Activación y gestión de la aplicación Reglas de inscripción

Presentación

Las reglas de inscripción permiten inscribir automáticamente a usuarios en cursos o planes de aprendizaje al unirse a un grupo o rama en concreto.

Por ejemplo, si configura una regla de inscripción para el grupo "Nuevas contrataciones" y el plan de aprendizaje "Incorporación", cualquier usuario que sea añadido al grupo "Nuevas contrataciones" será inscrito automáticamente en el plan de aprendizaje "Incorporación".

→ Tenga en cuenta que la regla de inscripción solo se activa cuando los usuarios se añaden a un grupo o rama. Los miembros que ya estuvieran presentes no serán inscritos automáticamente. Para más información, consulte Notas sobre las inscripciones automáticas.

Cuando configura una regla de inscripción, está especificando:

• Los grupos o ramas que activarán la regla de inscripción cuando se añadan a ellos nuevos usuarios.
• Los cursos o planes de aprendizaje en los que se inscribirá automáticamente a los usuarios cuando se active la regla.

Tenga en cuenta que no puede combinar grupos y ramas dentro de la misma regla: puede especificar un conjunto de grupos o un conjunto de ramas, pero no una mezcla de grupos y ramas. Igualmente, tampoco puede combinar cursos y planes de aprendizaje dentro de la misma regla.

La aplicación Reglas de inscripción puede ser gestionada por todos los Superadministradores y por los Usuarios avanzados con el permiso Inscripción / Gestionar las reglas de inscripción, si bien solo para los recursos que tengan asignados.

Requisitos y limitaciones

• Las reglas de inscripción están disponibles para los cursos de e-learning, ILT y para los planes de aprendizaje, pero no para las sesiones de los cursos ILT.
• Las reglas de inscripción no activan inscripciones para los usuarios desactivados.
• La cuota máxima de inscripciones de un curso no se tiene en cuenta en el caso de las inscripciones procesadas a través de reglas de inscripción. Esto significa que es posible inscribir alumnos aunque el curso haya alcanzado su capacidad definida.

Caso práctico

Para implementar una jerarquía de acceso a los cursos mediante reglas de inscripción y grupos automáticos, configure grupos que desplacen a los usuarios por el contenido en función de condiciones específicas, como la fecha de contratación o la finalización de un curso, permitiendo itinerarios de aprendizaje secuenciales.

• Paso uno: Cuando se crean nuevos usuarios en la plataforma, se les añade al grupo automático Nuevas contrataciones en función del campo adicional de usuario de la fecha de contratación (condición basada en campos adicionales de usuarios). A continuación, configure una regla de inscripción para inscribir automáticamente a los miembros del grupo Nuevas contrataciones en el curso Incorporación.
• Paso dos: Cree un grupo automático Empleados permanentes en el que se añada a usuarios al finalizar el curso Incorporación (condición basada en el estado de inscripción). A continuación, añada una regla de inscripción para que los usuarios de este grupo sean inscritos automáticamente en un Plan de aprendizaje obligatorio para todos los empleados.

Esta configuración establece el acceso al contenido en función de criterios específicos de progreso en el aprendizaje, asegurando que los usuarios avancen únicamente después de cumplir con los requisitos definidos.

Activación de la aplicación Reglas de inscripción

Active la aplicación Reglas de inscripción tal y como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Características adicionales de Docebo.

Creación de reglas de inscripción

Para crear reglas de inscripción, una vez activada la aplicación Reglas de inscripción, acceda al Menú de navegación. Localice Configuración (icono de llave inglesa), seleccione el elemento Automatización y, a continuación, pulse el subelemento Reglas de inscripción.

Llegará a la página principal de la aplicación Reglas de inscripción, donde verá una lista con las reglas que ya haya configurado en la pestaña Reglas. Para añadir una regla nueva, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha.

En la pestaña que se abrirá a la derecha, determine un código y un nombre para su regla y, a continuación, defina si la regla inscribirá automáticamente en cursos o planes de aprendizaje a los usuarios que pertenezcan a determinados grupos o ramas utilizando las opciones correspondientes. Haga clic en Crear y editar para crear la regla y empezar a configurarla.

Asignar y desasignar recursos a reglas

Una vez que haya creado una regla como se describe en el capítulo Creación de reglas de inscripción, puede comenzar a asignarle recursos. También puede editar una regla de inscripción existente para modificar sus asignaciones de recursos.

