Introduction
Pour ceux qui utilisent Microsoft Teams à des fins de collaboration et de formation web, Docebo offre une intégration avec cet outil. Vos utilisateurs peuvent ainsi accéder à des sessions de formation et de collaboration en direct, directement depuis des cours en webinaires sur leurs plateformes.
Vous devez disposer d’un compte Microsoft Teams actif (pas d’une version d’évaluation) et respecter les conditions générales d’utilisation stipulées dans votre contrat pour pouvoir configurer avec succès cette intégration.
Conseil pratique : pour éviter que l’ensemble des participants prennent part à votre réunion en qualité de présentateurs, nous vous suggérons d’opter pour les autorisations suivantes dans Microsoft Teams :
| Droit | Paramètre recommandé |
|---|---|
| Qui peut contourner la salle d’attente | Si vous souhaitez proposer une salle d’attente, changer le paramètre sur Seulement moi et les co-organisateurs ou Mes invités |
| Qui peut présenter | Personnes spécifiques ou Seulement moi et les co-organisateurs |
| Qui est autorisé à enregistrer | Organisateurs et présentateurs |
| Choisir des co-organisateurs | Définir au moins un autre organisateur (il peut s’agir des formateurs) |
Avant de commencer
Avant de configurer l’intégration avec VILT for Microsoft Teams, veuillez prendre un instant pour consulter les notes importantes qui suivent.
Prérequis
- Pour utiliser l’API Microsoft Teams via la plateforme Docebo, vous devez disposer d’une licence Microsoft 365 (au moins un abonnement Microsoft 365 Basic) pour l’utilisateur Microsoft Entra que vous comptez utiliser pour l’association avec la plateforme Docebo. Pour en savoir plus, visitez le site Web de Microsoft (s’ouvre dans un nouvel onglet).
- Si vous avez besoin de plusieurs comptes configurés dans Docebo avec le même locataire Microsoft Entra ID, vous devrez créer une nouvelle Inscription d’application dans Entra avec un nouvel ID d’application et un nouveau secret client. Vous ne pouvez pas utiliser plusieurs secrets client créés pour une seule Inscription d’application sur des comptes Docebo distincts. Chaque compte doit avoir sa propre Inscription d’application.
Limitations
- L’intégration est uniquement disponible pour Microsoft Teams SaaS, et les déploiements sur site ne sont pas pris en charge.
- Seul un compte associé à l’intégration VILT pour Microsoft Teams peut être l’organisateur d’un événement.
- Les salles de répartition peuvent être utilisées dans l’application Microsoft Teams. Seuls les formateurs peuvent les gérer, à condition qu’ils utilisent l’application Microsoft Teams.
- Les droits de présentation ne peuvent être attribués que par le formateur lançant la réunion.
- Les formateurs d’événements en direct doivent rejoindre l’événement à partir de l’application Microsoft Teams de bureau.
Scénarios non pris en charge
- Les salles de répartition ne sont pas prises en charge lorsque l’intégration est utilisée dans Webview.
Problèmes connus
- Si un Superadmin apporte une modification à une réunion, celle-ci héritera d’une nouvelle URL. Si la modification est apportée alors que la réunion est déjà en cours, tous les participants y prenant part après l’émission de la nouvelle URL se retrouveront dans une réunion distincte. Il convient de veiller à ne pas apporter de modifications à des réunions en cours.
- Le compte utilisé pour effectuer l’intégration doit se connecter régulièrement afin d’éviter l’expiration du jeton. Pour plus d’informations, consultez l’article Actualiser les jetons dans la plateforme d’identités Microsoft (s’ouvre dans un nouvel onglet) sur le site de l’éditeur. Docebo n’a aucun contrôle sur la durée (et les éventuels changements de durée) de ce jeton. Si celui-ci expire, vous devrez donc l’actualiser afin de continuer à utiliser cette intégration.
