Introduction
Sur votre plateforme, vous pouvez fusionner deux profils d’utilisateur, combinant ainsi les données des deux profils en un seul. Les données du profil « source » sont fusionnées avec celui de « destination », consolidant ainsi toutes les informations pertinentes dans le profil de destination. Après avoir résolu les conflits éventuels et mis à jour les données, le profil source peut être supprimé en toute sécurité.
Cette fonctionnalité permet de réduire le nombre d’utilisateurs en doublon sur votre plateforme.
À noter : pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas fusionner des Superadmins ou des Power Users avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez uniquement fusionner deux utilisateurs standard sur la plateforme.
Droits
Les Power Users disposant des droits Utilisateurs/Afficher et Utilisateurs/Modifier peuvent fusionner les utilisateurs qui leur sont assignés. De plus, l’autorisation Utilisateurs/Supprimer est nécessaire pour supprimer l’utilisateur source après l’opération de fusion.
Quelles sont les données fusionnées ?
Lorsque vous fusionnez deux profils d’utilisateur en un seul, vous pouvez choisir quelles données seront fusionnées :
- Inscriptions aux cours
Toutes les inscriptions actives seront copiées de l’utilisateur source vers l’utilisateur de destination. Les inscriptions archivées ne sont pas transférées vers le profil de destination. Si les deux utilisateurs sont inscrits aux mêmes cours, le score le plus élevé ou le cours le plus avancé sera prioritaire lors de la fusion. Veuillez noter que fusionner des données de cours fusionne également les données de suivi des contenus pédagogiques et les réponses fournies par l’utilisateur source dans les contenus pédagogiques (comme xAPI ou SCORM).
- Gamification
Tous les badges, points, pièces et demandes dans la boutique des prix seront copiés de l’utilisateur source vers l’utilisateur de destination.
- Associations d’abonnements
Toute licence d’abonnement attribuée à l’utilisateur source sera copiée vers l’utilisateur de destination. Si l’utilisateur de destination n’appartient pas à une branche disposant d’une visibilité sur toute licence attribuée à l’utilisateur source, la fusion de ces licences sera ignorée.
- Certificats
Tous les certificats obtenus par l’utilisateur source seront copiés vers celui de destination. Si les deux possèdent le même certificat, le plus avantageux (celui avec le score le plus élevé) sera conservé lors de la fusion, et l’autre certificat sera supprimé. Ces données sont automatiquement fusionnées si vous fusionnez les inscriptions aux cours, sinon, elles ne sont pas fusionnées.
- Formation externe
Tous les dossiers de formation externe attribués à l’utilisateur source seront copiés vers l’utilisateur de destination. Ces données sont fusionnées par défaut. Vous n’avez pas la possibilité de ne pas les fusionner.
- Transactions e-commerce
Toutes les transactions e-commerce de l’utilisateur source seront copiées vers l’utilisateur de destination. Ces données sont automatiquement fusionnées si vous fusionnez les inscriptions aux cours ; dans le cas contraire, elles ne sont pas fusionnées.
- Champs de profil utilisateur
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Toutes les informations du profil de l’utilisateur source écraseront celles du profil de l’utilisateur de destination, à quelques exceptions près :
- Les noms d’utilisateur sont toujours conservés, ils ne sont jamais écrasés.
- Les adresses e-mail sont toujours conservées, elles ne sont jamais écrasées.
- Les managers et les membres de l’équipe de l’utilisateur de destination sont conservés.
- Si vous avez activé votre plateforme après le 21 octobre 2019, les branches de l’utilisateur source sont fusionnées avec celles de l’utilisateur de destination. Sinon, l’utilisateur de destination est placé dans les deux branches.
Remarques importantes concernant les données fusionnées
- Les inscriptions aux plans de formation ne peuvent pas être fusionnées. Bien que les cours inclus dans les plans de formation puissent avoir des inscriptions fusionnées, l’utilisateur de destination ne sera pas inscrit aux plans de formation auxquels l’utilisateur source est inscrit.
- Les certifications ne sont pas fusionnées automatiquement, elles seront calculées pour l’utilisateur de destination en fonction du statut du cours qui a été fusionné. La certification est déclenchée chaque fois que le statut est terminé. Ainsi la fusion d’un cours terminé vers l’utilisateur de destination déclenchera toutes les certifications liées et les attribuera en conséquence. Par exemple :
- Si l’utilisateur de destination ne possède pas la certification, elle sera ajoutée
- Si l’utilisateur de destination possède la certification et qu’elle n’est pas en cours de renouvellement, elle ne sera pas ajoutée
- Si l’utilisateur de destination possède la certification et qu’elle est en cours de renouvellement, elle sera renouvelée
- Les certifications obtenues grâce à une formation externe sont directement copiées vers l’utilisateur de destination. Si l’utilisateur fusionné a déjà obtenu la même certification, seule celle qui expire le plus tard sera conservée active
À noter : bien que la fusion de deux profils d’utilisateur ait pour effet de modifier le profil de destination, cette action ne déclenche pas d’événement de piste d’audit L’utilisateur a été modifié.
