Archiver les inscriptions des plans de formation

Introduction

L’archivage des inscriptions aux plans de formation vous aide à en conserver des enregistrements précis, et vous permet de vous assurer que les données restent exactes et à jour, ce qui facilite le suivi des progrès actuels.

L’archivage préserve également des historiques de données à des fins de conformité, d’audit et d’analyse des performances sans encombrer la liste des inscriptions actives.

Lors de l’archivage des inscriptions, vous avez la possibilité de réinscrire les utilisateurs au même plan de formation, et de restaurer ainsi leur accès. Cette pratique est idéale pour une remise à niveau périodique, et aide les utilisateurs à s’adapter à l’évolution du contenu, tout en permettant d’assurer le suivi d’une multitude de réalisations. Vous pouvez choisir si les utilisateurs doivent terminer tout le contenu pédagogique ou seulement le nouveau contenu ajouté depuis leur dernière complétion.

Cet article détaille comment archiver les inscriptions et fournit des informations sur les données archivées des plans de formation. Pour des informations sur l’archivage des inscriptions aux cours, consultez plutôt l’article Archiver les inscriptions des cours.

Conditions et limitations

• Les Power Users ne peuvent pas archiver les inscriptions aux plans de formation, ni supprimer les inscriptions archivées.
• Lorsque les profils de deux utilisateurs ou plus sont fusionnés, les inscriptions archivées ne font pas partie des données fusionnées.
• Seuls les managers de premier niveau peuvent voir les données d’inscription archivées, tandis qu’elles restent cachées aux managers de second niveau ou inférieur.
• Les inscriptions aux plans de formation des utilisateurs désactivés ne peuvent pas être archivées.

Archiver une inscription à un plan de formation

Pour archiver l’inscription d’un utilisateur à un plan de formation, accédez au Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Plans de formation, cliquez sur le titre de l’élément souhaité, puis rendez-vous sur l’onglet Inscriptions.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de l’utilisateur pour lequel vous souhaitez archiver l’inscription et sélectionnez Archiver l’inscription.

Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, choisissez si vous souhaitez archiver l’inscription active et réinscrire l’utilisateur au même plan de formation, ou l’en désinscrire après l’archivage. Si vous choisissez de désinscrire l’utilisateur, les apprenants n’auront plus accès au plan de formation une fois leur inscription archivée, mais vous pouvez les réinscrire manuellement à tout moment.

Que l’utilisateur soit réinscrit ou désinscrit du plan de formation après l’archivage de l’inscription, le suivi du contenu pédagogique suivi par l’utilisateur est conservé. Si vous souhaitez réinitialiser le suivi, cochez la case Réinitialiser le suivi du contenu pédagogique des cours inclus dans le plan de formation dans la fenêtre contextuelle Archiver l’inscription. Si cette option n’est pas cochée, et que l’utilisateur est réinscrit au plan de formation, il ne devra suivre que le contenu pédagogique qu’il n’avait pas terminé avant que son inscription soit archivée. Cette option est utile lorsque vous souhaitez que les apprenants suivent seulement le contenu pédagogique que vous avez récemment ajouté aux cours composant le plan de formation.

Attention : lorsque vous sélectionnez l’option Archiver et désinscrire, si certains des cours composant le plan de formation appartiennent également à d’autres plans, la plateforme ne procédera ni à l’archivage des inscriptions, ni à la désinscription des utilisateurs de ces cours et plans.

Cliquez sur Archiver l’inscription pour finaliser votre action.

Archiver plusieurs inscriptions à un plan de formation

Vous pouvez archiver plusieurs inscriptions à un plan de formation en utilisant les mêmes fonctionnalités décrites dans le chapitre Archiver une inscription à un plan de formation de cet article.

Depuis l’onglet Inscriptions du plan de formation, sélectionnez les cases à cocher au début des lignes des utilisateurs concernés, puis cliquez sur le bouton Sélectionner une action en bas à droite du tableau, et choisissez Archiver les inscriptions.

À partir de deux inscriptions, l’archivage s’exécutera dans le cadre d’un processus d’arrière-plan.

