Presentación

Docebo es una red cerrada y protegida; es decir, solo los usuarios registrados pueden acceder a la plataforma. Como superadministrador, tienes la capacidad para elegir entre tres tipos de registro de usuario cuando se cree un nuevo usuario:

• Los usuarios los debe crear y registrar un administrador.
• Los usuarios se pueden registrar directamente mediante un autorregistro.
• Los usuarios se pueden registrar mediante un autorregistro moderado.

La primera opción, en la que es el superadministrador el que tiene que crear y registrar los usuarios, es para quienes necesiten gestionar directamente las actividades de registro de sus plataformas. La segunda y la tercera opción permiten al usuario registrarse y moverse por la red sin restricciones. Consulta este artículo para obtener más información sobre los tipos de registro disponibles. Este manual se centra en los usuarios creados y registrados por el superadministrador.

Creación de un nuevo usuario

Para crear un nuevo usuario, inicia sesión como superadministrador en tu plataforma. Accede al menú de Administrador pasando el puntero del ratón por el icono del engranaje del encabezado. En la sección Aprendizaje en línea, selecciona el elemento Usuarios. En la página principal de los usuarios, pulsa el botón «+» de la parte superior y, a continuación, pulsa el botón Nuevo usuario. 

En el panel deslizante, introduce toda la información en la primera página, Información general. Te recomendamos que rellenes todos los campos, aunque no todos sean obligatorios. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*). Notas sobre los campos de esta sección:

• Nombre de usuario. No puede estar repetido, pero debe ser fácilmente reconocible tanto por ti como por el resto de usuarios. Por razones de seguridad, los nombres de usuario, los nombres y los apellidos se verifican de acuerdo con las pautas de OWASP y se «limpian» para evitar inyecciones de código.
• Selecciona el nivel de usuario en el menú desplegable. Consulta este artículo para obtener más información sobre los niveles de usuario.
• Correo electrónico. Aunque no sea necesario añadir una dirección de correo electrónico, se recomienda que se añada para que puedas enviar boletines de noticias y otras notificaciones por correo electrónico (como por ejemplo las notificaciones de He olvidado mi contraseña).
• Nombre y apellido(s). Aunque no sea necesario facilitar el nombre y los apellidos del usuario, se recomienda que se faciliten para que se puedan mostrar el nombre y los apellidos del usuario en otras áreas de tu plataforma. Por razones de seguridad, los nombres de usuario, los nombres y los apellidos se verifican de acuerdo con las pautas de OWASP y se «limpian» para evitar inyecciones de código.
• Estado de la validación del correo electrónico. Puedes establecer los valores «Verificado» o «No verificado» para los correos electrónicos desde el campo desplegable correspondiente. Consulta este artículo para obtener más información sobre esta opción.
• Contraseña. Puedes configurar las opciones de contraseña desde los Ajustes avanzados de la plataforma. Consulta este artículo para obtener más información sobre la política de contraseñas. Recuerda que, si se alcanza el número máximo de intentos fallidos, se bloqueará el acceso al sistema desde la IP pública del usuario durante diez minutos. El administrador de la plataforma no puede restablecer manualmente este contador.
• Los usuarios deben cambiar sus contraseñas cuando inicien sesión por primera vez. Esta opción obliga a los usuarios a cambiar sus contraseñas la primera vez que inicien sesión en la plataforma.
• Establece una fecha de vencimiento después de la cual el usuario se desactivará automáticamente. Pulsa el icono con forma de calendario y, a continuación, selecciona una fecha del calendario para establecer una fecha de vencimiento. Para eliminar la fecha de vencimiento de un usuario, pulsa el icono «X» que hay al lado del campo. Más información sobre el vencimiento de los usuarios.
• Activar usuario al final del proceso de creación. Al activar esta opción, el usuario se creará en cuanto pulses Crear, después de haber rellenado todas páginas del formulario.
• Enviar al nuevo usuario la notificación «Usuario creado (por el administrador)». Esta opción se activa de forma predeterminada. Al crear el nuevo usuario, se enviará la notificación «Usuario creado (por el administrador)» a la dirección de correo electrónico que hayas añadido para ese usuario. Más adelante, tienes toda la información sobre esta opción en la sección correspondiente.
• Selecciona el idioma preferido del usuario. El usuario podrá cambiar su idioma preferido desde el menú principal del usuario haciendo clic en el icono del lápiz y accediendo a la sección Preferencias.
• Zona horaria.  Selecciona la zona horaria del usuario.

