Introduction

Le Dépôt Central est un espace central qui permet aux Superadmins et aux Power Users de stocker, organiser et gérer les contenus pédagogiques utilisés dans la plateforme et de les attribuer aux cours.

La centralisation des contenus pédagogiques dans un répertoire facilite l’accès, la récupération et le partage de contenus à travers les différents cours. Cela garantit également que tous les apprenants ont accès aux mêmes contenus à jour et uniformes afin de maintenir la qualité des formations proposées. De plus, le suivi des contenus pédagogiques à travers tous les cours où ils sont placés. 

Conserver les contenus pédagogiques dans le Dépôt Central permet également de gagner du temps et des ressources en éliminant la nécessité de dupliquer les effiorts de création et de stockage des contenus pédagogiques dans plusieurs endroits. 

Conditions & Limitations

• Les Power Users peuvent accéder et gérer le Dépôt Central et son contenu en fonction des droits attribués à leur profil et aux dossiers qui leurs sont attribués en tant que ressources. Si aucun dossier n’est attribué à un Power User qui possède les droits pour gérer le Dépôt Central, alors celui-ci ne verra pas le menu Dépôt Central en dépit des droits attribués. En savoir plus sur les droits des Power User pour le Dépôt Central dans le chapitre Permissions for the Central Repository de l’article Power User permissions.
• Les formateurs ne peuvent pas accéder au Dépôt Central
• Vous ne pouvez pas gérer les exercices et les checklists depuis le Dépôt Central, ceux-ci doivent être individuellement pour chaque cours. . 

Allez plus loin avec DoceboU

Vous voulez en savoir plus sur le Dépôt Central ? Consultez le cours dédié Using the Central Repository (s'ouvre dans un nouvel onglet) (s’ouvre dans un nouvel onglet) sur DoceboU !

Accéder au Dépôt Central

Pour accéder au Dépôt Central, connectez-vous en tant que Superadmin ou Power User ayant les droits et accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-Learning, cliquez sur Dépôt Central. 

La page principale du Dépôt Central liste tous les contenus pédagogiques dans un tableau. Vous retrouvez également tous les dossiers que vous avez créés pour organiser le contenu dans le panneau Dossiers.

Cliquez sur Filtres dans la partie gauche du tableau pour accéder aux différentes options qui vous permettent de filtrer les contenus pédagogiques. Cliquez sur Colonnes pour sélectionner les colonnes à inclure dans le tableau ou recherchez du contenu spécifique en entrant un mot clé dans la barre de texte. 

Créer et Gérer les Dossiers

Il est important d’organiser les contenus pédagogiques en dossiers pour pouvoir rapidement les retrouver et  y accéder ainsi que pour pouvoir gérer la visibilité des contenus pour les Powers Users en leur attribuant des dossiers en tant que ressource à gérer. 

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez l’option Nouveau Dossier. Dans le panneau coulissant, attribuez un nom et un code au dossier. Vous pouvez traduire le nom du dossier en plusieurs langues en cliquant sur l’icône globle en haut du panneau. En savoir plus sur le sélecteur multi-langues pour créer du contenu en plusieurs langues. Cliquez sur Créer pour finaliser la création du dossier. 

Vous ne pouvez pas créer de dossier au même niveau que le dossier racine. Le dossier racine représente la plateforme et doit être unique. Vous pouvez organiser les dossiers jusqu’à 15 niveaux avec un maximum de 200 sous-dossiers par dossier et par niveau. 

Pour voir le dossier que vous venez de créer, cliquez sur le nom du dossier dans la partie gauche du tableau principal. 

