Introduction

Les champs supplémentaires permettent aux Superadmins et aux Power Users d’agrémenter les plans de formation, cours et sessions de descriptions créées sur mesure, afin de mieux nuancer l’organisation du contenu et d’optimiser les expériences des apprenants. Les champs supplémentaires offrent ainsi le niveau de détail nécessaire pour mettre en avant du contenu.

L’espace de configuration des champs supplémentaires couvre les sessions, les cours et les plans de formation.

Les champs supplémentaires sont insérés au niveau du contenu (plan de formation, cours, session) et peuvent être affichés dans les catalogues, dans le widget Description du cours, et sur les pages des sessions. Cette fonctionnalité permet de mieux filtrer et classer le contenu sur ces espaces, ainsi que dans la recherche globale de la plateforme.

Conditions et limitations

Vous pouvez configurer jusqu'à 50 champs supplémentaires. Cette limite est partagée entre les plans de formation, les cours et les sessions.

Cas d’usage 

Introduisez des champs supplémentaires pour assurer, par exemple, un suivi des raisons de l'extension des délais pour les cours obligatoires. Ainsi, si un apprenant est incapable de respecter une date limite en raison d'un congé, cette raison peut être enregistrée dans un champ dédié. Cela garantit que toutes les modifications relatives aux dates limites sont clairement justifiées et faciles à retracer.

Créer des champs supplémentaires

Pour créer un nouveau champ supplémentaire pour des plans de formation, cours ou sessions, accédez à votre plateforme en tant que Superadmin, ou en tant que Power User disposant des droits requis. Accédez au Menu admin depuis l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit. Repérez alors la section E-learning, puis :

• Cliquez sur Gestion des cours. Sur la page principale de ce menu, passez ensuite à l’onglet Champs supplémentaires, en haut du tableau.
• Cliquez sur Plans de formation. Sur la page principale de ce menu, passez ensuite à l'onglet Champs supplémentaires, en haut du tableau.

L'onglet Champs supplémentaires répertorie tous ceux déjà créés sur votre plateforme. Chaque ligne de la liste affiche le nom du champ, son type, s’il est visible pour les utilisateurs ou obligatoire pour le contenu, et s’il est utilisé pour des plans de formation, des cours ou des sessions.

Pour créer un nouveau champ, appuyez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Nouveau champ supplémentaire. Dans le panneau coulissant, commencez par déterminer si le champ sera utilisé pour des plans de formation, des cours, les deux (cours et plans de formation) ou des sessions.

Dans la section Type de champ, sélectionnez le type de champ supplémentaire que vous souhaitez créer :

• Champ de texte : utilisez un champ de texte pour saisir et stocker des informations textuelles de courte à moyenne longueur sur le contenu, comme des commentaires ou des notes fournissant un contexte ou des instructions supplémentaires pour vos apprenants. Vous pouvez configurer le champ pour définir une limite de caractères maximale et appliquer des critères de validation, tels que les types de caractères acceptés, pour garantir la cohérence des données. Ces validations vérifient automatiquement et en temps réel l'exactitude des informations saisies, empêchant les incohérences et améliorant l'efficacité des rapports et de l'analyse.
• Champ de menu déroulant : configurez un champ déroulant pour offrir la possibilité de sélectionner des options prédéfinies dans un menu déroulant. Vous pouvez configurer jusqu’à 300 éléments par liste.
• Date : utilisez les dates pour gérer les informations temporelles autres que celles déjà disponibles sur la plateforme.
• Champ de texte à contenu libre : utilisez ce type de champ pour saisir des textes longs et non structurés. Cette zone permet de saisir des informations détaillées sans contrainte de longueur ou de format de texte.
• Iframe : cette fonction permet d’intégrer des contenus multimédias ou des applications externes de manière transparente, afin de proposer une expérience d’apprentissage plus riche et interactive sans quitter la plateforme. Les champs supplémentaires de type iframe ne sont disponibles que pour les cours, pas pour les plans de formation et les sessions.

