redirigés vers la page Importer. Dans la section Profils, vous pourrez sélectionner un profil Préréglage depuis le menu déroulant afin d’associer un profil précédent à cet import de CSV. Cliquez sur Remplacer le préréglage actuel si vous voulez sauvegarder la configuration actuelle. De plus, vous pouvez établir les colonnes manuellement en les faisant correspondre avec les champs de la plateforme (voir plus ci-dessous), puis sauvegarder la configuration en cliquant sur le bouton Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la fenêtre de dialogue qui s’affiche, donnez un nom à ce nouveau préréglage, puis cliquez sur Enregistrer.

La section Aperçu vous permettra de prévisualiser le fichier CSV tel qu’il est lu par le système ; seules quelques lignes du fichier seront affichées pour vous servir de guide. Faites glisser les champs dans la section Champs Docebo sur la gauche, afin de les faire correspondre avec les noms des colonnes de votre fichier CSV. Vous pouvez importer les champs suivants avec un fichier CSV : Nom d’utilisateur, ID du Cours, ID Session, date “Actif du”, date “Actif jusqu’au”, Niveau, et n’importe quel autre champ supplémentaire pour les cours ou inscriptions.

Une fois que tous les champs ont été ajustés dans les colonnes, vérifiez toutes les informations sur la page d’import, puis cliquez sur le bouton Importer en bas de la page. Confirmez l’information dans la fenêtre de dialogue qui s’affiche, puis cliquez sur Inscrire des Utilisateurs.

Si un cours ou une session est limitée en capacité d'accueil, l’import par fichier CSV respectera cette limite, et seulement les premiers utilisateurs du fichier seront importés jusqu’à ce que la capacité d’inscription maximum soit atteinte. Une fois cette limite atteinte, si le cours ou la session ont une liste d’attente configurée, tous les utilisateurs supplémentaires seront placés en liste d’attente.

La procédure d’importation se déroule en arrière-plan. En cas d'erreur, un fichier d’erreur sera disponible en téléchargement. Pour trouver ce fichier, accédez au Menu Admin, puis sélectionnez Procédures d'Arrière-Plan. Trouvez la procédure recherchée dans la liste et téléchargez le fichier.

Tous les utilisateurs qui étaient inscrits dans le ou les cours apparaissent dans la liste d’utilisateurs visible dans l’onglet Inscriptions du ou des cours ou session, où vous pourrez modifier chaque inscription d’utilisateur si nécessaire.

La procédure permettant d'inscrire des utilisateurs aux cours via un fichier CSV ne peut pas être utilisée pour gérer l'état des inscriptions. Voilà pourquoi lorsque vous inscrivez des utilisateurs aux cours via un fichier CSV, l'état de l'inscription revient toujours sur inscrit. 

Ajouter des Formateurs aux Cours

Les formateurs sont des parties prenantes importantes des cours, qu’ils soient E-Learning, ILT ou VILT – nous vous suggérons, en tant que  Superadmin, d’ajouter au moins un formateur par cours, afin entre autres raisons de réduire votre charge de travail manuelle. Les formateurs peuvent être assignés à des cours de différentes manières, selon le type de cours.

Pour les cours E-Learning, au moment de l’inscription d’un ou de plusieurs utilisateurs au cours, définissez leur niveau comme Formateur, dans le panneau de droite. Sinon, accédez à l'onglet Inscriptions et identifiez l’utilisateur qui sera identifié comme formateur. Dans la ligne de l’utilisateur, cliquez sur le menu ellipsis et sélectionnez Modifier l’Inscription. Dans le menu déroulant Niveau, choisissez Formateur et confirmez votre action avec la touche correspondante.

Si vous inscrivez les utilisateurs avec les fichiers CSV, créez une colonne Niveau et assurez-vous que le niveau des utilisateurs désignés comme formateurs est bien réglé sur Formateur, dans la colonne Niveau, sur la ligne correspondant à chaque utilisateur.

Les formateurs des cours E-Learning sont comptés comme utilisateurs inscrits.

Quand vous assignez des formateurs au cours ILT, ils sont assignés à l’événement ou à la session sans y être inscrits. Vous pouvez associer les formateurs soit à une session soit à un événement :

• Formateur de Session. Si vous assignez un formateur à une session, il ou elle sera automatiquement assigné à tous les événements inclus dans la session, et il ou elle pourra gérer les présences. Si l’option Complétion Session est définie sur Basé sur l'Évaluation, il ou elle pourra définir si les apprenants ont réussi la session. Le formateur pourra créer et mettre à jour le contenu pédagogique du cours. Pour assigner un ou plusieurs formateurs à une session, au moment de la création ou de la mise à jour de l’utilisateur, identifiez-les dans la section Formateurs Session.
• Formateur d’événement. Si vous assignez un formateur à un événement unique dans une session, il ou elle ne pourra gérer les présences que pour l’événement auquel il est assigné, il ou elle n’aura pas le contrôle sur les autres événements de la session. Les formateurs d'événement ne peuvent ni téléverser ni gérer le contenu pédagogique du cours. Pour assigner un ou plusieurs formateurs à l’événement, au moment de la création ou de la mise à jour de l’événement, accéder à l’onglet Détails et enfin Enseignants Événement.

