Presentación

Los usuarios se pueden clasificar en tu plataforma en función de los grupos o de las ramas del organigrama. Los grupos son útiles cuando hay un conjunto de usuarios con características diferentes de las establecidas por las ramas del organigrama. Puedes crear grupos de forma manual o mediante reglas automáticas.

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Casos prácticos

Si tu empresa quiere ofrecer una experiencia dinámica y personalizada a los diferentes tipos de usuarios, debes identificar, como superadministrador, segmentos de usuarios concretos de la plataforma para definir una audiencia a la que aplicar las distintas acciones de administración, como por ejemplo la inscripción en cursos, la visibilidad del catálogo de cursos, la visibilidad de páginas o menús, la elaboración de informes o la entrega de notificaciones.

Para identificar segmentos de usuario concretos, puedes configurar varios campos adicionales de usuario distintos que capturen atributos de usuario importantes. Dichos campos pueden incluir información como el cargo, la fecha de contratación, el departamento, la ubicación, el gerente, el producto, el estado del empleado o cualquier otra información de la plataforma cuyo registro pudiera ser relevante. Al asociar estos atributos a cada usuario, puedes definir grupos con una asignación automática para automatizar el proceso de identificación de un segmento de usuarios. Puedes configurar grupos de amplio alcance que contengan una sola regla (por ejemplo, en el grupo «Ventas» debe estar cualquiera cuyo cargo contenga la palabra «Ventas») o también grupos más delimitados que contengan varias reglas (por ejemplo, en el grupo «Empleados nuevos del equipo de Ventas de Los Ángeles» deben estar todos los usuarios cuya ubicación sea Los Ángeles, con un cargo de Ventas y cuya fecha de contratación sea posterior a una fecha determinada). Como superadministrador, al crear varios grupos puedes definir con facilidad varios segmentos de usuarios para su uso en la plataforma.

Creación de grupos

Para crear un grupo nuevo, inicia sesión como superadministrador en la plataforma y accede al menú de Administrador desde el icono del engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma. En el menú de Administrador, pulsa el elemento Grupos de la sección Aprendizaje en línea.

 En la página principal de Grupos, pulsa el botón «+» de la esquina superior derecha. En el panel derecho Nuevo grupo, asígnale un nombre al grupo y, si quieres, una descripción. A continuación, selecciona la política para el proceso de incorporación de usuarios al grupo —manual o automático— y pulsa Crear y editar.

Cómo añadir usuarios a los grupos de forma manual

Si has seleccionado la opción de asignar usuarios al grupo de forma manual, cuando hayas creado el grupo, ve a la pestaña Usuarios y haz clic en Asignar usuarios, en la esquina superior derecha. Ahora elige si quieres incorporar usuarios al grupo seleccionándolos uno a uno, copiando los usuarios que ya estén asignados a otros grupos o copiando los usuarios de una rama.

 Puedes repetir varias veces el procedimiento de incorporación de usuarios al grupo utilizando diferentes opciones.

Cuando se hayan añadido los usuarios al grupo, aparecerán en la pestaña Usuarios de la página principal del grupo. Para eliminar a un usuario del grupo, coloca el puntero del ratón al final de la fila de usuarios, haz clic en el botón de menú y selecciona Eliminar.

Para eliminar del grupo a varios usuarios a la vez, selecciónalos marcando la casilla de verificación que verás junto a sus nombres. A continuación, haz clic en el botón Elegir acción de la esquina inferior derecha de la página y selecciona Eliminar.

Para exportar la lista de usuarios en formato CSV, haz clic en el botón Exportar lista de usuarios como CSV de la esquina superior derecha.

Se puede asignar un usuario a más de un grupo. Se pueden añadir usuarios a un grupo, o eliminarlos, en cualquier momento.

Grupos automáticos

Si seleccionas la incorporación automática de usuarios a un grupo, cuando hayas introducido el nombre y la descripción del grupo, llegarás a la página Propiedades del grupo. Ve hasta el área Elegibilidad y define las condiciones para incorporación automática de usuarios al grupo. Los usuarios se añadirán al grupo automáticamente, o se eliminarán automáticamente, en función de las condiciones que establezcas.

Puedes editar el nombre y la descripción del grupo en cualquier momento desde la sección General. En la sección Opciones, decide si quieres excluir a los usuarios desactivados de las condiciones automáticas de incorporación de usuarios al grupo. Aun así, podrás añadir de forma manual a usuarios desactivados, tal y como se describe en el capítulo Gestión manual de grupos automáticos de este artículo.

Puedes establecer hasta 50 conjuntos de condiciones y cada conjunto puede incluir hasta 10 condiciones. Si tienes pensado definir más de un conjunto condiciones, decide si todos —o al menos uno— deben cumplirse para añadir usuarios al grupo.