Ensuite, donnez un nom au champ. Vous pouvez en traduire le contenu dans plusieurs langues en activant le levier Traduire les champs dans la partie supérieure du panneau, en sélectionnant la langue cible, et en ajoutant le texte traduit dans le champ de nom. Pour les champs des menus déroulants, remplissez la description des éléments affichés dans la liste, et traduisez-les en utilisant le même processus, si nécessaire.

Dans la section Paramètres champ, définissez si le champ est obligatoire et visible par les utilisateurs.

Lorsqu'un champ est obligatoire, il doit être renseigné lorsqu'un plan de formation, un cours ou une session est créé. Cette option n'est pas disponible pour les champs supplémentaires de type iframe. Si un champ est défini comme obligatoire après la création du contenu, il ne sera pas possible de modifier une propriété de contenu existante sans renseigner le champ obligatoire.

Lorsqu'un champ est visible par les utilisateurs, il est affiché dans les catalogues, ainsi que dans le widget Description du cours (si celui-ci est utilisé pour les cours), et sur la page de synthèse des sessions. Si l'option Visible par les utilisateurs est activée, vous pouvez configurer si le champ supplémentaire sera utilisé comme filtre pour rechercher des cours et des plans de formation dans les catalogues. Lorsque cette option est activée, vous pouvez en outre définir si :

• le champ figurera parmi les filtres disponibles sur la page Catalogue de cours uniquement si au moins un des cours publiés dans les catalogues y est associé, ou s’il sera masqué dans le cas contraire. Cette règle ne s'applique pas aux champs supplémentaires iframe, qui sont toujours visibles.
• la valeur du champ sera consultable à partir du champ "Rechercher dans les résultats" des catalogues.

Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Confirmer.

Gérer des champs supplémentaires

Une fois que vous avez créé un champ supplémentaire, celui-ci apparaît dans la liste affichée sur l'onglet Champs supplémentaires de la page de Gestion des Cours, ainsi que sur l’onglet du même nom sur la page de gestion des Plans de formation. Par défaut, le tableau est filtré pour afficher les champs supplémentaires pour les cours et plans de formation. Cliquez sur Ressources en haut du tableau, et sélectionnez Sessions ILT pour afficher les champs supplémentaires relatifs aux sessions.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’un champ supplémentaire pour le modifier, le dupliquer ou le supprimer.

En modifiant le champ, vous pouvez modifier toutes les données d’origine que vous avez saisies lors de la création, mais vous ne pouvez pas modifier le type de champ. Dans le cas des champs supplémentaires des cours, lorsque vous modifiez le champ, vous pouvez élargir leur portée aux plans de formation. Veuillez noter que cette opération est irréversible.

Lorsque vous dupliquez un champ, toutes les valeurs du champ original sont pré-remplies dans le panneau coulissant. De plus, vous pouvez modifier n'importe quel champ, y compris le type de champ. Cliquez sur Confirmer pour créer le nouveau champ.

Lorsque vous supprimez un champ, vous perdez toutes les données de suivi de ce champ sur votre plateforme. 

Attribuer des champs supplémentaires à des plans de formation

Pour attribuer des champs supplémentaires à un plan de formation, créez d'abord au moins un champ supplémentaire de ce type. Ensuite, ouvrez le menu Plans de formation, puis cliquez sur la description du plan de formation qui vous intéresse et, depuis l’onglet Propriétés, passez à la section Champs supplémentaires du plan de formation. Cet onglet n’est pas visible lorsqu’aucun champ supplémentaire n’est configuré pour les plans de formation.

Cette section répertorie tous les champs supplémentaires que vous avez créés avec les options Plans de formation et Cours et plans de formation. Remplissez les champs que vous souhaitez afficher pour le plan sélectionné et renseignez les informations pertinentes. Les champs supplémentaires obligatoires sont identifiés comme tels (Obligatoire), ce qui signifie que si vous ne les remplissez pas, vous ne pouvez pas créer le plan de formation ou enregistrer vos modifications.

