AVERTISSEMENT : Une partie du contenu de cet article décrit des fonctionnalités qui seront publiquement disponibles pour tous les clients à la fin du mois de juin 2022. Si vous observez des différences entre votre plateforme et ce qui est décrit dans cet article, merci de vérifier à nouveau à cette date pour voir les mises à jour.
Introduction
Les cours ILT et VILT sont organisés en sessions qui peuvent être composées d’un ou plusieurs évènements (précédemment appelés dates de sessions). Les apprenants n’ont pas besoin d’être inscrits à toutes les sessions composant un cours ILT / VILT mais quand vous les inscrivez à une session, ils/elles seront inscrits à tous les évènements de la session.
Cet article est un guide pour créer et gérer les sessions et les évènements ainsi que la participation et l’évaluation des apprenants inscrits.
Créer une Nouvelle Session
Pour créer une nouvelle session, sélectionnez un cours depuis la page de Gestion des Cours en cliquant sur la description du cours, puis cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Nouvelle Session.
Dans le panneau Nouvelle Session, entrez le nom de la session et le Nombre Maximum d’Inscriptions, c’est-à-dire le nombre maximum de personnes (sans compter les formateurs) autorisées à s’inscrire à la session. Une cause de restrictions peut être, par exemple, la capacité d’une salle de classe ou d’une salle de webinaire.
Utiliser le champ Formateurs Session pour identifier les formateurs qui animent la session. Commencez à entrer un nom d’utilisateur et sélectionnez l’une des options disponibles. Si le formateur que vous avez sélectionné est déjà attribué à un autre évènement le même jour à la même heure, un message d’alerte vous informera du chevauchement. Quand un formateur est attribué à une session, il/elle est automatiquement attribué à tous les évènements inclus dans la session, il/elle pourra marquer la participation pour tous les évènements de la session et définir si les participants les ont passés ou pas. Les formateurs peuvent aussi créer et mettre à jour du contenu pédagogique pour les cours. Veuillez noter que les formateurs ne sont pas inscrits à la session, ils n’impactent donc pas le Nombre Maximum d’Inscription défini dans les propriétés avancées des cours.
Passez à la partie Evaluation/Complétion Session afin de configurer la manière dont la session sera indiquée comme complétée pour les apprenants. Vous pouvez sélectionner une des options suivantes :
| Option | Description |
|---|---|
| Manuel | La session peut être indiquée comme complétée uniquement par les Superadmins et les Power Users (ayant les autorisations) |
| Basé sur l’évaluation |
La session est indiquée comme complétée si les formateurs de la session, Superadmins ou Power Users (ayant les autorisations) marquent manuellement la session comme Passée dans l’onglet Inscriptions et Évaluations (En savoir plus sur cette option dans la section Gérer les Inscriptions et les Évaluations des Sessions de cet article). De plus, vous pouvez configurer un score maximum pour la session. |
| Basé sur la présence | La session est indiquée comme complétée quand le statut de participation sur la feuille de présence indique Présent pour tous les évènements de la session ou pour une sélection personnalisée d’évènements. |
| Basé sur le contenu pédagogique | La session est indiquée comme complétée quand l’apprenant a complété le contenu pédagogique défini comme test du cours. |
Cliquez sur Créer et Modifier pour compléter l’opération. Vous serez automatiquement redirigé vers la zone de configuration de la session divisée en trois onglets : Propriétés, Evènements & Présences, Inscriptions & Evaluations.
Une fois la session créée, celle-ci est listée dans le tableau de l’onglet Sessions de l'espace du cours.
Gérer les Propriétés de la Session
L’onglet Propriétés inclut deux sections : Général et Détails.
L’onglet Général affiche tous les détails de la session ainsi que vous les avez configurés au moment de la création. Dans cette section, vous pouvez modifier ces détails à tout moment.
Allez à l’onglet Détails pour gérer les formateurs de la session et configurer la date limite d’auto-inscription à la session. La configuration de la date limite d’auto-inscription est une option disponible quand vous avez autorisé les utilisateurs à s’auto-inscrire au cours dans les propriétés avancées du cours. Les options possibles sont :
| Option | Description |
|---|---|
| Date limite automatique | Cette option est basée sur la date de début de la session. Quand cette option est sélectionnée, les apprenants peuvent s’auto-inscrire à la session jusqu’à la date de début de la session, qui est la date du premier évènement inclus dans la session. |
| Date limite | Cette option est utilisée pour configurer la dernière date à laquelle les apprenants peuvent s’auto-inscrire à la session. |
| Date limite dynamique | Utilisez cette option pour configurer le nombre de jours avant la date de début de la session où les apprenants peuvent s'auto-inscrire. La date du début de la session est la date du premier évènement inclus dans la session. |
Si l'application E-Commerce est activée dans votre plateforme, lorsque vous fixez une date limite d'inscription, veuillez noter que les utilisateurs ne pourront pas acheter une session après la date limite, même s'ils peuvent l'ajouter à leur panier.
Si vous avez configuré un champ supplémentaire cours pour les cours ILT, vous pouvez éventuellement le renseigner dans la zone Champs Supplémentaires.
