AVERTISSEMENT : Une partie du contenu de cet article décrit des fonctionnalités disponibles pour tous les clients depuis une période comprise entre le 21 septembre et le 31 décembre 2022. Si vous observez des différences entre votre plateforme et ce qui est décrit dans cet article, vous pouvez télécharger une version PDF de la documentation concernant la version précédente.

Introduction

Votre plateforme E-Learning vous permet de créer des rapports personnalisés pour consulter et analyser des informations spécifiques sur les cours, les utilisateurs, les contenus pédagogiques ou les applications que vous avez activées. Vous pouvez également programmer l’envoi d’un rapport personnalisé pour qu’il soit automatiquement envoyé via e-mail et prévisualiser le rapport que vous venez de créer. 

Les données de votre rapport sont actualisées en arrière-plan toutes les heures. Le processus d'actualisation dure environ 15 minutes (cela peut varier légèrement en fonction de la quantité de données sur votre plateforme). Pendant que les données sont actualisées, vous pouvez continuer à prévisualiser et à exporter des rapports. Une fois le processus d'actualisation terminé, les rapports afficheront les données de l'heure précédente.

En savoir plus sur les types de rapports personnalisés disponibles dans votre plateforme.

En savoir plus sur la transition vers la fonctionnalité Nouveaux rapports personnalisés (le guide comprend également une partie Questions & réponses utiles).  

Pour le bon fonctionnement des rapports personnalisés et si vous utilisez un domaine personnalisé, assurez-vous qu'il soit totalement sécurisé et utilise un certificat SSL valide.

Cas d’usage

Une utilisation possible pour le rapport Utilisateurs-Cours dans une entreprise est l’analyse des activités réalisées par vos utilisateurs dans les cours que vous avez créés pour eux (par exemple, combien de fois les utilisateurs ont accédé au cours, leurs scores aux tests, le nombre d'utilisateurs inscrits au cours, etc.) 

Ainsi, en tant qu’administrateur de la plateforme, vous pouvez informer vos managers et collègues des progrès relatifs à leurs activités de formation, définis par votre entreprise. Utiliser les outils pour analyser les progrès des apprenants pour chaque cours vous aide à améliorer leurs performances d’apprentissage (ce qui crée de la valeur pour votre entreprise) en adaptant les cours et le contenu pédagogique à leurs besoins et leurs compétences. 

Une autre utilisation des rapports personnalisés est l’analyse des données extraites d’un rapport qui vous révèle, par exemple, que vos utilisateurs ne consultent le cours que vous avez créé qu’une fois par mois ou ne passent que quelques minutes devant le cours. Si vos utilisateurs ne consacrent pas assez de temps et d’efforts aux activités de formation que vous avez planifiées et créées pour eux, vous pouvez travailler à rendre le contenu pédagogique disponible dans le cours plus intéressant, plus ciblé ou ajuster le niveau de difficulté.   

Vous pouvez ensuite relancer le rapport (ou en créer un nouveau) et en programmer l’envoi chaque semaine afin de voir si les changements effectués ont abouti aux résultats souhaités. 

Créer un rapport personnalisé

Pour créer un nouveau rapport personnalisé, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page. Puis sélectionnez Nouveaux rapports dans la section E-Learning. Sur la page principale des Rapports, passez à l’onglet Création de rapports personnalisés où vous pouvez créer et gérer vos rapports personnalisés. 

Si vous n’avez pas encore créé de rapports, vous verrez une page vide sans aucun rapport affiché. Si vous avez déjà créé un ou plusieurs rapports, vous les verrez listés dans l’onglet Création de rapports personnalisés où vous retrouverez les détails de chaque rapport. Vous pouvez filtrer les rapports par type, planification, ou détails de création ou rechercher des rapports en utilisant la zone de texte situé dans la barre d’action en haut de la page.  

Si vous souhaitez prévisualiser, programmer ou mettre en pause, dupliquer, exporter, modifier ou supprimer votre rapport, cliquez sur l’icône ellipse sur la partie droite du rapport puis sélectionnez l’option correspondante. 

Pour commencer à créer un rapport, sélectionnez l’icône plus dans le coin supérieur droit de la page. Le panneau de droite Créer un nouveau rapport personnalisé s’ouvre. Dans les premières étapes (Type) vous pouvez sélectionner le type de rapport que vous souhaitez générer (plus d'informations sur les différents types de rapport). Une fois le type de rapport choisi, cliquez sur Suivant pour passer à la deuxième étape. 