Activer l’application VILT pour Microsoft Teams dans Docebo
Activez l’application VILT pour Microsoft Teams tel que décrit dans l’article Applications et fonctionnalités de la base de connaissances. L’application est répertoriée sur l’onglet Visioconférence.
Créer et configurer l’application Docebo dans Microsoft Teams
Pour configurer Docebo dans Microsoft Teams, connectez-vous au centre d’administration Microsoft Entra (s’ouvre dans un nouvel onglet) et, dans l’onglet Applications, cliquez sur App Registrations (Inscriptions d’applications).
Puis, sur la fenêtre Inscriptions d’applications, choisissez Nouvelle inscription pour commencer le processus d’inscription de l’application.
Sur la fenêtre suivante, définissez un nom pour votre application.
Ensuite, accédez à votre plateforme Docebo pour créer votre compte Microsoft Teams. Connectez-vous en tant que Superadmin, et accédez au Menu admin grâce à l’icône en forme d’engrenage. Recherchez la section VILT pour Microsoft Teams, et sélectionnez Gérer.
Cliquez sur Nouveau compte dans le coin supérieur droit de la page de gestion de VILT pour Microsoft Teams.
Puis, copiez l’URL de redirection Microsoft Teams OAuth affichée en haut du panneau de droite dans votre presse-papiers, et revenez à l’onglet Inscriptions d’applications - Centre d’administration Microsoft Entra de votre navigateur.
Dans la fenêtre Inscrire une application, accédez à la section Types de comptes pris en charge et vérifiez que l’option Comptes dans cet annuaire d’organisation uniquement est sélectionnée, puis rendez-vous à la section URI de redirection (facultatif).
img src="/hc/article_attachments/24160396626578" alt="Choix des types de comptes pris en charge."
Dans le menu déroulant Sélectionnez une plateforme, sélectionnez Web. Puis, dans la zone de texte, coller l’URI que vous avez copié précédemment sur votre plateforme Docebo. Ensuite, sélectionnez S’inscrire pour terminer l’inscription de votre application.
À noter : l’URI de redirection est définie en fonction du domaine auquel se connecte l’utilisateur. Si vous utilisez un domaine personnalisé configuré sur la page de gestion des domaines, assurez-vous d’utiliser l’URL du domaine personnalisé, et non l’URL
https://[nom plateforme].docebosaas.com/.
Ensuite, vous vous retrouverez à nouveau sur la page du centre d’administration Microsoft Entra (Microsoft Entra admin center). Dans le menu de gauche, sous Applications, sélectionnez Inscriptions des applications pour voir l’inscription que vous venez de créer. Cliquez sur le nom de votre application pour passer à l’étape suivante.
L’ID d’application (client) et l’ID de l’annuaire (locataire) affichés dans l’espace Bases sont nécessaires pour créer le compte Microsoft Teams dans Docebo. Ensuite, sélectionnez Certificats & secrets dans le menu Gérer pour générer le secret client.
Accédez à l’onglet Secrets client pour continuer, puis sélectionnez Nouveau secret client.
Dans la fenêtre coulissante qui apparaît, saisissez une description et une date d’expiration pour votre secret client. La date d’expiration peut être fixée en choisissant une durée prédéfinie ou à l’aide de dates de début et de fin. Veuillez noter que la date d’expiration du secret client ne peut être fixée plus de deux ans après la date de début. Ensuite, sélectionnez Ajouter pour ajouter votre secret client.
Vous vous retrouverez à nouveau sur la fenêtre Certificats & secrets où votre secret client devrait être répertorié, avec sa valeur et son identifiant. Copiez et collez la valeur et l’ID du secret dans un endroit sûr (un éditeur de texte, par exemple), car vous ne pourrez plus les récupérer une fois que vous aurez quitté cette page.
Ensuite, sélectionnez API autorisées dans le menu Gérer, et sélectionnez sur Ajouter une autorisation.
Dans la fenêtre coulissante qui apparaît, sélectionnez Microsoft Graph.
