Introduction
Votre plateforme Docebo vous permet de gérer les inscriptions aux cours à travers plusieurs fonctionnalités. Une de ces fonctionnalités principales est la liste d’attente qui vous permet de piloter les inscriptions aux cours et de décider combien d’apprenants peuvent être inscrits à un cours ou une session en même temps. Vous pouvez également piloter les apprenants qui attendent de s’inscrire au cours. Cet article explique comment définir les capacités d’inscription et gérer les listes d’attente pour les cours et les sessions ILT ou webinaire.
Gérer les auto-inscriptions
Les utilisateurs peuvent s’auto-inscrire dans les cours depuis les catalogues. La politique d’inscription est gérée pour chaque cours depuis l’espace propriétés avancées du cours. Pour voir les propriétés avancées, accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Gestion des cours dans la section E-Learning.
Recherchez le cours dans le tableau principale de Gestion des cours et cliquez sur la description du cours. Sur l'onglet Propriétés, cliquez sur Paramètres avancés et sélectionnez l'onglet Options du catalogue.
Assurez-vous d'abord que le cours est visible dans les catalogues en sélectionnant une des options suivantes dans la section Visibilité du cours dans les catalogues : Afficher le cours dans les catalogues internes et externes ou Afficher le cours seulement dans les catalogues internes. Puis, allez sur la section Auto-inscription au cours et configurez si :
- les auto-inscriptions ne sont pas disponibles : Le cours sera masqué pour tous les utilisateurs dans les catalogues externes. Les Superadmins et les Power Usersverront le cours verrouillé dans les catalogues internes s'ils ne sont pas inscrits. Les apprenants verront le cours dans les catalogues internes uniquement s'ils sont inscrits.
- les auto-inscriptions sont disponibles
- les auto-inscriptions sont disponibles pendant une période de temps spécifique, définissez une date de début et une date de fin à partir de laquelle et jusqu'à laquelle les apprenants peuvent s'inscrire ou définissez une période de temps entre deux dates.
Si les auto-inscriptions sont disponibles, de manière permanente ou pour une période limitée, vous pouvez configurer la politique d'inscription dans la section Politique d'inscription au cours (cette section n'est pas affichée quand les auto-inscriptions ne sont pas disponibles).
Les options d'inscription disponibles pour le cours sont :
- Seul l’administrateur peut inscrire des apprenants. Utilisez cette option si vous souhaitez que le cours soit visible dans les catalogues mais vous ne voulez pas que les apprenants puissent s'inscrire eux-mêmes aux cours. Avec cette option, seuls les Superadmins (et les Power Users ayant les autorisations) peuvent inscrire des utilisateurs aux cours.
- En attente de validation par l’administrateur. Quand cette option est activée, les apprenants peuvent s'auto-inscrire aux cours mais les Superadmins (et les Power Users ayant les autorisations) doivent manuellement valider l’inscription. Les apprenants sont placés dans la liste d’attente du cours jusqu’à la validation. Cette règle d'inscription ne concerne pas les achats de cours par le biais de l'app E-Commerce. L'achat d'un cours par le biais de l'app E-Commerce permet aux utilisateurs d'accéder tout de suite aux cours qu'ils achètent. Cette configuration n'est pas prise en compte lorsque les utilisateurs s'inscrivent eux-mêmes à des cours en s'inscrivant eux-mêmes à un plan de formation.
- Libre. Si les inscriptions sont libres, les utilisateurs peuvent s’auto-inscrire aux cours directement depuis le catalogue.
Les utilisateurs peuvent s’auto-inscrire dans des cours e-learning et ILT (formation dirigée par un formateur) ainsi que dans des sessions de cours ILT.
Quota maximum d'inscriptions
En outre, vous pouvez configurer le nombre maximum d'utilisateurs inscrits simultanément au cours en activant l'option dans la section Quota maximum d'inscriptions et en définissant un seuil.
Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs ne peuvent pas s'inscrire au cours lorsque le quota maximum d'inscriptions est atteint, sauf si la liste d'attente du cours est activée. Dans ce cas, ils sont placés sur la liste d'attente du cours.
Cette configuration n'est pas prise en compte lorsque les utilisateurs s'inscrivent eux-mêmes à des cours en s'inscrivant eux-mêmes à un plan de formation.
Configurer la liste d’attente du cours
En tant que Superadmin ou Power User ayant les permissions adéquates, vous pouvez activer la liste d'attente d'un cours. Accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Gestion des cours dans la section E-Learning.
Recherchez un cours dans le tableau principal de gestion Gestion des cours et cliquez sur la description du cours. Sur l'onglet Propriétés, cliquez sur Paramètres avancés et allez sur l'onglet Options du catalogue.
Dans la section Liste d'attente, cochez l'option Activer liste d'attente pour que les utilisateurs qui s'inscrivent au cours depuis le catalogue restent prioritaires dans le processus d'inscription par rapport aux utilisateurs qui ne sont pas inscrits.
Vous pouvez également activer l'option d'inscrire automatiquement un apprenant placé sur la liste d'attente quand un autre apprenant est désinscrit. Le système sélectionne les apprenants placés sur la liste d'attente en fonction de la date d'inscription (voir le chapitre suivant).
Enfin, définissez la politique d'auto-inscription tel que décrit dans le chapitre Gérer les auto-inscriptions de cet article. Quand les auto-inscriptions sont disponibles, la liste d'attente fonctionne uniquement avec l'option En attente de la validation de l'administrateur et les règles d'Auto-inscription.
