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Introduction
Les feuilles de présence (aussi appelées rapports de présence) servent à recueillir les signatures pour enregistrer la présence des apprenants et des formateurs à une session ILT (formation dirigée par un formateur) tenue en présentiel.
Les feuilles de présence se présentent sous la forme d’un tableau vide comprenant au moins trois colonnes : nom, prénom et signature. Cependant le format peut être personnalisé pour afficher jusqu’à cinq colonnes avec différents types d’informations.
Les Superadmins, les Power Users (ayant les droits) et les formateurs peuvent gérer et imprimer les feuilles de présence.
Conditions et limitations
- Les tuteurs ne sont pas listés dans la feuille de présence car leur niveau d’inscription est différent de celui des apprenants.
Configurer la feuille de présence par défaut
Les Superadmins peuvent configurer la structure par défaut des feuilles de présence pour toutes les sessions. La configuration par défaut peut être remplacée pour chaque session par les Superadmins, les Power Usersq et les formateurs comme expliqué dans les chapitres de cet article Gérer les feuilles de présence en tant que Superadmin ou Power User et Gérer les feuilles de présence en tant que formateur.
Pour configurer la feuille de présence par défaut, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit et cliquez sur l’option Paramètres avancés située dans la section Paramètres.
Recherchez l’onglet ILT et la section Feuille de présence personnalisée pour personnaliser la mise en page du tableau de votre feuille de présence comme décrit dans le chapitre de cet article Personnaliser et imprimer la feuille de présence.
Gérer les feuilles de présence en tant que Superadmin ou Power User
Pour gérer et imprimer la feuille de présence d’une session en tant que Superadmin ou Power User (ayant les droits), accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit et cliquez sur Gestion des cours dans la section E-Learning.
Depuis la page Gestion des cours, cliquez sur la description d’un cours ILT et allez sur l’onglet Sessions.
Cliquez sur le menu ellipsis situé au bout de la ligne correspondant à la session et sélectionnez l’option Imprimer la feuille de présence.
Gérer les feuilles de présence en tant que formateur
Pour gérer et imprimer la feuille de présence d’une session en tant que formateur, accédez au cours depuis la page Mes cours et mes plans de Formation et cliquez sur le raccourci Imprimer la feuille de présence sur la page du cours.
Personnaliser et imprimer la feuille de présence
Indépendamment de votre rôle, une fois que vous avez cliqué sur Imprimer la feuille de présence, vous serez redirigé vers la page de la Feuille de présence et pourrez générer la feuille de présence d’une session spécifique.
Sélectionnez d’abord une session depuis le menu déroulant Sélectionner une date de la session, puis cliquez sur Générer. L'aperçu de feuille de présence de la session s’affiche sur la page. Cliquez sur Télécharger en tant que PDF pour exporter la feuille de présence sous format PDF et l’imprimer. L'aperçu de la feuille de présence affiche uniquement les cinq premières lignes mais le fichier PDF téléchargé inclut tous les participants.
La feuille de présence peut contenir jusqu’à cinq colonnes. Un tableau par défaut est défini pour la plateforme comme décrit dans le chapitre de cet article Configurer la feuille de présence par défaut. Vous pouvez configurer le format pour la section sélectionnée (en écrasant le format par défaut) en cliquant sur Configurer la feuille dans le coin supérieur droit puis en sélectionnant l’option Activer les paramètres de la feuille de présence personnalisée pour ce cours affichée dans la fenêtre pop-up.
Sélectionnez le type d’informations que vous souhaitez afficher dans chaque colonne à l’aide du menu déroulant. Les options disponibles sont :
- Prénom et nom
- Signature (première moitié) - pour recueillir la signature avant la pause
- Signature (deuxième moitié) - pour recueillir la signature après la pause
- Nom d’utilisateur
- Langue
- Tous les champs supplémentaires utilisateur configurés dans la plateforme
- “Ne pas afficher cette colonne”
Les colonnes sont classées dans la feuille de présence en fonction de leur numéro, de la Colonne 1 à la Colonne 5. L’option sélectionnée dans le menu déroulant de la Colonne 1 détermine l’ordre des données incluses dans la feuille de présence. Les données sont affichées en ordre alphabétique croissant. L’ordre ne s’applique pas aux champs supplémentaires utilisateur.