Sur la page suivante, sélectionnez l’option Autorisations déléguées.
Les autorisations suivantes doivent être accordées dans la liste :
Dans la section Autorisations OpenId, sélectionnez :
openidoffline_access
Dans la section OnlineMeetings, sélectionnez :
OnlineMeetings.ReadWrite
Dans la section User permissions section, si ces options n’ont pas été sélectionnées par défaut, sélectionnez :
User.read
À noter : si l’option Afficher le calendrier des réunions du formateur est activée dans les paramètres du compte VILT pour Microsoft Teams, dans la section Calendars, sélectionnez :
Calendars.ReadWriteSi cette option n’est pas activée ou requise, l’autorisation ne doit pas être définie dans Microsoft Entra.
Cette option est uniquement disponible pour le type de session Réunion, elle permet de créer l’événement dans le calendrier Microsoft Teams du propriétaire du compte autorisé dans Docebo.
Enfin, sélectionnez Ajouter des autorisations pour terminer la configuration. Rendez-vous sur Docebo pour terminer et activer l’intégration.
Configurer Microsoft Teams dans Docebo
Revenez à votre plateforme Docebo (où vous avez précédemment démarré la création du compte Microsoft Teams). Dans le panneau de droite, saisissez le nom et la description, puis collez les valeurs des champs ID et le Secret client (ou Valeur secrète, selon la terminologie de Microsoft Entra) générés pour l’application que vous avez créée dans Microsoft Entra. Sélectionnez le type de session, soit Réunion, soit Événement, selon le type d’événements que vous gérerez avec le compte que vous créez. Veuillez noter que vous pouvez créer et gérer plusieurs comptes Docebo avec le même compte Microsoft Teams en créant plusieurs applications dans Microsoft Teams.
Définissez le nombre maximal de sessions autorisées par cours (jusqu’à 999), le nombre maximal de sessions que ce compte peut gérer et le nombre maximal de salles simultanées. Veuillez noter que le nombre de salles simultanées est celui convenu dans votre licence Microsoft Teams.
Sélectionnez Créer lorsque vous avez terminé. Vous serez redirigé vers Microsoft Teams pour l’association de l’application. Une fois le compte associé, vous pourrez créer des sessions de webinaire pour des cours ILT.
Gérer votre compte Microsoft Teams dans Docebo
Vous pouvez à tout moment réexécuter l’association entre le compte Microsoft Teams que vous avez créé dans Docebo et votre compte Microsoft Teams. Pour ce faire, connectez-vous à Docebo avec les identifiants utilisés pour configurer le compte à associer, accédez à la page des paramètres de VILT pour Microsoft Teams à partir du Menu admin, recherchez votre compte dans la liste des comptes configurés, cliquez sur les points de suspension à la fin de la ligne du compte, et sélectionnez Associer. Cette opération peut prendre quelques secondes.
Vous pouvez à tout moment modifier les détails de votre compte en cliquant sur les points de suspension situés à la fin de la ligne du compte, et en sélectionnant Modifier. Vous pouvez également supprimer votre compte en sélectionnant Supprimer depuis ce même menu.
Lorsque vous modifiez les champs ID et le Secret client de votre compte, vous devez le resynchroniser avec Microsoft Teams. Pour ce faire, sélectionnez l’option Associer après avoir enregistré vos modifications.
Formateurs
Pour être formateur dans VILT pour Microsoft Teams, l’utilisateur doit d’abord associer son compte Docebo à Microsoft Teams à l’aide du Menu admin dans Docebo. Il doit être connecté et, au moins temporairement, disposer d’un accès Superadmin à la plateforme, car cette tâche ne peut pas être effectuée en tant qu’utilisateur normal. Le compte de formateur ne nécessite pas de droits d’administrateur Entra ID pour effectuer cette action.