Assigner des Formateurs aux Sessions via CSV

Afin d’assigner des formateurs aux sessions ILT à travers des fichiers CSV, identifiez le cours dans la page de Gestions des Cours, cliquez sur sa description et, une fois dans la page du cours, accédez à l'onglet Sessions. D’ici, cliquez sur la touche plus et sélectionnez l’option Attribuer des Formateurs de Session via CSV.

Dans le panneau Importer Formateurs ILT, faites glisser-déposer le fichier CSV dans l'espace de téléversement ou cliquez sur Rechercher pour rechercher le fichier sur votre appareil. En savoir plus sur les valeurs acceptées concernant les champs des données formateurs.

Pour un téléversement réussi, il est important de créer d'abord un fichier CSV bien formaté. Cliquez sur Télécharger le fichier exemple CSV pour obtenir un exemple de fichier bien formaté. La taille maximum des fichiers CSV que vous pouvez importer sur votre plateforme, pour ajouter des utilisateurs, est de 3 MB.

Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur la section Paramètres Avancés pour voir et configurer les paramètres supplémentaires. Le système identifie automatiquement le Séparateur, nécessaire pour organiser les informations en colonnes. Le séparateur peut être une virgule, un point-virgule ou un autre caractère, selon vos exigences.

Définissez si la première ligne est l’en-tête (si le fichier CSV a une en-tête), et sélectionnez le Charset du Fichier du menu déroulant. Le charset conseillé est UTF-8, qui est un charset standard. Rappelez-vous d’utiliser les guillemets pour délimiter le contenu du texte. Cliquez sur Confirmer pour téléverser le fichier CSV.

 Le système va traiter le fichier CSV et ouvrir la page pour faire correspondre les champs du fichier CSV avec les champs disponibles Docebo.

La section Aperçu affichera un aperçu du fichier CSV tel que lu par le système. Faites glisser-déposer les champs dans la section Champs Docebo sur la gauche pour faire correspondre les champs avec les noms de colonne de votre fichier CSV.

Après avoir mappé les champs, passez en revue toutes les informations présentes sur la page d'import. Avant de procéder, vous pouvez enregistrer les champs que vous avez mappés comme un préréglage, de façon à pouvoir les utiliser pour vos imports CSV futurs. Pour procéder à ces préréglages, dans la section Préréglage, cliquez Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la pop-up, définissez un nom pour le préréglage et cliquez Enregistrer. Quand vous créez un préréglage, vous ne pouvez plus le supprimer, mais vous pouvez l’écraser en cliquant Remplacer le préréglage actuel.

Cliquez sur Importer en bas de la page. Le bouton Importer n’est actif que lorsque tous les champs obligatoires sont mappés (Session ID et Instructor ID). Lisez les informations dans la fenêtre pop-up et cliquez sur Importez Formateurs ILT.

L’importation se fait en arrière-plan. En cas d’erreur, un log est disponible en téléchargement. Pour télécharger ce fichier, accédez au Menu Admin, puis sélectionnez Procédures d’Arrière-Plan. Sélectionnez la tâche à télécharger dans la liste.

Les Power Users ne peuvent assigner aux formateurs que les cours auxquels ils sont eux-mêmes associés. 

Ajouter des Champs Supplémentaires pour l’Inscription

Les champs supplémentaires d’inscription sont des champs supplémentaires qui s'affichent au moment de l'inscription (par exemple lors de la période d'inscription) que les utilisateurs peuvent remplir eux-mêmes lorsqu'ils s'auto-inscrivent à des cours des catalogues ou que les Superadmins et Power Users (ayant des permissions) complètent lorsqu'ils inscrivent des utilisateurs. Selon leur configuration, les champs supplémentaires d'inscription peuvent être obligatoires.

Pour créer des champs supplémentaires d’inscription, accédez à la page Gestion des Cours, puis cliquez sur l’onglet Champs Supplémentaires pour l’Inscription. Sélectionnez le type de champ supplémentaire pour l’inscription que vous souhaitez créer, dans le menu déroulant Ajouter, puis cliquez sur le bouton Créer. Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez la langue du nom du champ, tel qu'il sera présenté aux utilisateurs, puis insérez le nom du champ dans la zone de texte correspondante. Indiquez si vous souhaitez que ce champ supplémentaire d’inscription s’applique à tous les cours, ou bien seulement à une catégorie spécifique de cours. Si vous choisissez d'appliquer le champ à une catégorie de cours, sélectionnez la catégorie en utilisant le menu déroulant.