Dans l’étape Détails, entrez le nom et la description de votre rapport. Le seul champ obligatoire est Nom. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Créer et modifier. 

À noter ! N’utilisez pas de caractères spéciaux pour les noms des rapports (le seul caractère spécial autorisé est le tiret du bas “_”). Si vous utilisez une langue qui s’écrit avec un alphabet différent de l’alphabet latin, le nom du rapport sera latinisé une fois votre rapport exporté via CSV. Les noms écrits en caractères arabes peuvent être tronqués.

Voir et modifier les propriétés de votre rapport personnalisé

La page qui s’ouvre après avoir sélectionné Créer et modifier est composée de cinq onglets relatifs à votre rapport personnalisé : Propriétés, Filtres, Options de visualisation, Programmer et Aperçu. Dans la section Info Rapport de l’onglet Propriétés, vous retrouverez les informations que vous venez d’entrer dans le panneau de droite Créez un nouveau rapport personnalisé. Vous pouvez modifier le nom et la description du rapport (mais pas le type de rapport que vous avez choisi) si vous le souhaitez. 

Dans la section Autorisation téléchargement rapport à partir du lien, quand la case Connexion nécessaire pour télécharger le rapport est cochée (celle-ci est cochée par défaut) vos utilisateurs doivent se connecter à la plateforme pour télécharger le rapport en utilisant le lien qu’ils ont reçu par e-mail ou à la fin d’une procédure d’arrière-plan. Si, en tant que Superadmin, vous décochez cette case, toute personne disposant du lien pourra télécharger le rapport, mais avec le risque de perdre le contrôle sur les données. Veuillez noter que les Power Users peuvent activer ou désactiver cette option si vous, en tant que Superadmin, activez l’option Autorisation téléchargement rapport à partir du lien dans l’onglet Options avancées des Paramètres avancés de la Plateforme. Dans le cas contraire, si les Paramètres avancés ne sont pas activés, les Power Users ne peuvent pas activer ou désactiver cette option dans le rapport.   

Dans la section, Fuseau horaire pour champ date, vous pouvez entrer le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez afficher et exporter vos rapports. Par exemple, si votre entreprise a dix sièges, vous pouvez créer dix rapports et configurer les fuseaux horaires correspondants pour chacun d’entre eux. Veuillez noter que le fuseau horaire par défaut que vous trouvez dans ce champ est celui que vous avez défini dans la section Préférences de votre page Mon profil. Si vous n’avez pas changé le fuseau horaire dans votre page de profil, le fuseau horaire par défaut est celui que vous avez configuré dans le menu Paramètres avancés, Date et heure. Plus d’informations sur la gestion des fuseaux horaires dans la plateforme. 

Enfin, dans la section Visibilité, vous pouvez configurer et gérer qui a l’autorisation de voir les rapports que vous avez créés. Référez-vous à la section Visibilité du contenu du rapport pour plus d’informations sur la visibilité des rapports. 

Visibilité du contenu du rapport

Dans la partie Visibilité de l’onglet Propriétés, vous pouvez choisir entre les trois options suivantes : 

• Tous les Superadmins. Le rapport sera visible par tous les Superadmins de la plateforme ainsi que par le créateur du rapport.
• Tous les Superadmins et les Power Users. Le rapport sera visible par tous les Superadmins et les Power Users. 
• Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés. Le rapport sera visible pour le créateur du rapport, tous les Superadmins, et les Power Users de votre choix. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez taper le nom d’un ou plusieurs Power Users, groupes ou branches d’utilisateurs dans les sections correspondantes qui s’affichent en-dessous. Vous pouvez également les sélectionner en cliquant sur le bouton Sélectionner dans la section correspondante. Un panneau s’ouvre où vous pouvez sélectionner, depuis une liste, les Power Users/Groupes/Branches d’utilisateurs qui pourront voir le rapport. Veuillez noter que lorsque vous entrez ou sélectionnez une branche ou un groupe, seuls les Powers Users sont pris en compte. Une fois votre sélection faite, cliquez sur Sélectionner. La visibilité du rapport est maintenant accordée aux Power Users que vous avez sélectionnés. 

