Invitations et confirmations de présence aux cours ILT avec des calendriers externes

Introduction

Les formations dirigées par un formateur (ILT) sont des cours auxquels les apprenants assistent « en direct » à un moment spécifié : soit en salle de classe physique, soit en ligne via un outil de visioconférence. 
- Pour assister à un cours ILT, les apprenants doivent être inscrits à une de ses « sessions ». 
- La session elle-même se compose d’un ou plusieurs « événements ». Chaque événement a lieu à une date et une heure spécifiées.

Pour en savoir plus sur la structure des cours ILT, consultez l’article Créer et gérer des cours ILT. 

Intégration de calendrier externe :
Si Docebo Connect est activé sur votre plateforme, vous pouvez l’utiliser pour intégrer un calendrier externe*, afin que les apprenants reçoivent automatiquement des invitations à la session à laquelle ils sont inscrits sur leur propre calendrier.
- Ils recevront une invitation distincte sur leur calendrier pour chaque événement de la session.
- Les apprenants peuvent confirmer leur présence à une session directement depuis leur calendrier externe, et ces confirmations sont synchronisées avec la plateforme.

*Exemples d’intégration avec un calendrier externe : Docebo Connect pour Google Calendar et Docebo Connect pour Microsoft Outlook 365 Calendar.

Paramètres avancés nécessaires pour l’intégration du calendrier :

Pour que les intégrations de calendrier via Docebo Connect fonctionnent, sur votre plateforme, dans l’espace Paramètres avancés > ILT, vous devez activer l’option Invitations à s’inscrire via calendrier externe.  

→ Pour en savoir plus, consultez l’article Gérer les paramètres avancés de la plateforme > onglet ILT. 

Ce paramètre active les invitations sur des calendrier externes à l’échelle globale sur votre plateforme. 
- Une fois activé ici, les invitations sur les calendriers seront automatiquement activées pour tous les nouveaux cours ILT créés. En revanche, les cours ILT existants ne seront pas affectés.
- Lorsque ce paramètre de plateforme est désactivé, les paramètres du cours et de la session sont désactivés et masqués. Cela signifie que tous les cours et sessions ILT reviennent à un état où les invitations de calendrier sont désactivées, y compris pour les cours et sessions où ces invitations étaient activées auparavant. 

Activer ou désactiver l’envoi d’invitations aux calendriers au niveau de cours ILT spécifiques :

Une fois que vous avez configuré et activé globalement une intégration de calendrier dans les paramètres avancés, vous pouvez, si nécessaire, activer ou désactiver la fonctionnalité pour des cours ou sessions ILT spécifiques. 

→ La suite de cet article explique comment configurer et gérer l’envoi d’invitations à des calendriers et les confirmations de présence (RSVP) pour les cours et sessions ILT. 

Prérequis

Les instructions fournies dans cet article supposent, comme décrit dans l’Introduction, que l’envoi d’Invitations à s’inscrire via le calendrier externe sont activées dans les paramètres avancés de la plateforme, et qu’une intégration de calendrier via Docebo Connect est configurée.

Activer ou désactiver les invitations via des calendriers externes pour un cours ILT

La fonction d’envoi d’invitation/de demande de confirmation à un calendrier peut être activée ou désactivée individuellement pour chaque cours ILT. Le choix effectué pour le cours s’appliquera par défaut à toutes ses sessions. 

• Cependant, si nécessaire, vous pouvez personnaliser ce paramètre pour une session ILT particulière, et ainsi la rendre différente de celle de son cours parent.  

Pour activer l’envoi d’invitations à des calendriers pour un cours ILT : 

1. Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT].
2. Dans l’onglet Propriétés du cours, sélectionnez Paramètres généraux > Options d’inscription et faites défiler jusqu’à Invitations à s’inscrire via calendrier externe.
3. Cochez la case Activer la fonctionnalité de RSVP via calendrier externe pour toutes les sessions de ce cours. 
   → Avec ce paramètre, les apprenants recevront une invitation de calendrier pour la session à laquelle ils sont inscrits. Ils pourront répondre à leur invitation d’inscription à la session depuis leur calendrier. Leurs réponses seront visibles dans la colonne RSVP de l’onglet Inscriptions et évaluations de la session.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications. 

