Presentación

Como superadministrador, quizá tengas que gestionar las habilidades de los usuarios. Es decir, tendrás que asignarles habilidades y evitar que su nivel de conocimientos pierda vigencia. Para ello, deberás comprender qué habilidades necesitan mejorar, buscar contenido que les resulte útil a la hora de alcanzar sus objetivos y mantenerlos motivados. Hablamos de una actividad continuada y a la que hay que dedicar mucho siempre, sobre todo si también tienes que gestionar la plataforma y su contenido.

El objetivo de la Gestión de Habilidades de Docebo es ayudarte a automatizar algunas de las tareas que forman parte del proceso continuado de gestión de habilidades. Tendrás a tu disposición un catálogo de habilidades predefinidas y se implicará a los usuarios en la identificación de sus propias habilidades. Por último, los procesos de la plataforma recopilarán y seleccionarán los contenidos adecuados para cada usuario.

Escenarios de casos prácticos

Contar con canales basados en la IA puede resultar muy útil en diferentes escenarios.

Imaginemos, por ejemplo, que quieres ayudar a tus empleados a mejorar sus habilidades sociales y las habilidades específicas relacionadas con tus productos. En este caso, te interesaría tener dos canales: uno sería el de Habilidades sociales, que contendría exclusivamente cursos para toda la empresa; y el otro sería Habilidades relacionadas con los productos, que tendría contenidos formales e informales y estaría orientado a los equipos de Marketing y de Ventas. Solo el Departamento de Marketing necesitaría acceso a contenidos externos (Docebo Discover).

Para esto, tendrás que hacer lo siguiente:

• Crea dos conjuntos de habilidades con las habilidades que necesites, es decir, con las habilidades sociales y con las habilidades relacionadas con los productos. Las habilidades sociales estarán disponibles para toda la empresa y las habilidades relacionadas con los productos solo estarán disponibles para el equipo de Marketing.  
• Crea tres tipos de canales basados en la IA, como sigue:
  • Un primer canal para habilidades sociales al que puedan acceder todos los empleados. Configura la opción Tipo de contenido como Contenido formal para incluir solo cursos. En el área Conjunto de habilidades, selecciona Habilidades sociales.
  • Un segundo canal para habilidades relacionadas con los productos que solo estará disponible para los equipos de Marketing y de Ventas. Configura la opción Tipo de contenido como Contenido formal y como Contenido informal para incluir tanto cursos como activos. En el área Conjunto de habilidades, selecciona Habilidades relacionadas con los productos.
  • Un tercer canal al que puedes llamar «Contenido de Internet». Configura la opción Tipo de contenido como Contenido externo para incluir contenido externo de Internet. En el área Conjunto de habilidades, selecciona Habilidades relacionadas con el producto y configúralo para que solo pueda acceder el equipo de Marketing.

Recuerda que, para hacer esto, hay que configurar el conjunto de habilidades sociales de modo que todos en la empresa tengan acceso; y el conjunto de habilidades relacionadas con el producto debe configurarse para que solo tenga acceso el equipo de Marketing. 

Activación de la gestión de habilidades en tu plataforma

Cuando la Gestión de Habilidades de Docebo se haya activado e inicies sesión, una ventana emergente te informará sobre la nueva función. Haz clic en Ahora no para posponer la configuración hasta tu siguiente inicio de sesión o para desactivar la ventana emergente. Haz clic en Configuración para empezar a configurarla. No hay límite de tiempo para iniciar la configuración. 

Cuando hagas clic en Configuración, se te redirigirá al área de Gestión de habilidades de tu plataforma. También puedes acceder a esta área desde el menú de Administrador haciendo clic en el elemento Gestión de habilidades de la sección Aprendizaje en línea. 

En la página Gestión de habilidades se muestran los conjuntos de habilidades que hay disponibles en tu plataforma. Puedes personalizar la disposición de la tabla para que aparezcan solo las columnas que te interesan. Para ello, haz clic en el icono Gestión de columnas de la parte superior de la tabla y selecciona las columnas que quieres incluir en la vista de tabla. Utiliza el icono de la cruz para arrastrar y soltar las columnas de la lista y ordenarlas según tus preferencias.