Les autorisations pour les Power Users sont définis dans la partie Gestion Power Users à laquelle vous pouvez accéder en sélectionnant Power Users dans la section E-Learning du Menu admin. 

Dans l’onglet Profils, vous pouvez attribuer les autorisations Voir et/ou Modifier au profil du Power User. Si vous attribuez uniquement l'autorisation Voir pour un profil de Power User, les Power Users associés à ce profil pourront uniquement voir l’Aperçu du rapport et auront la possibilité d’exporter le rapport. Si vous sélectionnez également l’autorisation Modifier et que les Power Users associés n'ont pas créé ce rapport, ils pourront prévisualiser, dupliquer et exporter leur rapport personnalisé. S’ils ont créé le rapport, ils pourront aussi (en plus de prévisualiser, de dupliquer et d’exporter) programmer ou mettre en pause la planification d'envoi du rapport, le modifier et le supprimer. Plus d’informations sur la liste des autorisations des Power Users. 

Si un rapport personnalisé est exécuté par un Superadmin, celui-ci pourra voir toutes les données du rapport sans aucune restriction sur la visibilité du contenu car les Superadmins n’ont jamais de restriction de visibilité sur la plateforme. D’autre part, si un Power User consulte un rapport, il voit uniquement les éléments du rapport (cours, branches, catalogues, lieux) pour lesquels la visibilité lui est accordée. 

Si vous avez besoin de limiter les informations d’un rapport, en tant que Superadmin, vous pouvez créer plusieurs rapport avec le même sujet pour plusieurs profils Power Users en faisant correspondre les informations contenues dans le rapport avec les autorisations de chaque profil. Alternativement, le Superadmin peut créer différents rapports pour chaque profil de Power User, la programmation des rapports doit alors être faite par les Power Users eux-mêmes. 

Notes sur la visibilité du contenu du rapport 

Veuillez noter les différents scénarios et conditions qui peuvent s'appliquer quand un rapport personnalisé est créé et configuré par un Power User et que vous, en tant que Superadmin, changez les règles de visibilité définis par le Power User :   

• Un Power User créé un nouveau rapport personnalisé et sélectionne Tous les Superadmins dans la section Règles de visibilité de l’onglet Propriétés (référez-vous à la section Visibilité du contenu du rapport de cet article pour plus d’informations sur la visibilité du rapport) puis vous, en tant que Superadmin, modifiez le rapport et définissez Tous les Superadmins et Power Users dans la section Visibilité. Alors, quand le Power User qui a créé le rapport l’ouvrira à nouveau il verra l’option Tous les Superadmins et Power Users sélectionnée. Le Power User peut modifier à nouveau l’option et définir Tous les Superadmins ou Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés mais, une fois le changement fait, il ne pourra pas re-sélectionner l’option Tous les Superadmin et Power Users. 
• Un Power User créé un nouveau rapport personnalisé et sélectionne Tous les Superadmins dans les Règles de visibilité. Puis vous, en tant que Superadmin, modifiez le rapport et définissez Tous les Superadmin et Power Users sélectionnés comme option et ajoutez des Power Users/groupes/branches sur lesquelles le Power User qui a créé le rapport n’a pas de droits de visibilité. Alors, quand le Power qui a créé le rapport l’ouvrira à nouveau, il verra que l’option Tous les Superadmins et Power Users sélectionnés est choisie mais ne pourra pas voir les Power Users/groupes/branches dans les champs correspondants sous l’option et ne pourra pas enregistrer le rapport parce que ces champs sont vides. Cela se produit parce que le Power User n’a pas les droits de visibilité nécessaires. Pour enregistrer le rapport, le Power User doit changer la configuration dans les Règles de Visibilité en choisissant à nouveau Tous les Superadmins. 
• Un Power User créé un nouveau rapport personnalisé et sélectionne Tous les Superadmins dans les Règles de visibilité, puis vous, en tant que Superadmin, modifiez le rapport et définissez l’option Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés. Puis, vous ajoutez les Power Users/groupes/branches A et B pour lesquels le Power User qui a créé le rapport n’a pas d’autorisation de visibilité et les Power Users/groupes/branches C et D que le Power User peut voir. Quand le Power User ouvre à nouveau le rapport, il verra que l’option Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés est choisie et il pourra voir les Power Users/groupes/branches C et D (et pas A et B) dans les champs correspondants sous l’option. Le Power User peut enregistrer le rapport car les champs sont remplis (avec C et D) mais en enregistrant le rapport, il écrase les modifications faites par le Superadmin (l’ajout de A et B seront perdus). 

