Introduction

Le Dépôt Central est une fonction de base activée par défaut dans votre plateforme. Dans le Dépôt Central, vous pouvez charger les contenus pédagogiques rassemblés en un seul endroit. En effet, le contenu pédagogique n’est pas lié à un seul cours mais est disponible pour tous les cours de la plateforme. Utilisez le Dépôt Central pour : 

• Gérer tous les contenus pédagogiques dans une bibliothèque centrale
• Éviter d’avoir du contenu dupliqué 
• Mettre à jour le contenu en une seule fois pour tous les cours
• Suivre le contenu pédagogique dans le même rapport indépendamment du cours où il est placé

Veuillez noter que seuls les Superadmins peuvent gérer le Dépôt Central. Les Power Users et les Formateurs n’ont pas accès au Dépôt Central. Ils ne peuvent pas ajouter ou retirer des contenus pédagogiques au Dépôt Central depuis les cours. Pour y accéder, allez au Menu Admin à partir de l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-Learning, cliquez sur Dépôt Central. 

Dans le Dépôt Central, vous trouverez tous les contenus pédagogiques qui y ont été directement téléchargés, ainsi que les catégories dans lesquels se répartissent ces contenus. Les catégories présentes ici sont les mêmes que celles que vous retrouvez dans la partie Gestion des Cours de la plateforme. Tous les documents que vous envoyez depuis les cours dans le Dépôt sont également présents ici.

Vous pouvez ajouter de nouvelles catégories dans le Dépôt Central, celles-ci seront automatiquement reproduites dans la partie Gestion des Cours de la plateforme (et vice-versa : si vous créez une  nouvelle catégorie dans la partie Gestion des Cours, celle-ci sera automatiquement reproduite dans le Dépôt Central.) Veuillez noter que vous pouvez télécharger et gérer les contenus pédagogiques dans le Dépôt Central, cependant l’ordre des contenus pédagogiques à l’intérieur d’un cours se gère uniquement depuis la partie cours de la plateforme. Vous ne pouvez pas gérer cela depuis le Dépôt Central. 

A noter : il n’est pas possible de gérer les contenus pédagogiques de type Exercice depuis le Dépôt Central. Ceux-ci sont gérés uniquement au niveau du cours. Vous ne pouvez pas créer ce type de contenu pédagogique dans le Dépôt Central mais uniquement dans un cours. 

Ajouter un Nouveau Contenu Pédagogique dans le Dépôt Central

Le processus de téléchargement des contenus pédagogiques est identique dans le Dépôt Central et dans un cours. Vous devez d’abord sélectionner une catégorie pour y placer votre contenu pédagogique parmi la liste des catégories à gauche de la page. Puis, cliquez sur Ajoutez Contenus Pédagogiques à droite de la page principale du Dépôt Central. 

Depuis le menu déroulant, choisissez si vous souhaitez charger, importer ou créer un nouveau contenu pédagogique en sélectionnant le type de contenu. Complétez le processus de chargement, importation ou création du contenu pédagogique en remplissant autant d’informations que possible dans chaque fenêtre pop-up et chaque onglet.  Une fois que vous avez terminé de charger ou créer votre contenu pédagogique, cliquez sur Enregistrer les Modifications. Le contenu apparaitra dans le Dépôt Central. 

En savoir plus sur le processus de création et de gestion des contenus pédagogiques.

Ajouter du Contenu Pédagogique depuis le Marché des Contenus 

Il est possible d’importer tout contenu proposé par un fournisseur dans le Marché des Contenus dans le Dépôt Central. Référez-vous aux articles de la Knowledge Base relatifs aux fournisseurs de contenus pour savoir comment importer du contenu depuis le marché des contenus dans le Dépôt Central.

Les contenus pédagogiques importés depuis le Marché des Contenus sont identifiés par une icône de panier de commande. Survolez l’icône de panier de commande avec votre souris pour en savoir plus sur le fournisseur de contenu. Les contenus pédagogiques importés depuis des fournisseurs de contenu sont considérés comme les autres contenus pédagogiques disponibles dans le Dépôt Central. 

