Presentación

Para poder acceder a la plataforma, los usuarios deben estar registrados y, por tanto, poseer una cuenta. Dependiendo de cómo se haya configurado su plataforma, sus usuarios pueden tener la opción de autorregistrarse o no, siendo la creación de cuentas de usuarios competencia exclusiva de los administradores.
→ Para más información acerca del autorregistro y de cómo configurar estas opciones, consulte el artículo Tipos de registros de usuarios.

Este artículo cubre la creación de usuarios por parte de administradores. Los usuarios pueden ser creados por un Superadministrador o por un Usuario avanzado con los permisos para usuarios requeridos.

Creación de un nuevo usuario

→ Usuario avanzado con los permisos Usuarios/ Vista y Crear

Para crear un nuevo usuario, seleccione Menú de administrador > E-Learning > Usuarios para acceder a la página Gestión de usuarios. A continuación, en la esquina superior derecha, haga clic en el botón más y seleccione Nuevo usuario.

En el panel deslizante, introduzca toda la información en la primera página, Información general. Le recomendamos que rellene todos los campos, aunque no sean obligatorios. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco*. Notas sobre los campos de esta sección:

Nombre de usuario

No puede estar repetido, pero debe ser fácilmente reconocible tanto para usted como para el resto de usuarios. Por razones de seguridad, los nombres de usuario, los nombres y los apellidos se verifican de acuerdo con las pautas de OWASP (se abre en una nueva pestaña) y se limpiarán para evitar inyecciones de código. Este campo está desactivado cuando está activa la opción Use el correo electrónico como nombre de usuario en el menú Ajustes avanzados de la plataforma, para evitar que se cambie su valor a algo que no sea el correo electrónico del usuario.

Nivel

Seleccione el nivel de usuario en el menú desplegable. Más información sobre los niveles de usuarios, roles y estados.

Correo electrónico

Si bien proporcionar una dirección de correo electrónico es opcional, se recomienda hacerlo para recibir boletines de noticias y notificaciones. Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico sean únicas en toda la plataforma; si hay varias cuentas con la misma dirección de correo electrónico, la plataforma enviará las comunicaciones a la primera en orden alfabético, lo que puede causar que se envíen mensajes a la persona equivocada. 

Nombre y apellido(s)

Aunque no sea necesario facilitar el nombre y los apellidos del usuario, se recomienda hacerlo para que se pueda mostrar el nombre completo del usuario en otras áreas de su plataforma, como las notificaciones y los certificados. Por razones de seguridad, los nombres de usuario, los nombres y los apellidos se verifican de acuerdo con las pautas de OWASP (se abre en una nueva pestaña) y se limpiarán para evitar inyecciones de código.

Estado de validación del correo electrónico

Puede establecer los valores de correo electrónico Verificado y No verificado desde el campo desplegable correspondiente. La verificación de las direcciones de correo electrónico es fundamental para la seguridad de la plataforma. Configure el proceso de verificación del correo electrónico habilitando la opción Enviar correo electrónico de verificación en el primer inicio de sesión en la pestaña Usuarios de los Ajustes avanzados de la plataforma y configurando la notificación El correo electrónico del usuario debe verificarse (incluyendo el código abreviado [verification_link]) mediante la aplicación Notificaciones. La plataforma notificará a todos los usuarios con correos electrónicos sin verificar cuando inicien sesión por primera vez.

Contraseña

Puede configurar las opciones de contraseña desde los Ajustes avanzados de la plataforma. Consulte el artículo Gestión de la política de contraseñas para más información sobre la política de contraseñas. Recuerde que, si se alcanza el número máximo de intentos fallidos, se bloqueará todo el acceso al sistema desde la IP pública del usuario durante diez minutos. El Administrador de la plataforma no puede restablecer manualmente el contador.

Obligar a los usuarios a cambiar su contraseña en la primera sesión

Esta opción obliga a los usuarios a cambiar sus contraseñas la primera vez que inicien sesión en la plataforma.

Vencimiento

Establezca una fecha de vencimiento después de la cual el usuario ya no pueda acceder a la plataforma. Pulse el icono del calendario y, a continuación, seleccione una fecha en este para establecer una fecha de vencimiento. Para eliminar la fecha de vencimiento de un usuario, pulse el icono X junto al campo. Más información sobre el vencimiento de los usuarios.

Activar usuario al final del proceso de creación

Esta opción determina si el usuario recién creado tendrá el estado activado (marca de verificación verde) o desactivado (círculo gris) en la gestión de usuarios. Los usuarios desactivados aún no podrán acceder a la plataforma y se les deberá activar manualmente antes: esto puede hacerlo un Usuario avanzado con el permiso Usuarios/Editar. Consulte el artículo sobre los estados de usuarios para más información.

→ Tenga en cuenta que esta opción solo controla el estado que tendrá el nuevo usuario cuando aparezca en la lista de gestión de usuarios. En algunos casos, se coloca a los usuarios recién creados en la lista Usuarios pendientes, en la que deberán ser aprobados antes de pasar a la de gestión de usuarios.

Enviar la notificación El usuario ha sido creado (por el administrador) al nuevo usuario

Esta opción está activa de forma predeterminada. Al crear al nuevo usuario, se enviará la notificación El usuario ha sido creado (por el administrador) a la dirección de correo electrónico que haya añadido para ese usuario. Más adelante encontrará toda la información sobre esta opción en la sección correspondiente.

Idioma

Seleccione el idioma preferido del usuario. El usuario podrá cambiar su idioma preferido desde el menú principal del usuario haciendo clic en el icono del lápiz y accediendo a la sección Preferencias.

Formato de fecha

Seleccione el formato de fecha del usuario en función del idioma. Puede editar el formato de fecha solo si está habilitada la opción Selección personalizada del usuario en la pestaña Fecha y hora desde el elemento Ajustes avanzados en la sección Configuración.

Zona horaria

Seleccione la zona horaria del usuario. Puede editar la zona horaria solo si está habilitada la opción Dejar que el usuario seleccione su zona horaria en la pestaña Fecha y hora desde el elemento Ajustes avanzados en la sección Configuración.

Pulse Siguiente para pasar a la segunda página del panel deslizante, donde podrá asignar al usuario a las ramas del organigrama. Seleccione la carpeta en el árbol de directorios o busque una rama con la barra de búsqueda. Recuerde que, si activó la plataforma después del 21 de octubre de 2019, no podrá asignar un mismo usuario a varias ramas. Una vez realizada la selección, pulse Siguiente.

Establezca los eventuales campos adicionales necesarios en la tercera página del panel deslizante. Una vez seleccionados, vuelva a pulsar Siguiente.

En la sección Información del superior de la cuarta página del panel deslizante, escriba los nombres de los superiores del usuario que esté editando en las áreas de texto correspondientes, por ejemplo, superior directo o superior funcional. Si este usuario no tiene un superior directo, habilite la opción El usuario no tiene un superior directo.

A tener en cuenta: La información relacionada con los tipos de superiores puede visualizarse y administrarse desde la página Administrar tipos de superiores de la página Gestión de usuarios haciendo clic en Administrar equipos y superiores en la esquina superior derecha y seleccionando Administrar tipos de superiores de entre los elementos que aparecen más abajo. Más información sobre cómo administrar tipos de superiores.

Si el usuario no es un superior, puede pulsar Crear usuario en la parte inferior del panel para finalizar el proceso de creación. Pulse Revisión para revisar todos los detalles que haya configurado o pulse Anterior para volver atrás y editar los detalles.

Una vez finalizado el proceso de creación de usuarios, los siguientes pasos son: 

• Si cuenta con el permiso Usuarios/Puede activar usuarios, el usuario recién creado aparecerá directamente en la gestión de usuarios. De lo contrario, el usuario recién creado aparecerá entre los usuarios pendientes. 
• Si el usuario está entre los usuarios pendientes, tendrá que ser aprobado. Esto requiere el permiso Usuarios/Usuarios en espera de la confirmación de suscripción. Una vez aprobado, el usuario pasará a la gestión de usuarios.
• Al llegar a la gestión de usuarios, el nuevo usuario ya estará activado si ha seleccionado la opción Activar usuario al final del proceso de creación. De lo contrario, tendrá que activar al usuario manualmente, lo cual requiere el permiso Usuarios/Editar.

Una vez que el usuario esté en la gestión de usuarios y activado, podrá acceder a la plataforma. Llegados a este punto, puede inscribir al usuario directamente en cursos o asociarle licencias de suscripciones. Tenga en cuenta que solo puede asignar licencias que sean visibles para la rama a la que pertenezca el usuario. Si está creando un superior, consulte la siguiente sección.

Usuarios pendientes

→ Usuarios avanzados con el permiso Usuarios/Usuarios en espera de la confirmación de suscripción

La lista Usuarios pendientes contiene a los usuarios recién creados que deben ser aprobados para que se complete el proceso de creación de usuarios. Entre estos pueden estar:

• Usuarios creados por un Usuario avanzado sin el permiso Usuarios / Puede activar usuarios
• Usuarios autorregistrados para los que se requiera la aprobación del administrador o que aún no hayan hecho clic en el enlace de confirmación. Para más información, consulte el artículo acerca del autorregistro.

A tener en cuenta: Los usuarios creados por un Superadministrador o por un Usuario avanzado con el permiso Puede activar usuarios aparecerán directamente en la lista de gestión de usuarios sin necesidad de que se les apruebe primero en la lista de usuarios pendientes.

Para acceder a Usuarios pendientes, seleccione Menú de administrador > E-learning > Usuarios para abrir la página Gestión de usuarios y, a continuación, haga clic en el icono del reloj (usuarios pendientes) en la esquina superior derecha. 

Para aprobar a un usuario, haga clic en el icono de puntos suspensivos de la fila del usuario y seleccione Aprobar.
→ El usuario será eliminado de esta lista y aparecerá en la lista principal de gestión de usuarios.

De manera similar, puede Rechazar a un usuario, lo que hará que se le elimine de esta lista. Para aprobar o rechazar a múltiples usuarios a la vez, seleccione las casillas de verificación junto a ellos y utilice el botón Elegir una acción en la parte inferior derecha.

Gestión de usuarios

→ Usuario avanzado con permiso Usuarios/ Vista para abrir la página, también con el permiso Usuarios/Editar para gestionar usuarios.

Para acceder a la página de gestión de usuarios, seleccione Menú de administrador > E-learning > Usuarios.
La página enumera a todos los usuarios creados en su plataforma. Tenga en cuenta que no muestra a los usuarios que aún tengan que completar el proceso de creación de la cuenta, que aparecerán en su lugar en la página Usuarios pendientes. 

Para gestionar a un usuario, búsquelo y haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de su fila.

Las siguientes opciones le serán muy útiles:

A tener en cuenta: El usuario staff.support está creado de forma predeterminada en su plataforma. Esta cuenta se utiliza con fines de soporte y no se puede modificar ni eliminar.

Resumen personal del usuario

Acceda al Resumen personal del usuario, ya filtrado para el usuario seleccionado. 

Desvincular la aplicación del autenticador

Si se ha activado la firma electrónica en su plataforma, utilice esta opción para eliminar la asociación entre un usuario y la aplicación de autenticación que este utilice para confirmar su identidad.

Combinar usuario

Utilice esta opción para combinar el perfil del usuario con otro perfil de usuario.

Canal

Utilice esta opción para acceder de forma rápida al canal personal del usuario.

Visualizar panel de control de habilidades

Utilice esta opción para acceder a una versión de solo lectura del Panel de control de habilidades del usuario. Esta opción solo está disponible si el usuario seleccionado ha configurado sus habilidades. Si usted es el superior del usuario seleccionado, tendrá también la posibilidad de sugerir nuevas habilidades y contenido desde esta página y desde la página Descripción general de habilidades del usuario.

Restablecer perfil de habilidades

Si utiliza la Gestión de habilidades de Docebo para gestionar las habilidades de sus usuarios, con esta opción puede restablecer las habilidades asociadas al perfil del usuario.

Iniciar sesión como este usuario / Iniciar sesión como este Usuario avanzado

Utilice esta opción para iniciar sesión como usuario o como Usuario avanzado, dependiendo del nivel del usuario. Más información sobre la suplantación de usuarios y de Usuarios avanzados.

Ir al perfil del usuario avanzado

Si tiene definidos en su plataforma Usuarios avanzados, utilice esta opción para acceder a la página principal del Usuario avanzado.

Editar

En el panel deslizante, edite la información que desee cambiar y pulse Actualizar.

Eliminar

Al llevar a cabo esta acción, el usuario se eliminará. Tenga en cuenta que:

- Los datos de los usuarios eliminados se siguen guardando indefinidamente en la plataforma.
- Tiene la opción de mantener estos datos en modo anónimo con la opción Anonimizar usuarios eliminados de los Ajustes avanzados de la plataforma. Esta opción estará activada de forma predeterminada si activó su plataforma después del 2 de septiembre de 2021.