Le comportement est identique pour l’onglet Filtres quand vous sélectionnez de nouveaux utilisateurs/groupes/branches/etc. Le comportement est également identique si un Power User créé et configure un rapport personnalisé et qu’un Superadmin retire les autorisations que le Power User a sur d’autres Power Users/utilisateurs/cours/etc. 

Choisir les filtres de votre rapport

Passez à l’onglet Filtres pour choisir les filtres que vous souhaitez appliquer à votre rapport. 

Les informations que vous voyez dans l’onglet Filtres sont déterminées par le type de rapport que vous avez choisi de générer. Cela peut être des informations relatives aux utilisateurs, cours, dates d’expiration des cours, inscriptions et dates d'acèvement, statuts des inscriptions, types de contenu pédagogique, champs supplémentaires utilisateur etc. Si vous affichez des filtres de date dans le rapport, veuillez noter que le fuseau horaire est celui défini dans la section Fuseau horaire pour champ date de l’onglet Propriétés. Si vous sélectionnez plus d'un filtre (Utilisateurs + Branches + Groupes), le rapport affichera les résultats pour chaque filtre. Pour plus d’informations, référez-vous à la section Voir et modifier les propriétés de votre rapport personnalisé de cet article. 

Une fois que vous avez sélectionné toutes les informations que vous souhaitez inclure dans votre rapport personnalisé, passez à l’onglet suivant, Options d’affichage.

Notes sur le choix des filtres de votre rapport

• Si vous avez créé un rapport incluant des cours, dans l’onglet Filtres, vous trouverez un champ pour ajouter une catégorie de cours. Quand vous sélectionnez une catégorie de cours, ses sous-catégories ne sont pas automatiquement sélectionnées. En conséquence, les cours associés aux sous-catégories ne sont pas inclus dans le rapport. Si vous souhaitez sélectionner une sous-catégorie pour inclure ses cours associés dans le rapport, vous devez manuellement sélectionner la sous-catégorie que vous souhaitez ajouter. Dans le panneau de droite, cliquez sur la flèche à côté du nom de la catégorie et sélectionnez la sous-catégorie.
• Lorsque vous affichez des filtres de date dans le rapport, n’oubliez pas que le fuseau horaire utilisé pour enregistrer les dates est toujours en UTC, peu importe votre fuseau horaire. En conséquence, il peut arriver que vous trouviez dans votre rapport des dates différentes de celles définies dans les filtres de rapport (cela peut être le jour suivant ou le jour précédent), puisque les dates sont enregistrées en UTC et non dans votre fuseau horaire.
• Lors de la configuration des Filtres dans le rapport personnalisé Utilisateurs-Sessions ILT, veuillez noter que la section Options date de l'onglet Filtres se rapport au cours et non pas à la session. Par conséquent, la sélection du filtre Date d'achèvement filtre uniquement les utilisateurs qui ont terminé le cours et ne filtre pas ceux qui ont uniquement complété une session. 
• Lorsqu'un Power User crée un rapport personnalisé, il ne peut utiliser les filtres que s'il est associé à un profil disposant de droits de visualisation sur l'élément sélectionné dans les filtres. Le fait que cet élément soit attribué au Power User en tant que ressource ne suffit pas à lui donner le droit d'utiliser le filtre correspondant. En savoir plus sur les drpots des Power Users.
• Si vous avez créé un rapport qui inclut des cours, dans la sous-section Options utilisateurs de l’onglet Filtres, vous trouverez une option vous permettant d’afficher dans le rapport uniquement les apprenants ou également les autres utilisateurs avec d'autres niveaux de cours (comme par exemple les formateurs). Les nouveaux rapports personnalisés où vous pouvez trouver cette option sont :
• Utilisateurs-Cours
• Utilisateurs-Temps d’Inscription au Cours
• Utilisateurs - Sessions Webinaires
• Utilisateurs - Sessions ILT
• Groupes/Branches-Cours
• Utilisateurs - Contenu Pédagogique

