Créer et gérer des sessions ILT – Docebo Help & Support

Introduction

Les cours ILT et VILT sont organisés en sessions qui peuvent être composées d’un ou plusieurs évènements (précédemment appelés dates de sessions). Les apprenants n’ont pas besoin d’être inscrits à toutes les sessions composant un cours ILT / VILT mais quand vous les inscrivez à une session, ils/elles seront inscrits à tous les évènements de la session.

Cet article explique comment créer et gérer les sessions et évènements, ainsi que la participation et l’évaluation des apprenants inscrits.

Créer une nouvelle session

Pour créer une nouvelle session, sélectionnez votre cours depuis la page Gestion des cours en cliquant sur sa description, puis cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page du cours et sélectionnez l'option Nouvelle session.

Dans le panneau latéral droit Nouvelle session, renseignez le nom de la session et la valeur du champ Nombre maximal d’inscriptions, c’est-à-dire le nombre maximum d’apprenants (à l’exclusion des formateurs) qui seront autorisés à s’inscrire à la session. Des restrictions peuvent être dues, par exemple, à la capacité de la salle de classe ou de la salle de webinaire. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Définir le nombre maximum d’inscriptions pour une session.

Utilisez le champ Formateurs session pour identifier ceux qui animeront la session. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Définir les formateurs d’une session ILT.

Passez maintenant à l’espace Évaluation / Achèvement de la session pour configurer les conditions dans lesquelles celle-ci sera marquée comme terminée pour les apprenants. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Définir comment une session est marquée comme terminée.

Si des champs supplémentaires obligatoires pour les sessions ont été définis sur la plateforme, rendez-vous sur l’onglet Informations complémentaires du panneau latéral droit et renseignez-les. Cet onglet n’est pas visible lorsqu’aucun champ supplémentaire obligatoire de session n’est défini. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Renseigner les champs supplémentaires des sessions.

Cliquez sur Créer et modifier pour finaliser la création de la session. Vous serez automatiquement redirigé vers l’espace de configuration de la session, divisé en trois onglets : Propriétés, Événements et présences, et Inscriptions et évaluations.

Les sessions créées peuvent être retrouvées dans le tableau de l’onglet Sessions de la page du cours.

Ouvrir la page de configuration d’une session

Un cours ILT peut avoir une ou plusieurs sessions ; celles-ci sont répertoriées dans l’onglet Sessions de la page de gestion du cours.

Pour accéder à la page de configuration d’une session :

Sélectionnez Menu admin > Gestion des cours > [Nom du cours ILT] pour en ouvrir la page de configuration, puis sélectionnez l’onglet Sessions. Vous y retrouverez toutes les sessions actuellement configurées pour ce cours :

Cliquez sur le [nom d’une session] dans la liste pour ouvrir la page de configuration de cette session. Dans l’onglet Propriétés de cette page, vous pouvez configurer divers aspects, comme expliqué dans le reste de cet article.

Définir le nombre maximum d’inscriptions autorisées pour une session

Lorsque vous créez une session, vous devez définir un nombre maximum d’apprenants pouvant y être inscrits. Vous pouvez également modifier cette valeur dans les propriétés de la session.

Pour ce faire, dans la page de configuration de la session, sélectionnez l’onglet Propriétés, puis dans le volet de navigation verticale, sélectionnez Général.

Dans la section Information session, le champ Nombre maximal d’inscriptions définit le nombre maximum d’apprenants pouvant être simultanément inscrits à la session.

Si vous tentez d’inscrire des utilisateurs au-delà de cette limite, les participants excédentaires seront soit placés sur la liste d’attente de la session (si cette option a été activée pour le cours ILT parent), soit l’inscription échouera.

Remarques : activer la liste d’attente au niveau du cours ILT l’active également au niveau de la session. Cependant, les deux listes d’attente sont séparées. La liste d’attente du cours dépend du Quota maximum d’inscriptions défini pour le cours, tandis que la liste d’attente de la session dépend du Nombre maximal d’inscriptions que vous définissez ici, pour la session.

Vous pouvez également définir le Nombre minimum d’inscriptions pour la session : cette valeur est fournie à titre informatif uniquement et n’empêchera pas les apprenants d’accéder à la session à laquelle ils sont inscrits.

