Inscrire des utilisateurs aux cours et sessions à l’aide de fichiers CSV – Docebo Help & Support

Introduction

Les utilisateurs peuvent être inscrits aux cours et sessions par les Superadmins, ou ils peuvent s’inscrire eux-mêmes. En option, en tant que Superadmin ou Power User avec les permissions accordées, vous pouvez inscrire en masse des utilisateurs aux cours et sessions des cours en formation dirigée (ILT) et attribuer des instructeurs aux sessions via des fichiers CSV, ce qui accélère les procédures d’inscription et d’affectation.

Cet article vous guidera dans la création d’un fichier CSV correctement formaté à cet effet.

D’autres articles dans la base de connaissances fournissent des informations sur la manière de :

Inscrire des utilisateurs à plusieurs cours et sessions à l’aide de fichiers CSV

Pour inscrire des utilisateurs à plus d’un cours, ou à plus d’une session à la fois à l’aide de fichiers CSV, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez au menu Admin en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite de la plateforme, identifiez la section E-learning et cliquez sur Gestion des cours. Cliquez sur Gérer les inscriptions en haut à droite et sélectionnez Gérer les inscriptions via CSV.

Un panneau coulissant Gérer les inscriptions depuis CSV s’ouvrira sur le côté droit de la plateforme. Sélectionnez l’option Inscrire les utilisateurs .

Pour un téléchargement réussi, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Veuillez consulter le tableau suivant pour les valeurs acceptées pour les champs de données des sessions.

Champ de données Docebo Learn	Valeurs CSV acceptables pour le champ	Remarques
username	chaîne de caractères	La liste des utilisateurs à inscrire, identifiés par leurs noms d’utilisateur. Ce champ est obligatoire.
level	student learner tutor instructor (uniquement pour les cours en e-learning)	Le niveau de l’utilisateur dans le cours. Student et learner peuvent être utilisés de manière interchangeable. Ce champ est obligatoire.
course_id	numérique	L’identifiant interne du cours dans la base de données de la plateforme ; il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé. Vous devez inclure soit le course_id soit le course_code dans le fichier CSV pour une importation réussie.
course_code	chaîne de caractères	Code du cours défini dans la plateforme. Vous devez inclure soit le course_id soit le course_code dans le fichier CSV pour une importation réussie.
session_id	numérique	L’identifiant interne de la session dans la base de données de la plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé. Vous devez inclure soit le session_id soit le session_code dans le fichier CSV pour une importation réussie. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription des utilisateurs à un cours, et non à une session.
session_code	chaîne de caractères	Code de la session défini dans la plateforme. Vous devez inclure soit le session_id soit le session_code dans le fichier CSV pour une importation réussie. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription des utilisateurs à un cours, et non à une session.
active_from	AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Exemple : 2022-12-25 00:30:45	Date de début de validité de l’inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire.
active_untill	AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Exemple : 2022-12-25 00:30:45	Date de fin de validité de l’inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire.
timezone		Exprimé selon la base de données des fuseaux horaires IANA (Europe/Rome, etc.). Si non spécifié, le format par défaut est UTC. Ce champ est optionnel et à titre informatif seulement. Il n’impacte pas les dates de début ou de fin d’inscription.
enrollment_attribute	mandatory required recommended optional	Si l’option Afficher les attributs d’inscription est activée dans le menu des paramètres avancés de la plateforme, vous pouvez configurer la priorité d’inscription pour clarifier l’importance du plan d’apprentissage ou pour les apprenants, indiquant s’il est obligatoire, requis, recommandé ou optionnel.
field_<id>	La valeur dépend du type de champ supplémentaire d’inscription : Date : AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Texte : chaîne de caractères Texte libre : chaîne de caractères Liste déroulante : ID de l’élément de la liste déroulante	Identifie les champs supplémentaires d’inscription par leur ID, s’ils ont été configurés sur la plateforme. Ce champ est soit optionnel, soit obligatoire, selon la configuration de chaque champ. Lorsque le champ est obligatoire et demandé uniquement pour une catégorie de cours, vous devez tout de même mapper le champ pour tous les cours, mais il ne sera importé que pour les inscriptions aux cours dans cette catégorie. Les inscriptions des cours appartenant à d’autres catégories seront importées sans le champ supplémentaire obligatoire.

Cliquez sur Télécharger le fichier CSV exemple pour un exemple de formatage de fichier. N’oubliez pas que le fichier exemple inclut toujours tous les champs disponibles. Selon votre cas d’utilisation, toutes les colonnes ne seront peut-être pas nécessaires.

Lorsque votre fichier CSV est prêt, suivez les instructions fournies dans le chapitre Téléchargement du fichier CSV et correspondance des champs de cet article pour continuer.

