Gérer l’application Certifications et reconversion

Introduction

Les certifications valident les compétences et connaissances des utilisateurs, et aident les organisations à veiller à la conformité des formations au fil du temps.

Vous pouvez créer et gérer des programmes de certification, configurer les paramètres d’expiration et de renouvellement, attribuer automatiquement des certifications via des cours, des plans de formation ou des activités de formation externes, et également attribuer manuellement des certifications aux utilisateurs. Les apprenants, quant à eux, peuvent suivre les certifications obtenues, en consulter les dates d’expiration et renouveler ces certifications si nécessaire. 

Cet article décrit comment créer et gérer des programmes de certification. Pour dévouvrir comment les apprenants interagissent avec les certifications, consultez l’article Certificats et certifications du guide de l’apprenant.

Activer l’application

Activez l’application Certifications et reconversion comme décrit dans l’article Gérer les applications et fonctionnalités de la base de connaissances. L’application figure dans l’onglet vertical Docebo additional features, accessible en cliquant sur Ajouter de nouvelles applications depuis le Menu admin.

Gérer les certifications

Une fois l’application activée, vous pouvez la gérer en accédant à la section Certifications et reconversion sous Contenu et diffusion (dossier). Vous pourrez alors créer une nouvelle certification avec une période de validité spécifique ou consulter les certifications que vous avez créées.

Pour chaque certification que vous avez créée, vous verrez le code, le nom, la description, la date d’expiration, à qui elle est attribuée et à quels cours ou plans de formation elle est assignée, et vous pourrez rapidement la modifier ou la supprimer. En cliquant sur l’icône du stylo, vous pouvez modifier le nom, le code, la description et la date d’expiration de la certification.

En supprimant une certification en utilisant l’icône croix rouge dans sa ligne, vous supprimerez également toute relation entre la certification et les utilisateurs attribués ainsi que les cours et plans de formation assignés, et votre plateforme supprimera toutes les données de suivi pour cette certification. Pour cette raison, nous vous recommandons d’éviter cette opération.

Créer une certification

Pour créer une nouvelle certification, accédez à la section Certifications et reconversion dans le menu Contenu et diffusion (icône dossier). Dans la partie supérieure de la page suivante, cliquez sur le bouton Nouvelle certification. Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez un nom (obligatoire) ainsi qu’un code et une description (tous deux facultatifs) pour la certification.

Options d’expiration et de renouvellement des certifications

Utilisez la section Expiration pour définir si la certification a une période de validité en saisissant le nombre de jours, semaines, mois ou années, puis en sélectionnant l’unité de temps dans le menu déroulant. Réglez ce champ sur zéro pour lui attribuer une validité illimitée dans le temps.

Les utilisateurs peuvent renouveler leur certification à tout moment, qu’elle ait expiré ou non, tant que leur statut dans le cours décernant la certification est Terminé et que la certification est configurée de manière à autoriser les renouvellements. Chaque renouvellement archivera l’instance actuelle et réinscrira l’apprenant - ce qui peut se produire plusieurs fois.

Utilisez l’option Autoriser les utilisateurs à reprendre le même cours ou plan de formation pour renouveler leur certification. Le suivi préalable de chaque utilisateur sera réinitialisé dès le renouvellement de la certification pour permettre aux utilisateurs de repasser le même cours ou plan de formation afin de renouveler la certification. En outre :

• Si cette option est désactivée, les apprenants ne pourront renouveler leur certification qu’en terminant les cours et/ou les plans de formation encore inachevés et liés à la certification. S’ils ont déjà terminé tous les cours et/ou plans de formation disponibles pour le renouvellement, le bouton Renouveler maintenant ne sera pas affiché dans la section Certification de la page Mes activités,
• Si les utilisateurs choisissent de terminer le processus de renouvellement avant que leur certification n’expire, leur date d’achèvement précédente sera conservée comme archivée dans les rapports Utilisateurs - Certifications, Certifications - Utilisateurs, ainsi que les nouveaux et anciens rapports personnalisés.
• Si les utilisateurs renouvellent leur certification, leur inscription au cours sera archivée et ils seront réinscrits. Dans ce cas, la notification Utilisateur inscrit à un cours sera renvoyée.
• Pour les cours ILT, lorsque les apprenants choisissent de renouveler leur certification en utilisant le même cours, ils sont désinscrits de leur session actuelle, leur inscription est archivée, puis ils sont réinscrits au cours.
• Les cours et plans de formation dont le statut est En maintenance ne sont pas éligibles pour le renouvellement de la certification, et ne figurent donc pas comme étant disponibles pour la sélection lors du processus de renouvellement.

