Introduction
Les utilisateurs peuvent être inscrits aux cours et sessions par les Superadmins, ou ils peuvent s’inscrire eux-mêmes. En option, en tant que Superadmin ou Power User avec les permissions accordées, vous pouvez inscrire en masse des utilisateurs aux cours et sessions des cours en formation dirigée (ILT) et attribuer des instructeurs aux sessions via des fichiers CSV, ce qui accélère les procédures d’inscription et d’affectation.
Cet article vous guidera dans la création d’un fichier CSV correctement formaté à cet effet.
D’autres articles dans la base de connaissances fournissent des informations expliquant comment :
- Inscrire des utilisateurs à de cours e-learning
- Inscrire des utilisateurs à des formations dirigées (ILT)
- Gérer des inscriptions
- Gérer les auto-inscriptions et les listes d’attente
Inscrire des utilisateurs à plusieurs cours et sessions à l’aide de fichiers CSV
Pour inscrire des utilisateurs à plus d’un cours, ou à plus d’une session à la fois à l’aide de fichiers CSV, connectez-vous en tant que Superadmin, accédez à Menu de navigation > Contenu et diffusion (dossier) > Cours. Cliquez sur Gérer les inscriptions en haut à droite et sélectionnez Gérer les inscriptions via CSV.
Un panneau coulissant Gérer les inscriptions depuis CSV s’ouvrira sur le côté droit de la plateforme. Sélectionnez l’option Inscrire les utilisateurs .
Pour un téléchargement réussi, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Veuillez consulter le tableau suivant pour les valeurs acceptées pour les champs de données des sessions.
| Champ de données Docebo Learn | Valeurs CSV acceptables pour le champ | Remarques |
|---|---|---|
username |
Chaîne de caractères |
La liste des utilisateurs à inscrire, identifiés par leurs noms d’utilisateur. Ce champ est obligatoire. |
level |
Valeurs possibles :
|
Le niveau de l’utilisateur dans le cours. Astuce : les termes Ce champ est obligatoire. |
course_id |
Numérique |
L’identifiant interne du cours dans la base de données de la plateforme ; il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé. Pour une importation réussie, vous devez inclure soit le course_id (ID du cours), soit le course_code (code du cours) dans le fichier CSV. |
course_code |
Chaîne de caractères |
Code du cours défini dans la plateforme. Pour une importation réussie, vous devez inclure soit le course_id (ID du cours), soit le course_code (code du cours) dans le fichier CSV. |
session_id |
Numérique |
L’identifiant interne de la session dans la base de données de la plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé. Pour une importation réussie, vous devez inclure soit le session_id (ID de session), soit le session_code (code de session) dans le fichier CSV. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription d’utilisateurs à un cours, et non à une session. |
session_code |
Chaîne de caractères |
Code de la session défini sur la plateforme. Pour une importation réussie, vous devez inclure soit le session_id (ID de session), soit le session_code (code de session) dans le fichier CSV. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription d’utilisateurs à un cours, et non à une session. |
active_from |
Exemple : |
Date de début de validité de l'inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire. |
active_until |
Exemple : |
Date de fin de validité de l'inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire. |
timezone |
Exprimé selon la base de données des fuseaux horaires IANA (Europe/Rome, etc.). Sauf indication contraire, le format par défaut est UTC. Ce champ est optionnel et à titre informatif seulement. Il n’impacte pas les dates de début ou de fin d’inscription. |
|
enrollment_attribute |
Valeurs possibles :
|
Si l’option Afficher les attributs d’inscription est activée dans le menu des paramètres avancés de la plateforme, vous pouvez configurer la priorité d’inscription pour clarifier l’importance du plan d’apprentissage ou pour les apprenants, indiquant s’il est obligatoire, requis, recommandé ou optionnel. |
field_{id} |
La valeur dépend du type de champ supplémentaire d’inscription :
|
Identifie les champs supplémentaires d’inscription par leur ID, s’ils ont été configurés sur la plateforme. Ce champ est soit optionnel, soit obligatoire, selon la configuration de chaque champ. Lorsque le champ est obligatoire et demandé uniquement pour une catégorie de cours, vous devez tout de même mapper le champ pour tous les cours, mais il ne sera importé que pour les inscriptions aux cours dans cette catégorie. Les inscriptions des cours appartenant à d’autres catégories seront importées sans le champ supplémentaire obligatoire. |
Cliquez sur Télécharger le fichier CSV exemple pour un exemple de formatage de fichier. N’oubliez pas que le fichier exemple inclut toujours tous les champs disponibles. Selon votre cas d’utilisation, toutes les colonnes ne seront peut-être pas nécessaires.