Une fois le fichier CSV traité, tous les utilisateurs inscrits sont listés dans l’onglet Inscriptions du cours, où vous pourrez modifier les détails de l’inscription.

Inscrire des utilisateurs à un seul cours ou session à l’aide de fichiers CSV

Pour inscrire des utilisateurs à un seul cours, ou aux sessions d’un cours à l’aide de fichiers CSV, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez au menu Admin en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite de la plateforme, identifiez la section E-learning et cliquez sur Gestion des cours.

Trouvez le cours dans la page de Gestion des cours, cliquez sur sa description pour accéder à la zone du cours, puis cliquez sur Gérer les inscriptions en haut à droite et sélectionnez Gérer les inscriptions via CSV.

Un panneau coulissant Gérer les inscriptions depuis CSV s’ouvrira sur le côté droit de la plateforme. Sélectionnez l’option Inscrire les utilisateurs .

Champ de données Docebo Learn	Valeurs CSV acceptables pour le champ	Remarques
username	chaîne de caractères	La liste des utilisateurs à inscrire, identifiés par leurs noms d’utilisateur. Ce champ est obligatoire.
level	learner tutor instructor (uniquement pour les cours en e-learning)	Le niveau de l’utilisateur dans le cours. Ce champ est obligatoire.
session_id	numérique	L’identifiant interne de la session dans la base de données de la plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé. Vous devez inclure soit le session_id soit le session_code dans le fichier CSV pour une importation réussie. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription des utilisateurs à un cours, et non à une session.
session_code	chaîne de caractères	Code de la session défini dans la plateforme. Vous devez inclure soit le session_id soit le session_code dans le fichier CSV pour une importation réussie. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription des utilisateurs au cours, et non à une session.
active_from	AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Exemple : 2022-12-25 00:30:45	Date de début de validité de l’inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire.
active_untill	AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Exemple : 2022-12-25 00:30:45	Date de fin de validité de l’inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire.
timezone		Exprimé selon la base de données des fuseaux horaires IANA (Europe/Rome, etc.). Si non spécifié, le format par défaut est UTC. Ce champ est optionnel et à titre informatif seulement. Il n’impacte pas les dates de début ou de fin d’inscription.
enrollment_attribute	mandatory required recommended optional	Si l’option Afficher les attributs d’inscription est activée dans le menu des paramètres avancés de la plateforme, vous pouvez configurer la priorité d’inscription pour clarifier l’importance du plan d’apprentissage ou pour les apprenants, indiquant s’il est obligatoire, requis, recommandé ou optionnel.
field_<id>	La valeur dépend du type de champ supplémentaire d’inscription : Date : AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Texte : chaîne de caractères Texte libre : chaîne de caractères Liste déroulante : ID de l’élément de la liste déroulante	Identifie un champ supplémentaire d’inscription par son ID, s’ils ont été configurés sur la plateforme. Ce champ est soit optionnel, soit obligatoire, selon la configuration de chaque champ.

Cliquez sur Télécharger le fichier CSV exemple pour un exemple de formatage de fichier. N’oubliez pas que le fichier exemple inclut toujours tous les champs disponibles. Selon votre cas d’utilisation, les colonnes ne seront peut-être pas toutes nécessaires.

Lorsque votre fichier CSV est prêt, suivez les instructions fournies dans le chapitre Téléchargement du fichier CSV et correspondance des champs de cet article pour continuer.

Une fois le fichier CSV traité, tous les utilisateurs inscrits sont listés dans l’onglet Inscriptions du cours, où vous pourrez modifier les détails de l’inscription.

Attribuer des instructeurs aux sessions à l’aide de fichiers CSV

Pour attribuer des instructeurs aux sessions via CSV, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez au menu Admin en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite de la plateforme, identifiez la section E-learning et cliquez sur Gestion des cours.

Trouvez le cours sur la page Gestion des cours, cliquez sur sa description pour accéder à la zone du cours, allez à l’onglet Sessions et cliquez sur le bouton plus en haut à droite, puis sélectionnez l’option Attribuer des instructeurs de session via CSV.

Dans le panneau Importer les instructeurs ILT, glissez-déposez votre fichier CSV dans la zone de téléchargement, ou appuyez sur le bouton Parcourir pour le trouver sur votre appareil.

Champ de données Docebo Learn

Valeurs CSV acceptables pour le champ

Remarques

session_id

numérique

L’identifiant interne de la session dans la base de données de la plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé.

Ce champ est obligatoire.

instructor_user_id

numérique

ID utilisateur de l’instructeur de la session.

Ce champ est obligatoire.

Suivez les instructions dans le chapitre Téléchargement du fichier CSV et correspondance des champs de cet article pour continuer.

Téléchargement du fichier CSV et correspondance des champs

Lorsque votre fichier CSV est prêt, vous pouvez soit le glisser-déposer dans la zone de téléchargement du panneau coulissant, soit cliquer dans cette zone pour trouver le fichier sur votre appareil.