Définir comment une session est marquée comme terminée

Dans les propriétés de la session, vous pouvez configurer dans quelles conditions elle sera marquée comme terminée pour les participants. Par exemple, vous pouvez choisir de considérer la session terminée lorsqu’une personne assiste à tous ses événements, lorsque le formateur l’évalue comme ayant « réussi » la session, ou une fois que l’apprenant a terminé un test.

Pour ce faire, dans la page de configuration de la session, sélectionnez l’onglet Propriétés, puis dans le volet de navigation verticale sélectionnez Général. Ensuite, dans la section Achèvement session, vous pouvez sélectionner une des options disponibles.

Option	Description
Manuel	La session ne peut être marquée comme terminée que par les Superadmins et les Power Users (disposant des droits adéquats).
Basé sur l’évaluation	La session apparaît comme terminée que si les formateurs de la session, Superadmins ou Power Users (disposant des droits adéquats) marquent manuellement la session comme Réussie depuis l’onglet Inscriptions et évaluations (En savoir plus sur cette option dans la section Gérer les inscriptions et les évaluations des sessions de cet article). De plus, vous pouvez configurer un score maximum pour la session. L'option d’évaluer les apprenants (option Évaluer) est uniquement disponible pour les sessions dont l’achèvement est basé sur l'évaluation.
Basé sur la présence	La session est indiquée comme terminée quand le statut de participation sur la feuille de présence indique Présent pour tous les évènements de la session ou pour une sélection personnalisée d’évènements. Si l’apprenant est marqué comment Absent, le statut de la session restera sur En cours, à moins que son statut soit déjà Terminé. Si le statut de la session est Terminé, le fait de marquer l’utilisateur comment Absent ne rétablira pas son statut sur En cours. Les formateurs, les Superadmins, et les Power Users (disposant des droits adéquats) peuvent marquer la présence des apprenants même dans le cas où la méthode d’achèvement de la session n'est pas Basé sur la présence, mais la session ne sera pas considérée comme terminée.
Basé sur le contenu pédagogique	Utilisez cette méthode si le cours auquel appartient la session inclut du contenu pédagogique de type test. De cette façon, les apprenants seront marqués comme Présents à la session (et à ses événements) une fois le test effectué. Si le cours contient plusieurs tests, le statut de la session (et de ses événements) ne passera à Terminé qu’une fois que les apprenants auront effectué tous les tests.

Définir les formateurs d’une session ILT

Vous pouvez définir les formateurs d’une session lors de la création d’une nouvelle session, et lors de sa modification. Notez que, contrairement au cas des cours e-learning, les formateurs des sessions ILT ne sont pas inscrits au cours en tant qu’apprenants. Ils sont affectés à la session dans les propriétés des sessions.

Pour une description des opérations que peuvent effectuer les formateurs, consultez l’article Guide utilisateur du formateur.

Pour définir un formateur, depuis la page de configuration de la session, sélectionnez l’onglet Propriétés, puis dans le volet de navigation verticale, sélectionnez Détails.

Dans la zone Formateurs session, vous retrouverez les formateurs déjà affectés à la session.

Vous pouvez supprimer un formateur existant en cliquant sur le x à côté de son nom
Pour ajouter un formateur, commencez à saisir son nom, nom d’utilisateur ou adresse e-mail, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Si le formateur que vous sélectionnez est déjà affecté à une autre session ou événement dont les dates/horaires coïncident, un message d’avertissement vous alertera du chevauchement.

Les formateurs que vous affectez de cette manière peuvent également créer et mettre à jour le contenu pédagogique du cours. N’oubliez pas que, puisque les formateurs ne sont pas inscrits à la session, ils n’ont pas d’impact sur le Nombre maximal d’inscriptions défini dans les propriétés avancées du cours, et n’apparaissent pas non plus dans la liste des utilisateurs du rapport de synthèse du cours.

Formateurs de session vs formateurs d’événement

Une session peut être composée d’un ou plusieurs événements, que vous verrez dans l’onglet Événements et présences :

Lorsqu’un formateur est assigné à une session, il est automatiquement affecté comme formateur à tous les événements qu’elle comporte :
Cela signifie qu’il pourra marquer les présences pour tous les événements de cette session, ainsi que définir l’évaluation des participants et le statut d’achèvement pour la session dans son ensemble.

