Presentación

Los usuarios pueden clasificarse en su plataforma en función de los grupos o las ramas del organigrama. Los grupos son útiles cuando hay un conjunto de usuarios con características diferentes de las que determinan las ramas del organigrama. Puede crear grupos de forma manual o mediante reglas automáticas.

A tener en cuenta antes de comenzar: El proceso para añadir o cambiar miembros de grupos funciona a partir de los eventos de la plataforma. Se analizan constantemente los eventos de la plataforma con el fin de saber si es necesario añadir o eliminar usuarios a o de grupos tomando como base dichos eventos. 

Este proceso conlleva el hecho de que cualquier modificación de los usuarios que implique modificaciones del grupo se procesará de forma asíncrona y es posible que cambie el tiempo necesario para actualizar la población del grupo en función de las actividades en curso en la plataforma y los procesos en ejecución simultáneos. 

Si su empresa quiere ofrecer una experiencia dinámica y personalizada a los diferentes tipos de usuarios, debe identificar, como Superadministrador, segmentos de usuarios concretos de la plataforma para definir una audiencia a la que aplicar las distintas acciones de administración, como la inscripción en cursos, la visibilidad del catálogo de cursos, la visibilidad de páginas o menús, la elaboración de informes o el envío de notificaciones.

Para identificar segmentos de usuarios concretos, puede configurar varios campos adicionales de usuarios distintos que recojan atributos de usuario importantes. Dichos campos pueden incluir información como el cargo, la fecha de contratación, el departamento, la ubicación, el superior, el producto, el estado del empleado o cualquier otra información de la plataforma cuyo registro pueda ser relevante. Al asociar estos atributos a cada usuario, puede definir grupos con asignación automática para automatizar el proceso de identificación de un segmento de usuarios. Puede configurar grupos de largo alcance que contengan una sola regla (por ejemplo, en el grupo "Ventas" debe estar cualquiera cuyo cargo contenga la palabra "Ventas") o bien grupos más delimitados con varias reglas (por ejemplo, en el grupo "Empleados nuevos del equipo de Ventas de Los Ángeles", deben estar todos los usuarios cuya ubicación sea Los Ángeles, con un cargo en Ventas y cuya fecha de contratación sea posterior a una fecha determinada). Como Superadministrador, al crear varios grupos puede definir fácilmente distintos segmentos de usuarios para usarlos en la plataforma.

Creación de grupos

Para crear un grupo nuevo, inicie sesión como Superadministrador en la plataforma y acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma. En el Menú de administrador, pulse el elemento Grupos de la sección E-Learning.

 En la página principal de Grupos, pulse el botón más de la esquina superior derecha. En el panel derecho Nuevo grupo, asigne un nombre al grupo y, si lo desea, una descripción. A continuación, seleccione la política para el proceso de incorporación de usuarios al grupo —manual o automática— y pulse Crear y editar.

Cómo añadir usuarios a los grupos de forma manual

Si ha seleccionado la opción de asignar usuarios al grupo de forma manual, cuando haya creado el grupo, vaya a la pestaña Usuarios y haga clic en Asignar usuarios en la esquina superior derecha. Ahora, elija si desea incorporar usuarios al grupo seleccionándolos uno a uno, copiando los usuarios que ya estén asignados a otros grupos o copiando los usuarios de una rama.

Puede repetir varias veces el procedimiento de incorporación de usuarios al grupo utilizando diferentes opciones.

Una vez añadidos los usuarios al grupo, aparecerán en la pestaña Usuarios de la página principal del grupo. Para eliminar a un usuario del grupo, coloque el puntero del ratón al final de la fila de usuarios, haga clic en el botón de puntos suspensivos y seleccione Eliminar.

Para eliminar del grupo a varios usuarios a la vez, selecciónelos marcando la casilla de verificación junto a sus nombres. A continuación, haga clic en el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la página y seleccione Eliminar.

Para exportar la lista de usuarios en formato CSV, haga clic en el botón Exportar la lista de usuarios como CSV de la esquina superior derecha.

A tener en cuenta: Se puede asignar un usuario a más de un grupo. Se puede añadir o eliminar a usuarios a o de un grupo en cualquier momento.

Grupos automáticos

Los grupos automáticos le permiten crear grupos dinámicos que se rellenan con usuarios que cumplen con una o varias condiciones. Gracias a estos automatismos, también se elimina automáticamente a usuarios de los grupos automáticos cuando dejan de cumplir con las condiciones para su inclusión en los mismos.

Al crear un grupo automático, tras introducir el nombre y la descripción del grupo llegará a la página Propiedades del grupo. Puede editar el nombre y la descripción del grupo en cualquier momento desde la sección General.