Créer et Gérer les Événements de Session
Passez à l’onglet Événements et Présences pour créer un événement de session. Cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Nouvel Événement. Dans le panneau de droite, choisissez le nom de l'événement, la date et l’heure. Assurez-vous de définir le bon fuseau horaire pour l’événement afin qu’il soit converti dans les fuseaux horaires des apprenants quand les notifications d’inscription leur sont envoyées. Dans la zone Type d'Événement, définissez si l’événement est :
| Type d'Evénemebt | Instructions |
|---|---|
| Présentiel (ILT) |
Cochez un Lieu et sélectionnez un lieu et une salle Si le nombre de lieux est inférieur à 40, les lieux sont listés dans un menu déroulant et vous pouvez les sélectionner à partir de ce menu. Si le nombre est supérieur à 40, vous pouvez rechercher le lieu en tapant son nom et en le sélectionnant parmi les résultats de recherche proposés. |
| Webinaire (VILT) |
Cochez Outil de Vidéo Conférence. Afin de mettre en place le webinaire, configurez l’outil de webinaire et le compte utilisé pour héberger le webinaire (certains outils de webinaire demandent un mot de passe). Si vous n’utilisez pas un outil de webinaire pris en charge, sélectionnez l’option Outil Personnalisé et entrez l’URL du webinaire. Cette URL est celle de la page web qui s’ouvre quand l’apprenant clique sur Rejoindre Maintenant pour accéder au webinaire. Si vous utilisez un outil personnalisé, vous pouvez lancer les webinaires en tant qu’objet xAPI/TinCan. Cela demande un développement de votre part en dehors de la plateforme. A tout moment, vous pouvez changer l’outil de webinaire ou le compte dans l’outil utilisé pour l’événement. Enfin, choisissez si l’événement de webinaire est indiqué comme complété pour les apprenants au moment où ils rejoignent le webinaire ou s’ils visualisent l’enregistrement du webinaire. |
| A la fois Présentiel et Webinaire |
Cochez à la fois Lieu et Outil de Vidéo Conférence. Activer les deux options vous permet de gérer les situations où une partie des apprenants suit l’événement en présentiel et l’autre partie en ligne. |
A tout moment, vous pouvez changer le Type d’événement en le passant de présentiel (Option Lieu) à Webinaire (Option Outil de Vidéo Conférence) et vice-versa ainsi qu’activer ou désactiver l’une ou l’autre des options. Assurez-vous que les utilisateurs soient informés des changements. Si l’application de Notifications est activée dans votre plateforme, vous pouvez prévenir les apprenants avec une notification.
Vous pouvez éventuellement activer l’option Outil de Collaboration pour insérer un lien vers un outil externe (par exemple Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) et le rendre disponible pour les apprenants afin que ceux-ci puissent collaborer et être en contact pour échanger, planifier, et réfléchir autour des cours. L'URL de l'outil externe est affiché dans la zone de détails de l'événement.
Cliquez sur Créer et Modifier pour confirmer la création de l’évènement et accéder à l’espace de configuration où vous trouverez deux onglets : Propriétés et Présence.
Commençons avec l’onglet Propriétés. Utilisez la section Général de cet onglet pour revoir et modifier les détails que vous avez définis au moment de la création de l’événement. En plus des options disponibles au moment de la création, vous pouvez également configurer la description de l’événement et l’horaire de la pause. Quand vous définissez un temps de pause, la plateforme calcule le temps effectif que les apprenants passent dans l’événement en déduisant le temps de pause du temps total de l’événement. Si l’événement est un webinaire, vous pouvez également configurer les Options du Bouton Rejoindre pour les apprenants et pour les formateurs (lorsque vous définissez cette option, rappelez-vous que les tuteurs sont considérés comme des formateurs).
Passez à l’onglet Détails pour configurer les formateurs de l’événement, si ceux-ci sont différents des formateurs de la session. Si vous attribuez un formateur à un seul événement de la session, il/elle pourra marquer la présence des apprenants pour cet événement spécifique mais ne pourra pas contrôler les autres événements ou la session. Dans ce scénario, le formateur ne pourra ni télécharger ni gérer le contenu pédagogique attribué au cours.
L’onglet Présence affiche la liste des apprenants inscrits à la session et donc, à l’événement. A partir d’ici, vous pouvez indiquer manuellement la présence de l’apprenant en cliquant sur le menu ellipsis au bout de la ligne de l’utilisateur et en sélectionnant l’option Marquer les Présences.
Le panneau de droite affiche la feuille de présence pour les utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez indiquer si l'utilisateur a participé à l’événement ou pas ainsi que le nombre d’heures de participation. Vous pouvez indiquer la présence pour plusieurs utilisateurs à la fois en cochant la case près de leur nom et en cliquant Sélectionnez une Action et Marquer la Présence dans le coin inférieur droit de la page
Gérer les Événements (MIS A JOUR !)
