Introduction

L’objectif principal de votre plateforme est de vous aider à créer et gérer des cours, depuis le contenu pédagogique en passant par la mise en page des cours et leurs propriétés jusqu’aux rapports sur les cours. En plus de l’utilisation de la plateforme pour les cours e-learning, vous pouvez également, avec les cours ILT (formation dirigée par un formateur) et VILT (formation virtuelle dirigée par un formateur) de la plateforme, déployer et gérer les cours dispensés par un formateur, qu'il s'agisse de cours en présentiel ou en ligne (webinaires). 

En tant que Superadmin, vous pouvez vérifier les taux de participation aux cours et les listes d’attente. De plus, vous pouvez téléverser du contenu pédagogique dans l’espace du cours (par exemple des diapositives utilisées pendant la formation, une vidéo des moments clés de la formation ou un enregistrement du webinaire). Les apprenants auront accès à ce contenu avant, pendant et après la formation selon votre configuration. 

Tous les cours ILT et VILT font l’objet d’un suivi à des fins de transcription et de certification. Ainsi, les apprenants ont une visibilité totale sur la façon dont leurs performances ont été évaluées. Les cours ILT et VILT sont composés d’une ou plusieurs sessions, programmées à des dates prédéfinies. 

Vous pouvez planifier, gérer et effectuer le suivi d'un cours dispensé sur plusieurs sessions et lieux, qu’il soit entièrement en présentiel, entièrement en ligne ou une combinaison de ces deux options. Selon vos besoins, vous pouvez transformer une session présentielle en session en ligne et vice-versa en mettant à jour les détails de la session. 

Cet article est un guide pour la création et la gestion des cours ILT et VILT, vous trouverez plus d’informations sur la Gestion des cours, comment envoyer les URL des cours aux apprenants et sur les cours décommissionnés dans l’article Introduction à la Gestion des cours. 

Pour la gestion des cours E-Learning, référez-vous à l’article Créer et gérer les cours E-Learning. 

Cas d'usage

Il est possible d'utiliser les cours ILT pour l'apprentissage mixte (blended learning) en insérant des contenus pédagogiques de type SCORM, AICC ou XAPI (TinCan) dans les cours ILT et VILT. Vous pouvez offrir une formation plus complète en mélangeant live et en ligne. Par exemple, vous pouvez :

• demander aux apprenants de passer un test en ligne après un événement live
• enrichir les cours gérés par les formateurs avec des contenus en ligne, en fournissant de l'aide même après le cours

Pré-requis pour les cours VILT (webinaires)

Avant de configurer une session de webinaire pour un cours VILT, assurez-vous d’avoir intégré un des outils de webinaire pris en charge ou d’avoir installé votre propre outil personnalisé. 

Pour en savoir plus sur les intégrations tierces parties avec les logiciels proposant un mode webinaire, veuillez vous référer aux manuels correspondants dans la Knowledge Base de Docebo :  Zoom, GoToMeeting, Webex, Adobe Connect, Microsoft Teams. 

Notez également que les webinaires peuvent être suivis avec Go.Learn, l’app mobile de Docebo. En savoir plus sur les cours VILT et ILT sur mobile.

Pré-requis pour les cours ILT (en présentiel)

L’organisation de cours en présentiel inclut la gestion des lieux et des salles nécessaires à la tenue de la formation. Vous pouvez, par exemple, planifier un cours qui se tiendra en différentes sessions et lieux. 

Avant de configurer une session en présentiel pour un cours ILT, une bonne pratique consiste à créer un lieu pour la session. Retrouvez les détails pour organiser votre environnement. 

Créer un cours ILT / VILT

Pour créer un nouveau cours ILT / VILT, cliquez sur le bouton plus dans l’angle supérieur droit de la page Gestion des cours et sélectionnez Nouveau cours. Dans le panneau de droite, entrez le nom du cours, sa description et sélectionnez  ILT (formation dirigée par un formateur) pour le type de cours.

