Attention : une partie du contenu de cet article décrit des fonctionnalités qui seront publiquement disponibles pour tous les clients début décembre 2024. Si vous observez des différences entre votre plateforme et ce qui est décrit dans cet article, merci de vérifier à nouveau à cette date pour voir les mises à jour. En savoir plus sur le cycle de publication.

Attention : une partie du contenu de cet article comprend des détails uniquement disponibles avec la nouvelle page de cours. En tant que Superadmin, vous pouvez activer l’aperçu de nouvelle page de cours uniquement pour vous, la tester, puis l’activer pour tous les utilisateurs. En savoir plus sur la nouvelle page de cours.

Introduction

Les liens d’inscription sont des passerelles numériques qui simplifient le processus d’inscription pour les apprenants et optimisent les tâches d’administration. Généralement incorporés à des sites web, à des e-mails, ou directement à des widgets de la plateforme, ces liens permettent aux apprenants de s’inscrire automatiquement à des cours, sessions et plans de formation en un clic.

Exigences & limitations

• Les liens d’inscription permettent aux apprenants de s’inscrire directement à du contenu conformément à la logique des options suivantes :
  • Visibilité dans les catalogues : le contenu doit être visible dans les catalogues :
    • Paramétrer la visibilité du cours dans les catalogues, cette visibilité affecte également les liens d’inscription aux sessions.
    • Paramétrer la visibilité du plan dans les catalogues.
  • Auto-inscription : les apprenants doivent être en mesure de s’auto-inscrire à des cours. Dans le cas des plans de formation, si certains cours n’autorisent pas les auto-inscriptions, cette restriction est ignorée lors de leur auto-inscription via le plan de formation.
  • Politique d’inscription : si la politique d’inscription au cours est paramétrée sur En attente de la validation de l’administrateur, les apprenants sont redirigés vers la page Mes cours et plans de formation, d’où ils verront qu’une demande d’inscription a été envoyée au Superadmin. Une fois cette demande validée, l’utilisateur peut accéder au cours. Vous pouvez envoyer une notification via l’application Notification pour informer les utilisateurs de l’approbation de leurs requêtes.
  • Quota maximum d’inscription : si les utilisateurs tentent de s’auto-inscrire à un cours à l’aide d’un lien d’inscription une fois le quota maximum atteint, il leur est impossible de le faire à moins que vous n’activiez la liste d’attente du cours.
  • Liste d’attente : si la liste d’attente est activée pour un cours, l’apprenant peut être placé en liste d’attente du cours ou de la session, comme décrit l’article sur les auto-inscriptions et listes d’attente.
• Si le contenu (cours ou plan de formation) est disponible à la vente via E-commerce, en cliquant sur le lien d’inscription, les apprenants n’ayant pas encore acheté le contenu seront redirigés vers la page du contenu sur le catalogue, d’où ils pourront initier le processus d’achat.
• Si vous utilisez des champs d’inscription obligatoires, les apprenants cliquant sur le lien d’inscription seront automatiquement inscrits au cours sans être invités à remplir les champs obligatoires.
• Si vous avez activé l’application Docebo pour SAML dans votre plateforme, le lien d’inscription à des cours ou plans de formation ne fonctionnera pas en l’absence de redirection automatique vers le fournisseur d’identité. Les utilisateurs tentant d’utiliser le lien d’inscription recevront alors un message d’erreur.
• Les liens d’inscription ne sont pas pris en charge par Go.Learn, l’application mobile de Docebo.

Créer un lien d’inscription à un cours

Pour créer un lien d’inscription à un cours, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Ensuite, accédez au Menu admin grâce à l’icône de l’engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-learning, cliquez sur Gestion des cours. Sur la page principale de gestion des cours, trouvez le cours souhaité dans la liste.

Cliquez sur la description du cours pour accéder à l’espace dédié, puis, depuis l’onglet Propriétés, rendez-vous sur l’onglet vertical Options d’inscription.

Dans la section Lien d’inscription, sélectionnez l’option Activer le lien d’inscription pour ce cours. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour terminer la procédure.

Désormais, en tant que Superadmin, vous pouvez partager le lien où vous le souhaitez.