 Ensuite, indiquez si vous voulez que ce champ soit obligatoire et visible pour l’utilisateur. S’il est obligatoire, l’utilisateur ou le Superadmin/Power User doit remplir le champ supplémentaire d'inscription, au moment de l’inscription. Si vous paramétrez le champ supplémentaire comme obligatoire mais non visible par l’utilisateur, vous devez, en tant que Superadmin (ou Power User avec permissions) remplir les champs supplémentaires au moment de l’inscription des utilisateurs, dans les cours, car ils ne peuvent pas le faire eux-mêmes. Cependant, les utilisateurs auront toujours la possibilité de s’inscrire librement aux cours. Quand les utilisateurs s'auto-inscrivent aux cours en utilisant des codes d'inscription ou des liens pour l'inscription, ils ne doivent pas remplir les champs supplémentaires obligatoires. 

Lors de la création de champs supplémentaires iframe, notez que ces champs sont utilisés pour ouvrir des sites web extérieurs, depuis la page d’inscription au cours, en dehors de la procédure d’inscription. Cliquez ensuite sur Enregistrer les Modifications.

Vous devrez indiquer dans les champs supplémentaires d'inscription, de type déroulant, l'ID interne de la valeur que vous insérez dans la liste d'éléments, et non la valeur elle-même. Cet ID peut être récupéré via l'API. Plus d'informations sur l'API Docebo.

Le nouveau champ apparaîtra dans l'onglet Champs supplémentaires pour l'inscription. Vous pouvez modifier le champ en cliquant sur l'icône stylo et papier ou bien le supprimer en cliquant sur l'icône X, sur la ligne du champ concerné.

Une fois que le champ supplémentaire pour l'inscription est créé, selon sa configuration, les utilisateurs devront le remplir lors de l’inscription dans des cours, depuis des catalogues et/ou les Superadmins (ou Power Users avec des permissions d'inscription aux cours) devront le remplir lors de l'inscription d'utilisateurs à des cours dans lesquels le champ est utilisé. Veuillez noter qu'il n'est pas obligatoire de remplir les champs supplémentaires d’inscription lorsque les utilisateurs s’inscrivent ou sont inscrits à des cours à partir des plans de formation, ou lorsque les utilisateurs sont automatiquement inscrits à des cours d'après les règles définies via l’application Règles d’Inscription.

Si les utilisateurs ont été inscrits et si vous ajoutez un champ supplémentaire d'inscription de type déroulant, après l'inscription, lorsque vous modifiez l'inscription,

• dans des cours E-Learning, le champ supplémentaire sera rempli avec la première option disponible,
• dans les cours ILT, il sera vide.

Lorsque vous procédez aux inscriptions pour les cours E-Learning, assurez-vous que l'option souhaitée est sélectionnée avant d'enregistrer.

Vous pouvez créer jusqu’à 50 champs supplémentaires pour l’inscription sur votre plateforme.

Créer un Champ supplémentaire IFRAME

Pour créer un champ supplémentaire iframe, sélectionnez l’option IFRAME à partir du menu déroulant Type de Champ au moment de la création du champ. Puis entrez le nom du champ, l’URL iframe, la hauteur du iframe, le salt secret et le client OAuth2.

L’URL et la hauteur de l’iframe sont les seules informations obligatoires, mais nous vous suggérons de remplir tous les champs pour une configuration optimale. Cliquez sur Confirmer pour continuer.

Certaines sources de contenu externe peuvent faire l'objet de mécanismes de sécurité. Si tel est le cas, il pourrait vous être demandé d’utiliser un client OAuth que vous avez déjà paramétré, lors d'une étape précédente. Ajoutez un Salt secret pour l'iframe et sélectionnez le Client OAuth depuis le menu déroulant, si nécessaire. En incluant le salt secret, vous ajoutez un checksum aux données, ce qui assure l'intégrité de ces données. Si vous n’ajoutez pas le salt secret, le contenu iframe se lance depuis votre plateforme sans aucun des paramètres supplémentaires qui pourraient être exigés par le fournisseur du contenu. Plus d’information sur le salage (salt secrets).

Veuillez noter que le champ supplémentaire pour l’inscription de type “iframe” ne peut pas être défini comme champ obligatoire.

Inscription et Listes d’Attente

Une fois que les utilisateurs inscrits dans un cours, ou dans une session, ils peuvent se retrouver dans la liste d'attente connexe. En savoir plus sur les listes d’attente.