REMARQUE : Une partie du contenu de cet article comprend des détails uniquement disponibles avec la nouvelle page de cours. En tant que Superadmin, vous pouvez activer la nouvelle page de cours pour vous uniquement, la tester et l'activer pour tous les utilisateurs. En savoir plus sur la nouvelle page de cours. 

Introduction

Docebo vous permet de créer un plan de formation que vous pouvez attribuer à des utilisateurs individuels, des branches organisationnelles ou des groupes. Les plans de formation sont des listes de cours que les utilisateurs doivent suivre dans un ordre spécifique. Ces plans peuvent être personnalisés pour définir les règles d’inscription, les achats de cours, les certifications et autres. Nous allons voir comment dans cet article. 

Cas d’usage

En tant que Superadmin, vous souhaitez parfois que les apprenants suivent un ensemble de cours dans une certaine séquence, c’est-à-dire qu’ils doivent suivre le cours A avant le cours B et le cours B avant le cours C etc. Il est impératif que les apprenants progressent dans leur plan de formation selon la séquence que vous avez définie. Pour cela, vous pouvez utiliser les plans de formation pour définir des prérequis et garder certains cours verrouillés jusqu’à la complétion d’autres cours.   

Configuration des paramètres généraux pour les plans de formation

Commencez par configurer les paramètres pour tous les plans de formation. En vous connectant en tant que Superadmin, accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans l’angle supérieur droit de la page. Cliquez sur Paramètres avancés dans la section Paramètres et allez à la section Plans de formation. 

Dans la section Comportement de redirection, vous pouvez choisir l’option de rediriger directement l’apprenant vers le plan de formation après la complétion de tout cours faisant partie de ce plan. Quand cette option est activée, la redirection ne fonctionne pas si le dernier contenu pédagogique du cours est affiché en plein écran. Dans ce cas, l’apprenant est redirigé vers la page du cours et non vers la page du plan de formation. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer votre sélection. 

Créer un plan de formation

Pour créer un plan de formation, accédez au Menu admin puis cliquez sur Plans de formation dans la section E-Learning. Cette page répertorie tous les plans de formation déjà configurés dans la plateforme. Cliquez sur Nouveau plan de formation pour créer un nouveau plan de formation. La fenêtre pop-up de création des plans de formation est divisée en trois onglets : Détails, Paramètres et Partager. 

Onglet Détails

A l'aide de l'onglet Détails, entrez le nom du plan de formation et sa description. 

Définissez le nom du plan de formation de sorte à ce qu'il soit simple et clair. Les utilisateurs doivent comprendre instantanément le sujet du plan de formation en lisant son nom. N'utilisez pas de caractères spéciaux dans le nom car cela peut créer des erreurs dans l'URL du plan de formation. 

La description du plan de formation permet aux utilisateurs d'avoir une meilleure idée de ce qu'ils vont apprendre. Vous pouvez configurer la description grâce aux options de formatage disponibles et inclure des liens et des images.

En option, vous pouvez définir la description courte et le code du plan de formation. Alors que le code du plan de formation n'est pas visible par les apprenants et qu'il a des fonctions administratives, la description courte est affichée sur la page du plan de formation sous le titre. Vous pouvez l'utiliser pour ajouter un contexte supplémentaire au titre si nécessaire.

Astuce accessibilité : Lorsque vous ajoutez des images à la description du plan de formation, saisissez un texte alternatif lors du téléversementde l'image, dans le champ Image Description. Le texte alternatif donne un sens à l'image lorsqu'elle ne peut pas être visualisée pour une raison ou une autre, ce qui permet aux utilisateurs souffrant de déficiences visuelles de comprendre le contexte.

La section Vignette vous permet d'ajouter une vignette à votre plan de formation. Elle sera affichée sur la carte correspondante sur plusieurs pages apprenant. En savoir plus sur les vignettes. 

Si la nouvelle page de cours est activée, sélectionnez l'option Activer la personnalisation des paramètres pour la mise en page de l’en-tête pour configurer un en-tête personnalisée sur la page du plan de formation incluse dans les catalogues, indépendamment de la congiguration de l'en-tête par défaut définie dans la section Page du Catalogue de Cours du menu Configurer les paramètres identité de marque et identité visuelle. Les options disponibles sont les suivantes :

• Mise en page couleur unie: pour utiliser une couleur unie, par example pour mettre l'accent sur vos couleurs de marque. Insérez le code HEX dans l'espace Code couleur ou sélectionnez-la depuis la roue chromatique. Veuillez noter que la couleur sélectionnée est toujours ombrée de noir. 
• Mise en page image de couverture : Sélectionner une image pour l'en-tête du cours imprègne un impact fort à la page de cours. En savoir plus sur les images d'en-tête des cours. 
• Mise en page de base : Sélectionnez cette option pour obtenir un en-tête minimal et épuré, sans images ni couleurs.

