Créer et gérer des cours e-learning

Introduction

L'objectif principal de votre plateforme est de vous aider à créer et à gérer le contenu des cours, du contenu pédagogique à la disposition et à la configuration. Les cours e-learning se déroulent intégralement en ligne, n'impliquent pas de formateurs, et ne contraignent pas les apprenants à être présents au même moment, au même endroit.

Cet article est un guide à la création et à la gestion des cours e-learning. Sur la page de gestion des Cours, vous trouverez de plus amples informations sur la manière d’envoyer l’URL des cours aux apprenants et sur les cours retirés. Consultez notre l’introduction sur la gestion des cours dans notre base de connaissances.

Référez-vous à l’article sur la gestion des cours ILT et VILT pour plus d’informations sur la gestion des cours en présentiel et des webinaires.

Créer un cours e-learning

Pour créer un cours e-learning, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page de gestion des Cours et sélectionnez Nouveau cours. Dans le panneau coulissant, sélectionnez le type E-learning, puis remplissez les champs suivants :

• Code : si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer un code au cours. Il est possible d’utiliser le même code pour plusieurs cours, mais nous conseillons d’utiliser des codes uniques. Si vous choisissez un code déjà attribué à un autre cours, un message d’alerte vous informera que le code est déjà utilisé, mais rien ne vous empêchera de l’utiliser. Veuillez noter que :
  • Si l’application Extended enterprise est activée sur votre plateforme, lorsqu’un Power User tente de définir un code déjà utilisé dans un autre domaine de votre entreprise étendue, le système n’affichera pas le message d’avertissement afin de ne pas divulguer la structure des données de cours des différents domaines.
  • Le fait de modifier le code d’un cours n’affectera pas les inscriptions actuelles. Le nouveau code sera visible à travers la plateforme, à l’exception des certificats PDF déjà délivrés (si le code du cours y est imprimé).
• Titre : choisissez un nom de cours simple et facile à comprendre. Les apprenants doivent pouvoir en comprendre instantanément le sujet. Pour des raisons de sécurité, le titre du cours est vérifié conformément aux directives de l'OWASP (s'ouvre dans un nouvel onglet) et épuré, afin d'éviter l'injection de code malveillant. Assurez-vous qu’il n’est pas uniquement composé de caractères spéciaux, car ceux-ci sont susceptibles de corrompre le format de l’URL du plan de formation.
• Description : la description du cours aide les apprenants à mieux comprendre ce qu’ils vont y apprendre. Vous pouvez la personnaliser grâce aux options à disposition et rajouter des liens, images et vidéos. Veuillez également noter que :
  • Lorsque vous insérez des vidéos et des liens, vous ne pouvez utiliser que les URL répertoriées dans le menu Paramètres avancés, onglet E-learning, section Liste d'autorisation des iframes.
  • Les URL de la liste d’autorisation n’acceptent pas les caractères génériques tels que les caractères de substitution (*).
  • Si vous téléversez des images, leur nom de fichier ne peut pas contenir de caractères spéciaux.
  • Cliquez sur Code view (vue du code) dans la barre d’outils du champ Description pour la visualiser au format HTML. Si vous modifiez la description avec ce mode, cliquez à nouveau sur Code view pour confirmer vos modifications avant de sélectionner Enregistrer les modifications. Dans le cas contraire, vos changements ne seront pas enregistrés.

Astuce accessibilité : lorsque vous ajoutez des images à la description du cours, saisissez un texte alternatif en cliquant sur l'image, puis sur Alternative text. Le texte alternatif décrit l’image lorsqu’elle ne peut pas être visualisée pour une raison quelconque, ce qui permet aux utilisateurs souffrant de déficiences visuelles de comprendre le contexte.

• Compétences: vous pouvez associer manuellement des compétences à votre cours, laisser l’algorithme de la plateforme le faire ou combiner les deux. Vous pouvez en savoir plus sur la gestion des compétences.
• Catégorie : affecte le cours à une catégorie.