Afin de gérer les événements d’une session, sélectionnez la session dans l’onglet Sessions du cours et passez à l’onglet Evénements et Présence. Cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne de l’événement pour exécuter une des actions suivantes :
| Action | Description |
|---|---|
|
Modifier |
Modifie es détails de l’événement |
|
Dupliquer l’événement |
Crée une copie de l’événement. Dans le panneau de droite, entrez le nom de la copie et définissez une date. Vous pouvez éventuellement attribuer les mêmes formateurs. Quand un événement est copié, le nouvel événement est créé avec les mêmes détails que l’événement initial, à l'exception de l’affectation du lieu (pour les cours présentiels) et des inscriptions. Accédez à la page de détails du nouvel événement pour attribuer un lieu et une salle. Quand vous dupliquez des événements, tenez compte du fait que l’événement dupliqué peut chevaucher d’autres événements déjà créés dans votre plateforme. Afin d’éviter cela, activez l’option Empêcher le chevauchement des sessions ILT dans les Paramètres avancés de la plateforme, onglet ILT. Veuillez noter que cette option ne fonctionne que dans le cas où vous dupliquez des sessions et non dans le cas où vous créez de nouvelles sessions. |
|
Envoyer un email aux Formateurs |
Vous pouvez envoyer un email à tous les formateurs de l'évènement ou une partie de ceux-ci. Lorsque vous sélectionnez cette option, un panneau coulissant s'ouvre vous permettant de composer votre message et de choisir l'expéditeur et les destinataires de l'email. Sous la partie message, vous trouverez une liste de shortcodes qui peuvent être insérées dans le corps de l'email en les copiant et les collant. Si les évènements programmés ont au moins un formateur, vous pouvez limiter l'envoi d'email aux évènements actifs et futurs en sélectionnant l'option correspondante. Cette option est désactivée lorsqu'aucun formateur n'est attribué à l'évènement ou si aucun des formateurs n'a une adresse email valide. |
|
Supprimer l’événement |
Supprime l'événement. Quand un événement est supprimé, la date de l’événement ainsi que les données de l’événement relatifs à la participation à l’événement sont supprimés. |
Vous pouvez réaliser la même action pour plusieurs événements. Sélectionnez les événements en cochant la case au début de la ligne de l’événement et cliquez sur Sélectionner une Action dans le coin inférieur droit de la page pour :
- attribuer des formateurs à tous les évènements sélectionnés
- envoyer un email à tous les formateurs des évènements sélectionnés. Contrairement à l'envoi pour un évènement individuel, vous ne pouvez pas sélectionner des formateurs individuellement
- supprimer les évènements sélectionnés.
Gérer les Inscriptions et les Évaluations des Sessions
Afin d’inscrire des utilisateurs à une session, sélectionnez une session et passez à l’onglet Inscriptions et Évaluations. Cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Inscrire des Utilisateurs. Dans le panneau de droite, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez inscrire, soit individuellement, soit par groupe ou par branche. Cliquez sur Suivant et sélectionnez les sessions dans lesquelles les utilisateurs seront inscrits. Cliquez de nouveau sur Suivant pour passer à l’onglet Informations Complémentaires où vous pouvez définir le niveau de l’utilisateur dans le cours et remplir les champs supplémentaires de l’inscription, le cas échéant. Enfin, passez à l’onglet Notifications et sélectionnez les notifications à envoyer à l’utilisateur après son inscription. Cet espace répertorie les notifications de type Résumé : utilisateur inscrit à un cours définis dans l’application notifications de la plateforme.
Quand vous inscrivez des apprenants à une session, ceux-ci sont automatiquement inscrits à tous les événements de la session. Il n’est pas possible d’inscrire les apprenants à un seul événement de la session.
Une fois les apprenants inscrits à la session, ceux-ci sont listés dans l’onglet Inscriptions et Évaluations. Cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne de l’utilisateur pour gérer les options suivantes :
| Option | Description |
|---|---|
| Modifier le Statut |
Changer rapidement le statut de l’utilisateur (par exemple, le faire passer de En cours à Complété). Veuillez noter que certains statuts peuvent être désactivés selon le statut actuel de l’utilisateur. Le changement de statut de l’utilisateur est également utilisé pour inscrire des utilisateurs depuis la liste d’attente. |
| Évaluer |
Cette option n’est disponible que si l’évaluation/la complétion de la session est définie en tant que Basé sur l'Évaluation. Dans le panneau de droite, définissez si l’utilisateur sélectionné a passé la session (ce qui veut dire, tous les événements composant la session) ou pas, ou encore choisissez l’option Non défini quand l’évaluation n’est pas nécessaire ou sera faite plus tard. Définissez la date de complétion de l’utilisateur pour indiquer que la session est complétée. Éventuellement, vous pouvez utiliser la fenêtre Score pour attribuer un score à l’utilisateur et joindre un fichier (un certificat par exemple) si besoin. Cochez l’option Marquer l'utilisateur comme présent à tous les événements de la session plutôt que de le faire pour chaque événement, dans l’onglet Présence de l’événement. Enfin, utilisez le champ Évaluation de la Performance d'Apprentissage pour ajouter des commentaires à l’évaluation. Veuillez noter que les formateurs ne peuvent pas s’évaluer eux-mêmes et ne peuvent pas être évalués par des Superadmins. |
| Envoyer Email |
Utilisez cette option pour envoyer un email à l’utilisateur. Pour envoyer un email à l’utilisateur depuis cet espace, un panneau de droite s’ouvre où vous pouvez composer votre message. En plus de l’adresse email du destinataire et le corps du message, vous pouvez utiliser les codes courts listés dans la zone du texte du Message. |
| Désinscrire | Utilisez cette option pour désinscrire l’utilisateur de la session. |
Dans l’onglet Inscriptions et Évaluations, vous pouvez exécuter la même action pour plusieurs utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs en cochant la case près du nom d’utilisateur et cliquez sur Sélectionnez une Action en dans le coin inférieur droit de la page pour modifier rapidement le statut des utilisateurs dans la session, évaluer les utilisateurs, les désinscrire de la session ou leur envoyer un email. Quand vous envoyez un email à plusieurs destinataires à partir de cette page, veuillez noter qu’il sera envoyé aux destinataires sélectionnés indépendamment de leur statut. Si vous avez sélectionné des utilisateurs inactifs, un email leur sera également envoyé.