Si nécessaire, vous pouvez aussi assigner un formateur uniquement à un événement spécifique de la session. Pour ce faire, depuis l’onglet Événements et présences, cliquez sur le [nom de l’événement] pour en ouvrir la page de configuration, puis dans l’onglet Propriétés, sélectionnez Détails :

Dans la section Formateurs session, vous verrez les formateurs définis pour la session. Ceux-ci sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiés ici.
Dans la section Formateurs événement, vous pouvez définir les formateurs pour cet événement particulier. Le formateur de l’événement ne peut marquer les présences que pour l’événement assigné.

Astuce : avec la vue apprenant du cours, les formateurs de la session figurent dans la section Formateurs session de la page du cours ILT, tandis que les événements individuels ne listeront que les formateurs définis au niveau de l’événement. Cependant, il reste vrai que les formateurs des sessions le sont également pour tous les événements.

Configurer les dates limites pour l’auto-inscription aux sessions

Si le cours ILT est configuré pour autoriser l'auto-inscription (sous Propriétés du cours > Paramètres avancés > Options du catalogue), vous pouvez éventuellement définir une date limite d'auto-inscription. Par exemple, vous pourriez vouloir clôturer les auto-inscriptions un certain nombre de jours avant le début de la session.

Pour configurer cela, depuis la page de configuration de la session, sélectionnez l'onglet Propriétés, puis dans la navigation verticale, sélectionnez Détails. Dans la zone Date limite d'auto-inscription :

Cochez la case Activer la date limite pour l'auto-inscription.
Sélectionnez l'une des options pour déterminer la durée pendant laquelle les auto-inscriptions sont autorisées.

Option	Description
Date limite automatique	Cette option est basée sur la date de début de la session. Quand cette option est sélectionnée, les apprenants peuvent s’auto-inscrire à la session jusqu’à sa date de début, qui correspond à la date du premier évènement.
Date limite	Cette option permet de configurer la dernière date à laquelle les apprenants peuvent s’auto-inscrire à la session.
Date limite dynamique	Utilisez cette option pour configurer le nombre de jours avant la date de début de la session où les apprenants peuvent s'auto-inscrire. La date du début de la session correspond à celle de son premier évènement.

Si l'application E-commerce est activée sur votre plateforme, lorsque vous fixez une date limite d'inscription, veuillez noter que les utilisateurs ne pourront pas acheter une session après la date limite, même s'ils pourront l'ajouter à leur panier.

Renseigner les champs supplémentaires d’une session

Les champs supplémentaires disponibles pour les sessions ILT sont ceux configurés sur la page Gestion des cours > onglet Champs supplémentaires pour le type de Ressource = Sessions ILT.

Lors de la configuration d’une session, vous pouvez remplir les champs supplémentaires que vous souhaitez utiliser. Ces valeurs seront affichées aux apprenants sur la page du cours et de la session, dans l’espace Informations complémentaires.

→ Si des champs supplémentaires sont définis comme obligatoires, vous devrez les remplir pour être en mesure de créer la session ou d'enregistrer vos modifications.

Activer la gestion des événements depuis des calendriers externes

Si les calendriers externes sont activés, depuis cet onglet vertical, vous pourrez activer la fonctionnalité permettant d’enregistrer la session au calendrier (RSVP). Parmi les calendriers pris en charge figurent Docebo pour Google Calendar et Docebo pour Microsoft Outlook 365 Calendar.

Créer et gérer les événements de session

Passez à l’onglet Évènements et présences pour créer un évènement de session. Cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Nouvel événement. Dans le panneau de droite, choisissez le nom de l'événement, la date, la description et l’heure. Assurez-vous de définir le bon fuseau horaire pour l’événement afin qu’il soit converti dans les fuseaux horaires des apprenants quand les notifications d’inscription leur sont envoyées.

Note : vous ne pouvez pas créer un seul évènement sur plusieurs jours. Si vous devez programmer un évènement au milieu de la nuit (pour des utilisateurs travaillant de nuit, par exemple), il vous faudra créer deux évènements distincts : un le premier jour, et un autre le deuxième.

Alternativement, vous pouvez définir un temps de pause. Lorsque vous définissez le temps de pause, la plateforme calcule le temps réel que les apprenants passent sur l’événement en déduisant le temps de pause du temps total de l’événement.

Dans la zone Type d'événement, définissez si l’événement se déroule en classe, en ligne dans le cadre d’un webinaire, ou les deux. Pour en savoir plus, consultez également le chapitre dédié aux Types d’événements :

Type d'événement	Instructions
Présentiel (ILT)	Cochez un Lieu et sélectionnez un lieu et une salle. Si le nombre de lieux est inférieur à 40, les lieux sont listés dans un menu déroulant et vous pouvez les sélectionner à partir de ce menu. Si le nombre est supérieur à 40, vous pouvez rechercher le lieu en tapant son nom et en le sélectionnant parmi les résultats de recherche proposés. Dans la section Options de présence, définissez si vous souhaitez Activer le suivi de la présence via code QR pour cet événement. Les apprenants bénéficieront ainsi d’un code qu’ils pourront scanner pour s’auto-enregistrer. Pour en savoir plus, consultez le chapitre les Code QR pour le suivi de présence.
Webinaire (VILT)	Cochez Outil de visioconférence. Afin de mettre en place le webinaire, configurez l’outil de webinaire et le compte utilisé pour héberger le webinaire (certains outils de webinaire nécessitent un mot de passe). Si vous n’utilisez pas un outil de webinaire pris en charge, sélectionnez l’option Outil personnalisé et entrez l’URL du webinaire. Cette URL est celle de la page web qui s’ouvre quand l’apprenant clique sur Rejoindre pour accéder au webinaire. Si vous utilisez un outil personnalisé, vous pouvez lancer les webinaires en tant qu’objet xAPI/TinCan. Cela demande un développement de votre part en dehors de la plateforme. À tout moment, vous pouvez changer l’outil de webinaire ou le compte dans l’outil utilisé pour l’événement. Dans la section Options de présence, choisissez si l’événement de webinaire est indiqué comme complété pour les apprenants au moment où ils rejoignent le webinaire ou s’ils visualisent l’enregistrement du webinaire. Rendez-vous sur la section Options du bouton Rejoindre afin de configurer le nombre d'heures avant le début du webinaire où les formateurs, tuteurs et apprenants pourront voir le bouton Rejoindre (par ex. 01:00 = 1 heure avant le début du webinaire). L'heure d'affichage du formateur doit être antérieure à l'heure d'affichage des apprenants. Les tuteurs ne voient le bouton Rejoindre que lorsqu’il est visible pour les formateurs.
Présentiel et webinaire	Cochez à la fois Lieu et Outil de vidéo conférence. Le fait d’activer les deux options vous permet de gérer les situations où une partie des apprenants suit l’événement en présentiel et l’autre partie en ligne.

À noter : à tout moment, vous pouvez changer le Type d’événement en le passant de présentiel (Option lieu) à Webinaire (Option outil de vidéo conférence) et vice-versa ainsi qu’activer ou désactiver l’une ou l’autre des options. Assurez-vous que les utilisateurs soient informés des changements. Si l’application de Notifications est activée sur votre plateforme, vous pouvez prévenir les apprenants avec une notification.

Vous pouvez éventuellement activer l’option Outil de collaboration pour insérer un lien vers un outil externe (par exemple Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) et le rendre disponible pour les apprenants afin que ceux-ci puissent collaborer et être en contact pour échanger, planifier, et réfléchir autour des cours. L'URL de l'outil externe est affiché dans la zone de détails de l'événement.

Enfin, vous pouvez choisir un Formateur pour votre événement. Dans la zone de texte de recherche, commencez à taper le nom du formateur, puis choisissez-le dans la liste qui apparaîtra sous la barre de recherche.

Cliquez sur Confirmer pour confirmer la création de l’évènement . Pour éditer l'événement, accédez à l’espace de configuration où vous trouverez deux onglets : Propriétés et Présence.

Commençons avec l’onglet Propriétés. Utilisez la section Général de cet onglet pour revoir et modifier les détails que vous avez définis au moment de la création de l’événement.

Passez à l’onglet Détails pour configurer les formateurs de l’événement, si ceux-ci sont différents des formateurs de la session. Si vous attribuez un formateur à un seul événement de la session, il/elle pourra marquer la présence des apprenants pour cet événement spécifique mais ne pourra pas contrôler les autres événements ou la session. Dans ce scénario, le formateur ne pourra ni télécharger ni gérer le contenu pédagogique attribué au cours.

Types d'événements (en présentiel/en ligne/flexibles) et de sessions

Lorsque vous configurez un événement au sein d'une session, vous pouvez indiquer un Lieu, un Outil de visioconférence, ou les deux.

Ces choix déterminent le type d'événement, qui peut être :

En présentiel : si seul un Lieu est configuré
En ligne : si seul un outil de visioconférence est configuré
Flexible : si un lieu et un outil de visioconférence sont configurés

Le type d'événement peut être consulté par les administrateurs dans la colonne Type de la liste des événements de session, et par les utilisateurs finaux dans la zone Événements de la session de la page de présentation du cours.

Les types d'événements inclus dans une session déterminent à leur tour le type de présence pour la session dans son ensemble, qui peut être :

Entièrement en présentiel : tous les événements sont disponibles sur place (tous les événements de la session sont soit sur site, soit flexibles).
Entièrement en ligne : tous les événements sont disponibles en ligne (tous les événements de la session sont soit en ligne, soit flexibles).
Mixte : la session comprend à la fois des événements uniquement en présentiel et des événements uniquement en ligne.
Flexible : tous les événements de la session sont de type flexible (tous les événements de la session sont accessibles des deux manières).

Le type de présence de la session est affiché aux apprenants sur la page de présentation du cours.

Dans l'onglet Sessions d'un cours, vous ne pouvez pas afficher le type de présence sous forme de colonne, mais vous pouvez filtrer les sessions en fonction de cette propriété.

Dates et heures des événements et des sessions

Date et heure d'un événement :

Lorsque vous configurez un événement, vous indiquez sa Date, ainsi que son Heure de début et son Heure de fin, et le Fuseau horaire pertinent.

Dans l'onglet Événements et présence de la session, l'Heure de l'événement est affichée selon le fuseau horaire spécifié pour l'événement lui-même.

Date de début et de fin de la session :

Pour une session, les champs des dates ne peuvent pas être configurés. Sur la page de Gestion des cours, la Date de démarrage et la Date de fin d'une session sont automatiquement renseignées en fonction des dates/heures des événements de la session :
→ Le début de la session correspond à la date et l'heure de début de l'événement le plus ancien, et la fin de la session correspond à la date et l'heure de fin de l'événement le plus récent.

Astuce : notez que dans l'onglet Sessions, la Date de démarrage et la Date de fin de la session sont toujours affichées dans le fuseau horaire défini dans le profil de l’utilisateur.

Vue des apprenants sur les dates des événements et des sessions :

Sur la page de présentation du cours, les utilisateurs connectés verront :

Les dates de la session sur leur propre fuseau horaire (tel que configuré sur la plateforme)
Les dates de chaque événement sur leur propre fuseau horaire (icône horloge), et également sur celui de l'événement (icône globe) s’il diffère de celui de l'utilisateur.

Si le cours est visible par les utilisateurs non authentifiés sur la page du catalogue public, les visiteurs y verront :

Les dates de la session dans le fuseau horaire de l'événement, uniquement lorsque tous les événements sont disponibles en présentiel (session entièrement en présentiel ou flexible) et sur le même fuseau horaire. Sinon, les dates de la session sont affichées sur le fuseau horaire de leur navigateur.
Les dates de l'événement de la même manière que pour les utilisateurs connectés, à l'exception du fuseau horaire du navigateur qui est utilisé à la place de celui de l'utilisateur.

Gérer les événements

Afin de gérer les événements d’une session, sélectionnez la session dans l’onglet Sessions du cours et passez à l’onglet Evénements et présence.

Cliquez sur l'icône de filtre sur le côté gauche du tableau et utilisez les options disponibles pour filtrer les événements en fonction de leur type de participation, les formateurs, les dates de début et de fin, les propriétés, les lieux et l'outil de vidéoconférence. Cliquez sur l'icône Sélecteur de colonnes pour sélectionner les colonnes que vous souhaitez inclure dans le tableau ou recherchez des événements en tapant un mot-clé dans la zone de recherche de texte.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de l’événement pour exécuter une des actions suivantes :

Action	Description
Modifier	Modifie les détails de l’événement
Dupliquer l’événement	Crée une copie de l’événement. Dans le panneau de droite, saisissez le nom de la copie et définissez une date. Vous pouvez éventuellement attribuer les mêmes formateurs au nouvel évènement. Quand un événement est copié, le nouvel événement est créé avec les mêmes détails que l’événement initial, à l'exception de l’affectation du lieu (pour les cours présentiels) et des inscriptions. Accédez à la page de détails du nouvel événement pour attribuer un lieu et une salle. Quand vous dupliquez des événements, tenez compte du fait que l’événement dupliqué peut chevaucher d’autres événements déjà créés dans votre plateforme. Afin d’éviter cela, activez l’option Empêcher le chevauchement des sessions ILT dans les Paramètres avancés de la plateforme, onglet ILT. Veuillez noter que cette option ne fonctionne que dans le cas où vous dupliquez des sessions et non dans le cas où vous créez de nouvelles sessions.
Envoyer un e-mail aux formateurs	Vous pouvez envoyer un e-mail à tous les formateurs de l'évènement ou une partie de ceux-ci. Lorsque vous sélectionnez cette option, un panneau coulissant s'ouvre vous permettant de composer votre message et de choisir l'expéditeur et les destinataires de l'e-mail. Sous la partie message, vous trouverez une liste de shortcodes qui peuvent être insérées dans le corps de l'e-mail en les copiant et les collant. Si les évènements programmés ont au moins un formateur, vous pouvez limiter l'envoi d'e-mail aux évènements actifs et futurs en sélectionnant l'option correspondante. Cette option est désactivée lorsqu'aucun formateur n'est attribué à l'évènement ou si aucun des formateurs n'a une adresse e-mail valide.
Supprimer	Supprime l'événement. Quand un événement est supprimé, la date ainsi que les données relatives à la participation à celui-ci le sont également.

Vous pouvez réaliser la même action pour plusieurs événements. Sélectionnez les événements en cochant la case au début de la ligne de l’événement et cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page pour :

attribuer des formateurs à tous les évènements sélectionnés,
envoyer un e-mail à tous les formateurs des évènements sélectionnés. Contrairement à l'envoi pour un évènement individuel, vous ne pouvez pas sélectionner des formateurs individuellement,
supprimer les évènements sélectionnés.

Gérer les inscriptions et les évaluations des sessions

Consulter l’article de notre base de connaissances pour en savoir plus sur l'inscription et l'évaluation des utilisateurs dans les sessions ILT et VILT.

Gérer les sessions

Toutes les sessions incluses dans un cours ILT / VILT sont listées dans l’onglet Sessions du cours. A partir d’ici, vous pouvez cliquer sur l’élément dans la colonne Événements pour accéder à l’espace de gestion des événements et sur l’élément dans la colonne Utilisateurs inscrits pour gérer les inscriptions à la session.

Cliquez sur l'icône de filtre sur le côté gauche du tableau et utilisez les options disponibles pour filtrer les sessions en fonction de leurs formateurs, des dates de début et de fin, du lieu, du type de participation et d'autres détails. Cliquez sur l'icône Sélecteur de colonnes pour sélectionner les colonnes que vous souhaitez inclure dans le tableau ou recherchez des sessions en tapant un mot-clé dans la zone de recherche de texte.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de la session pour exécuter une des actions suivantes :

Action	Description
Modifier	Modifie les détails de la session
Imprimer la feuille de présence	Créer une page d’inscription physique que les apprenants peuvent signer pour indiquer leur présence. En savoir plus sur les feuilles de présence.
Vue apprenant de la session	Pour savoir à quoi ressemblera la page de la session pour les apprenants. Cette page affiche des informations pour chaque session dans laquelle l’apprenant est inscrit. Cliquez sur l’icône flèche dans la ligne de la session pour visualiser les informations relatives au lieu ainsi qu’un aperçu du plan.
Dupliquer la session	Permet de faire une copie de la session. Dans le panneau de droite, entrez le nom de la session copiée et choisissez combien de copies vous souhaitez créer. Afin de sélectionner la fréquence de répétition, cocher l’option Définir une fréquence pour les sessions et utilisez les menus déroulants correspondants pour sélectionner la fréquence. Enfin, paramétrez une éventuelle copie des champs supplémentaires de session (n'oubliez pas que les champs supplémentaires d'inscription ne sont pas dupliqués). S'il existe des champs supplémentaires de session obligatoires dans la plate-forme, l'onglet Informations supplémentaires devient visible dans le panneau de droite. Si vous n'ajoutez pas de données supplémentaires, vous ne pourrez pas dupliquer la session. La session dupliquée est créée avec tous les détails de la session initiale à l'exception de l’affectation du lieu (pour les cours présentiels) et des inscriptions. Accédez à la page de détails de la nouvelle session pour attribuer un lieu et une salle à la session. Si la session est dupliquée par un Power User, souvenez-vous que le créateur de la session dupliquée est le Power User qui a dupliqué la session, non l'utilisateur qui a crée la session à l'origine. La duplication des événements composant la session est exécutée dans une procédure d’arrière-plan et le temps nécessaire pour cette procédure d’arrière-plan dépend du nombre d’événements composant la session. Pour cette raison, il est possible que tous les événements de la session ne soient pas affichés dans l’onglet Sessions juste après la duplication. Si cela se produit, rafraîchissez votre page pour suivre la progression de la duplication des événements.
Envoyer un e-mail aux formateurs	Vous pouvez envoyer un e-mail à tous les formateurs de la session et tous les formateurs des évènements composant la session ou une partie de ceux-ci. Lorsque vous sélectionnez cette option, un panneau coulissant s'ouvre vous permettant de composer votre message et de choisir l'expéditeur et les destinataires de l'e-mail. Sous la partie message, vous trouverez une liste de shortcodes qui peuvent être insérées dans le corps de l'e-mail en les copiant et les collant. Si les évènements programmés ont au moins un formateur, vous pouvez limiter l'envoi d'e-mail aux évènements actifs et futurs en sélectionnant l'option correspondante. Cette option est désactivée lorsqu'aucun formateur n'est attribué à la session ainsi que les évènements la composant ou encore si aucun des formateurs n'a une adresse e-mail valide.
Supprimer	Supprime la session

Dans l’onglet Sessions, vous pouvez exécuter la même action pour plusieurs sessions. Sélectionnez les sessions en cochant la case au début de la ligne de la session et cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page pour :

attribuer des formateurs à toutes les sessions sélectionnées,
envoyer un e-mail à tous les formateurs des sessions sélectionnées et les évènements les composant. Contrairement à l'envoi pour une session individuelle, vous ne pouvez pas sélectionner des formateurs individuellement,
supprimer les sessions sélectionnées.

Supprimer une session

Quand une session est supprimée, l’événement, les données utilisateur relatives à la présence à l’événement et le contenu pédagogique de la session qui n’est pas également disponible dans le Dépôt central sont aussi supprimés. Les utilisateurs dans la liste d’attente de la session et ceux inscrits uniquement à cette session sont désinscrits de la session et déplacés vers la liste d’attente du cours indépendamment de leur statut dans la session au moment où elle est supprimée. Les utilisateurs précédemment inscrits dans la session supprimée et également inscrits dans une autre session du même cours ne sont pas déplacés dans la liste d’attente du cours et gardent leur inscription aux autres sessions.

Quand vous supprimez des sessions VILT (webinaire), assurez-vous que vous les supprimez directement dans la plateforme plutôt que dans l’outil externe de webinaire.

Importer des sessions et des événements via CSV

Vous pouvez importer plusieurs sessions au même moment via des fichiers CSV, ce qui permet d'accélérer la création des sessions et des événements dans votre plateforme.

Note pour Adobe Connect V2

Si vous intégrez Adobe Connect V2, quand vous configurez l’événement avec Adobe Connect Meeting comme Outil de Video Conférence, vous pouvez éventuellement sélectionner un modèle et un dossier pour celui-ci. Si votre événement se déroule sur Adobe Connect Seminar, la sélection d’un modèle est optionnelle mais l’association à une salle est obligatoire. En savoir plus dans cet article de la Knowledge Base sur Adobe Connect. En raison d'une limitation de Adobe Seminar, il n’est pas possible de créer deux événements seminar qui se chevauchent dans le temps. Un intervalle d’au moins 30 minutes entre un seminar et le suivant est nécessaire. Si deux sessions de seminar se chevauchent, les deux événements seront créés dans la plateforme mais seul celui créé en premier sera créé dans Adobe.

Si vous importez des événements ILT de type webinaire via CSV, la valeur de l'attribut sco-id est disponible dans Adobe Connect.

De plus, cette intégration offre des options de présence supplémentaires. Le nom de l’option est Marquer l'utilisateur comme présent à l'évènement si cet utilisateur passe au moins % du temps total du webinaire dans l'outil webinaire et permet de définir un pourcentage de temps minimum que les apprenants doivent passer sur l'événement pour le considérer comme terminé. Le pourcentage est calculé sur la durée totale de l’événement.