Fusionner deux profils d’utilisateur
Pour fusionner deux utilisateurs, sélectionnez tout d’abord Menu de navigation > Personnes (icône de personnes) > Utilisateurs pour ouvrir la page Utilisateurs. Procédez ensuite comme suit :
Sélectionner les utilisateurs
- Dans la liste des utilisateurs, localisez l’Utilisateur source. Il s’agit du compte dont vous souhaitez copier les données vers un autre compte.
- Cliquez sur les points de suspension sur la ligne de cet utilisateur, et sélectionnez Fusionner les utilisateurs.
- Le panneau Fusionner les utilisateurs s’ouvrira et affichera les données de l’utilisateur source sélectionné dans la zone Source sur le côté gauche.
- Dans la zone Destination sur le côté droit, sélectionnez le compte utilisateur dans lequel les données sources seront fusionnées :
- Pour ce faire, vous pouvez commencer à taper dans le champ, puis sélectionner l’utilisateur souhaité dans la liste déroulante. Le texte sera recherché dans le prénom, le nom, le nom d’utilisateur et l’adresse e-mail de l’utilisateur.
- Notez que la saisie de certains caractères spéciaux tels que + dans ce champ peut ne donner aucun résultat, même si un compte correspondant existe. Si cela se produit, vous pouvez essayer de supprimer les caractères spéciaux de votre texte de recherche. Sinon, pour rechercher des caractères spéciaux, vous pouvez utiliser un encodage URL (par exemple :
user+nameencodé devientuser%2Bname)
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
Informations utilisateur
Dans la section Informations utilisateur (deuxième page du panneau coulissant), l’option permettant de fusionner les informations de l’utilisateur est automatiquement cochée. Si vous ne souhaitez pas fusionner les informations du profil de l’utilisateur, décochez simplement l’option et appuyez sur Suivant. Si vous ne fusionnez pas les informations de l’utilisateur, les informations de l’utilisateur de destination seront prioritaires.
Lors de la fusion des informations de profil utilisateur, chaque champ utilisateur a sa propre ligne, avec une colonne pour l’utilisateur source et une pour l’utilisateur de destination. Appuyez sur la case correspondante dans chaque ligne pour sélectionner les informations de l’utilisateur qui seront fusionnées avec le profil de l’utilisateur final.
Tous les champs en surbrillance que vous avez sélectionnés comporteront une coche à l’intérieur de la case de ce champ. Chaque ligne n’aura qu’une seule coche. Si nécessaire, vous pouvez activer le bouton bascule en bas pour afficher les champs qui différencient l’utilisateur source de l’utilisateur de destination. Appuyez sur Suivant pour continuer.
Inscriptions
Dans la section Inscriptions (troisième page du panneau coulissant), l’option permettant de fusionner les inscriptions est automatiquement cochée. Si vous ne souhaitez pas fusionner les inscriptions, décochez simplement l’option et appuyez sur Suivant. Si vous ne fusionnez pas les inscriptions, les cours les plus avancés seront prioritaires.
Lors de la fusion des inscriptions, chaque cours aura sa propre ligne, avec une colonne pour l’utilisateur source et une pour l’utilisateur de destination. Les cours terminés sont automatiquement sélectionnés. Si les deux utilisateurs sont inscrits aux mêmes cours, le score le plus élevé ou le cours le plus avancé sera prioritaire lors de la fusion. Appuyez sur Suivant pour continuer.
Résumé
Dans la section Révision (quatrième page du panneau coulissant), passez en revue toutes les informations avant de fusionner les utilisateurs. Vous ne pouvez pas annuler l’action de fusion des utilisateurs, examinez donc attentivement les informations fusionnées avant de finaliser la fusion.
Basculez entre les onglets Informations utilisateur, Inscriptions, Transactions, Badges et Abonnements pour voir toutes les informations fusionnées. Ensuite, appuyez sur Fusionner les utilisateurs pour finaliser l’action.
Une fois les utilisateurs fusionnés, l’utilisateur source n’est pas automatiquement supprimé de votre plateforme. Le Superadmin ou le Power User doit désactiver ou supprimer manuellement l’utilisateur de la plateforme.