Introduction

Les certificats sont généralement délivrés à l'issue d'un programme de formation. Les certificats peuvent être utiles aux personnes à n'importe quel stade de leur carrière lorsqu'ils acqiuèrent des connaissances nouvelles et plus spécialisées.

Pour créer des certificats Docebo, vous pouvez personnaliser les modèles et les associer à des champs spécifiques utilisateurs ainsi qu'à des cours. Lorsque vous associez un certificat à un cours,  tous les utilisateurs qui ont terminé ce cours obtiendront le certificat. Cet article décrit les étapes nécessaires pour créer un modèle, associer un ou plusieurs modèle à un cours, générer le modèle et télécharger le certificat. 

Vous voulez en savoir plus ? Consultez le cours dédié aux certificats (s'ouvre dans un nouvel onglet) sur DoceboU

Créer un nouveau modèle de certificat

Pour créer de nouveaux modèles, accédez au Menu admin en cliquant sur l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de votre plateforme, et sélectionnez Modèle de certificats dans la section Paramètres. Sur la page principale des certificats, vous retrouverez tous les modèles disponibles de certificats. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton Nouveau certificat en haut de la page.  

Dans la fenêtre pop-up, entrez un code, un nom et une description puis cliquez sur Confirmer. Le modèle de certificat s’affichera alors dans la liste des modèles dans la moitié inférieure de la page des modèles de certificats. 

Vous pouvez gérer le modèle que vous avez créé avec les icônes situées sur la ligne correspondant au modèle. A l'aide de ces icônes, ces icônes, vous pouvez télécharger le certificat, créer le modèle, voir à qui le certificat a été délivré, modifier le nom et la description du modèle ou le supprimer. 

Cliquez sur l'icone modèle de certificat pour personnaliser le modèle.  Vous serez redirigé vers la page d’édition où vous pourrez concevoir la mise page du certificat, à l'aide de phrases et de balises. Les phrases du contenu du certificat peuvent être tapées directement dans le champ de texte en gardant à l'esprit que le champ de texte du modèle de certificat utilise l'ancienne bibliothèque TCPDF et ne convertit pas les polices à la volée. Plus d’informations sur la liste des polices prises en charge (s'ouvre dans un nouvel onglet).  

De plus, des balises sont disponibles en bas de la page et peuvent être copiées et collées dans le certificat pour enrichir le certificat avec du texte personnalisé. Les balises sont des clés HTML qui extraient des informations sur les utilisateurs et les cours, à chaque fois qu’un nouveau certificat est généré. Par exemple, quand vous utilisez la balise [date_complete] “Date à laquelle le cours a été fini”, le système affichera la date à laquelle l’utilisateur a terminé le cours. Les balises du certificat sont répertoriées en plusieurs onglets, dans le modèle du certificat, afin de vous permettre une meilleure organisation et un traitement plus rapide de l'information lorsque vous créez un certificat.  

Les balises sont regroupées en quatre onglets à gauche de la section correspondante vous permettant de diviser les balises en quatre catégories : Champs utilisateurs, Champs cours, Autre champs, Champs du plan de formation. 

Parcourez les balises disponibles et copiez et collez-les dans le texte du certificat. Veuillez noter que les balises dans la section Champs utilisateurs comprennent les champs supplémentaires utilisateur. Ils sont identifiés ainsi : [userfield_n].

Pour de meilleurs résultats, créez chaque modèle à l'aide d'un tableau et personnalisez-le en insérant et/ou supprimant des lignes et des colonnes. La largeur et la hauteur peuvent être gérées manuellement. Vous pouvez également ajouter une image d’arrière-plan et choisir l’orientation du certificat (Paysage ou Portrait). Voici quelques suggestions pour la gestion des images.  

Taille minimum suggérée : 

• Portrait : 905  x 1280 pixels - 72 dpi
• Paysage : 1280 x 905 pixel - 72 dpi

Taille Optimale : 

• Portrait : 1810  x 2560 pixels – 150 dpi
• Paysage : 2560 x 1810 pixel – 150 dpi

Restrictions :

• L’image d’arrière-plan ne peut pas être plus grande que 2560x1810px et 10Mo
• Les formats d’image pris en charge sont JPG, PNG, JPEG, GIF.
• Les images avec transparence ne sont pas recommandées. 