Quand un contenu de la Bibliothèque Docebo Content est proche de la date de décommissionnement, il est identifié avec une icône d’alerte avant le nom du contenu. Survolez l’icône avec votre souris pour savoir quand le contenu sera décommissionné. Le contenu décommissionné est identifié avec une icône d’erreur. En survolant l’icône avec votre souris, une info-bulle vous indique quand le contenu a été décommissionné. Vous pouvez filtrer les contenus pédagogiques décommissionnés ou sur le point de l’être (ou les deux) avec des filtres dédiés. Référez-vous à l’article Docebo Content pour en savoir plus sur la gestion des contenus décommissionnés ou en cours de décommissionnement.   

Modifier ou Supprimer du Contenu Pédagogique dans le Dépôt Central 

Après avoir créé votre contenu pédagogique, celui-ci apparaît dans la liste des contenus pédagogiques sur la page principale du Dépôt Central. Chaque contenu pédagogique aura sa propre ligne dans la liste. 

Le nom du contenu pédagogique est toujours affiché ainsi qu’à sa gauche une icône représentant le type de fichier. De la même manière, vous pouvez voir un X rouge en bout de ligne qui vous permet de supprimer le contenu pédagogique (il vous sera demandé de confirmer cette action avant de procéder à la suppression effective), une icône en croix qui vous permet de déplacer l’objet et de l’attribuer à une catégorie et une icône modifier pour modifier l’objet.

Veuillez noter que modifier un objet en utilisant l’icône correspondante (l’icône crayon et papier) vous permet de modifier les informations que vous avez entrées au moment de télécharger le fichier. Pour les fichiers vidéos, une coche verte indique que la vidéo a été correctement convertie et qu’elle est prête à être publiée. Si la coche est rouge, cela indique que la vidéo n’a pas été téléchargée correctement et qu’elle doit être téléchargée à nouveau. 

Dissocier des Contenus Pédagogiques dans le Dépôt Central

Les contenus pédagogiques provenant du Dépôt Central et associés à un cours peuvent être dissociés de ce cours tout en conservant les résultats obtenus par l’utilisateur dans les rapports. Pour dissocier un contenu pédagogique d’un cours, accédez à la partie Gestion des Cours depuis le Menu Admin puis sélectionnez le cours et allez à l’onglet Contenu Pédagogique. Cliquez sur l’icône menu en bout de ligne et sélectionnez Dissocier. 

Si l’apprenant a terminé un contenu pédagogique dans le cours et que le contenu pédagogique est ensuite dissocié du cours, la complétion du cours est conservée. Cependant, vous ne retrouverez pas de statistiques pour les contenus pédagogiques dissociés dans les rapports. Si l’apprenant n’a pas terminé le contenu pédagogique dissocié, une bonne pratique consiste à sélectionner l’option Définir le cours comme complété pour tous les utilisateurs qui ont complété tous les autres contenus pédagogiques dans la fenêtre pop-up de confirmation de la Dissociation. Cela permet de d’assurer que les statistiques utilisateurs dans les rapports de cours conservent le statut complété pour le cours. 

Gérer la Colonne Utilisation

La colonne Utilisation vous montre le nombre de cours dans lesquels un contenu pédagogique est utilisé. Quand vous cliquez sur le lien d’utilisation dans chaque ligne, une fenêtre pop-up s’affiche vous fournissant la liste des cours dans lesquels le contenu pédagogique est placé. Chaque ligne de cours affiche le nom du cours et la version du contenu pédagogique présente dans le cours (nous expliquons le concept de versions un peu plus bas).

Vous pouvez cliquer sur le nom du cours pour vous rendre sur la page principale de ce cours. A partir de là, vous pouvez gérer le contenu pédagogique contenu dans le cours. De plus, vous pouvez utiliser la barre de recherche de la fenêtre pop-up pour rechercher un cours spécifique dans la liste. 

Gérer l’Aperçu du Contenu Pédagogique

L’aperçu du Contenu pédagogique est symbolisé par l’icône play dans la ligne du contenu pédagogique. Quand vous cliquez sur cette icône, une fenêtre pop-up s’ouvre affichant l’aperçu du contenu pédagogique sur la plateforme. Si vous avez plusieurs versions du même objet, vous pouvez sélectionner quelle version vous souhaitez afficher en utilisant le menu déroulant Sélectionner la version dans le coin supérieur gauche de la fenêtre pop-up. Dans l’onglet Détails de la Version, vous pouvez voir le nombre de cours dans lequel cette version du contenu pédagogique est présente et qui l’a téléchargée. 