Les formateurs n’étant plus comptés comme des utilisateurs inscrits du fait de la nouvelle gestion des cours présentiels et webinar (cours ILT), pour les rapports incluant des cours, vous pouvez utiliser l’option Afficher uniquement les utilisateurs dont le niveau utilisateur dans les cours est "apprenant” pour inclure ou exclure les formateurs du rapport personnalisé. Par défaut, les nouveaux rapports personnalisés comptent les formateurs des cours ILT comme des utilisateurs inscrits (l’option n’est pas activée) mais si vous activez l’option, les formateurs ne seront pas comptés comme des utilisateurs inscrits. Veuillez noter qu’au contraire dans les rapports Cours - Utilisateurs, l’option Afficher uniquement les utilisateurs dont le niveau utilisateur dans les cours est "apprenant” est activée par défaut (les formateurs ne sont pas comptés comme des utilisateurs inscrits) mais vous pouvez désactiver l’option si vous avez besoin de compter les formateurs comme des utilisateurs inscrits.

Configurer les options de visualisation de votre rapport

Dans l’onglet Options de visualisation, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez afficher dans le rapport et choisir l’ordre dans lequel les données seront affichées. 

Dans la section Champs rapport de l’onglet, les champs sont regroupés selon leur domaine. Veuillez noter que les domaines sont différents d’un rapport à l’autre et sont déterminés par le rapport que vous choisissez. Ici, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez afficher. Certains champs sont sélectionnés par défaut (ils sont grisés) et vous ne pouvez pas les désélectionner. Par exemple, dans les rapports Utilisateurs - Cours, les champs par défaut sont Nom d’utilisateur et Nom du cours. 

Dans la section Options de triage, vous pouvez classer les données selon les options proposées (celles-ci varient selon le type de rapport). Vous pouvez également choisir un champ personnalisé pour le tri du rapport dans le menu déroulant où vous pouvez sélectionner un des champs que vous avez choisis dans la section Champs rapport. Une fois votre champ choisi, vous pouvez appliquer l’ordre ascendant (A-Z) ou descendant (Z-A). 

Veuillez noter que sélectionner un champ personnalisé pour le tri d’un rapport peut impacter la vitesse de génération du rapport.  

Dans la sous-section Ordre des colonnes (section Options de triage), vous pouvez configurer un triage personnalisé pour les colonnes de votre rapport (qui correspondent aux champs que vous avez déjà sélectionnés dans la section Champs rapport). Dans l’aperçu du rapport et une fois le rapport exporté, vous verrez le tri que vous avez choisi. Quand vous sélectionnez l’option Configurer l'ordre personnalisé de vos colonnes, le bouton Configurer l’ordre s’affichera. Si vous cliquez dessus, vous ouvrirez un panneau qui répertorie tous les champs de rapports que vous avez précédemment sélectionnés dans les différents groupes de la section Champs Rapport. Déplacez les champs du rapport dans la liste pour réordonner les colonnes de votre rapport. Une fois terminée, cliquez sur Confirmer pour appliquer l’ordre choisi.