Assigner des cours et des plans de formation aux certifications

Une fois la certification créée, vous devez lui assigner des cours et des plans de formation, afin que les apprenants puissent l’obtenir en terminant les cours et plans de formation concernés. Dans la ligne de la certification sur la page principale Certifications et reconversion, sélectionnez l’élément dans la colonne Assigner. Sur la page suivante, cliquez sur le bouton Attribuer des éléments dans la partie supérieure de la page.

Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les cours et plans de formation que vous souhaitez assigner. Une fois terminé, cliquez sur Confirmer. Veuillez noter que si vous choisissez plus d’un cours, la certification sera délivrée lorsqu’un des cours ou plans de formation sera terminé, et non pas après l’achèvement de tous les cours ou plans de formation assignés. 

Vous pouvez également assigner un cours à une certification dans l’espace des Propriétés du cours. Pour ce faire, accédez à la page de gestion des Cours dans le menu Contenu et diffusion. Repérez le cours auquel vous souhaitez assigner la certification, puis cliquez sur sa description. Dans l’onglet Propriétés, cliquez sur Paramètres avancés puis sur Certifications et reconversion. Ensuite, cliquez sur le bouton plus et sélectionnez la certification dans le panneau de droite. Cliquez sur Enregistrer les modifications une fois terminé.

Une autre façon d’assigner une certification à un plan de formation se trouve sur la page des Plans de formation. Une fois sur la page permettant de consulter les plans de formation dans votre plateforme, choisissez-en un dans la liste, puis sélectionnez Modifier. Dans la fenêtre Modifier qui s’ouvre, sélectionnez la certification dans le menu déroulant Certifications et reconversion de l’onglet Paramètres. Cliquez sur Confirmer une fois terminé.

Remarques sur l’affectation de cours et de plans de formation

• Si vous attribuez une certification à un cours ou à un plan de formation déjà assigné à certains utilisateurs, la certification ne sera attribuée qu’aux utilisateurs terminant le cours ou le plan de formation après que la certification lui ait été assignée. Les utilisateurs ayant déjà terminé le cours ou le plan de formation ne recevront pas la certification rétroactivement.
• Les utilisateurs ne peuvent pas renouveler leurs certifications si la période de validité du cours est terminée. Rappelez-vous que les jours de validité des plans de formation ont la priorité sur les jours de validité définis pour les cours qui les composent. Si la période de validité du plan de formation a expiré alors que celle du cours est encore valide, le renouvellement de la certification ne sera pas possible. 

Assigner des activités de formation externes aux certifications

Pour attribuer une certification à une activité de formation externe, vous devez le faire depuis la section Administration de la formation de votre plateforme. Accédez à la Gestion des formations externes depuis la section Administration de la formation, sous Configuration (clé à molette). Dans la partie supérieure de la page suivante, cliquez sur le bouton Rapporter nouvelle activité de formation.

Dans la fenêtre contextuelle ouverte lors de la création de l’activité, sélectionnez une certification dans le menu déroulant. Une fois l’activité créée, cliquez sur Confirmer. 

N’oubliez pas que la Date d’achèvement indiquée dans le rapport de formation externe sera utilisée comme Date d’émission sur la certification.

En savoir plus sur la création et la gestion des activités de formation externes.

Attribuer manuellement des certifications aux utilisateurs

Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des certifications de trois façons : en terminant les cours ou plans de formation assignés à une certification, en terminant une activité de formation externe assignée à une certification, ou par le Superadmin (manuellement ou via des fichiers CSV). Pour les deux premières options, une fois qu’un utilisateur a terminé une activité (sur la plateforme ou avec l’application de formation externe) assignée à la certification, cette dernière lui sera automatiquement attribuée par la plateforme.

Pour voir les utilisateurs auxquels la certification a déjà été attribuée, cliquez sur l’icône dans la colonne Attribuée à de la certification sur la page principale de gestion des certifications. Sur la page Utilisateurs primés, vous verrez la liste des individus ayant reçu la certification.

