Exención de responsabilidad: Parte del contenido de este artículo define cómo usar funcionalidades que se lanzarán al público para todos los clientes en julio de 2025. Si detecta diferencias entre este artículo y su plataforma, vuelva a comprobar la plataforma en ese momento. Más información sobre el ciclo de lanzamientos de Docebo.

Presentación

Los grupos de su plataforma le permiten segmentar usuarios para una formación, inscripciones, informes, visibilidad del contenido y comunicación focalizados. Esto simplifica en gran medida las tareas administrativas y mejora la eficiencia de la gestión de usuarios.

Puede configurar dos tipos de grupos:

Los grupos manuales se crean añadiendo o eliminando usuarios manualmente. Son más adecuados para conjuntos de usuarios pequeños o estáticos que no comparten atributos comunes en sus perfiles. Todos los cambios en los miembros deben ser realizados por un administrador. Para obtener más información, consulte el capítulo Grupos manuales.

Los grupos automáticos se rellenan de forma dinámica tomando como base las reglas definidas por los administradores. Los usuarios son incluidos o eliminados del grupo automáticamente cuando cambian sus datos. Las condiciones pueden basarse en el estado de inscripción en cursos concretos, la pertenencia a ramas o grupos manuales concretos o valores de campos de perfiles de usuarios determinados. Los grupos automáticos resultan ideales para gestionar poblaciones de usuarios grandes o cambiantes, lo que le permite escalar de forma eficiente la gestión de grupos.

A tener en cuenta: Para una mayor flexibilidad, los administradores también pueden asignar usuarios manualmente a un grupo automático, eludiendo sus reglas de elegibilidad. 
- Dichos usuarios permanecerán en el grupo (independientemente de la elegibilidad) durante todo el tiempo en que estén asignados manualmente. 
- Puede eliminar la asignación manual, en cuyo caso se eliminará a estos usuarios del grupo (si siguen sin cumplir las condiciones) o se les mantendrá en el grupo (si ahora cumplen con las condiciones de elegibilidad de este), en función de la lógica de asignación automática.   
→ Para más información, consulte el capítulo Usuarios asignados manualmente en los grupos automáticos.

Caso práctico

Si su empresa quiere ofrecer una experiencia dinámica y personalizada a los diferentes tipos de usuarios, debe identificar segmentos de usuarios concretos de la plataforma para definir una audiencia a la que aplicar las distintas acciones de administración, como la inscripción en cursos, la visibilidad del catálogo de cursos, la visibilidad de páginas o menús, la elaboración de informes o el envío de notificaciones.

Para identificar segmentos de usuarios concretos, puede configurar varios campos adicionales de usuarios distintos que recojan atributos de usuario importantes. Dichos campos pueden incluir información como el cargo, la fecha de contratación, el departamento, la ubicación, el superior, el producto, el estado del empleado o cualquier otra información de la plataforma cuyo registro pueda ser relevante.

Al realizar un seguimiento de estos atributos para cada usuario, puede definir grupos con asignación automática para automatizar el proceso de identificación de un segmento de usuarios. Puede configurar grupos de largo alcance que contengan una sola regla (por ejemplo, en el grupo "Ventas" estará cualquiera cuyo cargo contenga la palabra "Ventas") o bien grupos más delimitados con varias reglas (por ejemplo, en el grupo "Empleados nuevos del equipo de Ventas de Los Ángeles", deben estar todos los usuarios cuya ubicación sea Los Ángeles, con un cargo en Ventas y cuya fecha de contratación sea posterior a una fecha determinada). Al crear varios grupos, puede definir fácilmente distintos segmentos de usuarios para usarlos en la plataforma.

Creación de grupos

Para crear un grupo nuevo, inicie sesión en la plataforma y acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma. En el Menú de administrador, pulse el elemento Grupos de la sección E-Learning.

En la página principal de Grupos, pulse el botón más de la esquina superior derecha. En el panel derecho Nuevo grupo, asigne un nombre al grupo y, si lo desea, una descripción. A continuación, seleccione la política para el proceso de incorporación de usuarios al grupo —manual o automático— y pulse Crear y editar.