Si un cours dispose d’un lien d’inscription, lorsque des apprenants cliquent sur Partager sur la page du cours, la fenêtre Partager qui s’ouvre montre le champ URL, permettant ainsi de copier-coller librement le lien d’inscription. Lorsque des apprenants cliquent sur le bouton Partager pendant la visualisation d’une leçon ou d’un cours spécifique, ils peuvent sélectionner Lien du cours ou Leçon en cours pour copier et partager le lien souhaité.

Créer un lien d’inscription à une session (Nouveau !)

Les liens d’inscription aux sessions optimisent le processus pour les formations dirigées par des formateurs (ILT). Les apprenants peuvent ainsi s’inscrire en un clic, ce qui simplifie leur expérience et élimine le risque d’inscription aux mauvaises sessions.

Pour générer un lien d’inscription à une session, rendez-vous sur le Menu admin à l’aide de l’icône de l’engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Puis, dans la section E-learning, cliquez sur Gestion des cours.

Sur la page principale de gestion des cours, cliquez sur la description du cours ILT pour accéder à l’espace du cours, puis rendez-vous sur l’onglet Sessions, cliquez sur la description de la session pour laquelle vous souhaitez créer un lien d’inscription, puis rendez-vous sur l’onglet vertical Détails.

Activez l’option Activer le lien d’inscription pour cette session. Cette opération générera automatiquement le lien d’inscription dans le champ URL. Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour le diffuser.

Cliquez sur Enregistrer les modifications pour terminer la procédure.

Notes sur les liens d’inscription à des sessions

• Si l’apprenant n’est pas encore inscrit à un cours, l’utilisation d’un lien d’inscription à une session l’inscrira automatiquement au cours, à moins que la session ne soit indisponible. Dans ce cas, l’apprenant ne sera pas inscrit au cours.
• Les liens d’inscription à des sessions permettent aux utilisateurs de s’inscrire uniquement aux sessions pour lesquels ces liens ont été générés, et leur évitent ainsi de s’inscrire à d’autres ou à plusieurs sessions à la fois.
• Si les apprenants sont déjà inscrits à une autre session du même cours, et que l’option Autoriser les utilisateurs à changer de session (se désinscrire d’une session et s’auto-inscrire à une autre) dans les propriétés du cours est :
  • désactivée : en cliquant sur le lien d’inscription à la session, ils seront automatiquement inscrits à la session associée au lien d’inscription et désinscrits de la session à laquelle ils étaient précédemment inscrits.
  • activée : en cliquant sur le lien d’inscription à la session, ils auront la possibilité de sélectionner la session à laquelle ils préfèrent s’inscrire.

Créer un lien d’inscription à un plan de formation

Pour générer un lien d’inscription à un plan de formation, rendez-vous sur le Menu admin, puis sélectionnez l’option Plans de formation dans la section E-learning. Sur la page Plans de formation, identifiez le plan pour lequel vous souhaitez générer le lien d’inscription, survolez la fin de la ligne concernée avec le pointeur de votre souris, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Modifier.

Depuis l’onglet Propriétés, rendez-vous sur l’onglet vertical Options d’inscription et sélectionnez l’option Activer le lien d’inscription pour ce plan de formation. Cette opération générera automatiquement le lien d’inscription dans le champ URL. Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour le diffuser.

Cliquez sur Enregistrer les modifications pour terminer la procédure.

Si un plan de formation dispose déjà d’un lien d’inscription, lorsque les apprenants cliquent sur Partager sur la page du plan, la fenêtre Partager qui s’ouvre affiche le champ URL permettant de copier-coller librement le lien d’inscription.

Liens d’inscription pour le contenu de catalogues publics

Lors de l’utilisation de liens d’inscription, vous pouvez choisir de les appliquer aux cours et plans de formation disponibles dans des catalogues publics, ou d’autoriser les apprenants à ne les utiliser que pour les cours et plans de formations figurant au sein des catalogues sur lesquels ils disposent d’une visibilité.

Par défaut, les liens d’inscription ne sont pas utilisables pour le contenu de catalogues publics. Pour modifier ce paramètre, accédez au Menu admin grâce à l’icône de l’engrenage dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez l’option Paramètres avancés dans la section Paramètres.

Accédez à l’onglet Options avancées et rendez-vous à la section Liens d’inscription, puis sélectionnez l’option permettant d’inscrire des apprenants au contenu de catalogues publics à l’aide de liens.