Pulsa Siguiente para pasar a la segunda página del panel deslizante, donde podrás asignar al usuario a las ramas del organigrama. Selecciona la carpeta en el árbol de directorios o busca una rama mediante la barra de búsqueda. Recuerda que, si activaste la plataforma después del 21 de octubre de 2019, no podrás asignar un mismo usuario a varias ramas. Cuando lo hayas seleccionado, pulsa Siguiente.

Establece los campos adicionales necesarios en la tercera página del panel deslizante. Cuando los hayas seleccionado, vuelve a pulsar Siguiente. Si el usuario no es un administrador, puedes pulsar Crear usuario en la parte inferior del panel para finalizar el proceso de creación. Pulsa Revisar para revisar todos los detalles que has configurado o pulsa Anterior para volver atrás y editar los detalles.

Cuando hayas creado el usuario, podrás inscribirlo directamente en cursos o asociarlo a licencias de suscripción. Recuerda que solo puedes asignar licencias que sean visibles para la rama en la que se encuentre el usuario. Si estás creando un administrador, consulta la sección correspondiente más adelante.

Gestión de usuarios

Puedes gestionar los usuarios de la plataforma desde la página Todos los usuarios. Busca al usuario y haz clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila del usuario.

Las siguientes opciones te serán muy útiles:

• Resumen personal del usuario. Accede al Resumen personal del usuario, ya filtrado para el usuario seleccionado. 
• Desvincular de la aplicación del autenticador. Si se ha activado la firma electrónica en tu plataforma, utiliza esta opción para eliminar la asociación entre un usuario y la aplicación de autenticación que este utiliza para confirmar su identidad.
• Combinar usuarios. Utiliza esta opción para combinar el perfil del usuario con otro perfil de usuario. Más información.
• Utiliza esta opción para acceder de forma rápida al canal personal del usuario.
• Restablecer perfil de habilidad. Si utilizas la Gestión de Habilidades de Docebo para gestionar las habilidades de tus usuarios, con esta opción puedes restablecer las habilidades asociadas al perfil del usuario. 
• Iniciar sesión como «Este usuario»/Iniciar sesión como «Este usuario avanzado». Utiliza esta opción para iniciar sesión como usuario o como usuario avanzado, dependiendo del nivel del usuario. Más información sobre la suplantación de usuarios y de usuarios avanzados. 
• Ir a la gestión de usuarios avanzados. Si la aplicación de usuario avanzado está activa en tu plataforma, puedes utilizar esta opción para acceder a la página principal del usuario avanzado.
• Editar. En el panel deslizante, edita la información que quieras cambiar y pulsa Actualizar.
• Eliminar. Si completas esta acción, el usuario se eliminará. Tienes la opción de mantener eliminados en modo anónimo, en la plataforma, los datos de los usuarios, si activas la opción Anonimizar usuarios eliminados en la sección Usuarios de la sección Ajustes avanzados de la plataforma. Recuerda que, si activaste tu plataforma después del 2 de septiembre de 2021, esta opción se activará de forma predeterminada.

El usuario «staff.support» se creará de forma predeterminada en la plataforma. Esta cuenta se utiliza con fines de soporte y no se puede modificar ni eliminar.