En la sección Opciones, decida si desea excluir a los usuarios desactivados de la incorporación al grupo mediante condiciones automáticas. Podrá seguir añadiendo a usuarios desactivados de forma manual, tal y como se describe en el capítulo Gestión manual de grupos automáticos de este artículo.

Vaya al área Elegibilidad para crear las condiciones de incorporación automática al grupo. Se añadirá o eliminará a los usuarios a o del grupo automáticamente en función de las condiciones que configure.

Para favorecer la gestión automática del grupo, las condiciones aparecen agrupadas en conjuntos. Puede establecer hasta 50 conjuntos de condiciones, y cada uno puede incluir hasta 10 condiciones.

Defina para cada conjunto si el usuario debe cumplir con todas las condiciones del conjunto o al menos una de ellas para ser añadido al grupo. Al trabajar con varios conjuntos, también puede definir si debe cumplirse con todos ellos o con al menos uno para añadir usuarios al grupo.

Añada un nuevo conjunto haciendo clic en Nuevo conjunto.

En el panel derecho, haga clic en el menú desplegable Condición y seleccione una de las siguientes opciones:

Condiciones basadas en el estado de inscripción Utilice esta condición para asignar usuarios al grupo en función de su estado en un curso. Por ejemplo, tal vez desee incluir a todos los usuarios que hayan completado el curso de incorporación de Atención al cliente en el grupo de Atención al cliente. Más información sobre la inscripción de usuarios en cursos.

Condiciones basadas en ramas Utilice esta condición para asignar usuarios al grupo en función de la rama a la que pertenezcan. En caso de que se seleccionen varias ramas, los usuarios cumplirán con los requisitos de idoneidad para el grupo si pertenecen a cualquiera de las ramas incluidas. Si la rama seleccionada incluye subramas, no se seleccionarán de forma predeterminada. Para incluir todas las subramas en la regla, haga clic dos veces en la casilla de verificación junto a la rama o selecciónelas una a una haciendo clic en la flecha del final de la fila de la rama y eligiéndolas.

Condiciones basadas en campos adicionales del usuario Utilice esta condición para asignar usuarios al grupo en función del valor de uno de los campos adicionales del usuario. Cuando seleccione esta opción, utilice el menú desplegable para seleccionar el campo adicional del usuario y seleccione el valor que se usará como la condición para pertenecer al grupo. El tipo de valor y los valores en sí dependen de la configuración de los campos adicionales. Para los campos de texto, de fecha y desplegables, puede utilizar un operador para ajustar la condición y establecer: Si el valor de texto debe incluir un término (operador contiene), ser el término exacto (operador es igual a) o ser cualquier cosa diferente del término (operador no es igual a). Tanto el operador es igual a como el no es igual a le permiten seleccionar hasta 10 valores, mientras que el operador contiene le permite seleccionar un único valor. Si el campo de fecha debe ser una fecha específica (operador el), ser posterior a una fecha (operador es posterior a), ser anterior a una fecha (operador es anterior a) o estar dentro de un periodo (operador está en el rango). Si el valor del menú desplegable debe ser el valor seleccionado (operador el valor es) o ser cualquier cosa diferente del valor seleccionado (operador el valor no es). Puede seleccionar hasta 10 valores. Si el número de campos adicionales del usuario supera los 250, solo se enumerarán en el menú desplegable y podrán seleccionarse los primeros 250. Si un campo adicional del usuario no aparece enumerado en el menú desplegable, búsquelo escribiendo su nombre y seleccionándolo de entre los resultados propuestos. Tenga en cuenta que el campo adicional de usuario Código fiscal no está disponible para el rellenado de grupos automáticos.

Condiciones basadas en campos de usuario Utilice esta condición para asignar usuarios al grupo tomando como base los campos de usuario estándar: Correo electrónico: Asigne automáticamente usuarios al grupo en función de si sus direcciones de correo electrónico contienen la palabra clave que haya introducido después de seleccionar esta opción. Puede introducir una palabra clave por cada condición que configure. Idioma: Asigne automáticamente usuarios al grupo en función del idioma que hayan seleccionado en el área Mi perfil. Tenga presente que, si los usuarios no seleccionan un idioma, la plataforma les asignará automáticamente el idioma que se haya establecido como predeterminado para la plataforma en la Herramienta de localización.

Añada al conjunto las condiciones y determine si deben cumplirse todas ellas o al menos una para añadir usuarios al grupo seleccionando Deben cumplirse todas las condiciones o Debe cumplirse una condición como mínimo en la esquina superior derecha del panel Nuevo conjunto de condiciones. Haga clic en Crear para confirmar su creación.