Puedes filtrar el contenido haciendo clic en el icono con forma de embudo de la parte superior de la tabla para ver la lista completa de filtros y hacer tu selección. Los filtros se aplican en tiempo real. Además, puedes utilizar el área de búsqueda de texto libre para buscar conjuntos de habilidades u ordenar las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna. Recuerda que no todas las columnas se pueden ordenar.

Gestión del canal Mis habilidades

La función de gestión de habilidades está estrechamente relacionada con el canal Mis habilidades. Si usas esta función, asegúrate de que el canal esté activado. Para ello, inicia sesión como superadministrador en la plataforma, accede al menú de Administrador mediante el icono del engranaje de la esquina superior derecha y, a continuación, pulsa en el elemento Canales de la sección Aprendizaje en línea. Busca el canal Mis habilidades en la lista de canales de esta página y asegúrate de que la marca de verificación que hay en la fila del canal correspondiente a la columna Publicado esté en verde. 

Al configurar el canal Mis habilidades, además de las opciones generales disponibles para gestionar el canal, debes configurar el modo en que se llena de contenido. Para hacer esto, ve a la sección Configuración de contenido y selecciona los tipos de contenido que quieres que la plataforma recopile y muestre en el canal Mis habilidades . Selecciona una de las opciones disponibles (o más de una):

Contenido formal

El canal recopilará y mostrará cursos formales de acuerdo con las habilidades que cada usuario haya seleccionado. Puedes asignar habilidades a los cursos desde el área Administración de curso. Selecciona el curso y, a continuación, ve a la pestaña Propiedades avanzadas del curso y a la pestaña Habilidades. Tienes más información en el capítulo Asignación de habilidades a cursos de este artículo.

Contenido informal

El canal recopilará y mostrará las aportaciones disponibles en la plataforma de acuerdo con las habilidades que cada usuario haya seleccionado. Este tipo de contenido solo estará disponible si se ha activado Discover, Coach & Share en tu plataforma. Tienes más información en el capítulo Asignación de habilidades a cursos de este artículo.

Contenido externo

El canal recopilará y mostrará contenido de fuentes externas de Internet y lo filtrará para evitar los contenidos inapropiados. Puedes gestionar las fuentes que se utilizan para recopilar este tipo de contenido de la siguiente manera:

• definiendo una lista de fuentes no deseadas (lista de fuentes bloqueadas) que quedarán fuera de la selección de contenido; o 
• creando una lista de fuentes aprobadas (lista de fuentes autorizadas) que la plataforma utilizará para seleccionar contenido, con lo que se restringirá la búsqueda a esta lista de fuentes.

De forma predeterminada, la opción seleccionada será No gestionar fuentes; es decir, la selección de contenido se basará exclusivamente en los filtros predeterminados de la plataforma. Según lo que necesites, selecciona Fuentes de la lista de bloqueadas para establecer una lista de fuentes bloqueadas con aquellas que no quieres que la plataforma utilice para seleccionar contenido; o Fuentes de la lista de autorizadas para buscar contenido únicamente en las fuentes que hayas señalado. Ten presente que, al margen de la opción que selecciones, la función predeterminada de filtrado de la plataforma siempre está activa para evitar contenidos inapropiados.

Introduce las fuentes en las áreas pertinentes. No hace falta incluir prefijos («http://», «https://» o «www») no subdominios.

Recuerda que solo puedes insertar fuentes que estén incluidas en el conjunto de dominios de entre los que Docebo Discover selecciona contenido; las Fuentes de la lista de bloqueadas o las Fuentes de la lista de autorizadas NO se aplican a cualquier sitio web, sino solamente a los de las lista de dominios.

Cuando hayas escrito la tercera letra del dominio, la función de autocompletar te propondrá todos los dominios incluidos en el conjunto de fuentes utilizadas por el canal Mis habilidades que coincidan con el texto que has empezado a introducir. 

Catálogo de habilidades

La función de gestión de habilidades incorpora un catálogo completo de habilidades, dividido en categorías, que abarca la mayoría de los empleos de las industrias más importantes. 

Las habilidades disponibles en dicho catálogo no se pueden editar y tampoco se pueden añadir otras nuevas. Sin embargo, puedes combinarlas para componer conjuntos de habilidades que se ajusten a las necesidades de tu organización y ofrecérselas a los usuarios para que realicen autoevaluaciones. 

