Introduction

Les Checklists d’Observation sont un outil simple d’utilisation intégré dans votre plateforme learning. Cet outil vous permet d’observer et de documenter la manière dont les apprenants et les membres de votre équipe réalisent leurs tâches, avec un format de checklist rapide à configurer. En tant que Superadmin, vous pouvez facilement créer des checklists d’observation dans de multiples formats (ex. choix unique, choix multiple, menu déroulant et d’autres formes de réponse) afin que les utilisateurs les utilisent pour eux-mêmes et pour d’autres utilisateurs de la plateforme. Les managers peuvent également les utiliser pour les membres de leur équipe. 

De plus, vous pouvez ajouter les checklists déjà créées, comme contenu pédagogique, dans tout type de cours. Les checklists existantes sont disponibles sur la page de gestion Checklists d’Observation. Cet article explique comment importer une checklist dans un cours en tant que contenu pédagogique.

Veuillez noter qu'une checklist peut être à la fois (et simultanément) programmée, via la page de gestion des Checklists d’Observation et ajoutée, comme contenu pédagogique dans un cours, depuis la Gestion des Cours comme expliqué dans les paragraphes suivants. 

Cas d'Utilisation 

La fonctionnalité de Checklists d’Observation vous donne plusieurs possibilités telles que : 

• Contrôler et s’assurer que les utilisateurs travaillent en conformité avec les exigences ou les processus.
• Vérifier rapidement comment les utilisateurs effectuent des tâches spécifiques. 
• Contrôler la progression de l’utilisateur par rapport à certaines tâches sur ou hors de la plateforme. 
• S’assurer que les apprenants suivent ce qu’ils ont appris au-delà de l’apprentissage formel. 

Inclure des checklists d’observation dans vos cours, vous permet de mieux contrôler la progression des apprenants à travers la complétion des checklists par un observateur qui peut aussi être une autre personne que l’apprenant inscrit au cours, et de le relier à la complétion d’un cours. 

Importer  des Checklists d’Observation en tant que Contenu Pédagogique

Afin d’ajouter une checklist d’observation comme contenu pédagogique dans un cours, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin et accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-Learning, sélectionnez Gestion des Cours. Recherchez le cours pour lequel vous souhaitez importer une checklist d’observation en tant que contenu pédagogique et cliquez sur la description puis passez à l’onglet Contenu Pédagogique. Cliquez sur le bouton Ajouter Contenu Pédagogique, puis sélectionnez Checklists d’Observation dans le menu déroulant.

En tant que Superadmin, vous pouvez importer les checklists que vous avez déjà créées ou celles créées par un Power User en utilisant la page de gestion des Checklists d’Observation. Vous ne pouvez pas créer de nouvelles checklists depuis la page de Gestion des Cours. Si vous souhaitez créer ou gérer votre checklist, accédez à la page Checklists d’Observation depuis le Menu Admin.

 Le panneau de droite Importer Checklists s’ouvre. Sélectionnez une des checklists disponibles (les checklists déjà créées, sur la page de gestion des checklist), puis cliquez sur Suivant et choisissez qui sera l'observateur de la checklist (la personne qui complètera la checklist), les conditions d’approbation de la checklist et les options de complétion. 

En configurant la checklist que vous importez en tant que contenu pédagogique, les sections d’observateur et d'approbation sont similaires à celles que vous trouvez dans la deuxième étape de configuration lorsque vous programmez votre checklist sur la page de gestion des Checklists d’Observation - Observation et Approbation. Pour plus d’information sur la configuration de ces deux sections, référez-vous à la deuxième étape Définir l’Observateur et L’Approbation de la Checklist de l’article Créer et Gérer des Checklists d’Observation.

Veuillez noter également que lors de l’importation d’une checklist, vous n’avez pas besoin de re-sélectionner les utilisateurs à contrôler (première étape de configuration sur la page de gestion des Checklists d’Observation). Tous les apprenants inscrits au cours sont automatiquement ajoutés à la checklist (que vous avez importée comme contenu pédagogique).

Une fois que vous avez configuré l’observateur de la checklist et décidé si la checklist doit être approuvé par une autre personne, déterminez comment elle doit être complétée, c’est-à-dire selon quels critères, configurables dans le cours.

Si vous choisissez l’option A la conclusion, le contenu pédagogique de la checklist est marqué comme terminé quand le statut est Complété (l’observateur a terminé de répondre aux éléments de la checklist et a appuyé sur le bouton Envoyer Checklist). Veuillez noter que si la checklist requiert une étape d’approbation, elle ne sera considérée Terminée qu’après cette étape d’approbation.

Si vous choisissez l’option A l’Envoi, le contenu pédagogique de la checklist est marqué comme terminé une fois que la checklist est envoyée à l’observateur pour être rempli. Sélectionnez cette option pour permettre aux apprenants de continuer le cours, surtout dans le cas où l’observateur est un tiers. Ainsi, l’apprenant n’aura pas à attendre que l’observateur remplisse la checklist pour continuer le cours. Une fois que vous avez configuré les options de complétion, cliquez sur Importer. 

Vous pouvez maintenant modifier le titre de la checklist en entrant un nouveau titre dans le champ correspondant. En effet, le titre du contenu pédagogique de la checklist peut être différent du titre de la checklist elle-même. En-dessous du titre, vous pouvez ajouter une description du contenu pédagogique de la checklist. Passez ensuite à l’onglet Informations Supplémentaires pour ajouter une courte description, des balises et une vignette.