Gérer les Sessions
Toutes les sessions incluses dans un cours ILT / VILT sont listées dans l’onglet Sessions du cours. A partir d’ici, vous pouvez cliquer sur l’élément dans la colonne Événements pour accéder à l’espace de gestion des événements et sur l’élément dans la colonne Utilisateurs Inscrits pour gérer les inscriptions à la session.
Cliquez sur le menu ellipsis au bout de la ligne de la session pour exécuter une des actions suivantes :
| Action | Description |
|---|---|
| Modifier | Modifie les détails de la session |
| Imprimer la feuille de présence |
Ain de créer une page d’inscription physique que les apprenants peuvent signer pour indiquer leur présence. Assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne date de session dans le menu déroulant et cliquez sur Générer (souvenez-vous que l'aperçu de la feuille de présence ne montre que cinq lignes). Vous pouvez également télécharger la feuille de présence en fichier PDF ou créer des colonnes personnalisées dans la feuille de présence en cliquant sur Configurer la feuille dans le coin supérieur droit. Cochez la case pour activer les paramètres de la feuille de présence personnalisée. Les colonnes ne seront plus grisées et vous pourrez les définir comme souhaité. Si vous créez une feuille de présence avec des colonnes personnalisées, le premier champ sélectionné pour la feuille de présence sera le champ de tri et le tri se fera en ordre alphabétique ascendant. Veuillez noter que cet ordre n’est possible que pour les champs standard par défaut de votre plateforme : nom d’utilisateur, prénom, nom, email et langue. Les champs personnalisés que vous avez créés ne seront pas triés par ordre alphabétique. Les Superadmins peuvent créer une feuille de présence personnalisée à appliquer à toutes les sessions de cours ILT. Pour cela, accédez au Menu Admin et cliquez sur les Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Choisissez l’onglet ILT et utilisez l’espace Feuille de présence personnalisée pour sélectionner les informations que vous souhaitez dans chaque colonne de la feuille de présence. Vous pouvez définir jusqu’à cinq colonnes par feuille de présence. |
|
Visualisez la Vue de l’Apprenant pour la Session |
Pour savoir à quoi ressemblera la page de la session pour les apprenants. Cette page affiche des informations pour chaque session dans laquelle l’apprenant est inscrit. Cliquez sur l’icône flèche dans la ligne de la session pour visualiser les informations relatives au lieu ainsi qu’un aperçu du plan. |
| Dupliquer la Session |
Pour en faire une copie. Dans le panneau de droite, entrez le nom de la session copiée et choisissez combien de copies vous souhaitez créer. Afin de sélectionner la fréquence de répétition, cocher l’option Définir une Fréquence pour les Sessions et utilisez les menus déroulants correspondants pour sélectionner la fréquence. Quand une session est copiée:
|
| Envoyer un email aux Formateurs |
Vous pouvez envoyer un email à tous les formateurs de la session et tous les formateurs des évènements composant la session ou une partie de ceux-ci. Lorsque vous sélectionnez cette option, un panneau coulissant s'ouvre vous permettant de composer votre message et de choisir l'expéditeur et les destinataires de l'email. Sous la partie message, vous trouverez une liste de shortcodes qui peuvent être insérées dans le corps de l'email en les copiant et les collant. Si les évènements programmés ont au moins un formateur, vous pouvez limiter l'envoi d'email aux évènements actifs et futurs en sélectionnant l'option correspondante. Cette option est désactivée lorsqu'aucun formateur n'est attribué à la session ainsi que les évènements la composant ou encore si aucun des formateurs n'a une adresse email valide. |
| Supprimer | Supprime session |
Dans l’onglet Sessions, vous pouvez exécuter la même action pour plusieurs sessions. Sélectionnez les sessions en cochant la case au début de la ligne de la session et cliquez sur Sélectionner une Action dans le coin inférieur droit de la page pour :
- attribuer des formateurs à toutes les sessions sélectionnées
- envoyer un email à tous les formateurs des sessions sélectionnées et les évènements les composant. Contrairement à l'envoi pour une session individuelle, vous ne pouvez pas sélectionner des formateurs individuellement
- supprimer les sessions sélectionnées.
Supprimer une Session
Quand une session est supprimée, l’événement, les données utilisateur relatives à la présence à l’événement et le contenu pédagogique de la session qui n’est pas également disponible dans le Dépôt Central sont aussi supprimés. Les utilisateurs dans la liste d’attente de la session et ceux inscrits uniquement à cette session sont désinscrits de la session et déplacés vers la liste d’attente du cours indépendamment de leur statut dans la session au moment où elle est supprimée. Les utilisateurs précédemment inscrits dans la session supprimée et également inscrits dans une autre session du même cours ne sont pas déplacés dans la liste d’attente du cours et gardent leur inscription aux autres sessions.
Quand vous supprimez des sessions VILT (webinaire), assurez-vous que vous les supprimez directement dans la plateforme plutôt que dans l’outil externe de webinaire.
Importer des Sessions via CSV
Pour importer plusieurs sessions au même moment via CSV, accédez à la page de Gestion des Cours et recherchez le cours ILT / VILT pour lequel vous souhaitez importer des sessions via CSV. Cliquez sur la description et, une fois dans l’espace du cours, allez à l’onglet Sessions. Cliquez sur le bouton plus et sélectionnez l’option Nouvelles Sessions via CSV.
Dans le panneau Importer des Sessions ILT, faites glisser et déposez votre fichier CSV dans la section de téléchargement ou cliquez sur Cherchez pour rechercher le fichier sur votre appareil.