Por ejemplo, puedes crear un conjunto de habilidades para las descripciones de trabajo disponibles en tu organización y asignarlas a los usuarios para que realicen autoevaluaciones según sus puestos. 

De forma predeterminada, el catálogo completo de habilidades está disponible como un conjunto de habilidades llamado Todas las habilidades en el área de Gestión de habilidades de tu plataforma. 

Creación y gestión de conjuntos de habilidades

Para crear y gestionar los conjuntos de habilidades de tu plataforma, accede al menú de Administrador mediante el icono del engranaje de la esquina superior derecha y haz clic en el elemento Gestión de habilidades de la sección Aprendizaje en línea. En esta página tienes todos los conjuntos de habilidades que ya hay configurados en tu plataforma. 

El conjunto Todas las habilidades está disponible en tu plataforma de forma predeterminada y recopila todas las habilidades disponibles en el catálogo de habilidades. No puedes editar su contenido, pero puedes gestionar la información y la visibilidad, tal y como se describe más adelante en este capítulo. Por lo demás, es posible que en tu plataforma haya más de un conjunto de habilidades disponibles, dependiendo de tu industria. Estos conjuntos se gestionan como cualquier otro conjunto de habilidades que hayas creado manualmente. 

Para crear un conjunto nuevo, haz clic en el botón Nuevo conjunto de habilidades de la esquina superior derecha. En el panel derecho, introduce un nombre para el conjunto y pulsa Crear y editar para acceder al área de configuración del conjunto. 

El área de configuración del conjunto se divide en dos pestañas: Propiedades y Habilidades asignadas. 

La pestaña Propiedades se divide en dos secciones: General y Visibilidad. Utiliza la pestaña General para gestionar el nombre y la descripción del conjunto. El campo Asignación de habilidades no es editable y se queda fijo en Selección de habilidades cuando un conjunto de habilidades se crea manualmente. 

El área Canalglobal muestra el canal al que la plataforma subirá de manera continuada el contenido necesario para mejorar las habilidades de tus usuarios.

Aquí puedes asignar canales basados en la IA al conjunto de habilidades seleccionado: para ello, haz clic en el botón Asignar canal basado en la IA de los canales del panel derecho que quieras asignar y haz clic en Asignar.

No olvides que también es posible asignar diferentes conjuntos de habilidades a un canal basado en la IA desde la página de Gestión de canalesal crear y editar un canal.

Ve a la pestaña Visibilidad para establecer si el conjunto de habilidades estará disponible para todos los usuarios de los grupos o las ramas o solo para los usuarios de los grupos o las ramas que hayas seleccionado. No se puede asignar un conjunto de habilidades a un solo usuario. 

Solo los usuarios incluidos en grupos o en ramas pueden beneficiarse de esta característica.

En el área Habilidades asignadas se muestran las habilidades asociadas al conjunto. Desde aquí, puedes asignar habilidades al conjunto o anular dicha asignación. Para añadir habilidades al conjunto seleccionándolas del catálogo de habilidades, haz clic en el botón Agregar habilidades del catálogo de la esquina superior derecha y selecciona las habilidades de acuerdo con las categorías y las descripciones de trabajos disponibles. Selecciona las habilidades que quieres agregar al conjunto marcando las casillas de verificación que hay junto a los nombres de las habilidades y haz clic en Agregar habilidades para finalizar la operación.

Las habilidades asignadas a un conjunto aparecen en la pestaña Habilidades asignadas. Para anular la asignación de una habilidad a un conjunto, haz clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila de las habilidades y selecciona Anular la asignación de la habilidad. Si anulas la asignación de una habilidad a un conjunto de habilidades, los usuarios asignados a esa habilidad perderán todo el contenido relacionado con la habilidad.

Puedes anular la asignación de varias habilidades a un conjunto al mismo tiempo. Para esto, selecciónalas marcando las casillas de verificación que hay junto al nombre, haz clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y selecciona Anular la asignación al conjunto de habilidades. 

Los contadores Usuarios asignados y Contenidos asignados reflejan, respectivamente, el número de usuarios que se han asignado la habilidad y el número de unidades de contenido —tanto cursos formales como activos— asignadas a la habilidad. 

