Introduction

En tant que Superadmin ou Power User disposant des droits adéquats, vous pouvez souhaiter que vos utilisateurs reprennent régulièrement un cours afin de les aider à suivre l’évolution du sujet, ou effectuer le suivi des multiples achèvements d’un même cours au fil du temps.

Ce besoin peut être satisfait en archivant les inscriptions des utilisateurs actuels et en réinscrivant les mêmes utilisateurs au même cours plusieurs fois. Vous pouvez les obliger à repasser tous les contenus pédagogiques ou à ne lire que ceux qui ont été ajoutés depuis la dernière fois qu’ils ont suivi le cours.

Les données des inscriptions archivées sont conservées sur la plateforme et peuvent être consultées :

• dans les rapports personnalisés Users - Courses (Utilisateurs - Cours) et Users - ILT sessions (Utilisateurs - Sessions ILT)
• sur l’onglet Statistiques utilisateurs des rapports sur les cours (et dans aucune autre zone des rapports sur les cours)
• dans la section Inscriptions archivées de l’onglet Inscriptions de chaque formation

Veuillez noter que les rapports personnalisés sur les inscriptions archivées n’affichent que les données effectivement archivées, ce qui signifie que certains champs du rapport peuvent ne pas être renseignés.

Conditions et limitations

• Vous pouvez archiver les inscriptions à la fois pour les cours e-learning et ILT (formation dirigée par un formateur), mais pas pour les sessions des cours ILT.
• Vous ne pouvez pas archiver les inscriptions à des plans de formation, mais vous avez la possibilité d’archiver et réinscrire des utilisateurs aux cours appartenant aux plans de formation sans utiliser l’option archiver et désinscrire.
• Vous pouvez archiver les inscriptions dont le statut est Inscrit, En cours ou Terminé.
• Une fois les inscriptions archivées, elles ne peuvent pas être restaurées, car la structure de leurs données est différente de celle des inscriptions actives. Veuillez lire attentivement le chapitre Données d’inscription archivées de cet article pour vérifier quelles valeurs sont effectivement archivées.
• Lorsqu’un cours est supprimé, les inscriptions archivées liées à ce cours ne sont pas supprimées en même temps.
• Pour l’instant, vous ne pouvez pas supprimer les inscriptions archivées. Cette option (ainsi que des API spécifiques) sera disponible ultérieurement.
• Il n’est pas possible d’archiver des inscriptions :
  • pour les utilisateurs placés sur la liste d’attente d’un cours
  • pour les utilisateurs dont le statut d'inscription n’est pas Inscrit, En cours ou Terminé
  • pour les cours ILT où l’utilisateur est inscrit à plus de 5 sessions
  • pour les cours ILT où l’utilisateur est inscrit à une session contenant plus de 50 événements
• Les Power Users peuvent archiver des inscriptions à condition de disposer des droits Inscription / Archiver, Cours / Afficher et Inscription / Afficher, et s’ils sont assignés aux cours et aux utilisateurs concernés par l’archivage des inscriptions.
• Les données relatives aux inscriptions archivées sont figées au moment de l’archivage. Si, par exemple, vous modifiez le titre d’un cours après avoir archivé une inscription, le titre du cours lié à l’inscription archivée restera celui défini au moment de l’archivage. Par conséquent, si le processus d’archivage prend du temps, n’apportez pas de modifications aux données du cours, car cela affectera les données des inscriptions archivées.
• Lorsqu’un cours est cloné, les inscriptions archivées ne le sont pas également.
• Lorsque vous archivez les inscriptions à une formation avec équivalence mutuelle, les inscriptions à la formation cible ne sont pas archivées.
• Lorsque les profils de deux ou plusieurs utilisateurs sont fusionnés, les inscriptions archivées ne font pas partie des données fusionnées.
• Vous ne pouvez pas archiver des inscriptions dont la date de début n’est pas encore passée.
• Seuls les managers de premier niveau peuvent consulter des données d’inscription archivées, alors qu’elles restent masquées pour les managers de deuxième niveau et de niveau supérieur.
• Les champs supplémentaires utilisateur sont archivés mais ne servent pas à renseigner les rapports personnalisés.

Cas d’usage

Le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est une loi américaine sur la confidentialité et la sécurité des données visant à protéger les informations médicales. Un hôpital ou un système de santé peut établir la nécessité pour son équipe médicale de suivre chaque année le cours de formation à la conformité HIPAA, afin de veiller au respect des protocoles.

Dans le domaine de l’aviation, une formation annuelle à la maintenance des cellules doit être dispensée afin de garantir que les mécaniciens aéronautiques sont constamment mis à jour et formés aux processus de maintenance, afin de minimiser le risque d’incidents sur les aéronefs.

À noter : vérifiez si les données d’inscription archivées comprennent toutes les données requises pour vos besoins de conformité dans le chapitre Données d’inscription archivées de cet article.