A tener en cuenta: Para quienes utilicen la integración Docebo VILT para Zoom, versión 3, si un usuario que esté intentando eliminar está configurado como anfitrión de Zoom en un evento VILT existente, no podrá eliminar a dicho usuario de Docebo sin eliminarlo antes de Zoom.

Acciones masivas para usuarios

El Superadministrador puede aplicar una misma acción a una selección de usuarios. En la página principal de Gestión de usuarios, seleccione los usuarios a los que desee aplicar la acción marcando la casilla de verificación junto al nombre de usuario y haciendo clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página. Consulte el artículo al respecto que encontrará en la Base de conocimientos para obtener más información sobre las opciones disponibles respecto a la gestión de usuarios con acciones masivas. 

Creación de un superior

Una vez haya empezado a crear un nuevo usuario, podrá designar a ese usuario como superior en la plataforma y asignar subordinados al usuario. Para hacerlo, acceda a la pestaña Subordinados del panel deslizante cuando esté creando o editando un usuario. En esta página, active la opción Este usuario gestiona subordinados. Introduzca los nombres de los subordinados en la sección Subordinados. Si lo necesita, utilice la barra de búsqueda para buscar usuarios específicos.

Cuando haya terminado, pulse Crear usuario en la parte inferior del panel para finalizar el proceso de creación. Pulse Revisión para revisar todos los detalles que haya configurado o Anterior para volver atrás y editar los detalles. Cuando haya creado el usuario, podrá inscribirlo directamente en cursos o asociarlo a licencias de suscripción. Recuerde que solo puede asignar licencias que sean visibles para la rama en la que se encuentre el usuario.

Quizá tenga que otorgar permisos de superior a más de un usuario a la vez. Para hacerlo, seleccione los usuarios que desee ascender a superiores en la página Todos los usuarios, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccione la opción Dar permisos de superior. Recuerde que esta opción no estará disponible si se seleccionan todos los usuarios mediante el botón Seleccionar todo. En consecuencia, la opción Este usuario gestiona subordinados se activará para todos los usuarios seleccionados. Si se seleccionan más de 100 usuarios, se iniciará una tarea en segundo plano.

De forma opcional, puede utilizar archivos CSV para configurar usuarios como superiores poniendo el campo Es un superior en SÍ y asignar usuarios como subordinados de un superior declarando el nombre de usuario del superior asociado con el usuario mediante el campo Tipo de superior. Más información sobre la importación y gestión de usuarios a través de archivos CSV. 

ID de usuario único

Cuando se haya creado un nuevo usuario, se le dará un ID de usuario único (UUID). Ni el usuario ni el Superadministrador pueden editar dicho ID y no se puede utilizar como credencial para el inicio de sesión. Este campo sirve como identificador técnico para los usuarios y se puede utilizar cuando se devuelvan API y con fines de SSO. Para ver los UUID, acceda a la página Todos los usuarios, pulse el icono Gestión de columnas de la parte superior de la lista de usuarios y, a continuación, pulse el elemento UUID para añadir la columna correspondiente en la tabla.

Se mostrarán los UUID de todos los usuarios en una columna de la tabla de usuarios.

Envío de una notificación a los nuevos usuarios

Al crear un nuevo usuario, puede enviarle una notificación por correo electrónico para avisarle de que tiene una cuenta nueva en la plataforma. Esta opción está activa en el panel deslizante de forma predeterminada durante el proceso de creación del usuario. Al crear el nuevo usuario, se enviará la notificación El usuario ha sido creado (por el administrador) a la dirección de correo electrónico que haya añadido para dicho usuario. Si desea utilizar esta función, recuerde que deberá haberla configurado y activado mediante la aplicación de notificaciones.

Si desactiva esta opción, podrá enviar la notificación más tarde seleccionando a los usuarios en cuestión en la lista de usuarios de la página principal de Gestión de usuarios. Pulse Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccione el elemento Enviar notificación de activación. Con este método puede, además, reenviar correos electrónicos de notificación en caso de que un usuario pierda la notificación original.

A tener en cuenta: El proceso para añadir o modificar miembros de grupos automáticamente funciona fuera de los eventos de la plataforma. Este proceso analiza constantemente los eventos de la plataforma con el fin de comprender si es necesario añadir o eliminar usuarios a o de grupos en función de estos eventos. Por consiguiente, cualquier modificación de un usuario que implique modificaciones del grupo se procesa de forma asíncrona y es posible que la actualización se retrase hasta una hora.