Continúe con la configuración del grupo tal y como se describe en los siguientes capítulos.

Grupos manuales

Al crear un grupo manual, tras introducir el nombre y la descripción del grupo llegará a la página Propiedades del grupo. Puede editar el nombre y la descripción del grupo en cualquier momento desde la sección General, y los Superadministradores podrán cambiar la propiedad del grupo en la sección Opciones (esta opción no está disponible para los Usuarios avanzados).

Vaya a la pestaña Usuarios y haga clic en Asignar usuarios en la esquina superior derecha. Elija ahora si desea rellenar el grupo seleccionando usuarios de forma individual, copiando los usuarios ya asignados a otros grupos o copiando usuarios de una rama.

Puede repetir varias veces el procedimiento para rellenar el grupo utilizando diferentes opciones.

Una vez añadidos los usuarios al grupo, aparecerán enumerados en la pestaña Usuarios de la página principal del grupo. Para eliminar un usuario del grupo, pase el ratón por el final de la fila del usuario, haga clic en el menú de puntos suspensivos y seleccione Eliminar.

Para eliminar del grupo a varios usuarios a la vez, selecciónelos marcando la casilla de verificación junto a sus nombres. A continuación, haga clic en el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la página y seleccione Eliminar.

Es posible exportar la lista de usuarios en formato CSV haciendo clic en el botón Exportar la lista de usuarios como CSV de la esquina superior derecha.

A tener en cuenta: Se puede asignar un usuario a más de un grupo. Se puede añadir o eliminar a usuarios a o de un grupo en cualquier momento.

Grupos automáticos

Los grupos automáticos le permiten crear grupos dinámicos que se rellenan con usuarios que cumplen con una o varias condiciones. Gracias a estos automatismos, también se elimina automáticamente a usuarios de los grupos automáticos cuando dejan de cumplir con las condiciones para su inclusión en los mismos.

Al crear un grupo automático, tras introducir el nombre y la descripción del grupo llegará a la página Propiedades de este. Puede editar el nombre y la descripción del grupo en cualquier momento desde la sección General.

Opciones

En la sección Opciones, puede configurar si Eliminar usuarios desactivados del grupo (solo si han sido añadidos al grupo por una condición automática). Si selecciona esta casilla de verificación, la población automática del grupo excluirá a los usuarios cuyo estado sea "desactivado". Esto significa que:

• Solo los usuarios activados (que cumplan con las condiciones de elegibilidad) serán añadidos automáticamente al grupo.
• Los usuarios añadidos automáticamente al grupo con anterioridad serán eliminados cuando se desactiven.

Recuerde que esta exclusión se aplica solo a los usuarios añadidos automáticamente. Podrá seguir añadiendo a usuarios desactivados de forma manual, tal y como se describe en el capítulo Gestión manual de grupos automáticos de este artículo. 

A tener en cuenta: La opción Eliminar usuarios desactivados del grupo considera solo si un usuario está activado o desactivado. No tiene en consideración la caducidad, que es independiente de la activación. Los usuarios caducados mantienen el estado de activación (activado/desactivado) que tuvieran en el momento de caducar. Encontrará más información en el artículo Estados de las cuentas de usuarios.

También en la sección Opciones, los Superadministradores pueden cambiar la propiedad del grupo, una opción que no está disponible para los Usuarios avanzados.

Condiciones de elegibilidad

Vaya al área Elegibilidad para crear las condiciones de incorporación automática al grupo. Se añadirá o eliminará a los usuarios a o del grupo automáticamente en función de las condiciones que configure.

Para favorecer la gestión automática del grupo, las condiciones aparecen agrupadas en conjuntos. Puede establecer hasta 50 conjuntos de condiciones, y cada uno puede incluir hasta 10 condiciones.

Defina para cada conjunto si el usuario debe cumplir con todas las condiciones del conjunto o al menos una de ellas para ser añadido al grupo. Al trabajar con varios conjuntos, también puede definir si debe cumplirse con todos ellos o con al menos uno para añadir usuarios al grupo.

Añada un nuevo conjunto haciendo clic en Nuevo conjunto.