Para añadir una nueva condición, haz clic en Nuevo conjunto. En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Condición y selecciona una de las siguientes opciones:

• Condición basada en el estado de la inscripción. Utiliza esta condición para asignar usuarios al grupo en función de su estado en un curso. Por ejemplo, tal vez quieras incluir a todos los usuarios que hayan completado el curso de incorporación de Atención al cliente en el grupo de Atención al cliente. Más información sobre la inscripción de usuarios en cursos.
• Condición basada en ramas. Utiliza esta condición para asignar usuarios al grupo en función de la rama a la que pertenezcan. En caso de que se seleccionen varias ramas, los usuarios cumplirán con los requisitos de idoneidad para el grupo si pertenecen a cualquiera de las ramas incluidas. Si la rama seleccionada incluye subramas, no se seleccionarán de forma predeterminada. Para incluir todas las subramas en la regla, haz clic dos veces en la casilla de verificación que verás al lado de la rama o selecciónalas una a una haciendo clic en la flecha del final de la fila de ramas y estableciendo un valor.
• Condición basada en los campos adicionales de usuario. Utiliza esta condición para asignar usuarios al grupo en función del valor de uno de los campos adicionales de usuario. Por ejemplo, si configuras un campo adicional de usuario que recopile las fechas de contratación de los usuarios, puedes incorporar automáticamente a un grupo a los usuarios contratados en 2021.
• Condición basada en los campos de usuario. Utiliza esta condición para asignar usuarios al grupo en función de los campos de usuario estándar:
  • Dirección de correo electrónico: asigna automáticamente usuarios al grupo en función de si sus direcciones de correo electrónico contienen la palabra clave que hayas introducido después de seleccionar esta opción. Puedes introducir una palabra clave por cada condición que configures.
  • Idioma: asigna automáticamente usuarios al grupo en función del idioma que hayan seleccionado en el área Mi perfil. Ten presente que si los usuarios no seleccionan un idioma, la plataforma les asignará automáticamente el idioma que se haya establecido como predeterminado para la plataforma en la Herramienta de localización.

Añade al conjunto las condiciones que necesites y haz clic en Crear para confirmar la creación del mismo.

Para crear distintos conjuntos, repite el procedimiento de creación de conjuntos las veces que necesites. Si tienes más de un conjunto de reglas, selecciona si todas —o al menos una— deben cumplirse para añadir usuarios al grupo. Lo puedes hacer mediante el menú desplegable de la esquina superior derecha del área Elegibilidad.

Cuando hayas configurado todos los conjuntos de condiciones, haz clic en Guardar cambios para iniciar la incorporación automática de usuarios al grupo. Los usuarios —incluidos los usuarios desactivados y los que hayan caducado— se añadirán al grupo si cumplen con las condiciones que hayas establecido y aparecerán en la pestaña Usuarios. Tu método de asignación se establecerá como Automático.

El tiempo necesario para completar la incorporación de usuarios al grupo puede variar en función de las actividades que haya en curso en la plataforma, de las reglas de inscripción automática establecidas para el grupo y del número de usuarios que se tengan en cuenta para la creación del grupo.

Para exportar la lista de usuarios en formato CSV, haz clic en el botón Exportar lista de usuarios como CSV de la esquina superior derecha.

Puedes editar o eliminar el conjunto de condiciones en cualquier momento colocando el puntero del ratón sobre la esquina superior derecha del conjunto, haciendo clic en el botón de menú y seleccionando Editar o Eliminar. El proceso de incorporación de usuarios al grupo volverá a ejecutarse cada vez que edites o elimines cualquiera de las condiciones que hubieras configurado.

Las últimas 10 versiones de las condiciones de idoneidad para el grupo se guardan en la pestaña Historial. Recuerda que no podrás aplicar versiones anteriores. Si necesitas revertir los cambios, tienes que volver a configurar los conjuntos de forma manual.

Gestión manual de grupos automáticos

Los usuarios se incorporan automáticamente a los grupos automáticos en función de los conjuntos de condiciones que hayas configurado. Aun así, puedes añadir o eliminar usuarios de forma manual.

Para añadir usuarios a un grupo de forma manual, haz clic en la descripción del grupo de la página de administración de los grupos y ve a la pestaña Usuarios. Haz clic en el botón Asignar usuarios de la esquina superior derecha y elige si quieres incorporar usuarios al grupo seleccionándolos uno a uno, copiando los usuarios ya asignados a otros grupos o copiando los usuarios de una rama. Puedes repetir varias veces el procedimiento utilizando diferentes opciones. Haz clic en Confirmar para añadir los usuarios al grupo.

 Si se añaden usuarios a un grupo automático de forma manual, el método de asignación se establecerá como Manual. Los usuarios que se añadan de forma manual no estarán sujetos a la incorporación automática que se realice en función de condiciones. Aunque no cumplan con los requisitos de incorporación, permanecerán en el grupo hasta que elimines el método de asignación manual, para lo cual tienes que hacer clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila de los usuarios y seleccionar la opción Eliminar asignación manual.