Depuis ce panneau, vous pouvez cliquer sur le menu ellipsis à côté du nom du dossier afin d’effectuer les actions suivantes : 

• Aperçu Dossier : ouvre un panneau coulissant contenant des informations détaillées sur le dossier sélectionné tels que nom, code, dossier parent, nombre de sous-dossiers, nombre de contenus pédagogiques ainsi que pour les Superadmins uniquement, la personne à l’origine et la date de création et modification du dossier. L’onglet Historique permet de voir un historique des actions actions effectuées sur le dossier. 
• Modifier : modidifer les détails du dossier. 
• Nouveau Sous-Dossier : créer un nouveau dossier à l’intérieur du dossier. 
• Nouveau Contenu Pédagogique : créer un nouveau contenu pédagogique dans le dossier tel que décrit dans le chapitre Ajouter un Contenu Pédagogique de cet article. 
• Supprimer : Retirer le dossier. Vous ne pouvez pas supprimer un dossier si celui-ci contien des contenus pdagogiques ou des sous-dossiers. Cette option n’est pas disponible pour le dossier racine. 

Pour visualiser les contenus pédagogiques contenus dans un dossie, sélectionnez un dossier dans la partie gauche de la page en cliquant dessus. 

L’option Show Subfolders Content située dans la partie inférieurs du panneau est activée par défaut. Vous pouvez la désactiver si vous ne souhaitez pas vois le contenu inclus dans les sous-dossiers du dossier sélectionné.

Ajouter un Contenu Pédagogique

Pour ajouter un nouveau contenu pédagogique au Dépôt Central, sélectionnez d’abord un dossier dans le panneau de gauche. Cliquez ensuite sur le bouton plus dans le coin supérieur droite de la page et sélectionnez Nouveau Contenu Pédagogique. 

Sélectionnez le type de contenu pédagogique que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Sélectionner pour continuer la création en suivant les instructions fournies dans les articles realtifs aux différents types de contenus pédagogiques : 

• SCORM
• AICC
• xAPI (TinCan)
• Videos
• Files
• Elucidat
• Google Drive
• LTI
• Slides
• HTML Page
• Surveys
• Tests

Une fois la création terminée, vous serez redirigé vers la page principale du Dépôt Central et le contenu pédagogique que vous venez de créer sera affiché sur la première ligne du tableau. 

Ajouter un Contenu Pédagogique depuis le Marché des Contenus

Le contenu obtenu depuis les différents fournisseurs de contenu du Marché des Contenus peut être importé en tant que contenu pédagogique dans le Dépôt Central tel que décrit dans les articles correspondants : 

• Docebo Content
• OpenSesame
• Skilla
• LinkedIn Learning

Les contenus pédagogiques importés depuis les fournisseurs de contenu sont traités comme tous les autres contenus dans le Dépôt Central. 

Pour indentifier les contenus provenant des fournisseurs de contenu, ajoutez la colonne Fournisseurs de Contenu au tableau du Dépôt Central. 

Note sur le Contenu provenant de Docebo Content

Lorsque du contenu de la biblithèque Docebo Content est proche de la date de décommissionement, il est a alors le statut Expire. Le contenu décommissoné est lui identifié par le statut Expiré. Dans les deux cas, la colonnes Date d’Expiration affiche la date de décommisisonnement. Il est possible de filtrer les contenus bientôt décommissionés ou déjà décommissionés, ou les deux à l’aide du filtre Statut en sélectionnant les options Expire et Expiré. Veuillez vous référer à l’article Gestion de Docebo Content pour en savoir sur la gestion des contenus décommissionés. 

Si vous utilisez Docebo Content Classic dans votre plateforme, lorsque le contenu de la bibliothèque Docebo Content est proche de la date de décommissionement, il est a alors le statut Expire tandis que le contenu déclassé est identifié par le statut Expiré. Dans les deux cas, la colonne Date d'Expiration indique la date de déclassement. Vous pouvez filtrer les contenus pédagogiques déclassés ou en cours de déclassement, ou les deux, en utilisant le filtre Statut et en sélectionnant les options Expire et Expiré. En savoir plus sur la gestion des cours déclassés dans Docebo Content Classic.

Si vous utilisez Docebo Content, vous trouverez des informations sur le déclassement et le contenu déclassé directement dans l'espace Mes Cours de Docebo Content. En savoir plus sur la gestion du contenu déclassé dans Docebo Content.

Gérer les Contenus Pédagogiques

Le tableau principal du Dépôt Central est composé d’une liste de contenus pédagogiques, avec un contenu pédagogique par ligne. 