En el panel derecho, haga clic en el menú desplegable Condición y seleccione una de las siguientes opciones:

Añada al conjunto las condiciones y determine si deben cumplirse todas ellas o al menos una para añadir usuarios al grupo seleccionando Deben cumplirse todas las condiciones o Debe cumplirse una condición como mínimo en la esquina superior derecha del panel Nuevo conjunto de condiciones. Haga clic en Crear para confirmar su creación.

Para crear distintos conjuntos, repita el procedimiento de creación de conjuntos. Si tiene más de un conjunto de condiciones, seleccione si deben cumplirse todos ellos o al menos uno para añadir usuarios al grupo. Puede hacerlo con el menú desplegable de la esquina superior derecha del área Gestionar condiciones.

Consejo: Si tiene múltiples conjuntos, en la esquina superior derecha puede elegir si deben cumplirse Todos los conjuntos siguientes o Al menos uno de los siguientes conjuntos para añadir a un usuario a un grupo. Después, dentro de cada conjunto puede elegir si deberán cumplirse Todas las condiciones o Al menos una condición para cumplir con el conjunto. 

Cuando haya configurado todos los conjuntos de condiciones, haga clic en Guardar cambios para iniciar la incorporación automática de usuarios al grupo. Los usuarios se añadirán al grupo si cumplen con las condiciones que haya establecido y aparecerán en la pestaña Usuarios. Su método de asignación se establecerá como Automático. Recuerde que el procedimiento de incorporación automática también tiene en cuenta a los usuarios desactivados, a menos que seleccione la opción Eliminar usuarios desactivados del grupo en la sección Opciones.

Una vez rellenado el grupo por primera vez, el procedimiento de incorporación automática supervisará constantemente los eventos de la plataforma para mantener alineados a los miembros del grupo.

Puede editar o eliminar su conjunto de condiciones en cualquier momento pasando el puntero del ratón por la esquina superior derecha del conjunto, haciendo clic en el menú de puntos suspensivos y seleccionando Editar o Eliminar. El proceso de incorporación de usuarios al grupo volverá a calcularse desde el principio cada vez que edite o elimine cualquiera de las condiciones que haya configurado.

Retraso en los nuevos cálculos de los grupos

Cuando las reglas para los miembros de un grupo automático se modifican o cuando se actualizan datos de usuarios pertinentes para dichas reglas, el sistema necesita recalcular los miembros del grupo. Tenga en cuenta que este proceso de nuevo cálculo puede requerir recursos considerables del sistema y que se ejecuta en segundo plano (de forma asíncrona). Por tanto, las actualizaciones de los miembros no son instantáneas.

• El tiempo necesario para completar el rellenado del grupo depende de distintos factores, entre los que se incluyen: el número de usuarios implicados, los tipos de condiciones de elegibilidad configurados, el número de grupos y ramas, las posibles reglas de inscripción automática establecidas para el grupo y las demás actividades en curso en la plataforma.
• En condiciones normales, las actualizaciones de los grupos se producen en un margen de entre 0 y 15 minutos, según la complejidad del nuevo cálculo.
• En ocasiones es posible que la ejecución sea más lenta. Si esto sucede, el equipo de SRE interno será avisado y revisará cada caso. Los retrasos significativos en la ejecución se comunicarán en la página de estados de Docebo mientras trabajamos en su resolución.

Visibilidad de las condiciones de elegibilidad por parte de los Usuarios avanzados

Cuando un Usuario avanzado edite o elimine las condiciones de un grupo que implique recursos que no tenga asignados (como un grupo manual), no podrá restablecerlas, al no tener visibilidad de los recursos implicados en la condición.

Historial de condiciones de elegibilidad del grupo

La pestaña Historial conserva las 10 últimas versiones de las condiciones de elegibilidad del grupo, mientras que otros cambios en los grupos, incluidas las transferencias de propiedad, no generan nuevas versiones. Los Usuarios avanzados pueden ver la pestaña Historial solo si son propietarios del grupo.

Tenga en cuenta que no puede volver a versiones anteriores. Si necesita deshacer sus cambios, deberá volver a configurar manualmente sus conjuntos.