Chaque ligne affiche le nom d’utilisateur, le prénom et nom, la date à laquelle la certification a été émise, dans combien de jours l’apprenant doit renouveler la certification, ainsi que la date d’expiration de la certification. En cliquant sur l’icône du menu sur la ligne de chaque utilisateur, vous pouvez modifier les détails relatifs à la certification et à l’utilisateur, ou vous pouvez lui retirer la certification.

En cliquant sur l’élément modifier dans le menu d’un utilisateur, vous pouvez changer la date d’émission ou d’expiration de la certification, indiquer que la certification est toujours valide pour cet utilisateur, et modifier le type d’association (attribuée manuellement, achèvement du cours/plan de formation, ou achèvement d’une activité de formation externe). Une fois terminé, cliquez sur Confirmer.

Pour attribuer manuellement une certification à un utilisateur, cliquez sur le bouton Utilisateurs primés (Attribuer à des utilisateurs) en haut de la page. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les utilisateurs, groupes et branches auxquels vous souhaitez décerner la certification, puis cliquez sur Suivant. Ensuite, définissez la date d’émission et la date d’expiration, ou sélectionnez l’option Toujours valide (Validité illimitée) pour que la certification n’expire pas pour les utilisateurs sélectionnés. L’heure des dates d’émission et d’expiration est réglée à minuit UTC à la date sélectionnée, puis convertie selon le fuseau horaire de l’utilisateur qui les saisit. Par exemple, si vous attribuez manuellement une certification à 8h00 le 4 septembre 2025 sur le fuseau horaire UTC-09:00, la date d’émission de la certification sera le 3 septembre 2025.

Ensuite, sélectionnez le type d’association : attribuée manuellement, achèvement du cours/plan de formation, ou activité de formation externe. Si vous sélectionnez cette option, vous devez insérer l’activité de formation externe achevée. Cliquez sur Confirmer une fois que vous avez terminé.

Si vous avez activé les certifications externes pour une utilisation avec Docebo Connect pour Credly ou Docebo Connect pour Accredible dans la section Connect des Paramètres avancés de la plateforme (onglet Options avancées), la section Type d’association affichera également l’option Certification externe. Si vous cochez celle-ci, un menu déroulant intitulé Source apparaitra pour vous permettre de sélectionner le fournisseur de la certification (vous pouvez répéter ce processus pour en ajouter plusieurs) et d’ajouter le lien externe vers la certification dans le champ de texte qui s’affichera. Cliquez sur le bouton Confirmer pour finaliser l’attribution de la certification.

Cette opération fera l’objet d’une procédure d’arrière-plan si le nombre d’utilisateurs attribués dépasse 100.

Attribuer des certifications aux utilisateurs via CSV

Pour attribuer des certifications aux utilisateurs via des fichiers CSV, cliquez sur le bouton Importer les enregistrements de certification via CSV en haut de la page. Sur la nouvelle page, cliquez sur Téléverser le fichier et sélectionnez le fichier CSV depuis votre appareil.

Pour un téléversement réussi, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Reportez-vous au tableau suivant pour consulter les valeurs acceptées.

Nous vous recommandons de conserver les paramètres des sections Choisir le séparateur et Charset du fichier tels quels, sauf si vous devez les configurer en fonction du fichier que vous téléchargez.

L’option Considérer la copie des certifications comme renouvellement de la certification est utilisée pour gérer les fichiers CSV contenant des doublons de certification sous forme de lignes dupliquées dans le même fichier CSV.

• Désactivez cette option pour empêcher l’importation de doublons de certification (dans ce cas, un message d’erreur sera affiché).
• Activez cette option pour gérer les doublons en important uniquement la dernière ligne dupliquée dans le fichier. Aucune vérification de date n’est effectuée par la procédure d’importation. La plateforme renouvellera les certifications en archivant la certification existante de l’utilisateur et en en délivrant une nouvelle au lieu de mettre à jour l’enregistrement de certification existant. Si vous avez configuré la notification La certification a été délivrée, elle sera déclenchée pour la certification renouvelée.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant. Sur la page suivante, utilisez les menus déroulants pour faire correspondre les noms de colonnes aux colonnes du fichier importé. Ensuite, cliquez sur Suivant. L’importation sera exécutée dans le cadre d’une procédure d’arrière-plan, quel que soit le volume de données à importer. Les utilisateurs nouvellement primés apparaîtront désormais également dans la liste de la page Utilisateurs primés .