Une fois le fichier téléchargé, appuyez sur le titre Paramètres avancés pour configurer des options supplémentaires. Le système est configuré pour détecter automatiquement le Séparateur de champ nécessaire pour organiser l’information par colonnes. L’information peut être divisée par une virgule, un point-virgule, ou manuellement, selon vos besoins.

Activez l’option pour considérer la première ligne comme un en-tête, si cela correspond au format de votre fichier CSV, et sélectionnez le Charset du fichier dans le menu déroulant. Nous recommandons le charset UTF-8, qui est standard. Veuillez vous rappeler d’utiliser des guillemets pour délimiter le contenu textuel. Appuyez sur Confirmer pour télécharger votre fichier CSV.

Le système traitera ensuite votre fichier CSV. Une fois prêt, vous serez redirigé vers la page Import. Dans la section Profils, vous pouvez sélectionner un profil préconfiguré dans le menu déroulant pour associer une configuration de correspondance précédente à cette importation CSV. Les profils sont associés à l’utilisateur que vous utilisez pour effectuer l’action d’importation. De plus, la liste des profils enregistrés est visible dans d’autres parties de la plateforme telles que les inscriptions des utilisateurs aux cours via CSV.

Appuyez sur le bouton Remplacer le préréglage actuel si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au profil actuel. De plus, vous pouvez mapper manuellement les colonnes aux champs de la plateforme (voir plus bas), puis enregistrer la configuration en appuyant sur le bouton Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la fenêtre pop-up, donnez un nom au profil, puis appuyez sur Enregistrer.

À noter : une fois créé, un profil ne peut pas être supprimé, mais vous pouvez écraser le profil si vous le souhaitez.

La section Aperçu affichera un aperçu du fichier CSV tel que lu par le système. Glissez-déposez les champs dans la section des champs Docebo à gauche pour faire correspondre les champs avec les noms de colonnes de votre fichier CSV.

Une fois que vous avez fait correspondre les champs pour toutes les colonnes dont vous avez besoin, vérifiez toutes les informations sur la page d’importation, puis appuyez sur le bouton Importer en bas de la page. Confirmez les informations dans le message pop-up qui s’affichera, puis appuyez sur Inscrire les utilisateurs.

L’importation se fait via une job procédure d’arrière-plan. En cas d’erreurs, un fichier d’erreur sera disponible au téléchargement. Pour trouver ce fichier, accédez au Menu admin, puis sélectionnez l’élément Procédures d’arrière-plan. Enfin, repérez la procédure dans la liste pour télécharger le fichier.

Récupérer l’ID du cours et l’ID de la session

Vous pouvez récupérer à la fois l’ID du cours et celui de la session à partir de l’URL du cours. Pour ce faire, naviguez vers la page Mes cours et plans d’apprentissage depuis le menu apprenant, cliquez sur la carte d’un cours, et vérifiez son URL.

L’ID du cours est le numéro après course/

https://mylearningplatform.com/learn/course/181/summer-vibes

L’ID de la session est indiqué après session/

https://mylearningplatform.com/learn/course/175/session/158/how-to

Bonnes pratiques

La taille maximale du fichier pour les fichiers CSV est de 3 Mo.
Les Power Users sont autorisés à inscrire des utilisateurs et à attribuer des instructeurs uniquement pour les cours auxquels ils sont affectés.
Si un cours ou une session a une limite d’inscription, l’importation respectera cette limite, et seuls les premiers utilisateurs du fichier CSV seront importés jusqu’à ce que la capacité maximale d’inscription soit atteinte. Une fois la limite atteinte, les utilisateurs supplémentaires seront placés sur la liste d’attente.
Lors du téléchargement des fichiers exemples, les dates sont formatées en AAAA-MM-JJ, mais elles peuvent s’afficher différemment selon le programme que vous avez utilisé pour ouvrir le fichier.
La procédure d’inscription des utilisateurs via CSV n’est pas destinée à gérer aussi le statut des inscriptions. Pour cette raison, lorsque vous inscrivez des utilisateurs via un fichier CSV, le statut d’inscription de l’utilisateur au cours est toujours réinitialisé à inscrit.
Pour les imports CSV qui spécifient une date de fin de validité d’inscription (active_until), s’il y a un changement d’heure été/hiver d’1 heure pendant la période entre : quand l’importation CSV est effectuée → la “date de fin de validité” spécifiée
Alors la “date de fin de validité” sera décalée en conséquence d’une heure.

Conseils et astuces

Vous pouvez utiliser des fichiers CSV pour désinscrire des utilisateurs des cours (et donc de leurs sessions), en suivant la même procédure. La désinscription des utilisateurs des seules sessions via CSV n’est actuellement pas prise en charge.

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