Envoyer du Contenu Pédagogique dans des Cours depuis le Dépôt Central

Pour envoyer du contenu pédagogique dans plusieurs cours en une seule action, utilisez l’icône en flèche. Quand vous cliquez sur cette icône, une fenêtre pop-up s’ouvre. Sélectionnez la version du contenu pédagogique que vous souhaitez envoyer en utilisant le menu déroulant Sélectionner la Version dans le coin supérieur gauche de la fenêtre pop-up. Ici encore, quand vous sélectionnez la version, vous verrez les détails de la version à droite du menu déroulant. 

Puis choisissez les cours dans lesquels vous souhaitez placer le contenu pédagogique en cochant la case correspondante dans la ligne du cours. Vous pouvez rechercher des cours en utilisant la barre de recherche à droite de la liste des cours. Une fois les cours sélectionnés, cliquez sur Suivant. Vous devez recevoir un message confirmant que votre contenu pédagogique a été envoyé avec succès vers les cours. 

Ajouter du Contenu Pédagogique depuis le Dépôt Central à un Cours

Quand vous gérez du contenu pédagogique dans un cours et que vous souhaitez ajouter un contenu provenant du Dépôt Central, sélectionnez Ajouter Contenu Pédagogique puis sélectionnez l’option Dépôt Central dans le menu déroulant. Une fenêtre pop-up avec tous les objets du Dépôt Central s’ouvre.

Quand un objet est sélectionné, un menu déroulant apparaît à la droite de cet objet indiquant toutes les versions disponibles (le cas échéant). Sélectionnez le contenu pédagogique à ajouter. Vous ne pouvez ajouter qu’une seule version d’un contenu pédagogique à un cours. Vous pouvez sélectionner autant d’objets que vous le souhaitez. Une fois votre sélection faite, cliquez Confirmer. 

Envoyer Plusieurs Contenus Pédagogiques dans des Cours en Une Action

Si vous souhaitez envoyer plusieurs contenus pédagogiques dans un ou plusieurs cours en une seule action, cliquez sur le bouton Envoyer le Contenu Pédagogique vers les Cours situé dans la barre d’action en haut de la page principale du Dépôt Central. Dans la fenêtre pop-up sélectionnez dans la liste, les contenus pédagogiques que vous souhaitez envoyer (ceux-ci sont divisés en catégories que vous pouvez sélectionner sur la partie gauche de la page) en cochant la case correspondante dans la ligne. Utilisez le menu déroulant situé dans la partie supérieure pour filtrer par type de contenu ou recherchez un contenu spécifique en utilisant la barre de recherche. 

 A noter : vous pouvez sélectionner et envoyer jusqu’à 10 contenus pédagogiques en une fois. Une fois tous les contenus pédagogiques sélectionnés, cliquez sur Suivant pour continuer. Puis sélectionnez les cours dans lesquels vous souhaitez placer les contenus pédagogiques en utilisant la liste de cours. Veuillez vous référer à la section précédente si vous avez besoin d’aide pour compléter cette action. Une fois les cours sélectionnés, cliquez de nouveau sur Suivant. Vous devez recevoir un message vous confirmant que votre contenu pédagogique a été envoyé avec succès vers les cours. 

Créer Plusieurs Versions du Même Contenu Pédagogique

Certains types de contenus pédagogiques peuvent avoir plusieurs versions dans la plateforme. Les types de fichiers autorisant les versions multiples sont les suivants : SCORM, AICC, XAPI (TIN CAN), File, Video. Pour ces items, la première version du contenu pédagogique que vous téléchargez sur la plateforme est automatiquement la Version Un de l’objet. Vous pourrez voir l’icône en flèche circulaire dans la ligne du contenu pédagogique de la liste affichée dans Dépôt Central. En cliquant sur cette icône, vous pouvez voir les versions de cet objet ainsi que les détails de chaque version.