Configurez le titre du cours de manière à ce qu’il soit simple et clair. Les utilisateurs doivent instantanément comprendre le sujet du cours en lisant le titre. Pour des raisons de sécurité, le texte correspondant au titre du cours est vérifié conformément aux directives de l'OWASP (s'ouvre dans un nouvel onglet) et nettoyé afin d'éviter l'insertion de codes malveillants. 

La description du cours aide les utilisateurs à comprendre ce qu’ils apprendront pendant le cours. Vous pouvez personnaliser la description du cours avec les options à disposition et rajouter des liens, émoticônes, images et vidéos. Si vous insérez des vidéos ou des liens, vous ne pouvez utiliser que les URLs répertoriées dans le menu Paramètres avancés de la plateforme, onglet E-Learning, section Liste d’autorisation Iframe. Veuillez également noter que :

• Les URL dans la liste d’autorisation n’acceptent pas les caractères génériques tels que les caractères de substitution (*). 
• Si vous téléversez des images, le nom de fichier de ces images ne peut pas contenir de caractères spéciaux.

Astuce accessibilité : lorsque vous ajoutez des images à la description du cours, saisissez un texte alternatif en cliquant sur l'image, puis sur Texte alternatif. Le texte alternatif donne un sens à l'image lorsqu'elle ne peut pas être visualisée pour une raison quelconque, ce qui permet aux utilisateurs souffrant de déficiences visuelles de comprendre le contexte.

Si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer un code à votre cours. Bien qu’il soit possible d’utiliser le même code pour plusieurs cours, nous vous suggérons d’utiliser des codes de cours uniques. Si vous entrez un code de cours existant, un message d’avertissement vous informera que ce code est déjà utilisé mais la plateforme ne vous interdira pas de l’utiliser. Si l’application Extended Enterprise est active sur votre plateforme, lorsqu’un Power User tente de définir un code déjà utilisé dans un autre domaine de l’Extended Enterprise, le système n’affichera pas le message d’avertissement afin de ne pas divulguer la structure des données de cours des différents domaines.

Vous pouvez associer des compétences à votre cours manuellement, laisser l'Intelligence Artificielle  dela plateforme les associer, ou les deux. En savoir plus sur la gestion des compétences. Enfin, attribuez le cours à une catégorie.

S'il existe des champs supplémentaires obligatoires pour les cours mis en place dans la plateforme, vous devrez les remplir dans l'onglet Informations Supplémentaires du panneau de droite. Dans le cas contraire, vous ne pouvez pas créer le cours. 

Cliquez sur Créer et modifier pour créer votre cours sur la plateforme et commencer à le configurer et le gérer aussitôt. 

Depuis le 12 novembre 2019, quand un cours est créé, la plateforme calcule automatiquement un ID alphanumérique unique en plus du code de cours. L’ID de cours ne peut pas être modifié et sera calculé également pour les cours créés avant le 12 novembre 2019 mais uniquement lorsque ceux-ci sont mis à jour. L’ID unique de cours facilite l’identification des cours dans les divers espaces de la plateforme et dans la recherche globale de la plateforme. 

Quand un cours est créé, son statut est En maintenance. Veillez à changer le statut du cours en Publié dans la barre de publication pour le rendre accessible aux utilisateurs.

Configurer les propriétés avancées des cours

Passez à l’onglet Propriétés avancées pour définir les options avancées de votre cours. Cet espace regroupe plusieurs options pour gérer différents paramètres du cours.  

Ajouter du contenu pédagogique et des widgets de cours

Passez à l’onglet Contenu pédagogique pour ajouter des ressources avant l’inscription des apprenants au cours. A partir de cet espace, vous pouvez ajouter et gérer du contenu pédagogique et configurer la mise en page de votre cours dans la plateforme. Le contenu pédagogique sera commun à toutes les sessions. Pour ajouter un nouveau contenu, cliquez sur Ajouter contenu pédagogique et choisissez le type de contenu pédagogique que vous souhaitez téléverser. 