Inscription automatique d’un utilisateur depuis la liste d’attente
Vous pouvez gérer l’inscription automatique d’un utilisateur à un cours ou à une session en activant l’option suivante Autoriser l'inscription automatique depuis la liste d'attente quand les apprenants se désinscrivent dans les Propriétés du cours, Paramètres Avancés - onglet Option, section Liste d'attente.
Quand cette option est sélectionnée, la plateforme inscrit automatiquement un utilisateur en liste d’attente quand un autre se désinscrit ou est désinscrit du cours ou de la session. La réaffectation automatique des utilisateurs en liste d’attente se produit dans les situations suivantes :
- Un Superadmin désinscrit un utilisateur actif d’un cours ou une session.
- Un utilisateur se désinscrit d’un cours ou une session.
- Un utilisateur change la session ILT ou VILT où il ou elle est inscrit.
S’il y a plusieurs utilisateurs dans la liste d’attente pour un cours ou une session, la priorité est donnée à celui qui s’est inscrit le plus tôt (et qui était donc sur la liste d’attente le premier).
Quand un utilisateur est-il placé sur la liste d’attente d'un cours ?
Un utilisateur peut être placé sur la liste d’attente d’un cours quand l'option Activer liste d'attente est activée et en raison des quotas d’inscription ou des règles d’inscription au cours, selon la façon dont le Superadmin a configuré les Propriétés avancées du cours. Un utilisateur sera placé sur la liste d’attente dans les cas suivants :
- S’il est placé manuellement par un Superadmin ou un Power User (ayant les autorisations nécessaires)
- Si le quota maximum d’inscriptions a été atteint
- Si la politique d’inscription est définie comme En attente de validation par l’Admin (voir le paragraphe Gérer les auto-inscriptions de cet article)
- Si un utilisateur s’auto-inscrit à un cours ILT et qu’il n’y a pas de session disponible ou que toutes les sessions sont complètes, et que le quota maxi du cours n’a pas été atteint.
- Si un cours ILT n'a pas de sessions et que le quota maximum d'inscription est atteint
Quand un utilisateur est-il placé sur une liste d’attente de session ?
Un utilisateur peut être placé sur la liste d’attente d’une session ILT à cause des quotas d'inscription ou des règles d’inscription selon la façon dont le Superadmin a configuré les Propriétés avancées du cours. Un utilisateur sera placé sur la liste d’attente de la session dans les cas suivants :
- S’il est placé manuellement par un Superadmin ou un Power User (ayant les autorisations nécessaires)
- Si vous avez défini une un nombre maximum d’inscriptions pour la session
- Si la session est complète, même si le quota maximum d'inscriptions au cours n'a pas été dépassé. Dans ce scénario, le statut de l'utilisateur dans le cours est Inscrit, tandis que son statut dans la session est Utilisateur en Attente.
Si le quota maximum d'inscriptions au cours est atteint, même si la session n'est pas complète.
Gérer la liste d’attente des cours
Pour gérer la liste d’attente des cours e-learning, accédez au Menu admin, puis sélectionnez Gestion des cours dans la section E-Learning. Sélectionnez un cours et passez à l’onglet Inscriptions.
Le Statut de l’Inscription des utilisateurs qui sont dans la liste d’attente du cours est Utilisateurs en attente. Cliquez sur le menu ellipse au bout de la ligne de l’utilisateur et sélectionnez Modifier l’inscription. Dans le panneau de droite, modifiez le statut de l’inscription pour inscrire les utilisateurs au cours. Cliquez sur Confirmer pour compléter le processus. Vous pouvez utiliser la même option pour manuellement placer un utilisateur dans la liste d’attente en sélectionnant Utilisateur en attente comme statut.
Gérer la liste d’attente pour les sessions ILT
Pour gérer la liste d’attente d’une session ILT, accédez au Menu admin, puis sélectionnez Gestion des cours dans la section E-Learning. Sélectionnez un cours ILT et passez à l’onglet Sessions. Sélectionnez une session et passez à l’onglet Inscriptions & évaluations.
Cliquez sur le menu ellipse au bout de la ligne de l’utilisateur et sélectionnez Modifier le statut pour faire passer le statut de l’inscription de Utilisateurs en attente à Inscrits et inscrire l’utilisateur au cours. Vous pouvez utiliser la même option pour manuellement placer un utilisateur en liste d’attente en changeant son statut.
Apprenants placés sur liste d’attente
Une fois que le nombre maximum d'inscription et les règles d'inscription ont été définis pour un cours et que le cours est dans un catalogue, les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton Inscription (liste d’attente) sur la page d’un cours. Si un utilisateur ne peut pas être inscrit directement dans un cours et est placé sur la liste d’attente (en raison du nombre d'inscriptions ou des règles d’inscription, comme décrit plus haut), un message informera l’utilisateur qu’il a été placé sur liste d’attente.
Le cours s’affiche dans l’espace Mes cours et mes plans de formation dans la plateforme des utilisateurs mais ils ne pourront accéder qu’à la page Liste d’attente qui affiche des informations générales sur le cours et une liste de contenus du cours mais qui ne donne pas accès aux sessions ou aux contenus pédagogiques du cours. La carte du cours dans l’espace Mes cours et mes plans de formation affichera Liste d’attente.
Conseils & astuces
Afin de voir rapidement le nombre d’utilisateurs dans les listes d’attente des cours, depuis la page de Gestion des cours, activez la colonne Liste d’Attente par le biais de la fonctionnalité de Gestion des colonnes.