A noter : cette icône est désactivée (grisée) pour les types de contenus pédagogiques qui ne prennent pas en charge les versions. C’est le cas des contenus pédagogiques publiés dans la plateforme par tout outil auteur utilisant le standard PENS car PENS ne prend pas en charge le versionnage de contenus pédagogiques.  

Pour télécharger une nouvelle version du contenu pédagogique, recherchez l’objet dans la liste principale du Dépôt Central et cliquez sur l’icône Modifier dans la ligne de l’objet. Puis, cliquez sur le bouton Télécharger un nouveau contenu et entrez un titre et une description. Vous pouvez indiquer si cette nouvelle version écrase la version existante (version un) ou si vous souhaitez créer une nouvelle version de l’objet. Si vous choisissez la première option, le contenu sera mis à jour dans tous les cours où il est utilisé. Si vous choisissez la deuxième option, vous pourrez remplir toutes les boîtes de texte qui s’ouvrent relatives au nom et à la description de la nouvelle version.

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications. Veuillez noter que le contenu pédagogique dans la plateforme restera le même. Seul le contenu physique du contenu pédagogique peut avoir plusieurs versions. Vous pouvez modifier et supprimer des versions du contenu en cliquant sur l’icône en flèche circulaire dans la ligne du contenu pédagogique de la liste du Dépôt Central puis en cliquant sur les icônes correspondantes de la ligne de la version sur la page de l’Historique des Versions.

A noter : si vous supprimez une version d’un contenu pédagogique, celui-ci sera supprimé de tous les cours dans lequel il est présent. Assurez-vous que la nouvelle version du contenu pédagogique soit envoyée dans chaque instance où celui-ci est utilisé avant de supprimer l’ancienne version. Vous pouvez également ajouter des versions spécifiques des contenus pédagogiques à un ou plusieurs cours en suivant le processus décrit plus haut. 

Créer un Dossier de Catégorie dans le Dépôt Central

Pour créer un dossier avec une Nouvelle Catégorie dans le Dépôt Central, cliquez sur le bouton Nouvelle Catégorie dans le coin supérieur gauche de la page. Une fenêtre s’ouvre où il vous est demandé de définir la langue que vous souhaitez modifier, le nom du dossier et le Code de la Catégorie (non obligatoire), puis cliquez sur Confirmer. 

A noter : le Dépôt Central et les cours ont les mêmes dossiers. Si vous créez un dossier de catégorie dans le Dépôt Central, le même dossier sera créé dans la page de Gestion des Cours et vice versa.

Filtrer les Contenus Pédagogiques dans le Dépôt Central 

Le contenu pédagogique qui se trouve dans la liste principale du Dépôt Central est automatiquement catégorisé en utilisant les catégories que vous créez. Pour visualiser le contenu pédagogique contenu dans chaque catégorie, cliquez sur un dossier dans la partie gauche de la page. 

 Vous pouvez filtrer le contenu pédagogique que vous voyez apparaître dans la liste par type de fichier en utilisant le menu déroulant au-dessus de la liste. Choisissez si vous souhaitez visualiser les Descendants en faisant passer le toggle de Oui à Non. Enfin, vous pouvez rechercher un contenu pédagogique spécifique (par code d’objet ou nom d’objet) en utilisant la barre de recherche au haut de la liste. 

Partager le Suivi du Contenu Pédagogique

Tous les contenus pédagogiques sur la plateforme ont un suivi partagé. Qu’est-ce que cela signifie ?  Si vous placez le même contenu pédagogique (ou la même version d’un contenu pédagogique) dans plusieurs cours et qu’un utilisateur complète ce contenu dans un cours, il sera automatiquement marqué comme complété dans les autres cours où ce contenu pédagogique est présent.

Il s’agit du paramètre par défaut pour tous les contenus pédagogiques et il est défini au niveau de la version. Il est donc essentiel d’être très vigilant lors de réinitialisation des données utilisateurs concernant la complétion des contenus.