Notes sur la configuration des options de visualisation de votre rapport

• Si le champ personnalisé que vous choisissez dans le menu déroulant Sélectionner champ est un champ supplémentaire et si la valeur du champ supplémentaire est un nombre, les nombres ne seront pas triés par ordre numérique mais par ordre lexicographique. Les nombres seront triés sur la base de leur premier composant (chiffres), chaque composant étant trié de manière séparée : le premier chiffre est considéré en premier et les nombres sont triés sur la base du premier chiffre, puis le deuxième et enfin le troisième (par exemple si les valeurs sont triées par ordre ascendant, 80 viendra avant 9, parce qu’en considérant uniquement le premier chiffre 8 est inférieur à 9.
• Si vous devez protéger des informations sensibles présentes dans votre rapport, vous pouvez, en tant que Superadmin, choisir d’afficher dans les Options de visualisation des champs supplémentaires qui sont invisibles pour les utilisateurs mais visibles pour vous et les Power Users avec les autorisations adéquates (les administrateurspeuvent voir les autorisations champs invisibles).
• Si vous avez coché la case Inscriptions Archivées (Oui/Non) dans la section Champs d'inscription, veuillez noter que cette option ne couvre pas les champs supplémentaires d'inscription (Enrollment Additional Fields). Par conséquent, si vous avez ajouté des champs supplémentaires d'inscription à votre rapport, leur valeur sera vide pour les inscriptions archivées.
• Si vous souhaitez faire un rapport sur l’utilisation de l’application mobile, des options d’affichage sont disponibles dans les rapports Cours - Utilisateurs et Utilisateurs - Cours. Ils détaillent les statistiques d’utilisation suivantes :
  • Accès au matériel de formation à partir de l’application mobile - Ce champ indique le nombre d’utilisateurs inscrits au cours qui ont accédé au matériel de formation à partir de l’application mobile.
  • Pourcentage d’accès au matériel de formation à partir de l’application mobile - Ce champ indique le pourcentage d’utilisateurs inscrits au cours qui ont accédé au matériel de formation à partir de l’application mobile.
• Cours - Rapport sur les Utilisateurs
• Utilisateurs - Rapport sur les Cours
• Accès au matériel de formation à partir de l’application mobile - Ce champ indique si un utilisateur a accédé au matériel de formation d’un cours à partir de l’application mobile.
• % du matériel de formation de l’application mobile - Ce champ indique le pourcentage du temps total pendant lequel le matériel de formation d’un cours a été utilisé à partir de l’application mobile
• Temps dans le matériel de formation de l’application mobile - Ce champ indique le temps (en secondes) de la session que l’utilisateur a passé à utiliser du matériel de formation dans l’application mobile.

Programmer un rapport personnalisé

Une fois que vous avez sélectionné toutes les informations que vous souhaitez inclure dans votre rapport, vous pouvez planifier à quel moment le rapport sera envoyé par e-mail. Pour cela, allez à l’onglet Programmer de votre page de rapport personnalisé. 

A partir d’ici, vous pouvez créer votre programmation. Tout d’abord activez l’option Activer programmation de ce rapport dans la section Activation de la page pour pouvoir programmer le rapport. Si vous ne souhaitez pas programmer le rapport , vous pouvez désactiver l’option. 

Pour programmer le rapport, choisissez à quelle fréquence vous souhaitez l’envoyer. Dans la section Programmer ce rapport, entrez le nombre de jours, semaines ou mois et dans le champ De, définissez la date à laquelle vous souhaitez envoyer le rapport pour la première fois. Dans le champ Heure de début, choisissez l’heure à laquelle vous souhaitez que le rapport soit généré à partir de la liste déroulante. Veuillez noter que si vous définissez la date du 31 du mois dans le champ De, et que le mois suivant n’a que 28, 29 ou 30 jours alors le rapport sera envoyé le dernier jour du mois même si ce n’est pas le 31. 

Dans la section Destinataires, entrez les adresses e-mail des destinataires du rapport (vous pouvez ajouter jusqu’à 25 adresses e-mail dans ce champ). Pour insérer une adresse e-mail, entrez l’adresse puis tapez sur “Entrée” sur votre clavier pour l’enregistrer. Si vous voulez vérifier ou modifier l’adresse e-mail qui enverra l’e-mail aux destinataires, allez aux Paramètres avancés dans le Menu admin. Sur la page des Paramètres avancés, recherchez la section Inscriptions, mots de passe perdus et envoi de mails en arrière-plan dans l’onglet Auto-inscription. L’adresse que vous retrouvez dans ce champ est celle qui enverra les e-mails. 

Les adresses e-mails que vous entrez peuvent également être externes à la plateforme. Un lien pour télécharger le rapport est inclus dans l’e-mail envoyé à tous les utilisateurs dont vous insérez l’adresse dans le champ dédié (obligatoire) Adresse e-mail. En envoyant un lien plutôt qu’une pièce jointe, vous évitez tout problème lié au téléchargement de fichiers volumineux. Veuillez noter que le lien expire un mois après son envoi. 

Le rapport programmé inclut toutes les données des étapes de configuration sans tenir compte des restrictions de visibilité des destinataires, même si les destinataires sont des Power Users avec certaines restrictions de visibilité. Par exemple, un destinataire Power User qui a l’autorisation de voir uniquement certaines branches ou utilisateurs pourrait voir toutes les branches ou utilisateurs dans le rapport même ceux qu’il n’a pas été autorisé à voir. 

