Introduction
Les utilisateurs peuvent être inscrits aux cours et aux sessions par les Superadmins ou les Power Users ayant les autorisations ou ils peuvent s’inscrire eux-mêmes. Pour les cours Instructor-Led Training (ILT) et Virtual Instructor-Led Training (VILT), veuillez noter que deux niveaux d’inscription existent : l’inscription au cours et l’inscription à la session.
À l’inverse des cours e-learning, les formateurs des cours ILT et VILT ne sont pas inscrits aux cours qu’ils gèrent. Les cours leur sont attribués sauf s’ils sont eux aussi des apprenants dans le cours. Dans ce cas-là, ils sont également inscrits au cours et la carte du cours dans leur page Mes Cours et Mes Plans de Formation n’indique pas la mention Formateur.
Cet article décrit comment les Superadmins peuvent inscrire des utilisateurs aux cours et sessions Instructor-Led Training (ILT) et Virtual Instructor-Led Training (VILT) et attribuer des cours aux formateurs.
Pour en savoir plus sur l’auto-inscription, veuillez vous référer à l’article de la Knowledge Base présentant les auto-inscriptions et les listes d’attente.
Le processus d’inscription est légèrement différent pour les cours e-learning, veuillez vous référer à cet article pour plus de détails.
Il est également possible d'inscrire les utilisateurs aux cours à l’aide de fichiers CSV.
Inscrire des Utilisateurs à un Cours ou une Session ILT ou VILT
Pour inscrire des utilisateurs à un cours ILT ou VILT, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez au Menu Admin en cliquant sur l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, identifiez la section E-Learning et cliquez sur Gestion des Cours.
Recherchez le cours dans la liste, cliquez sur sa description et allez sur l’onglet Inscriptions. Cliquez sur Gérer les Inscriptions dans le coin supérieur droit et sélectionnez Inscrire des Utilisateurs.
Dans le panneau de droite qui s’ouvre, sélectionnez les utilisateurs à inscrire en cochant la case près de leur nom. Vous pouvez aussi sélectionner des branches ou des groupes entiers d’utilisateurs depuis les onglets correspondants du panneau de droite.
Lorsque vous inscrivez des utilisateurs d’une branche, si celle-ci a des descendants (sous-branches), les utilisateurs dans les branches descendantes ne sont pas inscrits au cours sauf si vous sélectionnez également les branches descendantes. Dans le cas contraire, seuls les utilisateurs de la branche mère sont inscrits. Veuillez noter que vous ne pouvez pas sélectionner la branche Racine.
A Noter : Si vous devez inscrire tous les utilisateurs de la plateforme au cours, utilisez la fonction Tout Sélectionner dans l’onglet Utilisateurs du panneau de droite.
Une fois les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur Suivant.
Choisissez d’inscrire les utilisateurs au cours ou à une des sessions disponibles. Lorsque des utilisateurs sont inscrits à un cours ILT/VILT (et non directement à une session), ils sont placés sur la liste d’attente jusqu’à ce qu’on leur attribue une session ou qu’ils en choisissent une lors de leur accès au cours depuis la page Mes Cours et Mes Plans de Formation. Les utilisateurs qui ne sont inscrits à aucune session ne peuvent pas voir les contenus pédagogiques.
Durant ce processus d’inscription, vous pouvez inscrire les utilisateurs à une session à la fois. Pour inscrire les utilisateurs à plusieurs sessions, suivez les étapes décrites dans le chapitre de cet article Inscrire des Utilisateurs à Plusieurs Sessions. Cliquez sur Suivant.
Dans l’onglet, Informations Complémentaires, sélectionnez le niveau que les utilisateurs ont dans le cours : Apprenant ou Tuteur. Une fois le niveau sélectionné pour le cours, il s’applique pour toutes les sessions du cours où l’utilisateur est inscrit. Une fois le niveau de l’utilisateur défini pour un cours ou une session ILT ou VILT, il ne peut pas être changé. Si vous devez changer de niveau, supprimez l’inscription et créez-en une nouvelle avec un autre niveau. Veuillez vous référer à ce tableau Enrollment Level Comparison Table pour plus de détails sur les autorisations par niveau d’utilisateur.
Si besoin définissez une date limite pour l’inscription des utilisateurs. Si vous définissez une date limite d’inscription (à l’aide des champs Début de Validité et Fin de Validité), les utilisateurs pourront uniquement accéder au cours durant la période définie. Une fois la date limite passée, ils pourront toujours voir la carte du cours sur la page Mes Cours et mes Plans de Formation mais ils ne pourront plus y accéder.
Si le cours est associé à des champs supplémentaires d’inscription, ceux-ci seront répertoriés dans la dernière section du panneau de droite afin que vous puissiez les compléter. En savoir plus sur les champs supplémentaires d’inscription. Cliquez sur Confirmer pour finaliser l’inscription.