En la pestaña Recursos asignados de la regla, puede definir qué usuarios (grupos y ramas) serán inscritos en qué contenidos (cursos o planes de aprendizaje) como consecuencia de la regla.

En la navegación vertical, en Tipo de recurso, verá

• Grupos o Ramas: El que pueda asignar usuarios a la regla en función de grupos o de ramas depende de la opción que haya seleccionado al crearla. Puede asignar varios grupos o varias ramas, pero no una combinación de grupos y ramas.
• Cursos o Planes de aprendizaje: El que pueda utilizar la regla para las inscripciones en cursos o en planes de aprendizaje también depende de la opción que estableciera al crear la regla. Puede asignar varios cursos o varios planes de aprendizaje, pero no una combinación de cursos y planes de aprendizaje.
• Notificaciones: (disponible solo para Superadministradores) También puede asociar una notificación que se enviará cuando se produzca una inscripción automática. Para más detalles, consulte el capítulo Notificaciones de inscripción.

Para realizar una asignación:

1. En Tipo de recurso, seleccione el elemento deseado (por ejemplo, Planes de aprendizaje), y a continuación haga clic en el menú de puntos suspensivos junto a él y seleccione la acción Asignar correspondiente (por ejemplo, Asignar planes de aprendizaje).
2. En el panel derecho que se abrirá, puede seleccionar los elementos concretos que desee asignar. Al confirmar, verá que los recursos seleccionados aparecen enumerados en la pestaña Recursos asignados de la regla. Tenga en cuenta que:
   • Al asignar grupos, cursos o planes de aprendizaje, el panel derecho mostrará solo los elementos que aún no se han asignado a la regla. Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los deseados y haga clic en Asignar para confirmar.
   • Al asignar ramas, el panel derecho mostrará todas las ramas, con una casilla de verificación vacía que indica las que aún no están asignadas y otra rellenada que indica las que están actualmente asignadas a la regla (con o sin descendientes). Puede marcar o desmarcar las casillas para cambiar las ramas asignadas a la regla y, a continuación, hacer clic en Actualizar para confirmar. Tenga en cuenta que, al seleccionar una rama descendiente, su rama principal no se seleccionará automáticamente de forma predeterminada.

Para eliminar una asignación de recursos de la regla:

1. Localice el elemento que desee eliminar en la pestaña Recursos asignados.
2. Haga clic en el menú de puntos suspensivos de su fila y seleccione Desasignar.
    

A tener en cuenta: También puede asignar recursos mediante el icono + (Asignar recursos) situado en la esquina superior derecha. En este caso, en el panel derecho debe seleccionar primero el tipo de recurso y luego proceder a configurar los elementos deseados.

Notas sobre las inscripciones automáticas

Las reglas de inscripción no son retroactivas

Recuerde que una regla de inscripción se activa solo cuando se añaden usuarios a los grupos o ramas especificados.

Por tanto, los usuarios que ya pertenezcan a los grupos o ramas no serán inscritos automáticamente. La regla solo inscribirá a los usuarios añadidos a un grupo o rama después de su activación.

Además, si añade un curso o plan de aprendizaje a una regla de inscripción existente:

• Los usuarios pertenecientes al grupo o rama ya asignado a la regla no serán inscritos en el contenido recién añadido.
• Deberá eliminarlos del grupo o rama y añadirlos de nuevo ara activar la regla, y que así se les inscriba automáticamente en el contenido.

No obstante, si elimina un curso o plan de aprendizaje de una regla de inscripción, a los usuarios que pertenezcan al grupo o la rama asignado a la regla no se les cancelará la inscripción en el curso o plan de aprendizaje.

Planes de aprendizaje

El comportamiento estándar para los planes de aprendizaje es que:

• Cuando se añade un curso a un plan de aprendizaje, los usuarios inscritos en el plan serán inscritos automáticamente en el curso recién añadido.
• Sin embargo, cuando un curso se elimina de un plan de aprendizaje, la inscripción de los usuarios del plan no se cancelará automáticamente para el curso.

