Introduction

Les champs supplémentaires d’inscription sont des informations supplémentaires qui sont demandées à l’apprenant au moment de l’inscription à un cours afin de recueillir des informations plus détaillées qui peuvent être nécessaires pour votre entreprise. Les champs supplémentaires d’inscription peuvent varier en fonction du contexte de l’inscription. 

De manière générale, l’objectif des champs supplémentaires d’inscription est de recueillir des informations plus spécifiques et pertinentes sur les personnes qui s’inscrivent en allant plus loin que les informations de base requises à des fins d'identification. Ces informations supplémentaires peuvent être utilisées pour personnaliser l’apprentissage, mieux comprendre les attentes ou besoins de l’apprenant et s’assurer que votre entreprise est conforme aux lois et règlements en vigueur. 

En fonction des paramètres des champs supplémentaires, ceux-ci peuvent être remplis par les apprenants lorsqu’ils s’inscrivent eux-mêmes à un cours depuis les catalogues ou par les Superadmins et Power Users (ayant les autorisations) lorsqu’ils inscrivent des utilisateurs depuis l’espace de Gestion des Cours. En fonction de la configuration, les champs supplémentaires d’inscription peuvent être obligatoires et/ou visibles pour les apprenants. 

Créer des Champs Supplémentaires d’Inscription

Pour créer des champs supplémentaires d’inscription, connectez-vous en tant que Superadmin ou Power User, et accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage. Accédez à la page Gestion des Cours dans la section E-Learning puis cliquez sur l’onglet Champs Supplémentaires Inscription.

Sélectionnez le type de champ supplémentaire d’inscription que vous souhaitez créer, dans le menu déroulant Ajouter, puis cliquez sur le bouton Créer. Les options possibles sont date, champ déroulant (jusqu’à 300 éléments), champ texte, iframe et champ texte libre. 

Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez la langue du nom du champ, tel qu'il sera présenté aux utilisateurs, puis insérez le nom du champ dans la zone de texte correspondante. Vous devez obligatoirement configurer le nom du champ dans la langue par défaut de la plateforme. Indiquez si vous souhaitez que ce champ supplémentaire d’inscription s’applique à tous les cours, ou bien seulement à une catégorie spécifique de cours. Si vous choisissez d'appliquer le champ à une catégorie de cours, sélectionnez la catégorie en utilisant le menu déroulant.

Ensuite, indiquez si vous voulez que ce champ soit obligatoire et visible pour l’utilisateur. S’il est obligatoire, l’utilisateur ou le Superadmin/Power User doit remplir le champ supplémentaire d'inscription, au moment de l’inscription. Si vous paramétrez le champ supplémentaire comme obligatoire mais non visible par l’utilisateur, vous devez, en tant que Superadmin (ou Power User avec permissions) remplir les champs supplémentaires au moment de l’inscription des utilisateurs, dans les cours, car ils ne peuvent pas le faire eux-mêmes. Cependant, les utilisateurs auront toujours la possibilité de s’inscrire librement aux cours. 

Cliquez sur Enregistrer les modifications pour terminer la procédure de création.

Le nouveau champ est répertorié sur l'ongle Champs Supplémentaires Inscription. Vous pouvez modifier le champ en cliquant sur l'icône stylo et papier ou le supprimer en cliquant sur l'icône X de la ligne correspondante. 

A noter : vous pouvez créer jusqu'à 50 champs supplémentaires d'inscription sur votre plateforme. 

Règles Générales sur les Champs Supplémentaires d’Inscription 

• Lorsque les utilisateurs s'inscrivent aux cours à l'aide de codes d'inscription  ou de liens d'inscription, il ne sont pas obligés de remplir les champs supplémentaires inscription obligatoires.
• Les champs supplémentaires d'inscription ne sont pas demandés lorsque les utilisateurs s'inscrivent ou sont inscrits aux cours depuis les plans de formation ou de manière automatique selon les règles définies dans l'application Règles d'Inscription. 
• Les menus déroulants de champs supplémentaires d'inscription nécessitent l'ajout de l'ID interne de la valeur que vous insérez dans la liste et non la valeur elle-même. L'ID peut être récupéré via API. Plus d'informations sur les API Docebo. 
• Il n'est pas recommandé d'inscrire des utilisateurs à plusieurs cours e-learning ou ILT (formation dirigée par un formateur) appartenant à des catégories attribuées à différents champs supplémentaires obligatoires, car cela peut affecter le traitement de l'inscription. Cela s'applique aussi bien aux inscriptions massives effectuées à partir de l'espace e de Gestion des Cours qu'à l'aide du menu Gestion des places.

Créer des Champs Supplémenaires d’Inscription Iframe

Les champs supplémentaires d’inscription iframe sont utilisés pour ouvrir des sites externes sur la page d’inscription et non durant la procédure d’inscription. 

Pour créer un champ supplémentaire iframe, sélectionnez le type de champ supplémentaire IFRAME depuis le menu déroulant Ajouter et cliquez sur Confirmer. 

Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez la langue du champ, c'est-à-dire la manière dont il sera présenté aux utilisateurs, puis entrez le nom du champ. Définissez l'URL de l'Iframe et sa hauteur.

Certaines sources de contenu externe peuvent faire l'objet de mécanismes de sécurité. Si tel est le cas, il pourrait vous être demandé d’utiliser un client OAuth. Ajoutez un Salt secret pour l'iframe et sélectionnez le Client OAuth depuis le menu déroulant, si nécessaire. En incluant le salt secret, vous ajoutez un checksum aux données, ce qui assure l'intégrité de ces données. Si vous n’ajoutez pas le salt secret, le contenu iframe se lance depuis votre plateforme sans aucun des paramètres supplémentaires qui pourraient être exigés par le fournisseur du contenu. Plus d’informations sur le salage (salt secrets)(s'ouvre dans un nouvel onglet).

A noter : le champ supplémentaire pour l’inscription de type “iframe” ne peut pas être défini comme champ obligatoire.

Nouveaux Champs Supplémentaires d’Inscription pour les Utilisateurs Inscrits

Vous pouvez ajouter de nouveaux champs supplémentaires d’inscription après que les apprenants se sont déjà inscrits au cours. 

Si le nouveau champ supplémentaire d’inscription n’est pas visible pour les apprenants, alors il ne leur sera pas demandé de le remplir à leur connexion à la page du cours mais les Superadmins et les Power Users pourront le faire en modifiant l’inscription. Cette règle s’applique à la fois aux champs obligatoires et non-obligatoires. 

Si le nouveau champ est un menu déroulant, alors lorsque vous modifiez l’inscription depuis l’espace de Gestion des Cours : 

• pour les cours e-learning, le champ supplémentaire sera rempli avec la première option disponible (assurez-vous que l'option souhaitée soit sélectionnée avant d'enregistrer)
• pour les cours ILT, le champ supplémentaire sera vide et vous devrez le remplir.