Une bonne pratique consisterait à créer des rapports et des programmations différentes selon les autorisations de Power Users (des rapports différents pour les Power Users ayant différentes autorisations, le même rapport pour les Powers Users ayant les mêmes autorisations). Cela permet au Power User de voir uniquement les résultats relatifs aux cours, utilisateurs, catalogues et espaces auxquels il est associé. 

Veuillez noter que vous pouvez programmer votre rapport depuis la page principale des rapports personnalisés. Recherchez le rapport que vous souhaitez programmer dans la liste des rapports que vous avez créés, puis cliquez sur l’icône ellipse à droite de la ligne du rapport. Dans le menu déroulant, sélectionnez Programmer. 

Une fois que vous avez configuré tous les paramètres de votre rapport, n’oubliez pas de sélectionner Enregistrer les modifications dans le bas de la page (vous pouvez également enregistrer les modifications dans chaque onglet). Les paramètres que vous avez configurés seront maintenant appliqués à votre rapport personnalisé. 

Notes sur la programmation d'un rapport personnalisé

• La programmation des rapports n’est disponible que pour les clients ayant une Formule Entreprise.
• Lorsqu'un rapport programmé est généré, il contient les dernières données disponibles. Pour plus d'informations sur le processus d'actualisation des données, consultez la section correspondante de cet article. 
• La programmation des rapports est basée sur la visibilité et les autorisations actuelles de l’utilisateur (Superadmin ou Power User) qui l’a créé et en est le propriétaire. Si les autorisations du propriétaire du rapport changent et que celui-ci n’a plus les autorisations nécessaires pour programmer le rapport - par exemple le Superadmin ou le Power User qui a créé le rapport a été supprimé ou son niveau d’utilisation est devenu utilisateur normal - le processus de programmation ne peut pas se dérouler. Nous vous suggérons alors de dupliquer le rapport afin que vous en deveniez le propriétaire et que vous puissiez le programmer.

Prévisualiser votre rapport personnalisé 

Dans l’onglet Aperçu du rapport personnalisé, vous pouvez voir un aperçu du rapport que vous avez créé et configuré dans les autres onglets de la page (Propriétés, Filtres, Options de visualisation, et Programmer). Tout paramètre que vous avez configuré dans les quatre premiers onglets sera reflété dans l’aperçu du rapport. 

L’aperçu montre le rapport personnalisé ainsi que le verra la personne qui le recevra. Après avoir consulté l’aperçu, vous pouvez revenir aux paramètres du rapport, configurés dans les onglets de la page pour y faire toute modification nécessaire. 

Veuillez noter que vous pouvez également visualiser l’aperçu du rapport depuis la page principale des rapports personnalisés. A partir de là, cherchez le rapport que vous souhaitez prévisualiser dans la liste des rapports que vous avez créés, puis cliquez sur l’icône ellipse en bout de la ligne du rapport. Dans le menu déroulant, sélectionnez Aperçu.  

Note importante : L’aperçu n’affiche que les 100 premières lignes du rapport (et non toutes les lignes) afin que vous puissiez vous faire rapidement une idée de ce à quoi ressemble votre rapport.

Mises à jour automatiques des données de vos rapports

Votre rapport est toujours actualisé en arrière-plan. Les données les plus récentes sont disponibles quelques minutes après chaque heure commmencée. C'est pourquoi, lorsque vous planifiez votre rapport à l'heure, il se peut que vous ne voyiez pas les données de l'heure précédente, mais celles de l'heure d'avant.

À noter ! La visibilité des Power Users sur les ressources est soumise au même délai d'actualisation que les autres données et n'est pas répercutée en temps réel. Les données répercutées  seront celles obtenues après la dernière actualisation des données. Par exemple, si vous modifiez les droits d'un Power User en ajoutant ou en supprimant des cours associés à ce Power User, les modifications apportées aux droits du Power User ne sont PAS immédiatement répercutées dans la valeur des filtres disponibles dans le menu, et ne sont PAS immédiatement répercutées dans les cours extraits et visibles dans le rapport. Au lieu de cela, les filtres et les rapports resteront inchangés jusqu'à la prochaine actualisation des données. Gardez à l'esprit que ce délai concerne toutes les données, de sorte que le Power User ne verra aucun changement dans les données par rapport à ce qui existait avant vos modifications. Pour plus d'informations sur les Power Users, lisez l'article dédié de la Knowledge base.