Pour un téléchargement réussi, il est important que votre fichier CSV soit correctement formaté. Veuillez consulter le fichier suivant pour connaitre les valeurs acceptées pour les champs session.
| Champs Session LMS | Valeurs CSV acceptables pour ce champ | Notes sur le champ |
|---|---|---|
| Course ID | Numeric |
Ce champ est l'identifiant spécifique du cours dans la base de données d'une plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous devez inclure soit le Course ID soit le Course UUID dans le fichier CSV pour une importation correcte mais les deux champs ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. |
| Course UUID | String | Identifiant alphanumérique unique du cours, automatiquement calculé par la plateforme lorsque le cours est créé. Il ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous devez inclure soit le Course ID soit le Course UUID dans le fichier CSV pour une importation correcte mais les deux champs ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. Ce champ est sensible à la casse |
| Session ID | Numeric | Ce champ est l'identifiant spécifique d'une session dans la base de données d'une plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut être ni modifié ni supprimé. Lorsque ce champ est défini, le processus d'importation mettra à jour la session avec les données données CSV. Les champs Session ID Session UUID ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. |
| Session UUID | String | Identifiant alphanumérique unique de la session, automatiquement calculé par la plateforme lorsque le cours est créé. Il ne peut être ni modifié ni supprimé. Lorsque ce champ est défini, le processus d'importation mettra à jour la session avec les données données CSV. Les champs Session ID Session UUID ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. Ce champ est sensible à la casse |
| Session Name | String | |
| Session Code | String | |
| Description | String | |
| Instructor User ID(s) | Numeric (array) Example: 1104,3478,7231 |
Liste des formateurs de la session, identifiés par leur User ID. Les champs Instructor User ID(s) et Instructor Username(s) sont optionnels mais les deux ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. |
| Instructor Username(s) | String (array) | Liste des formateurs de la session, identifiés par leur Username. Les champs Instructor User ID(s) et Instructor Username(s) sont optionnels mais les deux ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. Ce champ est sensible à la casse |
| Minimum Enrollments | Numeric | |
| Maximum Enrollments | Numeric | Ce champ est obligatoire |
| Self-Enrollment Deadline |
YYYY-MM-DD Example: 2022-03-17 |
Ce champ indique la date limite pour l'inscription d'un apprenant à une session. Les champs Self Enrollment Deadline et Self Enrollment Dynamic Deadline ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. |
| Self Enrollment Dynamic Deadline Days |
Numeric |
Ce champ indique le nombre de jours avant le début d'une session. La date de début d'une session correspond au premier jour du premier événement de la session dans l'ordre chonologique. Les champs Self Enrollment Deadline et Self Enrollment Dynamic Deadline ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. |
| Evaluation Type | Numeric |
Types d'évaluation de la session. Les valeurs possibles sont :
|
| Evaluation Score Base | Numeric |
Score maximum pour l'évaluation de la session, doit être supérieur ou égal à 0. Ce champ est obligatoire quand le Type d'Achèvement de la Session est 0 (Basé sur l'Evaluation). Il n'est pas requis pour les autres types d'achèvement. |
| Minimum Events Attendance | Numeric |
Le nombre minimum d'événements que les apprenants doivent suivre dans une session pour achever la session. Si ce champ n'est pas défini, l'évaluation de l'achèvement est Tous les événements. |
Afin de voir un exemple d’un fichier correctement formaté sélectionnez Téléchargez le Fichier Exemple CSV dans le panneau de droite. Veuillez noter que les dates sont formatées de la manière suivante yyyy-dd-mm mais votre fichier peut les afficher différemment selon le programme que vous utilisez pour ouvrir le fichier exemple CSV.
La taille maximum pour un fichier CSV à importer dans la plateforme est de 3Mo.
Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur la section Paramètres Avancés pour voir et configurer des paramètres supplémentaires. Le système est configuré pour détecter automatiquement le séparateur, ce qui est nécessaire pour l’organisation des informations en colonnes. Les informations peuvent également être organisées avec une virgule, un point-virgule, ou manuellement selon vos besoins.
Activez l’option pour considérer la première ligne comme Entête si cela est le cas dans votre fichier CSV et sélectionnez le charset du fichier dans le menu déroulant. Nous recommandons UTF-8 pour le charset du fichier, qui est le standard. N'oubliez pas d'utiliser des guillemets pour délimiter le contenu du texte. Cliquez sur Confirmer pour télécharger votre fichier CSV.
Le système traitera ensuite votre fichier CSV. Une fois prêt, vous serez redirigé vers la page utilisée pour faire correspondre les champs inclus dans votre fichier CSV avec les champs disponibles dans Docebo.
La section Aperçu affiche ensuite un aperçu du fichier CSV ainsi qu’il est lu par le système. Faites glisser et déposez les champs dans la section Champs Docebo sur la gauche pour faire correspondre les champs avec les noms de colonnes de votre fichier CSV.
Une fois que vous avez fait correspondre les champs de toutes vos colonnes, vérifiez toutes les informations sur la page d’importation. Avant de poursuivre, vous pouvez enregistrer les champs que vous avez fait correspondre en tant que préréglage afin que cette correspondance soit réutilisée pour vos futurs imports de fichiers CSV. Pour cela, dans l’espace Préréglage du panneau de gauche, cliquez sur Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la fenêtre pop-up, entrez le nom du préréglage et cliquez sur Enregistrer. Une fois créé, un préréglage ne peut pas être supprimé mais vous pouvez l’écraser en cliquant sur Écraser le préréglage actuel.