La seule exception au partage de suivi est le cas des enquêtes. Pour les enquêtes, vous devez cochez l’option d’avoir un suivi individuel pour une enquête plutôt qu’un suivi partagé au moment de la création de l’enquête. Pour en savoir plus sur la création des enquêtes dans un cours, référez-vous à ce guide. Pour créer une enquête dans le Dépôt Central, cliquez sur le bouton Ajouter Contenu Pédagogique dans le coin supérieur droit de la page principale du Dépôt Central puis sélectionnez Enquête dans le menu déroulant.

Sur la page Nouvelle Enquête, entrez un titre et une description à votre enquête puis optez soit pour un suivi local soit pour un suivi partagé (nous suggérons d’avoir un suivi local afin d’avoir des résultats d'enquête plus précis pour chaque cours). Complétez les informations dans l’onglet Informations Supplémentaires puis cliquez sur Enregistrez les modifications une fois terminé. 

A noter : une fois que vous choisissez l’option d’un suivi local ou d’un suivi partagé, vous ne pouvez plus modifier le suivi par la suite. Vous devez supprimer l’enquête et la créer à nouveau si vous souhaitez changer vos préférences de suivi.

Comment le Partage de Suivi Impacte les Rapports

Dans les Rapports de Cours, vous pouvez voir quelle version d’un contenu un utilisateur a complété dans le cas où un contenu pédagogique a plusieurs versions utilisées dans plusieurs cours. De la même manière, si un utilisateur complète un contenu pédagogique (comme un test) dans un cours, celui-ci s’affichera comme complété dans les rapports des autres cours.   

Bonnes pratiques et Conseils et Astuces 

Gardez le Dépôt Central en ordre.

Plus vous utilisez le Dépôt Central, plus vous le remplissez de contenus pédagogiques. Soyez minutieux avec le nom, description et vignette de votre contenu pédagogique. Utilisez les catégories pour mieux organiser le contenu. 

Contenu dupliqué pour les langues différentes.

Si vous avez le même contenu dans des langues différentes, vous pouvez facilement dupliquer le contenu pédagogique et changer la langue. Vous pouvez utiliser une sous-catégorie par langue (ex. La catégorie est Musique & Arts, les sous-catégories sont anglais, italien, français, espagnol…). 

Vérifier avant d’envoyer du contenu depuis le Dépôt Central dans les cours.

Si vous avez déjà le même contenu pédagogique dans des cours différents, n’oubliez pas qu’il sera marqué comme complété dans chaque cours même si l’apprenant n’a complété le contenu pédagogique que dans une seul cours. Cela veut dire que si vous appliquez certains paramètres locaux à ce contenu de formation (ex. Marqueur de Fin d’Objet, Pré-requis), l’utilisateur peut avoir complété un cours qu’il ou elle n’a même pas encore commencé. 

Cours Dupliqués et Gestion de Contenu Pédagogique dans le Dépôt Central.

Sur la page de Gestion des Cours, vous pouvez dupliquer les cours. Si le contenu pédagogique inclus dans le cours que vous dupliquez est stocké dans le Dépôt Central, alors le suivi de ces objets sera poursuivi dans le nouveau cours.  Cependant, si vous avez besoin de dupliquer un cours mais que l’apprenant ne doit pas repasser le même cours pour renouveler une certification, alors le contenu pédagogique doit être téléchargé directement dans le cours. Il ne peut pas être envoyé depuis le Dépôt Central sinon les statuts des objets seront également conservés dans le nouveau cours. 

Ecrasement vs Versionnage

Si vous avez besoin de corriger un mot, une phrase ou un titre d’un contenu pédagogique, nous vous suggérons d’utiliser l’option d’écrasement. En revanche, si un changement majeur dans la structure est nécessaire, l’option de versionnage est adaptée. Veuillez noter l’actualisation du suivi en utilisant ces deux options.  

 

Option	Statut de l’Utilisateur dans le Cours (avant la mise à jour)	Statut de l’Utilisateur dans le Cours (après la mise à jour)
Ecrasement	En Cours	En Cours
	Complété	Complété
Versionnage	En Cours (version 1)	Pas Commencé (version 2)
	Complété (version 1)	Complété

 

A noter : avec le versionnage, si un utilisateur qui a déjà complété l’ancienne version du contenu pédagogique le consulte de nouveau, il/elle verra la nouvelle version et devra la compléter de nouveau depuis le début.