Este comportamiento también se aplica a los planes de aprendizaje asignados a las reglas de inscripción. Si la regla de inscripción provoca que un usuario sea inscrito en un plan de aprendizaje, se inscribirá al usuario automáticamente en todos sus cursos, así como en los cursos que se añadan al plan de aprendizaje más adelante. Asimismo, estas inscripciones no se perderán si el plan de aprendizaje se elimina de la regla o si se eliminan cursos del plan de aprendizaje.

Grupos automáticos

Si asigna un grupo automático a una regla de inscripción, recuerde que estos grupos se rellenan de forma asíncrona y pueden cambiar de acuerdo a eventos de la plataforma. Esto puede dar lugar a que la regla se desencadene de forma inesperada, ya que a los miembros preexistentes del grupo se les eliminará brevemente y se les volverá a añadir.

Por ejemplo, si añade un curso a una regla de inscripción activa configurada para un grupo, esperaría que los miembros ya existentes del grupo no se inscribieran en dicho curso. No obstante, si algún evento de la plataforma hace que se recalcule la pertenencia a un grupo automático, se inscribirá a los posibles miembros eliminados y añadidos de nuevo.

Configuración del periodo de validez de la inscripción

Active la opción Habilitar límite de plazo para configurar un periodo de acceso al contenido para los alumnos inscritos en cursos o planes de aprendizaje vinculados a la regla, definiendo así el periodo de validez de sus inscripciones. De forma alternativa, puede configurar solo la fecha de inicio de la validez de la inscripción, sin especificar una fecha límite. El periodo de validez que configure será el mismo para todos los alumnos inscritos en el contenido a través de la regla de inscripción. Más adelante, puede configurar periodos de validez personalizados a nivel de alumno editando inscripciones individuales.

Esta configuración determina la validez de las inscripciones desde el momento en que los alumnos se inscriben en cursos o planes de aprendizaje a través de la regla de inscripción. Cuando esta opción esté habilitada, configure el periodo de validez de la inscripción utilizando las siguientes opciones:

• Fecha de inicio. Determine la primera fecha disponible para el acceso al curso o plan de aprendizaje por parte de los alumnos. El contenido no tendrá un límite de plazo y no se mostrará en el widget y la página Mi calendario. La fecha de inicio se expresa en UTC, lo que significa que el contenido será accesible a las 00:00:00 UTC de la fecha seleccionada. Si, por ejemplo, su zona horaria es UTC +04:00, el contenido será accesible a las 04:00:00 de la fecha seleccionada.
• Fecha de finalización. Determine la última fecha disponible para el acceso y la reproducción del curso o plan de aprendizaje por parte de los alumnos. Después de esta fecha, el contenido dejará de ser accesible. La fecha de finalización se expresa en UTC, lo que significa que el contenido se bloqueará a las 23:59:59 UTC de la fecha seleccionada. Si, por ejemplo, su zona horaria es UTC +04:00, el curso se bloqueará a las 03:59:59 del día siguiente.
• Zona horaria: Seleccione la zona horaria para el cálculo del periodo de validez.

Establecer la prioridad de inscripción

Una vez que haya asignado cursos o planes de aprendizaje a una regla de inscripción, si la opción Mostrar la sección Atributos de la inscripción está habilitada en los ajustes avanzados de la plataforma, la regla de la pestaña General mostrará la sección Atributos de inscripción , que le permite configurar la prioridad de la inscripción, informando a los alumnos de si los cursos y planes de aprendizaje en los que se les ha inscrito a través de la regla de inscripción son obligatorios, requeridos, recomendados u opcionales.

Establecer una prioridad de las inscripciones ayuda a los alumnos a comprender qué cursos y planes de aprendizaje deben completar primero y cuáles son menos críticos o totalmente opcionales.

Una vez establecida, la prioridad de la inscripción se muestra en las tarjetas de los cursos y planes de aprendizaje en la página Mis cursos y planes de aprendizaje, y los alumnos pueden filtrar el contenido en función de su prioridad.

Notificaciones de inscripción (¡actualizado!)

Si la función de notificaciones está activa en su plataforma, puede optar por notificar a los usuarios de las inscripciones que se produzcan a causa de una regla. Puede hacerlo asociando una notificación del tipo Resumen: Usuario inscrito en un curso.  Las notificaciones se asocian a nivel de regla, por lo que puede considerar activarlas solo para reglas concretas.