Exporter votre rapport personnalisé

Vous pouvez exporter votre rapport en fichier CSV (Comma Separated Values) et Excel. La longueur maximum pour un fichier .csv est 1,5 million de lignes et la longueur maximum pour un fichier Excel est de 1 million de lignes. 

Vous avez deux possibilités pour exporter votre rapport : 

• Depuis la page du rapport, cliquez sur l’icône Exporter en haut à droite de la page du rapport puis choisissez le type de fichier, .csv ou .xls. 
• Depuis la page principale des rapports personnalisés. Depuis cette page, recherchez le rapport que vous souhaitez exporter dans la liste des rapports que vous avez créés puis cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne du rapport. Dans le menu déroulant, sélectionnez Exporter puis choisissez le format CSV ou XLS.

L’export du rapport ne prend généralement que quelques minutes. Quand vous lancez l’export, l’opération s’exécute en arrière-plan dans une procédure d’arrière-plan afin que vous puissiez continuer à utiliser votre plateforme et votre appareil sans restrictions. A la fin de la procédure d’arrière-plan, vous recevrez une notification via e-mail et une notification s’affichera dans la zone de notification des procédures d’arrière-plan. Cette zone est accessible en cliquant sur l’icône en flèche qui s’affiche en haut de la plateforme pendant l’exécution d’une procédure d’arrière-plan. Plus d’informations sur les procédures d’arrière-plan de la plateforme. 

Notes sur l’export de rapport personnalisés

• Pour exporter les rapports personnalisés, l'Application de Notifications doit d'abord être activée.
• Votre rapport est toujours actualisé en arrière-plan. La disponibilité des données les plus récentes nécessite quelques minutes après le début de chaque heure. C'est pourquoi, lorsque vous planifiez votre rapport à l'heure, il se peut que vous ne voyiez pas les données de l'heure précédente, mais celles de l'heure d'avant.
• Lorsque vous exportez un rapport, seuls les caractères alphanumériques seront affichés en tant que texte dans les fichiers CSV ou XLS. Les caractères spéciaux ne sont pas pris en charge et ne sont pas affichés correctement dans le fichier. 

• Lorsque vous exportez des rapports, le format de la date des données exportées ne peut pas être modifié

Bonnes pratiques 

• Si vous souhaitez inclure tous les utilisateurs dans le rapport, nous recommandons de sélectionner la branche racine plutôt que chaque utilisateur individuellement. Ainsi, quand vous ajoutez de nouveaux utilisateurs au système, ils seront inclus dans le rapport sans que vous ayez à les ajouter à la sélection.  
• Créez des rapport différents et des programmations différentes selon les autorisations des Power Users (des rapports différents pour les Powers Users ayant des autorisations différentes, le même rapport pour les Powers Users partageant les mêmes autorisations). Cela permet au Power User de voir les résultats relatifs aux cours, utilisateurs, catalogues et espaces auxquels il est associé. 
• Admettons que vous ayez besoin de protéger des informations sensibles présentes dans votre rapport. Pour cela, vous pouvez cochez l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport dans Autorisation téléchargement rapport à partir du lien dans l’onglet Propriétés avant de passer à l’onglet Programmer pour programmer votre rapport et envoyer le lien de téléchargement sur les adresses e-mail des destinataires. Si vous décidez ensuite, admettons, de supprimer les informations sensibles contenues dans votre rapport et de décocher l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport (en décochant l’option, toute personne ayant le lien peut télécharger le rapport), alors, les liens de téléchargement précédemment envoyés aux destinataires, quand l’option était encore activée, concernent toujours “l’ancienne” version du rapport (celle contenant les informations sensibles). Puisque vous avez décoché l’option, tous vos destinataires pourront télécharger le rapport sans devoir se connecter à la plateforme. Étant donné que “l’ancienne” version du rapport contient des informations sensibles, cette situation n’est pas idéale en terme de sécurité. Si vous avez besoin de désactiver l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport, veuillez attendre que l’ancien lien expire (30 jours). 
• Si vous rencontrez un dysfonctionnement de vos rapports personnalisés et que vous avez un bloqueur de publicités activé sur votre navigateur, veillez à le mettre en pause pour la page de la plateforme Docebo. L'utilisation d'un bloqueur de publicités peut causer des problèmes.