Introduction
Les apprenants inscrits à un cours ILT (formation dirigée par un formateur) doivent assister à une « session » de ce cours. Une session représente une occurrence spécifique du cours, et une fois qu'un apprenant a terminé la session à laquelle il a été inscrit, le cours est considéré comme terminé.
Chaque session ILT peut comporter un ou plusieurs événements. Les événements peuvent être proposés de différentes manières :
- En ligne, via un outil de visioconférence
- Sur site, dans un lieu physique
- Flexible, en combinant des options de participation en ligne et sur site
Lorsqu'un utilisateur s'inscrit à une session ILT, il est automatiquement inscrit à tous les événements associés. Les apprenants doivent généralement assister à certains ou à tous ces événements pour réussir la session. La plateforme offre une variété d'outils pour assurer le suivi des présences aux événements ILT, qu'ils soient en personne ou en ligne.
Cet article explique comment les administrateurs peuvent configurer les options de suivi des présences, et comment ils peuvent enregistrer et consulter ces données.
→Pour des instructions spécifiques expliquant comment les formateurs peuvent suivre et marquer les présences, consultez plutôt l'article dédié Guide du formateur > Marquer les présences aux événements ILT.
Pour plus de contexte, consultez l'article Créer et gérer des sessions ILT.
Consulter les présences pour une session ILT
Pour vérifier les présences lors d'une session ILT :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT]
-
Ouvrez l'onglet Sessions et sélectionnez le [nom de la session] souhaitée.
L'onglet Événements et présence affiche tous les événements inclus dans cette session. La colonne Présence donne un aperçu du nombre d'apprenants inscrits ayant assisté à chaque événement. - Depuis l'onglet Événements et présence, pour vérifier les détails de présence d'un événement particulier, cliquez sur le [nom de l'événement] puis ouvrez l'onglet Présence.
Vous pouvez alors voir le statut de présence de chaque apprenant inscrit pour cet événement (Présent, Absent ou Non défini), ainsi que son nombre d'heures de présence.
Marquer manuellement la présence d'un apprenant
Pour marquer manuellement la présence d'un apprenant à un événement ILT :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT] > [Nom de la session] > [Nom de l'événement].
- Ouvrez l'onglet Présence de l'événement. Celui-ci affiche la liste de tous les apprenants inscrits.
- Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de l'utilisateur et sélectionnez Marquer la présence. Dans le panneau qui s'ouvre, vous pouvez définir si l'utilisateur a assisté à l'événement :
- Présent : indique que l'utilisateur a assisté à l'événement. Les heures de présence seront automatiquement remplies avec la durée totale de l'événement (temps effectif). Vous pouvez modifier ces valeurs si nécessaire pour indiquer une présence partielle.
- Absent : indique que l'utilisateur ne s’est pas présenté. Les heures de présence seront automatiquement réglées sur zéro. Vous pouvez modifier cette valeur manuellement si besoin.
- Non défini : Il s'agit de la valeur par défaut du statut de présence, avant qu'il ne soit défini.
- Cliquez sur Marquer la présence pour confirmer.
Vous pouvez également marquer la présence de plusieurs utilisateurs en même temps. Pour ce faire, sélectionnez les cases à cocher à côté de leurs noms, cliquez sur le bouton Sélectionner une action dans le coin inférieur droit, puis sélectionnez Marquer la présence.
Notez que vous pouvez marquer manuellement la présence de cette manière pour tout type d'événement, qu'il soit en ligne, sur site ou flexible. Rappelez-vous également qu'un formateur de session peut marquer les présences pour n'importe quel événement de la session, tandis qu'un formateur d'événement ne peut marquer les présences que pour ses propres événements.
Pour en savoir plus sur les modalités de suivi et de marquage des présences à disposition des formateurs, consultez l'article Guide du formateur > Marquer les présences aux événements ILT.
À noter : vous pouvez configurer les sessions ILT pour qu'elles soient automatiquement marquées comme terminées en fonction de la présence aux événements. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Achèvement de la session basé sur la présence aux événements.