Vous pouvez également ajouter des balises à votre contenu pédagogique pour le rendre plus facile à trouver via la recherche globale de la plateforme. Certaines balises peuvent être générées automatiquement d'après le contenu de votre contribution tel qu'il est interprété par l’Intelligence Artificielle de votre plateforme. Veuillez noter que cela ne fonctionne que pour le contenu dans les langues suivantes : anglais, espagnol, français, allemand, italien et portugais. Vous pouvez modifier ou supprimer les balises à tout moment avec une limite de 15 balises par contenu pédagogique et de 32 caractères par balise (en savoir plus sur les types de contenu et les balises). Veuillez noter que pour des raisons de sécurité, l’intelligence artificielle de la plateforme n’accède pas au contenu privé (le contenu pour lequel une authentification est requise). Elle ne peut que générer des balises, de façon automatique, pour le contenu public. Lorsque vous téléchargez du contenu privé, nous vous suggérons d’ajouter des balises manuellement. Définissez ensuite une vignette.

Vous pouvez choisir depuis une sélection de vignette pré-chargées ou télécharger votre propre image.  

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour créer le contenu pédagogique qui apparaît maintenant dans la liste des contenus pédagogiques de l’onglet Contenu Pédagogique du cours. Vous pouvez voir le contenu du point de vue de l’apprenant en cliquant sur Vue Apprenant dans le coin supérieur droit de la page Contenu Pédagogique. La Vue Apprenant vous permet de voir comment les apprenants voient le contenu pédagogique ajouté. 

Attribution du Contenu Pédagogique de Type Checklist aux Apprenants

La personne (l'observateur), qui doit compléter le contenu pédagogique de type Checklist, n'y accède qu'à partir du moment où l’utilisateur, inscrit au cours, peut ouvrir ce contenu pédagogique. En aucun cas, l'observateur ne peut ouvrir ce contenu avant. La date qui s'affiche, pour l'apprenant, sur la page de prévisualisation des checklists, est décrite comme date de création, dans le lecteur de cours. La checklist n'est attribuée à l'apprenant qu'à partir du moment où il a le droit d’accéder à la checklist. Cela concerne des cours comportant des pré-requis, après que vous ayez complété les pré-requis du contenu pédagogique. Cette logique a été mise en place pour éviter que les managers ne reçoivent (et ne soient submergés) par un grand nombre de checklists qui ne peuvent pas encore être complétées.  

Il se peut que vos apprenants vous signalent que lors de l'accès à la checklist, dans le cours, un message indique dans le lecteur que le contenu pédagogique Checklist ne peut pas être créé et que la checklist est indisponible. Cela se produit lorsque la checklist implique un utilisateur, chargé de l’observation ou de l’approbation (cela peut également être un manager), qui a été supprimé de la plateforme après que vous ayez configuré le contenu pédagogique de type Checklist. En tant que Superadmin, vous pouvez résoudre ce problème, en modifiant les paramètres de la checklist, depuis la page du cours, comme expliqué dans le paragraphe suivant de cet article. Il vous faut remplacer l’utilisateur qui n’existe plus dans la plateforme par un utilisateur existant.

Faites également attention aux utilisateurs désactivés, car si un utilisateur, chargé de l’observation ou de l’approbation, est désactivé, la checklist sera quand même attribuée à l'apprenant.

Gérer les Paramètres d’un Contenu Pédagogique de Type Checklist

Une fois le contenu pédagogique ajouté au cours, vous pouvez gérer les paramètres additionnels. Cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne du contenu pédagogique et sélectionnez Paramètres. 

Dans la fenêtre pop-up, cochez l'option permettant d'afficher ou de masquer le contenu pédagogique, puis choisissez la période de publication et si le contenu pédagogique est un marqueur de fin. Plus d’informations sur ces paramètres. 

Si vous masquez le contenu pédagogique de type Checklist ou que vous définissez une période de publication sans date actuelle ou future, et si la checklist n’a encore été attribuée à un utilisateur, alors, la tâche qui consiste à la compléter ne sera attribuée à aucun utilisateur (observateur). Par conséquent, elle ne sera pas prise en compte attester de la complétion du cours. Cependant, si la checklist a déjà été attribuée à un ou plusieurs utilisateurs (l’observateur a déjà reçu une notification l’informant qu’il/elle doit compléter la checklist), alors même si le Superadmin cache la checklist ou définit une période de publication différente de la date actuelle ou d'une date future, l’utilisateur devra compléter la checklist et celle-ci comptera pour la complétion du cours. 

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications.

Si vous souhaitez modifier le titre, la description, les balises ou la vignette du contenu pédagogique, cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne du contenu pédagogique et sélectionnez Modifier.

Si vous souhaitez modifier les paramètres (observateur, approbation et options de complétion) de la checklist que vous avez importée dans le cours en tant que contenu pédagogique, cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne du contenu pédagogique et sélectionnez Réglages Checklist. Veuillez noter que les checklists déjà attribuées à des utilisateurs ne seront pas impactées par les changements.

Limitations des Power Users dans la Gestion des Checklists

Les Power Users ayant ce droit peuvent créer et gérer leurs propres checklists ainsi que les checklists attribuées aux utilisateurs qu’ils gèrent. En revanche, ils ne peuvent pas gérer et modifier les checklists impliquant des utilisateurs qu’ils ne gèrent pas.

Par exemple, si une checklist d’observation implique un utilisateur (en tant qu’observateur de la checklist ou en tant qu’utilisateur chargé d’approuver la checklist) que le Power User n’a pas l’autorisation de gérer, alors le Power User ne peut pas gérer les options et paramètres de la checklist.

De la même manière, si un Power User gère un cours où un contenu pédagogique de type checklist a été ajouté, mais que la checklist est attribuée à un utilisateur qui n’est pas géré par le Power User, alors celui-ci ne peut pas dupliquer la checklist s'iol duplique le cours.