Cuando lo tengas todo listo, haz clic en Guardar cambios para confirmar los cambios que hayas realizado en el conjunto de habilidades. Cuando se crea un conjunto de habilidades, este aparecerá en la página Gestión de habilidades y su estado será No publicado; es decir, no estará disponible para los usuarios de la plataforma. No olvides cambiar el estado a Publicado en la barra de publicación para que esté disponible en tu plataforma.

Puedes editar o eliminar el conjunto de habilidades en cualquier momento haciendo clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila de conjuntos y seleccionando la opción correspondiente. 

Eliminación de un conjunto de habilidades

Para eliminar un conjunto de habilidades, entra en la página Gestión de habilidades, haz clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila de conjuntos y selecciona la opción correspondiente.

Si eliminas un conjunto de habilidades, los usuarios que hayan seleccionado las habilidades incluidas en el conjunto dejarán de estar asociados con dichas habilidades y con el contenido relacionado con las habilidades que hubiera en la página del canal Mis habilidades. 

Nota: Si eliminas una habilidad de un conjunto de habilidades, los usuarios que hayan seleccionado esa habilidad la seguirán teniendo asociada a sus perfiles.

Asignación de habilidades a cursos

Para asignar habilidades a un curso, ve al área Administración de curso del menú de Administrador, localiza el curso en la página Administración de curso y haz clic en su descripción para entrar en el modo de edición. Ve a la pestaña Propiedades, a la pestaña vertical Detalles y al área Habilidades asociadas.

Desde aquí, puedes añadir al curso habilidades de forma manual o importar las habilidades asignadas a otro curso de la plataforma. Puedes asociar hasta 50 habilidades por curso.

• Añadir habilidades manualmente. Para añadir habilidades manualmente, haz clic en Asociar habilidades y, a continuación, selecciona las habilidades que te interesen en el panel derecho. Utiliza los filtros del panel para explorar las habilidades en función de lo que necesites. Haz clic en Seleccionar para completar la acción.
• Importación de habilidades de otro curso.Haz clic en Importar desde el cursoy, en el panel que se abrirá a la derecha, selecciona el curso desde el que quieres importar las habilidades. Haz clic en Seleccionar para continuar.

Asignación de habilidades a activos

Para asignar habilidades a un activo, después de subirlo mediante la función Compartir contenido, haz clic en el menú de puntos suspensivos del final del área de activos de la página Compartir contenido y haz clic en Editar activo.

Ve al área Habilidades e introduce los nombres de las habilidades que quieras asignar al activo. Puedes asignar hasta 50 habilidades a cada activo y 15 a cada curso. Ten presente que si escribes un sinónimo de la habilidad principal, se te sugerirá siempre la habilidad principal.

No solo eso, la inteligencia artificial analizará el contenido lectivo, identificará frases clave y creará automáticamente etiquetas para tus habilidades. Esto supone que las habilidades pueden introducirse de forma manual o las puede calcular automáticamente la inteligencia artificial y seleccionarlas en consecuencia. Gracias a esto, es más sencillo añadir habilidades a tu contenido.

Autoasignación de habilidades por parte de los usuarios

Siempre que un conjunto de habilidades se active o se asocie a un grupo o a una rama de usuarios, aparecerá una ventana emergente desde la que se pedirá a los usuarios de ese grupo o de esa rama que seleccionen aquellas habilidades que posean y que no estén en el conjunto. A continuación, deberán realizar una autoevaluación de las mismas. Más información.

Restablecimiento de las habilidades de tus usuarios

Si has asignado habilidades incorrectas a alguno de tus usuarios, puedes restablecer sus habilidades desde la página Administración de usuarios. Localiza el perfil que buscas, haz clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila y selecciona la opción Restablecer perfil de habilidad. En una ventana emergente aparecerán el nombre del usuario y un resumen de las habilidades que haya seleccionado. Haz clic en Restablecer para confirmar tu acción. 

Puedes realizar la misma acción en varios usuarios al mismo tiempo seleccionándolos mediante la casilla de verificación que hay junto a sus nombres. Después, haz clic en Elegir opción en la esquina inferior derecha de la tabla y selecciona Restablecer perfil de habilidad. Haz clic en Restablecer para confirmar tu acción.

Nota: Si los usuarios que has seleccionado no habían seleccionado esas habilidades o ese empleo, no será posible restablecer sus habilidades.