Onglet Paramètres

Passez à l’onglet Paramètres et indiquez si vous souhaitez afficher ce plan de formation dans les catalogues. Si vous activez cette option, un quatrième onglet, E-Commerce, apparaîtra pour configurer le prix du plan de formation ainsi que ses options de vente. 

Vous pouvez définir une date de validité du plan de formation. Ainsi, les utilisateurs auront un certain temps pour y accéder après leur inscription ou après leur premier accès. Sélectionnez une des options suivantes selon vos préférences : 

• Après avoir accédé au cours pour la première fois. Le nombre de jours est calculé à partir de la première fois où l’utilisateur accède à tout cours du plan de formation
• Après l’inscription au plan de formation. Le nombre de jours est calculé à partir de l’inscription de l’utilisateur. Si un utilisateur attend la validation de son inscription (en raison d’un paiement E-Commerce en suspens ou en attente de la validation d’un Admin) la période de validité commence au moment où l’inscription est validée.  

Si vous avez activé, Discover, Coach & Share, vous pouvez publier le plan de formation dans n’importe quelle chaîne de la plateforme. A noter, pour que les apprenants puissent voir le plan de formation, ils doivent bénéficier des autorisations de visibilité suffisantes pour voir les chaînes concernées.

Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer des certificats, certifications, et des crédits à votre plan de formation. Les utilisateurs ont la possibilité de télécharger leur certificat soit en se rendant sur la page Mon activité et l’onglet Plan de formation soit depuis la page du plan de formation. Les certifications ne sont disponibles que dans la page Mon activité et l’onglet Certifications. 

Les certificats pour un plan de formation ne sont émis qu’une fois qu’un utilisateur a complété TOUS les cours inclus dans ce plan de formation. Cela s’applique également si un utilisateur est inscrit à certains cours d’un plan de formation mais pas tous. A noter, si vous supprimez l’association entre un plan de formation et un certificat, tous les utilisateurs ayant obtenu ce certificat à l’issue du plan de formation le perdront. Soyez prudent lorsque vous effectuez cette action.

Onglet Partager

Passez à l’onglet Partager. Ici, vous pouvez choisir d’activer des liens d’inscription pour les plans de formation. Cela veut dire que vous pouvez créer un lien dans la plateforme pour le partager avec des utilisateurs en dehors de la plateforme. En cliquant sur ce lien depuis un site externe, les utilisateurs seront automatiquement inscrits au plan de formation. En savoir plus sur les liens d’inscription.

Onglet E-Commerce

Si vous avez sélectionné l’option Afficher ce plan de formation dans le catalogue des cours dans l’onglet Paramètres, vous pouvez alors configurer les options correspondantes dans l’onglet E-Commerce.

Sélectionnez l’option Mettre ce plan de formation en vente pour activer les options de vente du plan de formation. Vous pouvez définir le prix du plan de formation et déterminer si le plan doit être vendu dans son intégralité ou si les cours peuvent être achetés individuellement. Dans ce dernier cas, le prix total correspond à la somme des prix individuels de tous les cours sélectionnés. En savoir plus sur le E-Commerce dans votre plateforme. 

Supprimer un plan de formation

Pour supprimer un plan de formation, cliquez sur l’icône correspondante au bout de la ligne . Veuillez noter que la suppression d’un plan de formation n’entraîne pas la suppression des cours associés. Ainsi, les utilisateurs ne sont pas automatiquement désinscrits des cours inclus dans le plan de formation. Si vous souhaitez désinscrire les utilisateurs des cours inclus dans le plan de formation après la suppression du plan, vous devez le faire manuellement. 

Attribuer des cours au plan de formation

Vous pouvez, à tout moment, ajouter ou supprimer des cours de votre plan de formation mais notez que le taux de complétion du plan sera impacté par cette action. Par exemple, si un plan de formation est composé de trois cours et que l'apprenant complète deux de ces trois cours, le taux de complétion sera de 67%. Si vous ajoutez un cours au plan, le taux de complétion tombera à 50%. 

Nous suggérons vivement de ne pas dépasser les 500 cours dans un seul plan de formation. Le bon fonctionnement de la page plan de formation n’est pas assuré au-dessus de cette limite.