→ Les paramètres que vous appliquez ici s’appliqueront également à toutes les sessions de ce cours qui n’ont pas de configuration personnalisée. 

Personnaliser les invitations de calendrier externe pour une session ILT

Au niveau de la session ILT, vous pouvez, si nécessaire, définir une option de calendrier externe différente de celle configurée dans le cours parent. Pour ce faire : 

1. Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT] > [Nom de la session].
2. Dans l’onglet Propriétés, sélectionnez Général et faites défiler jusqu’à Invitations à s’inscrire via calendrier externe. 
   → Vous verrez ici les paramètres gris indiquant ce qui a été configuré pour le cours ILT parent. L’option marquée par défaut est celle configurée pour le cours parent.
3. Si vous souhaitez des paramètres différents pour cette session ILT particulière, cochez d’abord la case Activer les paramètres RSVP personnalisés des calendriers externes pour cette session, puis sélectionnez l’option souhaitée (Activer RSVP calendrier externe.. ou Désactiver RSVP calendrier externe…).
   

Consulter les confirmations de participation pour une session ILT

 Lorsque l’option Invitation calendrier externe est activée pour une session ILT, vous pouvez voir les confirmations de tous les apprenants inscrits à la session, pour savoir qui a confirmé sa présence :

1. Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [nom du cours] > [nom de la session ILT] et sélectionnez l’onglet Inscriptions et évaluations.
2. Vous verrez ici la liste de tous les apprenants inscrits à la session. La colonne RSVP indiquera la réponse de chaque participant à leurs invitations de calendrier pour chaque événement de la session.
3. En cliquant sur les points de suspension sur la ligne d’un participant, vous pouvez sélectionner Aperçu RSVP et voir les détails de sa réponse pour chaque événement de la session.

Afficher ou masquer les participants dans l’invitation de calendrier externe

L’option de masquer les participants vous permet de définir si les apprenants verront la liste des participants dans leurs invitations envoyées à des calendriers externes. 

Contrairement à la confirmation de participation (RSVP), ce paramètre permettant d’afficher ou de masquer les participants ne peut être configuré que pour des cours ILT individuels, et s’appliquera donc toujours à toutes les sessions du cours. 

1. Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT].
2. Dans l’onglet Propriétés du cours, sélectionnez Paramètres généraux > Options d’inscription et faites défiler jusqu’à Invitations à s’inscrire via calendrier externe.
3. Puis cochez ou décochez l’option Masquer les participants à l'événement de calendrier externe pour toutes les sessions et les événements associés à ce cours.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

N’oubliez pas que le choix que vous faites ici s’appliquera aux invitations de calendrier pour toutes les sessions de ce cours.

Quand les invitations de calendrier sont-elles envoyées ou mises à jour 

Une fois l’envoi d’invitations via calendrier externe activé pour un cours ou une session, les apprenants inscrits à une session recevront des invitations aux événements de la session dans leur calendrier.
→ Dans le cas des événements créés/modifiés après l’activation de la fonctionnalité RSVP (au niveau des cours ou sessions), les invitations sont envoyées pour toutes les inscriptions.
→ Pour les événements qui existaient déjà lorsque la fonctionnalité RSVP a été activée, le comportement diffère selon que vous avez activé RSVP au niveau du cours ou de la session. Consultez le chapitre Synchroniser les événements préexistants.

Si des modifications sont apportées ultérieurement à la session ILT (par exemple la création de nouveaux événements ou la modification de la date d’un événement existant), tous les apprenants inscrits recevront une invitation mise à jour sur leur calendrier.

À noter : si l’option Invitations à s’inscrire via calendrier externe est désactivée à n’importe quel niveau (plateforme, cours ou session) après l’envoi des invitations lorsque l’option était active, alors les événements correspondants seront annulés dans les calendriers des apprenants.

Synchroniser les événements existants préexistants

Si vous activez l’envoi de demandes de confirmation sur les calendriers (RSVP) au niveau des cours après avoir créé des événements ILT dans une session, ces événements préexistants ne sont pas automatiquement synchronisés. Pour garantir une synchronisation correcte, vous devez mettre à jour ou recréer les événements manuellement. Vous pouvez également activer la fonctionnalité au niveau d’une session pour assurer une synchronisation correcte. Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus.