Gérer les inscriptions aux cours et aux sessions – Docebo Help & Support

Introduction

Les utilisateurs peuvent s’inscrire d’eux-mêmes à des cours, ou être inscrits par des Superadmins ou par des Powers Users disposant des droits adéquats.

Cet article décrit comment les Superadmins et les Power Users peuvent gérer les inscriptions sur la plateforme :

Dans d'autres articles de la base de connaissances, vous trouverez des informations sur :

Gérer les inscriptions depuis l’onglet Inscriptions

Une fois vos utilisateurs inscrits, leur inscription s'affiche dans la liste de l’onglet Inscriptions du cours.

Pour atteindre cet onglet, sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours. Cliquez sur le titre de l’élément souhaité, puis rendez-vous sur l’onglet Inscriptions.

Sur la page de gestion des Cours, vous pouvez cliquer sur l'élément affiché dans la colonne Inscriptions du cours, qui indique le nombre d'utilisateurs inscrits.

Vous pouvez personnaliser la structure du tableau en sélectionnant les Colonnes que vous voulez voir dans la liste (jusqu’à 9) en haut à gauche du tableau. Utilisez également l’icône à proximité du nom des colonnes pour les réordonner selon vos besoins.

Vous avez en outre la possibilité de filtrer le contenu du tableau en cliquant sur l’icône Filtres et en sélectionnant parmi les éléments disponibles. Votre sélection sera appliquée en temps réel. Notez qu'à ce stade, vous ne pouvez rechercher des utilisateurs qu’à l’aide de leur prénom ou de leur nom de famille, pas avec leur nom complet.

En outre, vous pouvez utiliser le champ de recherche en texte libre pour trouver des inscriptions, et trier le contenu de certaines colonnes en cliquant sur leur en-tête.

Cliquez sur Type d'inscription pour filtrer ces dernières selon qu'elles soient actives ou archivées.

Depuis cette page, vous pourrez effectuer plusieurs actions, que ce soit sur une inscription ou sur plusieurs à la fois. Pour modifier une inscription individuelle, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’un utilisateur.

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Statistiques utilisateur	Accéder aux statistiques utilisateur (pour les cours E-learning uniquement). Si vous cliquez sur ce bouton, vous serez redirigé vers l’onglet Rapports du cours, qui affiche le Rapport résumé de cours, déjà filtré, pour l’utilisateur sélectionné.
Modifier l'inscription	Modifiez l’inscription de l’utilisateur en changeant le statut de l’inscription (par exemple de en cours à terminé) et gérer la date limite d'inscription et les champs supplémentaires d’inscription. Pour les cours e-learning, vous pouvez également modifier le niveau de l'utilisateur (d'apprenant à formateur). Astuce : pour suivre la raison pour laquelle des inscriptions sont modifiées, vous pouvez envisager de créer un champ supplémentaire d'inscription dédié et non obligatoire de type texte, afin d'assurer le suivi de ces mises à jour. Le chant de texte s'affichera dans le volet latéral Modifier l’inscription sur la droite.
Inscrire à des sessions	Pour les cours ILT/VILT uniquement. Dans le panneau de droite, cochez la case des sessions auxquelles vous souhaitez inscrire l'utilisateur et cliquez sur Inscrire. Pour plus d'informations, référez-vous au chapitre Inscrire les Utilisateurs à Plusieurs Sessions de l'article Inscrire des utilisateurs à des cours ILT et VILT (formation dirigée par un formateur / formation virtuelle dirigée par un formateur).
Réinitialiser la période d'accès	Pour les cours E-learning uniquement. Supprimez la période de validité paramétrée pour visionner un cours, et rendre le cours visible et accessible en continu pour l’utilisateur sélectionné.
Modifier le statut	Changez rapidement le statut d’un utilisateur (par exemple de en cours à terminé). Certains statuts peuvent être désactivés en fonction du statut actuellement assigné à l’utilisateur. Cette fonctionnalité est utilisée également pour inscrire les utilisateurs dans le cours à partir de la liste d’attente.
Envoyer e-mail	Utilisez cette option pour envoyer un e-mail à l’utilisateur sélectionné. Si vous envoyez un e-mail depuis cet espace, un panneau s’ouvre sur la droite de l’écran pour que vous puissiez composer votre message. Saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur, l'adresse e-mail du destinataire en copie (si nécessaire), l'objet du message et composez le message à l'aide des options de formatage disponibles. Lorsque vous intégrez des vidéos dans le message (via un lien ou HTML), n'oubliez pas que le destinataire de l'e-mail peut les visualiser différemment, en fonction de son fournisseur d'accès à l'e-mail. Si une adresse de destinataire en copie est indiquée, ce compte recevra un e-mail distinct pour chaque destinataire en copie carbone. Nous vous suggérons d'effectuer des tests avant d'envoyer le message aux destinataires. Vous pouvez utiliser dans le corps du message les codes courts suivants: [username] = nom d’utilisateur de l’utilisateur sélectionné; [first_name] = prénom de l’utilisateur (si existant); [last_name] = nom de l’utilisateur (si existant); [email] = adresse e-mail de l’utilisateur (si existant); [course_code] = code du cours (si défini) [course_name] = nom du cours; [course_description] = description du cours; [course_link] = lien portant directement au cours si l’utilisateur clique dessus. Une procédure d'arrière-plan est lancée pour traiter les e-mails si le nombre d'e-mails à envoyer est supérieur à 20. → Pour garantir la fiabilité de la livraison des e-mails, l’adresse de l’expéditeur doit utiliser un domaine d’envoi correctement configuré.
Désinscrire	Désinscrivez l’utilisateur du cours. Si cette option est désactivée, cela signifie que l’utilisateur a été inscrit au cours à la suite d'une inscription à un plan de formation (qui contenait ce cours). Dans ce cas, l’utilisateur ne peut pas être désinscrit du cours car cela briserait la logique du plan de formation. Vous devrez d’abord désinscrire l’utilisateur du plan de formation pour que la désinscription du cours soit possible. Veuillez noter que lorsqu’un utilisateur se désinscrit ou est désinscrit d’un cours, le suivi de ses données est conservé dans le cours de sorte que l'utilisateur puisse reprendre le cours là où il l'a laissé s'il s'inscrit ou est ré-inscrit. Si les apprenants terminent le cours avant leur désinscription, lors de leur réinscription (par eux-mêmes ou pa un tiers), leur statut d'inscription passe alors sur Inscrit jusqu'à ce qu’ils interagissent avec le contenu pédagogique pour récupérer leur données de suivi. L’interaction requise dépend du type de contenu : Contenu à achèvement immédiat (comme les pages HTML) : les apprenants n’ont qu’à ouvrir le contenu dans le lecteur de cours. Contenu pédagogique modulaire (SCORM, xAPI...) : les apprenants doivent accéder au lecteur de cours et lancer le contenu. Après l’interaction, la plateforme met à jour le statut de l’inscription au cours, qui passe de En cours à Terminé.

Depuis la page d’inscription, vous pouvez effectuer la même action pour plusieurs inscriptions. Sélectionnez-les en cochant les cases situées près de chaque nom d’utilisateur et cliquez sur Sélectionner une action, en bas à droite de l’écran, afin de modifier rapidement le statut de ces utilisateurs dans le cours, de réinitialiser la date limite d’accès (pour les cours E-Learning), inscrire les utilisateurs à des sessions (pour les cours ILT/VILT) ou envoyer un mail. Au moment d’envoyer un mail à plusieurs destinataires depuis cette page, gardez à l’esprit que le mail sera envoyé aux utilisateurs sélectionnés, indépendamment de leur statut dans le cours. Si vous avez sélectionné des utilisateurs inactifs, ils recevront aussi l’e-mail.

Le menu Sélectionner une action peut aussi afficher un lien vers un site web extérieur. Cliquez sur cette option pour ouvrir le site dans une autre fenêtre, où vous serez en mesure, dans un système externe par exemple, d'indiquer qu'un utilisateur a terminé le cours. Les liens vers des sites externes doit être créé comme champ supplémentaire pour l’inscription de type iframe. Référez-vous à l'article Créer et gérer les champs supplémentaires d'inscription pour en savoir plus sur la création et la gestion de champs supplémentaires liés à l’inscription.

Notes sur le changement du statut d'inscription

S'agissant des cours e-learning, lorsque vous passez le statut d'inscription d'un utilisateur à Utilisateurs en attente, Inscription à confirmer ou Inscrit et que vous avez défini un nombre de jours de validité pour le cours dans l'onglet Options de temps des propriétés du cours et que vous sélectionnez l'option Commencer le calcul depuis la date d'inscription :

Définir la période de validité d’une inscription.

Lorsqu'une fin de validité n'a pas été définie pour l'inscription, la plateforme calcule les dates de début et de fin de l'inscription comme suit :

Début de validité de l'inscription : date et heure où le statut a été modifié
Fin de validité de l'inscription : date et heure où le statut a été modifié additionné du nombre de jours de validité défini dans l'onglet Options de temps.

Gérer les inscriptions aux sessions

Une fois les apprenants inscrits à une session, tel que décrit dans l'article Inscrire des utilisateurs à des cours ILT et VILT, ils sont répertoriés dans l'onglet Inscriptions & évaluations.

Vous accédez à cet onglet en vous rendant sur le cours depuis l'espace de gestion des Cours, puis en allant sur l'onglet Sessions et en cliquant sur le nom d'une session pour la sélectionner. Vous pouvez alors passer à l'onglet Inscription & évaluations.

Sur la page Sessions, vous pouvez cliquer sur l'élément affiché dans la colonne Inscriptions du cours qui indique le nombre d'utilisateurs inscrits.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne pour accéder aux options suivantes :

Modifier l'inscription : lorsque vous cliquez sur cette option, un panneau latéral s'ouvre. La section Détails Inscription vous permet de changer le statut de l'inscription. Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos choix.
Modifier le statut : changer directement le statut d'inscription (ex. de En cours à Terminé). Veuillez noter que certains statuts peuvent être désactivés en fonction du statut actuel de l'utilisateur. La fonctionnalité de changement de statut est également utilisée pour inscrire les utilisateurs à une session depuis la liste d'attente.
Evaluer : cette option est uniquement disponible lorsque l'évaluation/l'achèvement de la session est définie sur Basé sur l'évaluation. Dans le panneau de droite, déterminez si l'utilisateur sélectionné a réussi la session (c'est à dire tous les évènements composant la session) ou pas, ou encore laissez l'option en Non défini quand l'évaluation n'est pas nécessaire ou sera faite plus tard. Saisissez la date à laquelle l'utilisateur a terminé la session pour marquer la session comme terminée. Si besoin, attribuez un score à l'utilisateur, à l'aide de la fenêtre Score et attachez un fichier (tel qu'un certificat). L'option Marquer l'utilisateur comme présent à tous les évènements de la session vous permet de marquer la présence de l'utilisateur pour tous les évènements inclus dans la session sans avoir à le faire pour chaque évènement depuis l'onglet Présence de l'évènement. Enfin, utilisez le champ de texte Évaluation de la performance d'apprentissage pour ajouter des commentaires à l'évaluation. Veuillez noter que les formateurs ne peuvent pas s'évaluer eux-mêmes et ne peuvent pas être évalués par des Superadmins.
Envoyer e-mail : cette option vous permet d'envoyer un e-mail à l'utilisateur. Lorsque vous envoyez un e-mail aux utilisateurs depuis cet espace, un panneau s'ouvre afin que vous puissiez composer votre message. En plus du destinataire et du corps de mail, vous pouvez utiliser des shortcodes listés sous l'espace Message. Une procédure d'arrière-plan est lancée pour traiter les e-mails si le nombre d'e-mails à envoyer est supérieur à 20.
→ L’adresse d'envoi doit utiliser un domaine d’envoi lui-même configuré correctement.
Désinscrire : cette option vous permet de désinscrire l'utilisateur de la session.

Depuis l'onglet Inscriptions & évaluations, vous pouvez effectuer la même action pour plusieurs utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs en cochant la case près du nom d'utilisateur et cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit pour changer le statut des utilisateurs dans la session, évaluer les utilisateurs, désinscrire les utilisateurs de la session ou envoyer un e-mail. Lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs destinataires depuis cette page, veuillez noter que l'e-mail est envoyé à tous les utilisateurs sélectionnés peu importe leur statut. Si vous avez sélectionné des utilisateurs inactifs, l'e-mail leur sera également envoyé.

Importer des inscriptions depuis un autre cours

Vous pouvez importer les inscriptions d'un cours à un autre. Pour cela, accéder au cours depuis la page des cours et cliquez sur Gérer les inscriptions en haut à droite. Sélectionnez Importer les utilisateurs inscrits depuis un cours.

Dans le panneau de droite, sélectionnez le cours depuis lequel vous souhaitez importer les inscriptions ou recherchez-le dans la liste, à l'aide de la fonction Rechercher des Cours. Puis choisissez d'importer tous les utilisateurs indépendamment de leur niveau et de leur statut ou sélectionnez un ou plusieurs niveaux ou statuts à importer. Si besoin, définissez la période de validité de l'inscription avec les dates limites Actif depuis et Actif jusqu'au. La période de validité des inscriptions pour le cours de démarrage est toujours dépassée. Si aucune période de validité d'inscription n'est définie pendant l'importation, il n'y aura pas de période de validité d'inscription pour les inscriptions importées. Cliquez sur Suivant, vérifiez votre sélection et confirmez-la en cliquant sur Envoyer.

Ajouter des formateurs aux cours

Les formateurs sont des parties prenantes importantes des cours, qu’ils soient e-learning, ILT ou VILT – nous vous suggérons, en tant que Superadmin, d’ajouter au moins un formateur par cours, afin entre autres raisons de réduire votre charge de travail manuelle. Les formateurs peuvent être assignés à des cours de différentes manières, selon le type de cours.

Pour les cours e-learning, au moment de l’inscription d’un ou de plusieurs utilisateurs au cours, définissez leur niveau comme Formateur, dans le panneau de droite. Sinon, accédez à l'onglet Inscriptions et identifiez l’utilisateur qui sera identifié comme formateur. Dans la ligne de l’utilisateur, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Modifier l’inscription. Dans le menu déroulant Niveau, choisissez Formateur et confirmez votre action avec la touche correspondante.

Si vous inscrivez les utilisateurs à l’aide de fichiers CSV, créez une colonne Niveau et assurez-vous que le niveau des utilisateurs désignés comme formateurs est bien réglé sur Formateur, dans la colonne Niveau, sur la ligne correspondant à chaque utilisateur.

À noter ! Les formateurs des cours e-learning sont comptés comme utilisateurs inscrits.

Quand vous attribuez des formateurs au cours ILT, ils sont attribués à l’événement ou à la session sans y être inscrits. Vous pouvez associer les formateurs soit à une session soit à un événement :

Formateur de la session. Si vous attribuez un formateur à une session, il sera automatiquement attribué à tous les événements inclus dans la session et pourra en gérer les présences. Si l’option Achèvement session est définie sur Basé sur l'évaluation, il pourra définir si les apprenants ont réussi la session. Le formateur pourra créer et mettre à jour le contenu pédagogique du cours. Pour assigner un ou plusieurs formateurs à une session, au moment de la création ou de la mise à jour de l’utilisateur, identifiez-les dans la section Formateurs session.
Formateur événement. Si vous attribuez un formateur à un événement unique dans une session, il ne pourra gérer les présences que pour l’événement auquel il est assigné et n’aura aucun contrôle sur les autres événements de la session. Les formateurs d'événement ne peuvent ni téléverser ni gérer le contenu pédagogique du cours. Pour assigner un ou plusieurs formateurs à l’événement, au moment de la mise à jour de l’événement, accédez à l’onglet Détails et enfin Formateurs événement.

Champs supplémentaires d'inscription

Les champs supplémentaires d’inscription sont des informations supplémentaires qui sont demandées à l’apprenant au moment de l’inscription à un cours afin de recueillir des informations plus détaillées qui peuvent être nécessaires pour votre entreprise. Ces champs peuvent varier en fonction du contexte de l’inscription. En savoir plus sur les champs supplémentaires d'inscription.

Inscription et listes d’attente

Une fois que les utilisateurs inscrits dans un cours, ou dans une session, ils peuvent se retrouver dans la liste d'attente connexe. En savoir plus sur les listes d’attente.

Power Users et inscriptions

Si l'option Autoriser les Power Users à voir le nombre réel d'utilisateurs inscrits et leur présence dans les propriétés du cours est activée dans les Paramètres avancés de la plateforme, les Power Users verront le nombre réel d'utilisateurs inscrits sur la page de gestion des Cours et l'onglet Sessions, mais ils ne verront que les inscriptions des utilisateurs qui leur ont été attribués en tant que ressources :

Dans l'onglet Inscriptions pour les cours, et
Dans les onglets Inscriptions et évaluations et Événements et présences pour les sessions

Les Power Users auront une visibilité sur tous les compteurs, y compris la liste d'attente des cours, la liste d'attente des sessions et les utilisateurs auxquels aucune session n'a été attribuée, qu'ils aient ou non des ressources et des utilisateurs qui leur sont attribués.

Si l'option est désactivée, le nombre d'inscriptions visibles par les Power Users ne tient compte que des utilisateurs qu'ils gèrent en tant que ressources et non de l'ensemble des utilisateurs.

Veuillez noter qu’outre celles des utilisateurs qui leur sont assigné, les Power Users peuvent également consulter leurs propres inscriptions, même s’ils ne sont pas assignés à eux-mêmes en tant que ressource. Pour en savoir plus, consultez l'article Droits des Power Users > Droits relatifs aux inscriptions.