À noter : la langue définie dans votre profil au moment de la création du cours est considérée comme la langue par défaut pour le titre et la description du cours. Vous pouvez traduire ces champs dans les langues activées sur la plateforme à partir des propriétés du cours, sur l’onglet Résumé et langues.

Si la plateforme impose des champs supplémentaires obligatoires pour les cours, vous devez remplir ces champs, dans l’onglet Informations supplémentaires du panneau droit. En l’absence de ces informations, vous ne pourrez pas créer le cours.

Cliquez sur Créer et modifier pour créer votre cours sur la plateforme et commencer à le configurer.

Depuis le 12 novembre 2019, lors de la création d’un cours, la plateforme calcule automatiquement un identifiant alphanumérique unique, en plus du code de cours existant. Cet identifiant ne peut pas être modifié et sera également calculé pour les cours créés avant le 12 novembre 2019, mais uniquement lors de leur mise à jour. Cet identifiant unique facilite l’identification des cours dans différentes sections de la plateforme et dans la recherche globale.

Configurer les propriétés des cours

Une fois le cours créé, passez à l’onglet Propriétés pour les configurer.

Ajouter du contenu pédagogique et des widgets de cours

Passez à l’onglet Contenu pédagogique pour ajouter des ressources avant l’inscription des apprenants au cours. Sur cet espace, vous pouvez ajouter et gérer du contenu pédagogique et configurer la mise en page de votre cours sur la plateforme. Le contenu pédagogique sera commun à toutes les sessions. Pour en ajouter un nouveau, cliquez sur Ajouter contenu pédagogique et choisissez le type de contenu que vous souhaitez téléverser.

Vous pouvez également organiser le contenu pédagogique dans des dossiers. Ces derniers sont très utiles pour organiser votre contenu par thème ou par chapitre. Le dossier principal prendra le nom du cours. Cliquez sur Nouveau dossier dans le menu déroulant pour créer un nouveau dossier.

Saisissez un nom et enregistrez vos modifications. Une fois créé, vous pouvez supprimer le dossier ou le modifier. Dans l’espace du contenu pédagogique, cliquez sur le menu en face du dossier et sélectionnez l’option souhaitée. Si vous essayez de supprimer un dossier qui contient du contenu pédagogique, le système vous demandera si vous souhaitez signaler le cours comme terminé pour les utilisateurs qui auraient terminé tous les autres contenus pédagogiques du cours.

Vous pouvez modifier l’ordre des dossiers en les déplaçant jusqu’à la position souhaitée. Pour ajouter un sous-dossier, sélectionnez le dossier de destination et créez un nouveau dossier à l’intérieur de ce dossier selon les mêmes étapes décrites précédemment. Nous vous suggérons de ne pas aller trop loin dans la hiérarchie afin de ne pas perturber les utilisateurs dans leur navigation. Pour attribuer un contenu pédagogique à un dossier, faites-le glisser dans l’espace Dossiers à gauche.

En savoir plus sur les types de contenu pédagogique disponibles sur la plateforme et comment les gérer.

Vous avez également la possibilité d'importer du contenu pédagogique depuis le Dépôt central, tel que décrit dans le chapitre Ajouter un contenu pédagogique du Dépôt central à un cours de notre article de la base de connaissances concernant le Dépôt central.

Cliquez sur Ajouter des widgets au cours pour ajouter des espaces spécifiques à la page du cours et donner ainsi des informations supplémentaires aux apprenants sur le cours (par exemple le nom du formateur, des fichiers relatifs à la session, du contenu iFrame). Ils bénéficieront ainsi d’une expérience rendue plus interactive grâce à des commentaires, des forums et des sections de questions et réponses. En savoir plus sur les widgets des cours.

Inscription des utilisateurs

Accédez à l’onglet Inscriptions pour inscrire les utilisateurs au cours et gérer les inscriptions et listes d’attente.