Acciones en bloque para usuarios

El superadministrador puede aplicar una misma acción a una selección de usuarios. En la página principal de Administración de usuarios, selecciona los usuarios a los que quieras aplicar la acción marcando la casilla de verificación que hay junto al nombre de usuario y haz clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página. Consulta el artículo sobre este tema que encontrarás en la Base de conocimiento para obtener más información sobre las opciones disponibles respecto a la gestión de usuarios mediante acciones en bloque. 

Creación de un administrador

Cuando estés creando un nuevo usuario, podrás designar a ese usuario como administrador de la plataforma y asignarle subordinados. Para hacer esto, accede a la página Subordinado del panel deslizante cuando estés creando o editando un usuario.

En esta página, activa la opción Este usuario gestiona subordinados. A continuación, en los campos Administrador y Función, introduce en el área de texto el nombre del administrador y la función. Más abajo, marca los subordinados del administrador en la lista de usuarios. Si lo necesitas, utiliza la barra de búsqueda para buscar usuarios específicos.

Puedes, además, añadir la función del usuario, si es un superior directo o un gerente de operaciones. Consulta este artículo para obtener más información sobre cómo usar en tu plataforma la función Mi equipo.

Cuando hayas terminado, pulsa Crear usuario en la parte inferior del panel para finalizar el proceso de creación. Pulsa Revisar para revisar todos los detalles que has configurado o pulsa Anterior para volver atrás y editar los detalles. Cuando hayas creado el usuario, podrás inscribirlo directamente en cursos o asociarlo a licencias de suscripción. Recuerda que solo puedes asignar licencias que sean visibles para la rama en la que se encuentre el usuario.

Nota: Si cambias el administrador de un usuario, se eliminará cualquier evaluación existente programada para dicho usuario, a menos que la evaluación ya esté en curso. Tendrás que esperar 24 horas antes de ver las modificaciones en los cambios de la función y del administrador.

Quizá tengas que otorgar permisos de administrador a más de un usuario a la vez. Para hacer esto, selecciona los usuarios que quieras ascender a administradores en la página Todos los usuarios, haz clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y selecciona la opción Otorgar permiso al administrador. Recuerda que esta opción no estará disponible si se seleccionan todos los usuarios mediante el botón Seleccionar todo. En consecuencia, la opción Este usuario gestiona a subordinados se activará para todos los usuarios seleccionados. Si se seleccionan más de 100 usuarios, se iniciará una tarea en segundo plano.

ID de usuario único

Cuando se haya creado un nuevo usuario, se le dará un ID de usuario único (UUID). Ni el usuario ni el superadministrador pueden editar dicho ID y no se puede utilizar como credenciales para el inicio de sesión. Este campo sirve como identificador técnico para los usuarios y se puede utilizar cuando se devuelvan API y para fines de SSO. Para ver los UUID, accede a la página Todos los usuarios, pulsa el icono Gestión de columnas de la parte superior de la lista de usuarios y, a continuación, pulsa el elemento UUID para añadir la columna correspondiente en la tabla.

Se mostrarán los UUID de todos los usuarios en una columna de la tabla de usuarios.

Envío de una notificación a los nuevos usuarios

Al crear un nuevo usuario, puedes enviarle una notificación por correo electrónico para avisarle de que tiene una cuenta nueva en la plataforma. Esta opción está activa en el panel deslizante de forma predeterminada durante el proceso de creación del usuario. Al crear el nuevo usuario, se enviará la notificación «Usuario creado (por el administrador)» a la dirección de correo electrónico que hayas añadido para ese usuario. Si deseas utilizar esta función, recuerda que deberás haberla configurado y activado mediante la aplicación de notificaciones.

Si desactivas esta opción, podrás enviar la notificación más tarde seleccionando los usuarios en cuestión en la lista de usuarios de la página principal de Gestión de usuarios. Pulsa el icono de puntos suspensivos de la esquina inferior derecha de la página y selecciona el elemento Enviar notificación de activación. Con este método puedes, además, reenviar correos electrónicos de notificación, en caso de que un usuario pierda la notificación original (más abajo tienes un ejemplo).