Vous pouvez personnaliser le tableau en ajoutant ou en retirant des colonnes à l’aide de l’option Colonnes en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez inclure dans le tableau. 

La colonne Cours est toujours visible et affiche le nombre de cours auquels le contenu pédagogique est attribué. Cliquez sur le nombre pour afficher la liste des cours. La fenêtre pop-up Utilisation du Contenu Pédagogique comprend le nom du cours ainsi que la version du contenu pédagogique utilisé. Cliquez sur le titre du cours pour vous rendre sur la page du cours dans l’espace de Gestion des Cours où vous pouvez génrer le contenu pédagogique du cours. Vous pouvez utiliser la barre de recherche incluse dans la fenêtre pop-up pour rechercher un cours dans la liste. 

Cliquez sur menu ellipsis en face de chaque contenu pédagogique pour effectuer les actions suivantes : 

• Aperçu du Contenu Pédagogique : affiche un aperçu du contenu pédagogique tel qu’il s’apparait pour les apprenants. S’il existe plus d’une version du contenu, sélectionnez la version que vous souhaitez prévisualiser à l’aide du menu déroulant de la Sélectionner la version. L’aperçu du contenu n’est pas disponible pour les contenus pédagogiques LTI. 
• Modifier : modifier les détails du contenu pédagogique. Afin de garantir l’intégrité du contenu, vous ne pouvez pas modifier les contenus provenant du Marché des Contenus, à l’excepetion du titre et de la description. 
• Déplacer vers Dossier : vous permet de déplacer le contenu pédagogique depuis le dossier où il est actuellement placé vers un dossier différent en le sélectionnant dans le panneau de droite. 
• Attribuer aux Cours : s’il existe plus d’une version du contenu, sélectionnez d’abord la version que vous souhaitez que vous souhaitez attribuer à l’aide du menu déroulant Gérer les Versions. Sélectionnez ensuite les cours auxquels vous souhaitez attribuer les contenus. Si le contenu n’a qu’une seule version, l’espace Gérer les Versions ne s’affiche pas. Si vous attribuer le même contenu pédagogique à plusieurs cours, le suivi sera commun. 
• Supprimer : vous permet de supprimer le contenu pédagogique. Lorsqu’un contenu est supprimé du Dépôt Central, il est également supprimé des cours auxquels il a été attribué. 

Les actions Supprimer, Déplacer vers Dossier et Attribuer aux Cours peuvent être effectuées pour plusieurs contenus pédagogiques à la fois en cochant les cases situées au début de la ligne et en cliquant sur Sélectionner une Action dans le coin inférieur droit de la page. 

A noter ! l’option Attribuer aux Cours est désactivée lorsque vous sélectionnez plus de 10 contenus pédagogiques. 

Créer Plusieurs Versions du Même Contenu Pédagogique

Le Dépôt Central peut traiter plusieurs versions de contenus pédagogiques SCORM, AICC, xAPI (TinCan) et video. La première version du contenu téléversée sur la plateforme est la Version Un du contenu. 

Lorsque la colonne Versions est visible dans le tableau principale du Dépôt Central, elle affiche le nombre de versions disponibles du contenu pédagogique. Cliquez sur le nombre pour voir l’historique des versions. La colonne n’est pas remplie dans le cas de contenus qui ne prennents pas en charge les versions tels que les contenus publiés par un outil auteur utilisant PENS standard.

Pour téléverser une nouvelle vesion du contenu pédagogique, recherchez le contenu dans la liste et cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne. Sélectionnez ensuite l’option Modifier. Une fois en mode édition, cliquez sur le bouton Téléverser le Fichier pour téléverser une nouvelle version du contenu depuis votre appareil. Enfin, entrez le titre et la description. 

Une fois le fichier téléversé, précisez si la nouvelle version écrase la version existante ou si vous souhaitez créer une nouvelle version du contenu pédagogique. Si vous sélectionnez la première option, le contenu pédagogique sera mis à jour dans tous les cours où il est utilisé. Si vous sélectionnez la deuxième option, Entrez le nom et la description de la nouvelle version. 