Une fois prêt, cliquez sur Importer en bas de la page. Le bouton Importer n’est activé que lorsque les champs obligatoires (ID de cours, Nom de la Session, Nombre Maximum d'Inscriptions, Type d'Évaluation, Score Maximum si le type d’évaluation est Basé sur l'Évaluation) sont associés. Lisez les informations dans le message pop-up qui s’affiche et cliquez sur Importer Sessions ILT.
L’importation s’exécute dans une procédure d’arrière-plan. En cas d’erreurs, un fichier d’erreur pourra être téléchargé. Pour trouver ce fichier, accédez au Menu Admin, et sélectionnez les Procédures d’arrière-plan. Trouvez la procédure dans la liste et téléchargez le fichier.
Toutes les sessions importées dans la plateforme sont répertoriées dans l’onglet Sessions du cours.
Veuillez noter que les Power Users peuvent importer des sessions uniquement pour les cours auxquels ils sont associés.
Importer des Événements via CSV
Pour importer plusieurs événements d’une session ILT / VILT en une seule fois via CSV, accédez à la page de Gestion des Cours et choisissez le cours dont vous souhaitez importer les événements via CSV. Cliquez sur la description et, une fois dans l’espace du cours, allez à l’onglet Sessions. Cliquez sur le nom de la session et allez à l’onglet Evénements et Présence. Cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez l’option Nouvel Événement via CSV.
Dans le panneau de droite Importer événements ILT, déposez votre fichier CSV dans la zone de téléchargement ou cliquez sur le bouton Cherchez pour rechercher le fichier sur votre appareil.
Pour un téléchargement réussi, il est important que votre fichier CSV soit correctement formaté. Veuillez consulter le fichier suivant pour connaitre les valeurs acceptées pour les champs événement:
| Champs Evenement LMS | Valeurs CSV acceptables pour ce champ | Notes sur le champ |
|---|---|---|
| Session ID | Numeric |
Ce champ est l'identifiant spécifique du cours dans la base de données d'une plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous devez inclure soit le Course ID soit le Course UUID dans le fichier CSV pour une importation correcte mais les deux champs ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. |
| Session UUID | String | Identifiant alphanumérique unique du cours, automatiquement calculé par la plateforme lorsque le cours est créé. Il ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous devez inclure soit le Course ID soit le Course UUID dans le fichier CSV pour une importation correcte mais les deux champs ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. Ce champ est sensible à la casse |
| Event ID | Numeric | Ce champ est l'identifiant spécifique d'un événement dans la base de données d'une plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut être ni modifié ni supprimé. Lorsque ce champ est défini, le processus d'importation mettra à jour la session avec les données données CSV. |
| Event Name | String | |
| Event Description | String | |
| Event Date |
YYYY-MM-DD Example: 2022-03-17 |
|
| Event Start Time |
HH:mm:ss Example: 14:24:35 |
Ce champ est obligatoire |
| Event End Time |
HH:mm:ss Example: 14:24:35 |
Ce champ est obligatoire |
| Break Start Time |
HH:mm:ss Example: 14:24:35 |
Ce champ est optionnel mais quand il est utilisé les champs Break Start Time et Break End Time doivent être spécifiés. Le Break Start Time doit être ultérieur au Event Start Time. |
| Break End Time |
HH:mm:ss Example: 14:24:35 |
Ce champ est optionnel mais quand il est utilisé , les champs Break Start Time et Break End Time doivent être spécifiés. Le Break End Time doit être ultérieur au Break Start Time et antérieur au Event End Time. |
| Time Zone |
Region/Local Example: Europe/Rome |
Doit correspondre au format du fuseau horaire (sans GMT + XX:XX) dans la plateforme. Retrouvez la liste complète dans la section Paramètres Avancés, onglet Date et Heure. Par exemple, le fuseau horaire pour Jerusalem est "Asia/Jerusalem", alors que pour Prague, le fuseau horaire est "Europe/Prague". Ce champ est sensible à la casse |
| Instructor User ID(s) |
Numeric (array) Example: 1105, 2347, 7321 |
Liste des formateurs de la session, identifiés par leur User ID. |
| Instructor Username(s) | String or numeric (array) | Liste des formateurs de la session, identifiés par leur Username. Les champs Instructor User ID(s) et Instructor Username(s) sont optionnels mais les deux ne peuvent pas coexister dans la même ligne CSV ou la procédure d'importation renverra une erreur. Ce champ est sensible à la casse |
| Location ID | Numeric |
Identifiant de lieu. Il est déterminé par la plateforme et ne peut être ni modifié ni supprimé. Chaque événement doit avoir un Location ID ou un Webinar Tool, ou les deux. |
| Classroom ID | Numeric |
Identifiant de salle. Il est déterminé par la plateforme et ne peut être ni modifié ni supprimé. Ce champ est optionnel, il peut être spécifié quand le champ Location ID est défini. |
| Collaboration Tool | String |
Texte optionnel pour spécifier un outil externe collaboratif pour les apprenants puissent se contacter et interagir sur le sujet du cours. |
| Video Conference Tool | String |
Ce champ permet de définir un Outil de Vidéo Conférence pour les événements vILT. Les valeurs acceptées sont :
|
| Video Conference Account ID | Numeric |
Identifiant de compte webinaire interne. Il est déterminé par la plateforme et ne peut être ni modifié ni supprimé. Ce champ devient obligatoire quand l'option Webinar Tool est activée et n'est pas réglée sur "personnalisé". Ce champ ne doit pas être utilisé dans les autres cas. |