Marquer automatiquement la présence aux événements en ligne
Un événement en ligne est un événement dont l’outil de visioconférence a été configuré. Pour les événements en ligne, vous pouvez configurer des options pour marquer automatiquement les présences. Pour ce faire :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT] > [Nom de la session] > [Nom de l'événement].
- Ouvrez l'onglet Propriétés de l'événement
- Dans le panneau de gauche, sélectionnez Général et faites défiler jusqu'à Lieu et outil de visioconférence.
- Sous Options de présence, activez une ou les deux options disponibles :
- Marquer l'événement comme ayant été suivi quand l'utilisateur rejoint le webinaire
- Marquer l'événement comme présent à l’événement si l’utilisateur accède aux enregistrements
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Dans ce cas, l'apprenant rejoignant/assistant au webinaire sera marqué comme Présent pour toute la durée de l'événement (temps effectif).
Façons de marquer la présence aux événements sur site
Un événement sur site est un événement dont le lieu physique (Lieu) a été configuré.
Feuille de présence imprimable :
Pour les événements sur site, si vous ne souhaitez pas enregistrer directement la présence dans la plateforme à l'arrivée des apprenants sur le lieu, vous pouvez imprimer une feuille de présence papier que les apprenants peuvent signer à leur arrivée.
Vous pouvez ensuite saisir les informations de la feuille de papier sur la plateforme (sur la [page de l'événement] > onglet Présence) à votre convenance.
Code QR et application mobile :
Une autre option consiste à configurer l'événement avec un code QR de présence que les utilisateurs peuvent scanner à leur arrivée sur le lieu, pour marquer automatiquement leur présence. Pour plus d'informations, voir le chapitre Code QR de participation.
- Dans ce cas, les utilisateurs scannant le code seront marqués comme Présents pour toute la durée de l'événement (temps effectif)
Achèvement de la session basé sur la présence aux événements
Vous pouvez configurer une session ILT pour qu'elle soit automatiquement marquée comme Terminée lorsqu'un apprenant assiste à tous (ou un nombre spécifié) de ses événements. Pour ce faire :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT] > [Nom de la session].
- Ouvrez l'onglet Propriétés de la session, et dans le panneau de gauche sélectionnez Général.
- Faites défiler jusqu'à la zone Achèvement session, et sélectionnez l'option Basé sur la présence. Puis choisissez soit :
- Tous les évènements
- Nombre personnalisé d'événements et indiquez à combien d'événements de la session l'apprenant doit avoir assisté.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
La participation à un événement devient effective lorsqu'un utilisateur y est marqué comme Présent. La date d'achèvement de la session correspondra à la date du dernier événement suivi.
Configurer un code QR de participation à un événement
Pour aider à suivre la présence aux événements sur site, vous pouvez créer un code QR que les apprenants peuvent scanner à leur arrivée sur le lieu de l'événement pour marquer automatiquement leur présence. Les apprenants devront avoir l'application mobile Go.Learn ou une application mobile personnalisée pour scanner ce code.
→ Pour découvrir comment les formateur peuvent accéder à, et imprimer le code QR de présence pour un événement, voir l'article Guide du formateur > Utiliser un code QR de participation.
→ Pour en savoir plus sur l'expérience d'enregistrement via code QR des apprenants, consultez l'article Cours sur l'application mobile Go.learn > … > Événements en présentiel
Pour configurer cela :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours ILT] > [Nom de la session] > [Nom de l'événement].
- Ouvrez l'onglet Propriétés de l'événement.
- Dans le panneau de gauche, sélectionnez Général et faites défiler jusqu'à Lieu et outil de visioconférence.
- Sous Options de présence, configurez ce qui suit :
- Cochez la case Activer le suivi de la présence via code QR.
- Si nécessaire, vous pouvez également sélectionner l'option Activer la géolocalisation pour l’enregistrement via code QR comme mesure de sécurité supplémentaire.
- Puis cliquez sur Enregistrer les modifications.