Prérequis

Il est possible de configurer la hiérarchie des cours d'un plan de formation de manière à ce que l'achèvement d'un cours soit requis avant que les apprenants puissent s'inscrire à un autre cours (peut-être plus avancé). Le cours qui doit être complété en premier est le prérequis du deuxième cours. 

Afin de configurer les prérequis, allez sur la page Attribuer Cours, cliquez sur l'icône chaine et sélectionnez un ou plusieurs cours pour être des pré-requis du cours sélectionné dans la fenêtre pop-up. 

Dans la fenêtre pop-up, indiquez si tous les cours doivent être complétés ou au moins certains cours afin de déverouiller le cours sélectionné. 

Vous pouvez également indiquer des prérequis dans le temps en cochant l'option Différer l'accès au cours jusqu'à N jours/semaines/mois après l'atteinte des prérequis. Si vous sélectionnez l'option Mois, veuillez noter qu'un mois correspond à 31 jours et non pas au mois calendaire. Vous pouvez par exemple indiquer que les apprenants auront accès au cours principal 3 jours après l'achèvement du cours défini en tant que prérequis. 

Si vous définissez un prérequis pour un cours inclus dans d'autres plans de formation, alors lorsqu'un utilisateur s'inscrit aux autres plans de formation incluant le cours ayant le prérequis il devra compléter ce dernier dans le plan de formation où il a été configuré afin de déverouiller le cours principal dans tous les plans de formation. 

Inscrire des utilisateurs à un plan de formation

Après avoir créé un plan de formation, vous devez inscrire des utilisateurs. Quand vous inscrivez des utilisateurs à un plan de formation, vous les inscrivez automatiquement à tous les cours qui composent ce plan. Pour cela, sélectionnez l’icône dans la colonne Inscrire des Utilisateurs (dans la liste des plans de formation sur la page de gestion). Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez sélectionner des utilisateurs individuels, des groupes, des branches ou des rôles. Cliquez sur Confirmer pour compléter l’opération. 

Quand vous souhaitez inscrire des branches d’utilisateurs issues de votre organigramme à un plan de formation, veuillez noter que, pour faciliter et accélérer la sélection des branches et dans le cas où vous avez plus de 1 000 branches dans la plateforme, vous verrez un champs de saisie de texte pour taper le nom de la branche plutôt qu’une liste de branches à sélectionner.

Si vous ajoutez le plan de formation à un catalogue de cours, les utilisateurs peuvent l’acheter ou s’y inscrire (selon les paramètres du catalogue de cours et du plan de formation).

Si vous vous inscrivez en tant que Superadmin au plan de formation à partir de la Vue apprenant, vous devrez satisfaire les mêmes prérequis que les apprenants pour déverrouiller les cours du plan de formation. Si par exemple, un cours du plan n’est déverrouillé qu’après la complétion d’un autre cours, vous devrez terminer ce cours défini en tant que prérequis pour poursuivre le plan de formation comme un autre apprenant. Vous pouvez toujours gérer les cours verrouillés à partir de l’espace Gestion des cours du Menu admin.

L’inscription d’un utilisateur à un plan de formation contourne les paramètres de cours suivants dans les Propriétés avancées du cours (onglet Options du catalogue) : L’abonnement est possible pendant la période suivante section Abonnement au cours et En attente de validation par Admin (section Politique d’inscription). Ces deux paramètres ne sont pas applicables aux utilisateurs inscrits à un plan de formation.

Définir une période de validité de l’inscription pour le plan de formation

Après avoir inscrit des utilisateurs au plan de formation, vous pouvez définir une période de validité de l’inscription. Cette option est utile quand vous avez défini une période de validité pour le plan de formation de sorte que les utilisateurs ont un nombre de jours limité pour y accéder après leur inscription ou après leur premier accès (comme décrit dans le chapitre Créer un plan de formation de cet article).

Pour cela, identifiez un plan de formation dans la page principale Plan de formation et cliquez sur l’icône Inscrire des utilisateurs dans la ligne correspondante pour afficher la liste des utilisateurs inscrits. Cliquez sur l’icône menu en face de chaque utilisateur et sélectionnez Modifier l’inscription. Dans la fenêtre pop-up Modifier l’inscription, définissez une période de validité pour l’inscription pour l’utilisateur sélectionné.

Après avoir cliqué sur le bouton de menu, utilisez l'action Réinitialiser la période d'accèspour réinitialiser la période de validité de l'inscription actuelle en fonction de la configuration de l'option Jours de validité dans l'onglet Paramètres du panneau de configuration du plan de formation :

• Si vous n'avez pas défini de jours de validité, la période de validité de l'inscription sera effacée.
• Si vous avez configuré les jours de validité, la période de validité de l'inscription sera réinitialisée en fonction du nombre de jours que vous avez configuré.