Utilisez les boutons dans la barre de mise en forme en haut de l’éditeur de texte pour ajouter des photos (comme le logo de votre entreprise), des liens, des fichiers ou pour mettre en forme le texte que vous insérez dans le certificat. Veuillez noter que vous ne pouvez pas inclure d'images provenant de liens URL externes dans les Modèles de certificat. Cette restriction ne s'applique pas aux images d'arrière-plan.

Enfin, choisissez la langue du certificat, depuis le menu déroulant correspondant. Veuillez noter que la langue attribuée impacte le format des dates affichées sur le certificat. Cela se fait indépendamment de l'option sélectionnée dans la section Format de la Date, de l'onglet Date et heure des Paramètres avancés de la plateforme. 

Cliquez sur Confirmer pour enregistrer le modèle. Pour afficher un aperçu afin de vérifier le rendu final du certificat, sélectionnez l’icône Aperçu dans la ligne correspondant au certificat sur la page des modèles. 

Gérer les dates d’un certificat

Lorsque vous indiquez la date d'achèvement du cours sur les certificats, utilisez le format de date qui vous convient le mieux en modifiant la balise de date, comme suit :

• Balise standard : [date_complete] 01/01/2020
• Nouveau format : [date_complete format:”d,F Y”]
• Résultat : 1, January 2020

Veuillez noter que le format des dates dépend de la langue que vous sélectionnez pour le modèle de certificat. Les formats de date montrés dans cet article sont uniquement des exemples. 

Vous devez insérer la balise[date_complete format: “date format”] comme dans l'exemple. Dans les guillements, tapez les lettres correspondant au jour, à la semaine, au mois, à l’heure et au fuseau horaire que vous souhaitez indiquer. Référez-vous au tableau ci-dessus pour savoir quelles lettres correspondent à quels jours, semaines, mois, années,  heures et fuseaux horaires : 

Format	Description	Exemple de valeur retournée
Jour
d	Jour du mois, 2 chiffres avec un zéro initial	De 01 à 31
D	Jour de la semaine, en trois lettres	Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun
j	Jour du mois sans zéro initial	De 1 à 31
l (L minuscule)	Jour de la semaine, écrit en entier	De dimanche à samedi
N	Représentation numérique en format ISO-8601 du jour de la semaine	1 (pour lundi) à 7 (pour dimanche)
w	Représentation numérique du jour de la semaine	0 (pour dimanche) à 6 (pour samedi)
z	Le jour de l'année (en commençant par 0)	De 0 à 365
Semaine
W	Numéro de la semaine dans l'année en format ISO-8601, les semaines commencent le lundi	Exemple: 42 (42ème semaine de l'année)
Mois
F	Mois, écrit en entier	De Janvier à Décembre
m	Représentation numérique du mois avec un zéro initial	De 01 à 12
M	Mois, en 3 lettres	De Jan à Déc
Année
Y	Représentation numérique complète d'une année, 4 chiffre	Exemple : 1999, 2003
y	Représentation numérique à deux chiffres d'une année	Exemple: 22 ou 03 (respectivement interpétés comme 2022 et 2003)
Heure
a	Ante Meridiem et Post Meridiem en minuscule	am ou pm
A	Ante Meridiem et Post Meridiem en majuscule	AM ou PM
g	Heure en format 12-heures sans zéro initial	De 1 à 12
h	Heure en format 12-heures avec zéro initial	De 01 à 12
H	Heure en format 24-heures avec zéro initial	De 00 à 23
i	Minutes avec zéro initial	De 00 à 59
s	Secondes avec zéro initial	De 00 à 59
Fuseau Horaire
O	Différence par rapport à Greenwich (GMT) en heures	Exemple: +0200
T	Abréviation du fuseau horaire	Exemples: WST, MTD ...

Associer un certificat par défaut à un cours

Vous pouvez associer un ou plusieurs modèles de certificat à un cours. En règle générale, le cours est associé à un modèle de certificat par défaut, mais vous pouvez associer des modèles de certificat supplémentaires pour des branches ou des groupes d'utilisateurs spécifiques.

Accédez au Menu admin et sélectionnez l’option Gestion des cours, dans la section E-Learning. Sur la page principale des cours, recherchez le cours pour lequel vous souhaitez ajouter le certificat, puis cliquez sur la description du cours pour accéder dans l’espace du cours et allez sur l’onglet Propriétés.  

Allez ensuite sur l’onglet vertical Mise en page des certificats et cliquez sur le bouton plus au bout de la ligne Default certificate template. Choisissez le modèle de certificat que vous souhaitez associer au cours ent tant que modèle par défaut et cliquez sur Sélectionner pour confirmer votre choix. Cliquez sur Enregistrer les modifications une fois terminé. 