Lorsque votre fichier CSV est prêt, suivez les instructions fournies dans le chapitre Téléchargement du fichier CSV et correspondance des champs de cet article pour continuer.
Une fois le fichier CSV traité, tous les utilisateurs inscrits sont listés dans l’onglet Inscriptions du cours, où vous pourrez modifier les détails de l’inscription.
Inscrire des utilisateurs à un seul cours ou session à l’aide de fichiers CSV
Pour inscrire des utilisateurs à un seul cours ou aux sessions d’un cours à l’aide de fichiers CSV, connectez-vous en tant que Superadmin, et accédez à Menu de navigation > Contenu et diffusion (dossier) > Cours.
Trouvez le cours dans la page de Gestion des cours, cliquez sur sa description pour accéder à la zone du cours, puis cliquez sur Gérer les inscriptions en haut à droite et sélectionnez Gérer les inscriptions via CSV.
Un panneau coulissant Gérer les inscriptions depuis CSV s’ouvrira sur le côté droit de la plateforme. Sélectionnez l’option Inscrire les utilisateurs .
Pour un téléchargement réussi, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Veuillez consulter le tableau suivant pour les valeurs acceptées pour les champs de données des sessions.
| Champ de données Docebo Learn | Valeurs CSV acceptables pour le champ | Remarques |
|---|---|---|
username |
Chaîne de caractères |
La liste des utilisateurs à inscrire, identifiés par leurs noms d’utilisateur. Ce champ est obligatoire. |
level |
Valeurs possibles :
|
Le niveau de l’utilisateur dans le cours. Ce champ est obligatoire. |
session_id |
Numérique |
L’identifiant interne de la session dans la base de données de la plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé. Pour une importation réussie, vous devez inclure soit le session_id (ID de session), soit le session_code (code de session) dans le fichier CSV. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription d’utilisateurs à un cours, et non à une session. |
session_code |
Chaîne de caractères |
Code de la session défini sur la plateforme. Pour une importation réussie, vous devez inclure soit le session_id (ID de session), soit le session_code (code de session) dans le fichier CSV. N’incluez pas de valeur session_id lors de l’inscription des utilisateurs au cours, et non à une session. |
active_from |
Exemple : |
Date de début de validité de l'inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire. |
active_until |
Exemple : |
Date de fin de validité de l'inscription. Le format par défaut de la date est UTC. Ce champ N’EST PAS obligatoire. |
timezone |
Exprimé selon la base de données des fuseaux horaires IANA (Europe/Rome, etc.). Sauf indication contraire, le format par défaut est UTC. Ce champ est optionnel et à titre informatif seulement. Il n’impacte pas les dates de début ou de fin d’inscription. |
|
enrollment_attribute |
Valeurs possibles :
|
Si l’option Afficher les attributs d’inscription est activée dans le menu des paramètres avancés de la plateforme, vous pouvez configurer la priorité d’inscription pour clarifier l’importance du plan d’apprentissage ou pour les apprenants, indiquant s’il est obligatoire, requis, recommandé ou optionnel. |
field_{id} |
La valeur dépend du type de champ supplémentaire d’inscription :
|
Identifie un champ supplémentaire d’inscription par son ID, s’ils ont été configurés sur la plateforme. Ce champ est soit optionnel, soit obligatoire, selon la configuration de chaque champ. |
Cliquez sur Télécharger le fichier CSV exemple pour un exemple de formatage de fichier. N’oubliez pas que le fichier exemple inclut toujours tous les champs disponibles. Selon votre cas d’utilisation, toutes les colonnes ne seront peut-être pas nécessaires.