Archiver une inscription

Pour archiver l’inscription d’un utilisateur à un cours, connectez-vous à votre plateforme en tant que Superadmin ou Power User. Accédez ensuite au Menu admin à partir de l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de votre plateforme. Ensuite, cliquez sur Gestion des cours dans la section E-learning. Cliquez sur le titre du cours et passez à l’onglet Inscriptions.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de l’utilisateur dont vous souhaitez archiver l’inscription et sélectionnez Archiver l’inscription. Veuillez noter que cette option n’est pas disponible pour les utilisateurs figurant sur la liste d’attente d’un cours, ou lorsque le statut d’inscription ne figure pas parmi ceux énumérés dans le chapitre Conditions et limitations de cet article de cet article.

Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, indiquez si vous souhaitez archiver l’inscription active et réinscrire l’utilisateur dans le même cours, ou désinscrire l’utilisateur après avoir archivé l’inscription. Si vous choisissez la deuxième option, rappelez-vous que les apprenants ne pourront plus accéder au cours une fois leur inscription archivée, mais que vous pourrez éventuellement les réinscrire manuellement, ou qu'ils pourront s’inscrire eux-mêmes si la politique d’inscription aux cours les y autorise.

Que l’utilisateur doive être réinscrit ou désinscrit du cours après l’archivage de l’inscription, le suivi du contenu pédagogique suivi par l’utilisateur est réinitialisé par défaut. Si vous souhaitez conserver le suivi, désélectionnez l’option Réinitialiser le suivi du contenu pédagogique du cours dans la fenêtre contextuelle. Si l’utilisateur est réinscrit au cours alors que cette option n’est pas sélectionnée, il ne devra suivre que le contenu pédagogique qu’il n’a pas terminé avant l’archivage de l’inscription. Cette option est utile lorsque vous souhaitez que vos apprenants ne consomment que le contenu pédagogique que vous avez ajouté récemment au cours.

Cliquez sur Archiver l’inscription pour finaliser votre action. Lorsque les inscriptions sont archivées, elles sont supprimées du tableau de la section Inscriptions, mais vous pouvez toujours les consulter comme décrit dans le chapitre Consultation des inscriptions archivées de cet article.

À noter : rappelez-vous que seules les inscriptions sont archivées, pas le cours et son contenu pédagogique.

Archiver plusieurs inscriptions

Vous pouvez archiver plusieurs inscriptions en utilisant les mêmes fonctionnalités que celles décrites dans le chapitre Archiver une inscription de cet article sur plusieurs inscriptions. Depuis l’onglet Inscriptions du cours, cochez les cases situées au début des lignes des utilisateurs concernés, cliquez sur le bouton Sélectionner une action dans le coin inférieur droit du tableau, puis sélectionnez Archiver les inscriptions.

À partir de deux inscriptions, la procédure d’archivage a lieu dans le cadre d’une tâche en arrière-plan.

À noter : si vous sélectionnez manuellement les inscriptions une par une, vous pouvez en archiver jusqu’à 200 à la fois, alors que si vous sélectionnez toutes les inscriptions à l’aide de la fonction Sélectionner tout, vous pouvez archiver jusqu’à 10 000 inscriptions à la fois.

Afficher les inscriptions archivées

Les inscriptions figurant sur l’onglet Inscriptions sont des inscriptions actives. Cliquez sur Type d’inscription en haut de la liste des affiliations, puis sur Inscriptions archivées pour en afficher la liste.

Cliquez sur l’onglet Filtres pour affiner la recherche à l’aide des filtres disponibles, tels que la période d’archivage, l’individu qui a archivé l’inscription ou le statut de l’utilisateur. Utilisez l’option Utilisateur du filtre pour afficher les inscriptions archivées du cours sélectionné pour d’autres utilisateurs.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’une inscription archivée et sélectionnez l’option Détails pour obtenir plus d’informations à son sujet. Un panneau s’ouvrira sur la droite pour afficher les données suivantes :

• Pour les cours e-learning, des détails sur le cours pour lequel l’inscription a été archivée
• Pour les cours ILT, des détails sur le cours pour lequel l’inscription a été archivée, ainsi que la liste de chaque session à laquelle l’utilisateur était inscrit, événements inclus

Si un certificat était présent au moment de l’archivage, il sera sauvegardé et pourra être téléchargé.

Données d’inscription archivées

Les données suivantes sont archivées pour chaque inscription. Les données frappées d’un astérisque sont enregistrées, mais pas renvoyées via l’API.

Données sur l’archivage

• Date et heure de l’archivage de l’inscription au format UTC
• L’utilisateur qui a archivé l’inscription

Données sur l’utilisateur

• Utilisateur inscrit
• Langue préférée de l’utilisateur
• ID de l’utilisateur
• Nom d’utilisateur
• E-mail
• Prénom
• Nom
• Horodatage de la dernière connexion *
• Date d’expiration de l’utilisateur *
• Si l’utilisateur est actif *
• Si l’utilisateur a été suspendu *
• Le niveau de l’utilisateur *