Pour qu’un utilisateur Docebo puisse rejoindre un webinaire en tant que formateur dans Microsoft Teams, le compte doit être associé à un compte individuel dans Entra. Le formateur de la session sera défini par le compte Microsoft Teams basé sur Entra, tandis que le compte Microsoft Teams créé dans Docebo sera utilisé pour lancer la session. Cela ne s’applique pas aux utilisateurs souhaitant rejoindre un webinaire en tant qu’apprenant.
Les formateurs lançant un nouveau webinaire doivent veiller à être connectés à l’instance de Teams associée à l’application VILT pour Microsoft Teams. S’ils n’utilisent pas le bon compte ou ne sont pas connectés, ils ne pourront pas rejoindre le webinaire en tant que formateur, mais en tant que participant.
À noter : si vous êtes un formateur et ne parvenez pas à lancer une session de webinaire, veuillez vérifier que vous disposez des droits nécessaires auprès d’un Superadmin.
Réassocier VILT pour Microsoft Teams avec Entra
Attention : ce chapitre est un guide destiné aux utilisateurs qui ont utilisé cette intégration avant le 23 février 2022. Les étapes décrites dans ce chapitre doivent être suivies après la mise à jour de VILT pour Microsoft Teams incluse dans la version de février 2022. Il est impératif de réassocier votre instance dès que possible après la mise à jour du 23 février. L’omission de ce processus peut entraîner des résultats imprévisibles lors de l’utilisation de VILT pour Microsoft Teams.
Une amélioration de l’intégration VILT pour Microsoft Teams a été publiée le 23 février 2022. Grâce à cette mise à jour, vous pouvez ajouter des formateurs aux cours ILT (formation dirigée par un formateur) en webinaire sans avoir à leur accorder des privilèges d’administrateur dans Microsoft Entra, minimisant ainsi les risques potentiels pour votre infrastructure.
Pour que cette amélioration soit mise en œuvre, vous devez réassocier votre intégration de VILT pour Microsoft Teams avec Entra comme décrit dans les étapes suivantes.
Préparation
Dans votre navigateur, ouvrez Microsoft Entra et accédez à votre panneau d’administration à l’aide de vos identifiants d’administrateur Microsoft. Ensuite, ouvrez un autre onglet ou une autre fenêtre sans fermer l’onglet ou la fenêtre Entra, connectez-vous à votre plateforme Docebo en tant que Superadmin, accédez au Menu admin grâce à l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de la page, et cliquez sur Gérer dans la section VILT for Microsoft Teams.
Par souci de simplification, nous appellerons l’onglet ou la fenêtre Microsoft Entra « onglet Entra » et l’onglet ou la fenêtre VILT pour Microsoft Teams « onglet Docebo » pour la suite de ces instructions.
Processus d’association
Dans l’onglet Entra du navigateur, cliquez sur l’onglet Overview, et copier l’Application (client) ID dans le presse-papiers.
Cliquez ensuite sur l’onglet API Permissions, puis sur les points de suspension dans la ligne Microsoft Graph, et sélectionnez Révoquer tous les consentements d’administrateur. Enfin, cliquez sur le bouton Oui, supprimer dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche.
Dans l’onglet Entra du navigateur, cliquez sur l’onglet Certificats & secrets, et cliquez sur Nouveau secret client. Dans la fenêtre coulissante qui s’affiche, saisissez une description reconnaissable et changez le délai d’expiration dans le menu déroulant à 24 mois, puis appuyez sur Ajouter. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous verrez votre nouveau code de secret client juste à côté de la description que vous venez de fournir. Copiez le code dans le presse-papiers.
Ensuite, passez à l’onglet Docebo et cliquez sur les points de suspension sur la ligne du compte que vous souhaitez associer à nouveau, et cliquez sur Modifier. Collez le nouveau code de secret client dans le champ Secret client et sélectionnez Confirmer.
Vous serez ensuite automatiquement associé au serveur Microsoft, et un message de confirmation indiquera que le compte a été modifié avec succès le cas échéant.
Pour toute question, veuillez ouvrir un ticket auprès du support client de Docebo via le Centre d’assistance.