Lorsque votre fichier CSV est prêt, suivez les instructions fournies dans le chapitre Téléchargement du fichier CSV et correspondance des champs de cet article pour continuer.
Une fois le fichier CSV traité, tous les utilisateurs inscrits sont listés dans l’onglet Inscriptions du cours, où vous pourrez modifier les détails de l’inscription.
Attribuer des instructeurs aux sessions à l’aide de fichiers CSV
Pour associer des formateurs à des sessions à l’aide de fichiers CSV, connectez-vous en tant que Superadmin, et accédez à Menu de navigation > Contenu et diffusion (dossier) > Cours.
Trouvez le cours sur la page Gestion des cours, cliquez sur sa description pour accéder à la zone du cours, allez à l’onglet Sessions et cliquez sur le bouton plus en haut à droite, puis sélectionnez l’option Attribuer des instructeurs de session via CSV.
Dans le panneau Importer les instructeurs ILT, glissez-déposez votre fichier CSV dans la zone de téléchargement, ou appuyez sur le bouton Parcourir pour le trouver sur votre appareil.
Pour un téléchargement réussi, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Veuillez consulter le tableau suivant pour les valeurs acceptées pour les champs de données des sessions.
| Champ de données Docebo Learn | Valeurs CSV acceptables pour le champ | Remarques |
|---|---|---|
session_id |
Numérique |
L’identifiant interne de la session dans la base de données de la plateforme. Il est déterminé par la plateforme et ne peut pas être modifié ou supprimé. Ce champ est obligatoire. |
instructor_user_id |
Numérique |
ID utilisateur de l’instructeur de la session. Ce champ est obligatoire. |
Cliquez sur Télécharger le fichier CSV exemple pour un exemple de formatage de fichier. N’oubliez pas que le fichier exemple inclut toujours tous les champs disponibles. Selon votre cas d’utilisation, toutes les colonnes ne seront peut-être pas nécessaires.
Suivez les instructions dans le chapitre Téléchargement du fichier CSV et correspondance des champs de cet article pour continuer.
Téléverser le fichier CSV et gérer la mise en correspondance des champs
Lorsque votre fichier CSV est prêt, vous pouvez soit le glisser-déposer dans l’espace de téléchargement du panneau coulissant, soit cliquer dans cette zone pour trouver le fichier sur votre appareil.
Une fois le fichier téléversé, cliquez sur Paramètres avancés pour configurer des options supplémentaires.
À noter : lors de l’importation de votre fichier CSV, vous devez sélectionner manuellement le séparateur de champs utilisé pour organiser les informations en colonnes. Choisissez le délimiteur approprié dans le menu déroulant (par exemple : virgule, point-virgule ou autre caractère) en fonction du format de votre fichier CSV.
Les informations peuvent être séparées par une virgule, un point-virgule ou manuellement, selon vos besoins.
Activez l’option pour considérer la première ligne comme un en-tête, si cela correspond au format de votre fichier CSV, et sélectionnez le Charset du fichier dans le menu déroulant. Nous recommandons le charset UTF-8, qui est standard. Veuillez vous rappeler d’utiliser des guillemets pour délimiter le contenu textuel. Appuyez sur Confirmer pour télécharger votre fichier CSV.