Si vous devez faire une légère correction à votre contenu (un mot, une phrase, un titre), utilisez d’écraser le contenu. Si le changement est conséquent, la création de plusieurs version est la meilleure option. Avec les versions, si un utilisateur qui a déjà terminé l’ancienne version du contenu le lit de nouveau, alors il verra la nouvelle version et devre reprendre le contenu depuis le début. 

Tenez-vous informé de la mise à jour du suivi à l’aide des options suivantes : 

Cliquez sur Enregistrer les Modifications pour compléter la création de la nouvelle version. 

A noter ! Lorsque vous créez une nouvelle version d’un contenu pédagogique, la configuration du contenu demeure identique. Seul ce que contient le contenu pédagogique peut exister en plusieurs versions. 

Si un contenu pédagogique existe en plusieurs versions le Rapport de Cours affiche la version complétée par les apprennants. 

Vous pouvez modifier et supprimer une version d’un contenu pédagogiqe en cliquant sur le nombre de versions dans la colonnne correspondante du tableau principal du Dépôt Central. Cliquez ensuite sur l’icône stylo et papier et sur le boutton supprimer de la version concernée sur la page Historique des Versions. 

Avant de supprimer une version d’un contenu pédagogique, assurez-vous que la nouvelle version est attribuée à chaque cours où le contenu est utilisé. Sinon, le cours ne disposera plus de ce contenu pédagogique. 

Suivi Partagé

Si le même contenu pédagogique (ou la même version du contenuà est attribuée à plusieurs cours, alors lorsqu’un utilisateur termine le contenu dans un cours, il sera automatiquement marqué comme étant terminé dans les autres cours où il est placé. Si vous réinitialisez le suivi du contenu pédagogique d’un cours, cela réinitialise également le contenu dans les autres cours. 

Si le même contenu pédagogique est attribué à plusieurs cours et qu’un utilisateur est inscrit à un grand nombre de ces cours, il peut rencontrer des délais lors de la lecture des contenus car la plateforme a besoin d’un certain temps pour synchroniser le  suivi des contenus pédagogiques entre les cours. 

La seule exception au partage du suivi sont les questionnaires.

Bonnes Pratiques

• Gardez le Dépôt Central en ordre. Plus vous utilisez le Dépôt Central, plus vous le remplissez de contenus pédagogiques. Soyez minutieux avec le nom, description et vignette de votre contenu pédagogique. Utilisez les dossiers pour mieux organiser le contenu. 
• Contenu dupliqué pour les langues différentes. Si vous avez le même contenu dans des langues différentes, vous pouvez facilement dupliquer le contenu pédagogique et changer la langue. Vous pouvez utiliser un sous-dossier par langue (ex. La catégorie est Musique & Arts, les sous-catégories sont anglais, italien, français, espagnol…). 
• Vérifier avant d’envoyer du contenu depuis le Dépôt Central dans les cours. Si vous avez déjà le même contenu pédagogique dans des cours différents, n’oubliez pas qu’il sera marqué comme complété dans chaque cours même si l’apprenant n’a complété le contenu pédagogique que dans une seul cours. Cela veut dire que si vous appliquez certains paramètres locaux à ce contenu de formation (ex. Marqueur de Fin d’Objet, Pré-requis), l’utilisateur peut avoir complété un cours qu’il ou elle n’a même pas encore commencé. 
• Cours Dupliqués et Gestion de Contenu Pédagogique dans le Dépôt Central. Sur la page de Gestion des Cours, vous pouvez dupliquer les cours. Si le contenu pédagogique inclus dans le cours que vous dupliquez est stocké dans le Dépôt Central, alors le suivi de ces objets sera poursuivi dans le nouveau cours.  Cependant, si vous avez besoin de dupliquer un cours mais que l’apprenant ne doit pas repasser le même cours pour renouveler une certification, alors le contenu pédagogique doit être téléversé directement dans le cours. Il ne peut pas être envoyé depuis le Dépôt Central sinon les statuts des objets seront également conservés dans le nouveau cours.