Notes sur les dates 

Veuillez tenir compte des points suivants lors de l’attribution de certifications à l’aide de fichiers CSV :

• La fonctionnalité d’importation de CSV stocke toujours la date et l’heure au format UTC, et les convertit selon le fuseau horaire de l’utilisateur lors de l’affichage.
• L’attribution de certifications via CSV nécessite que le format de la date soit le suivant : AAAA-MM-JJ (avec des tirets [–] au lieu de barres obliques [//]). Microsoft Excel reformate souvent les données selon le modèle MM/JJ/AA. Veuillez donc vérifier avant de téléverser le fichier sur la plateforme.
• La Date d’émission de la certification est fixée à 00:00:00 à la date écrite dans le fichier CSV, selon le fuseau horaire de l’utilisateur téléchargeant le fichier. Par exemple, si vous téléchargez le fichier CSV avec une date d’émission fixée au 18 novembre 2021, et que votre fuseau horaire est UTC -04:00, la date d’émission de la certification sera fixée à 20:00:00 UTC le 17 novembre 2021.

Notifier des utilisateurs concernant les certifications

Vous pouvez avertir des apprenants lorsqu’ils ont obtenu une certification, ou lorsqu’une certification qu’ils ont obtenue a expiré. Pour ce faire, créez une notification à l’aide de l’application Notification. Lors de la sélection de l’événement déclencheur dans le menu déroulant, choisissez la notification La certification a été délivrée ou La certification a expiré.

Pour une notification de type La certification a expiré, vous devez inclure le shortcode [renew_link] dans le corps de la description si vous souhaitez que les apprenants renouvellent la certification. Vous pouvez également configurer la notification pour qu’elle soit déclenchée un certain temps (jours, semaines ou heures) avant l’expiration de la certification, afin de donner aux apprenants le temps de la renouveler à l’avance.

Trucs et astuces

Veuillez garder à l’esprit les informations suivantes lorsque vous travaillez avec des certifications sur votre plateforme :

• La suppression de la certification la retirera de l’historique de l’apprenant.
• La suppression de l’association de la certification à un cours supprimera également la certification de l’historique de l’apprenant.
• Vous ne pouvez pas associer de certifications à des utilisateurs désactivés. En savoir plus sur les statuts des utilisateurs sur la plateforme.
• Lorsque vous recertifiez un cours, le statut d’achèvement de tous les contenus pédagogiques associés au cours est réinitialisé. Si ces contenus sont sur la page des Contenus pédagogiques, leur progression sera réinitialisée dans tous les cours auxquels ils sont associés. Notez que le statut d’achèvement des cours ne changera pas, seule la progression des contenus pédagogiques sera réinitialisée.
• Lors de l’utilisation du rapport personnalisé Utilisateurs - Certifications, deux situations peuvent se produire :
  1. Si un utilisateur renouvelle une certification après que la certification précédente a expiré : la plateforme archivera la certification précédente et son enregistrement sera disponible via le rapport personnalisé Utilisateurs - Certifications.
  2. Si les utilisateurs choisissent de terminer le processus de renouvellement avant l’expiration de leur certification, leur date d’achèvement précédente sera conservée comme archivée dans les nouveaux et anciens rapports personnalisés, ainsi que les rapports Utilisateurs - Certifications et Certifications - Utilisateurs.
• Vous ne pouvez associer qu’une seule certification par cours, plan de formation ou activité de formation externe. Vous pouvez toujours créer un plan de formation avec différentes certifications assignées en attribuant celles-ci aux cours inclus dans le plan de formation, et non pour chaque plan de formation.
• Le fait de mettre en valeur des réalisations telles que des certifications sur LinkedIn et d’autres réseaux sociaux est très gratifiant, et la possibilité de le faire depuis leur plateforme d’apprentissage peut augmenter l’engagement des apprenants. Vous pouvez obtenir ce résultat en utilisant les badges de l’application Gamification.
• Si vous avez associé des certifications à des cours contenant du contenu de Docebo Content, assurez-vous toujours que le contenu n’est pas déclassé pour éviter que vos apprenants soient tenus de terminer un contenu pédagogique qui n’est plus actif sur la plateforme. Si vous utilisez Docebo Content, vous pouvez suivre le contenu qui a été déclassé ou amené à l’être directement dans Docebo Content. Si vous utilisez plutôt Docebo Content Classic, vous pouvez suivre le contenu actuellement ou bientôt déclassé sur la page de gestion des cours et sur la page des Contenus pédagogiques de votre plateforme.