Le système traitera ensuite votre fichier CSV. Une fois prêt, vous serez redirigé vers la page Import. Dans la section Profils, vous pouvez sélectionner un profil préconfiguré dans le menu déroulant pour associer une configuration de correspondance précédente à cette importation CSV. Les profils sont associés à l’utilisateur que vous utilisez pour effectuer l’action d’importation. De plus, la liste des profils enregistrés est visible dans d’autres parties de la plateforme telles que les inscriptions des utilisateurs aux cours via CSV.
Appuyez sur le bouton Remplacer le préréglage actuel si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au profil actuel. De plus, vous pouvez mapper manuellement les colonnes aux champs de la plateforme (voir plus bas), puis enregistrer la configuration en appuyant sur le bouton Enregistrer comme nouveau préréglage. Dans la fenêtre pop-up, donnez un nom au profil, puis appuyez sur Enregistrer.
À noter : une fois créé, un préréglage ne peut pas être supprimé, mais vous pouvez l’écraser si vous le souhaitez.
La section Aperçu affichera un aperçu du fichier CSV tel que lu par le système. Glissez-déposez les champs dans la section des champs Docebo à gauche pour les faire correspondre avec les noms des colonnes de votre fichier CSV.
Une fois que vous avez fait correspondre les champs pour toutes les colonnes dont vous avez besoin, vérifiez toutes les informations sur la page d’importation, puis appuyez sur le bouton Importer en bas de la page. Confirmez les informations dans le message pop-up qui s’affichera, puis appuyez sur Inscrire les utilisateurs.
La procédure d’importation se déroule en arrière-plan. Si des erreurs se produisent, un fichier d’erreurs est disponible à télécharger. Pour trouver ce fichier, accédez à Menu de navigation > Données et analytique (graphique) > Procédures d’arrière-plan. Recherchez la procédure dans la liste et téléchargez le fichier.
Récupérer l’ID du cours et l’ID de la session
Vous pouvez récupérer à la fois l’ID du cours et celui de la session à partir de l’URL du cours. Pour ce faire, naviguez vers la page Mes cours et plans d’apprentissage depuis le menu apprenant, cliquez sur la carte d’un cours, et vérifiez son URL.
L’ID du cours est le numéro indiqué après course/
https://maplateforme.com/learn/course/181/summer-vibesL’ID de session est indiqué après session/
https://maplateforme.com/learn/course/175/session/158/how-toMeilleures pratiques
- La taille maximale du fichier pour les fichiers CSV est de 3 Mo.
- Les Power Users sont autorisés à inscrire des utilisateurs et à attribuer des instructeurs uniquement pour les cours auxquels ils sont affectés.
- Si un cours ou une session a une limite d’inscription, l’importation respectera cette limite, et seuls les premiers utilisateurs du fichier CSV seront importés jusqu’à ce que la capacité maximale d’inscription soit atteinte. Une fois la limite atteinte, les utilisateurs supplémentaires seront placés sur la liste d’attente.
- Lors du téléchargement des fichiers exemples, les dates sont formatées en
AAAA-MM-JJ, mais elles peuvent s’afficher différemment selon le programme que vous avez utilisé pour ouvrir le fichier. - La procédure d’inscription des utilisateurs via CSV n’est pas destinée à gérer aussi le statut des inscriptions. Pour cette raison, lorsque vous inscrivez des utilisateurs via un fichier CSV, le statut d’inscription de l’utilisateur au cours est toujours réinitialisé à inscrit.
- Pour les imports CSV qui spécifient une date de fin de validité d’inscription (champ
active_until), s’il y a un changement saisonnier d’1 heure pendant la période entre l’importation du fichier CSV et la “date de fin de validité” indiquée, la “fin de validité” sera décalée d’une heure en conséquence.
Trucs et astuces
- Vous pouvez utiliser des fichiers CSV pour désinscrire des utilisateurs des cours (et donc de leurs sessions), en suivant la même procédure. La désinscription des utilisateurs des seules sessions via CSV n’est actuellement pas prise en charge.