Usuarios asignados manualmente en los grupos automáticos

Los grupos automáticos se rellenan automáticamente con los usuarios que cumplen con las reglas de elegibilidad que haya configurado.
→ En la lista de usuarios del grupo, puede ver que el Método de asignación para estos usuarios es Automático. 

No obstante, también tiene la opción de añadir manualmente a usuarios que no cumplan con las condiciones de elegibilidad del grupo. Esto se hace del mismo modo que cuando se añaden usuarios a un grupo manual: Haga clic en el botón Asignar usuarios en la esquina superior derecha y seleccione si añadir usuarios individualmente o tomando como base su pertenencia a una rama o un grupo. 
→ Para los usuarios añadidos de este modo, la lista de usuarios del grupo muestra el Método de asignación como Manual. 

Los usuarios asignados automáticamente permanecen en el grupo si cumplen con las condiciones de elegibilidad. De lo contrario, se les elimina del grupo.

Los usuarios asignados manualmente son incluidos independientemente de las reglas de elegibilidad, y de este modo permanecerán en el grupo mientras su método de asignación se mantenga como manual.

Puede utilizar las siguientes acciones del menú de puntos suspensivos: 

• Para un usuario asignado automáticamente, Cambiar a asignación manual cambiará su estado a asignado manualmente. Esto significa que se le mantendrá en el grupo aunque ya no cumpla con sus condiciones para formar parte de él.
• Para un usuario asignado manualmente, Eliminar la asignación manual eliminará al usuario del grupo. 
  Nota: El usuario se mantendrá fuera del grupo si no cumple con las condiciones, pero si cumple con los criterios de elegibilidad se le volverá a añadir como asignado automáticamente. 

Para Cambiar a asignación manual o Eliminar la asignación manual para varios usuarios a la vez, seleccione las casillas de verificación junto a sus nombres, haga clic en el botón Elegir una acción y seleccione la opción adecuada.

Exclusión manual de un usuario de un grupo automático

Si bien puede forzar la inclusión de un usuario en un grupo automático mediante la asignación manual, no puede forzar manualmente su exclusión (eliminarlo del grupo). 

• Si un usuario cumple con las condiciones de elegibilidad, se le incluirá siempre en el grupo automático. 

El único modo de excluir manualmente a un usuario de un grupo automático es editar los datos del usuario de modo tal que ya no cumpla con las condiciones de elegibilidad. 

Para ello, examine detalladamente las distintas condiciones de elegibilidad para el grupo y vea si puede realizar de forma segura un cambio en los datos del usuario (por ejemplo, en un campo de usuario, campo adicional de usuario, estado de inscripción, pertenencia a grupo/rama) que pueda provocar su exclusión. Recuerde que con “Deben cumplirse todas las condiciones” bastará con cambiar un solo dato para que el usuario deje de coincidir, mientras que con la configuración de "al menos una" esto podría resultar más difícil. 

Importante: Los cambios en el perfil de un usuario, el estado de un curso, la pertenencia a un grupo/rama o cualquier otro dato pueden afectar a su experiencia y sus informes en toda la plataforma. Tenga en cuenta estas implicaciones mayores antes de llevar a cabo actualizaciones.

Gestión del estado de activación de los grupos (¡nuevo!)

Cuando se crea un grupo, su estado es de forma predeterminada "inactivo". Mantenga el grupo en este estado mientras esté perfilando sus ajustes para evitar que se desencadenen acciones colaterales, como inscripciones vinculadas a reglas de inscripción, antes de que todo esté correctamente configurado.

Los propietarios de los grupos y los Superadministradores pueden utilizar el selector Estado en el pie de página del grupo para cambiar el estado de este a Activo, así como volver a establecer el grupo como inactivo en cualquier momento para llevar a cabo tareas de mantenimiento o realizar cambios sin que estos afecten inmediatamente a la población del grupo o desencadenen acciones asociadas.

De forma alternativa, puede cambiar el estado del grupo directamente desde la página Grupos utilizando el botón de radio en la columna Estado.