Quand vous définissez un pourcentage minimum de temps, souvenez-vous que la durée effective de l’événement pourrait être différente de la durée estimée car l’événement pourrait commencer ou se terminer avant ou après l’heure prévue. Pour éviter que ces différences impactent le temps passé comptabilisé devant l’événement, nous conseillons de ne pas configurer le pourcentage à 100%, mais à 90/95% maximum.

Quand vous sélectionnez l’option de présence Marquer l'utilisateur comme présent quand il ou elle rejoint le webinaire, la valeur du pourcentage défini ne sera pas pris en considération.

Quand vous sélectionnez l’option de présence Marquer l'utilisateur comme présent à l'évènement si l'utilisateur accède aux enregistrements, l’événement sera marqué comme terminé au moment où l’utilisateur accède aux enregistrements, même s’il ou elle n’était pas présent au webinaire ou s’il ou elle était présent mais pour un pourcentage inférieur à celui défini.

Quand vous sélectionnez l’option de présence Marquer l'utilisateur comme présent à l'évènement si cet utilisateur passe au moins % du temps total du webinaire dans l'outil webinaire, il est possible de tracer le temps que les apprenant ont passé dans les sessions Adobe Connect V2 avec le champ Temps de l'Outil Webinaire en Session des nouveaux Rapports Personnalisés.

Notifications

Afin que les utilisateurs et les manages soient immédiatement informés de certains événements, vous pouvez activer l'application Notifications et créer et configurer les notifications suivantes :

Notification	Description
Session ILT modifiée	Se déclenche quand des modifications sont apportées à la date, à l'horaire, au lieu d'une session ILT ou quand le quota maximum de la session est modifié dans le menu Propriétés Avancés, onglet Options du Catalogue. En fonction du destinataire sélectionné, elle cible les utilisateurs inscrits à la session, les formateurs inscrits à la session/événement, les Power Users qui ont une visibilité sur le cours (indépendamment de la visibilité sur les utilisateurs inscrits à la session) ou tous les Superadmins.
Session ILT supprimée	Se déclenche quand une session ILT est supprimée par un administrateur.
Début de la session ILT	Informe les parties lorsque la session ILT est sur le point de commencer ou a déjà commencé.
Nouvelle session ILT créée	Se déclenche à chaque fois qu'une session ILT est créée par un Superadmin ou un Power User. Envoyée à tous les utilisateurs inscrits au cours. Lorsque vous sélectionnez des Utilisateurs en tant que destinataires de cette notification, utilisez la Sélection Personnalisée pour filtrer les destinataires et sélectionner uniquement les utilisateurs qui ne sont inscrits dans aucune session (mais qui sont juste inscrits au cours) et/ou les utilisateurs dans la liste d'attente d'au moins une session du même cours. Cela évite l'envoi de notifications inutiles à des utilisateurs déjà inscrits à une session du même cours.
Utilisateur approuvé en session ILT	Informe les destinataires qu'un utilisateur a été approuvé par un administrateur dans une session ILT. Les utilisateurs reçoivent cette notification quand ils sont approuvés. Les Power Users doivent être attribués au cours et à l'utilisateur pour recevoir la notification.
Utilisateur inscrit à une session ILT	Informe les destinataires quand un utilisateur a été inscrit à une session ILT. Veuillez noter que cela ne s'applique à l'auto-inscription modérée.
Utilisateur a échoué à la session ILT	Se déclenche quand un administrateur ou un formateur fait échouer un apprenant dans une session ILT.
Utilisateur a réussi la session ILT	Se déclenche quand un administrateur ou un formateur fait réussir un apprenant dans une session ILT.
Inscription supprimée pour la session ILT	Informe les destinataires quand un utilisateur a été désinscrit d'une session ILT.
L'utilisateur attend d'être accepté dans une session ILT	Se déclenche quand un utilisateur s'inscrit lui-même dans une session ILT. Cette notification est toujours envoyée quand la politique d'inscription définie est Validation par l'Admin, et quand la politique d'inscription est libre et que l'apprenant est placé sur liste d'attente parce que la session est pleine.
L'utilisateur a été refusé pour une session ILT	Se déclenche quand le Superadmin refuse l'auto-inscription d'un utilisateur dans une session ILT.

À noter : les utilisateurs et les managers ne reçoivent des notifications que si l'application Notifications est active sur la plateforme et si le Superadmin a correctement configuré les notifications listées ci-dessus.

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