Si une notification Résumé : utilisateur inscrit à un cours a été configurée dans la plateforme et que l’option Envoyer un résumé de notification immédiate sur une action d'inscription massive est sélectionnée depuis le menu Paramètres Avancés, alors un onglet supplémentaire appelé Notifications s’affiche dans le panneau d’inscription. Dans ce cas, l’onglet liste toutes les notifications Résumé : utilisateur inscrit à un cours définies dans la plateforme. Sélectionnez-les si vous souhaitez que les utilisateurs inscrits soient informés de leur inscription puis cliquez sur Confirmer pour compléter le processus d’inscription.
Lorsque le nombre d'inscriptions est supérieur à 20, une procédure d’arrière-plan est lancée pour traiter le processus d'inscription. Veuillez noter qu’une inscription est l’association d’un utilisateur et d’un cours, donc lorsque vous sélectionnez 3 cours et 2 utilisateurs, cela correspond à 6 inscriptions.
Directement Inscrire des Utilisateurs aux Sessions ILT
Afin d’inscrire des utilisateurs à une session, un processus alternatif à celui décrit dans le chapitre Inscrire des Utilisateurs à un Cours ou une Session ILT ou VILT existe. Accédez au cours depuis la page Gestion des Cours, allez sur l’onglet Sessions et sélectionnez une session en cliquant sur le titre. Allez sur l’onglet Inscriptions & Evaluations, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Inscrire des Utilisateurs.
Continuez en suivant les étapes décrites dans le chapitre Inscrire des Utilisateurs à un Cours ou une Session ILT ou VILT de cet article pour compléter le processus d’inscription.
Durant ce processus d’inscription, vous pouvez inscrire les utilisateurs à une session à la fois. Pour inscrire les utilisateurs à plusieurs sessions, suivez les étapes décrites dans le chapitre de cet article Inscrire des Utilisateurs à Plusieurs Sessions. Cliquez sur Suivant.
A Noter : Lorsque vous inscrivez des apprenants à une session, ceux-ci seront automatiquement inscrits à tous les évènements inclus dans la session. Il n’est pas possible d’inscrire les utilisateurs à un évènement sans les inscrire à la session.
Inscrire des Utilisateurs à Plusieurs Cours ILT et VILT
Si vous souhaitez inscrire plus d’utilisateurs à plusieurs cours ILT, allez sur la page de Gestion de Cours et sélectionnez les cours en cochant la case au début de la ligne. Cliquez sur Sélectionnez une Action dans le coin inférieur droit de la page et choisissez l’option Inscrire des Utilisateurs.
Afin d'inscrire un utilisateur à une session depuis la liste d’attente, allez sur l’onglet Inscriptions & Evaluations et changez le statut de l’utilisateur en Inscrit.
Continuez l’inscription comme décrit dans le chapitre de cet article Inscrire des Utilisateurs dans un Cours ou une Session ILT ou VILT.
Inscrire des Utilisateurs à Plusieurs Sessions
Afin d’inscrire un ou plusieurs utilisateurs à plusieurs sessions, accédez au cours depuis la page de Gestion des Cours, allez sur l’onglet Inscriptions et cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne et sélectionnez Inscrire dans des Sessions.
Dans le panneau de droite, sélectionnez les sessions où l’utilisateur sera inscrit et cliquez sur Inscrire ou Ajouter à la Liste d’Attente pour placer l’utilisateur sur la liste d’attente de la session.
Vous pouvez inscrire plusieurs utilisateurs en même temps à une ou plusieurs sessions en cochant la case près du nom d’utilisateur et en cliquant sur Sélectionner une Action dans le coin inférieur droit et en choisissant Inscrire dans des Sessions.
Notes sur l’Inscription d’Utilisateurs dans Plusieurs Sessions
- Seuls les Superadmins et les Power Users peuvent inscrire des utilisateurs à plusieurs sessions du même cours. Les apprenants peuvent uniquement s’inscrire eux-même à une seule session d’un cours.
- Lorsqu’un apprenant est inscrit à plusieurs sessions du même cours, son statut d’inscription est Complété lorsqu’il termine une des sessions du cours.
Gérer les Inscriptions
Une fois les utilisateurs inscrits à un cours, vous pouvez gérer leur inscription comme décrit dans cet article.
Bonnes Pratiques
- Les utilisateurs peuvent être inscrits à un cours à tout moment après la création du cours mais assurez-vous d’avoir terminé la configuration du cours et ajouté les contenus pédagogiques avant de procéder aux inscriptions.
- Pour les cours ILT et VILT, les formateurs se voient attribués des évènements ou des sessions sans y être inscrits.