Mientras un grupo está inactivo:

• Cualquier cambio en su población, ya se efectúe manualmente, a través de CSV o modificando sus condiciones, se reflejará en la pestaña Usuarios como vista previa para los propietarios del grupo y los Superadministradores. Esto le permite verificar la composición del grupo antes de activarlo o reactivarlo.
• No se desencadenan las reglas de inscripción ni las reglas de automatización vinculadas al grupo.
• Si asigna el grupo a entidades (por ejemplo, catálogos, canales, menús, páginas, paquetes), los usuarios no tendrán visibilidad de estos elementos hasta que el grupo se active.
• Podrá seguir configurando notificaciones destinadas al grupo, pero las notificaciones nuevas y existentes para los usuarios pertenecientes al grupo no se desencadenarán.
• Puede asignar el grupo como recurso a Usuarios avanzados, pero sus usuarios no se asignarán como recursos hasta que se active el grupo.
• Se registrarán los eventos del registro de auditoría.

Al activar un grupo:

• Se desencadenan las reglas de inscripción y las reglas de automatización vinculadas al grupo.
• Los usuarios pertenecientes al grupo obtendrán visibilidad de las entidades asignadas a este (catálogos, canales, menús, páginas, paquetes, etc).
• Las notificaciones destinadas al grupo se desencadenarán de acuerdo con su configuración.
• Los usuarios del grupo se asignan como recursos a los Usuarios avanzados que tienen el grupo asignado como recurso.

Cuando inactive un grupo previamente activo:

• Cualquier cambio en su población, ya se efectúe manualmente, a través de CSV o modificando sus condiciones, se reflejará en la pestaña Usuarios como vista previa. Esto le permite verificar la composición del grupo antes de activarlo o reactivarlo.
• Se mantendrán las posibles inscripciones desencadenadas por reglas de inscripción mientras el grupo estaba activo.
• Para los Usuarios avanzados, el grupo permanecerá asignado como uno de sus recursos, y lo seguirán viendo en la página Grupos, pero los usuarios del grupo se eliminarán de sus recursos asignados. Los usuarios volverán a ser asignados a los Usuarios avanzados si se reactiva el grupo.
• Los usuarios perderán visibilidad de los catálogos, canales, menús, páginas, paquetes, etc.

Gestión de grupos (¡actualizado!)

Puede gestionar tanto grupos manuales como automáticos desde la página principal de Grupos. Los grupos solo pueden gestionarse de forma individual, no es posible ejecutar la misma acción sobre una selección de grupos. 

Utilice el botón de radio Estado para cambiar el estado del grupo de activo a inactivo y viceversa.

Haga clic en el menú de puntos suspensivos del final del grupo para editar, duplicar o eliminar el grupo.

Al duplicar un grupo manual, puede determinar si copiar los usuarios del grupo original como usuarios del nuevo grupo.

Al duplicar un grupo automático, no se copia a los usuarios, sino que se vuelven a procesar las reglas para incorporar usuarios al nuevo grupo seleccionando la opción de asignar las mismas condiciones de elegibilidad. De manera opcional, puede elegir copiar los usuarios añadidos manualmente.

Gestión de la propiedad del grupo

El usuario que crea un grupo es el propietario del grupo y es responsable de su gestión. El nombre del propietario del grupo solo se muestra a los Superadministradores en la sección Propiedad del grupo de la sección Opciones de la pestaña Propiedades.

No es obligatorio que un grupo tenga un propietario. Cuando este campo está sin rellenar, la propiedad del grupo recae en los Superadministradores de la plataforma.

Puede cambiar la propiedad del grupo haciendo clic en el botón X al final del campo Propietario y seleccionando un Superadministrador o un Usuario avanzado.

Los Superadministradores tienen plena visibilidad y operatividad para todos los grupos. Por el contrario, al asignar la propiedad del grupo a un Usuario avanzado con el permiso Grupos / Editar:

• La plataforma asigna automáticamente el grupo (y, por tanto, los usuarios que pertenezcan a él en ese momento) como recurso al nuevo propietario. Tenga en cuenta que, si el grupo está inactivo, el nuevo propietario tendrá visibilidad de sus usuarios antes de la activación y asignación efectiva de recursos.
• Si el nuevo propietario tiene más usuarios asignados que el propietario anterior, la población del grupo automático se recalcula tomando como base los usuarios asignados al nuevo propietario y las reglas de elegibilidad del grupo. Por el contrario, la población de los grupos manuales no se recalcula.
• Si un Superadministrador actualiza las reglas de elegibilidad del grupo después de establecer a un Usuario avanzado como propietario, los cambios se aplicarán siempre tomando como base los usuarios asignados actualmente al Usuario avanzado, no en función de la visibilidad del Superadministrador.