Si eliminas el método de asignación manual para un usuario, dicho usuario se eliminará del grupo, salvo que cumpla con las condiciones que hayas definido para la incorporación automática de usuarios al grupo. Si así fuera, el usuario permanecerá en el grupo y su método de asignación se establecerá como Automático.

 Si quieres asignar un usuario a un grupo automático y que permanezca siempre en el grupo, aunque no cumpla con las condiciones de incorporación al mismo, cambia el método de asignación de usuario a manual haciendo clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila del usuario y seleccionando la opción Cambiar a asignación manual.

Para eliminar del grupo a varios usuarios a la vez, o para cambiarlos al método de asignación manual, selecciónalos marcando la casilla de verificación que verás junto a sus nombres. A continuación, haz clic en el botón Elegir acción de la esquina inferior derecha de la página y selecciona la opción pertinente.

Cómo asociar usuarios a grupos mediante archivos CSV

Como superadministrador, puedes asociar usuarios a grupos manuales o automáticos mediante archivos CSV. Para ello, haz clic en la descripción del grupo de la página de administración de grupos y haz clic en el botón Gestionar asociaciones a grupos mediante CSV de la esquina superior derecha de la página. 

Se abrirá un panel deslizante en el lado derecho de la página para que subas el archivo CSV. Para que la subida se lleve a cabo correctamente, es importante crear un archivo CSV con el formato adecuado. Descarga el archivo CSV de ejemplo para saber qué tipo de formato emplear. Cuando tengas listo el archivo, arrástralo y suéltalo en la sección de subida de archivos del panel deslizante o haz clic en el área de subida para localizar el archivo. Recuerda que el tamaño máximo para los archivos CSV es 3 MB.

Cuando hayas subido el archivo, pulsa en el título Ajustes avanzados para configurar las opciones adicionales. El sistema está configurado para detectar automáticamente el Separador de campo que hace falta para organizar la información por columnas. La información se puede dividir con una coma, con un punto y coma o de forma manual, en función de lo que necesites.

Marca la opción de definir la primera fila como encabezado, si es que esto se ajusta al formato de tu archivo CSV, y selecciona el Conjunto de caracteres del archivo en el menú desplegable. Recomendamos el conjunto de caracteres UTF-8, que es el estándar. No olvides utilizar comillas para delimitar el contenido de texto. Pulsa Confirmar para subir tu archivo CSV.

A continuación, el sistema procesará tu archivo CSV. Cuando todo esté listo, se te redirigirá a la página de asignación de campos. En la sección Perfiles, puedes seleccionar un valor predeterminado en el menú desplegable para asociar una configuración de asignación anterior a la importación de este CSV. Pulsa el botón Sobrescribir el valor predeterminado actual si quieres guardar los cambios con los valores predeterminados actuales. Además, puedes asignar manualmente las columnas a campos de la plataforma (más información a continuación); después, guarda la configuración pulsando el botón Guardar este valor predeterminado como nuevo. En el cuadro emergente, introduce un nombre para el valor predeterminado y, a continuación, pulsa Guardar.

En la sección Vista previa, arrastra y suelta los campos en la sección Campos de Docebo de la izquierda para que coincidan con los nombres de las columnas del archivo CSV y, a continuación, pulsa el botón Asociar usuarios de la parte inferior de la página. Confirma la información del mensaje emergente que aparecerá y, a continuación, haza clic en Asociar usuarios.

La asociación se llevará a cabo como una tarea en segundo plano. En caso de que se produzca algún error, podrás descargar un archivo de error. Para encontrar este archivo, accede al menú de Administrador y, a continuación, selecciona el elemento Tareas en segundo plano. Busca la tarea en la lista para descargar el archivo.

Los usuarios importados aparecerán en la pestaña Usuarios del grupo. El método de asignación de estos usuarios se establecerá como Manual.

Usuarios avanzados que gestionan grupos

En función de los permisos que haya asignado el superadministrador, los Usuarios avanzados pueden tener algunos permisos de administración en los grupos.

• Si un perfil de usuario avanzado tiene permisos para ver los grupos, los usuarios avanzados asignados a dicho perfil solo podrán ver los grupos que se les hayan asignado.
• Si el perfil tuviera permisos de edición, los usuarios avanzados podrán editar los nombres y las descripciones de los grupos tanto en los grupos manuales como en los automáticos. En el caso de los grupos manuales, también podrán añadir o eliminar a los usuarios para los que tengan visibilidad dentro y fuera del grupo. No podrán editar las condiciones de incorporación de usuarios de los grupos automáticos.
• Si el perfil de usuario avanzado tiene permisos de creación, los usuarios avanzados asociados con el perfil solo podrán crear grupos manuales. La opción Creación automática no estará disponible para ellos en el momento de la creación del grupo.