Données sur le cours

Donnes sur le cours pour lequel l’inscription a été archivée

• ID
• Titre
• Code
• ID unique
• Type (e-learning, ILT)
• Statut (les valeurs possibles sont : 0=Inscrit, 1=En cours, 2=Terminé) *
• Langue au format ISO 639-1 *
• Catégorie *
• Date de création *
• Date de publication *
• Dernière mise à jour (la date à laquelle le cours a été mis à jour pour la dernière fois) *
• Temps écoulé depuis le premier accès au cours ou la date d’inscription, uniquement pour les cours e-learning *
• Jours de validité *
• Date de début *
• Date de fin *
• Crédits (CEU)
• Durée moyenne
• Politique d’inscription (Administrateur uniquement, En attente d’approbation, Libre) *
• Fournisseur de contenu (pour les cours provenant du Marché des contenus) *
• ID du modèle de certificat *
• Lien vers le certificat obtenu par l’utilisateur
• Date à laquelle la certification a été attribuée

Données sur le contenu pédagogique

• Nombre de contenus pédagogiques archivés *
• Pour chaque contenu pédagogique :
  • ID *
  • ID du contenu pédagogique provenant du Dépôt central et importé dans le cours *
  • Type *
  • ID de la ressource (par exemple, pour un contenu pédagogique de type HTML, il s’agit de l’ID du contenu HTML ; pour les paquets SCORM *, il s'agit de l’ID du paquet, etc.) *
  • Titre *
  • Score (le cas échéant) *
  • Statut *
  • Si le contenu pédagogique a été terminé *

Données relatives à la signature électronique

• Signature électronique (activée ou désactivée) *
• Statut du processus de signature de signature électronique pour l’utilisateur
• Horodatage de la création du processus de signature électronique *
• Horodatage de la mise à jour du processus de signature électronique *
• Suivi électronique du cours pour l’utilisateur *
• Date à laquelle le statut de la signature électronique a été enregistré comme « signé » au format UTC *
• Le mode d’identification par mot de passe à usage unique (OTP) utilisé par l’utilisateur pour effectuer la signature électronique *

Données sur l’inscription

• Date de l’inscription
• L’utilisateur qui a inscrit l’apprenant au cours
• Dernière mise à jour de l’inscription *
• Début de validité de l’inscription
• Fin de validité de l’inscription
• Niveau d’inscription
• Statut de l’inscription
• Date d’achèvement de l’inscription
• ID des cours équivalents déclenchant l’achèvement de l’inscription (le cas échéant)
• Score initial
• Score final
• Score final manuel *
• Date du premier accès au cours
• Date du dernier accès au cours
• Temps consacré au contenu pédagogique
• Nombre d’inscriptions archivées à des sessions
• Attribut d’inscription
• Liste des inscriptions à des sessions
  • ID de la session
  • Nom de la session
  • Code de la session
  • UUID de la session
  • Date de début de la session
  • Date de fin de la session
  • Session créée par
  • ID des formateurs de la session
  • Date d’inscription à la session
  • Date d’achèvement de la session
  • Statut d’inscription à la session
  • Valeurs de l’évaluation de la session
    • Statut de l’évaluation (entre -1 et 1)
    • Score à l’évaluation
    • Commentaires de l’évaluation
    • Fichier d’évaluation
    • Date d’évaluation
    • Utilisateur qui a effectué l’évaluation *
    • Heure de présence
  • Événements de la session
    • ID d’événement
    • Nom de l’événement
    • Date de début de l’événement
    • Date de fin de l’événement
    • Fuseau horaire de l’événement
    • Type d’événement (en ligne, sur place, flexible)
    • Statut de présence à l’événement (Non défini, Non présent, Présent)
    • Durée effective de présence à l’événement
    • Si l’utilisateur a participé à l’événement en direct (si c'est le cas, il n’est pas forcément marqué comme Présent) *
    • Si l’utilisateur a visionné l’enregistrement de l’événement (le cas échéant) *
    • Le nombre de minutes pendant lesquelles l’utilisateur a assisté à l’événement à l’aide d’un système externe de suivi des présences (tel qu’Adobe) *
• Champs supplémentaires pour d’inscription
  • ID du champ supplémentaire d’inscription
  • Valeur du champ supplémentaire d’inscription
  • Type de champ supplémentaire d’inscription
  • Pour le menu déroulant des champs supplémentaires d’inscription, la traduction des valeurs
  • Si le champ supplémentaire d’inscription est visible pour les utilisateurs
  • Si le champ supplémentaire d’inscription est obligatoire

Données sur la plateforme

Langue par défaut de la plateforme

Événements déclenchés lors de l’archivage des inscriptions aux cours

L’archivage des inscriptions aux cours déclenche les événements suivants, qui peuvent à leur tour déclencher les notifications que vous avez configurées. Pensez à les désactiver temporairement lorsque vous archivez un grand nombre d’inscriptions.

Lorsque vous sélectionnez l’option Archiver et désinscrire :

• Les utilisateurs sont désinscrits du cours
• Le suivi du contenu pédagogique est réinitialisé (une réinitialisation pour chaque contenu pédagogique)
• Les inscriptions aux cours sont archivées

Lorsque vous sélectionnez l’option Archiver et réinscrire :

• Les utilisateurs sont désinscrits du cours
• Le suivi du contenu pédagogique est réinitialisé (une réinitialisation pour chaque contenu pédagogique)
• Les utilisateurs sont réinscrits au cours
• Les inscriptions aux cours sont archivées