Rapports

A partir de l’onglet Rapport, vous pouvez voir le rapport de cours, consulter la progression du cours et les statistiques des utilisateurs et du contenu pédagogique, et vérifier les exercices des apprenants. 

Attribuer un cours à des catalogues, plans de formation et chaînes

Vous pouvez associer des cours à des catalogues, plans de formation et chaînes ou les en retirer directement depuis l’espace de modification du cours. Cliquez sur les points de suspension dans l’angle supérieur droit de la page et sélectionnez Ajouter aux plans de formation, Ajouter aux catalogues ou Ajouter aux chaînes. Faites votre sélection dans le panneau de droite et cliquez sur Confirmer.

Les cours associés à des catalogues, plans de formation et chaînes sont disponibles dans les onglets correspondants lorsque vous êtes en mode modification du cours. Depuis ces onglets, vous pouvez consulter les associations déjà effectuées pour le cours sélectionné (si disponible) et supprimer des assignations existantes.  Pour cela, cliquez sur les points de suspension en face de chaque cours et sélectionnez Retirer.

À noter : quand vous modifiez un cours en tant que Power User, votre visibilité est limitée aux catalogues et plans de formation pour lesquels vous disposez de droits de modification.

Publier un cours

Les cours créés se voient automatiquement attribuer le statut En maintenance, indiquant ainsi qu’ils ne peuvent pas être visualisés par les apprenants. Lorsqu’ils peuvent être rendus visibles, modifiez leur statut sur Publié grâce au menu déroulant de statut en bas de la page du cours. Sélectionnez ensuite Enregistrer les modifications pour confirmer.

Alternativement, depuis la page de gestion des Cours, passez du statut En maintenance à Publié en utilisant le bouton associé dans la colonne du même nom. Enfin, vous avez la possibilité de modifier le statut de plusieurs cours en même temps en cochant les cases figurant sur chaque ligne concernée, puis en utilisant le bouton Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page. Sélectionnez ensuite l’option Modifier le statut avant de faire votre choix (Publié ou En maintenance).

Dupliquer un cours e-learning

Pour dupliquer un cours e-learning, accédez à la page de gestion des cours depuis l’élément Contenu et diffusion (dossier) duMenu de navigtion. Repérez le cours dans la liste, puis appuyez sur les points de suspension au bout de la ligne et sélectionnez Dupliquer.

Dans le panneau de droite, utilisez le champ de texte correspondant pour définir le titre du nouveau cours.

Dans la section Options, choisissez entre :

• Dupliquer le contenu pédagogique du cours principal. Vous ne pouvez pas dupliquer un cours déjà disponible dans plusieurs langues si cette option est sélectionnée. Un message vous en informera le cas échéant.
• Copier les widgets du cours source. Lors de la duplication de widgets, leurs paramètres sont rétablis à leurs valeurs par défaut dans le nouveau cours. Veillez à les reconfigurer comme dans le cours source si nécessaire.
• Inscrire les utilisateurs du cours principal dans le nouveau cours. Lorsque des Power Users (disposant des droits nécessaires) dupliquent un cours et choisissent de dupliquer les inscriptions du cours principal, seules les inscriptions des utilisateurs qu’ils gèrent sur le moment sont dupliquées. Si vous sélectionnez cette option seule ou avec l’option Copier les widgets, vous pouvez dupliquer jusqu'à 3 000 inscriptions. Toutefois, si vous combinez cette option avec l’option Dupliquer le matériel de formation ou si vous sélectionnez les trois options simultanément, la limite de duplication peut être inférieure.

Si des champs supplémentaires obligatoires ont été définis sur la plateforme, l’onglet Informations supplémentaires s’affiche également dans le panneau de droite. Vous devrez remplir les champs supplémentaires obligatoires du cours pour pouvoir le dupliquer. Vous pouvez conserver les données supplémentaires du cours principal ou définir de nouvelles valeurs.

