Introduction

En plus de l’utilisation de la plateforme pour les cours e-learning, vous pouvez également utiliser l’option des cours ILT (instructor-­led training) pour les cours impliquant un formateur en salle. Même si la formation se déroule en présentiel, vous pouvez configurer le même cours sur la plateforme pour fournir aux apprenants des informations sur les sessions du cours, l’ordre du jour et le lieu, pour gérer la participation ainsi que la liste d’attente du cours.  

De plus, vous pouvez téléverser un contenu pédagogique dans l’espace du cours (comme des diapositives utilisées pendant la formation, une vidéo des moments clés) que les apprenants peuvent consulter avant, pendant et après la formation selon la configuration. 

L’organisation d’un cours en présentiel implique la gestion des lieux et des salles nécessaires pour héberger le cours. Vous pouvez, par exemple, prévoir un cours dispensé en plusieurs sessions et différents lieux. 

Cet article explique comment créer et gérer les lieux et les salles pour vos cours. Retrouvez plus d’informations sur la gestion des cours ILT dans cet article et cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs pour les cours présentiels. 

Ceci fait partie des fonctionnalités de base de Docebo et est disponible pour tous les clients. 

Créer un Nouveau Lieu

Afin d’attribuer une session à un lieu spécifique, vous devez d’abord créer un lieu. Accédez au Menu Admin et cliquez sur Lieu des Salles dans la section E-Learning. Sur la page principale des Lieux, vous pouvez voir une barre d’actions en haut de la page, vous pouvez ajouter des lieux à partir de là. Vous pouvez également voir une liste des lieux sous la barre d’actions. Pour ajouter un nouveau lieu, sélectionnez le bouton Nouveau Lieu. 

Entrez les détails et informations relatives au lieu. Donnez autant d’informations que possible afin que les apprenants puissent savoir exactement où suivre le cours. Renseignez les onglets Adresse et Contacts avec les informations du lieu. Les champs Nom du Lieu et Pays sont obligatoires. 

Complétez les informations du champ Adresse au format suivant Nom de rue, Code Postal, Ville. Ainsi, l’adresse sera indiquée sur Google maps et visualisable sur l’aperçu du plan. Le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du lieu peuvent également être des informations utiles si vous avez besoin de contacter le responsable du lieu. 

Passez ensuite à l’onglet Détails et entrez des informations supplémentaires tel que l'hébergement proposé, des conseils sur l'itinéraire pour se rendre sur place ou d’autres informations utiles. 

Enfin, passez à l’onglet Photos du Lieu pour ajouter des photos du lieu. Cliquez sur le bouton Téléverser les fichiers et sélectionnez les photos depuis votre appareil. Veuillez noter que vous pouvez téléverser jusqu’à 10 photos. 

Cliquez sur Confirmer pour compléter le processus. Vous avez maintenant créé un nouveau lieu. Celui-ci s’affiche dans la liste sur la page principale des Lieux. Vous pouvez également importer un ensemble de lieux en utilisant un fichier CSV. Pour cela, sélectionnez le bouton Importer via CSV. 

Entrez les colonnes suivantes dans votre fichier CSV : Nom du lieu, Adresse, Pays, Téléphone, E-mail, Informations de contact, Hébergement et Autres informations. Vous pouvez télécharger un échantillon du fichier .csv si nécessaire. Sélectionnez le bouton Téléverser le fichier, puis choisissez votre fichier. Sélectionnez le Séparateur et le Charset du fichier et cliquez sur Suivant.

Une fois le fichier téléversé, vous pouvez procéder à l’association de chaque colonne au champ correspondant. Cliquez ensuite sur Suivant. Une fois le lieu créé, vous pouvez le gérer avec les icônes correspondantes : consulter le plan d’accès, modifier les informations du lieu ou supprimer le lieu. Veuillez noter que les lieux ne peuvent être supprimés que s’ils ne sont pas associés à un futur cours présentiel. 

Créer une Salle

Une fois qu’un lieu a été créé, vous pouvez ajouter de nouvelles salles. Cliquez sur Ajouter Salles dans la ligne correspondant au lieu. Vous serez alors redirigé vers la page relative aux salles pour ce lieu. En haut de cette page, cliquez sur le bouton Nouvelle Salle pour ajouter une nouvelle salle.  

Dans la fenêtre pop-up, entrez le nom de la salle, les détails, les places disponibles et les équipements dans les champs correspondants. Veuillez noter que le nom de la salle et le nombre de places disponibles sont des champs obligatoires. 

Une fois terminé, cliquez sur Confirmer. La salle apparaît dans la liste et vous pouvez la modifier ou la supprimer si nécessaire. Vous pouvez ajouter autant de salles que nécessaire dans le même lieu. Vous pouvez également importer un ensemble de salles via fichier .csv. Pour cela, sélectionnez le bouton Importer via CSV dans la barre d’actions située en haut de la page. 

Vous devez entrer les colonnes suivantes dans votre fichier .csv : nom de la salle, détails, places disponibles et équipement. Vous pouvez télécharger un échantillon du fichier .csv en cliquant sur le lien correspondant comme le montre l’image ci-dessous.  

Sélectionnez ensuite le bouton Téléverser les fichiers et choisissez votre fichier. Sélectionnez le Séparateur et le Charset du fichier et cliquez sur Suivant. 

Une fois le fichier ajouté, vous pouvez procéder à l’association de chaque colonne avec le champ correspondant. Puis, cliquez sur Suivant. Le système vous donnera un retour d’informations concernant les modifications à apporter, le cas échéant. Une fois les salles correctement ajoutées, elles sont affichées dans la liste pour le lieu correspondant.