Vous pouvez également organiser le contenu pédagogique dans des dossiers. Les dossiers sont très utiles pour organiser votre contenu pédagogique par thème ou par chapitre. Le dossier principal aura le nom du cours. Cliquez sur Nouveau dossier dans le menu déroulant pour créer un nouveau dossier. Entrez un nom et enregistrez vos modifications. Une fois créé, vous pouvez supprimer le dossier ou le modifier. Dans l’espace du contenu pédagogique, cliquez sur le menu en face du dossier et sélectionnez l’option souhaitée. Si vous essayez de supprimer un dossier qui contient du contenu pédagogique, le système vous demandera si vous souhaitez signaler le cours comme complété pour les utilisateurs qui auraient terminé tous les autres supports pédagogiques du cours.   

Vous pouvez modifier l’ordre des dossiers en les déplaçant jusqu’à la position souhaitée. Pour ajouter un sous-dossier, sélectionnez le dossier de destination et créez un nouveau dossier à l’intérieur de ce dossier selon les mêmes étapes décrites précédemment. Nous vous suggérons de ne pas aller trop loin dans la hiérarchie afin de ne pas perturber les utilisateurs dans leur navigation. Pour attribuer un contenu pédagogique à un dossier, faites-le glisser dans l’espace Dossiers à gauche.

En savoir plus sur les types de contenu pédagogique disponibles sur la plateforme et comment les gérer. 

Vous avez également la possibilité d'importer du contenu pédagogique depuis le Dépôt central, tel que décrit dans le chapitre Ajouter un contenu pédagogique de l'article de la Knowledge Base relatif au Dépôt central.

Cliquez sur Ajouter des widgets au cours pour ajouter des espaces spécifiques à la page du cours donnant ainsi des informations supplémentaires aux apprenants sur chaque session (par exemple le nom du formateur, des fichiers relatifs à la session, du contenu iFrame) et rendant leur expérience plus interactive avec des commentaires, des forums, et des sections de Q&R. En savoir plus sur les widgets de cours. 

Créer une nouvelle session

Afin de créer une nouvelle session dans l’espace de gestion des cours, cliquez sur le bouton plus dans l’angle supérieur droit de la page et sélectionnez l’option Nouvelle session. 

Plus d’informations sur la Création et la gestion des sessions ILT et VILT dans cet article. 

Inscrire les utilisateurs

En savoir plus sur l'inscription des utilisateurs aux les cours ILT et VILT dans l'article dédié de la Knowledge Base. 

Veuillez noter que pour les cours ILT et VILT, les formateurs ne sont pas inscrits à la session mais y sont attribués. En savoir plus sur l'attribution de formateurs aux sessions. 

Statistiques de session 

Pour voir les statistiques relatives aux différentes sessions du cours, accédez à la page principale du cours et allez sur l’onglet Statistiques sessions. En haut de la page, utilisez le menu déroulant Session pour sélectionner la session que vous souhaitez voir. 

 

Une fois la session sélectionnée, les statistiques correspondantes s’affichent : 

• Pourcentage et nombre total d’utilisateurs qui ont réussi la session
• Nombre total d’inscrits
• Durée effective de la session

Détails de la session

• Programme de la session : y compris le nom de la session, la date, l'heure et la durée effective
• Emplacement et informations en lien avec la salle

Statistiques de la session

Liste de tous les utilisateurs inscrits à la session avec :

• Temps de présence
• Statut d'évaluation
• Score

À noter! Lorsque l'achèvement de la session est défini sur Manuel dans l'onglet Propriétés de la session, le score réel d'un utilisateur ne sera pas reflété dans la colonne Score. Pour afficher le score, définissez l'achèvement de la session comme étant basé sur l'évaluation ou sur le contenu pédagogique.

Rapports

A partir de l’onglet Rapport, vous pouvez voir le rapport de cours , consulter la progression du cours et les statistiques des utilisateurs et du contenu pédagogique, et vérifier les exercices des apprenants. 

Attribuer un cours aux catalogues, plans de formation et chaînes

Vous pouvez associer des cours aux catalogues, plans de formation et chaînes ou les en retirer directement depuis l’espace du cours. Cliquez sur le bouton plus dans l’angle supérieur droit de la page et sélectionnez Ajouter aux catalogues, Ajouter aux plans de formation ou Ajouter aux chaînes. Faites votre sélection dans le panneau de droite et cliquez sur Confirmer.  