Exportación de la lista de miembros del grupo (¡actualizado!)

Tanto para los grupos manuales como automáticos, es posible exportar la lista de miembros del grupo. Para ello, abra la página de configuración del grupo deseado y haga clic en el botón Exportar la lista de usuarios como CSV de la esquina superior derecha.

La exportación incluye siempre la lista de usuarios mostrada actualmente en la pestaña Usuarios, aunque el grupo esté inactivo y la lista mostrada no refleje la población real del grupo debido a que la activación de cambios recientes siga pendiente.

Cómo asociar usuarios a grupos mediante archivos CSV

Como Superadministrador, puede asociar usuarios a grupos manuales o automáticos mediante archivos CSV. Para ello, haga clic en el nombre del grupo de la página de gestión de Grupos y pulse el botón Gestionar asociaciones de grupo a través de CSV de la esquina superior derecha de la página. 

Se abrirá un panel deslizante en el lado derecho de la página para que suba el archivo CSV. Para que la subida se lleve a cabo correctamente, es importante crear un archivo CSV con el formato adecuado. Descargue el CSV de ejemplo para tener un ejemplo del formato del archivo. Cuando tenga listo el archivo, arrástrelo y suéltelo en la sección de subida de archivos del panel deslizante o haga clic en el área de subida para localizar el archivo. Recuerde que el tamaño máximo para los archivos CSV es de 3 MB.

Cuando haya subido el archivo, pulse el título Ajustes avanzados para configurar las opciones adicionales. El sistema está configurado para detectar automáticamente el Separador de campos que hace falta para organizar la información por columnas. La información se puede dividir con una coma, con un punto y coma o de forma manual, en función de lo que necesite.

Marque la opción de considerar la primera fila como encabezado, si es que esto se ajusta al formato de su archivo CSV, y seleccione el Conjunto de caracteres del archivo en el menú desplegable. Recomendamos el conjunto de caracteres UTF-8, que es el estándar. No olvide utilizar comillas para delimitar el contenido de texto. Pulse Confirmar para subir su archivo CSV.

A continuación, el sistema procesará su archivo CSV. Cuando esté listo, se le redirigirá a la página de asignación de campos. En la sección Perfiles, puede seleccionar un valor predeterminado en el menú desplegable para asociar una configuración de asignación anterior a la importación de este CSV. Pulse el botón Sobrescribir el valor predeterminado actual si desea guardar los cambios con los valores predeterminados actuales. Además, puede asignar manualmente las columnas a campos de la plataforma (más información a continuación); después, guarde la configuración pulsando el botón Guardar este valor predeterminado como nuevo. En el cuadro emergente, introduzca un nombre para el valor predeterminado y, a continuación, pulse Guardar.

En la sección Vista previa, arrastre y suelte los campos en la sección Campos Docebo de la izquierda para que coincidan con los nombres de las columnas del archivo CSV y, a continuación, pulse el botón Asociar usuarios de la parte inferior de la página. Confirme la información del mensaje emergente que aparecerá y, a continuación, haga clic en Asociar usuarios.

La asociación se llevará a cabo como una tarea en segundo plano. En caso de que se produzca algún error, podrá descargar un archivo de error. Para encontrar este archivo, acceda al Menú de administrador y, a continuación, seleccione el elemento Tareas en segundo plano. Busque la tarea en la lista para descargar el archivo.

Los usuarios importados aparecerán en la pestaña Usuarios del grupo. El método de asignación de estos usuarios se establecerá como Manual.

Consejos y trucos

Considere configurar la notificación Usuario suscrito a un grupo para informar a los usuarios de que se les ha añadido a un grupo. La notificación puede hacer las veces de mensaje de bienvenida, o bien puede utilizarla para incluir información o instrucciones concretas en relación con el grupo en sí. La notificación funciona tanto para los grupos manuales como para los automáticos.