À noter : pour des raisons de performance, l’option Archiver les inscriptions est désactivée lorsque vous sélectionnez toutes les inscriptions à l'aide de Tout sélectionner. Vous pouvez cependant archiver manuellement toutes les inscriptions, soit en cochant chaque inscription individuellement, soit en les sélectionnant page par page à l’aide de la case à cocher située en haut de la première colonne du tableau des inscriptions. Vous pouvez archiver manuellement jusqu'à 15 000 inscriptions ; pour des volumes plus importants, utilisez les API.

Résultat de l’archivage des inscriptions aux plans de formation

• Lorsque vous archivez une inscription à un plan de formation, les inscriptions à tous les cours qui composent ce dernier sont également archivées. Consultez le chapitre Résultat de l’archivage des inscriptions de l’article de la base de connaissances Archiver les inscriptions des cours pour en savoir plus sur ce qui se passe lors de l’archivage des inscriptions à des cours.
• L’archivage des inscriptions aux plans de formation n’archive pas le plan de formation lui-même, ses cours, ni leurs contenus pédagogiques.
• L’archivage des inscriptions aux plans de formation déclenche les notifications que vous avez configurées pour les cours, plans de formation et inscriptions. Pensez à les désactiver temporairement lors de l’archivage d’un grand nombre d’inscriptions.

De plus :

• Les inscriptions archivées ne peuvent pas être restaurées, car la structure des données des inscriptions archivées est différente de celle des inscriptions actives. Veuillez lire attentivement le chapitre Données archivées de cet article pour vérifier quelles valeurs sont effectivement archivées.
• Les données relatives à l’inscription archivée sont figées au moment de l’archivage. Par exemple, si vous modifiez le titre du plan de formation après l’archivage de l’inscription, le titre du plan de formation lié à l’inscription archivée restera celui défini au moment de l’archivage. Pour cette raison, si le processus d’archivage prend beaucoup de temps, ne modifiez pas les données du plan de formation, car cela affecterait les données des inscriptions archivées.

Visualiser les inscriptions archivées aux plans de formation

Les inscriptions affichées dans l’onglet Inscriptions du plan de formation sont des inscriptions actives. Cliquez sur le menu déroulant Inscriptions actives en haut à gauche de la liste des inscriptions et sélectionnez Inscriptions archivées pour consulter les éléments archivés.

Cliquez sur Filtres pour affiner la recherche en utilisant les filtres disponibles, tels que la période d’archivage, la personne ayant archivé l’inscription, ou le statut de l’utilisateur.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de toute inscription archivée et sélectionnez l’option Détails pour afficher plus d’informations.

Si un certificat était présent au moment de l’archivage, il sera sauvegardé et disponible en téléchargement.

Données archivées

Les données suivantes sont archivées pour chaque inscription à un plan de formation. Les données marquées d’un * sont sauvegardées mais non affichées via l’API.

Données d’archivage

• Date et heure à laquelle l’inscription a été archivée au format UTC
• L’utilisateur qui a archivé l’inscription au plan de formation

Données utilisateur

• Utilisateur inscrit
• Langue préférée de l’utilisateur
• ID utilisateur
• Nom d’utilisateur
• E-mail
• Prénom
• Nom
• Horodatage de la dernière connexion *
• Date d’expiration de l’utilisateur *
• Mention indiquant si l’utilisateur a été suspendu *
• Niveau de l’utilisateur *

Données du plan de formation

• ID
• Titre
• Code
• ID unique
• Statut (valeurs possibles : 0=Inscrit, 1=En cours, 2=Terminé)
• Langue au format ISO 639-1 *
• Date de création *
• Date de publication *
• Dernière mise à jour (la dernière fois que le plan de formation a été mis à jour) *
• Durée de validité en jours *
• Date de début *
• Date de fin *
• Liste des cours (liste séparée par des virgules)
• Crédits (CEU)
• ID du modèle de certificat *
• Lien vers le certificat obtenu par l’utilisateur
• Date à laquelle la certification a été attribuée

Données de l’inscription au plan de formation

• Date d'inscription
• Utilisateur qui a inscrit l’apprenant au plan de formation
• Dernière mise à jour de l’inscription *
• Début de validité de l'inscription
• Fin de validité de l'inscription
• Statut de l'inscription
• Date d’achèvement de l’inscription