Une fois terminé, appuyez sur Confirmer. Le nouveau cours figurera sur la page de gestion des cours.

Lorsque vous dupliquez un cours :

• Les champs supplémentaires non obligatoires des cours et les champs supplémentaires d’inscription ne sont pas dupliqués.
• Lorsque des Power Users dupliquent un cours, les associations aux catalogues ne sont dupliquées que si ces derniers sont assignés en tant que ressources et si le Power User dispose des droits Cours / Afficher, Cours / Modifier, Catalogues de cours / Afficher, et Catalogues de cours / Modifier.
• Lorsque des Superadmins dupliquent un cours, les associations aux catalogues ne sont pas dupliquées.
• Les associations à des plans de formation ne sont pas dupliquées.

Si vous sélectionnez l’option de duplication du contenu pédagogique, toute modification apportée au contenu pédagogique dupliqué sera traitée comme suit :

• SCORM, xAPI (anciennement Tin Can API) et diapositives (du convertisseur Slides) : si vous modifiez le contenu d’un contenu pédagogique dupliqué, il sera également modifié dans le cours source, et inversement. Veuillez noter que les modifications apportées aux détails du contenu pédagogique (tels que le titre et la description) ne s’appliquent qu’au cours sur lequel vous effectuez des modifications. Si vous supprimez le contenu pédagogique du cours source, il ne sera pas supprimé du cours copié, et inversement.
• AICC, page HTML, enquête, test, LTI, vidéo YouTube et exercice : si vous modifiez le contenu pédagogique copié, les modifications ne seront visibles que dans celui-ci.
• Fichiers vidéo: si vous modifiez la copie du contenu pédagogique, la plateforme créera un nouveau fichier et vous ne pourrez modifier que le fichier associé au cours copié.

Supprimer un cours e-learning

Pour supprimer un cours de la plateforme, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du cours et choisissez Supprimer. Quand un cours est supprimé de la plateforme, toutes ses informations de suivi sont perdues, ainsi que son contenu pédagogique téléchargé sur la plateforme si celui-ci n’est pas également disponible dans le Dépôt central.

Si des inscriptions ont été archivées, elles seront définitivement supprimées une fois le cours lui-même supprimé. 

Une fois supprimé, le cours disparaît également des catalogues, des certifications, des chaînes et des plans d’abonnement auxquels il est associé.

Le cours sera également supprimé de tout plan de formation auquel il appartient, en même temps que toutes condition prérequise associée. Si le cours est le dernier obligatoire d’un plan de formation, son statut passera de Publié à En maintenance. En outre si ce cours obligatoire était le dernier que des apprenants devait achever pour terminer le plan de formation, leur statut d'inscription passera de En cours à Terminé.

Si un cours est associé à des Conditions basées sur le Statut d’inscription (régissant le remplissage des groupes automatiques), vous ne pourrez pas le supprimer. Il vous faudra d’abord le retirer de la condition du ou des groupes auxquels il est associé.

Vue de l'apprenant

Quand la configuration du cours est terminée, cliquez sur Vue apprenant pour visualiser le cours tel qu’il sera affiché pour les apprenants après inscription.

À noter : quand un Superadmin ou un Power User clique sur Vue apprenant, il est automatiquement inscrit au cours.

Notifications

Vérifiez que l'application Notifications est bien active sur votre plateforme. Cela vous permet de vous assurer que vos utilisateurs et managers sont immédiatement avertis de certains événements et que vous avez bien créé et configuré les notifications adéquates.

Notes concernant les notifications

• Les utilisateurs et les managers ne recevront de notifications que si l’application Notification est activée sur la plateforme et si vous, en tant que Superadmin, avez correctement configuré la notification correspondante.
• Les utilisateurs, Power Users et Superadmins inscrits à un cours en tant qu'apprenants, recevront des notifications en tant qu'apprenants, quel que soit leurs autres niveaux d'accès. Cela peut entraîner la réception de notifications dupliquées ou similaires sur un seul et même sujet.