A tener en cuenta: Solo los Superadministradores pueden asociar notificaciones a una regla de inscripción. Esta opción no está disponible para los Usuarios avanzados, aunque tengan todos los permisos para notificaciones y recursos asignados.

Seleccione Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Automatización > Reglas de inscripción y haga clic en el <nombre de la regla de inscripción> para abrir su página de configuración. En ella, en la pestaña Recursos asignados, seleccione Notificaciones para ver las notificaciones asociadas actualmente a la regla, si las hay.

Para asociar una notificación, haga clic en el botón Asignar recursos (+) en la esquina superior derecha, seleccione Notificaciones y haga clic en Siguiente. La lista Notificaciones pertinentes mostrará todas las notificaciones activas del tipo Resumen: Usuario inscrito en un curso configuradas en la plataforma:

• Seleccione la casilla de verificación junto a la notificación que desee enviar.
• Asegúrese de que la notificación elegida tenga la audiencia de destinatarios adecuada.
• Si la notificación tiene filtros de desencadenantes, asegúrese de que estos incluyan los grupos o ramas y los cursos o planes de aprendizaje configurados en la regla de inscripción. De lo contrario, la notificación no se activará en el caso de los recursos filtrados.

Cuando haya terminado, haga clic en Asignar.

La notificación que seleccione se enviará de inmediato cuando se produzca una inscripción como resultado de esta regla.

Activar y desactivar reglas de inscripción

Las reglas de inscripción se crean como reglas inactivas, de modo que pueda activarlas cuando complete su configuración.

Para activarlas, vaya a la página principal Reglas de inscripción y haga clic en el círculo de la columna Estado correspondiente a la regla que desee activar. Se convertirá en una marca de verificación.

Puede desactivar las reglas en cualquier momento pulsando la marca de verificación y convirtiéndolas de nuevo en un círculo vacío.

Gestión de las reglas de inscripción

Todas las reglas que se creen en su plataforma aparecerán en la página principal Reglas de inscripción.

Desde aquí puede:

• hacer clic en el nombre de la regla para acceder a su área de configuración;
• hacer clic en el icono que representa los grupos/ramas, los cursos/planes de aprendizaje y las notificaciones, en la fila de las reglas, para acceder directamente a la pestaña Recursos asignados, que ya estará filtrada para los recursos en cuestión;
• activar y desactivar la regla desde la columna Estado;
• editar la regla haciendo clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila de la regla y seleccionando la opción Editar;
• eliminar la regla haciendo clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila de la regla y seleccionando la opción Eliminar. Cuando se elimina una regla, los usuarios ya inscritos en cursos y planes de aprendizaje a través de la regla mantendrán su estado de inscripción.

Registros de las reglas de inscripción

Puede ver a todos los usuarios asignados a cursos o planes de aprendizaje concretos a través de sus reglas de inscripción en la pestaña Registros de la página principal Reglas de inscripción.

Cada fila muestra la fecha y la hora en que se llevó a cabo la inscripción, el nombre de usuario del usuario inscrito, el tipo y nombre de la regla y el número de cursos y planes de aprendizaje en los que se ha inscrito al usuario.

Haga clic en el icono de la columna de cursos/planes de aprendizaje para ver un resumen de los cursos y planes de aprendizaje en los que se haya inscrito al usuario.

Revertir las inscripciones automáticas

Desde la pestaña Registros de la página principal Reglas de inscripción puede revertir las inscripciones automáticas efectuadas a través de reglas de inscripción. Esta operación se puede realizar tanto para un solo usuario como para una selección de usuarios. Se les desvinculará de TODOS los cursos y planes de aprendizaje en los que se les haya inscrito automáticamente.

Cuando esté en la pestaña Registros, localice al usuario cuya inscripción desee cancelar, haga clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila del usuario y seleccione la opción Revertir. Al usuario se le dará de baja de todos los cursos y planes de aprendizaje en los que se le hubiera inscrito mediante las reglas de inscripción automática.

Puede revertir las inscripciones de una selección de usuarios haciendo clic en las casillas de verificación al comienzo de la fila correspondiente. A continuación, seleccione el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la tabla y, por último, pulse Revertir. Ahora puede decidir si solo desea cancelar la inscripción de los usuarios en los planes de aprendizaje o también de los cursos incluidos en dichos planes de aprendizaje.

El proceso de revertir las inscripciones se gestiona con tareas en segundo plano.