Veuillez noter que si vous définissez une période de validité d’inscription pour un plan de formation ou pour des utilisateurs inscrits à ce plan, la même période s’appliquera à tous les cours inclus dans ce plan. Si un utilisateur tente d’accéder à un cours alors que la période de validité est dépassée, il/elle ne sera pas en mesure de le faire. Si un cours est inclus dans plus d’un plan de formation et la période de validité de l’utilisateur est dépassée pour un de ces plans, l’accès au cours sera bloqué dans le plan où la période de validité est dépassée restera possible pour les autres plans de formation ayant des périodes de validité différentes. 

Désinscrire des utilisateurs d’un plan de formation

Pour désinscrire un utilisateur d’un plan de formation, cliquez sur l’icône Inscrire des utilisateurs en face du plan de formation. Vous accédez à la liste des utilisateurs inscrits. Cliquez sur l’icône X en face de l’utilisateur que vous souhaitez désinscrire.

Dans la fenêtre pop-up, indiquez si vous souhaitez également désinscrire l’utilisateur des cours assignés au plan de formation. A noter, les utilisateurs ne seront pas désinscrits de cours qui sont communs à d’autres plans de formation. En sélectionnant cette option, vous pouvez choisir de garder les utilisateurs dans les cours qu'ils ont complété ou qu'ils sont en train de suivre. 

De même, le tracking du contenu pédagogique inclus dans le cours ne sera pas réinitialisé en cas de désinscription. Si l’utilisateur est réinscrit, l’état de complétion de son contenu pédagogique est restauré. Cliquez sur Confirmer pour compléter l’opération. Selon le nombre de désinscriptions, une procédure d’arrière-plan peut démarrer. 

Power Users et plans de formation

Lors de l'utilisation de Power Users, veuillez prendre en compte les cas suivants: 

• Lorsque des Powers Users sont attribués à Tous les cours, ils garderont une visibilité complète sur tous les plans de formation qu'ils ont créés
• Lorsque des Power Users sont attribués à Tous les cours et plans de formation dans les Catalogues visibles, ils garderont également une visibilité complète sur tous les cours et plans de formation qu'ils ont créés, même si ces plans de formation appartiennent à des catalogues pour lesquels les Powers Users n'ont pas de visibilité. 
• Lorsqu'un Power User a une autorisation de type Modifier pour les plans de formation et une autorisation de type Peut seulement inscrire des apprenants pour les inscriptions, alors lorsque ce Power User ajoute un ou plusieurs cours à un plan de formation existant, seuls les utilisateurs qui lui sont attribués sont automatiquement inscrits au cours. Les Power Users ne peuvent pas inscrire des utilisateurs qui ne leur sont pas attribués, même à travers des plans de formation.

Bonnes pratiques

Utilisez un plan de formation quand

• Vous avez besoin de générer du blended learning
• Vous avez un grand cours à diviser en plus petits cours
• Vous souhaitez que les apprenants suivent les cours dans un ordre précis

Pour une meilleure expérience, nous vous recommandons de : 

• Garder la description du plan de formation aussi courte que possible afin de se concentrer davantage sur la liste des cours sur la première page du plan de formation
• Créer un contenu pédagogique (ex. page HTML) contenant une introduction du plan de formation dans le premier cours et un contenu pédagogique contenant une conclusion dans le dernier cours
• Définir des prérequis de manière claire et compréhensible pour l’utilisateur surtout si le plan contient des cours présentiels et e-learning
• Si les les cours sont paramétrés pour l’achat avec l’app E-Commerce et font également partie d’un plan de formation qui n’est pas paramétré pour la vente, les utilisateurs pourront accéder à ces cours sans les acheter via le plan de formation

Gérer différentes certifications au sein d’un même plan de formation : 

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un plan de formation et lui assigner différentes certifications. Pour cela, assignez les certifications créées avec l’app Certification and Retraining aux cours inclus dans le plan de formation et non au niveau du plan de formation lui-même. Par exemple, vous pouvez mettre en place un Plan de Formation incluant un cours e-learning avec un renouvellement annuel et un cours présentiel avec un renouvellement tous les trois ans. 

Gérer les plans de formation en plusieurs langues :  

Si vos apprenants parlent des langues différentes (par exemple français et anglais) vous pouvez créer un plan de formation où chaque cours est proposé dans toutes les langues que vous devez prendre en charge. Pour cela, définissez des équivalences  entre les cours pour permettre aux apprenants de suivre le cours dans la langue de leur choix et de progresser dans le plan de formation indépendamment de la langue sélectionnée.