| Passcode / Meeting Password | String |
Mots de passe pour accéder au webinaire. Ce champ devient obligatoire quand l'option Webinar Tool est activée et n'est pas réglée sur "personnalisé". Si le champ n'est pas spécifié, le système génère automatiquement un mot de passe pour le webinaire. |
| Video Conference Custom URL | String |
Ce champ devient obligatoire quand l'option Webinar Tool est réglée sur "personnalisé". Ce champ ne doit pas être utilisé dans les autres cas. |
| Mark the event as attended if the user accesses the recordings |
Boolean true/false |
Ce champ devient obligatoire quand le champ Webinar Tool est spécifié. |
| Mark the event as attended if the user joins the webinar |
Boolean true/false |
Ce champ devient obligatoire quand le champ Webinar Tool est spécifié. |
| Join in Advance Time for Learner |
HH:mm Example: 16:03 |
Ce champ est optionnel et peut être utilisé uniquement quand le champ Webinar Tool est spécifié et lors de la configuration des Options du bouton Rejoindre pour les apprenants et les formateurs. L'Heure de Connexion à l’Avance Apprenant ne peut pas être antérieur à l'heure définie pour le formateur. |
| Join in Advance Time for Instructor |
HH:mm Example: 18:46 |
Ce champ est optionnel et peut être utilisé uniquement quand le champ Webinar Tool est spécifié et lors de la configuration des Options du bouton Rejoindre pour les apprenants et les formateurs. L'Heure de Connexion à l’Avance Formateur ne peut pas être ultérieure à l'heure définie pour l'apprenant. |
| Adobe Connect % for Completion | Numeric | This field is optional and can be used only when a Webinar Tool is set to Adobe Connect V2 Meeting or Webinar. |
| Adobe Connect v2 Template | String | Ce champ est optionnel et peut être transmis sous la forme d'une chaîne vide. Il représente le SCO-ID du modèle dans le compte AdobeConnect V2. |
| Adobe Connect v2 Folder | String | Ce champ est optionnel et peut être transmis sous la forme d'une chaîne vide. Il représente le SCO-ID du dossier dans le compte AdobeConnect V2. |
| Adobe Connect v2 Room | String |
Ce champ est optionnel et peut être transmis sous la forme d'une chaîne vide. Il est obligatoire si vous utilisez Adobe Connect V2 Seminar en tant qu'outil de vidéo conférence. Il représente le SCO-ID de la salle dans le compte AdobeConnect V2. |
Afin de voir un exemple d’un fichier correctement formaté sélectionnez Téléchargez le Fichier Exemple CSV dans le panneau de droite. Veuillez noter que les dates sont formatées de la manière suivante yyyy-dd-mm mais votre fichier peut les afficher différemment selon le programme que vous utilisez pour ouvrir le fichier exemple CSV.
La taille maximum pour un fichier CSV à importer dans la plateforme est de 3Mo.
Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur la section Paramètres Avancés pour voir et configurer des paramètres supplémentaires. Le système est configuré pour détecter automatiquement le séparateur, ce qui est nécessaire pour l’organisation des informations en colonnes. Les informations peuvent également être organisées avec une virgule, un point-virgule, ou manuellement selon vos besoins.
Activez l’option pour considérer la première ligne comme Entête si cela est le cas dans votre fichier CSV et sélectionnez le charset du fichier dans le menu déroulant. Nous recommandons UTF-8 pour le charset du fichier, qui est le standard. N'oubliez pas d'utiliser des guillemets pour délimiter le contenu du texte. Cliquez sur Confirmer pour télécharger votre fichier CSV.
Le système traitera ensuite votre fichier CSV. Une fois prêt, vous serez redirigé vers la page utilisée pour faire correspondre les champs inclus dans votre fichier CSV avec les champs disponibles dans Docebo.
La section Aperçu affiche ensuite un aperçu du fichier CSV ainsi qu’il est lu par le système. Faites glisser et déposez les champs dans la section Champs Docebo sur la gauche pour faire correspondre les champs avec les noms de colonnes de votre fichier CSV.
Une fois que vous avez fait correspondre les champs de toutes vos colonnes, vérifiez toutes les informations sur la page d’importation. Avant de poursuivre, vous pouvez enregistrer les champs que vous avez fait correspondre en tant que préréglage afin que cette correspondance soit réutilisée pour vos futurs imports de fichiers CSV. Pour cela, dans l’espace Préréglage du panneau de gauche, cliquez sur Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la fenêtre pop-up, entrez le nom du préréglage et cliquez sur Enregistrer. Une fois créé, un préréglage ne peut pas être supprimé mais vous pouvez l’écraser en cliquant Écraser le préréglage actuel.
Une fois prêt, cliquez sur Importer en bas de la page. Le bouton Importer n’est activé que lorsque les champs obligatoires (ID de session, Nom de la Session, Date de début, Date de fin, Fuseau Horaire ainsi que les champs obligatoires de l’événement) sont associés. Lisez les informations dans le message pop-up qui s’affiche et cliquez sur Importer Evénements ILT.
L’importation s’exécute dans une procédure d’arrière-plan. En cas d’erreurs, un fichier d’erreur pourra être téléchargé. Pour trouver ce fichier, accédez au Menu Admin, et sélectionnez les Procédures d’arrière-plan. Trouvez la procédure dans la liste et téléchargez le fichier.
Tous les événements importés dans la plateforme sont répertoriés dans l’onglet Evénements et Présence de la session du cours.