Para crear distintos conjuntos, repita el procedimiento de creación de conjuntos. Si tiene más de un conjunto de condiciones, seleccione si deben cumplirse todos ellos o al menos uno para añadir usuarios al grupo. Puede hacerlo con el menú desplegable de la esquina superior derecha del área Gestionar condiciones.

Cuando haya configurado todos los conjuntos de condiciones, haga clic en Guardar cambios para iniciar la incorporación automática de usuarios al grupo. Los usuarios se añadirán al grupo si cumplen con las condiciones que haya establecido y aparecerán en la pestaña Usuarios. Su método de asignación se establecerá como Automático. Recuerde que el procedimiento de incorporación automática también tiene en cuenta a los usuarios desactivados y caducados a menos que seleccione la opción Eliminar usuarios desactivados del grupo en la sección Opciones.

A tener en cuenta: El tiempo necesario para completar la incorporación de usuarios al grupo puede variar en función de las actividades en curso en la plataforma, de las reglas de inscripción automática establecidas para el grupo y del número de usuarios implicados en la creación del grupo.

Una vez rellenado el grupo por primera vez, el procedimiento de incorporación automática supervisará constantemente los eventos de la plataforma para mantener alineados a los miembros del grupo.

Para exportar la lista de usuarios en formato CSV, haga clic en el botón Exportar la lista de usuarios como CSV de la esquina superior derecha.

Puede editar o eliminar el conjunto de condiciones en cualquier momento pasando el puntero del ratón por la esquina superior derecha del conjunto, haciendo clic en el icono de puntos suspensivos y seleccionando Editar o Eliminar. El proceso de incorporación de usuarios al grupo volverá a calcularse desde el principio cada vez que edite o elimine cualquiera de las condiciones que haya configurado.

Las últimas 10 versiones de las condiciones de idoneidad para el grupo se guardan en la pestaña Historial. Recuerde que no podrá implementar versiones anteriores. Si necesita revertir los cambios, tendrá que volver a configurar los conjuntos de forma manual.

Gestión manual de grupos automáticos

Los usuarios se incorporan automáticamente a los grupos automáticos en función de los conjuntos de condiciones que haya configurado. Aun así, puede añadir o eliminar usuarios de ellos de forma manual.

Para añadir usuarios a un grupo de forma manual, haga clic en el nombre del grupo de la página de gestión de Grupos y vaya a la pestaña Usuarios. Haga clic en el botón Asignar usuarios de la esquina superior derecha y elija si desea incorporar usuarios al grupo seleccionándolos uno a uno, copiando los usuarios ya asignados a otros grupos o copiando los usuarios de una rama. Puede repetir varias veces el procedimiento utilizando diferentes opciones. Haga clic en Confirmar para añadir a los usuarios al grupo.

 Si se añaden usuarios a un grupo automático de forma manual, el método de asignación se establecerá como Manual. Los usuarios que se añadan de forma manual no estarán sujetos a la incorporación automática que se efectúa en función de las condiciones. Aunque no cumplan con los requisitos de incorporación, permanecerán en el grupo hasta que elimine el método de asignación manual, para lo cual deberá hacer clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila de los usuarios y seleccionar la opción Eliminar la asignación manual.

Si elimina el método de asignación manual para un usuario, dicho usuario se eliminará del grupo, salvo que cumpla con las condiciones que haya definido para la incorporación automática de usuarios al grupo. En tal caso, el usuario permanecerá en el grupo y su método de asignación se establecerá como Automático.

 Si desea asignar un usuario a un grupo automático y que permanezca siempre en el grupo, aunque no cumpla con las condiciones de incorporación al mismo, cambie el método de asignación del usuario a manual haciendo clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila del usuario y seleccionando la opción Cambiar a asignación manual.

Para eliminar del grupo a varios usuarios a la vez, o para cambiarlos al método de asignación manual, selecciónelos marcando la casilla de verificación junto a sus nombres. A continuación, haga clic en el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la página y seleccione la opción pertinente.

Gestión de grupos

Puede gestionar tanto grupos manuales como automáticos desde la página principal de Grupos. Los grupos solo pueden gestionarse de forma individual, no es posible ejecutar la misma acción sobre una selección de grupos. Haga clic en el menú de puntos suspensivos del final del grupo para editar, duplicar o eliminar el grupo.

Al duplicar un grupo manual, puede establecer si copiar a los usuarios del grupo fuente como usuarios del nuevo grupo. Al duplicar un grupo automático, no se copia a los usuarios, sino que se vuelven a procesar las reglas para incorporar usuarios al nuevo grupo seleccionando la opción de asignar las mismas condiciones de elegibilidad. De manera opcional, puede elegir copiar los usuarios añadidos manualmente.