Quand vous associez un modèle à un cours, le certificat sera délivré rétroactivement à tous les utilisateurs qui ont complété le cours au moment où l'association est établie.

Associer des modèles de certificat supplémentaire à un cours

Vous pouvez attribuer plusieurs modèles de certificat au même cours et générer des certificats avec des détails et des présentations différents, en fonction des exigences légales, de conformité ou locales, pour les utilisateurs de différents groupes/branches.

Dans la section Modèles de certificats supplémentaires, cliquez sur Attribuer un modèle de certificat. Dans le panneau de droite, sélectionnez un modèle, cliquez sur Suivant pour choisir la branche ou le groupe d'utilisateurs à associer et sur Confirmer pour terminer l'action. Lorsque vous sélectionnez une branche, n'oubliez pas que les sous-branches sont également incluses dans l'association. Répétez le processus d'association pour chaque modèle de certificat supplémentaire que vous souhaitez associer. Vous pouvez attribuer jusqu'à 50 certificats supplémentaires à un cours.

Les modèles supplémentaires associés au cours sont répertoriés dans la section Modèles de certificats supplémentaires. Cliquez sur le menu ellipse à la fin de la ligne du modèle pour télécharger un exemple de PDF généré ou pour supprimer l'association avec le cours. Chaque utilisateur qui termine le cours ne recevra qu'un seul certificat, même si le cours est associé à différents modèles de certificats.Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes ou branches, son certificat sera délivré à l'aide du premier modèle de certificat supplémentaire disponible dans la liste. Pour cette raison, veillez à trier les modèles dans l'ordre de votre choix à l'aide de l'icône de déplacement.

Lorsque vous supprimez l'association d'un cours à un modèle supplémentaire, les certificats déjà émis conserveront le modèle précédemment associé, tandis que les certificats émis après la suppression de l'association utiliseront le premier modèle supplémentaire disponible dans la liste attribuée au groupe ou à la branche auquel ils appartiennent.

Si aucun des modèles associés n'est lié à leur groupe ou à leur branche d'appartenance, la plateforme utilisera le modèle par défaut. Si vous devez réémettre les certificats en utilisant un modèle de certificat précédemment supprimé, vous devrez le faire manuellement à partir de la page Modèles de certificats.

Notes sur les modèles de certificats supplémentaires

• Les Power Users peuvent ajouter, télécharger ou supprimer des modèles de certificats supplémentaires uniquement pour les ressources qu'ils gèrent et seulement s'ils ont une visibilité sur tous les éléments répertoriées sur la page. S'ils n'ont pas une visibilité totale, ils verront le tableau en mode lecture seule.
• Vous ne pouvez pas ajouter de modèles supplémentaires si aucun modèle de certificat par défaut n'est sélectionné
• Vous devez supprimer l'association avec tous les modèles supplémentaires pour supprimer le modèle de certificat par défaut.

Associer un certificat à un plan de formation

En plus d’associer des certificats à des cours, vous pouvez également les associer à des plans de formation. Pour cela, accédez au Menu admin et sélectionnez l’option Plans de formation dans la section E-Learning. Sur la page principale des plans de formation, recherchez le plan de formation auquel vous souhaitez ajouter un certificat, puis cliquez sur l’icône Stylo et papier dans la ligne correspondant au plan de formation et allez sur l’onglet Paramètres. 

Choisissez le certificat que vous souhaitez associer depuis le menu déroulant Certificat. Cliquez sur Confirmer une fois terminé. 

Les certificats pour les plans de formations sont délivrés à l'utilisateur seulement après qu'il ait fini TOUS les cours du plan de formation. Cela est également valable lorsqu'un utilisateur n'est inscrit qu'à certains cours du plan de formation. 

Afin de supprimer l’association entre un certificat et un plan de formation, choisissez la valeur Aucun dans le menu déroulant Certificat. 

Notes sur les certificats pour les plans de formation

• Quand vous associez un modèle à un plan de formation, le certificat sera délivré rétroactivement à tous les utilisateurs qui ont fini de suivre le plan au moment où l'association est établie.
• Lorsque vous supprimez l’association entre un plan de formation et un certificat, tous les utilisateurs qui ont obtenu le certificat, en complétant le plan de formation, perdront le certificat. Soyez vigilant quand vous effectuez cette action. 