Veuillez noter que les Power Users peuvent importer des événements uniquement pour les cours auxquels ils sont associés.
Note pour Adobe Connect V2
Si vous intégrez Adobe Connect V2, quand vous configurez l’événement avec Adobe Connect Meeting comme Outil de Video Conférence, vous pouvez éventuellement sélectionner un modèle et un dossier pour celui-ci. Si votre événement se déroule sur Adobe Connect Seminar, la sélection d’un modèle est optionnelle mais l’association à une salle est obligatoire. En savoir plus dans cet article de la Knowledge Base sur Adobe Connect.
A cause d’une limitation de Adobe Seminar, il n’est pas possible de créer deux événements seminar qui se chevauchent dans le temps. Un intervalle d’au moins 30 minutes entre un seminar et le suivant est nécessaire. Si deux sessions de seminar se chevauchent, les deux événements seront créés dans la plateforme mais seul celui créé en premier sera créé dans Adobe.
Si vous importez des événements ILT de type webinar via CSV, la valeur de l'attribut sco-id est disponible en Adobe Connect.
En plus, cette intégration offre une option de présence en plus. Le nome de l’option est Marquer l'utilisateur comme présent à l'évènement si cet utilisateur passe au moins % du temps total du webinaire dans l'outil webinaire et permet de définir un pourcentage de temps minimum que les apprenants doivent passer dans l'événement pour le considérer complet. Le pourcentage est calculé sur la durée totale de l’événement.
Quand vous définissez un pourcentage minimum de temps, souvenez-vous que la durée effective de l’événement pourrait être différente de la durée estimée car l’événement pourrait commencer our terminer avant ou après l’heure prévue. Pour éviter que ces différences impactent le complétement de l’événement, nous conseillons de ne pas configurer le pourcentage à 100%, ma à 90/95% maximum.
Quand vous sélectionnez l’option de présence Marquer l'utilisateur comme présent quand il ou elle rejoint le webinaire, la valeur du pourcentage défini ne sera pas pris en considération.
Quand vous sélectionnez l’option de présence Marquer l'utilisateur comme présent à l'évènement si l'utilisateur accède aux enregistrements, l’événement sera marqué comme complet au moment où l’utilisateur accèdes aux enregistrements, même s’il ou elle n’était pas présent au webinar ou s’il ou elle était présent mais pour un pourcentage inférieur à celui défini.
Quand vous sélectionnez l’option de présence Marquer l'utilisateur comme présent à l'évènement si cet utilisateur passe au moins % du temps total du webinaire dans l'outil webinaire, il est possible de tracer le temps que les apprenant ont passé dans les sessions Adobe Connect V2 avec le champ Temps de l'Outil Webinaire en Session des nouveaux Rapports Personnalisés.
Notifications
Afin que les utilisateurs et les manages soient immédiatement informés de certains événements, vous pouvez activer l'application Notifications et créer et configurer les notifications suivantes :
| Notification | Description |
|---|---|
| Session ILT changée |
Se déclenche quand des modifications sont apportées à la date, à l'horaire, au lieu d'une session ILT ou quand le quota maximum de la session est modifié dans le menu Propriétés Avancés, onglet Options du Catalogue. En fonction du destinataire sélectionné, elle cible les Utilisateurs inscrits à la session, les formateurs inscrits à la Session/Evénément, les Power Users qui ont une visibilité sur le cours (indépendamment de la visibilité sur les utilisateurs inscrits à la session) ou tous les Superadmins. |
| Session ILT supprimée |
Se déclenche quand une session ILT est supprimée par un administrateur. |
| Début de la session ILT |
Informe les parties lorsque la session ILT est sur le point de commencer ou a déjà commencé. |
| Nouvelle session ILT créée |
Se déclenche à chaque fois qu'une session ILT est créée par un Superadmin ou un Power User. Envoyée à tous les utilisateurs inscrits au cours. |
| Utilisateur approuvé en session ILT |
Informe les destinataires qu'un utilisateur a été approuvé par un administrateur dans une session ILT. Les utilisateurs reçoivent cette notification quand ils sont approuvés. Les Power Users doivent être attribués au cours et à l'utilisateur pour recevoir la notification. |
| Utilisateur inscrit à une session ILT |
Informe les destinataires quand un utilisateur a été inscrit à une session ILT. Veuillez noter que cela ne s'applique à l'auto-inscription modérée. |
| Utilisateur a échoué la session ILT |
Se déclenche quand un administrateur ou un formateur fait échouer un apprenant dans une session ILT. |
| Utilisateur a passé la session ILT |
Se déclenche quand un administrateur ou un formateur fait réussir un apprenant dans une session ILT. |
| Inscription supprimée pour la session ILT |
Informe les destinataires quand un utilisateur a été désinscrit d'une session ILT. |
| L'utilisateur attend d'être approuvé dans une session ILT |
Se déclenche quand un utilisateur s'inscrit lui-même dans une session ILT. Cette notification est toujours envoyée quand la politique d'inscription définie est Validation par l'Admin, et quand la politique d'inscription est libre et que l'apprenant est placé sur liste d'attende parce que la session est pleine. |
| L'utilisateur a été refusé pour une session ILT |
Se déclenche quand le Superadmin refuse l'auto-inscription d'un utilisateur dans une session ILT. |
Les utilisateurs et les managers reçoivent des notifications relatives à leurs checklists uniquement si l'application Notifications est active sur la plateforme et si le Superadmin a correctement configuré les notifications listées ci-dessus. .