Attribuer des champs supplémentaires à des cours

Si vous souhaitez attribuer des champs supplémentaires à des cours, créez au moins un champ supplémentaire de ce type. Ensuite, cliquez sur la description du cours depuis le tableau de Gestion des cours, rendez-vous sur l’onglet Propriétés et enfin, sur la section Champs supplémentaires cours. Cet onglet n’est pas visible lorsqu’aucun champ supplémentaire n’est configuré pour les cours.

Vous verrez la liste de tous les champs supplémentaires créés avec les options Cours et Cours et plans de formation. Renseignez les champs que vous souhaitez afficher pour ce cours et saisissez les informations pertinentes. Les champs obligatoires supplémentaires sont signalés par la mention Obligatoire. Si vous ne les remplissez pas, vous ne pourrez pas créer le cours ou enregistrer vos changements. 

Si vous n'indiquez pas les valeurs supplémentaires dans cette section, elles ne seront pas visibles dans le catalogue du cours et dans le tableau de cours, lorsque la colonne dédiée est activée. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Attribuer des champs supplémentaires à des sessions

Lorsque vous avez créé des champs supplémentaires des sessions, vous pouvez attribuer ces champs supplémentaires aux sessions. Cela vous permet de paramétrer des champs supplémentaires pour des sessions qui sont différentes des champs supplémentaires dédiés aux cours. Afin d’ajouter des champs supplémentaires aux sessions, cliquez sur la description du cours dans le tableau de la page Gestion des Cours. Rendez-vous sur l’onglet Session, cliquez sur la description de la session et sélectionnez l’onglet Propriétés, puis cliquez sur l’onglet vertical Détails.  

Cette section répertorie tous les champs supplémentaires disponibles pour les sessions. Renseignez les champs que vous souhaitez afficher pour la nouvelle session et entrez les informations pertinentes. Les champs supplémentaires obligatoires sont identifiés par la mention Obligatoire. Si vous ne les remplissez pas, vous ne serez pas en mesure de créer la session ou d'enregistrer vos modifications.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications. 

Afficher des champs supplémentaires dans le widget Description du Cours

Les champs supplémentaires peuvent éventuellement être affichés dans le widget de Description du Cours. Cliquez sur la description du cours dans le tableau de la page Gestion des cours. Cliquez sur l'onglet Contenu pédagogique et activez le widget comme décrit dans l'article sur la gestion de la disposition des cours de notre base de connaissance.

Une fois le widget activé, cliquez sur l’icône engrenage dans le widget, et cliquez sur Paramètres dans le menu déroulant. Sous l’option Afficher la description du cours, saisissez dans la zone de texte les champs supplémentaires que vous souhaitez afficher dans le widget. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.  

Créer un champ supplémentaire iframe

Pour créer un champ supplémentaire de type iframe, sélectionnez cette option depuis le menu déroulant Type de champ lors de la création d’un nouveau champ supplémentaire. Saisissez ensuite le nom du champ, l’URL de l’Iframe, la hauteur de l’iframe, le salt secret et le client Oauth2. 

Certaines sources de contenu externe peuvent être l'objet de mécanismes de sécurité nécessitant l'utilisation d'un client OAuth, que vous aurez préalablement configuré. Vous pouvez activer l’option Paramètres avancés pour ajouter un Salt Secret. Ensuite, sélectionnez le client OAuth depuis le menu déroulant si nécessaire. En ajoutant un salt secret, vous ajoutez un checksum aux données, ce qui permet de garantir que les informations d'identification pour cet accès sont conservées en toute sécurité. En savoir plus sur les salt secret.

Comme pour les autres champs supplémentaires, déterminez si vous souhaitez rendre celui-ci visible pour les utilisateurs. Cliquez sur Confirmer pour valider la création du champ.

À noter : les champs supplémentaires iframe ne peuvent pas être définis comme champs obligatoires.