Puesto que los Usuarios avanzados no pueden crear grupos automáticos, no pueden duplicarlos. Los Usuarios avanzados solo pueden duplicar grupos manuales.

Cómo asociar usuarios a grupos mediante archivos CSV

Como Superadministrador, puede asociar usuarios a grupos manuales o automáticos mediante archivos CSV. Para ello, haga clic en el nombre del grupo de la página de gestión de Grupos y pulse el botón Gestionar asociaciones de grupo a través de CSV de la esquina superior derecha de la página. 

Se abrirá un panel deslizante en el lado derecho de la página para que suba el archivo CSV. Para que la subida se lleve a cabo correctamente, es importante crear un archivo CSV con el formato adecuado. Descargue el CSV de ejemplo para tener un ejemplo del formato del archivo. Cuando tenga listo el archivo, arrástrelo y suéltelo en la sección de subida de archivos del panel deslizante o haga clic en el área de subida para localizar el archivo. Recuerde que el tamaño máximo para los archivos CSV es de 3 MB.

Cuando haya subido el archivo, pulse el título Ajustes avanzados para configurar las opciones adicionales. El sistema está configurado para detectar automáticamente el Separador de campos que hace falta para organizar la información por columnas. La información se puede dividir con una coma, con un punto y coma o de forma manual, en función de lo que necesite.

Marque la opción de considerar la primera fila como encabezado, si es que esto se ajusta al formato de su archivo CSV, y seleccione el Conjunto de caracteres del archivo en el menú desplegable. Recomendamos el conjunto de caracteres UTF-8, que es el estándar. No olvide utilizar comillas para delimitar el contenido de texto. Pulse Confirmar para subir su archivo CSV.

A continuación, el sistema procesará su archivo CSV. Cuando esté listo, se le redirigirá a la página de asignación de campos. En la sección Perfiles, puede seleccionar un valor predeterminado en el menú desplegable para asociar una configuración de asignación anterior a la importación de este CSV. Pulse el botón Sobrescribir el valor predeterminado actual si desea guardar los cambios con los valores predeterminados actuales. Además, puede asignar manualmente las columnas a campos de la plataforma (más información a continuación); después, guarde la configuración pulsando el botón Guardar este valor predeterminado como nuevo. En el cuadro emergente, introduzca un nombre para el valor predeterminado y, a continuación, pulse Guardar.

En la sección Vista previa, arrastre y suelte los campos en la sección Campos Docebo de la izquierda para que coincidan con los nombres de las columnas del archivo CSV y, a continuación, pulse el botón Asociar usuarios de la parte inferior de la página. Confirme la información del mensaje emergente que aparecerá y, a continuación, haga clic en Asociar usuarios.

La asociación se llevará a cabo como una tarea en segundo plano. En caso de que se produzca algún error, podrá descargar un archivo de error. Para encontrar este archivo, acceda al Menú de administrador y, a continuación, seleccione el elemento Tareas en segundo plano. Busque la tarea en la lista para descargar el archivo.

Los usuarios importados aparecerán en la pestaña Usuarios del grupo. El método de asignación de estos usuarios se establecerá como Manual.

Administración de grupos por parte de Usuarios avanzados

En función de los permisos que haya asignado el Superadministrador, los Usuarios avanzados pueden tener algunos permisos de administración en los grupos.

• Si un perfil de Usuario avanzado tiene permisos de Vista de los grupos, los Usuarios avanzados asignados a dicho perfil solo podrán ver los grupos que se les hayan asignado.
• Si el perfil tuviera permisos Editar, los Usuarios avanzados podrán editar los nombres y las descripciones de los grupos tanto en los grupos manuales como en los automáticos. En el caso de los grupos manuales, también podrán añadir o eliminar a los usuarios para los que tengan visibilidad dentro y fuera del grupo. No podrán editar las condiciones de incorporación de usuarios de los grupos automáticos.
• Si el perfil de Usuario avanzado tiene permisos Crear, los Usuarios avanzados asociados con el perfil solo podrán crear grupos manuales. La opción Creación automática no estará disponible para ellos en el momento de la creación del grupo.

Consejos y trucos

Considere configurar la notificación Usuario suscrito a un grupo para informar a los usuarios de que se les ha añadido a un grupo. La notificación puede hacer las veces de mensaje de bienvenida, o bien puede utilizarla para incluir información o instrucciones concretas en relación con el grupo en sí. La notificación funciona tanto para los grupos manuales como para los automáticos.