Les cours associés avec des catalogues, des plans de formation et des chaînes sont disponibles dans les onglets correspondants lorsque vous êtes en mode modification du cours. Depuis ces onglets, vous pouvez consulter les associations déjà effectuées pour le cours sélectionné (si disponible) et supprimer des assignations existantes.  Pour cela, cliquez sur le menu ellipsis en face de chaque cours et sélectionnez Retirer l'attribution.  

Quand vous modifiez un cours en tant que Power User, votre visibilité sera limitée uniquement aux catalogues pour lesquels vous avez des autorisations de modification.

Dupliquer un cours ILT / VILT

Il n’est pas possible de dupliquer l’ensemble d’un cours ILT / VILT. Vous pouvez dupliquer les sessions composant le cours ainsi que les événements composant le cours. Plus de détails sur la duplication des sessions et des événements.  

Supprimer un cours ILT / VILT

Pour supprimer un cours de la plateforme, cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne du cours et choisissez Supprimer. Quand un cours est supprimé de la plateforme, toutes ses traces sont perdues ainsi que son contenu pédagogique téléchargé sur la plateforme si celui-ci n’est pas également disponible dans le Dépôt central.     

Une fois supprimé, le cours disparaît également des catalogues, des chaînes, des certifications et des plans d’abonnement auxquels il est associé. Le cours sera également retiré des plans de formation desquels il fait partie y compris les règles de pré-requis liés à ce cours. 

Si un cours est associé à des Conditions basées sur le Statut d’inscription qui régit le remplissage des groupes automatiques vous ne pourrez pas le supprimer. Il vous faudra d’abord le retirer de la condition du ou des groupes auxquels il est associé.  

Enregistrements des sessions

En tant que Superadmin, Power User ayant les droits nécessaires ou formateur, vous pouvez téléverser l’enregistrement d’une session dans l’espace du cours afin qu’il puisse être vu par ceux qui n’ont pas pu participer à la session.  

Les enregistrements peuvent être téléversés soit par API, soit en ajoutant un fichier vidéo ou en partageant un lien. Pour ajouter un enregistrement de webinaire, accédez à la page principale de gestion des cours et recherchez le cours VILT parmi la liste des cours. Cliquez sur la description du cours et sur Vue apprenant dans l’angle supérieur droit. Sur la page principale de la session, recherchez la session pour laquelle vous souhaitez téléverser un enregistrement. Cliquez sur la flèche située après la date de la session pour faire apparaître les détails. Vous trouverez le bouton Ajouter un enregistrement.  

Dans le panneau de droite, choisissez si vous souhaitez ajouter l’enregistrement via API, en téléversant un fichier vidéo ou en envoyant le lien URL d’une vidéo. Les outils disponibles pour l’ajout d’une vidéo via API sont les suivants : GoToTraining, WebEx et Adobe Connect. Si vous avez une intégration avec Zoom, vous pouvez directement téléverser les enregistrements depuis Zoom Cloud. Une fois que vous avez sélectionné votre enregistrement et la méthode pour l’ajouter, vous verrez une barre de progression sous l’option choisie. 

Quand la vidéo a fini de charger cliquez sur Confirmer. A noter, le temps d’import et de conversion de la vidéo dépend de la taille de la vidéo. Quand la vidéo est prête, un message vous informe qu’elle a été convertie avec succès. Les apprenants peuvent visualiser la session enregistrée en cliquant sur le bouton Voir l’enregistrement. Pour supprimer l’enregistrement, cliquez sur le X à côté de ce bouton. 

Vous pouvez téléverser un enregistrement par session de webinaire, la taille maximum du fichier d’enregistrement est de 800MB.

Vue apprenant

Quand la configuration du cours est terminée, cliquez sur Vue apprenant pour visualiser la manière dont les apprenants verront le cours après inscription. 

Quand un Superadmin ou un Power User clique sur Vue apprenant, il est automatiquement inscrit au cours.