Générer et télécharger un certificat

Une fois qu’un utilisateur a fini un cours ou un plan de formation, associé à un certificat, il peut le télécharger depuis la page Mes activités, tel que décrit dans l'article sur les certificats à destination des apprenants. en sélectionnant l’onglet correspondant au type de cours (cours, ILT, formation externe, plans de formation) et en cliquant sur l’icône du certificat. N’oubliez pas de rendre cette page disponible dans le menu utilisateur si vous utilisez les certificats. Dans le cas contraire, les apprenants ne pourront pas les télécharger. En savoir plus sur les pages et les menus. 

Consulter les certificat délivrés

Si vous êtes connectés à la plateforme en tant que Superadmin, vous pouvez voir tous les certificats délivrés, dans le cadre d'un cours ou d'un plan de formation. Pour cela, accédez au Menu admin et choisissez l’option Modèle de certificats depuis la section Paramètres. Sur la page principale des certificats, recherchez le certificat que vous souhaitez voir et cliquez sur l’icône Certificats délivrés. 

Le système ouvrira une fenêtre pop-up, avec un menu déroulant, où vous pouvez voir les certificats délivrés pour le cours ou le plan de formation sélectionné. Vous verrez alors la liste de tous les utilisateurs inscrits à ce cours ou ce plan de formation. Depuis le menu déroulant Sélectionner une action, vous pouvez choisir de publier un certificat ou de supprimer des certificats délivrés aux utilisateurs. Cliquez ensuite sur Fermer.  

À noter ! Si vous apportez un changement à un modèle de certificat, ces changements n’auront pas d’effet sur les certificats précédemment délivrés. Pour cela, vous devez supprimer et publier le certificat à nouveau pour l’utilisateur. 

Une fois qu’un apprenant a reçu un certificat, après avoir fini un cours ou un plan de formation, le certificat sera associé à l’utilisateur et sera disponible pour téléchargement. Si un modèle de certificat est supprimé de la plateforme, il ne sera plus téléchargeable, même par les Superadmins.

Bonnes pratiques

• Quand vous copiez et collez les short codes dans les modèles des certificats, si vous voulez éviter d'inclure du formatage, nous conseillons de les copier et coller comme texte brut.
• Lorsque vous créez un modèle, utilisez un arrière-plan en lien avec le profil de votre entreprise (logo et couleurs) et remplissez tous les champs nécessaires. Note : en raison du mauvais rendu des PDF dans Firefox, avec les polices intégrées, Docebo recommande d’utiliser un autre navigateur ou l'un des navigateurs pris en charge pour créer ou personnaliser un modèle. Lorsque vous tentez d'ouvrir le PDF directement dans Firefox, celui-ci sera automatiquement téléchargé. 
• Lorsque vous utilisez une image d'arrière-plan, il est fortement conseillé de tester le modèle de certificat en téléchargeant un certificat qui y est associé et de vous assurer que la mise en page du certificat s'affiche correctement sur un appareil externe.

Conseils & Astuces 

• Vous trouverez un "modèle de certificat type” dans la liste des certificats. La bonne pratique consiste à le conserver dans le dossier. Vous pouvez le modifier, et copier/coller le HTML du Code Source dans un nouveau modèle. Ainsi, vous aurez une structure de modèle prête à l’emploi. 
• Lorsque vous créez un modèle, commencez par téléverser une image d’arrière-plan. Nous vous recommandons de faire cela avant d’insérer le texte HTML dans le certificat. Une fois que vous avez confirmé que l’image d’arrière-plan est à la bonne taille et prête à être utilisée, vous pouvez ajouter le texte et le short code souhaités. 
• Le short code [course_certificate_number] est un code alphanumérique qui relie le certificat émis et l'utilisateur auquel il a été assigné. Si le certificat est associé à un cours, le code commence par C. Si le certificat est associé à un plan de formation, le code commence par LP.
• Il est possible d’associer un seul certificat par plan de formation ou activité de formation externe. Vous pouvez quand même créer un plan de formation avec plusieurs certificats, en associant les certificats aux cours inclus dans le plan de formation, et pas au plan de formation.
• Pour les apprenants, la présentation de leurs réalisations, telles que les certificats, sur LinkedIn et d'autres médias sociaux est très gratifiante, et la possibilité de le faire à partir de leur plateforme d'apprentissage peut accroître leur implication. Pour cela, vous pouvez utiliser les badges de l'application de Gamification.